Аналитическая информация

ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ЖИЛИЩНО-КОМУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА

Донецкий институт городского хозяйства

Контрольная работа

по дисциплине «Экономический анализ»

Вариант 2

Выполнила студентка группы ______________

__________________________

Руководитель ___________________________

Донецк 2008г.

Аналитическая обработка информации и правила сравнения показателей.

Потоки плановых, нормативных, статистических, бухгалтерских, оперативных сведений, их хранение, переработку и использование можно рационально организовать только на научной основе.

Системный подход нацеливает аналитиков при проведении исследования на раскрытие целостности объекта, его многообразных связей и сведение их в единую целостную картину. При системном подходе определяются основные цели системы, достижению которых должны содействовать обрабатываемые данные и получаемая результативная информация. По целям конструируется система. Под системой в данном случае понимается набор элементов и информационные связи, возникающие между ними и обеспечивающие оптимальное управление экономикой предприятий.

Система управленческой информации отличается сложностью. Причем наблюдается тенденция усложнения взаимосвязей в информационном потоке. Одновременно происходит систематический рост объемов информации, ее избыточности при информационной недостаточности для принятия оптимальных управленческих решений. Экономическая информация весьма неоднородна. Все это усложняет ее использование в управлении экономикой.

Структура экономической информации обусловлена ее содержанием и назначением в управлении.

В зависимости от поставленных целей и задач воздействия на управляемый объект экономическую информацию можно классифицировать по различным признакам:

— по насыщенности — на недостаточную, достаточную и избыточную;

— по отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области;

— по полезности — на полезную и бесполезную;

— по функциональному назначению — на плановую, нормативную, учетную и отчетную;

— по отношению к процессу обработки данных — на обрабатываемую и необрабатываемую;

— по степени обработки — на первичную, промежуточную (подвергающуюся соответствующей обработке) и результативную;

— по отношению к управляемому объекту — на внутреннюю (образуемую на самом предприятии) и внешнюю {поступающую из-за его пределов), входящую (поступающую на управляемый объект) и исходящую (поступающую от управляемого объекта);

— по объему необходимых сведений для управления экономикой предприятий и объединений — на комплексную и тематическую, относящуюся к определенному аспекту их деятельности;

— по форме представлений — на письменную и устную.

Экономический анализ обычно начинается с составления плана его проведения, сбора, накопления и систематизации информации. К сбору, накоплению и систематизации информации предъявляются определенные требования. Информация должна быть полной и своевременной, достоверной, полезной и удобной для восприятия и дальнейшего использования.

Необходимость сбора, накопления и хранения экономической информации диктуется многими обстоятельствами. К их числу относятся: многократность и длительность ее применения, разрыв во времени между сбором и использованием информации в анализе и управлении экономикой.

Хаотичность потоков информации, несовершенство их каналов, методов и техники сбора, хранения и обработки приводят к существенному запаздыванию информации и к потери ее качества. Основа современного получения информации — это интеграция ее сбора и обработки. Автоматизированная система сбора, обработки и хранения информации сокращает время между ее формированием и использованием в аналитической работе. Современная система сбора, хранения и преобразования информации представляет собой десятки регистраторов, терминальных и других устройств. Технические средства имеют большое значение в информационной системе. Они обеспечивают своевременное поступление информации руководителям и другим работникам управления.

С применением ЭВМ в анализе и управлении возросла роль информационного обеспечения и повысились требования к нему, появились условия создания единой централизованной информационной системы, получившей название банка данных (БД).

Автоматизированный банк данных (АБД) — это современная система организации сбора информации с целью ее автоматической обработки. Специфика подобной системы состоит в том, что она предлагает наличие упорядоченных данных. Банк данных представляет собой совокупность взаимосвязанных информационных массивов (файлов), поддержание их в рабочем состоянии и постоянную готовность к выдаче информации для решения, аналитических и других управленческих задач.

База данных должна отвечать следующим требованиям:

— содержать минимально необходимые, но достаточные данные для решения аналитических и других управленческих задач;

— допускать расширение данных и подключение новых файлов без изменения программы обработки данных;

— предусматривать минимальное, контролируемое, дублирование данных и исключать возможность появления противоречивой информации.

В настоящее время база данных многих АСУ имеет ряд существенных недостатков. Главные из них заключаются в том, что в большинстве АСУ существует общий информационный блок, включающий нормативно-справочную информацию, а в рамках отдельных подсистем созданы массивы базовой информации. Как результат — наличие неоправданной избыточности плановой, нормативной и другой базовой информации, ее дублирование и трудности в обеспечении согласованности данных различных информационных массивов.

Неоднократное использование информации, находящейся в базе данных, предъявляет повышенные требования к ее достоверности и сохранности. К техническому обеспечению баз данных предъявляются также высокие требования, поскольку оно должно обеспечивать минимальную возможность возникновения ошибок, наибольшую вероятность их выявления с наименьшими затратами времени и средств на исправление ошибок, надежную сохранность и своевременное обновление базы данных.

Результаты экономического анализа прямо зависят от качества используемой информации. Предварительным условием анализа является тщательная проверка всех привлекаемых материалов. Важная роль здесь принадлежит аудиту,

Проверка отчетных материалов производится с целью установления:

— правильности оформления отчетов; полноты охвата всех предприятий, подлежащих включению в сводный отчет; правильности подсчетов и вычислений;

— полноты, качества и сроков проведения инвентаризации, отражения ее результатов в учете и мер, принятых по обнаруженным недостачам;

— соответствия показателей отчетности по платежам в бюджет и финансированию из бюджета данных финансовых органов;

— обоснованности и законности списания потерь по операциям прошлых лет, по невостребованной дебиторской задолженности, по недостачам, списания потерь от стихийных бедствий, от ликвидации основных средств и др.;

— правильности оценки баланса в соответствии с действующими положениями.

Особое внимание при проверке отчетных материалов следует обращать на их полноту и соответствие установленным формам, взаимную увязку показателей, на сопоставимость и преемственность отчетных показателей по сравнению с бизнес-планом и предыдущими периодами.

Все предприятия и организации обязаны составлять и предоставлять отчетность в соответствии с формами, утвержденными органами исполнительной власти. Единство состава отчетных показателей обеспечивает сопоставимость и обобщение данных, разработку единых схем контроля и анализа хозяйственно-финансовой деятельности.

Взаимная увязка показателей бухгалтерского баланса и других форм отчета является непременным условием правильного их составления. Система бухгалтерского учета и отчетности обеспечивает необходимую связь между показателями, если учет ведется правильно, а отчетность составлена со строгим соблюдением инструкций. В связи с этим последующая проверка увязки показателей осуществляется с целью выявления отдельных ошибок и неточностей.

Систематизацию и подготовку источников информации для анализа можно разделить на два этапа:

1) проверка их содержания;

2) обработка и изучение материалов.

Для предварительной оценки документов можно применить одну или несколько процедур в зависимости от того, проверяется одна или группа хозяйственных операций.

Основные процедуры проверки документов:

— проверка арифметических расчетов путем их перерасчета. Перерасчет заключается в проверке арифметической точности бухгалтерских и других учетных записей и в выполнении независимых подсчетов, осуществляемых выборочно;

— выборочная инвентаризация;

— проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций;

— прослеживание. В ходе данной процедуры проверяются некоторые первичные документы, отражающие данные в регистрах синтетического и аналитического учета. Прослеживание позволяет изучить нетипичные статьи и события, отраженные в документах;

— анализ и оценка полученной информации, исследование важнейших финансовых и экономических показателей анализируемого экономического субъекта с целью выявления необычных и неверно Отраженных в бухгалтерском учете факторов хозяйственной Деятельности, а также выяснение причин таких ошибок и искажений.

При проверке следует обратить внимание на логическую увязку отдельных показателей и отсутствие (или наличие) расхождений между данными текущей отчетности и показателями за предыдущий период; показателями оперативной и бухгалтерской отчетности. Это имеет значение не только для обеспечения правильных результатов анализа, но и в борьбе с приписками в учете и отчетности. Цель данной проверки >стоит в том, чтобы установить соответствие показателей используемой формации фактическому положению дела на анализируемом предприятии.

Проверка материала с точки зрения формы предусматривает установление правильности их составления: соответствия установленным правилам заполнения форм учета и отчетности, правильности арифметических подсчетов и итогов, исчисления относительных величин, наличия подписей и т.д. Проверка материала предусматривает рассмотрение возможных приписок и искажений. Проверяется сопоставимость плановых и отчетных показателей, взаимная связь между отдельными формами отчетности. Если при проверке материалов будут обнаружены какие-либо неточности и неувязки, то они должны быть устранены до проведения следующего этапа аналитической работы (т.е. до разработки системы показателей и построения аналитических таблиц).

Аналитическая информация — это совокупность знаний, сведений, характеризующих деятельность предприятия, организации. Сложность производственных и финансово-хозяйственных процессов, роста количества и осложнений днення связей между ними, многогранность участников рынка и разнообразие их интересов обусловили резкое повышение спроса на информацию как на макро-, так и на микроуровне. Разнообразие. Аналитического й информации требует ее классификации по различным признакам (таблица 62.2).

. Таблица 62

. КЛАССИФИКАЦИЯ. АНАЛИТИЧЕСКОЙ. ИНФОРМАЦИИ

Признаки

Виды информации

1 В зависимости от среды

11 Внешняя информация

12 Внутренняя информация

2 В зависимости от использования

21 Первичная информация

22 Вторичная информация (т.е. ранее сформирована, полученная)

3 В зависимости от источника ее поступления

31 Нормативная или стандартная информация

32 Плановая информация

33 Учетная и отчетная информация

34 внеучетного информация

35 справочника информация

36 Исследовательская информация

. Окончание табл 62

Признаки

Виды информации

4 В зависимости от формы представления

41 Качественная информация (модели, методики анализа, описание)

42 Количественная информация (в аналитических таблицах)

43 Графическая информация (блок-схемы, диаграммы, структуро-грамма, графики и др.)

5 В зависимости от этапа анализа

51 Выходные данные

52 Промежуточная аналитическая информация

53 Результативная или итоговая информация

6 В зависимости от уровня управления

61 Макроэкономическая информация: о состоянии национальной экономики; отрасли; региона

62 микроуровневых информация: о деятельности предприятий (объединений) и их структурных подразделений

63 Информация о состоянии низовых уровней управления: рабочих мест, производственных участков, цехов, дочерних предприятий, филиалов

7 В зависимости от вероятности

71 Точная информация

72 Приблизительная (ориентировочная) информация

73 Неточная информация, подлежащая проверке

8 В зависимости от статуса источника поступления информации

81 Официальная информация

82 Неофициальная информация: слухи, оценки независимых аналитических центров или экспертов

9 В зависимости от полезности

91 Абсолютно необходимая информация

92 Достаточная информация

93 Лишний (нужна) информация

10 В зависимости от степени досягаемости

101 Открытая информация

102 Закрытая информация, то есть объект коммерческой тайны

11 В зависимости от времени оценки

111 Прошла информация

112 Будущая, перспективная информация

113 Текущая информация

114 Оперативная информация

12 В зависимости от постоянства

121 Условно-постоянная информация

122 Переменное информация

Информационное обеспечение экономического анализа содержит все виды информации, а также программное обеспечение для ее систематизации, обработки, аналитических расчетов и построения графиков. При и этому в информационном обеспечении внешнего анализа главное место занимает бухгалтерская отчетность и нормативно-правовая информация; во внутреннем — данные всех видов учета и планово-нормативная информациия.

Кроме отмеченных видов информации, важное значение имеет коммерческая внешнеэкономическая информация

63 Источники информационного обеспечения экономического анализа

Система информации для проведения экономического анализа определяется его видом, целью и задачами

Информационным обеспечением внешнего экономического анализа является финансовая отчетность субъектов хозяйствования:. Форма № 1″Баланс», форма № 2″3вит о финансовых результатах», форма № 3″Отчет о движении денежными их средств»и форма № 4″Отчет о собственном капитале»и примечания к ней, из указанных форм отчетности чаще всего используются баланс и отчет о финансовых результатах, поскольку другие формы отчетности является в бовьязковимы к составлению и предоставления только крупными предприятиями, средства массовой информации; статистические справочники и и інформації; статистичні довідники та ін.

Для внутреннего анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности субъектов хозяйствования источников информации значительно больше, их перечень приведен ниже

1. Экономические нормы; нормативы; стратегические и текущие планы предприятия, бизнес-планы; плановые задания цехам, отделам и др. подразделениям; внутренние стандарты

2. Оперативная отчетность предприятия: сменные рапорты, технические отчеты; паспорта плавок; плавильные журналы; журнал учета поступивших грузов; лимитно-заборные карты; ведомость учета остатков материал лов на складе; материальный отчет, сведения на выплату денег; кассовые книги предприятия по видам валют выписка банка по движению безналичных средств по лицевому счету; расчетно-платежные ведомости и и ин.

3. Данные бухгалтерского учета: журналы и сведения дебетовых оборотов по объектам учета

4. Статистическая отчетность предприятия:. Форма № 1″Баланс», форма № 2″Отчет о финансовых результатах», форма № 3″Отчет о движении денежных средств»и форма № 4″Отчет о собственном капитале»и примечания к ней

5. Решения высших учреждений по годовому отчету предприятия и ревизий, проводимых для контроля хозяйственной деятельности предприятия

6. Аудиторские выводы и отчеты

7. Материалы научно-методических, научно-практических конференций и совещаний, результаты социологических исследований и научно-исследовательских работ; периодическая и справочная литература; другое

8. Переписка с поставщиками, потребителями, финансовыми и кредитными органами и другими контрагентами

9. Акты обследований выше и контролирующими органами

10. Решение общего собрания акционеров и собраний трудовых коллективов

11. Фотографии рабочего дня исполнителей и оборудования, результаты хронометражных наблюдений, рабочие чертежи, нормы расхода материальных, топливных и энергетических ресурсов и др. также могут, в случае н необходимости, использоваться в ходе анализзу.

12. Данные средств массовой информации

13. Интернет-ресурс и др.

В условиях автоматизированной системы управления предприятием информационное обеспечение подсистемы»Экономический анализ»распределяется на условно-постоянную часть (плановые показатели, нормы, нормативы, стандарты, справочные данные, др. — они хранятся в упорядоченном виде в соответствующих носителях информации-справочниках, и при необходимости вызываются и использ ются для решения аналитических задач) и массивы переменных данных (о выпуске продукции, использования и обеспеченность ресурсами: материальными, трудовыми, финансовыми и др.). Накопление и преобразование переменной информации происходит с течением соответствующего времени:: смены, суток, декады, месяца, квартала, рокку.

В совокупности перечисленные источники и информация из них образуют информационное обеспечение экономического анализа, которое вместе с мерами доступа к нему является его информационной базой

Особенностью информации является то, что она не расходуется во время ее использования частично (как внеоборотные активы) или полностью (как материальные ресурсы) ее потребления для решения конкретной задачи лицом или органом управления не исключает использования этой же информации одновременно другими службами предприятия или другими субъектами хозяйствования для решения других задач. Особенностью информации также ограничения ее полезности по временному признаку, в рамках которой информация сохраняет свою актуальность и ценность. В связи с этим, информация на предприятии и в среде, которая его окружает, находится в без непрерывного движении и обновлении и образует таким образомом информационный поток

Спрос на информацию вызывает предложение для его удовлетворения и создает новую услугу — информационную. Информационная услуга — это продукт предприятия, деятельность которого связана со сбором, подготовкой, переработкой, обновлением, обобщением, аналитической обработкой и предоставлением информации пользователю согласно его заказу за содержанию, форме и сроком на договорной основе. Информационные услуги имеют ряд характерных признаков. Они нематериальные, недолговременные, изменчивы, неделимые, в связи с чем требуют большего контроля д в их качестве, доверия и способности приспосабливаться к запросам пользователей информационных услуг. В современных условиях информационная услуга возникает в результате автоматизированного процесса создания и ф ункционування информационного обеспечения, необходимого для принятия управленческих решений и предоставления информации по запросутом.

Сегодня предоставление экономико-информационных услуг является рентабельным международным бизнесом. Например, американская фирма»Дан энд. Бредстрит», которая печатает более 50 справочников, а ее банки данных хранят др. нформация о 8 млн американских фирм, предоставляется 80 тыс. пользователям, имеет годовой оборот в 1,8 млрд долл. и численность персонала более 57 тыс. осинад 57 тис. осіб.