Акт списания канцтоваров

Иван Иванов

Одним из отдельно выделяемых вопросов при списании различного рода средств и материалов, которые числятся на балансе фирмы или организации, является оформление списания канцелярских товаров, какие периодически расходуются практически всеми функционирующими организациями.

Содержание

Что относится к данным товарам

Канцелярскими товарами, списание которых производится отдельно оформленным актом, называются следующие:

  1. Приспособления, которые используются при написании различного рода бумаг или их оформлении – карандаши, ручки, сама бумага, относящаяся к материалам для написания любого пригодного для таких целей формата.
  2. Организационная техника, которая относится к простому типу – тут могут учитываться пишущие машинки, калькуляторы.
  3. Материалы, считающиеся крепежными (скрепки, скобы).
  4. Механические средства (дыроколы, степлеры).

Все перечисленные материалы относятся к числящимся на балансе и их снятие с учета подлежит обязательному оформлению.

Причины списания

Хотелось бы сразу отметить, что работники отдела бухгалтерии и руководители многих организаций ошибочно полагают, что периодическое приобретение канцелярских товаров следует относить к расходам организации сразу же в процессе их приобретения.

Такой вариант, в частности, при проведении проверки налоговыми органами признается как неверный, дальнейшими действиями будет перераспределение расходов и доходов и, как следствие, доначисление налога на измененный размер прибыли.

Правильным вариантом проведения списания канцелярских товаров будет их снятие с учета по заранее установленному графику (что выражается в отдельном распоряжении), либо при вынесении специально для такой ситуации приказа руководителя или же уполномоченного на такое действие лица.

На каком этапе составляется и кто применяет

Процедура списания канцелярских товаров предполагает учет всего пути прохождения материальных средств от процедуры поступления до окончательного снятия с баланса. Таким образом, все подобные операции должны быть оформлены следующим образом:

  1. Поступление материалов от их поставщика — осуществляется с параллельным написанием приходного ордера по форме М-4.
  2. При необходимости направления средств в отдельное подразделение подписывают документ требование-накладную (можно в существующей типовой форме М-11). В том случае, если в документе указывают конечное назначение канцелярских товаров, сам акт на списание можно и не оформлять.
  3. Создание акта о списании. Ему может предшествовать отдельное распоряжение руководителя (в некоторых случаях основанное на направленном заявлении начальника подразделения или же другого должностного лица).

Использование такого акта возможно для тех предприятий, которые работают на общей системе налогообложения или находятся на «упрощенке». В любом случае, получая канцтовары, предприятие производит их постановку на учет, и они при проведении инвентаризации либо должны находиться в наличии, либо списываться заранее в установленном для таких процедур порядке.

Не стоит пускать такой вопрос «на самотек», поскольку отсутствие списания в установленный период времени (даже по таким, казалось бы, незначительным по стоимости ценностям) может в дальнейшем привести к недостачам и проблемам в основании для их списания.

Законодательная база и проводки

В настоящее время перечень законодательных актов и нормативов, касающихся списания основных средств и материальных ценностей достаточно обширен. В данном случае стоит непосредственно обратить внимание на Приказ Минфина РФ №162, раскрывающий, в частности, такие моменты:

  • Приложение 1 – отражение счетов, по которым осуществляется учет средств;
  • Приложение 2 – использование счетов бюджетного характера.

Кроме того, следует обращать внимание на те внутренние документы организации, которые также регулируют особенности оприходования и списания канцелярских товаров.

При проведении списания, кроме учета остальных актов, следует придерживаться пункта 102 Приказа Минфина РФ №157, в котором указывается стоимость, по какой должны списываться товары такого рода.

В частности, списание канцтоваров должно производиться с учетом их стоимости при поступлении в организацию и принятия во внимание таких расходов:

  1. Величина средств, которая выплачена продавцу или поставщику в соответствии с заключенным договором и спецификацией.
  2. Те средства, которые были потрачены организацией на оказание услуг информационного характера, связанных непосредственно с приобретением товаров.
  3. Оплата таможенной пошлины (если подобные расходы имели место).
  4. Вознаграждения, которые выплачиваются организации, оказавшей посреднические услуги при приобретении такой формы товара.
  5. Те суммы, которые были потрачены на доставку канцтоваров от места их хранения (доставки, продажи) до непосредственного использования.

Основным способом проводки таких товаров являются осуществляемые бухгалтерские операции по счету 10 «Материалы». Кроме того, подобные списания можно проводить по счету 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы». Если же канцтовары будут списаны по требованию-накладной, то в таком случае проводкой будет:

Дебет 26 (44) Кредит 10

Порядок составления

Порядок составления документа для списания канцтоваров не имеет обязательной формы, установленной к использованию. Существующие фирмы и организации могут производить их снятие с баланса таким образом:

  • при каждой необходимости списания составлять документ в свободной форме;
  • разработать типовой шаблон силами сотрудников бухгалтерии, при этом в обязательном порядке утвердить его форму в учетной политике предприятия.

Не зависимо от того, какой вариант будет выбран, необходимо придерживаться следующих требований:

  • правильное указание всех наименований списываемых единиц;
  • проводить списание непосредственно датой составления акта;
  • цену и количество канцтоваров указывать отдельно по каждому их виду;
  • не допускать оформления в документах заведомо ложных сведений;
  • не допускать ошибок в акте или помарок, в случае их обнаружения составлять верный, а старый — утилизировать.

Форма и образец

Непосредственно перед оформлением самого акта необходимо обеспечить наличие документального основания такого действия. Как правило, начальником организации издается отдельный приказ о непосредственном проведении списания. Одним из пунктов приказа должна быть информация о назначении комиссии, в составе которой будет оформлен акт, и какие под самим документом будут стоять подписи.

Отдельно стоит отметить, что в случае выявления каких-либо неточностей или же заведомо ложных сведений ответственность будут нести именно те должностные лица, которые подтвердили проведение такой операции.

Типовая форма акта списания должна содержать в себе такие данные:

  • наименование организации, в которой проводится списание;
  • дата составления документа;
  • названия канцелярских товаров (каждый вид отдельно) с указанием их количества, стоимости одной единицы и суммы по каждой строчке;
  • общую сумму денежных средств, которая подлежит списанию;
  • должности и ФИО членов комиссии, их подпись.

Документы для скачивания (бесплатно)

Составленный и подписанный акт далее передается в отдел бухгалтерии для проведения по соответствующим счетам и снятия указанной суммы денежных средств с остатка фирмы.

Рекламная продукция

Кроме тех канцелярских товаров, которые используются непосредственно в процессе деятельности предприятия (для написания, скрепления, печати и т.д), периодически фирмы нуждаются в использовании такого типа ценностей в целях рекламы. Как пример можно привести ситуации, когда выпускаются ручки, блокноты, карандаши с логотипами фирмы для продвижения ее торговой марки и распространения информации.

Аналогичной ситуацией будет использование для внутренних целей (исключительно сотрудниками непосредственно для работы). Как в первом, так и во втором случае списание производят таким же образом с использованием указанных выше проводок.

Итак, процедура списания канцтоваров должна сопровождаться оформлением акта, утверждением его членами специально созданной комиссии, а также дальнейшими проводками по бухгалтерии в соответствии с правилами ведения учета организации.

Инструкция по учету списания канцтоваров в 1С представлена ниже.

Оформление акта на списание канцтоваров – необходимая часть процедуры обоснования затрат, произведенных на канцелярские принадлежности. Акт относится к пакету первичной бухгалтерской документации.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта на списание канцтоваров .xlsСкачать образец заполнения акта на списание канцтоваров .xls

Что считается канцелярскими товарами

К канцелярским принадлежностям относятся все приспособления, используемые при написании, оформлении документов (ручки, карандаши, фломастеры, маркеры, бумага и т.п.), а также некоторые виды простейшей оргтехники (пишущие машинки, калькуляторы). Сюда же включаются крепежные материалы (папки, скрепки, скобы, штемпели и т.п.), чертежные изделия (например, готовальни), пеналы, портфели (но только школьные) и прочие виды товаров.

Все они относятся к категории материальных запасов предприятия и входят в состав основных средств, которые при необходимости следует списывать в установленном законом порядке.

Отдельно стоит отметить, что списыванию подлежит и рекламная канцелярская продукция, предназначенная для внешних рекламных акций, но выдаваемая сотрудникам для внутреннего пользования (например, блокноты, календари, ручки с логотипами и т.п.).

Кто может применять данный акт

Все предприятия так или иначе используют в своей деятельности канцелярские принадлежности, поэтому применение акта на списание канцтоваров имеет самое широкое распространение. Он используется и малыми предприятиями и представителями среднего и крупного бизнеса, при этом система налогообложения роли не играет.

Зачем составлять акт на списание канцтоваров

Распространенной ошибкой многих компаний является то, что регулярное приобретение канцтоваров относится к расходам непосредственно во время их покупки. Это неправильно, поскольку в случае внезапной налоговой проверки, инспектор надзорной службы не признает расходы на канцелярские товары, оформленные таким способом, что в свою очередь приведет к доначислению налога на прибыль. Правильным основанием для списания этой категории товарно-материальных ценностей, будет оформление специального акта.

Таким образом, акт на списание канцтоваров позволяет законно отнести потраченные на покупку «канцелярки» средства к расходам предприятия и оправдать снятие материальных ценностей с учета. Он же позволяет снизить налогооблагаемую базу организации на всю сумму произведенных на канцтовары затрат.

Этапы процесса оформления приобретения канцелярских товаров

Процедура оформления расходов на канцелярские принадлежности состоит из нескольких этапов.

  1. Сначала приобретение, при котором обязательно должен быть получен кассовый и товарный чек, а также приходный ордер.
  2. Далее происходит отправление канцтоваров в те отделы, которые в них нуждаются (здесь применяется требование-накладная, без указания назначения товарно-материальных ценностей).
  3. Завершающим этапом становится сам акт списания канцтоваров.

Порядок применения акта

Для того, чтобы правильно оформить списание канцелярских принадлежностей, на предприятии должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек (это может быть, например, сам руководитель компании и бухгалтер). Она назначается отдельным приказом, идущим от лица директора фирмы. Затем комиссия регистрирует все категорий канцелярских товаров в акте и фиксирует их списание.

Правила составления документа

Единого унифицированного, обязательного к применению, образца акта на списание не существует. Предприятия и организации могут выбрать один из двух вариантов:

  • каждый раз при необходимости составлять акт в свободной форме (что не совсем удобно),
  • разработать шаблон документа самостоятельно и исходя из своих потребностей (в этом случае его надо утвердить в учетной политике фирмы).

При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления бланка акта для списания канцтоваров будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых норм. В частности, в нем следует обязательно указывать

  • дату составления,
  • наименование предприятия – приобретателя канцелярских принадлежностей,
  • полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены),
  • подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия.

К заполнению акта следует относиться очень внимательно, нужно избегать ошибок и тем более не вносить в документ недостоверные или заведомо ложные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны контролирующих служб.

Правила оформления акта на списание канцтоваров

Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это значения не имеет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Единственное условие: он должен содержать «живые подписи» ответственных за списание лиц.

Печать ставить необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости их применения в своей деятельности.

После составления акта и признания расходов на канцтовары в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться не менее трех лет.

Образец акта на списание канцтоваров

Данный акт имеет вполне стандартную структуру.

  1. Вначале сверху пишется полное наименование организации, ее адрес, а также отводится место для утверждения директором.
  2. Затем в документе фиксируется период, за который он составляется, а также состав комиссии, которая проводит списание.
  3. После этого в акт вносится перечень списываемых товарно-материальных ценностей.
  4. Эти сведения лучше всего оформить в виде таблицы. В ней нужно указать

  • наименование продукции,
  • количество (по всем позициям),
  • стоимость одной штуки,
  • общую сумму за партию той или иной категории канцтоваров,
  • счет, по которому проходят данные товарно-материальные ценности
  • в строку «Итого» вносятся окончательные цифры по количеству и стоимости канцтоваров.
  • В завершение документ подписывается от лица членов комиссии с указанием их должности и расшифровками подписей.
  • Вряд ли найдётся компания, в которой не требуется распечатать какой-либо документ, поставить на нём подпись или сделать заметку – все указанные действия требуются наличия на предприятии канцтоваров. Иногда их нужно много, иногда – совсем мало, но в любом случае нужно уметь правильно вести в отношении них бухгалтерский учёт. В статье расскажем про проводки по списанию бумаги и канцтоваров, дадим пример составления акта на списание.

    Канцтовары покупаются через подотчётное лицо фирмы или непосредственно у поставщика. Они идут к учёту как МПЗ (материально-производственные запасы) и отражаются на счетах по стоимости покупки в сумме с расходами на доставку, НДС исключается. Списывать канцелярские принадлежности нужно также по правилам.

    Что входит в перечень канцелярских принадлежностей

    Понятие «канцелярских товаров” включает в себя любые приспособления для составления и оформления документов на предприятии:

    • ручки,
    • маркеры,
    • бумага,
    • карандаши и т.п.

    Отдельные виды простейшей оргтехники:

    • калькуляторы,
    • пишущие машинки.

    Крепёжные материалы:

    • штемпели,
    • скобы,
    • скрепки,
    • папки.

    Чертёжные принадлежности:

    • готовальни,
    • циркули,
    • транспортиры и т.д.

    Пеналы, школьные портфели и другие подобные предметы. Читайте также статью: → «Учет инвентаря и хозяйственных принадлежностей в бухгалтерском учете».

    Акт на списание канцтоваров

    Акт на списание канцелярских принадлежностей разрешён к использованию любым фирмам вне зависимости от объёмов денежного оборота и системы налогообложения. Его составление является законным основанием для списания таких ТМЦ, поскольку налоговый инспектор откажется отнести к расходам стоимость канцтоваров, отнесённую к затратам в момент приобретения.

    Регистрация категорий канцтоваров в акте, а также установление факта списания осуществляется специальной комиссией (как минимум 2 человека) после издания приказа руководителем предприятия.

    Строгой формы акта на списание канцтоваров нет (может быть чистый лист А4, фирменный бланк фирмы, заполняется от руки или машинописным способом), поэтому фирма вправе:

    • всякий раз оформлять документ в свободной форме;
    • утвердить собственный шаблон в учётной политике на основании потребностей и особенностей компании. Читайте также статью: → «».

    В любом случае непременно указываются:

    • дата заполнения,
    • полное название компании-покупателя товаров,
    • список всех канцтоваров, идущих на списание (прописывается число штук и стоимость),
    • подпись главного бухгалтера и директора (печать не обязательна).

    Акт на списание канцтоваров

    Поступление канцелярских принадлежностей: бухгалтерские проводки

    Как и другие материалы, канцелярские товары будут учтены на счете 10, а субсчёт выбирается на усмотрение бухгалтера. Читайте также статью: → «Бухучет по счету 10: проводки, примеры. Поступление и списание материалов». Выбор Кредита зависит от способа покупки:

    Приобретение через поставщика Покупка подотчётным сотрудником
    Д 10 К 60 Д 10 К 71

    Списание канцелярских товаров: бухгалтерские проводки

    Списывать канцелярские принадлежности можно тремя способами (выбранный метод требуется закрепить в учётной политике):

    1. По методу ФИФО (в хронологическом порядке поступления и списания).
    2. По средней себестоимости.

    Расчёт происходит

    • методом взвешенной оценки – по сведениям о цене и числе единиц товара на начало месяца и всех поступления в течение расчётного периода;
    • методом скользящей оценки – число единиц и цена канцтоваров на начало месяца и все поступления до дня их списания.

    По себестоимости единицы товара (не целесообразно в данном случае). Канцтовары должны быть списаны в тот момент, когда осуществляется передача их сотрудникам на пользование (основанием выдачи будет требование-накладная по форме М-11 или собственная форма подобного документа с реквизитами компании).

    Операция Бухгалтерская проводка
    Канцелярские товары переданы на пользование сотрудникам Д 26 (44) К 10

    Если на фирме, в которой ведётся бухгалтерский учёт в упрощённом порядке, канцелярские принадлежности списываются в расходы по обычным видам деятельности сразу при их приобретении, тогда бухгалтерские проводки не нужны при выдаче предметов сотрудникам на пользование. Фирмы на упрощённом режиме налогообложения цены на канцтовары признают в затратах только после осуществления оплаты, если имеется счёт-фактура.

    На предприятии на общем режиме налогообложения (ОСНО) цены канцтоваров идут в затраты на день их передачи сотрудникам, а НДС будет принят к вычету после прихода счёта-фактуры от поставщика.

    Пример списания канцтоваров

    Отделу кадров потребовались канцтовары, их списали в общехозяйственное производство в количестве двух упаковок бумаги и одной коробки карандашей на сумму 800 рублей.

    Операция Сумма (руб.) Основание для списания Дебет Кредит
    Оплата за канцелярские товары поступила поставщику 800 Требование-накладная 26 10.01

    Законодательные акты по теме

    Рекомендуется изучить следующие документы:

    Документ Название
    п. 93 Методических указаний по учёту МПЗ О списании канцтоваров при передаче работникам на основании требования-накладной по форме № М-11
    п. 13.3 ПБУ 5/01, Информационное сообщение Минфина от 24.06.2016 № ИС-учёт О списании канцтоваров в расходы по обычным видам деятельности в момент покупки без бухгалтерских проводок (при упрощённом бухучёте)
    п. 73 Методических указаний О закреплении выбранного метода списания канцтоваров в учётной политике компании

    Типичные ошибки при составлении

    Ошибка №1. Учёт затрат на заправку картриджей в составе расходов на канцелярские принадлежности.

    Министерство финансов настаивает на учёте заправки картриджей в составе материальных расходов.

    Ошибка №2. Затраты на канцелярские принадлежности были учтены не в том отчётном периоде, в каком были закуплены.

    Расходы на канцтовары нужно учитывать строго в том отчётном периоде, в котором их купили.

    Ответы на распространённые вопросы

    Вопрос №1. В фирме канцелярские товары приобретаются работниками, которые зачастую предъявляют товарные чеки без расшифровки с записью «канцтовары” и числом купленных единиц. Как проводить это документы?

    Разрешается принимать канцелярские принадлежности к учёту как единицу, не разбивая на отдельных позиции. Однако, имеется риск того, что налоговая инспекция будет оспаривать включение таких расходов в список затрат.

    Вопрос №2. Нужно ли списывать канцелярские товары, которыми пользуются при работе сотрудники, но которые были выпущены с целью проведения рекламной акции и содержат логотипы и слоган компании?

    Да, такие канцтовары также списываются в общем порядке.