1С 8 3 синхронизация данных

  • НАЧАЛЬНОЕ ЗАПОЛНЕНИЕ ДАННЫХ (ЕСЛИ ЗУП ПУСТАЯ)

  • НАСТРОЙКА В ЗАРПЛАТЕ И УПРАВЛЕНИИ ПЕРСОНАЛОМ

  • НАСТРОЙКА ПАРАМЕТРОВ ПОДКЛЮЧЕНИЯ

  • НАСТРОЙКА ПРАВИЛ ОТПРАВКИ И ПОЛУЧЕНИЯ ДАННЫХ

  • НАСТРОЙКА В БУХГАЛТЕРИИ ПРЕДПРИЯТИЯ 3.0

  • ПРОЦЕСС СИНХРОНИЗАЦИИ – ОТРАЖЕНИЕ ЗАРПЛАТЫ В УЧЕТЕ

  • ОТРАЖЕНИЕ ЗАРПЛАТЫ В БУХУЧЕТЕ

  • ПЕРЕДАЕМ ДАННЫЕ ИЗ ЗУП

  • ПРИНИМАЕМ ДАННЫЕ, ПОЛУЧЕННЫЕ ИЗ ЗУП В БУХГАЛТЕРИИ

  • «ОШИБКА: ПРОВОДКИ НЕ ФОРМИРУЮТСЯ»

  • «ПРОВОДКИ СФОРМИРОВАЛИСЬ, НО НЕ ВСЕ»

  • «ДОКУМЕНТЫ НЕ ПЕРЕНОСЯТСЯ»

  • БЛОКИРОВКА ДОКУМЕНТА «ОТРАЖЕНИЕ ЗАРПЛАТЫ В БУХУЧЕТЕ»

  • Начальное заполнение данных (если ЗУП пустая)

    При первом запуске пустой ЗУП 3 появляется диалог начальной настройки программы. Выбираем вариант переноса данных из прежней версии и жмем на ссылку «Открыть помощник перехода».

    Выбираем вариант «1С: Бухгалтерия 8 редакция 3.0»

    Далее выбираем вариант «Загрузить данные из информационной базы»
    (Если штатный обработчик не срабатывает, и вы пользуетесь сторонней обработкой для выгрузки, для этого случая существует вариант «Загрузить данные из файлов». В этом случае вы должны будете после выбора данного варианта указать путь к папке, куда была выгружена в результате запуска данной обработки конфигурация Бухгалтерия).

    Настройка в Зарплате и управлении персоналом

    Перейдите в Администрирование – Синхронизация данных

    Ставим флаг «Синхронизация данных» (необходимы права администратора в обеих конфигурациях), переходим в «Настройки синхронизации»

    Нажимаем «Новая синхронизация данных» и выбираем «1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0»

    Настройка параметров подключения

    Нажимаем «Настроить параметры подключения» и выбираем пункт «Синхронизация данных через файл, без подключения к другой программе»

    В поле «Каталог» создаем каталог, в котором будут храниться файлы обмена и настройки синхронизации. Называем понятным для себя образом.

    Указываем префикс, который будет использовать Зарплата и управление персоналом для документов конфигурации Бухгалтерия предприятия.

    В итоге названия документов будут выглядеть следующим образом: ХХУУ-000001. Где ХХ – префикс организации (0, если отсутствует), а УУ – префикс информационной базы (00, если отсутствует). Если вам требуется, чтобы названия документов продолжали выглядеть как 0000-000001 – выставляйте префикс 00. В противном случае у некоторых документов в Бухгалтерии, введенных после проведения синхронизации, может сбиться нумерация:

    • 0000-000001
    • 0000-000002
    • 0000-000003

    После синхронизации:

    • 00БП-000001

    Если это произошло, заходите в документ со сбитой нумерацией и измените последние цифры на требуемые текущей последовательностью. После этого все следующие документы будут вводиться автоматически, проставляя нумерацию от этого значения.

    Настройка правил отправки и получения данных

    Переходим в соответствующий раздел.

    В открывшемся окне указываем Дату начала использования обмена (Дата, с которой создаваемые в ЗУП документы будут передаваться в Бухгалтерию), выбираем способы детализации и состав организаций, по которым будет выполняться синхронизация.

    Далее указываем, сводно или детализированно по сотрудникам будет выгружаться информация. Нажимаем «Выполнить начальную выгрузку данных».

    Настройка в Бухгалтерии предприятия 3.0

    Открываем раздел Администрирование – Синхронизация данных.

    Ставим флаг «Синхронизация данных» (необходимы права администратора), переходим в настройки синхронизации.

    Если в имеющемся списке имеются лишние/неработающие синхронизации, можно их удалить через пункт меню «Еще – Удалить настройку синхронизации».

    Нажимаем «Новая синхронизация данных».

    В списке выбираем «Зарплата и управление персоналом, редакция 3».

    Открываем «Настроить параметры подключения».

    В поле «Каталог» выбираем наш каталог, созданный на предыдущем этапе, и в нем выбираем файл настроек синхронизации.

    Нажимаем «Далее».

    Открываем «Настройки правила отправки и получения данных».

    Выбираем дату, с которой документы из БП будут отправляться в ЗУП, настраиваем детализацию по сотрудникам и состав организаций, участвующих в обмене.

    Выбираем «Выполнить сопоставление и загрузку данных».

    Начинается процесс анализа.

    По окончанию анализа выдается список объектов, по которым обнаружены несоответствия (различные данные в конфигурациях). Такие данные будут помечены кружком с буквой i (1). Двойным щелчком заходим в такую строку и проверяем состав данных.
    А) Если в данном примере мы знаем, что объекты слева и справа не являются дублями друг друга, нажимаем «Записать и закрыть». В этом случае данные объекты организации, сотрудники, ведомости и.т.д.) будут скопированы соответственно из одной конфигурации в другую и наоборот.
    Б) Если мы уверены, что объект слева (2) и объект справа (3) – это одно и то же, выбираем на один из них, затем нажимаем «Установить соответствие»(4), а в открывшемся окне выбираем необходимый объект из соседнего списка. Если этого не сделать, после синхронизации в программах появятся дубли, что может привести к ошибкам в учете.

    Также для удобства сопоставления, есть кнопка «Колонки», нажав на которую можно выбрать список реквизитов, которые будут выводиться в указанном вами порядке для сопоставления. Если вы уверены, что у объекта есть поля, которые однозначно его характеризуют (например ФИО физического лица), вы можете нажать «Сопоставить автоматически» (1), после чего выбрать поле (поля), по которым будет производиться сопоставление программой значений из обеих конфигураций. Далее программа выполнит такое сопоставление по всем объектам списка.

    После того, как вы проверили все имеющиеся несоответствия и убедились, что дублей создано не будет, нажимаем «Далее».

    Программа может выдать предупреждение, что не все данные сопоставлены, если в списках оставались данные, которые есть в одной конфигурации и которых пока нет в другой – нажимаем «Продолжить» и «Далее».

    Начинается процесс синхронизации.

    По завершении нажимаем «Готово».

    Выбираем «Выполнить начальную выгрузку данных».

    Нажимаем «Далее» и «Готово».

    Процесс синхронизации – отражение зарплаты в учете

    Отражение зарплаты в бухучете

    Перед созданием документа отражения не забываем проверить и при необходимости настроить реквизиты налогового органа «Настройки» – «Организации» – ссылка «Изменить данные регистрации».

    Если у вас еще нет никаких начислений, создаем одно, пробное. Затем переходим в «Зарплата» – «Отражение зарплаты в бухучете».

    Создаем там файл отражения за месяц имеющегося у нас начисления.
    Функция этого документа – перенос и формирование проводок в конфигурации Бухгалтерия предприятия.

    Выставляем месяц нашего начисления (1), выбираем организацию (2), а также проставляем дату документа (3). Дата необходима нам для проверки состава отправляемых данных при синхронизации, так как документ маркируется именно ей. Поэтому рекомендуется ставить месяц, соответствующий месяцу отражения. Нажимаем «Заполнить» (4).

    Передаем данные из ЗУП

    Переходим в «Администрирование – Синхронизация данных – Настройки синхронизации данных» (можно сразу добавить с избранное, поставив рядом с названием звездочку), нажимаем «Синхронизировать» (1). Проверяем состав отправляемых данных (2).

    Наше отражение попадает в список отправляемых данных.

    При необходимости можно снимать документы с регистрации, то есть запрещать их отправку в Бухгалтерию.

    Принимаем данные, полученные из ЗУП в Бухгалтерии

    Переходим в раздел «Администрирование – Синхронизация данных — Настройка синхронизации данных». Нажимаем «Синхронизировать».

    Могут появиться предупреждения. Например, программа сопоставила две организации в двух конфигурациях и автоматически установила соответствие. От вас в этом случае потребуется лишь нажать «Подтвердить», пройдя по ссылке «Предупреждения».

    Проверяем, что перенеслось в Бухгалтерию, переходим в «Зарплата и кадры» – «Отражения зарплаты в бухучете».

    Наш документ перенесся.

    Чтобы программа с его помощью сформировала проводки, необходимо установить флаг «Отражено в учете» (1). Проверяем, сформировались ли проводки (2).

    «Ошибка: проводки не формируются»

    Проводки не сформируются, если на вкладке «Начисленный НДФЛ» не подтянулось поле «Регистрация в налоговом органе».
    Поле не заполнено, проводки программа сформировать не дает.

    Заходим на вкладку «Начисленный НДФЛ», в любой строке кликаем двойным щелчком мыши по пустому значению незаполненного поля, нажимаем F4. Из списка регистраций выбираем необходимую. Записываем изменения, закрываем документ. Вновь открываем. Все регистрации должны подтянуться. После этого проводки формируются.

    «Проводки сформировались, но не все»

    Если не сформировались проводки по счету затрат, значит этот счет у нас не выбран в способах учета зарплаты.

    А) Переходим в «Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – Отражение в учете – Способы учета зарплаты».

    Б) Либо мы можем быстро перейти туда же, дважды щелкнув по соответствующему полю «Способ отражения» в документе «Отражение зарплаты» на вкладке «Начисленная зарплата и взносы» и нажав F4, чтобы перейти в этот справочник.

    Выбираем требующийся способ отражения, в нем в обязательном порядке заполняем поля «Счет» и «Статьи затрат».

    После этого, все проводки в документе «Отражение зарплаты» должны сформироваться корректно.

    «Документы не переносятся»

    Если при нажатии кнопки Синхронизировать, переноса требуемых данных не происходит, это может быть по нескольким причинам.
    1) Дата, с которой настроено начало обмена в ЗУП
    Документы, имеющие период регистрации ранее этой даты – в обмен не попадут и в Бухгалтерию не отправятся. Например, у отчетности период регистрации – год. Поэтому даже если вы настроили начало обмена с февраля – никакая отчетность в обмен не попадет даже при попытках добавить ее в обмен принудительно. Необходимо настраивать синхронизацию с января.
    Настроить правила отправки и получения данных.
    2) Принудительная регистрация документов
    Часто документы не отправляются, т.к. в программе они уже помечены как не требующие отправки. Это может быть по причине того, что они уже отправлялись, либо, допустим, была сперва настроена дата синхронизации Апрель, а потом сменена на Март. В этом случае мартовские документы также необходимо будет принудительно добавить на регистрацию.

    Блокировка документа «Отражение зарплаты в бухучете»

    После проведения документа с установленным флагом «Отражено в учете», он приобретет вид неактивного, а при последующей синхронизации с ЗУП – неактивным станет и документ в ЗУП. После этого внесение в него изменений в ЗУП станет невозможным.

    Для внесения изменений потребуется снимать данный флаг в документе на стороне Бухгалтерии, синхронизировать базы и лишь после этого вы вновь получите возможность изменять файл «Отражение зарплаты» в ЗУП. Также есть «народный вариант» разблокировки – сразу в ЗУП вы помечаете данный документ на удаление и затем снимаете эту пометку.

Эта заметка вероятно заинтересует Вас, если вы уже работаете в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 после перехода со второй редакции и столкнулись с новыми форматами нумерации документов. Если вы только планируете переход на редакцию 3.0, то эта информация будет полезна во избежание дальнейших трудностей с корректной нумерацией.

Поддержка от 1200 руб. в месяц

Хотя я и использую слово «трудности», но на самом деле, разработчики позаботились о пользователях и по максимуму упростили восстановление нумерации документов в программе, и никаких сложностей возникнуть у Вас не должно.

Приведу небольшую инструкцию по «перенумерации» и расскажу о префиксах в новом формате номера.

В ПП 1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 был введен новый формат нумерации документов, и при создании нового документа программа автоматически присваивает ему новый номер по шаблону «0000 – 000000». Если на момент изменения нумерации у Вас уже имелись в программе документы, номер которых имеет другой формат (например, «00000000000» — одинадцатизначный номер, где первые три символа отведены под префикс организации), тогда номер у следующего нового документа будет выглядеть так «0000 – 000001», где первые два символа до знака дефиса отведены также под префикс организации.

Префикс организации задается в карточке организации и используется, если в базе ведется учет по нескольким юр. лицам, для корректной нумерации документов, относящихся к разным организациям рис.1.

рис. 1

Если изначально такой префикс был задан, то он никуда не исчезнет, только обрежется до двух символов, если он был длиннее, и номер будет выглядеть так — «ТД00-000001».

Многих пользователей смущают и префикс, и знак дефиса в номере, сразу скажу, что ни то, ни другое не выводится на печать и имеет строго «внутребазовое» назначение технического или логического уровня.

Возникает вопрос, для чего нужны еще два символа перед знаком дефиса. Как ни странно, но они тоже отведены под префикс – префикс информационной базы. С течением времени и прогрессом во всех областях постепенно преображается и обмен данными между различными программами, так вот в случае, если вы используете синхронизацию (новое современное названия обмена) с другими ПП 1С, например, 1С: Зарплата и управление персоналом 3.0 или 1С: Управление торговлей, то префикс базы просто необходим. Повторюсь, он также состоит из двух символов и задается в «Настройках синхронизации данных» (Администрирование – Настройки синхронизации данных рис.2), тут указано, для чего необходим префикс и где он будет проставляться в программе.

рис. 2

Предположим, изначально в базе был указан только префикс организации из трех символов «ТДК». Укажем еще префикс информационной базы «БП», префикс организации обрезан до двух символов автоматически «ТД».

При любых изменения в коде, будь то формат или новый префикс, для вновь созданного элемента программа автоматически присвоит первый код нового вида, в нашем примере это будет выглядеть как на рис.3.

рис. 3

Т

ак как нумерация за определенный период для документов должна быть сквозная, то новый номер совершенно нас не устраивает. Поэтому открываем документ снова и пытаемся изменить номер вручную. Программа предупредит об изменениях соответствующим сообщением , продолжаем изменение все равно.

Чтобы в дальнейшем при создании нового документа этого типа программа знала, какой номер должен быть следующим, задаем вручную номер, следующий за последним, в новом формате, в нашем примере он будет выглядеть так: «ТДБП-000006». И записываем документ

Создаем новый документ, записываем, убеждаемся, что номера теперь идут по порядку. Рис.4.

рис. 4

Эту последовательность действий необходимо будет выполнить для всех объектов, которые должны иметь сквозную нумерацию.

Напомню, что первые два символа – это префикс организации, вторые – префикс информационной базы, в печатную форму попадают только символы, идущие после знака дефиса, они могут так же иметь свой формат, содержать как цифры, так и буквы в зависимости от документа или вида операции и т.д.

Александра Люфт. Специалист Линии Консультации.

В этой статье подробно разберем «Как настроить синхронизацию 1С ЗУП 8.3 и 1С Бухгалтерия 8.3?»

1. Первоначальные настройки

1.1 Создание копии базы

1.2 Выбор способа учета зарплаты

1.3 Определение префиксов

1.4 Определение шаблонов проводок

2. Как настроить обмен в ЗУП?

2.1 Настройка обмена в БП

2.2 Настройка обмена в ЗУП

3. Как выполнить обмен данными?

Расчет зарплаты можно вести в «1С:Бухгалтерия предприятия” (далее будем называть БП). Такой вариант подойдет, если у нас организация небольшая и зарплату считать легко. Если же организация большая или есть сложные расчеты зарплаты, тогда удобнее использовать «1С:Зарплата и управление персоналом” (далее будем называть ЗУП).

При использовании двух этих программ между ними можно настроить обмен (по другому — синхронизация).

Получается такая схема работы:

  1. В ЗУП рассчитывается зарплата.
  2. Из ЗУП в БП передаются сведения о начисленной зарплате и ведомости на выплату денег.
  3. В БП формируются проводки и выплачивается зарплата.

В инструкции рассмотрим, как настроить обмен данными между этими программами.

Первоначальные настройки

Перед обменом нужно выполнить некоторые настройки.

1.1 Создание копии базы

Первым этапом в обязательном порядке делаем копии обеих баз. После этого можно приступать к следующим этапам.

1.2 Выбор способа учета зарплаты

В БП отметим, что учет зарплаты будет вестись в другой программе. Для этого:

1. Зайдем в меню «Администрирование — Настройки программы — Параметры учета”:

2. Выберем пункт «Настройки зарплаты”:

3. Раскроем пункт «Общие настройки” и отметим вариант «Во внешней программе”:

1.3 Определение префиксов

Укажем префиксы баз. Они нужны, чтобы понять, где был создан документ.

1. В БП зайдем в раздел «Администрирование — Настройки программы — Синхронизация данных”:

Установим флаг «Синхронизация данных” и укажем префикс базы:

2. В ЗУП зайдем в меню «Администрирование — Синхронизация данных”:

Ставим флаг «Синхронизация данных” и указываем другой префикс:

1.4 Определение шаблонов проводок

Для корректного создания проводок настроим справочник «Способы учета зарплаты”.

В БП откроем раздел «Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Настройки зарплаты”:

Нажимаем на ссылку «Способы учета зарплаты”:

Здесь указывается название, счет и статья затрат:

В ЗУП для этого справочника будет задаваться только наименование:

Для корректного создания проводок названия способов в БП и ЗУП должны совпадать.

После начисления зарплаты в ЗУП создается документ «Отражение зарплаты в бухучете”, в котором указывается способ отражения зарплаты:

При обмене этот документ будет передаваться в БП, и на основании способа отражения в БП будут сформированы проводки.

Как настроить обмен в ЗУП?

Начать настройку обмена можно в любой из программ. Рассмотрим на примере БП.

2.1 Настройка обмена в БП

1. Заходим в раздел «Синхронизация данных” и нажимаем ссылку «Настройки синхронизации данных”:

2. В открывшемся окне нажмем кнопку «Новая синхронизация данных”:

3. Находим пункт «Зарплата и управление персоналом, редакция 3” и нажимаем на ссылку с ее названием:

4. Далее выполняем действия в помощнике. Нажимаем «Настроить параметры подключения”:

4.1 Нужно определить, как будет выполняться обмен. Есть такие варианты:

    • Можно подключиться по локальной сети.
    • Можно подключиться через Интернет. Способ подойдет, если база ЗУП находится в другом офисе и запускается через Интернет (например, в браузере или в тонком клиенте).
    • Обмен через файл. Способ подойдет, если нет локальной сети между базами, и базы не работают через Интернет.

Выберем вариант подключения по локальной сети и нажмем «Далее”:

4.2 Затем указываем, где находится база ЗУП. Это может быть папка на нашем компьютере или в сети, либо на сервере 1С:

Также указываем, под каким пользователем можно зайти в ЗУП. Есть вариант входа через учетную запись операционной системы компьютера, либо указать логин и пароль пользователя базы ЗУП. Нажимаем «Далее”.

4.3 Будет выполнена проверка, есть ли доступ к ЗУП под указанными данными:

Если всё корректно, откроется окно:

Здесь мы проверяем названия баз и префиксы. Названия можно поменять. Нажимаем «Далее”.

Начнется процесс сохранения настроек:

При успешном выполнении выйдет сообщение:

Нажмем «Готово”.

5. Следующим шагом определим, какие данные будем отправлять в ЗУП. Нажимаем «Настроить правила отправки и получения данных”:

5.1 Указываем месяц, с которого будут выгружаться данные в ЗУП:

Нажимаем «Далее”.

5.2 Указываем, какие организации будут участвовать в обмене — все или только некоторые:

Нажимаем «Далее”.

5.3 Указываем, в бухгалтерию будет передаваться информация по каждому сотруднику по отдельности, либо общая информация по всем:

Выберем вариант «с детализацией по сотрудникам” и нажмем «Далее”.

5.4 Выйдет сообщение с результатами:

Нажимаем «Готово”.

6. Следующий шаг — первичная выгрузка данных, нажимаем «Выполнить начальную выгрузку данных”:

Затем нажимаем «Далее”:

Начнется выгрузка:

В завершение выйдет сообщение с результатами, нажимаем «Готово”:

На этом настройка обмена в БП завершена, переходим к настройке в ЗУП.

2.1 Настройка обмена в ЗУП

1. Заходим в раздел «Синхронизация данных” и нажимаем ссылку «Настройки синхронизации данных”:

Здесь мы видим настройку обмена с БП и надпись «Настройка не завершена”. Для продолжения настройки выполним двойной клик на строке с названием программы.

2. Откроется окно помощника:

Нажимаем ссылку «Настроить правила отправки и получения данных”.

2.1 Указываем месяц для начала обмена:

2.2 Выбираем организации:

2.3 Указываем настройку выгрузки сотрудников:

2.4 Нажимаем «Готово”:

3. Переходим к этапу сопоставления и загрузки данных:

Если до настройки обмена учет велся в обеих программах, то нужно вручную сопоставить данные:

Например, смотрим строку «Организации”. В ЗУП и БП есть по 5 организаций. Это либо одни и те же организации, либо разные. Для проверки выполним двойной клик по строке «Организации”:

Видим, что предлагается создать новые организации. Мы можем либо согласиться с этим, либо вручную указать соответствие организаций.

После проверки информации ставим флажки «Закончить сопоставление данных” и «Загрузить сообщение обмена”:

Нажимаем «Далее” и затем «Продолжить”.

Выйдет сообщение с результатами, нажмем «Готово”:

4. Выполним выгрузку данных:

Нажимаем «Далее”:

Начнется выгрузка данных:

В результате выйдет сообщение:

Нажимаем «Готово”:

На этом настройки завершены, можно выполнять обмен.

Как выполнить обмен данными?

В ЗУП рассчитали зарплату за январь, создали документ «Отражение зарплаты в бухучете”:

Для выполнения обмена:

1. В ЗУП заходим в настройки синхронизации данных.

2. Нажимаем «Синхронизировать”:

Запустится процесс:

Иногда пользователям и разработчикам нужно получить полные и подробные сведения о том, какая именно информация (справочники, документы) передаётся при обмене данными между приложениями платформы «1С:Предприятие 8» — например, при синхронизации приложений в сервисе «1С:Предприятие 8 через Интернет».

Опишем, как это можно сделать.

  1. Откройте в Конфигураторе локальную версию того приложения, из которого передаются данные.
  2. Откройте ветку конфигурации Общие | Планы обмена и выберите там раздел с описанием обмена данными с нужным приложением.

  3. В этом разделе выберите пункт Макеты | ПравилаОбмена.

  4. Выделите выведенный план обмена, щёлкнув его мышью и нажав комбинацию клавиш Ctrl-A. Скопируйте его в буфер обмена Windows, нажав комбинацию клавиш Ctrl-C.
  5. Запустите Блокнот Windows, и вставьте туда содержимое буфера обмена, нажав комбинацию клавиш Ctrl-V.
  6. Сохраните содержимое Блокнота в файл (нажав комбинацию клавиш Ctrl-S).
  7. В диалоговом окне сохранения файла:

    • в списке Тип файла выберите Все файлы (*.*);
    • кодировку файла выберите UTF-8;
    • в имени файла укажите расширение .XML.

  8. Установите конфигурацию Конвертация данных, редакция 2.1, если она не установлена. Эту конфигурацию можно получить в 1С:ИТС, данные для установки конфигурации находятся в папке \1CITS\EXE\Conversion.
  9. Запустите конфигурацию Конвертация данных и выберите режим Загрузить правила обмена данными.

  10. В качестве входного файла выберите сохраненный ранее XML-файл с правилами обмена, и нажмите кнопку Загрузить.

  11. Конфигурация Конвертация данных загрузит правила обмена и покажет их в удобном для восприятия виде:

Выведенные правила обмена покажут, как передаются данные из выбранного в п. 1 приложения. Чтобы получить правила передачи данных в обратном направлении (то есть, в выбранное в п. 1 приложение), следует в п. 3 выбрать ветку конфигурации Макеты | ПравилаОбменаКорреспондента.