Автоматизация финансового планирования

  • Финансовое планирование и бюджетирование
  • Постановка и автоматизация
  • Методология
  • Направления
  • Результаты

Финансовое планирование – это планирование всех доходов/расходов, движения денежных средств, в разрезе как направлений бизнеса предприятия, так и по видам деятельности. Целью является обеспечения текущей деятельности и развития предприятия в горизонте планируемого периода.

Наталия Иванец,
ведущий консультант по управленческим технологиям «ИНТАЛЕВ»

Финансовое планирование бюджетным методом

Финансовое планирование на предприятии реализуется с помощью формирования финансовых планов. Задача бюджетирования – планирование будущей деятельности и определение источников ее финансирования, а также делегирование ответственности за финансовый результат. Таким образом, финансовое планирование бюджетным методом позволяет спланировать деятельность предприятия, взаимоувязать потребности бизнеса и источники их финансирования, закрепить финансовую ответственность за итоговый результат, тем самым повысив эффективность работы компании.

Рассмотрим кейс по внедрению автоматизированной системы финансового планирования в крупном многоотраслевом холдинге. В компании реализован комплексный проект внедрения системы управления финансами, включающий блоки: Финансовое планирование и бюджетирование, управленческий учет и отчетность, платежный календарь. В данной статье внимание акцентируется на первом блоке – постановка и автоматизация финансового планирования и бюджетирования на предприятии.

Внедрение и автоматизация системы управления финансами на предприятии от «ИНТАЛЕВ»

Постановка и автоматизация финансового планирования и бюджетирования на предприятии

Автоматизация финансового планирования реализована на базе программно-методического комплекса «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».

Клиент: Холдинг фармацевтического направления, который включает в себя три основных бизнес-направления: производство, розничный бизнес и компания, предоставляющая услуги.

Предпосылки проекта:

  • Нет единой методологии планирования;
  • Бюджеты составляются укрупненно, на год, с минимальной детализацией показателей;
  • Данные готовятся в MS Excel. Часто теряется взаимосвязь плановых бюджетов;
  • Нет оперативного план/фактного анализа в единой системе;
  • Нет возможности сравнивать данные разных периодов.

Методология

На методологическом этапе была разработана система финансового планирования и бюджетирования предприятия. Все правила, процессы и алгоритмы планирования закреплены в регламенте «Положение о планировании»:

  • Финансовая структура (структура ЦФО, руководители ЦФО, распределение организационных звеньев по ЦФО);
  • Бюджетная модель;
  • Распределение бюджетов по ЦФО;
  • Структура отчетности.

Одной из особенностей построения финансовой структуры Компании являлось то, что структура ответственности ЦФО по некоторым хозяйственным операциям была матричной, были введены понятия «ЦФО исполнитель» и «ЦФО получатель». Например, отдел персонала заказывает для производственного подразделения услуги по обучению персонала. В данном случае, ЦФО получатель – это производственное подразделение, а ЦФО исполнитель – отдел персонала. Эта логика была отражена в управленческом плане счетов: для счетов расходов было заложено две аналитики: ЦФО исполнитель и ЦФО получатель, для других счетов осталась одна аналитика ЦФО. Например, на счетах взаиморасчетов существуют остатки только по ЦФО исполнителям. Данная структура аналитик позволила упростить справочник ЦФО, так как в части внутрикорпоративных операций ЦФО одного бизнеса могло быть исполнителем для другого бизнеса. И комбинация ЦФО исполнителя, ЦФО получателя, и балансовых единиц плательщика и получателя дало возможность построить гибкую отчетность.

Положение о планировании содержит перечень бюджетов и порядок их составления. В рамках проекта прорабатывалось три направления: Производство, Розница и Услуги. Были определены бюджетные модели для каждого направления с учетом специфики бизнеса. Много внимания было уделено распределению расходов между направлениями, ведению внутренних взаиморасчетов.

Была разработана логика составления бюджета в рамках сценариев планирования: годовой сценарий, месячный оперативный сценарий.

Финансовое планирование и бюджетирование по направлениям

Финансовое планирование бюджета подразделений сгруппировано по бизнес-направлениям, что в финансовой структуре предприятия было выделено в ЦМД (Центры маржинального дохода).

Отдельно выделена Балансовая единица Управляющая компания, которая:

  • Ведет полноценный управленческий учет по УК.
  • Формирует БДР, БДДС, Баланс.
  • Отслеживает взаиморасчеты с другими балансовыми единицами.

На предприятии уже использовалась система «1С: Управление производственным предприятием», которая позволяла вести учет по юридическим лицам. После внедрения системы «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» появилась возможность планирования и ведения учета по бизнес-единицам. Были описаны и настроены правила распределения расходов управляющей компании по балансовым единицам, а также выделены отдельные счета для взаиморасчета и консолидации – был создан выделенный счет с субсчетами для внутренних расчетов по разным видам деятельности (финансовой, операционной, а также отдельный счет для операций по консолидации в дальнейшем), Реализация такой модели позволила организовать финансовое планирование и бюджетирование не только по отдельным бизнес– единицам, но и консолидировано по всей группе компаний.

Центры маржинального дохода ЦМД

ЦМД производство

В первую очередь был прописан бизнес-процесс планирования, чтобы понять каким образом происходит последовательность внесения финансовых планов (бюджетов).

Изначально планируются доходы ЦМД производства. Планирование происходит на основе данных фактического периода и коэффициента ежемесячного прироста реализации. Затем следует установка плановых цен реализации. После устанавливаются плановые отсрочки поступления движения денежных средств. Затем планируются календари отгрузки по контрагентам. Установка календарей отгрузки по конкретным контрагентам содержит информацию, которая понадобится в будущем для планирования поступлений. Специфика бизнеса клиента состоит в том, что продажа осуществляется 5-7 основным дистрибьюторам, которым реализуется порядка 90% продукции, поэтому была создана возможность детально спланировать поступление денег: внести календари отгрузки по каждому контрагенту, внести отсрочки и таким образом планировать движение денег.

Для планирования бюджета продаж в количестве была разработана отдельная проформа, в которой указаны: сценарий, бизнес-единица, тип цен. По конкретной номенклатурной позиции, исходя из имеющихся в системе данных, загружался факт прошлого периода, базовый прирост, а для отдельных номенклатурных позиций можно было внести корректировку прироста вручную. Таким образом было получено плановое количество реализации.

При планировании бюджета продаж по поставщикам, у клиента была возможность разделить бюджет по каждому контрагенту. На основании этого плана продаж, появилась возможность запланировать календари отгрузки, отсрочки по каждому из покупателей и получить план движения денег. Таким образом, на этом этапе бизнес-процесса компания получает план доходов и бюджет поступления средств по основной деятельности.

После планирования реализации, следующим блоком планирования является планирование производства. На данном этапе существует своя последовательность и логика выполнения заданий. Вначале вносится норматив остатков и минимальный заказ для производства, плановые остатки готовой продукции на начало по номенклатуре помесячно. Далее, на основании бюджета продаж и данных нормативов, рассчитывается план производства готовой продукции. Клиент имеет возможность видеть остаток на начало, который загружается из плановых остатков, норматив остатков, остаток конечный по нормативу, расчетный план производства, скорректированный с учетом размера серий. Таким образом заказчик получает информацию, когда и какую готовую продукцию необходимо произвести. Все расчеты происходят автоматически, но при этом есть возможность вручную вносить нужные корректировки, так как автоматическая система может не знать о некоторых факторах, например, о введении или выведении определенной позиции из ассортимента.

В результате, получается более сложный документ, в котором отображается выпуск продукции, где есть возможность пошагового разузлования готовой продукции на необходимые материалы по плановым спецификациям. После этого автоматически рассчитывается сколько будет потрачено сырья и комплектующих, из которых состоит готовая продукция.

Также в расчетах учитывается сдельная заработная плата которая считается, исходя из нормативов на каждую единицу готовой продукции. Прямые материальные затраты отображены не только в количественном, но и суммовом эквиваленте. В результате этого, документ позволяет получить продукцию выпуска уже с автоматически рассчитанной прямой себестоимостью.

На следующем этапе рассчитывается бюджет закупок в количестве, для этого учитываются: плановые цены закупок, нормативы остатков сырья, плановые отсрочки по контрагентам закупки. Затем, путем умножения бюджета закупки по поставщикам на плановые цены с учетом отсрочки, компания получает бюджет закупок и бюджет движения денег.

Параллельно с планированием дохода и производства планируются прочие бюджеты, которые не зависят напрямую от производства (бюджет прочих доходов, бюджеты расходов, планирование расходов по заработной плате, бюджет инвестиций, бюджет финансовой деятельности). Таким образом, в системе автоматически формируется итоговая отчетность:

  • Бюджет доходов и расходов;
  • Бюджет движения денежных средств;
  • Плановый баланс.

ЦМД Розница

Клиент также имеет розничный бизнес, в котором присутствует широкий ассортимент товаров, поэтому планирование по данному направлению происходит укрупненно. Бюджет продаж по розничным точкам формируется без детализации по номенклатуре и контрагентам. Здесь применяются два основные классификатора: вид торговли и деление номенклатуры по виду НДС.

Бюджетирование начинается с планирования бюджета розничных продаж. Задается общая выручка в точке, определяются доли по видам торговли и товаров.

Задав плановое распределение выручки по дням, видам торговли и номенклатурам, появляется возможность спланировать плановое поступление денежных средств.

В системе есть возможность создавать бюджет закупок по нескольким розничным точкам одновременно и распределять по контрагентам. Кроме этого, создан бюджет маркетинговых поступлений для планирования расходов маркетинговых активностей. Процесс планирования выглядит по ЦМД Розница так:

В результате всех итераций, компания получает полный комплект плановой финансовой отчетности по группе компаний:

  • Бюджет о прибыли и убытках, который можно посмотреть, как отдельно по бизнес-единицам, так и консолидировано по группам компаний;
  • Бюджет по движению денежных средств;
  • Бюджет баланса

Расходы будущих директоров — составляем бюджет баланса

Благодаря автоматизации системы финансового планирования и бюджетирования на базе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», компания получает финансовую модель на год вперед (помесячно/ежедневно), имеет информацию о доходах и прибыли, знает какие будут денежные потоки и не попадет ли она в кассовые разрывы.

Автоматизация финансового планирования и бюджетирования. Результаты проекта:

  • Единая методология управленческого учета и бюджетирования;
  • Актуальная информация в едином пространстве Центральной базы;
  • Полный учет внутренних взаиморасчетов через Управляющую компанию;
  • Возможность многосценарного планирования;
  • Минимизация ошибок планирования;
  • Управление себестоимостью продукции;
  • Оперативное управление денежными потоками.

Клиентом были выделены дополнительные преимущества автоматизации системы финансового планирования и бюджетирования в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент»:

  • Сопоставление аналитики, которая используется в управленческом учете, и которая используется в бюджетировании, происходит автоматически (справочник контрагента, номенклатуры, технических операций).
  • Возможность создания проформ (настраиваемых форм документов, позволяющих вносить нормативную справочную информацию для каждого вида бюджета, которые удобны пользователям).
  • Наличие системы цветовой индикации, которая указывает на каком этапе находится бюджетирование.
  • Возможность вручную вносить корректировки, например, о вводе/выводе из ассортимента определенной позиции в заданном месяце.
  • Возможность ежемесячной актуализации годового бюджета.

Заказать презентацию программного продукта

KИC: Бюджетирование ™

КИС: Бюджетирование — Windows / Internet решение в области управления эффективностью бизнеса (BPM), направлено на формирования бизнес моделей, оптимизацию финансового и ресурсного планирования посредством составления бюджетов и контроля их исполнения, интегрируя данные учетных систем, Excel файлов и других структурированных источников.

КИС: Бюджетирование базируется на серверной платформе Microsoft SQL Server. Возможно использование бесплатно распространяемой Express версии. Система отчетов КИС: Бюджетирование требует предустановленное офисное приложение Microsoft Excel, работа с которым инкапсулирована в интерфейс программы.

Расширенная редакция КИС:Бюджетирование предполагает использование только следующих редакций SQL сервера Datacenter, Enterprise, Standard. Дополнительными возможностями расширенной версии являются:

  • Использование в отчетах Excel технологии PowerPivot — революционной технологии, обеспечивающей быструю обработку крупных наборов данных и упрощенную интеграцию данных.
  • Интеграция системы отчетов решения со службами SQL Server Службы Reporting Services, которые предоставляют широкий спектр готовых к использованию средств и служб для создания, разворачивания и управления отчетами организации, а также функции программирования, которые позволяют расширить и настроить функциональность отчетов.
  • Мощные, функциональные и удобные средства OLAP-обработки и Data Mining

КИС:Бюджетирование редакции «Бизнес аналитика» предоставляет информационное наполнение для службы управления эффективностью компании PerformancePoint Services в Microsoft SharePoint Server, которую можно использовать для контроля исполнения бюджета и анализа отклонений. Предоставляя гибкие и простые в использовании инструменты для построения панелей мониторинга, систем показателей, отчетов и ключевых индикаторов производительности, PerformancePoint Services может руководителям на всех уровнях помочь в принятии обоснованных бизнес информацией решений, соответствующих целям и стратегии компании. Системы показателей, панели мониторинга и ключевые индикаторы производительности помогают довести отчетность до всех исполнителей. Интегрированная аналитика помогает сотрудникам быстро переходить от формализованных оценок своей работы к их анализу и в случае необходимости корректировки своей деятельности.

Расчет бюджета включает в себя определение удовлетворённости спроса, финансовое и ресурсное планирование, план производства и загрузки мощностей, нормирование запасов, калькулирование себестоимости продуктов. Себестоимость и План производства рассчитываются, как в согласованной системе бюджетов, так и изолировано отдельными модулями. Контроль исполнения осуществляется, как по оперативным данным, так и бухгалтерской отчетности.

Финансовая Академия при правительстве РФ во главе Учебно-Методического Объединения (УМО) по образованию в области финансов, учета и мировой экономики рекомендовала наше учебное пособие «Бюджетирование: теория и практика» (ISBN: 978-5-390-00244-5) для студентов ВУЗов, обучающихся на экономических специальностях, и экономистов производственных предприятий.

Презентация решения Бюджетирование на предприятии

Бюджетирование – так называется сумма всех процессов внутри предприятия, которые связаны с:

  • Разработкой бюджетных стратегий
  • Планированием бюджета
  • Отслеживанием и контролем движения средств
  • Анализом и корректировкой принятых бюджетов
  • Отчетностью по исполнению бюджета

Ещё недавно считалось, что автоматизация бюджетирования нужна только для самых крупных компаний, где работают сотни сотрудников. Но сейчас всё больше руководителей приходят к пониманию, что прозрачный и понятный бюджет, а также простое управление им необходимы любой компании.

Что даёт автоматизация бюджетирования

Зачем нужно проводить автоматизацию управления бюджетом? Данная инициатива обеспечивает целый ряд преимуществ:

  • Построение бюджетной стратегии, то есть приоритетных целей, под которые нужно выделять бюджет. Цели выстраиваются в иерархию.
  • Планирование бюджета. Сюда входит ежегодное, ежеквартальное, ежемесячное, еженедельное планирование. Это касается и приходной, и расходной части.
  • Контроль бюджета.
  • Анализ бюджета: какие статьи дают больше всего прихода и расхода, какие траты оказались целесообразными, а какие нет.
  • Корректировка бюджета в случае форс-мажорных и иных обстоятельств. Гибкость является обязательной характеристикой грамотно выстроенного бюджета фирмы, потому что позволяет оперативно принимать изменения, если обстоятельства меняются.
  • Сопоставление плана бюджета и итогового фактического бюджета за отчётный период. Получение отчётов становится возможным в режиме реального времени.
  • Упрощение и прозрачность процесса принятия, согласования и утверждения решений по изменениям бюджета. Централизованное управление уменьшает издержки и нецелевое расходование средств.

Автоматизация процесса бюджетирования помогает устранить потери средств, повышает прозрачность всех происходящих бизнес-процессов, затрагивающих финансы предприятия, увеличивает гибкость бюджета, позволяет в любой момент получить исчерпывающую информацию о его состоянии.

Трудности при автоматизации бюджетирования

Автоматизация работы с бюджетом компании в большинстве случаев не проводится сама по себе, а осуществляется либо совместно с автоматизацией управленческих процессов, либо на её базе. Первый этап автоматизации бюджетирования состоит в том, чтобы начать накапливать и заносить в базу данные по бизнес-процессам компании, связанных с исполнением бюджета. После этого появляется возможность для планирования, контроля и анализа.
Прежде чем приступать к поиску программных решений, полезно выстроить структуру бюджета предприятия, внедрить системы сбора данных, выстроить стратегии разработки, принятия и утверждения решений по бюджету. После этого есть смысл заняться выбором программных продуктов.
Само по себе внедрение программы не является волшебным средством для улучшения показателей фирмы, а представляет собой один из этапов на пути к этому. При выборе программного продукта приходится сталкиваться с тем, что:

  • Программные продукты дорого стоят. Это относится, в первую очередь, к импортным решениям от зарубежных производителей. Доплата за бренд и известность разработчика в этой ситуации может оказаться весьма заметна.
  • Внедрение программ для автоматизации бюджетирования на предприятии предполагает большие затраты. Это и затраты на приобретение программы, но ещё в большей степени – затраты на её обслуживание и настройку. Часто руководитель фирмы «не видит» полной реальной стоимости программы на этапе приобретения, потому что не закладывает в смету обслуживание. В итоге расходы вырастают в разы по сравнению с предполагаемыми.
  • Отдельные программы не обладают достаточным функционалом для потребностей фирмы, например не поддерживают прогнозирование. Другие, напротив, обладают слишком широким функционалом, который не будет реально использоваться сотрудниками.
  • Почти всегда для настройки и оптимизации программного решения под конкретную фирму нужно привлекать разработчиков, в ряде случаев – создавать IT-отдел, что приводит к постоянным дополнительным затратам.
  • Несовместимость программы автоматизации бюджетирования с другими программными решениями является не просто недостатком, но критической проблемой. Ведь чаще всего, как уже говорилось, такая программа встраивается в уже существующую систему управления бизнес-процессами фирмы.

Решение для автоматизации бюджетирования на базе Comindware Business Application Platform

Все решения на базе Comindware Business Application Platform доступны по цене, легко встраиваются в систему предприятия и не предполагают сложного обслуживания. Автоматизация бюджетирования на базе Comindware Business Application Platform предполагает:

  • Внедрение продукта без дорогостоящего обслуживания и настройки
  • Интеграцию с другими продуктами, в том числе с линейкой 1С
  • Интеграция с системой управления сотрудниками, если она уже есть на предприятии
  • Отслеживание исполнения расходной и доходной части бюджета
  • Оперативное создание заявок на включение затрат в расходную часть бюджета, согласование и утверждение руководством
  • Взаимодействие между разными специалистами и отслеживание этапов конкретных заданий не требует переписки или телефонных переговоров сотрудников
  • Внесение новых данных происходит через браузер или мобильное приложение, для работы с системой подойдёт любой компьютер или любой смартфон
  • Внесение изменений в работу программы можно производить «на лету», без остановки её работы и серьёзных изменений в коде
  • Существует возможность хранить данные на отдельном сервере компании либо в облаке, что более доступно по цене

Система автоматизации бюджетирования на базе Comindware Business Application Platform поддерживает три уровня планирования бюджета:

  1. Стратегический
  2. Тактический
  3. Оперативный

Объектом программы являются разделы и статьи бюджета, а также центры финансовой отчётности. Это позволяет не просто сводить воедино данные и цифры, но чётко видеть, как соотносятся конкретные бизнес-процессы с конкретными затратами, а на основании этого делать выводы.

Если вы ищете недорогое, но работающее решение для автоматизации бюджетирования вашей фирмы, попробуйте продукт на базе Comindware Business Application Platform. Закажите демонстрацию бесплатно и оцените все его возможности без ущерба для вашего бюджета.
Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.