Автоматизация бухгалтерского учета

Содержание

Лекция 17. Автоматизированные информационные системы в бухгалтерском учете

В современных условиях бухгалтер – это центральная фигура управленческого персонала, он главный консультант директора фирмы, аналитик, финансист. Для выполнения функций и, прежде всего, создания учета как средства управления и регулирования использование компьютера, а также современных средств связи и коммуникаций жизненно необходимо.

В то же время организация и разработка систем автоматизированного учета, ориентированного на новые информационные технологии, сопряжена с рядом проблем методологического, организационного и технологического характера. Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтерский учет, может пойти по одному из следующих путей: выполнить эту работу собственными силами; пригласить специалистов для изготовления программ из сторонней организации или купить готовый программный продукт.

Предпосылками автоматизации бухгалтерского учета являются:

  • Наличие большого объема трудоемких и рутинных работ.
  • Бухгалтерский учет заключается в сплошном и непрерывном отражении хозяйственных операций, что необходимо и остальным управленческим структурам предприятия.
  • Задачи бухгалтерского учета решаются по относительно несложным алгоритмам с преобладанием логических и арифметических операций.
  • Бухгалтерский учет со времен Луки Пачоли существует как наука со строго определенными элементами метода (двойная запись, документация, оценка и инвентаризация и т.д.), что создает единую унифицированную базу для любого предприятия.
  • В стране налажено обучение бухгалтеров на разных уровнях (техникумы, ВУЗы, институт профессиональных бухгалтеров и проч.), что создает необходимый кадровый потенциал для компьютеризации бухгалтерского учета.
  • Наличие домашнего интернета у большинства пользователей позволяет проводить бухгалтерские операции, используя онлайн бухгалтерию, не выходя из дома

Рынок программ бухгалтерского учета в России

Начало автоматизации бухгалтерского учета приходится на конец 80-х и начала 90-х годов 20 века. Бухгалтерский учет вели с помощью электронных таблиц: Excel, SuperCalc и Quattro.

Первыми специализированными продуктами автоматизации бухгалтерского учета в России стали программы 1С (1991 г.), Турбо-Бухгалтер (1991), Инфо-Бухгалтер (1992 г.),

На сегодняшний день число компаний, занимающихся разработкой автоматизированных систем для бухгалтерии огромное количество: «1С» (серия программ «1С:Бухгалтерия»), «Галактика-ERP» (корпорация «Галактика»), «ДИЦ» («Турбо9 Бухгалтерия «), «БЭСТ» («БЭСТ-5″), » Инфо — Бухгалтер» («Инфо – Бухгалтер 10») и многие другие. Но, несмотря на такое разнообразие, достаточно известных из них не более десятка.

Самой распространенной системой автоматизации бухгалтерского учета в России и странах СНГ является серия программ «1С», позволяющая автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета.

Система «1С» обеспечивает ведение бухгалтерского учета в различных сферах: оптовой и розничной торговле, производства, строительстве и т.д.

Система позволяет вести:

  • учет банковских и кассовых операций;
  • учет расчетов с контрагентами;
  • учет основных средств и нематериальных активов;
  • учет торговых операций, в том числе в розничной и комиссионной торговле;
  • учет основного и вспомогательного производства, учет полуфабрикатов;
  • учет заработной платы, кадровый и персонифицированный учет;
  • автоматическое выполнение завершающих операций месяца;
  • подготовку регламентированной отчетности;
  • формирование стандартных бухгалтерских отчетов с широкими возможностями их настройки и механизмом расшифровки показателей.

Система «1С:Бухгалтерия» позволяет осуществлять взаимодействие с другими конфигурациями такими как «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» и «1С:Управление торговлей 8» через механизм обмена данными.

БЭСТ

Автоматизация малых и средних предприятий

Автоматизация обеспечивается в рамках комплексной системы «БЭСТ-5 — Информационная система управления предприятием», разработанной компании «БЭСТ». Система предоставляет развитые и гибкие средства регистрации фактов хозяйственной деятельности в оперативном режиме — с одновременным их отражением в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете. Автоматизировано большинство бизнес-процессов предприятия и обеспечено их адекватное представление в виде набора взаимосвязанных документов. Имеются возможности для прямой регистрации данных в каждом отдельно взятом виде учета. Помимо стандартных планов счетов, входящих в поставку системы, можно создавать и настраивать свои собственные планы счетов.

Автоматизация небольших предприятий и индивидуальных предпринимателей

Компания «БЭСТ» предлагает решение для автоматизации небольших предприятий и индивидуальных предпринимателей, работающих в сфере торговли и предоставления услуг «БЭСТ-5. Мои бизнес». Система обеспечивает ведение бухгалтерского и налогового учета по упрощенной или общей системе налогообложения, включая ЕНВД, от формирования и печати первичных документов до подготовки отчетности предприятия. В программе автоматизирован процесс разноски данных оперативного учета по счетам бухгалтерского и налогового учета (документ – проводки) с записью в книгу хозяйственных операций. Туда же поступают сведения о движении имущества, начислении и выдачи заработной платы, других финансовых операциях.

Парус

Система «ПАРУС-Предприятие 7» компании «Парус» предназначена для малых и средних хозрасчетных предприятий различной отраслевой принадлежности. Система позволяет автоматизировать бухгалтерский учет, основные торговые процессы и складской учет, расчет заработной платы и кадровый учет. Может эксплуатироваться как на одном, так и на нескольких (в пределах 15-20) объединенных в локальную сеть компьютерах. Система построена по модульному принципу и в частности включает модуль «Бухгалтерия». Пользователями системы являются Генеральная прокуратура РФ, Министерство здравоохранения РФ , Министерство образования и науки РФ, «НТВ – Плюс»,»Первый Канал», «Эхо Москвы», АльфаСтрахование и т.д.

Инфо-Бухгалтер

Инфо-Бухгалтер 10 «Бухгалтерcкий и налоговый учет» компании «Инфо-Бухгалтер». Программа написана с применением последних разработок в области бухгалтерских программ. Программа предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, при этом программа автоматически формирует все отчетные документы, разработанные в строгом соответствии с требованиями ФНС. Стоимость программы 8800 руб. за одно рабочее место. Сетевая версия на 50 рабочих мест стоит 110000 руб. (88000 руб. по льготной цене)

Возможности системы:

  • Учет основных средств и нематериальных активов;
  • Упрощенная система налогообложения;
  • Учет расчетов с контрагентами;
  • Учет косвенных расходов;
  • Учет НДС;
  • Учет заработной платы, кадров и персонифицированный учет;
  • Налоговый учет по налогу на прибыль;
  • Учет деятельности, облагаемой ЕНВД;
  • Учет доходов и расходов индивидуальных предпринимателей – плательщиков НДФЛ;
  • Заключительные операции месяца;
  • Учет банковских и кассовых операций (блок «денежные средства”);
  • Загрузка классификаторов и курса валют;
  • Контроль и исключение ошибочных ситуаций;
  • Администрирование (управление доступом к учетным данным);
  • Работа с распределенными информационными базами;
  • Использование торгового оборудования.

Галактика

Автоматизация бухгалтерского учета обеспечивается в рамках системы «Галактика ERP». Автоматизацию бухгалтерии выполняет модуль бухгалтерского учета.

Система «Галактика ERP» обеспечивает:

  • возможность настройки аналитического учета «под себя», по элементам таблиц данных (организаций, подразделений, материальных ценностей, основных средств и т.д.),
  • параллельный бухгалтерский учет по нескольким планам счетов, что позволяет разделять бухгалтерский учет в национальных и международных стандартах, а также отделить налоговый учет от бухгалтерского;
  • электронный формат бухгалтерской отчетности — данный формат полностью соответствует подзаконным актам и нормам ведения бухгалтерского учета, а все изменения в законодательстве, касающиеся бухучета, оперативно вносятся в обновления системы;
  • автоматизация учета основных фондов, в который входят: учет сложных объектов, расчет амортизации, прогноз сумм амортизационных отчислений и т.д.;
  • возможность проведения электронных платежей через систему.

Турбо9 Бухгалтерия

Программа «Турбо9 Бухгалтерия» компании ДИЦ (Долгопрудненский исследовательский центр) обеспечивает возможность ведение автоматизированного бухгалтерского учета для малого, среднего и крупного бизнеса.

Программа работает в 4 редакциях:

  • Компакт — однопользовательская редакция Турбо9, в которой можно полноценно вести небольшую бухгалтерию.
  • Стандарт — многопользовательская версия, рассчитанная на работу до 10 — 15 рабочих мест.
  • Редакция Макс ориентирована на большие предприятия, и количество проводок в ней — до 10 млн.
  • Макс64 — 64-разрядная версия редакции Макс не имеет ограничений по количеству мест и по количеству проводок.

Автоматизация участков бухгалтерского учета в программе «Турбо9 Бухгалтерия» обеспечивает:

  • учет движение денежных средств;
  • начисление и выдача зарплаты, расчет НДФЛ и страховых взносов и персонифицированный учет;
  • учет основных средств и нематериальных активов;
  • учет товарно-материальных ценностей и услуг;
  • учет НДС;
  • учет расчетов с контрагентами и подотчетными лицами;
  • бухгалтерская отчетность с возможностью сдачи ее в электронном виде.

Стоимость 1 рабочего места редакции Компакт составляет 5700 руб., Стандарт – 12000 руб., Макс – 23000 руб, Макс 64 – 38000 руб.

Все современные бухгалтерские программы основаны на электронном документообороте и обеспечивают:

  • Автоматизацию всех участков бухгалтерского учета.
  • Ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия.
  • Настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, форм отчетности.
  • Возможность автоматической печати первичных (выходных) документов.
  • Использование справочников («Валюты, «Сотрудников», «Договоров» и пр.), предназначенных для ведения аналитического учета на счетах. А также ввода различной информации при выписке первичных документов на компьютере.
  • Автоматический и ручной ввод бухгалтерских операций.
  • Многоуровневый аналитический учет, по любому счету можно вести аналитический учет в необходимых разрезах.
  • Использование журналов операций, проводок и документов для удобства просмотра отдельных позиций, зафиксированных в этом журнале.
  • Возможность анализа счетов, субсчетов, позиций аналитического учета (субконто).
  • Визуальные представления данных в виде графиков и гистограмм.
  • Возможности ведения учета в различных денежных натуральных измерителях. В качестве денежных измерителей выступают национальная валюта и произвольный набор иностранных валют.
  • Надежная защита учетной информации от несанкционированного доступа.
  • Использование встроенного «языка программирования» для составления отчетов произвольной формы.
  • Ведение учета для нескольких предприятий.

Отметим, что небольшим компаниям стоит обратить внимание на бесплатные версии бухгалтерских программ. В качестве примера можно привести программу Инфо-Бухгалтер 10.2, включающую блоки: Бухгалтерский учёт и отчётность, Зарплата и кадры, Склад, работы и услуги. Ограничением бесплатной версии программы Инфо-Бухгалтер 10.2 является возможность одновременной обработки до 1000 хозяйственных операций. Каждая операция может иметь практически неограниченное количество проводок. Этого хватит для небольшой бухгалтерии.

Современные тенденции развития систем бухгалтерского учета

К современным тенденциям автоматизации бухгалтерского учета можно отнести возможность ведения бухгалтерии через интернет (интернет-бухгалтерии, онлайн бухгалтерия, электронная бухгалтерия, мобильная бухгалтерия).

Основным достоинством работы в интернет-бухгалтерии является ведение бухгалтерского учета без установки программного обеспечения на компьютер (мобильное устройство). Работа может осуществляться с любого устройства (компьютера, планшета, смарфона и т.д.), подключенного к сети. Безопасность передачи данных обеспечивается с помощью протокола https, поддерживающего шифрование данных, а также системой авторизации (парольной защиты). Возможные риски от аппаратных и программных сбоев, несанкционированного доступа, принимает на себя компания, предоставляющая услуги. Отметим, что у крупных разработчиков такие риски минимальны.

Интернет-бухгалтерия 1С. Работа в программе 1С возможна в режиме тонкого клиента и веб-клиента. Тонкий клиент, в отличии от веб-клиента, требует предварительной установки на компьютере пользователя. Однако, тонкий клиент обеспечивает полную функциональность, веб-клиент не поддерживает некоторые возможности платформы, но позволяет вести бухгалтерию без привязки к рабочему месту.

БухсофтОнлайн. Онлайн модуль «Бухгалтерия» данного сервиса обеспечивает автоматизацию бухгалтерского и налогового учета для организации и ИП. Ведение банка, кассы, покупок, продаж. Автоматическое формирование проводок и автоматическое заполнение книги доходов и расходов. На основании введенных учетных данных возможно автоматическое формирование всей предусмотренной законодательством отчетности. Стоимость подключения к модулю «Бухгалтерия» 2900 руб.

Контур.Бухгалтерия. Простой учет для компаний на УСН, ЕНВД и ООО на ОСНО. Бухгалтерские проводки автоматически создаются на основе первичных документов, которые вы учитываете. Все возможности сервиса соответствуют законодательству.

Возможности Контур.Бухгалтерии:

  • Учет по нескольким расчетным счетам
  • Оборотно-сальдовая ведомость и акты сверки
  • Учет основных средств
  • Отслеживание оплат и отгрузок
  • Импорт банковской выписки
  • Экспорт платежных поручений
  • Уплата налога УСН
  • Уплата страховых взносов
  • Ведение учетной политики

Моё дело. В онлайн-сервисе «Моё дело есть» всё необходимое для работы с бухгалтерией: справочная, учётная системы, отправка отчётности через интернет и консультации экспертов. Программа помогает правильно вести бухгалтерский учёт, рассчитывать налоги (взносы) и уплачивать их точно в срок, а также сдавать электронную отчётность.

Все возможности современной бухгалтерии в одном сервисе:

  • система связанных вопросов-ответов
  • автозаполнение унифицированных и нетиповых форм документов с примерами и подсказками
  • актуальная база нормативно-правовых документов с возможностью отслеживания изменений
  • формирование и сдача электронной отчётности
  • профессиональные консультации экспертов

АУБИ Центр. АУБИ Интернет-бухгалтерия позволяет предприятиям и ИП при любой системе налогообложения вести бухгалтерский учет и сдавать отчетность через Интернет.

Возможности сервиса:

  • Использование различных систем налогообложения
  • Ведение бухгалтерии, складского учета, торговли, производственного и кадрового учета
  • Электронный документооборот с контрагентами, банками и внутри предприятия
  • Электронная отчетность в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, РАР

Стоимость тарифа «Стандарт» 1600 р. Тариф обеспечивает неограниченное время работы (24 часа в сутки) и предназначен для тех, кто интенсивно работает в АУБИ

В любой интернет-бухгалтерии доступ обеспечивается через браузер с помощью логина и пароля. Информационная безопасность обеспечивается применением электронной подписи. Формы документов обновляются автоматически – это обеспечивает компания, предоставляющая онлайн сервис. Доступ к сервисам возможен из любой точки мира в любое время. Технические и программные риски берет на себя компания-разработчик. Также эти компании должны предоставлять консультации и техподдержку в реальном времени.

Давно миновали те времена, когда бухгалтер вел подсчеты на костяных счетах, использовал перфокарты и составлял отчетность на коленках. В наш век информационных технологий во всех профильных учебных заведениях, обучая студентов по специальности бухгалтерский учет, обязательным предметом является «автоматизированные системы бухгалтерского учета». Без этих знаний будущий бухгалтер не сможет работать.

Замечание 1

Руководители российских компаний предпочитают автоматизировать системы учета с помощью отечественных программ, адаптированных под постоянное изменение законодательства.

Основные требования к программе учета

  • Язык – русский, для формирования документов и отчетов по установленным нормативам
  • Оперативность – быстрая и многозадачная пропускная способность данных
  • Доступность работы многими пользователями одновременно в одной базе
  • Обновление форм по национальным стандартам бухгалтерского учета, и согласно изменяемому законодательству
  • Формирование основных форм бухгалтерского учета (Баланс, Отчет и прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств) и форм по налогам (прибыль, НДС, имущество и т.д.)
  • Составление и выгрузка всевозможных управленческих отчетов
  • Возможность прикрепить документ к проводке в электронном виде, чтобы посмотреть реквизиты и интересующие детали

Совместимость с прочим программным обеспечением

Отдельным пунктом надо выделить критерий, без которых автоматизированные системы бухгалтерского учета будут не 100% эффективны. Это совместимость с другими программами, которыми пользуются бухгалтера, от линейных до главного, при выполнении своих трудовых обязанностей. Сопоставимость должна быть соблюдена в следующих областях:

  • он-лайн банк, для осуществления платежей, получения банковских выписок
  • налоговыми инспекциями и всеми фондами (пенсионный, страхования )для отправки финансовых отчетов, данных по сотрудникам
  • (по требованию) по учету командировочных расходов (Амех)
  • (по требованию) по учету расходов по проекту (MS Project, Time2000)

Российские против западных

Явным лидером рынка автоматизированных систем бухгалтерского учета является программа 1С, которая не только обновляет версии основного бухгалтерского модуля, но и идет навстречу заказчикам, разрабатывая дополнительный модули, сопоставимые с бухгалтерией: торговля, склад, кадры. Плюсы отечественной программы:

  • Цена
  • Техническая поддержка
  • Оперативное обновление под меняющееся законодательство

Как таковые, отдельные западные автоматизированные системы по бухгалтерскому учету не представлены на российском рынке. В России используются только части, финансовые модули так называемых ERP систем, таких как SAP, Oracle, Navision, Axapta, JDE. ERP — Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия – сложная компьютерная система, созданная для комплексного обслуживания и анализа всего предприятия в реальном времени.

Замечание 2

Все ERP системы имеют блок финансы, помимо прочих, без которых целые производства не будут функционировать: производство, планирование, закупки, продажи, материалы, маркетинг, логистика и т.д. В Росси ERP системами пользуются крупнейшие организации, фабрики, заводы. К примеру, в SAP работают Газпром, Роснефть, Северсталь; Магнитогорский металлургический комбинат использует в различных целях и 1С, и SAP, и Oracle.

Надо заострить внимание на том факте, что если компания и выбрала ERP систему, как главную и единственную для финансового блока, то расчет заработной платы всегда будет производится в отечественной программе, чаще всего 1С, потому что западные системы не в состоянии обеспечить своевременный и качественный учет, расчет и выплаты работникам. Слишком много тонкостей должно быть соблюдено в данном разделе бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет является одним из ключевых звеньев бизнеса, от правильности ведения которого зависит финансовое благополучие компании.

Мы ведем бухгалтерию на аутсорсе более 20 лет и готовы взять эту функцию на себя.

У нас работают опытные главные бухгалтера, экономисты, юристы, мы обеспечиваем прозрачность и правильность ведения бухгалтерии и полностью отвечаем за своевременность и точность сдачи отчетности в контролирующие органы *.

Подробнее с услугой бухгалтерского аутсорсинга Вы можете ознакомиться на странице аутсорсинг комплексного бухгалтерского обслуживания и на страницах

  • Аутсорсинг расчета заработной платы
  • Проверка и восстановление бухгалтерского и налогового учета
  • Аутсорсинг бухгалтерского обслуживания в бюджетных организациях
  • Разовые бухгалтерские услуги
  • Бухгалтерский и налоговый консалтинг

* «Полностью отвечаем» подразумевает, что юридическая и финансовая ответственность за ведение бухгалтерии ложится на нас, что прописывается в договоре бухгалтерского обслуживания.

Традиционное ведение бухгалтерского учета предполагает сложный кропотливый труд бухгалтеров, включает множество рутинных операций, многократное повторение одних и тех же вычислительных действий, а также подготовку платежных документов и отчетов. Применение информационных технологий позволяет вести бухгалтерию удобно, оперативно и практически без ошибок. Безусловно, компьютерная программа не заменит главного бухгалтера, но позволит сэкономить его время и силы, найти и устранить арифметические ошибки в учете, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

Если не брать во внимание умышленные противоправные действия, все ошибки бухгалтерского учета совершаются, либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших версий программных комплексов.
Несмотря на то, что в мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета.

Автоматизация бухгалтерского учета – основа эффективного управления

На сегодняшний день руководителям российских предприятий приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает их постоянно держать под контролем различные аспекты финансово – хозяйственной деятельности. Грамотно обработанная и систематизированная информация является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно – аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды .

Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям. Не менее важно, чтобы фирма – разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии на более свежую .

Сегодня анализируется уже третье поколение российских автоматизированных бухгалтерских систем.

Эффективная автоматизация

Для того, чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе что же такое автоматизированный бухгалтерский учет. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухгалтерский учет – это просто когда бухгалтерский учет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бух. учета на предприятии.

Это может выражаться в следующем:

  1. Упорядочение бухгалтерского учета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета, требовалось несколько часов работы, то на компьютере – нажал клавишу и выборка распечаталась
  2. Увеличение количества информации, получаемой из бухгалтерского учета. К примеру, раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере – в нескольких
  3. Снижение числа бухгалтерских ошибок. Очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило, являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел
  4. Повышение оперативности бухгалтерского учета. Если раньше, при бумажном учете, бухгалтера не поспевали за первичной документацией и делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось
  5. Повышение экономичности бухгалтерского учета. Практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие «подвластные» бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.

Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна – она не принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена. Такую ситуацию следует скорее называть «псевдоавтоматизацией». Последствия псевдоавтоматизации удручающи. Бухгалтерия, которая раньше была перегружена текущей работой, сейчас, «при компьютерах», тоже ничего не успевает, иногда работы становится еще больше – надо же вначале сделать все или отдельные разделы бухгалтерского учета на бумаге, а потом, непонятно для чего, завести в компьютер. Руководство тоже не понимает для чего потрачены немалые деньги на компьютеры, программы и внедрение, когда в бухгалтерии как был «завал», так и остался .

Практическая технология эффективной автоматизации бухучета

Подготовка к автоматизации

Автоматизация бухгалтерского учета начинается не с покупки программы и введении данных в программу. Для того чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов:

Этап I. Оптимизация бухгалтерского учета

Современные программы по автоматизации бухгалтерского учета — очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию.

Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухгалтерского учета, а именно:

  1. Применяемый план счетов и использование конкретных счетов
  2. Применяемая аналитика по различным счетам
  3. Использующиеся типовые проводки для отражения хозяйственных операций
  4. Формы и содержание первичной документации
  5. Формы учетных регистров.

Анализ производится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского учета. Для проведения оптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специалист по бухгалтерскому учету и налогообложению, каким является, например, аудитор или опытный главный бухгалтер. Многие фирмы, внедряющие программы, как раз грешат тем, что их сотрудники прекрасно разбираются в самих программах, а вот в бухгалтерском учете -то не очень, и автоматизируют они бухгалтерию в том виде, в котором она есть, не используя возможности для улучшения и даже оставляя старые ошибки .

Этап II.Выбор масштабов автоматизации

Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы учета. Эта проблема тем более актуальна, чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухгалтерский учет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, учет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупным предприятием, где бухгалтерский учет ведется четырьмя и более бухгалтерами, имеется большой документооборот, много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс «завязнет» и результатов не будет.

Для крупной организации следует решить:

  1. Какие разделы автоматизировать, а какие — нет. Например, если в отделе сбыта есть своя программа, при помощи которой отслеживаются расчеты с заказчиками, то делать то же самое в рамках бухгалтерского учета, наверное, не надо, бухгалтерия может ограничиться просто отражением проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов и пр. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, а средств на их покупку нет, значит, какие-то разделы неизбежно будут вестись на бумаге
  2. В каком порядке автоматизировать разделы. Практика показывает, что при большом объеме работ по автоматизации лучше переводить на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать результат, затем переходить к другому разделу и так далее, а не стараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядок автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел автоматизируется, а потом его опять приходится донастраивать, чтобы он совмещался с другими. В большинстве случаев начинать надо с ведения главной книги, журнала хозяйственных операций, расчета налогов и составления отчетности — то есть работы главного бухгалтера.

Информация, получаемая из бухгалтерского учета, требуется и в других структурных подразделениях предприятия. Хорошо автоматизированный бухгалтерский учет в состоянии дать любую информацию с учетом всех специфических требований. Когда учет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый на своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер, будет вести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.

Этап III. Постановка задачи

Когда определено, что будет изменяться в бухгалтерском учете, какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться, следует четко определить, что автоматизированный учет будет давать на выходе.

На выходе бухгалтерский учет дает:

  1. Первичные документы
  2. Учетные регистры для бухгалтерии
  3. Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия (см. предыдущий этап)
  4. Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.

Постановка задачи состоит в том, что фиксируется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухгалтерский учет, требования к ним. Например: в накладных на отпуск товаров в одной фирме требуется наличие долларового эквивалента цене, в другой фирме — величина торговой наценки, а в третьей то и другое. Отделу сбыта может потребоваться ведомость отгруженных товаров с указанием продажной цены товара и датой отгрузки.

Если не сделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что программа будет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации).

Этап IV. Выбор программного средства

Только тогда когда спланирована оптимизация бухгалтерского учета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная заранее или по принципу «подешевле» программа просто не имеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия и придется покупать другую программу.

Те программные продукты, которые продаются и рекламируются сейчас в России — хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предприятий (с учетом их величины, видов деятельности и других факторов), другие — для других, третьи — для третьих. Таким образом, задача состоит в том, чтобы выбрать оптимально подходящий для конкретного предприятия программный продукт.

Как же это сделать? Начинать нужно с принятия трех решений:

  1. Малую или большую программу покупать?
    Программы для автоматизации малой бухгалтерии сравнительно проще во внедрении, однако они, как правило, не содержат автоматических функций позволяющие вести бухгалтерию с учетом всех нюансов. На небольших предприятиях, где операций мало, такие нюансы можно вводить и вручную, а вот на больших так не получится, поскольку операций много и ручной ввод займет так много времени, что часть бухгалтерского учета придется вести вручную и автоматизация будет неэффективной. К таким малым программам относятся, например, «1С», программа «Skat» производства СКБ «Контур», «Высший сорт».
    Программы для автоматизации крупной бухгалтерии прямо противоположны по характеристикам. Они позволяют автоматически вести все возможные бухгалтерские операции, начиная от переоценки основных средств, кончая учетом себестоимости объектов капитального строительства, однако такие программы значительно сложнее и внедрение их более трудоемко. Такие программные средства представляют собой не одну отдельную программу, а набор совместимых модулей, каждый из которых соответствует тому или иному разделу бухгалтерского учета. Примерами таких программ являются «Бэст», «Парус», «RS-balance», программы СКБ «Контур» и «Бонус», систем «Галактика».
  2. Под какой операционной системой будет работать программа?
    Подавляющее большинство широко продающихся программ имеют версии для DOS и для Windows. Однозначно можно сказать, что если оптимально подходящая программа имеет обе версии, следует выбирать Windows, поскольку это более современная операционная система. Версии программ, предназначенные для Windows всегда несколько дороже, чем для DOS, но их преимущества сторицей покрывают наценку. Кроме того, для работы под Windows необходимы более мощные компьютеры и если Windows не установлен, его придется установить
  3. Сетевая будет программа или нет?
    Это тоже простое решение. Если работать в автоматизированной бухгалтерии будут несколько работников на нескольких компьютерах, то компьютеры обязательно должны быть объединены в сеть чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами, попадали в один общий журнал. Все распространенные сейчас программы имеют сетевые версии, которые стоят немного дороже несетевых. Работа программы по автоматизации крупной бухгалтерии вообще немыслима в несетевом режиме.

Этап V. Вопросы техники

Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны.

Выбор компьютера зависит от факторов:

  1. Установленные программы. Одни программы требуют от компьютера меньше ресурсов, другие больше, если работать под Windows, компьютер должен быть мощнее, если программа сетевая, то она потребует больше ресурсов, чем несетевая
  2. Количество операций, введенных в программу. Чем больше проводок введено, тем больше ресурсов требуется для их обработки. На крупном предприятии для работы какой-либо программы нужен более мощный компьютер, чем для работы той же программы на маленьком предприятии .

Процесс автоматизации

Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Если принято решение заказывать автоматизацию у специализированной организации, то необходимо приготовиться к дополнительным денежным затратам, поскольку качественная автоматизация не может обойтись дешево, так как она занимает достаточно много времени и требует квалифицированных и опытных специалистов.

Все широко распространенные программы автоматизации бухгалтерского учета (и большие и малые) имеют аналогичные набор изменяющихся составных частей, поэтому, в целом, правильный процесс настройки любой программы можно, в хронологическом порядке выполнения, расписать на следующие этапы:

  1. Настройка плана счетов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией учета и постановкой задачи
  2. Настройка типовых проводок в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухгалтерского учета и постановкой задачи. В случае внедрения больших комплексных программ настройку каждого раздела учета в своем отдельном модуле необходимо производить отдельно с учетом специфических особенностей
  3. Настройка форм первичных документов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи
  4. Настройка форм бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухгалтерского учета и постановкой задачи. При качественной автоматизации учета вся ежеквартальная отчетность должна обязательно составляться автоматически.

Когда программа настроена, можно начинать работать, но важно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано или поздно произойдет один из двух фактов (или оба вместе):

  • Изменится характер хозяйственной деятельности предприятия и придется перенастраивать план счетов, формы первичной документации или автоматические проводки по типовым хозяйственным операциям
  • Изменятся формы бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам и надо будет производить донастройку этих форм, создаваемых программой. Следует, отметить, что большинство фирм-производителей широко распространенных программных продуктов пристально следит за изменением форм отчетности и своевременно предлагает пользователям своих программ новые формы, но, тем не менее, даже новую форму на практике приходится донастраивать с учетом специфики плана счетов и типовых проводок на своем предприятии; во-вторых, могут измениться формы по расчетам местных налогов, которые московские разработчики программ по понятным причинам рассылать не могут

Главному бухгалтеру нужно регулярно отслеживать многочисленные изменения инструкций и законов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета и налогообложение, и при необходимости оперативно вносить нужные коррективы.

За последние годы наблюдается тенденция всеобщей компьютеризации, касающаяся всех областей деятельности. С помощью компьютера можно представить информацию в удобном для конкретного пользователя виде, значительно ускорить и упростить операции ее ввода и обработки, повысить наглядность и простоту конечных отчетов.

Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухгалтерского учета – это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.

Больше по теме

Земелева Т.С., Шабельник Т.В.

Донецкий национальный университет экономики и торговли

имени М. И. Туган-Барановского

Анализ преимуществ автоматизации бухгалтерского учета украинских предприятий

Новые экономические отношения проникают во все сферы производственной деятельности предприятий Украины, субъекты хозяйствования интенсивно переходят на рыночные механизмы. В таких условиях первоочередными задачами предприятий являются занятие лидирующего положения на рынке, повышение эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления. При этом одной из важных проблем остается усовершенствование бухгалтерского учета, отчетности и контроля, основным направлением которой является их автоматизация с применением различных средств вычислительной техники и автоматизированных информационных систем учета. Благодаря их внедрению повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, принимаются более объективные финансовые и управленческие решения. Автоматизация процесса учета дает возможность экономить предприятию свое время и средства.

Весомый взнос в исследование вопросов автоматизации учета на украинских предприятиях сделали такие отечественные ученные как: С. Ивахненков, В. Шквира, А. Загородний, О. Высочан, В. Муравский, А. Олейник и др.

Целью данной работы является рассмотрение основных преимуществ автоматизированной обработки учетной информации, а также обзор наиболее популярных компьютерных программ.

Как свидетельствует практика внедрения на украинских предприятиях бухгалтерских программ, отдачу от инвестиций в автоматизированную систему управления получают за счет: сквозного и своевременного оперативно-производственного планирования и учета производства (что позволяет на 20-30 % снизить потери непосредственно в цехах); снижения необоснованной выдачи материалов в цехах (на 10-15%); уменьшения затрат вспомогательных материалов (на 20-30 %); снижения дебиторской задолженности за счет ее всестороннего персонифицированного контроля (на десятки процентов). Использование бухгалтерских программ предоставляет ряд существенных преимуществ, которые можно представить в таблице.

Таблица – Преимущества автоматизированной обработки учетной информации

Элемент бухгалтерской технологии

Способ обработки учетной информации

Бумажный

Автоматизированный

1.Первичное документирование:

а) тип носителей первичной информации

Бумажные носители первичной информации

Электронные (магнитные, оптические) носители первичной информации: электронные первичные документы, смарт-карты, штриховые коды

б) проектирование и создание форм первичных документов

Конструирование бумажных форм первичных документов с учетом соответствующих стандартов; использование готовых бланков документов

С помощью программных средств возможно создание двух форм каждого первичного документа: формы, приспособленной для введения необходимых реквизитов в компьютерную базу данных, и формы для распечатки документов на бумаге

в) установление порядка осуществления записей в первичных документах

Разработка инструкций по заполнению первичных документов

Заполнение документов осуществляется согласно алгоритму с автоматическим расчетом ряда реквизитов и контролем за правильностью их ввода

г) выписывание первичных документов

Ручное выписывание документов, после этого – передача их в бухгалтерию и обработка

Создание электронных документов при осуществлении хозяйственных операций и одновременная обработка и накопление

2. Инвентаризация

Ручной перерасчет

Применение технических средств (сканеров штриховых кодов)

3. Оценка (методы списания, амортизации) активов

Использование наименее трудоемкого из методов (ФИФО, средней, фактической себестоимости и т.п.; для необоротных активов – выбор налогового метода амортизации)

Программная реализация наиболее оптимального способа оценки, использование разных способов оценки для разных групп материальных ценностей, необоротных активов и других объектов учета

4. Калькулирование

Ограниченная номенклатура статей производственных, административных и цеховых расходов, способа калькулирования изделий и т.п.

Построение многоуровневых разрезов статей затрат, необходимых для потребностей управления. Возможность использования нескольких резервов учета (в разрезе производственных подразделений, видов продукции, статей и элементов затрат, переделов)

5. План счетов и аналитический учет

Иерархическая структура субсчетов и ограниченная номенклатура аналитических счетов

Использование нескольких планов счетов, разработка многоуровневой иерархической и многомерной параллельной структур субсчетов и аналитических счетов

Однако, несмотря на приведенные преимущества внедрения автоматизированных учетных систем, существуют определенные проблемы, большую часть которых составляют проблемы внедрения.

Можно выделить три наиболее важные проблемы, о которых следует помнить при внедрении бухгалтерских программ, а именно:

· общая организация бизнеса и учета;

· наличие денежных средств;

· наличие учетных и технических кадров.

Главным решением этих проблем является способность украинских предприятий увеличить долю затрат на информационные технологии, т.е. готовность вкладывать значительные средства на привлечение посторонних консультантов и существенное обновление, обучение штата собственных специалистов при внедрении автоматизированных систем .

В настоящее время на рынке программных продуктов представлен широкий спектр программ по автоматизации бухгалтерского учета, наиболее популярными из которых и наиболее приспособленными к украинской системе ведения учета являются пакеты 1С «Предприятие» и «Парус – Предприятие».

Главное достоинство программы 1С «Предприятие» заключается в том, что в ней заложен удобный способ работы с документами. К каждому документу прописаны необходимые проводки. В то же время, существенным недостатком данной программы является то, что изменять в ней настройки, вводить новые формы и отчетность, модифицировать документы можно только через конфигуратор, с принципом действия которого бухгалтеры зачастую не знакомы. Обновление программы осуществляется через дилера, при этом предприятие несет дополнительные расходы. Таким образом, приобретая 1С, предприятие попадает в зависимость от поставщика программы. Поэтому часто предприятия вынуждены иметь в штате программиста, обслуживающего 1С.

По принципу работы программа «Парус-Предприятие» похожа с 1С «Предприятие», но разница состоит в том, что все печатные документы и отчеты в Парусе выводятся в виде электронной таблицы Excel, что позволяет бухгалтеру легко исправлять формы и содержание существующих отчетов, а также создавать в программе новые документы и отчеты. В программе «Парус» легко сохраняется конфиденциальность информации. Также в этой программе можно создать счета и субсчета, которые не попадают в баланс. Хотя такой учет весьма опасен, ведь любой проверяющий может потребовать базу для работы, где можно увидеть все тайны предприятия. Недостатки программы «Парус» – в ее достоинствах. Во-первых, свободный доступ к конфигуратору позволяет так же легко сбить настройки. Так как документы формируются в таблицах Excel, то при неполадках вместо необходимых цифр появляются значки «ЗНАЧ» и «ЛОЖЬ». А во-вторых, на бухгалтера ложится дополнительная работа по настройкам.

Недостатки обеих программ (1С и Парус) заключаются в том, что они не учитывают особенности посреднических операций – комиссионных, транспортно-экспедиторских услуг и пр. .

Таким образом, несмотря на существующие проблемы автоматизации обработки учетной информации, альтернативы информационным учетным технологиям в среднесрочной перспективе, как у бухгалтеров, так и у руководителей нет. И это касается предприятий любых размеров и отраслей. Вопрос только в том, какой вариант автоматизации выбрать, как и с кем его осуществить и сколько это будет стоить.

Список использованной литературы:

1. Ивахненков С. Внедрение программного обеспечения учета и контроля: потенциальные преимущества и реальные проблемы//Бухгалтерский учет и аудит. – 2007. — № 2. – С. 57-62.

2. Солодченко И. Программ много, а я один//Бухгалтерия. – 2008. — № 28. – С. 41-43.

3. Золотухин А. Автоматизация бухучета: доверить ли учет компьютеру?//Бухгалтерия. — 2008. — № 28. – С. 44-46..

Описание автоматизированных бухгалтерских систем. Понятие, классификация.

Исторически именно системы автоматизации бухгалтерского учета появились в России первыми. Значительный рывок в развитии бухгалтерских ИС произошел с появлением персональных ЭВМ, на базе которых были созданы автоматизированные рабочие места (АРМ), в результате чего бухгалтер, т. е. главный пользователь, получил возможность работать с информацией непосредственно, минуя посредников.

Бухгалтерские комплексы.

Первые бухгалтерские системы представляли собой так называемые бухгалтерские комплексы – отдельные программы для каждого раздела учета, созданные еще до появления персональных компьютеров. Для средних и крупных предприятий такая форма бухгалтерских программ рациональна до сих пор. Развитие технологии здесь идет в направлении более глубокой интеграции отдельных участков учета, создания новых управленческих, торговых и аналитических модулей комплекса. Бухгалтерский комплекс может иметь средства обмена данными между отдельными автоматизированными рабочими местами, входящими в него, и средства объединения информации для сведения баланса, получения сводных выходных форм и построения отчетности. На данном этапе автоматизировались отдельные, наиболее трудоемкие задачи бухгалтерского учета – учет заработной платы, затрат на производство, материальных ценностей, подсчет себестоимости продукции. Первоначально в таких комплексах информация обрабатывалась централизованно, некоторвая децентрализация началась только после появления мини-ЭВМ.

В настоящее время комплексы используются, прежде всего, для автоматизации складского учета, учета и заработной платы. Основными пользователями таких программ являются крупные и средние предприятия с большим оборотом хозяйственных средств многочисленным персоналом.

Из известных на российском рынке программ данного класса можно выделить: «Учет товаров и материалов” (фирма «Паритет-Софт”), «Склад” (фирма «Фолио”), «Торговый склад” (фирма «Инфин”), «Парус – Реализация и Склад” (корпорация «Парус”); «1 С – зарплата” (фирма «1 С”); «Заработная плата” (фирма «Паритет-Софт”); «Мини-зарплата”, «Макси-зарплата”, «Супер-зарплата” (фирма «Инфин”), «Зарплата” (корпорация «Парус”) и другие.

Современный бухгалтерский комплекс представляет собой несколько программ по различным участкам учета, объединенных с помощью так называемой сводной программы, «подводящей итоги”.

Мини-бухгалтерии.

В начале 90-х годов появление в России большого количества коммерческих структур потребовало программного обеспечения для ведения простой бухгалтерии. На рынке бухгалтерского программного обеспечения появились так называемые мини-системы или мини-бухгалтерии – разработки ряда фирм, позволяющие работать бухгалтерам самой разной квалификации. К данному классу относятся программы, предназначенные главным образом для бухгалтерий с численностью 1-3 человека без явной специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Эти программы ориентированы на малый бизнес, реализуют функции ведения синтетического и стоимостного аналитического учета, позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять набор первичных документов и формировать отчетность. На малых предприятиях основной объем работ приходится на финансовый учет (а не управленческий). Среди этой группы наибольшее распространение получили: «Интегратор-Соло” (фирма «Инфософт”); «ДиаСОФТ BALANS” (фирма «Диасофт”); «АУБИ-мини-бухгалтерия” (фирма «О’Стрим”); «Инфо-Бухгалтер” для малых предприятий (фирма «Информатик”) и другие.

Комплексные или интегрированные бухгалтерские системы.

Дальнейшее развитие бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий, потребовало от бухгалтерских ИС расширенных возможностей

и перехода от упрощенного учета к универсальному. Для пользователей бухгалтерских информационных систем – квалифицированных бухгалтеров – была необходима автоматизация не только всех учетных задач, но и получение своевременной и оперативной финансовой информации для повышения эффективности управления предприятием, сохранения финансового равновесия, получения стабильной прибыли. Поэтому потребовались бухгалтерские системы, работающие в сети.

В этой связи появились комплексные или интегрированные бухгалтерские системы, такие, как «ABACUS”, рассчитанные на бухгалтерию в 50-60 человек. К этому классу относятся программы, объединяющие и поддерживающие ведение всех основных учетных функций и разделов. Интегрированные бухгалтерские ИС в основном ориентированы на средний бизнес и служат для работы на одном компьютере, хотя возможны варианты их использования на нескольких компьютерах, а также в локальной сети. При этом на каждом персональном компьютере отображается, как правило, вся система. Наиболее распространены программные пакеты фирм ПАРУС («Парус-предприятие” – вариант для крупных и средних предприятий), ИНФОСОФТ («Интегратор”), «Интеллект Сервис” («БЭСТ” – для комплексной автоматизации предприятий), «Ланкс” («Суперменеджер”), «Диц” («Турбобухгалтер”) и других.

Данный класс бухгалтерских систем относится к системам, которые легко настраиваются на специфику ведения бухгалтерского учета на промышленном предприятии и могут работать как в сети, так и на отбельных рабочих местах учетных работников. Поэтому подобные системы занимают самый большой сектор на рынке финансово-экономического программного обеспечения.

Такие системы предоставляют широчайшие возможности ведения бухгалтерского учета на предприятии; благодаря использованию различных современных информационных технологий они обеспечивают:

  • возможность настройки на особенности любой бухгалтерии как для малых предприятий, так и для корпоративных структур. Это достигается, например, за счет ведения плана счетов, изменения и добавления налоговых ставок, проводок, видов начислений и удержаний, размера минимальной заработной платы;
  • ведение расширенного аналитического учета за счет добавления к отдельным балансовым счетам аналитических признаков. Глубину аналитического учета можно определить по структуре плана отчетов. Некоторые программы позволяют добавлять к счету объекты аналитического учета до десятого порядка в глубину;
  • регистрацию хозяйственных операций несколькими способами. Наиболее часто встречаются два подхода при регистрации хозяйственных операций – «от проводки” и «от первичного документа’. В первом случае, как правило, ведется один или несколько журналов хозяйственных операций, в которых регистрируются проводки. Во втором – ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, авансовых отчетов и других). Далее система автоматически формирует соответствующие проводки;
  • несколько вариантов ввода информации, что облегчает и ускоряет процесс регистрации учетной информации:
    • вручную с клавиатуры на основе первичного документа;
    • путем копирования хозяйственной операции из журнала и ее дальнейшей корректировки;
    • на основе типовых операций посредством использования справочника типовых операций;
    • путем заполнения бланков первичных документов, выбранных из справочника. Одновременно при вводе информации создается первичный документ и формируются проводки в журнале хозяйственных операций;
  • формирование любых отчетных первичных документов и оперативных сводок, а также форм финансовой отчетности в любой момент времени и за люобой период (от одного дня до года). Как правило, в любой системе предлагается набор стандартных форм (оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, главная книга и другие), а также ряд отчетных форм, которые бухгалтер может настраивать в соответствии с постоянно меняющимся законодательством (баланс предприятия, отчет о финансовых результатах, расчет НДС и другие). Использование встроенного текстового редактора или генератора отчетов позволяет создавать и корректировать любые бланки бухгалтерской отчетности, а также бланки, специфические для данного предприятия;
  • формирование графических иллюстраций результатов финансово-хозяйственной деятельности с помощью графического редактора;
  • сбор информации обо всех этапах работы для контроля за деятельносттью работников бухгалтерии. Для этого автоматически ведется журнал, в который заносятся данные о действиях пользователей системы;
  • формирование оперативной информации о состоянии дел на предприятии, возможность консолидированного управления и получение консолидированных финансовых отчетов на основе использования сетевых технологий;
  • надежность и сохранность информации путем определения для каждого пользователя уровня доступа (администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, работник склада и др.); путем закрытия от изменений всех данных за определенный период; с помощью периодического резервного сохранения данных и последующего их восстановления, а также проверки целостности данных и их корректировки после возможных сбоев в системе;
  • введение многовалютного бухгалтерского учета;
  • ведение учета на предприятиях розничной торговли, обеспечение связи системы с электронными кассовыми аппаратами.

Западные системы.

Среди финансово-экономического программного обеспечения на российском рынке особое место занимают западные системы. Они демонстрируют комплексный подход к управлению финансами ии бизнесом. Наиболее широко зарекомендовали себя программные комплексы для крупного бизнеса, такие, как «Scala”, «Sun System”, «Platinum”, «SAP”, «Avalon”, «Triton”.

Западные программные продукты относятся к классу комплексных бухгалтерских систем, в которых учет ведется в режиме реального времени. Они построенгы по модульному принципу; основными модулями такой системы являются:

  • Главная книга и Расширенный генератор отчетов;
  • Банковская книга;
  • Заказчики;
  • Поставщики;
  • Оформление заказов;
  • Расчеты с заказчиками;
  • Склад;
  • Расчеты с поставщиками.

Основной причиной распространения западных программ на российском рынке явилась необходимость ведения бухгалтерского учета в международных стандартах. Российские пакеты изначально создавались для российского рынка и не были предназначены для расширения своих функций до ведения западного варианта учета. Западные пакеты с момента выхода их поставшиков на российский рынок в начале 1990-х гг. сумели успешно перестроиться для удовлетворения требований российского учета. В своем большинстве они способны поддерживать два варианта учета – западный и российский, однако очень громоздки и сложны для изучения, а также очень дорогостоящи. Российские производители подобных систем мало известны широкой общественности, наиболее известным сейчас является отечественный комплекс «Галактика” (фирма «Галактика”).

Финансово-аналитические программы.

Дальнейшее развитие возможностей бухгалтерских информационных систем вызвано необходимостью аналитической обработки учетной информации, накапливаемой в этих системах и используемой менеджерами и руководителями в повседневной деятельности для принятия управленческих решений. Использование известных экономико-математических методов, методов математической статистики, соответствующих инструментальных средств программирования в условиях жесткой конкуренции на российском рынке привело к появлению финансово-аналитических программ, позволяющих вести анализ финансового состояния и результатов деятельности предприятия. Условно такие программы можно разделить на подклассы:

  • системы анализа хозяйственной деятельности предприятия
  • и системы для работы с инвестиционными проектами.

ИС данного класса должны осуществлять следующие функции:

  • анализ и оценка отдельных показателей производственно-финансового состояния объекта или предприятия по различным методикам и применение этих оценок;
  • экономический анализ деятельности объекта исследования, прогноз;
  • анализ и оценка по методикам, соответствующим международным стандартам, сравнение показателей деятельности отечественных и зарубежных фирм;
  • расчет вариантов бизнес-планов, ранжирование вариантов по приоритетам пользователя;
  • расчетдополнительных показателей по алгоритмам пользователя;
  • одновременное использование большого числа показателей, включение в анализ различных факторов как экономического, так и неэкономического характера;
  • использование статических и динамических вариантов сравнения элементов анализа;
  • табличное и графическое представление информации.

К ним можно отнести такие программы, как: «Экспресс-Анализ” (фирма «Телеком-Сервис”); «ФинЭксперт” (фирма «РосЭкспертиза”); «Альт-Финанс” (фирма «Альт”), «Audit Expert” (фирма «Pro-INVEST Consulting”) и другие.

В целях удовлетворения сложившегося спроса на рынке финансово-экономического программного обеспечения подобные программы можно использовать как самостоятельно для оценки, управления и расширения бизнеса на предприятии, так и в комплексе с уже существующими системами в качестве приложения к ним.

Заключение.

В настоящее время общество переживает очередной этап своего развития – переход к постиндустриальной форме общественно-экономических отношений. На данном этапе информационные технологии становятся неотъемлеиой частью любой формы общественных отношений – общество переходит от традиционных форм производства к производству знаний, информационных средств. Для успешного осуществления такого перехода необходимо непрерывное развитие и совершениствование взаимодействия пользователя (человека) и «машины” – информационной системы. Конечной целью такого развития должно стать создание системы коммуникаций и единого всемирного информационного пространства, охватывающего све области деятельности человека во всех уголках земного шара.

Это же развитие может быть «спроецировано” в масштабе отдельного предприятия или транснациональной корпорации. Создание единой корпоративной информационной системы, объединяющей все информационные службы и системы, функционирующие (или функционировавшие) независимо в рамках организации, должно сопровождаться качественными изменениями, охватывающими все аспекты деятельности как информационных систем, так и структурных подразделений организации.

Работники корпорации должны выработать у себя информационную модель поведения и мышления, при которой информация, ее сбор, накопление, анализ и использование должны стать неотъемлемым и даже ключевым компонентом их деятельности, от продуктивности которого будет зависеть их профессиональный успех и, как следствие, успешность деятельности фирмы. Работники должны быть высококлассными специалистами в различных областях информационных технологий – программном обеспечении, технических средствах (их производстве и обслуживании), организационном и методическом обеспечении, и не просто знать теоретические основы, а ориентироваться в посточнно развивающихся технологиях и уметь применять свои знания на практике. Специалист должен непрерывно совершенствовать свои навыки, осваивать новые методы и средства работы, быть в курсе новейших разработок и тенденций в развитии информационных технологий – посещать выставки, научно-практические конференции и семинары, читать периодическую литературу, посвященную данной области. Только в этом случае ему удастся избежать «застоя” и постоянно оставаться на переднем крае научно-производственной жизни общества.

Аналогичным образом должно вести себя и предприятие, жедающее иметь устойчивые преимущества перед конкурентами, ведь ни для кого не секрет, что в современных условиях организация, активно изучающая, внедряющая и грамотно использующая новейшие информационные технологии, находится в заведомо более выгодном положении на рынке, чем конкурирующие фирмы, не уделющие информационным технологиям должного внимания. Руководство предприятия должно способствовать как развитию материально-технологической базы предприятия (производить закупку, установку, обеспечивать современных инфоромационных технологий), так и обучению и тренингам персонала. Информационные технологии должны вводить в стратегию развития и управления предприятия. В этом случае затраты на внедрение информационных технологий и систем и тренинг персонала не только будут окупаться в кратчайшие сроки, но и приносить существенную прибыль.

Литература.