1С эдо как пригласить контрагента

Пригласить контрагента обмениваться ЭД (электронными документами) – не просто формальность, а вид обязательной процедуры, предусмотренной соглашением на электронный документооборот с контрагентами 1С. В этой статье мы рассмотрим ее нюансы, а также дадим пошаговую инструкцию по работе с приглашениями в бухгалтерской программе.

После регистрации в сервисе электронного документооборота участник получает идентификатор, используемый в дальнейшем для обмена с другими пользователями системы. Зная уникальный идентификатор контрагента, по его трем начальным символам можно определить оператора ЭДО, которым он пользуется (например: 2АЕ – Калуга Астрал, 2ВМ – СКБ Контур (Диадок), 2AL– Такском и т.д.).

Отправить приглашение в ЭДО можно любому контрагенту, независимо от того, услугами какого оператора он пользуется. Максимально простое взаимодействие доступно, если организации используют одного оператора электронного документооборота. Между операторами ЭДО с прямым роумингом действуют автоматически настроенные правила.

Если автоматический роуминг отсутствует, с некоторыми операторами можно настроить роуминг по заявлению (так называемый «ручной» роуминг, когда операторы обеих сторон-участниц обмена настраивают связь «вручную»). Каждый аккредитованный оператор обеспечивает доставку приглашения в адрес любого другого аккредитованного оператора, с кем заключена договоренность по обмену.

Автоматический роуминг реализован между операторами ЭДО, которые входят в 1С:Хаб: Калуга Астрал, Тензор, Линк-сервис, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр. Если ваш контрагент подключен к Контур.Диадок, то придется проходить длительную и трудозатратную процедуру настройки роуминга, которая может занимать от 5 до 30 дней.

При этом статус настройки роуминга необходимо отслеживать вручную.

Внедрим ЭДО с быстрой настройкой роуминга с различными операторами

Технология ЭДО без роуминга с любым оператором

Можно ли организовать ЭДО с контрагентами без роуминга с любым оператором? Да, сегодня существуют технологии, которые позволяют организовать универсальный, независимый от операторов ЭДО сервис. Эксперты компании WiseAdvice, которая является официальным партнером фирмы «1С» и Контур, разработали сервис WA:ЭДО с прямой интеграцией с 1С:ЭДО и Контур.Диадок. В сервисе WA:ЭДО реализована автоматическая настройка роуминга со всеми операторами, а обмениваться документами можно в едином интерфейсе через Личный кабинет, 1С или электронную почту.

Еще к плюсам сервиса можно отнести:

  • механизм автоприглашения;
  • простоту подключения и удобство использования;
  • выгодную цену на исходящие – 7 руб. за комплект;
  • автоматическое отображение информации о том, принял ли контрагент приглашение и настроен ли роуминг;
  • глубокую интеграцию с 1С;
  • маршруты согласования;
  • автоподпись документов по заданным критериям.

Технология безроумингового ЭДО доступна как:

  • Сервисная модель – подключение к сервису WA:ЭДО;
  • Корпоративное внедрение на вашей территории – программный комплекс WA:ЭДО КОРП.

Быстро внедрим простой, удобный и экономичный ЭДО без роуминга

Как пригласить контрагента в ЭДО 1С 8.3: пошаговая инструкция

Рассматриваемый пример выполнен в конфигурации «1С:Бухгалтерия 3.0» версии КОРП. Обратите внимание, если обмен документами настраивается по заявлению («ручной» роуминг), создание настроек и отправка приглашений в 1С не требуется: они появляются в системе автоматом, поскольку все процедуры выполняются сотрудниками технической поддержки.

  • В «Администрирование-Настройки программы» кликнуть на «Обмен ЭД».

Рис.1 Раздел обмена

  • Здесь развернуть «Обмен с контрагентами». Откроется поле с несколькими флажками и ссылками, где нужно найти и кликнуть на ссылку «Настройки ЭДО».

Рис.2 Переход к настройкам

  • Откроется список приглашений на закладке настроек отправок. В верхнем меню жмем «Создать».

Рис.3 Создание новой отправки

  • Выбираем организацию/отправителя и контрагента/получателя, для которого настраивается использование ЭДО. Учетные записи установятся автоматом. Когда учетная запись в базе не найдена, доступна отправка по электронной почте. Следует снять галочки напротив тех документов учета, с которыми не планируется работать.

Рис.4 Настройка отправки

  • Нажать на «Статус приглашения». Программа покажет диалоговое окно с предупреждением о необходимости записать документ. Ответить «Да».

Рис.5 Запись изменений

  • В открывшемся окне отправки проверяем отображаемые данные, если нужно меняем текст, а когда все задано корректно, жмем «Отправить».

Рис.6 Отправка приглашения

  • Получим оповещение об успешной отправке. В случае ошибок, появится информация о них и первичные рекомендации по решению проблемы.

Рис.7 Завершение отправки

Отправленное приглашение содержит ссылки на необходимые инструкции для правильной настройки. После настраивания системы с другой стороны, электронные документы будут отправлены автоматически. Состояние отправленных приглашений можно отслеживать в одноименной папке в «Текущих делах».

Рис.8 Рабочее место «Текущие дела»

Как принять приглашение для начала обмена электронными документами?

  • Открываем «Текущие…». Во многих конфигурациях данный раздел находится в «Сервисе». В нашем примере ссылка на него есть в меню «Продажи» и «Покупки».
  • В каталоге «Приглашения» в левом меню выбираем подкаталог «Требуется согласие».
  • Отбираем нужного контрагента из списка.
  • Жмем «Принять».

Рис.9 Принять приглашение

  • Теперь электронный документооборот между организациями в 1С начнет работу автоматом.
  • В некоторых случаях, например, когда приглашение получено ошибочно, его нужно просто отклонить. Для этого выделяем его в списке и жмем нужную кнопку.

Рис.10 Отклонить приглашение

Как отозвать приглашение?

В системе доступен отзыв ожидающих подтверждения и принятых контрагентом приглашений ЭДО. Это действие можно выполнить в любой момент времени, пройдя следующие шаги:

  • В «Текущих делах-Приглашения» выбрать отправленное или принятое сообщение, которое хотим отозвать.
  • Открываем его форму.
  • В нижней части формы жмем «Отозвать».

Рис.11 Отозвать приглашение

Обязательная процедура приглашения контрагентов к обмену не должна вызвать сложностей. Но напомним, что предприятия торговли сейчас имеют возможность обмениваться с контрагентами УПД, содержащим сведения о маркировке продукции, а значит, потребуется дополнительная настройка и интеграция с системой маркировки.

Наша компания специализируется на подключении к сервису электронного документооборота, поэтому, связавшись с нами любым удобным для вас способом, вы получите всестороннюю помощь в этом вопросе.

В сервисе 1С-ЭДО пользователи 1С могут обмениваться с контрагентами любыми электронными документами: каталогами товаров, заказами, накладными, актами, УПД/УКД, произвольными электронными документами. Для таких электронных документов реализована возможность использования электронной подписи и настройки маршрутов подписания документов. Для входящих электронных документов имеется возможность сопоставлять номенклатуру электронного документа с данными информационной базы и автоматически создавать документ для отражения в учете.
Но электронный документооборот может использоваться не только при обмене между организациями. В текущих реалиях компании ищут возможности более широкого применения ЭДО.
По просьбам пользователей поддержана возможность использования электронной подписи и электронного документооборота для внутренних документов информационной базы. Новый функционал позволит сотрудникам компании, в том числе работающим удаленно, оформлять документы быстро, без необходимости их распечатывания и заверения рукописной подписью. Для компании – это способ не только оптимизировать свои бизнес-процессы по оформлению любых хозяйственных операций, но снизить затраты на расходные материалы и бумагу.

Пользователи могут подписывать такие документы, как авансовый отчет, расходный кассовый ордер, инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, накладная на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, отчет производства за смену и многие другие документы.

Как реализовано подписание внутренних документов

Если документ в программе 1С имеет печатную форму, то его можно подписать электронной подписью и такой документ при просмотре в программе будет отображаться со штампом (отметкой) электронной подписи. Процесс направления документов на подписание выглядит так:

Каждый электронный документ может быть закреплен за своим ответственным, что позволяет распределять обработку электронных документов между сотрудниками и отслеживать электронный документооборот. Возможность подписания внутренних документов реализована как в формах документов и списке документов, так и в форме «Текущие дела ЭДО». При необходимости электронный документ возможно отклонить или аннулировать.

Ст. 5 Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» определяет следующие виды электронной подписи – простую и усиленную. Для подписания внутренних документов информационной базы с помощью сервиса 1С-ЭДО можно использовать как простую, так и усиленную квалифицированную подпись. В качестве простой электронной подписи применяется логин и пароль, с которыми пользователь входит в информационную базу 1С. Доступны шаблоны документов, которые обеспечивают правовые основания применять простую подпись для подписания внутренних документов: Положение об использовании простой электронной подписи, Приказ об утверждении Положения и Лист ознакомления сотрудника с Положением.

Как начать использовать внутренний ЭДО

Для использования нового функционала в программе 1С в «Администрировании» должны быть включены опции «Сервисы ЭДО» и «Использовать внутренние электронные документы» (последняя опция будет доступна, если функционал встроен в прикладное решение). В этом случае в печатной форме документа появится гиперссылка с предложением оформить документ в электронном виде. При переходе по гиперссылке откроется помощник настройки.

Помощник последовательно предложит указать основные параметры для внутреннего ЭДО: выбрать тип электронной подписи, добавить или заказать сертификаты, задать маршрут подписания. При выборе простой электронной подписи будет предложено сформировать документы, обеспечивающие легитимность применения данного типа подписи для внутреннего электронного документооборота.

Для получения уведомлений о необходимости подписания документов, потере актуальности электронного документа, отклонении или аннулировании внутреннего электронного документа нужно включить систему взаимодействия – сервис 1С:Диалог. Опция называется «Использовать сервис 1С:Диалог» и находится в «Администрировании / Настройки программы».

Возможность формирования и отправки учетного документа контрагенту через сервис 1С-ЭДО, печатная форма которого настроена в программе 1С для внутреннего ЭДО, пока не поддерживается.

Настройка при использовании внутреннего ЭДО

Если по организации уже была создана настройка внутреннего ЭДО для одного вида документа учета, то настроить использование других видов документов можно из справочника «Организации», нажав на кнопку «ЭДО» и выбрав пункт «Настройки внутреннего ЭДО». Здесь можно выбрать виды документов, которые будут использоваться для подписания, настроить список печатных форм по каждому документу, а также настроить маршрут подписания – как общий для всех печатных форм документа, так и раздельно по каждой.

Кроме того, просмотреть и при необходимости изменить настройки внутреннего документооборота возможно также из формы общих настроек ЭДО.
Функционал внутреннего ЭДО реализован в БЭД (1С:Библиотеке электронных документов) версии 1.7.2 и будет доступен по мере обновления прикладных решений. С пользовательской документацией можно ознакомиться на сайте ИТС.

Видеоинструкция по использованию функционала внутреннего ЭДО