Архивная справка

Законодательством установлены различные сроки хранения документов в организациях. Так, работодатели обязаны хранить трудовые договоры с сотрудниками на протяжении 75 лет, а документы по личному составу — 50 лет. За это время работники могут обращаться за подтверждением трудового стажа, выполнения определенных функций, направления в командировки. В статье разберем образец архивной справки, который кадровики могут взять за основу при предоставлении сведений по запросам сотрудников.

Где получить архивную справку

В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», граждане могут обращаться:

  • непосредственно в архивы, которые работают на территории региона, либо сразу в Росархив;
  • в организации, которые располагают нужными сведениями, если срок передачи их в архивы еще не наступил;
  • в уполномоченных на оказание таких услуг МФЦ.

Например, при оформлении наследственных прав либо приватизации может понадобиться архивная справка формы 9 — как ее еще называют, о регистрации или о прописке. Получить ее можно либо в МФЦ, либо в местных органах власти. А если нужно подтверждение стажа, к примеру, для получения звания «Ветеран труда» или при выходе на пенсию, то обращаться стоит непосредственно к своему работодателю — нынешнему и, при необходимости, предыдущему. Если организация по каким-то причинам больше не существует, тогда сведения следует запрашивать либо у ее преемника, либо в городском архиве.

Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений. Придется уточнить:

  • наименование организации, в которую направляется запрос;
  • Ф.И.О. заявителя;
  • причины обращения и суть запроса;
  • контактные данные.

Письменный запрос лично подписывается заявителем и датируется текущей датой.

Какие данные считаются обязательными

Чаще всего в отдел кадров обращаются за подтверждением трудового стажа, поэтому возьмем образец архивной справки о стаже работы и на его примере рассмотрим структуру подобных документов и обязательные сведения в них.

Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа (один из вариантов) выглядит так:


Сразу обращаем ваше внимание, что обязательной формы в таком случае не существует. Специалист по кадрам может воспользоваться любым удобным шаблоном. Вместе с тем в «Основных Правилах работы архивов организаций» от 06.02.2002 есть приложение 42 с примером справки. Но поскольку Правила носят методический и информативный характер, этим примером можно не пользоваться. Главное, что требуется от кадровика, — соблюсти основные требования к выдаваемому документу:

  • его составляют на бланке организации;
  • указывают дату составления и номер;
  • уточняют, на чье имя выданы сведения;
  • в случае подтверждения стажа указывают период работы со ссылкой на приказы о приеме на работу и увольнении с указанием их реквизитов, в остальных случаях — со ссылкой на другие официальные распоряжения, изданные работодателем;
  • указывают цель выдачи информации, исходя из запроса. В нашем случае — для предоставления в ПФР;
  • обязательно подписывают у руководителя и проставляют печать при ее наличии для дополнительного подтверждения достоверности.

Важно понимать, что оформление справок в архивах и у работодателей бесплатное. Относительно сроков можно сказать, что согласно ТК РФ, по письменному обращению работника (нынешнего или бывшего — не важно) документы, касающиеся его трудовой деятельности, должны предоставляться в трехдневный срок со дня обращения.

Премьер-министр Михаил Мишустин расширил список государственных услуг, предоставляемых по принципу «единого» окна во многофункциональных центрах. Туда можно обращаться за сведениями о трудовом стаже, которые хранятся на индивидуальном лицевом счете в ПФР. Информация будет предоставляться по экстерриториальному принципу — получить ее можно в любом отделении Пенсионного фонда или МФЦ независимо от места жительства или пребывания.

В течение года работник должен сделать выбор в пользу бумажной или электронной трудовой книжки

При этом сведения о своих трудовых заслугах и передвижениях могут получить как люди, которые оставят у себя бумажные трудовые, так и те, которые сделают выбор в пользу электронных трудовых. Главное, чтобы сведения о работнике были сформированы в индивидуальном счете.

Напомним, что каждый работник до 31 декабря 2020 года включительно (за исключением тех, кто находится, например, в декрете или на больничном из-за серьезной болезни) должен подать письменное заявление в произвольной форме своему работодателю о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой. Если человек окончательно решит перевести свой стаж и трудовые заслуги в электронный формат, то тогда бумажную книжку отдел кадров ему отдаст на руки. Если же работник все-таки оставляет привычный формат, то работодатель продолжит вносить в нее сведения о трудовой деятельности. Но в то же время будет вести и электронную трудовую на работника. Если человек в течение 2020 года не определится с выбором, то работодатель продолжит вести трудовую книжку на бумаге. Но вот те люди, которые впервые будут устраиваться на работу в 2021 году, уже не смогут оформить бумажную книжку. Для них предусмотрен только вариант с электронной трудовой.

Выписки из трудовой обычно требуют в банках для получения кредита, в посольствах и консульствах при выдаче визы, в соцслужбах при оформлении пособий, в судах при отстаивании интересов. Если человек работает, то работодатель обязан предоставить выписку из трудовой по заявлению сотрудника в течение трех рабочих дней. А если человек временно не работает, то он может обратиться в Пенсионный фонд и ему также выдадут справку о его рабочих периодах.

5.1.3. Оформление ответов на запросы

Работники архива исполняют запросы, поступившие как традиционным способом (по почте или при личном обращении), так и в форме электронного документа (обращения) с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в т.ч. сети Интернет.

Запрос, в т.ч. интернет запрос, должен содержать наименование юридического лица (для организации) или фамилию, имя и отчество (для граждан), почтовый или электронный адрес заявителя, название темы или вопроса и хронологические рамки запрашиваемой информации.

При получении интернет-запроса заявителю направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ.

Интернет-запрос распечатывается и далее работа с ним ведется, как и с другими запросами.

Запросы рассматриваются руководством архива или соответствующим должностным лицом, затем направляются на исполнение в структурное подразделение архива.

Оформление ответов на запросу осуществляется в полном соответствии с Правилами организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007. — С. 103-110).

В результате исполнения тематических, в том числе биографических запросов архив чаще всего представляет заявителю тематические информационные документы: информационное письмо, тематический перечень архивных документов, тематическую подборку копий архивных документов или тематический обзор архивных документов.

Информационное письмо составляется на бланке архива и содержит информацию о хранящихся в архиве фондах и краткую характеристику архивных документов.

Содержание архивных документов может излагаться в виде кратких аннотаций на группы или отдельные архивные документы.

В информационном письме целесообразно дать рекомендации по использованию архивных документов в соответствии с темой запроса.

Информационное письмо подписывается руководством архива.

Тематический перечень архивных документов представляет собой систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, дел по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров.

В необходимых случаях аннотации дополняются указанием на подлинность, способ воспроизведения или язык архивных документов.

Заголовки архивных документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности по следующим признакам: хронологическому, предметно-вопросному, номинальному.

Тематический перечень архивных документов подписывается составителем и руководством архива.

Тематическая подборка копий архивных документов — это систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме (вопросу).

Тематическая подборка копий архивных документов должна быть соответствующим образом оформлена: к ней составляется титульный лист и в случае необходимости историческая справка по теме.

Тематическая подборка копий архивных документов подписывается составителем и руководством архива.

Тематический обзор архивных документов представляет собой систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов по определенной теме.

архивные документы по теме в обзоре могут быть даны по одному или группе фондов, одного или нескольких архивов.

Сведения о составе и содержании архивных документов в тематическом обзоре могут быть дополнены источниковедческим анализом.

Тематический обзор архивных документов подписывается составителем и руководством архива.

Рассмотренные тематические информационные документы могут быть подготовлены как по запросу, так и по инициативе самого архива (в рамках инициативного информирования).

Ответы на запросы высылаются по почте простым письмом.

При исполнении запросов социально-правового характера архив представляет заявителю архивные справки, архивные выписки и архивные копии.

Порядок оформления и выдачи архивных справок, архивных выписок и архивных копий практически идентичны.

Архивная справка — представляет собой официальный документ архива, который имеет юридическую силу и содержит документную информацию о предмете запроса. В конце архивной справки приводятся архивные шифры (№ фонда, № описи, № единицы хранения) и номера листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых составлена данная архивная справка, а также приводятся печатные издания, использовавшиеся для подготовки архивной справки.

Архивная справка оформляется по строго установленной форме.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов, а также проставление архивных шифров и номеров листов архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со све­дениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные на­звания, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку. В ряде архивов составляются самостоятельные архивные справки в соответствии с фондовой принадлежностью документов.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются не­разборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправ­ления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержа­нию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, — печатью органа местного самоуправления).

Архивная справка, предназначенная для использования на терри­тории Российской Федерации, подписывается руководством архива и заверяется печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, — печатью органа местного само­управления). Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется гербовой печатью (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, — печатью органа местного самоуправления).

При необходимости к архивной справке прилагаются копии ар­хивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица. Архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, заверяется гербовой печатью и подписью руководителя архива.

Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа — апостиля». На архивных справках проставляется и заполняется Надлежащим образом апостиль руководством вышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве. При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтвер­ждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса.

При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью архива (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007. — С. 107-108).

Для чего нужна справка с места учебы и как ее получить?

Справка нужна для консульской легализации документов об образовании для некоторых стран. Например, Саудовская Аравия (КСА), Объединенные Арабские Эмираты (ОАЭ) и другие.

В посольстве некоторых стран не заверяют дипломы без справки из учебного заведения.

Когда нужна справка?

Справка из деканата (также может называться архивная выписка) требуется для легализации дипломов и сертификатов. Для легализации школьных аттестатов подтверждение с места учебы не требуется.

В некоторых случаях, когда на дипломе уже стоит штамп Апостиль, легализацию можно осуществить без справки.

Нужно ли переводить и заверять справку?

Переводить и легализовывать справку с места учебы не нужно. Не требуется ее заверять в Минюсте, МИДе и посольстве. Этот документ достаточно просто сдать в посольство в том виде, в котором она была выдана в университете.

Как получить справку с места учебы?

Нужно обратиться в учебное заведение (колледж, техникум, университет). Рекомендую обращаться в деканат или архивный отдел. Попросите, чтобы вам выдали справку (варианты названий: архивная справка, архивная выписка).

Посмотреть образец

В России (в том же городе):
Если вы сейчас находитесь в городе, в котором учились, получить справку не составит труда. Просто зайдите в ваш университет и получите ее. Государственных пошлин за оформление справок с места учебы не предусмотрено. ВУЗ должен вам ее выдать бесплатно. По времени выдача справок занимает от нескольких дней до нескольких недель, в зависимости от учебного заведения.

В России (в другом городе):
Если вы учились в другом городе, например, в Тюмени, а сами сейчас находитесь в Санкт-Петербурге, за справкой ездить будет не выгодно и не удобно. Рекомендую поступить так: позвоните в ваш институт, объясните подробно вашу ситуацию, что вы живете в другом городе. Обычно, в большинстве случаев многие учебные заведения идут навстречу и выдают такую справку.

Конечно иногда бывают проблемы:
– университет требует ваше личное присутствие;
– либо нотариальную доверенность;
– отказывают выдавать справку без официального запроса.

Как быть?
В этом случае мы можем вам помочь. Наша организация подает официальный запрос в университет на получение справки. ВУЗ отправляет готовый документ в наш Московский офис для осуществления последующей консульской легализации диплома в посольстве.

За границей:
Аналогичная ситуация, когда вы находитесь за границей. Например, вы учились в России, но в данный момент живете в Арабских Эмиратах, в Дубае.

В этом случае, как вариант, вы можете самостоятельно позвонить в университет и договориться, чтобы вам выдали и отправили справку курьерской службой.

Второй вариант, если вам это сложно, обратитесь к нам. Мы получим справку с места учебы за вас.

Екатерина
Маракулина

Эксперт по легализации документов

Мы работаем!