1С не заполняет книгу покупок

Инструкция о том, как сформировать книгу покупок (продаж) в 1C Бухгалтерия 8.3 пошагово. Эта тема затронута не только из-за того, что требуется инструкция по вводу отчетности в программе. Но также и потому, что вопрос налоговых вычетов и возмещений из бюджета является довольно острым, как для руководителей компаний, так и для работников налоговых органов.

1. Книги как отчеты по НДС

2. Учет НДС простыми словами

3. Первый шаг: настройки учетной политики

4. Как сформировать счет-фактуру (СФ) на реализацию?

5. Корректировка реализации в 1С: 8.3

6. Отражение оплаты аванса покупателя в 1С

7. Возврат произведенной частичной оплаты контрагенту

8. Учет полученных счет-фактур в 1С

9. Корректировочный счет-фактура от поставщика: учет в 1С

10. Учет НДС с авансов поставщику

11. Формирование дополнительных листов в Книге покупок и Книге продаж в 1С

12. Оформление Книги покупок и Книги продаж (Кпп) при закрытии периода

13. Экспресс-проверка в системе

14. Важность этапов формирования книг

15. Видео-инструкция «Как сформировать книгу покупок (продаж) в 1С»

Только нарушение в ведении рассматриваемых книг, по сути своей, не является основанием для того, чтобы налоговики отказали в вычете. Однако, у специалистов налоговых органов свой взгляд на этот вопрос. Поэтому в судах так много дел относительно этого налога.

И если в случае встречной проверки доказав должную осмотрительность фирма не лишится права на вычет, то в случае грубых ошибок в заполнении книг, такое вполне возможно. Именно поэтому требуется вести надлежащий учет и вносить корректные данные по коммерческой деятельности.

Прежде чем приступить к пояснению о том, как формировать Книгу покупок (продаж) в системе, необходимо понять, что они собой представляют. Далее, определить основные моменты учета НДС. После этого перейти к рассмотрению создания документов, благодаря которым происходит отражение записей в Книге покупок (продаж). Затем научиться проверять корректность внесенных данных перед формированием отчетов.

Содержание

Книги как отчеты по НДС

Книга покупок и Книга продаж – это обычные отчеты. Они формируются простым нажатием кнопок в соответствующем разделе программы.

Особенность ведения заключается в том, чтобы в этих книгах данные отражались корректно.

Как проверить те данные, которые хранятся в системе, и как их подкорректировать, чтобы отчетность по НДС была сформирована верно, рассматривается в настоящей статье.

Книга покупок (КП) содержит в себе информацию обо всех приобретениях предприятием, в которых НДС выделяется отдельно и может быть возмещен. Данные в КП попадают из счетов-фактур, выписанных поставщиком.

Книга продаж (КПр) несет информацию обо всех операциях, когда организация реализовывала свою продукцию или имущество, оказывало услуги, при которых контрагенту выставлялся НДС. Данные о таких действиях в КПр поступают также из выставленных счетов-фактур организацией.

Формы и правила ведения перечисленных отчетов и документов утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 года №1137.

Учет НДС простыми словами

В конце прошлого века в нашей стране был установлен налог на добавленную стоимость, который, по сути, заменил применяемый ранее взимаемый государством процент с продаж. НДС является косвенным налогом, им облагают любую продажу на предприятиях, применяемых общую систему налогообложения.

Долгое время ставка налога составляла 18%, с 2019 года ставку увеличили до 20%.

Как и с любым налогом, есть возможность льготных ставок и освобождения от уплаты НДС. В статье мы не будем останавливаться на этом вопросе, информацию можно получить, изучив Налоговый Кодекс и соответствующие акты.

У фирмы, проще говоря, существует обязанность уплаты НДС с товаров, поступающих от поставщика, и с продукции, реализуемой самой организацией. Во избежание «задвоения» сумм налога, установлен порядок его расчета. Он отражен на схеме, представленной ниже:

Налог к уплате находит свое отражение в КПр, «входной» НДС – в КП, восстановленный – в зависимости от ситуации может попадать в любую из книг.

По итогам квартала фирме необходимо рассчитать налог к уплате в бюджет. Если сумма «входного» превышает сумму налога с реализации, то появляется НДС к возмещению. Это та сумма, которую бюджет возмещает организации.

Самый простой пример:

Продали продукцию — 300 руб., в т.ч. НДС 50 руб.

Приобрели МПЗ — 600 руб., в т.ч. НДС 100 руб.

50 – 100 = -50 руб. к возмещению из бюджета.

Теперь, когда общие положения понятны, можно двигаться дальше.

Первый шаг: настройки учетной политики

Для того, чтобы информация из документов, оформленных в программе, верно разносилась по счетам учета, требуется произвести настройки положений учетной политики (УП) в системе.

Для этого в меню «Главное» выбрать «Настройки» и кликнуть на строке «Налоги и отчеты». Если нажать «Учетная политика» в разделе «Настройки», то откроется окошко настроек бухучета. Для настройки правил налогового учета и отчетности нужно перейти в «Налоги и отчеты».

  • В разделе НДС проставить галочки напротив тех положений, которые установлены в УП предприятия.
  • В строке «Контролировать долю вычета» имеет смысл указать 89%. Потому что одной из оценок риска является превышение 89% доли вычетов по НДС от суммы начисленного налога. При этом берется период 12 месяцев, согласно Приказу ФНС России № ММ-3-06/333 от 30.05.2007 г. Однако, в программе рассматривается период в квартал, т.к. отчетность сдается ежеквартально.
  • Далее выбрать порядок регистрации счетов-фактур на аванс. Программа предоставляет следующие варианты:

Обычно выбор делается в пользу первых двух законодательно установленных вариантов, если на предприятии не установлено иное.

Как сформировать счет-фактуру (СФ) на реализацию?

При продаже товаров и оказании услуг в 1С: Бухгалтерия 8.3 создается документ реализации через меню «Продажи» в разделе «Реализация (акты, накладные)» кнопкой «Реализация» и выбором объекта. В нижней части появляется клавиша «Выписать счет-фактуру». Автоматическое формирование СФ происходит после заполнения накладной (акта) и клика на эту кнопку.

После этого появится подсвеченная строка с данными СФ. Клик на эту строчку открывает СФ, где можно проверить информацию и распечатать, нажав на «Печать».

В накладной (акте) ниже под строкой с данными СФ также появляется подсвеченная строка «Начать обмен электронными документами с контрагентом». Нажатием на нее начнется поименованная операция.

Формирование СФ при розничных продажах не предусмотрено, в связи с тем, что информация о налоге отображается в чеке. Для того, чтобы данные о начисленном НДС отразились в Книге продаж, необходимо составить Справку-расчет кассира при формировании кассового Z-отчета в конце смены.

В меню Продажи, в разделе «Розничные продажи» необходимо выбрать «Отчеты о розничных продажах». Нажатием на кнопку «Отчет» и выбором в выпадающем меню раздела «Розничный магазин» откроется документ «Отчет о розничных продажах».

После заполнения этого документа сформируются проводки. Кроме того, информация об НДС с продаж отразится в регистре «НДС с продаж» и, соответственно, попадет в Книгу продаж.

Далее рассматриваются действия с корректирующим счетом-фактурой.

Корректировка реализации в 1С: 8.3

Два года назад перед тем, как подняли ставку НДС, ФНС постановила, что СФ, независимо от причин происходящих изменений, отражается как корректировочный. И вносить такие изменения может только поставщик в своих актах.

Чаще всего изменения бывают в количестве переданной продукции, также бывают элементарные ошибки в подсчетах, описки. Вместе с тем, нужно понимать разницу между КСФ и исправленным СФ.

КФС – продолжение исходного СФ, он заполняется по согласованию сторон в случае изменения цен, недопоставки или излишней поставки продукции и пр. КФС не может существовать без первоначального СФ.

Исправленный СФ представляет собой другую (измененную) версию первоначального документа. При его выставлении нет смысла согласовывать это с контрагентом, т.к. ИСФ создают при описках и ошибках в расчетах в первоначальном СФ.

В программе корректировочный счет-фактура (КСФ) оформляется так:

  • Для начала в меню «Продажи» в одноименном разделе нажимается строчка «Корректировки реализации».
  • Затем клавишей «Создать» открывается новая форма. В ней заполняются необходимые поля.
  • В поле «Вид операции» есть возможность выбора между «Корректировка по согласованию сторон» или «Исправление в первичных документах».
  • Чтобы выбрать тип документации используется поле «Основание». Например, выбирается «Реализация (акт, накладная)», где вносятся изменения.

После того, как шапка формы заполнена, можно вводить информацию непосредственно о ТМЦ.

Нажать «Добавить» и проконтролировать, что в табличке заполнен товар из накладной, внести корректировки в строке «после изменения». Кроме того, в этой же табличной вкладке можно отобразить корректировки не только по товарам, но также и по услугам, и по агентским услугам. Вкладка «Расчеты» предназначена для уточнений по зачету аванса, вкладка «Дополнительно» содержит поля об отправителе и получателе груза, ответственных лицах и т.п.

Под таблицей располагается кнопка «Выписать корректировочный счет-фактуру». Когда КСФ выписан, появляется его дата и номер. Если кликнуть на эту строчку, то откроется корректировочный счет-фактура.

В корректировочном счете-фактуре отражаются данные об увеличении или уменьшении суммы документа после корректировки и, соответственно, налога.

Если суммы уменьшатся, данные попадут в КП, увеличатся – в КПр.

Отражение оплаты аванса покупателя в 1С

Ранее поднимался вопрос об учете НДС с авансов. Отметим, что в коммерческой практике существуют различные варианты предварительных оплат, каждый из которых имеет свои особенности. Здесь пойдет речь непосредственно об авансах. Тема задатков, обеспечительных платежей или гарантийных взносов в данной статье не рассматривается.

Сам аванс представляет собой частичную оплату по договору. Соответственно, если договорные обязательства не могут быть исполнены, то такую оплату нужно вернуть. Притом, что уже были отражены все события в системе.

Весь процесс совершения частичной оплаты и ее возврата рассмотрен в этом разделе.

Чтобы отразить в учете поступление аванса от покупателя бухгалтер выставляет сначала покупателю счет. С одной стороны, счет не является обязательным документом, с другой стороны, он существенно облегчает задачу по взаимодействию с контрагентом в рамках поставки. Ведь в нем перечислены все позиции, выделены общая сумма и налог, указаны реквизиты сторон.

Для этого в меню «Продажи», выбирается раздел «Счета покупателям» и заполняются в открывшемся окне все необходимые поля с указанием договора, заключенного контрагентами.

Поступление частичной оплаты можно оформить непосредственно из Счета – нажать «Создать на основании» — «Поступления на расчетный счет».

Также можно воспользоваться меню «Банк и касса» в разделе «Банковские выписки» внести данные кнопкой «Поступление».

Обычно в счете указывается срок его оплаты, чаще всего это 3-5 дней с момента выставления.

Следует обратить внимание, что по законодательству на суммы не зачтённых в течение 5 к.дн. авансов, положено выписывать СФ на аванс. Поэтому следует тщательно отслеживать приход денег и своевременно выписывать СФ.

Сделать это можно одним из следующих способов:

  • внутри документа «Поступление на расчетный счет» кликнуть на «Создать на основании» и выбрать «Счет-фактура выданный»;
  • в меню «Банк и касса» выбрать раздел «Регистрация счетов-фактур на аванс», установить дату или период и нажать кнопку «Заполнить».

Любой из этих способов позволит оформить СФ на аванс. Отличием от СФ на полную оплату будет «Код операции» — 2, обозначающий, что данный СФ выписана на аванс.

Вообще, рекомендуется даже при автоматическом создании СФ проверять корректность введенной информации, коды, суммы.

Возврат произведенной частичной оплаты контрагенту

На практике происходит и так, что акты были выписаны ошибочно, по факту на складах отсутствуют указанные ТМЦ. Возможно, что произошло ЧП, часть продукции оказалась испорченной. Наступает ситуация, когда договорные отношения расторгаются.

В том случае, если по каким-то причинам происходит расторжение договора, и контрагент требует вернуть произведенную им частичную оплату, следует предпринять такие действия.

В реестре открыть «Поступление на расчетный счет» от данного покупателя, нажать «Создать на основании» и выбрать «Списание с расчетного счета». Откроется окно, в котором механически заполнены практически все поля. В «Вид операции» будет отмечено «Возврат покупателю».

Чтобы предъявить сумму НДС с частичной оплаты к вычету, надо воспользоваться в меню «Операции» разделом «Закрытие периода». Затем выбрать подсвеченную строку «Регламентные операции НДС». После нажатия на «Создать» в открывшемся окне и выбора «Формирование записей книги покупок» установить дату, выбрать вкладку «Полученные авансы» и нажать кнопку «Заполнить».

В таблице отразится информация по возвращенному авансу. Проводки можно увидеть, если кликнуть на «ДтКт».

Данная операция отразится в КП.

С одной стороны, возникает ощущение, что отражать частичные оплаты и контролировать их зачет довольно сложно, с другой стороны, программа 1С позволяет делать это все практически на автомате.

Учет полученных счет-фактур в 1С

Оформление происходит по аналогии с реализацией, только здесь выбирается меню «Покупки», раздел «Поступление (акты, накладные)», где через «Поступление» осуществляется выбор соответствующей формы, например, «Поступление товаров: Накладная».

  • В шапке указывается информация о номере и дате входящей накладной, наименовании контрагента, договоре и выставленном счете.
  • Выбирается склад, куда приходуются ТМЦ.
  • Ставится галочка, если оригинал получен организацией.
  • Таблица формы заполняется клавишами «Подбор», «Добавить» или «Добавить по штрихкоду».

Если предварительно организация получала счет, то можно ввести информацию в таблице автоматически. Просто выбирается счет в одноименном поле. После заполнения, под таблицей появляется строка «Счет-фактура», где следует ввести номер и дату акта, полученного от поставщика. После чего кликнуть «Зарегистрировать».

Ниже подсвечивается строка «Пригласить к обмену электронными документами», нажатие на которую позволяет совершить одноименную операцию.

При клике на строчку с СФ открывается сама форма, которую можно распечатать. Она содержит в себе сведения о налоге.

Нажатием на «ДтКт» открывается информация о проводках, где видно, что НДС учтен, а во вкладке «НДС Покупки» отражено событие о предъявлении НДС к вычету. Соответственно, запись будет отражена и в КП.

Далее будут рассмотрены нюансы оформления при внесении изменений поставщиком в выставленные СФ, а также по действиям с частичными оплатами.

Корректировочный счет-фактура от поставщика: учет в 1С

В том случае, если организация получила измененный пакет накладных и СФ от контрагента, бухгалтерия должна оформить исправления и в своих накладных, внесенных в 1С. Для этого в меню «Покупки», в разделе «Поступление» в списке нужно найти первичку от поставщика. Кликнуть правой клавишей мыши и в выпадающем меню выбрать «Создать на основании», затем «Корректировка поступления».

На вкладке «Главное» установить галку напротив «Восстановить НДС в Книге продаж». На вкладке «Товары» внести данные об изменениях в строках «после изменения». Под табличной частью внести информацию о полученном корректировочном СФ и нажать кнопку «Зарегистрировать».

По клику на подсвеченную строку с зарегистрированным КСФ откроется сама форма с отраженными в ней данными об изменении общей суммы и суммы налога. После нажатия на «ДтКт» откроются проводки по восстановлению НДС, эта информация отразится и в КП.

Учет НДС с авансов поставщику

С уплаченными и возвращенными контрагенту частичными оплатами в 1С ситуация складывается аналогично приведенному в разделе про авансы покупателю, только теперь предприятие играет противоположную роль. Соответственно, вначале на основании выставленного счета проводится оплата. Эта операция оформляется документами «Счет от поставщика» и после заполнения, по клавише «Создать на основании» формируется «Платежное поручение».

Также платежное поручение (ПП) можно вызвать самостоятельно из меню «Банк и касса».

В ПП указывается сумма аванса и НДС с него. ПП проводится и закрывается одноименной кнопкой. На основании ПП по клику правой клавишей на него в списке можно выбрать «Списание с расчетного счета», благодаря чему отразятся проводки по списанию денежных средств. А уже по введенному на его основании «Счету-фактуре полученном» отразится сумма налога в КП. Увидеть это отражение можно нажав в СФ «ДтКт» и выделив вкладку «НДС Покупки».

Если по каким-то причинам договор расторгается, то возврат аванса от поставщика оформляется следующим образом.

В меню «Банк и касса» (раздел «Банковские выписки») выбирается операция «Поступление на расчетный счет». В документе помимо информационных полей заполняется «Вид операции» — «Возврат от поставщика».

Непосредственно восстановление НДС, который был принят к учету с оплаченного аванса, необходимо через меню «Операции» и раздел «Закрытие периода», перейти к «Регламентным операциям по НДС».

Далее выбрать дату и нажать кнопку «Заполнить». В табличке отразится действие по восстановлению НДС с авансов. Проверить корректность отражения можно нажатием «ДтКт», в результате чего на вкладке НДС Продажи будет видно, что налог с возвращенного аванса восстановлен.

СФ необходимо провести и закрыть одноименной кнопкой.

Формирование дополнительных листов в Книге покупок и Книге продаж в 1С

Случается, что необходимо провести корректировку реализации или поступления прошлого периода. Проще говоря, когда документ был сформирован в предыдущем квартале, а ошибка обнаружена в текущем. В этом случае корректировка будет отражена в дополнительных листах Книги покупок или Книги продаж (Кпп).

Пример: 04.02.2020 г. Фирма реализовала контрагенту «Сапфир» товар в количестве 100 шт. за 18000 руб., в т.ч. 20% НДС 3000 руб.

В апреле была выявлена ошибка в количестве отпущенного товара.

Необходимо в разделе «Реализация (акты, накладные)» выбрать накладную организации «Сапфир», затем правой клавишей мыши кликнуть на строку и выбрать «Создать на основании» — «Корректировка реализации». Внести верное количество в открывшейся форме и зарегистрировать исправленный СФ.

Затем в меню «Операции» выбрать «Регламентные операции НДС» и при помощи кнопки «Создать» открыть «Формирование записей книги продаж».

В табличке на вкладке «Уменьшение стоимости реализации» нажать кнопку «Заполнить». Появится строка с корректировочными данными. В колонке «Запись доп.листа» нужно поставить галочку. Затем провести и закрыть документ одноименной кнопкой.

Если все проведено корректно, при создании Книги продаж будут сформированы дополнительные листы, содержащие корректировку по документу прошлого периода.

Аналогичным образом, только через «Корректировка поступления», оформляются изменения в предыдущих периодах в документах поставщиков.

Оформление Книги покупок и Книги продаж (Кпп) при закрытии периода

Прежде чем окончательно сформировать Кпп по окончании периода, необходимо проверить корректность всех проведенных операций. Программа 1С позволяет сделать это быстро и четко.

Какие шаги необходимы?

Во-первых, надо проверить наличие первичных документов и их отражение в программе. Это касается:

  • Банковских документов: поступление в кассу и поступление на расчетный счет. Здесь проверяется правильность указания НДС, т.к. на основании этих сведений формируются СФ, например, на авансы.
  • Актов и накладных на поступившие товары и услуги на правильность указания НДС, а также зарегистрированные СФ по описанным событиям.
  • Документов на реализацию услуг и товаров аналогично предыдущим.

Проверить наличие счетов-фактур в крупной фирме ручным способом сложно, поэтому в программе 1С есть возможность автоматической проверки.

Для начала в меню «Отчеты» выбирается раздел «Наличие счетов-фактур». Выставляется период, например, 1й квартал 2020 года, нажимается «Сформировать» и программа выдает таблицу, в которой видно, все ли накладные имеют счета-фактуры и все ли оригиналы получены.

Если высвечивается отсутствие счета-фактуры, необходимо проверить первичку. Попасть в документ можно прямо из таблицы, кликнув на строку левой клавишей мыши. В том случае, если СФ есть в бумажном варианте, нужно оформить его и в программе.

Затем в меню «Отчеты» выбрать «Отчетность по НДС», где будет предложено провести проверку регламентных операций и перепроведение документов за установленный период.

Перепроведение необходимо делать в любом случае, т.к. в период подготовки и оформления первички, могли вносится изменения и надо восстановить последовательность событий.

Все регламентные операции в данной форме отражены в той последовательности, в которой нужно их выполнить.

Итак, опираясь на представленный пример, проводится «Перепроведение документов». По завершению действия напротив строки с наименованием автоматически проставляется галочка.

Далее следует кликнуть на строчке «Регистрация счетов-фактур на аванс». В открывшейся форме вводится период и нажимается кнопка «Заполнить», а затем «Выполнить».

В появившемся списке кликом на СФт можно его развернуть и посмотреть.

Наиболее часто встречающиеся ошибки в заполнении счетов-фактур:

  • неверный код операции;
  • не проставлен вид счета-фактуры;
  • не проставлена галочка в счетах-фактурах полученных напротив строки «Отразить вычет НДС в книге покупок»;
  • не сформирован счет-фактура на аванс, если прошло больше 5 дней с момента его получения.

Далее предлагается провести «Формирование сводной справки по розничным продажам». Кликаем, в открывшемся окне выбираем период и нажимаем «Заполнить». Данные формируются на основе отчетов о розничных продажах. Кроме того, отсюда можно распечатать «Сводную справку по розничным продажам», в которой будут отражены суммы НДС реализованного товара.

Далее по предоставленным подсказкам надо нажать на «Формирование записей книги продаж» — один из основных пунктов по теме настоящей статьи. Затем взять реестр банковских документов, реализации и поступления и проверить, по каким из них не были сформированы записи книги продаж. Сформировать записи. Затем нажать «Формирование записей книги покупок» и по аналогии проверить и внести записи.

Экспресс-проверка в системе

После того, как рекомендуемые регламентные операции выполнены, предлагается пройти «Экспресс-проверку ведения учета». При нажатии на эту кнопку открывается форма, в которой указано сколько ошибок есть в Положениях учетной политики, ведении Кпп.

Нажатием на значок слева от строки разворачиваются конкретные операции, где присутствует ошибка. Кроме того, разъясняются возможные причины ошибки и способы ее корректировки.

После клика на строку с решением программа предлагает, в данном примере, провести перенумерацию за весь год.

После того, как все ошибки будут исправлены, можно переходить к формированию Книги покупок и Книги продаж. Для этого можно нажать на эти документы в отчет «Отчетность по НДС», либо отдельно из меню «Отчеты» в разделе «НДС» выбрать соответствующие строки.

При формировании Кпп через кнопку «Показать настройки» можно выбрать «Формировать дополнительные листы» за корректируемый или текущий период и поставить галочку «Выводить только доп.листы». Как было рассмотрено выше, доп.листы формируются, если в текущем периоде производилась корректировка документов прошлого периода.

Далее выбирается период и нажатием кнопки «Сформировать» открывается форма Книги покупок (продаж). При проставлении соответствующей галочки формируются и дополнительные листы.

Программа позволяет распечатать данный документ или выгрузить его.

Аналогичным образом формируется Книга продаж. Настраивается формирование дополнительных листов, при этом появляется подсказка о том, как это сделать.

После того, как настройки выполнены и период указан, по кнопке «Сформировать» заполняется Книга продаж и дополнительные листы к ней.

Таким образом, само действие по формированию Книги покупок и Книги продаж не представляет сложности. А сам процесс подготовки и учета операций с налогом на добавленную стоимость является важным элементом формирования отчетов о произведенных покупках и продажах и начисленного с них НДС.

Важность этапов формирования книг

Почему так сильно заостряется внимание на грамотном заполнении Кпп? Дело в том, что Федеральная налоговая служба получила возможность (см. 74 П. 5.1 ст.174 Налогового Кодекса Российской Федерации «Экономика и социум» No6(19) 2015) проведения тотального камерального контроля путем получения автоматической сверки полученных в электронном виде книг покупок и продаж всех налогоплательщиков. Ранее ФНС могла производить осмотр документов только в рамках выездной налоговой проверки.

Следовательно, теперь у органов появилось больше возможностей для привлечения действующих компаний к ответственности за нарушение учета.

Самое интересно, что если налоговики выявят расхождения в пользу бюджета, то к ответственности могут и не привлечь. Но если ошибки занизили налогооблагаемую базу или завысили объем возмещений, то здесь не избежать судебных споров.

Соответственно, следует соблюдать поэтапность действий, а запомнить этапы помогает понимание процесса расчета косвенного налога.

Во-первых, следует своевременно и грамотно оформлять входящие и исходящие акты, накладные и счета-фактуры.

Во-вторых, сразу после оформления документации рекомендуется проконтролировать сформированные проводки в программе.

В-третьих, отследить формирование записей в Кпп по совершенным действиям.

В-четвертых, контролировать сроки и объемы оплаты по выставленным счетам.

Общие правила исправления книги продаж и книги покупок

Скорректировать данные этих налоговых регистров необходимо и в том случае, когда обязанности в представлении уточненной декларации нет и налогоплательщику необходимо исправить технические ошибки. При обнаружении ошибок после окончания квартала, в котором они совершены, исправительные записи в книгу продаж или в книгу покупок производятся в дополнительных листах книги продаж (книги покупок), в которых были допущены ошибки (п. 4 Правил ведения книги покупок, п. п. 3, 11 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением N 1137)

Чтобы внести в книгу продаж или книгу покупок запись о ранее не включенных в них счетах-фактурах необходимо зарегистрировать «забытые» счета фактуры в дополнительном листе к книге продаж или книге покупок соответственно. А чтобы убрать ошибочную запись, в дополнительном листе к книге покупок (книги продаж) необходимо повторить «лишнюю» запись о счете-фактуре, указав числовые показатели счета-фактуры с отрицательным знаком.

Разберем подробнее самые распространенные ошибки и варианты их исправления

Ошибка 1. Забыли зарегистрировать выставленный счет-фактуру в книге продаж

Счета-фактуры нужно зарегистрировать в книге продаж в том периоде, в котором возникло налоговые обязательства (п. 2 Правил ведения книги продаж). Соответственно «забытый» счет-фактуру следует зарегистрировать в дополнительном листе книги продаж квартала, в котором возникла налоговая база по НДС. Также необходимо представить уточненную декларацию по НДС, предварительно уплатив недоимку и пени.

Ошибка 2. Выставлен «лишний» счет-фактура

Во многих организациях оформлением первичных документов и счетов-фактур занимаются менеджеры, а не сотрудники бухгалтерии. Поэтому после окончания квартала иногда выясняется, что была оформлена реализация товаров (работ, услуг), которой не было.

Такие ситуации характерны для организаций, выполняющих строительно-монтажные работы. В последний день квартала подрядчик составил акт выполненных работ, выписал счет-фактуру, но заказчик отказался от подписания акта по объективным причинам. В такой ситуации нет реализации работ, а значит и счет-фактура выписан преждевременно. Соответственно его нужно аннулировать.

ФНС РФ разъясняет, если выставленный счет-фактуру продавец не зарегистрировал в книге продаж, а покупатель в книге покупок, то никаких налоговых последствий у сторон сделки не возникает (Письмо ФНС РФ от 30 апреля 2015 г. N БС-18-6/499@). Т.е., чтобы аннулировать ошибочно выставленный счет-фактуру продавцу необходимо аннулировать запись о нем в книге продаж.

Если ошибочно выставленный счет-фактуру покупатель зарегистрировал в книге покупок, то ему необходимо аннулировать запись о нем в книге покупок. Как уже говорилось, если необходимо внести изменения в книгу продаж или в книгу покупок после окончания квартала, такие исправления вносятся в дополнительных листах книги продаж (книги покупок), т.е. записи о «лишних» счетах-фактурах аннулируются (числовые показатели отражаются с отрицательным значением).

Ошибка 3. Зарегистрировали счет-фактуру с неправильными числовыми показателями (завысили или занизили сумму НДС к уплате)

При регистрации правильно заполненных счетов-фактур можно допустить ошибку при заполнении книги покупок (книги продаж), указав неверные данные. В этом случае для исправления ошибок аннулируют неправильные записи о счетах-фактурах, т.е. в дополнительном листе книги продаж (книги покупок) повторяют ошибочные записи, но указывают числовые показатели со знаком «минус» и делают правильную запись.

В такой ситуации не зависимо от результатов перерасчета следует представить уточненную декларацию по НДС. Если налогоплательщик занизил сумму НДС к уплате, то перед представлением «уточненки» необходимо уплатить недоимку и соответствующие пени.

Ошибка 4. Забыли заявить вычет НДС

Практика показывает, что чаще всего налогоплательщики забывают заявить к вычету НДС, исчисленный при получении предоплаты при отражении отгрузки товаров (работ, услуг) (п.8 ст.171, п.6 ст.172 НК РФ). Многие забывают принять к вычету НДС, уплаченный в качестве налоговых агентов. В этих ситуациях, если налогоплательщик желает воспользоваться «забытыми» вычетами следует представить уточненную декларацию по НДС, увеличив сумму вычетов.

Дело в том, что, по мнению Минфина РФ, не все вычеты можно переносить на более поздний период.

В соответствии с п.1.1 ст.172 НК РФ вычет НДС по товарам (работам, услугам), указанным в п.2 ст.171 НК РФ, т.е. НДС, предъявленный продавцами и «таможенный» НДС, можно заявить в течение трех лет после отражения товаров (работ, услуг) в учете. Причем вычеты можно заявлять частями в разных кварталах (Письмо Минфина России от 18.05.2015 N 03-07-РЗ/28263).

Исключения составляют основные средства, оборудование к установке и (или) нематериальные активы. НДС по ним переносить можно, но заявлять его необходимо в полном объеме (т.е. частично переносить вычет нельзя) (Письмо Минфина России от 19.12.2017 N 03-07-11/84699).

Вычеты, не указанные в п.1.1. ст.172 НК РФ переносить на более поздний период нельзя.

Соответственно, если налогоплательщик обнаружил, что забыл принять к вычету НДС, исчисленный при получении предоплаты на дату отгрузки товаров (работ, услуг) или НДС, уплаченный налоговым агентом, и не хочет спорить с налоговыми органами, заявить такие вычеты следует в том квартале, в котором выполнены условия для вычета, т.е. в уточненной декларации по НДС . Переносить эти вычеты на более поздний период не следует (Письма Минфина от 21.07.2015 N 03-07-11/41908, от 09.04.2015 N 03-07-11/20290).

В тоже время, нормами главы 21 НК РФ могут быть установлены иные сроки для вычетов НДС. Например, вычет НДС при возврате предоплаты или возврате товаров (работ, услуг) возможен после отражения в учете соответствующих операций по корректировке в связи с возвратом товаров или отказом от товаров (работ, услуг), но не позднее одного года с момента возврата или отказа (п.5 ст.171 и п.4 ст.172 НК РФ).

А вычет по корректировочным счетам-фактурам производится в течение трех лет с момента выставления корректировочного счета-фактуры (п.13 ст.171 и п.10 ст.172 НК РФ). Поэтому заявить такие вычеты можно как в текущем периоде, так и в уточненной декларации по НДС, если конечно сроки для

вычета НДС не пропущены.

Таким образом, если налогоплательщик обнаружил, что забыл заявить вычет НДС, которым можно воспользоваться в более позднем периоде, представлять уточненную декларацию по НДС не обязательно. Его можно заявить в текущем периоде. Если же «переносить» вычет на более поздний период нельзя, для реализации права на вычет следует представить «уточненку». В этом случае, забытый счет-фактуру следует зарегистрировать в дополнительном листе книги покупок квартала, в котором возникло право на вычет.

Ошибка 5. Допущена ошибка при заполнении счета-фактуры

Если была допущена ошибка при заполнении счета-фактуры, например, указали не ту цену за товар, перепутали ставку налога и пр., т.е. ошибка в счете-фактуре препятствует налоговым органам определить продавца, покупателя, товаров (работ, услуг), их стоимость, сумму и ставку НДС, счет-фактуру необходимо исправить (п.2 ст.169 НК РФ). В противном случае, покупатель не может принять к вычету НДС.

Счета-фактуры исправляют путем выставления исправленного (правильно заполненного) счета-фактуры с тем же номером и датой. При этом в строке 1а указывают номер и дату исправления счета-фактуры. Остальные показатели счета-фактуры заполняют так, как нужно было это сделать изначально (правильно).

После исправления счета-фактуры продавцу необходимо внести исправления в книгу продаж того периода, в котором был зарегистрирован первоначальный счет-фактура. Если счет-фактура исправлен после окончания квартала, в котором он был зарегистрирован в книге продаж, то исправления книги продаж производятся в дополнительном листе книги продаж того квартала, в котором был зарегистрирован счет-фактура с ошибкой.

Запись о неправильно заполненном счете-фактуре аннулируется, т.е. его числовые показатели указываются с отрицательным значением и регистрируется исправленный счет-фактура.

После составления дополнительного листа книги продаж необходимо представить уточненную декларацию по НДС, не зависимо от того как изменилась налоговая база по НДС, в т.ч. чтобы оградить покупателя от лишних взаимодействий с налоговыми органами.

Если покупатель получил исправленный счет-фактуру, он может принять к вычету НДС в том периоде, в котором он заявил вычет по неправильно заполненному счету-фактуре. Такое право налогоплательщики официально получили с 01.10.2017 г. (Постановление Правительства РФ от 19.08.2017 N 981), после внесения изменений в правила заполнения НДС-документов, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137 (далее -Постановление N 1137).

С 1 октября 2017 г. исправленный счет-фактура, полученный после окончания налогового периода, регистрируются в дополнительном листе книги покупок за квартал, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений (п. 4. и п. 9 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением N 1137). При этом запись о неправильно заполненном счете-фактуре аннулируется (п.3 и п. 5 Правил заполнения дополнительного листа книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением N 1137).

Например, покупатель принял к вычету НДС по неправильно заполненному счету-фактуре во третьем квартале 2017 года, а во втором квартале 2018 года получил исправленный счет-фактуру. В этом случае в дополнительном листе книги покупок за 3-й квартал 2017 года он аннулирует запись о неправильно заполненном счете-фактуре и зарегистрирует исправленный счет-фактуру.

И здесь может возникнуть вопрос: нужно ли покупателю представлять уточненную декларацию по НДС, если сумма вычетов не изменилась? Например, в 3-м квартале 2017 года покупатель принял к вычету НДС по товарам на основании счета-фактуры на сумму 118 000 руб., т.е. 18 000 НДС, а во 2-м квартале 2018 года получил исправленный счет-фактуру на сумму 236 000 руб., в т.ч. НДС 36 000 руб.

Чтобы сумма вычетов в уточненной декларации по НДС не увеличилась, налогоплательщик принял решение заявить вычет по исправленному счету-фактуре частями, т.е. он аннулировал запись о неправильно заполненном счете-фактуре на сумму 118 000 руб. и зарегистрировал исправленный счет-фактуру в дополнительном листе книги покупок за 3-й квартал 2017 года, указав в графе 15 дополнительного листа книги покупок стоимость товаров (работ, услуг), указанную в графе 9 по строке «Всего к оплате» исправленного счета-фактуры (в нашем примере-236000 руб.), а в графе 16 — сумму НДС, принимаемую к вычету— 18000 руб. Оставшуюся часть вычета (18000 руб.) по исправленному счету-фактуре он отразил в книги покупок текущего периода. Соответственно сумма вычетов НДС по итогам 3-го квартала 2017 года не изменилась.

По мнению автора, даже если покупатель принял к вычету НДС в меньшей сумме, чем указано в исправленном счете-фактуре, ему следует представить уточненную декларацию по НДС.

Дело в том, что существенные ошибки в счете-фактуре, в частности ошибки в стоимости товаров и сумме предъявленного НДС лишают покупателю права на вычет НДС (п.2 ст.169 НК РФ). Соответственно не зависимо от того, получил покупатель исправленный счет-фактуру или нет, вычет по неправильно заполненному счету-фактуре невозможен. А значит, приняв к вычету НДС, покупатель завысил сумму вычетов, т.е. совершил ошибку, которая привела к неуплате налога и обязан ее исправить (п.1 ст.81 НК РФ). Вычет НДС по исправленному счету-фактуре — это право налогоплательщика и это право следует заявить в декларации по НДС.

Кроме того, при отсутствии уточненной декларации по НДС у покупателя данные уточненной декларации по НДС у продавца не «схлопнутся» с данными декларации покупателя. Поэтому существует риск, что при непредставлении уточненной декларации по НДС налоговый орган при проведении выездной проверки «снимет» с вычетов всю сумму НДС по неправильно заполненному счету-фактуре, при этом право на вычет по исправленному счету-фактуре налоговый орган «навязывать» налогоплательщику не будет.

Да веду программе. Просто не понятно, почему программа выдает ошибку, если книга покупок формируется. В «Помощнике по учету НДС» операция требуется, но не выполнена «Формирование записи книги покупок».
Искала ответ на другой вопрос и нашла, почему не формируется данный документ, если будет для кого нибудь важно:
Далее книга покупок формируется двумя путями:
1) С применением галочки «Отразить вычет НДС»
2) Без применения галочки «Отразить вычет НДС»
Способ 1: С применение галочки «Отразить вычет НДС»
Слева заполнить дату получения счет-фактуры
Справа заполните входящий номер и входящую дату (номер и дата поставщика) счет-фактуры и дату
В книгу покупок счет-фактура должна попадать автоматически
Проверить попадание данных в книгу покупок:
Покупка -Ведение книги покупок-Книга покупок -;Сформировать
Способ 2: Без применения галочки «Отразить вычет НДС»
Справа заполните входящий номер и входящую дату (номер и дата поставщика) счет-фактуры и дату
Покупка -Ведение книги покупок -Формирование записи книги покупок-;Добавить -;Заполнить дату – заполнение книги покупок за месяц или квартал (т.е. например за январь 2013 г. дата будет 31.01.2013, за 1 квартал 2013 – дата будет 31.03.2013 г.)Заполнить -Заполнить документ- нажать ОК
Проверить попадание данных в книгу покупок:
Покупка -Ведение книги покупок -Книга покупок -Сформировать