1 документооборот

1. Гарантийное письмо – это:
A) документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия
B) документ, содержащий приглашение на мероприятие
C) документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.)
D) документ, подтверждающий получение ценностей

2. Дайте определение документа:
A) материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве
B) совокупность реквизитов официального письма
C) стандартное расположение материала
D) текст

3. Дайте определение формуляра-образца:
A) совокупность реквизитов делового письма
B) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации
C) совокупность реквизитов приказа
D) совокупность реквизитов акта

4. Дата документа оформляется следующим образом:
A) 1 февраля 1997
B) 1 февраля 97 г.
C) 01.02.97 г.
D) 01.02.97

5. Дата документа — это:
A) дата его подписания, принятия
B) дата его составления
C) дата его подписания, принятия, утверждения, составления, дата события
D) дата события

6. Каким свойством можно охарактеризовать наличие у документа неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может:
A) вещественность;
B) атрибутивность;
C) структурность;
D) верного варианта ответа нет.

7. Деловые письма обычно заканчивают фразами:
A) в соответствии с Вашей просьбой …
B) с уважением …
C) нами рассмотрены Ваши предложения …
D) в связи …

8. Делопроизводство — это:
A) правильное оформление документов.
B) организация документооборота в учреждении.
C) совокупность документов, отражающих управленческую деятельность учреждения.
D) совокупность работ по документированию деятельности управления и по организации документов в учреждении.

9. Деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами — это:
A) документационное обеспечение управления
B) стандартизация
C) ЕГСД
D) система документации

10. Документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы — это:
A) должностная инструкция
B) устав
C) положение
D) штатное расписание

11. Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.:
A) объяснительная записка
B) докладная записка
C) акт
D) протокол

12. Какая функция относится к общим функциям документа:
A) общекультурная;
B) информационная;
C) правовая;
D) упорядочивающая.

14. Документационное обеспечение управления — это:
A) процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве.
B) деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.
C) совокупность документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
D) совокупность реквизитов, установленных в соответствии с формуляром документа.

15. ЕГСД — это:
A) совокупность реквизитов, установленных в соответствии с формуляром документа.
B) комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документационных процессов на предприятии.
C) совокупность документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
D) деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.

16. Документ, содержащий информацию, не предназначенную для широкого распространения:
A) неопубликованный;
B) тайный;
C) непубликуемый;
D) непериодический.

17. Что относится к признакам документа:
A) функциональность информации;
B) тождественность самому себе;
C) законность;
D) завершенность сообщения.

19. Если Вам необходимо дать описание рекламируемых услуг, Вы составите
A) договорное письмо
B) рекламное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-приглашение

20. Если Вам необходимо предъявить претензии партнёру, Вы составите
A) договорное письмо
B) информационное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-претензию

21. Укажите отличительное свойство документа:
A) копийность;
B) юридическая сила;
C) множественность;
D) точность.

22. Если Вам необходимо пригласить организацию или должностное лицо на совещание, встречу, Вы составите
A) письмо-приглашение
B) сопроводительное письмо
C) письмо-подтверждение
D) договорное письмо

23. Если Вам необходимо сообщить о проведении мероприятия, Вы составите
A) сопроводительное письмо
B) письмо-подтверждение
C) договорное письмо
D) информационное письмо

24. Если Вам необходимо составить письмо, информирующее адресата о направлении к нему присылаемых документов, Вы составите
A) сопроводительное письмо
B) письмо-уведомление
C) письмо-подтверждение
D) договорное письмо

25. Если Вам необходимо составить письмо, сопровождающее договор, то оно будет носить название (по содержанию)
A) письмо-подтверждение
B) договорное
C) сопроводительное
D) письмо-уведомление

26. Если Вам необходимо уведомить отправителя о получении документов, Вы составите
A) информационное письмо
B) договорное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-подтверждение

27. Если распорядительная часть текста начинается словами «обязываю”, то это
A) приказ
B) заявление
C) распоряжение
D) указание

28. Если распорядительная часть текста начинается словами «предлагаю”, то это
A) приказ
B) распоряжение
C) инструкция
D) указание

29. Индекс документа оформляется следующим образом
A) 13.14
B) пк 11.
C) сд 16.
D) 13/14

30. Индекс документа — это
A) порядковый номер регистрации
B) индекс структурного подразделения
C) цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, указывающее место его составления и хранения
D) номер дела по номенклатуре дел

31. Интервал — это
A) рабочее поле
B) служебное поле
C) положение табулятора
D) расстояние между основаниями смежных строк

32. Информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов — это
A) докладная записка
B) акт
C) протокол
D) объяснительная записка

33. Исполнительное делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
B) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
C) работа с документами, проводившаяся в министерствах
D) работа с документами, проводившаяся в приказах

34. Коллежское делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
B) работа с документами, проводившаяся в приказах
C) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
D) работа с документами, проводившаяся в министерствах

35. Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы; права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия — это
A) распорядительные документы
B) устав
C) справочно-информационные
D) организационные документы

36. Комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документационных процессов на предприятии — это
A) система документации
B) ЕГСД
C) документационное обеспечение управления
D) стандартизация

37. Назовите виды докладных записок
A) информационные, отчетные
B) внутренние, внешние
C) отчетные, внутренние
D) информационные, отчетные, внутренние, внешние

39. Назовите документ, не включенный в группу входящих и исходящих документов в приказах
A) памяти
B) отписки
C) акт
D) грамоты

40. Назовите документ, не входящий в группу распорядительных документов
A) структура и штатная численность
B) указание
C) приказ
D) постановление

41. Назовите документ, не входящий в состав информационно-справочных
A) протокол
B) справка
C) распоряжение
D) акт

42. Назовите документ, не издаваемый царем в период приказного делопроизводства
A) жалованная грамота
B) указ
C) приговор
D) акт

43. Назовите нормативный документ, на основании которого оформляются документы ОРД
A) инструкция по делопроизводству
B) положение об архивном фонде РФ
C) ГОСТ 6.30.-2003
D) ГОСТ 16.48.7-70

44. Назовите раздел, не входящий в текст устава
A) регламент деятельности
B) общие положения
C) организационное единство
D) должностные обязанности

45. Назовите реквизит, не входящий в формуляр акта
A) подпись
B) текст
C) адресат
D) заголовок

46. Назовите реквизит, не входящий в формуляр решения
A) текст
B) заголовок
C) ссылка на индекс и дату входящего документа
D) подпись

47. Назовите реквизит, не входящий в формуляр устава
A) название организации
B) наименование министерства или ведомства
C) наименование вида документа
D) адресат

48. Назовите цели доклада
A) аргументация
B) информирование и убеждение
C) доказательство
D) убеждение

49. Назовите части текста приказа
A) констатирующая, вводная
B) констатирующая, распорядительная
C) основная, распорядительная
D) вводная, основная

50. Обязательный признак на документе, установленный законом — это
A) интервал
B) реквизит
C) положение табулятора
D) эмблема

51. Организационно-распорядительная документация — это
A) унифицированный документ
B) совокупность реквизитов
C) совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления
D) унифицированная форма

52. Организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц — это
A) штатное расписание
B) должностная инструкция
C) устав
D) положение

53. Организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей — это
A) правила внутреннего и трудового распорядка
B) устав
C) штатное расписание
D) структура и штатная численность

54. Организация работы с документами в коллегиях носит название
A) коллежское делопроизводство
B) советское делопроизводство
C) приказное делопроизводство
D) исполнительное делопроизводство

55. Организация работы с документами в министерствах носит название
A) советское делопроизводство
B) коллежское делопроизводство
C) приказное делопроизводство
D) исполнительное делопроизводство

56. Основное правило, которого следует придерживаться при подаче телефонограммы
A) передавать только краткую, срочную информацию
B) при регистрации телефонограммы использовать журнал регистрации входящих документов
C) текст — более 100 слов
D) использовать максимум специальных терминов

57. Основные части текста протокола
A) констатирующая, вводная
B) основная, распорядительная
C) констатирующая, распорядительная
D) вводная, основная

58. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам данный фрагмент: Ректору Новосибирского университета господину Смолкину С.А. 634635 г. Новосибирск ул. Ленина, д. 15.
A) резолюция
B) адресат
C) виза согласования
D) виза заверения

59. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Plan 1. doc Симкина 13.01.98
A) отметка о заверении копии
B) отметка о поступлении
C) исполнитель
D) отметка о переносе данных на машинный носитель

60. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: ВЕРНО Секретарь-референт л/п И.К. Конторкина
A) гриф утверждения
B) отметка о заверении копии
C) подпись
D) резолюция

61. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Генеральный директор л/п И.К.Сомов
A) виза
B) текст
C) подпись
D) заголовок

62. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Зам. директора Плюхину И.К. Обеспечить условия выполнения поставок до 16.01.2003. л/п 18.11.2003
A) подпись
B) заголовок
C) виза
D) резолюция
63. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: НИИДАД 13.01.98 № 36/17
A) исполнитель
B) отметка о поступлении
C) гриф утверждения
D) отметка о заверении копии

64. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Об информационном обеспечении
A) виза
B) заголовок
C) резолюция
D) текст

65. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Симонов 989-78-35
A) гриф утверждения
B) исполнитель
C) резолюция
D) отметка о заверении копии

66. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: УТВЕРЖДАЮ Директор л/п И.О.Ф. 13.02.98
A) гриф утверждения
B) заголовок
C) резолюция
D) подпись

67. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Юрист л/п И.К. Симонов 10.11.2004
A) адрес
B) резолюция
C) виза
D) гриф утверждения

68. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: «Вх. № 0000 Дата 00.00.00»
A) резолюция
B) отметка о поступлении документа
C) отметка о наличии приложений
D) подпись

69. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: «02.03.98.”
A) подпись
B) дата
C) резолюция
D) отметка о наличии приложений

70. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: «13/14”
A) индекс
B) отметка о наличии приложений
C) резолюция
D) подпись

71. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: «приложение: на 3 л. в 2 экз.”
A) отметка о наличии приложений
B) подпись
C) дата
D) резолюция

72. Перечислите вопросы, которые отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка
A) организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим
B) должностной и численный состав предприятия
C) научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц
D) порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений

73. Перечислите основные виды бланков
A) общий бланк, бланк для писем, бланк с продольным и угловым расположением реквизитов
B) существует только бланк с продольным и угловым расположением реквизитов
C) существует только общий бланк
D) существует только бланк для писем

74. Перечислите основные элементы доклада
A) основная часть; выводы (рекомендации)
B) вступление; выводы (рекомендации)
C) вступление; основная часть
D) вступление; основная часть; выводы (рекомендации)

75. Перечислите цели изучения делопроизводства
A) определить роль служб ДОУ.
B) показать значение работы с документами в жизни общества.
C) овладение основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота.
D) привить необходимые навыки в работе с делами, законченными делопроизводством.

76. Письмо после обращения чаще всего продолжается словами
A) мы рассчитываем на Ваше сотрудничество…
B) в связи с …
C) нами рассмотрены Ваши предложения …
D) с уважением …

77. Письмо после обращения чаще всего продолжается словами
A) в соответствии с Вашей просьбой …
B) мы надеемся на Вашу заинтересованность …
C) с уважением …
D) мы рассчитываем на Ваше сотрудничество…

78. Письмо чаще всего начинается словами
A) в связи с …
B) с уважением …
C) в соответствии с …
D) уважаемые господа …

79. Письмо-напоминание — это
A) документ, подтверждающий получение ценностей
B) документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия
C) документ, содержащий приглашение на мероприятие
D) документ, содержащий информацию о проводимом мероприятии

80. Под «совокупностью взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности” подразумевают
A) систему документирования
B) унифицированную форму
C) унифицированный документ
D) систему документации
81. Правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован — это
A) указание
B) приказ
C) распоряжение
D) решение

82. Правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия — это
A) приказ
B) указание
C) решение
D) распоряжение

83. Правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений — это
A) положение
B) устав
C) должностная инструкция
D) штатное расписание

84. Приказное делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
B) работа с документами, проводившаяся в министерствах
C) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
D) работа с документами, проводившаяся в приказах

85. Причины издания указания раскрываются в
A) вводной части текста
B) распорядительной части текста
C) констатирующей части текста
D) основной части текста

86. Процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве — это
A) система документации
B) стандартизация
C) ЕГСД
D) документационное обеспечение управления

87. Работа с документами, проводившаяся в приказах, носит название
A) приказное делопроизводство
B) исполнительное делопроизводство
C) коллежское делопроизводство
D) советское делопроизводство

88. Распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами — это
A) решение
B) указание
C) распоряжение
D) приказ

89. Распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, организациями, по вопросам организационно-методического характера (организация исполнения приказов, инструкций) — это
A) приказ
B) решение
C) указание
D) распоряжение

90. Расстояние между основаниями смежных строк это
A) служебное поле
B) положение табулятора
C) рабочее поле
D) интервал

91. Реквизит — это
A) обязательный признак на документе, установленный законом
B) система документации
C) служебное поле
D) рабочее поле

93. Свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности — это
A) штатное расписание
B) положение
C) должностная инструкция
D) устав

94. Система документации — это
A) совокупностью взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности
B) совокупность реквизитов
C) документ, содержащий первичную информацию
D) система документации, созданная по единым правилам и требованиям

95. Совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления — это
A) кадровая документация
B) бухгалтерская документация
C) техническая документация
D) ОРД

96. Совокупность документов, отражающих распорядительную деятельность — это
A) отчетные документы
B) информационно-справочные документы
C) распорядительные документы
D) организационные документы

97. Совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов — это
A) распорядительные документы
B) организационные документы
C) отчетные документы
D) информационно-справочные документы

98. Совокупность работ по документированию деятельности управления и по организации документов в учреждении — это
A) система документирования
B) система документации
C) документооборот
D) делопроизводство

99. Совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации — это
A) выписка
B) формуляр-образец
C) бланк
D) документ

100. Стандартизация — это
A) стандартное расположение материала.
B) согласование с текстом заинтересованных лиц.
C) употребление устойчивых оборотов.
D) процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве.

Список литературы

1. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат передаче из структурного подразделения в архив организации (при его наличии):
По истечении пяти лет их хранения в структурном подразделении
По истечении трех лет
По истечении двух лет
По истечении одного года
После окончания календарного года
По усмотрению структурного подразделения

2. Обязанности члена экспертной комиссии предприятия:
проверять сохранность документов в подразделениях
оценивать степень секретности документов
проверять правильность составления документов
проводить экспертизу ценности документов
контролировать исполнение документов

4. Сотрудник службы ДОУ доводит до исполнителей содержания соответствующего распоряжения в форме:
ознакомления с текстом приказа и проставлением подписи «ознакомлен»
устно при встрече передать содержание распоряжения
оформления выписки из приказа
изготовления лишней копии приказа
изготовления копии для личного дела

5. Дела из архива организации выдаются работникам структурных подразделений данной организации на срок:
не более 10 дней
не более 21 дня
не более 30 дней.

6. Внутренний документ проходит следующие этапы обработки:
составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело
прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – отправка
прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка

7. «Перечнем» в делопроизводстве называется документ, содержащий … :
обобщенные сведения по одному вопросу
систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленных в целях распространения на них определенных норм или требований
перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации

8. Проверка наличия и состояния дел в архиве (исключая чрезвычайные происшествия, смену заведующего архивом и т.п.) проходит с периодичностью:
Два раза в год
Один раз в 3 года
Один раз в 5 лет

9. Заголовок к тексту служебного письма может отсутствовать если текст …
составлен по одному вопросу
отражает решение нескольких вопросов
оформлен на бумаге формата А4
оформлен на бумаге формата А5

10. Подготовка к архивному хранению переписки предприятия происходит следующим образом:
переписка хранится от 1 года до 5 лет, затем передается в архив
переписка хранится от 3 до 5 лет и на архивное хранение не передается
переписка хранится от 3 до 5 лет, затем передается в архив

11. Экспертиза ценности документов — это …
восстановление первоначальных свойств и внешних признаков архивного документа
отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев
обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет

12. Исходящий документ проходит следующие этапы обработки:
составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело
прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – отправка — направление в дело
оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка

13. Перед сдачей документов на архивное хранение следует …
сгруппировать и подшить документы в папки
оформить и описать дела
составить опись документов и переплести их
систематизировать и уточнить документы
скопировать особо важные документы

14. При оформлении дел временного (до 10 лет) хранения не следует производить:
уточнение записей на обложке
проверку физического состояния документов
исключение лишних копий
брошюровк

15. Документ, имеющий в тексте пометку к срочному исполнению, должен быть исполнен в …
день поступления
течение суток
3-дневный срок
десятидневный срок

16. При поступлении в учреждение не регистрируются …
запросы
справки
циркулярные письма
рекламные письма
постановления

17. Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению:
не позднее дня, предшествующего выходному
не позднее дня, следующего за выходным
за два дня до выходного
на усмотрение специалиста ДОУ

18. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы …
включаются в дело прошлого года с указанием его индекса
включаются в дело текущего года без ссылки на индекс дела
включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года
формируются произвольно, по усмотрению специалиста ДОУ

19. Документооборот учреждения реализуется в виде … документопотоков.
внешних и внутренних;
официальных и личных;
информационных и распорядительных;
входящих, исходящих, внутренних.

20. Номенклатура дел организации согласовывается с архивным учреждением не реже:
одного раза в год
одного раза в 3 года
одного раза в 5 лет

21. Чаще всего документы группируются:
за один календарный год
за два календарных года
за три календарных года
за пять календарных лет
за десять календарных лет

22. Дело формируется …
в пределах календарного года (за исключением переходящих дел).
до достижения максимального объема в листах, т. е. до 250 л.
по усмотрению организации
до окончания решения вопроса, независимо от календарных сроков

23. Входящий документ проходит следующие этапы обработки:
составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело
прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;
составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – отправка
прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка

24. Сводная номенклатура дел фирмы вводится в действие:
с 1 января следующего календарного года
с декабря текущего года
каждые полгода текущего периода
по мере надобности

25. Если запрос был подписан руководителем фирмы, ответ на него должен подписать:
заместитель руководителя
любое полномочное лицо, в чьей компетенции решение данного вопроса
руководитель фирмы, организации
в зависимости от статуса запрашиваемой информации

26. Завершенные дела постоянного и долговременного хранения хранятся по месту их формирования …
1 год
2 года
3 года
передаются в архив сразу после завершения формирования

27. За формирование дел отвечает:
руководитель организации
заместитель руководителя организации
секретари структурных подразделений
руководители структурных подразделений

28. Номенклатура дел разрабатывается после создания организации и …
действует бессрочно
ежегодно вводится в действие приказом руководителя
переутверждается один раз в пять лет

29. Выдача дел из архива для работников других организаций оформляется …
актом о выдаче дел во временное пользование в другие организации
заказом на выдачу дел во временное пользование в другие организации
заявлением на выдачу дел во временное пользование в другие организации

30. Сроки хранения типовых документов устанавливаются:
Органами местной администрации
Вышестоящей организацией
Самим предприятием
Федеральной архивной службой России
Местным государственным или муниципальным архивом

31. Если в течение года появляются новые документируемые участки работы, не предусмотренные прежней номенклатурой дел фирмы, то заголовки дел …
вносятся в новый раздел текущей номенклатуры дел
вносятся в новый раздел номенклатуры дел на следующий календарный год
вносятся в номенклатуру дел текущего года под резервными номерами
не отражаются в текущей номенклатуре

32. Документ, имеющий в тексте пометку НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО должен быть исполнен в …
день поступления
течение суток
3-дневный срок
десятидневный срок

33. Протоколы общих собраний сотрудников фирмы хранятся…
5 лет
постоянно
75 лет
3 года
до минования надобности

34. При подготовке дела к передаче в архив внутренняя опись документов, содержащихся в деле помещается …
в конце дела
в начале дела
на лицевой стороне обложки дела
в самостоятельное дело

35. Номенклатура дел — это …
перечень заголовков дел и сроков их хранения
список всех дел, имеющихся на предприятии
перечень дел для передачи в архив
список особо важных документов

36. На обложку дела временного хранения (до 10 лет) не выносится информация:
срок хранения;
индекс дела;
количество листов, содержащихся в деле
заголовок дела
дата заведения дела

37. Документы регистрируют:
в день поступления, отправки
в день оформления, согласования
в день передачи на исполнение
после исполнения
на этапе направления в дело

38. Предварительное рассмотрение поступившего документа проводится…
руководителем
начальником канцелярии
заместителем руководителя по общим вопросам
любым из исполнителей
сотрудником службы ДОУ, отвечающим за данное направление работы

39. Решение о продлении срока исполнения документа принимается:
в день истечения срока исполнения
за день до истечения срока исполнения
за два дня до истечения срока исполнения
за 3 дня до истечения срока исполнения

40. Снятие документа с контроля исполнения оформляется:
отметкой об исполнении и направлении в дело
отметкой о контроле исполнения
отметкой об исполнителе
отметкой для автоматического поиска документа (код-идентификатор электронной копии документа)

Что даст автоматизация документооборота с программой 1С?

Какие задачи решает автоматизация документооборота?

  • Управление
  • Работа с договорами и сопроводительными документами
  • Управление процессами
  • Проектная работа
  • Встроенный почтовый клиент
  • Совместная работа
  • Контроль рабочего времени
  • Преимущества 1С:Документооборот

    Как выполняется автоматизация электронного документооборота?

    1С Документооборот упрощает и оптимизирует работу с документами на предприятии. Программа организует их удобное хранение и быстрый поиск, позволяет сократить затраты времени на составление документации, а заодно повысить ее качество. Это решение можно использовать для автоматизации любых бизнес-процессов, связанных с оформлением, согласованием и даже исполнением документов.

    Система 1С Документооборот может применяться любыми организациями: коммерческими или государственными, небольшими или крупными, с простой или сложной организационной структурой. Программа гибко настраивается, адаптируется под работу конкретной фирмы, может использоваться при работе в любых отраслях, а также при использовании компанией внутренних методологий, правил, практик ведения документооборота.

    Что даст автоматизация документооборота с программой 1С?

    Для чего нужен 1С:Документооборот? Есть пять ключевых преимуществ, которые бизнес получает после внедрения этого программного продукта.

    1. Порядок. Система электронного документооборота позволяет работать с документацией упорядоченно: определяя стандарты и формы для создания документов, четкие правила обработки корреспонденции, исполнения связанных с документацией задач. Хранение корпоративного контента организуется с применением настраиваемой системы директорий. Ее структура может быть произвольной: с разделением по группам задач, филиалам, отделам, типам бизнес-процессов и т.п. Простая, но эффективная система поиска поможет быстро отфильтровать документы, найти нужные файлы. Документация больше не будет теряться.

    2. Оптимизация. Сотрудники отдельных служб в крупных организациях могут тратить больше 50% рабочего времени только на формирование документации, ее обработку, поиск, внесение данных. Автоматизация документооборота помогает освободить это время, чтобы использовать его для более важных задач. Оптимизируя работу с документами, можно заодно избавиться от раздутого штата или нерационального использования рабочего времени.

    3. Скорость обработки. Входящие документы, заявки, заказы, обращения от клиентов или контрагентов, внутренние приказы или инструкции — любая документация при использовании СЭД обрабатывается намного быстрее. Это помогает улучшить работу даже тех служб, которые не связаны непосредственно с ведением документооборота: склада, производства, логистики и т.п.

    4. Безопасность. Программа 1С Документооборот обеспечивает надежное хранение данных. Возможно использование дополнительных средств защиты, чтобы исключить доступ посторонних к документации. Продукт поддерживает использование электронных цифровых подписей для защиты документов.

    5. Больше возможностей. Ведение электронного документооборота помогает упростить работу с контрагентами, клиентами, взаимодействие с контролирующими службами, государственными учреждениями. Обмен документами в электронном виде является быстрым, безопасным и максимально эффективным.

    Внедрение документооборота 1С может проводиться вместе с автоматизацией других процессов: программа легко интегрируется с другими решениями 1С и с внешними информационными системами. Она может использоваться при создании единой информационной среды, общей системы для управления предприятием.

    Какие задачи решает автоматизация документооборота?

    Документооборот в 1С — это программа, в составе которой поставляется несколько функциональных блоков для выполнения отдельных задач по работе с документацией. Разработчик выделяет девять основных групп инструментов для автоматизации документооборота.

    Управление

    Это — основная подсистема с базовым функционалом:

    • организация учета исходящих и входящих документов, корреспонденции, внутренних документов и приказов в 1С Документооборот;

    • использование электронных подписей при регистрации, заверении документов;

    • формирование организационно-распорядительной документации;

    • контроль исполнения документов. Последовательное изменение статусов при согласовании, утверждении, рассмотрении, регистрации, исполнении. Для каждого статуса есть несколько состояний;

    • сканирование, штрихкодирование для внесения документов в программу, организации их учета, хранения;

    • формирование архивов, поиск;

    • контроль. Настраивается отдельно по задачам, связанным с документами (рассмотрение в определенный срок, исполнение и контроль исполнительской дисциплины, подписание контрагентом и т.п.).

    Работа с договорами и сопроводительными документами

    Программа помогает максимально автоматизировать такую работу на всех этапах, от подготовки и согласования договоров до передачи их экземпляров, контроля их возврата, срока действия, исполнения, расторжения. Сохраняются все версии и изменения для каждого документа. В составе подсистемы — расширенный набор инструментов для работы с договорами:

    • проектные задачи: формирование их списка, планирование сроков исполнения, формирование рабочих календарей, аналитики по результатам исполнения;

    • Использование шаблонов. Договорная документация формируется по готовым шаблонам с автоматическим заполнением реквизитов. Для каждого документа создается собственная карточка, в которой указаны все сведения о нем. В карточке отражаются все существующие связи, включая переписку, запущенные процессы, черновики и согласованные версии, вспомогательную информацию;

    • Согласование. Может быть последовательным, параллельным, смешанным, выполняемым по определенным условиям;

    • формирование многосторонних договоров (с участием трех и более сторон), с указанием корреспондентов, возможностью внесения данных о них в шаблон;

    • инструменты автоматического продления или изменения срока действия документа с уведомлением ответственных за него сотрудников;

    • формирование аналитики и отчетности для оценки эффективности работы персонала, составления списков контрагентов, с которыми нужно продлевать договора, для оценки сезонности и других факторов.

    Управление процессами

    При обработке документации возможен автоматический запуск связанных бизнес-процессов. Он является настраиваемым и позволяет собирать отдельные процессы в цепочки, выстраивать их иерархию, задавать последовательность работ, контролировать их исполнение и сроки.

    В программе предусмотрено девять стандартных процессов, запускаемых при работе с документацией (рассмотрение, утверждение, исполнение, ознакомление и т.п.). Отдельно в связи с документом можно создавать или запускать дополнительные задачи или процессы, которые отражаются в его карточке. Это могут быть мероприятия в 1С Документооборот, проектные задачи, кадровые процессы и т.п. Они являются контролируемыми, с возможностью назначения ответственного сотрудника, проведения мониторинга, формирования аналитики.

    Проектная работа

    В числе базовых функций 1С:Документооборот — ведение проектов и сопровождение такой деятельности. Программа позволяет оптимизировать и выполнить автоматизацию для следующих процессов:

    • Сбор данных по проекту. Предполагает формирование группы объектов (писем, процессов, файлов и пр.), относящихся к конкретному проекту (отражаются в его карточке). При работе с проектными задачами может быстро получить доступ ко всей информации по нему;

    • Планирование задач. Они объединяются в настраиваемую иерархию. Возможно составление календарного плана, установка ограничений, сроков, выполнение других настроек;

    • Исполнение. Проектные задачи отправляются на выполнение по заранее составленному календарю с помощью отдельного процесса, с указанием исполнителей и заданных сроков;

    • Контроль и анализ. Программа позволяет автоматически контролировать сроки завершения отдельных задач или проектов, выполнять учет времени, анализ трудозатрат. Для графического отражения данных может использоваться диаграмма Ганта.

    Встроенный почтовый клиент

    Позволяет работать с входящей и исходящей корреспонденцией в интерфейсе программы, автоматически прикреплять переписку к карточкам проектов, задач или документов, использовать электронную почту для постановки задач. Почта обрабатывается автоматически по заранее настроенным правилам (настройки можно изменять вручную). Все письма сохраняются в истории переписки, причем программа может формировать несколько таких историй (с привязкой к конкретному пользователю, документу или процессу). Система поиска писем улучшена, работает быстро и эффективно. Дополнительно реализована функция контроля отправки корреспонденции по настраиваемым правилам (ограничение числа получателей, предупреждения при пересылке данных внешним корреспондентам и т.п.).

    Совместная работа

    Совместная работа в 1С:Документооборот организована с помощью сразу нескольких инструментов. Основной — это возможность групповой обработки документов (внесения изменений, согласования, утверждения). Дополнительно доступны следующие функции:

    • подготовка мероприятий с организацией совместной работы над связанной с ними документацией;

    • бронирование помещений (используется справочник помещений, этажей, территорий, позволяет организовывать совещания, планерки, другие встречи);

    • форум — используется для коллективного обсуждения задач, процессов, документов. Возможно выделение разных уровней прав доступа для разных категорий сотрудников.

    Контроль рабочего времени

    1С:Документооборот имеет расширенный набор инструментов для такого контроля. Программа позволяет учитывать временные затраты по разным проектам (попроектно, позадачно, по видам работ, отдельным процессам), анализировать расход рабочего времени сотрудниками, планировать и оптимизировать нагрузку на персонал, вести встроенный календарь. В этой подсистеме используется несколько основных инструментов:

    • Календарь. Используется в качестве персонального инструмента планирования с возможностью переноса данных из проектов при формировании графика работ или ручного заполнения. У руководителей, делегатов, отдельных категорий пользователей могут быть расширенные права доступа с возможностью просмотра или редактирования календарей других сотрудников;

    • Отсутствие на рабочем месте. Программа позволяет регистрировать его для каждого сотрудника с указанием времени, причины отсутствия, замещающих сотрудников, внесением примечаний. При отсутствии сотрудника возможен автоматический запуск шаблонных процессов (отправка уведомлений коллегам, переадресация входящих писем и пр.);

    • Отчетность. Возможно формирование ежедневных отчетов сотрудниками, составление сводной отчетной документации с выборкой данных по задачам, проектам и т.п.;

    • Учет и анализ трудозатрат. Выполняется автоматически для отдельных проектов или задач, их групп. Анализ данных может выполняться по видам работ, проектам, для оценки эффективности отдельных сотрудников или рабочих групп.

    Преимущества 1С:Документооборот

    Программа поможет автоматизировать документооборот, организовать его ведение по актуальным нормам и стандартам, с учетом сложившихся практик, внутренних правил и методологий, используемых в компании. У этого продукта есть несколько важных преимуществ.

    Функциональность. Все нужные функции — в одной программе с удобным интерфейсом. Даже базовая конфигурация 1С:Документооборот поставляется с полным набором инструментов для автоматизации. Используемый в 1С Документооборот конфигуратор позволяет гибко настраивать отдельные функции, адаптируя их под требования предприятия. Программа имеет отличные характеристики, является производительной, стабильной, надежной.

    Соответствие стандартам. Программа учитывает актуальные нормы и требования законодательства к оформлению документов. Она регулярно обновляется: шаблоны, формы, правила заполнения документации и формирования отчетов всегда являются актуальными.

    Безопасность. Программа обеспечивает надежное хранение информации, позволяет распределять права доступа к ней, исключать несанкционированный доступ. Продукт может использоваться вместе с ЭЦП для дополнительной защиты документации.

    Простая интеграция. 1С:Документооборот может использоваться вместе с внешними информационными системами и программами. Решение легко интегрируется с другими продуктами на базе 1С:Предприятие и может использоваться при комплексной, системной автоматизации на предприятии.

    Удобная работа. Интерфейс программы является простым, им легко пользоваться. Продукт поставляется с комплектом справочной документации, подробными описаниями функций, дополнительно предусмотрена поддержка пользователей. Для работы можно использовать мобильное приложение (является бесплатным).

    Гибкая автоматизация. Программа выпускается в четырех конфигурациях (ПРОФ, КОРП, для государственных учреждений и редакция с двуязычным интерфейсом Document Management). При автоматизации возможно использование только части подсистем. Программа гибко настраивается, может использоваться вместе со специализированными или отраслевыми решениями. Для автоматизации сложных, нестандартных бизнес-процессов возможно внесение изменений в основную конфигурацию.

    Как выполняется автоматизация электронного документооборота?

    Чтобы организовать ведение документооборота в 1С, выполняется внедрение программы. Для этого проводится анализ существующих практик и методик работы с документацией, связанных с нею бизнес-процессов. После разработки проекта автоматизации выполняется поставка программы, ее установка, настройка, отладка. При использовании программы обязательно выполняется сопровождение, предоставляется техническая и консультационная поддержка, регулярно проводятся обновления.

    Компания BizCase выполняет внедрение программы 1С:Документооборот и других продуктов 1С в Москве. У нас стоимость системы электронного документооборота с выполнением внедрения минимальна. Мы обеспечиваем высокую эффективность автоматизации, имеет практический опыт таких внедрений, компания является официальным партнером 1С.

    Ответы экспертов на вопросы слушателей

    В нашей компании ежегодно заводится большое количество журналов, в настоящий момент разрабатывается инструкция по оформлению журналов. Возникло несколько вопросов. Требуется ли обязательная прошивка журналов и регламентируется ли это какими-либо нормативными актами? Есть ли какие-либо требования к видам журналов, которые должны быть прошиты в обязательном порядке?
    Если журнал прошит, обязательно ли проставление печати на этикетке?

    Ответ В.С. Иритиковой:

    Большое количество журналов на Вашем предприятии совершенно обосновано, т.к. в фармацевтической отрасли требуется строгий учет сырья и материалов, действий, поддерживающих и контролирующих производственные процессы (что предусмотрено стандартами СМК), выхода готовой продукции и других результатов бизнес- и производственных процессов.

    Журнал как регистрационная/учетная форма наилучшим образом обеспечивает функцию охраны тех данных, которые вносятся в него. Прошивка журналов делается с целью обеспечения целостности журнала как документа и обеспечивает охрану/сохранность внесенной информации, место внесения содержания/лист журнала и сам факт фиксации содержания/внесения записи. Помимо прошивки эту охрану обеспечивает обязательная нумерация листов журнала и оформление заверительной надписи к нему о количестве листов, чтобы нельзя было безконтрольно вырывать листы и нарушать целостность журнала.

    Порядок ведения журналов, их графы, способ рекомендуем устанавливать прежде всего в тех производственных и технологических/рабочих инструкциях, в котором регламентируются все бизнес- и производственные процессы. Потому что в этих инструкциях устанавливается, кто (руководитель, начальник смены, контролер, сотрудник и т.п.), по какой форме, когда и какую информацию имеет право фиксировать в журнале.

    Если для установления порядка ведения журналов соответствующая инструкция требуется прямо сейчас, то советуем учитывать и значимость информации, которая фиксируется в них, и соответствующий срок хранения. Журналы с зафиксированными ключевыми/итоговыми показателями, показателями качества, или журналы учета сырья, материалов, бланков и т.п., подлежащих строгому учету и отчетности, подлежат долговременному хранению (свыше 10 лет). Поэтому эти журналы рекомендуем прошивать на три отверствия, и заверительную надпись к ним оформлять за подписью заместителя руководителя организации, который является «владельцем» бизнес- и производственного процесса. Как правило, такие журналы удостоверяются печатью организации.

    Журналы, которые ведутся для оперативного учета, обычно подлежат хранению в течение 5-летнего срока, поэтому их допускается прошивать на два отверстия. Заверительную надпись к подобному журналу может подписывать руководитель структурного подразделения, и удостоверяться она может печатью структурного подразделения или иной печатью специального назначения (например, «Для документов»).

    В работе службы делопроизводства также учитываются сроки хранения документов, которые регистрируются в журналах при ведении этой формы их регистрации. Ведутся журналы для регистрации и учета выдачи бланков (функция учета и охраны бланков), для регистрации обращений граждан, претензий клиентов, учета печатей и штампов (функция учета и охраны печатей и штампов, выданных под расписку), регистрации приказов по основной деятельности, приказов о приёме, переводе, увольнении работников. И даже если в течение календарного года журналы регистрации приказов и переписки ведутся в электронной форме, в форме карточек СЭД, то в конце года они распечатываются, прошиваются, заверяются и сдаются в архив вместе с самими приказами как научно-справочный аппарат.

    Что же касается общих правил прошивки журналов, то в нормативных документах по делопроизводству конкретные способы прошивки никак нормативно не устанавливаются. Все способы прошивки, да и само правило прошивать журналы, сложились как обычай делового оборота и применяются сейчас по умолчанию просто как производственный навык, умение, которым должны владеть сотрудники служб делопроизводства.

    Необходимость и обязательность ведения журналов устанавливаются в отдельных нормативных правовых актах и по отношению к конкретным видам документов, например, Минтрудом России в инструкции по ведению трудовых книжек и вкладышей к ним.

    Поэтому ещё раз рекомендуем все вопросы документирования и учета документируемой информации и документов отражать в производственных и технологических инструкциях по бизнес- и производственным процессам. И даже если Вы разработаете специальную инструкцию по ведению журналов, то постепенно, при правильной актуализации производственных и технологических инструкций и разработки их новых версий необходимость в специальной инструкции о ведении журналов постепенно будет отпадать.

    Уважаемая Наталья Александровна!
    Чем в настоящее время должны руководствоваться акционерные общества при определении сроков хранения технической документации? Перечнем 2007 г., но о нём нет ни слова у регулятора.
    Относительно «иных», но управленческих документов АО, письмо 03-33/пс предписывает опираться на Перечень 2000 г.- недействующего на настоящий момент? Либо, не смотря на авторство Министерства культуры РФ, сменивший его Перечень 2010?

    Ответ Натальи Александровны Храмцовской:

    Согласно федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.11.2015) «Об архивном деле в Российской Федерации», п.1 ст.17, сроки хранения документов устанавливаются законами, подзаконными нормативными правовыми актами и отдельными Перечнями – именно в таком порядке. Перечни применяются лишь в той мере, в какой они не противоречат действующему законодательству (это важный момент, поскольку ошибок в Перечнях более чем достаточно, они быстро устаревают и редко актуализируются).

    За единственным исключением (касающимся обработки персональных данных), организации вправе увеличивать сроки хранения документов в соответствии со своими деловыми и иными потребностями.

    Таким образом:

    • Там, где есть прямые требования законодательства, можно ссылаться непосредственно на них (см., например, федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст.89; закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Налоговый кодекс (ч.1 ст.23 п.8 и др.) и т.д.);
    • Согласно Постановлению ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (в котором, обратите внимание, ряд сроков хранения в Постановлении установлен непосредственно), акционерным обществах следует в перечисленных случаях руководствоваться Перечнем 2000 года. В арбитражной судебной практике в основном признано, что Перечень 2010 года является законным «правопреемником» Перечня 2000 года (хотя отдельные суды и продолжают упорно ссылаться на Перечень 2000 года). В этих двух перечнях сроки хранения в основном предлагаются одни и те же. В случае несовпадения сроков – если вопрос важный – желательно обратиться к законодательству и судебной практике, и проконсультироваться с юристами.
    • Перечень 2007 года, как и Перечень 2010 года, опирается на п.3 ст.6 Закона об архивном деле («Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этих перечней») и является, таким образом, вполне законным инструментом для установления сроков хранения – с той же оговоркой: если он не противоречит действующему законодательству (замечу, что многие статьи этого Перечня, особенно раздел об электронных документах, сильно противоречит не только закону, но и здравому смыслу). Если сроки по Перечню 2007 года расходятся со сроками по Перечню 2010 года – опять же стоит посоветоваться с юристами и подумать о собственных интересах.
    • На Перечни, вообще говоря, часто лучше смотреть как на методические документы. Предлагаемые ими сроки обычно являются той «отправной точкой», с которой начинаются дальнейшие исследования вопроса – и не более того! В том же качестве можно использовать и любые другие существующие ведомственные, специализированные и иные перечни, в том числе и старые, порой ещё советского периода (это обычная практика в целом ряде отраслей).

    Следует иметь в виду, что на практике организацию практически никогда не наказывают за неисполнение указаний Перечней как таковых. Либо регуляторы наказывают за нарушение установленных законами и подзаконными нормативными актами требований о сохранении документов определенных видов, либо организация несёт потери, не имея возможности защитить свои позиции в споре из-за отсутствия документов. Иногда организация сталкивается с неприятностями и из-за избыточно длительного хранения документов (ведь, по сути дела, право уничтожить документы по истечении сроков хранения – это право на амнистию мелких грешков).

    Стоит также отметить, что особенно часто на Перечни управленческих документов любят ссылаться акционеры, желающие получить доступ к документам общества – но они при этом обычно пытаются использовать их в несколько ином качестве, а именно, как списки подлежащих сохранению обществом документов.

    На период своего отсутствия генеральный директор выдал доверенность финансовому директору на подписание документов, в том числе писем и приказов (так указано в доверенности).
    Вопрос: имеет ли право финансовый директор подписывать приказы без приказа о возложении обязанностей на основании доверенности? И каким образом тогда оформить реквизит «подпись» ?

    Ответ Иритиковой Веры Степановны:

    Финансовый директор имеет право на основании доверенности подписывать документы по своей должности. Но всё-таки приказ нужен:

    Подпись: Финансовый директор ___________ И.О.Ф.

    — или о назначении исполняющим обязанности генерального директора на период временного отсутствия с ___ по ____.

    Подпись: И.о.генерального директора __________ И.О.Ф.

    или

    И.о.генерального директора,
    Финансовый директор _____________________ И.О.Ф.
    Доверенность № ___ от 00.00.0000

    На предприятии инженер по безопасности дорожного движения в принудительном порядке заставляет подписать соглашение о предоставлении персональных данных для получения информации в ГИБДД о нарушениях ПДД водителями, работающими непосредственно по профессии в данной компании. Правомерны ли такие действия?

    Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:

    Если эти данные нужны для осуществления деятельности организации (то есть какие-то обязательные бизнес-процессы этого требуют), то да.
    Например, я могу не давать данные о себе в отдел кадров, но тогда меня не примут на работу. Я могу не давать свои данные в магазин ОБИ о том, что я купила квартиру, но тогда мне не дадут карту новосела со скидкой, так как ее дают только если есть подтверждение, что я новосел.

    На предприятии обязательно должно быть положение о персональных данных в соответствии с ТК РФ, в котором должно быть прописано, какие данные должны предоставляться работником. Если его нет, а персональные данные предоставляются и обрабатываются — это нарушение закона.

    Куда следует относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации» при сдаче документов в архив и оформлении описи дел — в опись дел постоянного срока хранения или в опись дел временного (свыше 10 лет) срока хранения?

    Ответ Иритиковой Веры Степановны:

    Термин «До ликвидации организаций» предполагает постоянный срок хранения. Если Ваша организация является источником комплектования, то эти документы являются документами постоянного срока хранения и включаются в годовой раздел описи дел постоянного срока хранения. Если организация не является источником комплектования, то в момент ликвидации организации документы подлежат уничтожению по акту после утверждения описи дел по личному составу, который нужно передать в муниципальный архив по месту регистрации предприятия.

    Можно ли в нижнем колонтитуле исходящих писем добавить эмблему сертифицирующего органа ISO 9001 и штамп членства СРО –С-029-18082009 (требование условий членства) . В ГОСТе ничего про это не сказано.

    Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:

    Размещение дополнительной информации в нижнем колонтитуле делового письма не запрещено. Но это необходимо прописать в инструкции по делопроизводству.

    В нашей организации руководитель имеет должность: Директор БЕ «СМРМ», но наши Заказчики не воспринимают внутрикорпоративные термины,можно ли сократить название должности в исходящих письмах на – Директор?

    Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:

    Сокращение наименования организации или его отделов в деловом письме возможно, если в заголовочной части бланка письма оно хотя бы один раз прописано полностью (например, в бланке письма – Центр профессионального образования в сфере документоведения, информационных технологий и архивного дела (ЦПО ДИТАД), ниже по тексту разрешается писать директор ЦПО ДИТАД).

    Как правильно — «Утверждаю» или «Утверждено» , «Согласовано» или «Согласовываю»?

    Ответ Иритиковой Веры Степановны:

    Если документ утверждается, например, приказом, то — «Утверждено», если личной подписью руководителя — «Утверждаю». «Согласовано» ставится всегда, понятия «согласовываю» в делопроизводстве нет.

    Сколько хранятся приказы об отпусках (ежегодные оплачиваемые отпуска), работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда?

    Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:

    В соответствии со ст. 19 б Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда хранятся 75 л. ЭПК. Отметка ЭПК означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

    У нас на предприятии существует дело в электронном виде с заголовком «Служебные записки-основания к приказам по основной деятельности» (срок хранения на основания ПЭК –постоянный), но также в наличии имеются служебные записки, которые не выделены в отдельное дело, но также являются основанием к приказам по личному составу и административно-хозяйственной деятельности. Подскажите, пожалуйста, стоит ли выделять их в отдельные дела и какой срок хранения будет у служебных записок, которые являются основанием к приказам по л/с (срок хранения 75 лет)?

    Ответ Храмцовской Натальи Александровны:

    Типовой перечень 2010 года в большинстве случаев рекомендует устанавливать для служебных записок срок хранения 5 лет ЭПК (ст.ст. 7, 87, 88, 89, 679, 861, 875) или просто 5 лет (ст.ст. 665, 890). В ряде случаев сроки могут быть и короче — 1-3 года (ст.ст.203, 587. 774, 779). В большинстве случаев перечисленные в этих статьях записки могут быть основаниями к приказам.

    Постоянный или длительный срок хранения, согласно Перечню, устанавливается лишь для очень специфических служебных записок – например, о фактах склонения госслужащих к коррупции (ст.680). о служебных проверках госслужащих (ст.682), об охране объектов культурного наследия (ст.804).

    С моей точки зрения, длительный срок хранения имеет смысл устанавливать только тогда, когда организация либо обязана длительно хранить документы по закону, либо в случае, когда эти документы необходимы самой организации – например, для защиты интересов организации и её сотрудников либо в качестве исторической памяти. Приказы по личному составу хранятся долго потому, что они в настоящее время необходимы для подтверждения пенсионных прав сотрудников. Служебные записки, ставшие основанием к этим приказам, в этом смысле ничего не добавляют, — поэтому я бы ориентировалась на срок 5 лет ЭПК, который удобен ещё и тем, что дает возможность (если у Вас ЭПК действительно работающая) по истечении 5 лет продлить срок хранения части документов, которые по-прежнему будут представлять ценность для организации.

    Что касается выделения служебных записок в отдельные дела, то это зависит от того, как в организации ведётся делопроизводство и как удобнее действовать. Для кого-то удобнее формировать отдельные дела, а кого-то– хранить служебные записки вместе с соответствующими приказами, особенно при ведении делопроизводства в электронном виде. В последнем случае стоит подумать о том, что для организации менее накладно и рискованно – проводить выделение служебных записок к уничтожению либо хранить их вместе с приказами. Выбранный вариант действий желательно утвердить решением экспертной комиссии.

    Существует некое дело, переходящее с 2003 года (срок хранения данного дела 5 лет), 1-й том дела ведется в период с 2003 по 2004 гг, 2-й – с 2004 по 2006 гг, 3-й – 2006-2008 гг. в 2008 году данное дело закрыли. Как нам необходимо проводить процесс уничтожения томов дела? каждый в свой срок или же все тома уничтожить в один год спустя 5 лет после закрытия дела?

    Ответ Храмцовской Натальи Александровны:

    С моей точки зрения, к этому вопросу нужно подходить неформально, обращая внимание на состав документов в деле и их взаимосвязи. Если в дело формируются однотипные, не зависящие друг от друга документы (например, служебные записки на выдачу канцтоваров и расходных материалов), то каждый его том вполне можно уничтожить в свой срок. Если же дело в целом относится к одному и тому же вопросу и соответствующие документы тесно взаимосвязаны (например, досье по клиенту, объекту или проекту), то в этом случае срок хранения лучше отсчитывать от момента закрытия дела в целом.

    Как обычно, при принятии соответствующего решения желательно проконсультироваться с юристами и с представителями деловых подразделений, работающих с данными документами.

    Уважаемая Наталья Александровна!

    В нашей организации должностные инструкции, согласно Перечню типовых управленческих документов…, хранятся постоянно. Ими забит весь кадровый архив. Есть ли смысл хранить ДИ давно уволившихся сотрудников. Есть ли сроки давности указанных документов, для чего они ещё могут понадобиться. Чем можно руководствоваться при составлении актов на уничтожение?

    Ответ Храмцовской Натальи Александровны:

    Сначала немного истории: До 2000 года длительный срок хранения был установлен только для типовых должностных инструкций организаций-источников комплектования государственных архивов, а для прочих организаций использовался 3-летний срок хранения (после замены новыми). Этот срок до сих пор сохранился в ряде ведомственных перечней, не обновлявшихся с 1980-х годов.

    В 2000 году в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (ст.35) был установлен срок хранения для должностных инструкций: по месту разработки и утверждения – постоянно, в прочих организациях – 3 года после замены новыми. Разделения инструкций на типовые и индивидуальные ещё не было.

    27 октября 2003 года Центральная экспертно-проверочная комиссия при Росархиве рассмотрела предложение ЭПК Управления архивами Правительства Свердловской обл. об изменении сроков хранения должностных инструкций (положений, инструкций о правах и обязанностях должностных лиц) и заключения экспертов по этому вопросу (к сожалению, в решении ЦЭПК не приводится обоснование данного предложения).

    ЦЭПК при Росархиве решила внести изменения в ст. 35 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000), изложив ее в следующей редакции:

    Номер статьи Вид документа Срок хранения документа Примечание
    35 Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции):а) типовые (примерные)
    — по месту разработки и утверждения Постоянно
    — в прочих организациях 3 г. <1> <1> После замены новыми.
    б) индивидуальные (персональные) 75 л. ЭПК <1> <1> В составе личных дел.

    Этот срок хранения сохранился и в Перечне 2010 года.

    Текущее положение дел: Согласно ст.77 действующего перечня 2010 года, типовые должностные инструкции хранятся постоянно, а индивидуальные – 75 лет. «Зеркальная» ст.80 устанавливает сроки хранения должностных регламентов государственных и муниципальных служащих.

    Судебная практика показывает, что до сих пор многие организации не в курсе изменения сроков хранения должностных инструкций и продолжают их (как умышленно, так и неумышленно, например, пользуясь ведомственными перечнями, выпущенными ещё в советское время) уничтожать. Суды на это нарушение пока внимания не обращают.

    Удлинение сроков хранения должностных инструкций связано с защитой трудовых и пенсионных прав работников. Нередко должностные инструкции используются спустя много лет в качестве одного из доказательств при подтверждении, например, льготного трудового стажа. Ещё чаще они используются сторонами в ходе трудовых споров, но такие споры обычно происходят в пределах 3 лет. Подписанные сотрудниками должностные инструкции могут также использоваться и в иных ситуациях, например, в качестве доказательства добросовестности действий организации.

    Если работники претендуют на какие-либо льготы, связанные с особенностями условий их труда, то несохранение должностных инструкций может привести к потере этих льгот, и об этом желательно помнить. В остальных случаях организация, скорее всего, ничем особенно не рискует, сохраняя должностные инструкции не менее 3-5 лет.

    Я бы также предложила организации оценить менее радикальное решение – изучить возможность передачи этих документов на дешёвое внеофисное хранение.

    Какие виды нормативно-правовых актов обязательно издавать в организации?

    Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:

    Для регулирования процесса делопроизводства и деятельности службы документационного обеспечения управления в организации необходимо издание следующих документов:

    • Положение о службе документационного обеспечения управления
    • Должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления
    • Инструкция (регламент) по документационному обеспечению управления (делопроизводству)
    • Порядок работы с предложениями, заявления, жалобами граждан
    • Правила (инструкция) работы с конфиденциальными документами
    • Номенклатура дел организации

    Возможно, также издание дополнительных организационных нормативно-методических документов по основным процессам делопроизводства:

    • обработка входящих, исходящих и внутренних документов
    • регистрация документов
    • контроль за исполнением документов

    Можно ли опираться на приказ Минкультуры №260 от 11.05.2010 «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» для разработки документов, ведь он утратил силу?

    Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:

    Приказ Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 «о типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 11 мая 2010 г. № 260, следовательно, использовать его в работе нельзя. В настоящее время для постановки делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти необходимо руководствоваться Постановлением Правительства от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти».

    Какие документы нужно заверять печатью?

    Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:

    Печать — это вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы для засвидетельствования и удостоверения чего-либо. Печать один из реквизитов, придающих юридическую силу документам. В настоящее время различают три вида печати:

    • гербовые
    • печати юридических лиц и организаций без прав юридического лица, не имеющих права иметь гербовые печати
    • простые (печати с надписями: отдел кадров, общий отдел, для пакетов и т. д.).

    В Государственной системе документационного обеспечения управления. (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) приведен перечень документов, подлежащих утверждению, и перечень документов, на которых проставляется печать. Эти два перечня являются примерными и могут быть, по усмотрению организации, дополнены другими документами.

    В ГСДОУ указано, что гербовой (головной) печатью организации заверяются:

    • копии учредительных документов;
    • договоры, заключаемые с предприятиями, учреждениями, организациями, изменения и дополнения к ним;
    • штатное расписание и изменения к нему;
    • акты (выполненных работ, приема законченных строительством объектов, списания, экспертизы и т.д.);
    • гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.д.);
    • доверенности;
    • соглашения;
    • чековые книжки;
    • платежные поручения, поручение на перевод средств, другие бухгалтерские документы, подтверждающие прохождение денежных средств (мемориальные ордера и т.п.);
    • банковские карточки и другие документы с образцами подписей уполномоченных лиц, представляемые в соответствующие организации для операций, совершаемых организацией;
    • архивные справки о подтверждении трудового стажа, копии (выписки) архивных документов;
    • отчеты установленной формы и пр.

    Следовательно, не на всех документах обязательно наличие печати. Так, на письмах сопроводительного и информационного характера, а также на распорядительных документах оттиск печати не проставляется, а вот на гарантийных письмах он обязателен. Чтобы не возникало дополнительных сложностей при удостоверении документов, каждая организация на основании действующего законодательства и других нормативных актов должна разрабатывать перечень документов своей организации, на которых обязательно ставится печать. Причем, если в организации применяются печать организации и структурных подразделений, то необходимо уточнить, на каких документах будет проставляться каждая.

    Оттиск печати на документе может захватывать часть наименования должности, но не подпись должностного лица. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

    Для составления номенклатуры дел составляется классификатор индексов подразделений. На основании чего его можно составить?

    Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:

    Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

    Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.

    Последовательность расположения индексов структурных подразделений в номенклатуре дел соответствует утвержденной структуре организации.

    В нашей организации есть несколько филиалов. Как правильно составить штатное расписание: оно должно быть одно или несколько – отдельно на каждый филиал отдельно?

    Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:

    Организационную структуру, численность работников и штатное расписание головная организация определяет самостоятельно, с учетом своих структурных подразделений. Таким образом, штат филиала включается в штатное расписание головной организации, что позволяет руководителю юридического лица определить оптимальную организационную структуру филиала, максимально соответствующую цели его создания. Штатное расписание организации в целом утверждается руководителем головной организации, а в филиал направляется выписка из штатного расписания в части, касающейся данного филиала.

    Кто может продлить срок исполнения документа?

    Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:

    Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.

    Федеральное архивное агентство
    (Росархив)

    Федеральное бюджетное учреждение
    «Всероссийский научно-исследовательский институт
    документоведения и архивного дела»
    (ВНИИДАД)

    Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

    Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018. 91 с.

    Методические рекомендации разъясняют положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота.

    Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. Методические рекомендации могут использоваться также в процессе обучения студентов по соответствующим дисциплинам.

    Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»