Бумажный вариант документа

Электронные документы: ответы на любимые вопросы

Связать традиционное делопроизводство с электронным документооборотом не всегда легко. В статье вы найдете ответы на пять самых популярных вопросов об электронных документах. Расскажем, что такое электронный документ, когда его можно и нужно переносить на бумагу, как сделать электронный обмен документами юридически значимым, как оформить электронный документ в виде приложения к бумажному письму и как хранить электронные документы.

ВОПРОС 1: ЧТО СЧИТАЕТСЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТОМ?

Электронный документ проводит весь свой жизненный цикл – от создания до уничтожения – в электронном виде. Распечатанный электронный документ – как и отсканированный бумажный – всего лишь копия оригинала.

В последние годы теория и практика делопроизводства стремятся «подружить» электронные и бумажные документы, чтобы успеть за стремительно уходящим в онлайн-пространство документооборотом и при этом сохранить его юридическую значимость. Например, существуют несколько вариантов электронного письма, из которых настоящим электронным документом является только одно:

  • письмо, подписанное электронной подписью, – настоящий электронный документ;
  • сообщение, отправленное по электронной почте, – это не документ, но может им являться при условии, что участники коммуникации договорились об этом;
  • скан-копия письма на бумажном носителе – не электронный документ, но если отправитель и получатель договорились о том, что обмен такими копиями имеет юридическую силу, то такую копию, отправленную по электронной почте, можно приравнять к электронному письму. Подробнее об этом поговорим в ответе на третий вопрос.

ВОПРОС 2: НА КАКОМ НОСИТЕЛЕ ВЕСТИ РАБОТУ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ?

Работа с электронными документами можно вести как онлайн, так и на бумажном носителе. Конечно, обмениваться электронными документами с помощью электронной почты или системы электронного документооборота (далее – СЭД) проще и быстрее, но это не всегда возможно. В результате возникают бумажные копии электронных документов.

Распечатать электронное письмо для работы над ним можно, но не стоит забывать: если вы ведете обмен письмами с адресатом на электронной платформе, то и ответ на это письмо должен быть электронным. Более того: гражданин может потребовать прислать ему ответ на свое обращение именно по электронной почте.

Внутренними правилами организации может быть установлено, что определенный документ существует только в электронном виде. Как правило, первыми выводят в онлайн-пространство служебные записки. Работники обмениваются ими в СЭД, облачных сервисах или по электронной почте.

Однако встречаются нормы, предписывающие распечатывать электронные документы, чтобы помещать их в дело на бумажном носителе.

ВОПРОС 3: КАК ВЕСТИ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРИ ПОМОЩИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ?

Электронные документы подписывают электронно-цифровыми подписями (далее – ЭЦП). При этом только усиленная квалифицированная ЭЦП, то есть зарегистрированная в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России, – абсолютный аналог собственноручной. Ее можно использовать при коммуникациях с государственными органами. Организации могут общаться между собой при помощи документов, подписанными любым видом ЭЦП: усиленной квалифицированной, усиленной неквалифицированной или простой. Какую именно ЭЦП использовать, нужно закрепить в соглашении.

Фрагмент договора об использовании его сторонами электронных подписей приведен в Примере 1.

При желании стороны могут оговорить в соглашении, что юридическую силу имеют сообщения в почтовых клиентах и мессенджерах, sms-сообщения.

ВОПРОС 4: КАК ПРИЛОЖИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ К БУМАЖНОМУ ПИСЬМУ?

Пакеты документов отправляют из организации с сопроводительными письмами. Электронные документы – не исключение. Но иногда нужно отправить сопроводительное письмо с несколькими бумажными и несколькими электронными приложениями. В таком случае сначала нужно подготовить электронное приложение: записать его на компакт-диск или флеш-карту. Затем составить сопроводительное письмо. В последнюю очередь оформить вкладыш в конверт с диском или флешкой.

Главный реквизит сопроводительного письма – реквизит 19 «Отметка о приложении».

Приведем примеры оформления сопроводительного письма (Пример 2) и обложки диска (Пример 3).

ВОПРОС 5: КАК ХРАНИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ?

Главный принцип хранения электронных документов – никакой дискриминации по носителю! Архивные правила одинаковы как для бумажных, так и электронных дел. Однако для хранения электронных документов есть некоторые особенности. Они указаны в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015).

Электронный документ перед отправкой на хранение выгружают из программы, в которой он создан, и сохраняют в неизменяемом формате: Правила 2015 рекомендуют PDF/A, но организации придется приобрести программное обеспечение для работы с ним. Оптимальный формат сохранения электронных документов, который подойдет многим организациям, – PDF.

Электронное дело записывают на обособленный электронный носитель. Оптимальный вариант – компакт-диск с возможностью однократной записи. Правила 2015 требуют записывать электронное дело на два диска: один экземпляр – рабочий, второй – основной. Это касается только дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. Если дело имеет пятилетний срок хранения, то его можно не передавать в архив, просто сохранив его в неизменяемом формате. Если такое дело все-таки необходимо передать на хранение, то будет достаточно записать его на один диск.

Для каждого дела оформляют обложку (Пример 4).

Электронные дела на дисках передают в архив в соответствии с принятым в организации порядком.

РЕЗЮМЕ

  1. Электронные документы от создания до уничтожения существуют в электронном виде.
  2. Работать с электронными документами можно на любом носителе.
  3. Правила обмена электронными документами организации устанавливают в соглашении между собой.
  4. Электронный документ может быть приложен к бумажному письму. Приложение оформляют в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
  5. Электронные документы передают в архив организации на компакт-дисках, оформленных в соответствии с Правилами 2015.

Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота

Требования к документам в электронном виде

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

  1. Общие требования. Не отличаются от требований к документам в бумажном виде и в основном касаются формы и содержания.
  2. Требования, предъявляемые к конкретному виду документов в электронном виде, в том числе электронным документам. Ключевые в этой категории — требования к электронной подписи. Именно она и соблюдение условий её применения делают документ юридически значимым.
  3. Особые требования к конкретным документам в электронном виде, предъявляемые исходя из их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования всегда индивидуальны по отношению к категориям или видам документов. Они отражены в специальных нормативных актах или инструкциях.

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.

Виды и применение электронных документов

Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.

Договоры, контракты, соглашения

Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.

Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.

Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.

Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.

Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов — формализованных электронных документов. Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@). Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — можно применять их или разработать свой формат.

Отчётность

Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.

Документы для подачи в суд

Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обращения в государственные органы

Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.

Юридическая значимость электронной переписки

Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.

Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.

В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:

  • кто составил документ;
  • кто, в какое время и откуда его направил;
  • кто, в какое время и где получил;
  • применялся ли полученный документ, какой юридический характер и значимые последствия он имел.

Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.

Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.

В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.

Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.

Подведём итог

Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.

Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее . Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.

Поиск ответа

Всего найдено: 7

Вопрос № 304357

Здравствуйте! Вопрос по пунктуации. В предложении: Исходящие документы (письма, служебные записки, кроме документов (,) указанных в п.3 настоящего приказа) в адрес филиала направлять на бумажном носителе. Автор этого вопроса считает, что запятая после слова «документов» не требуется. Оппонент утверждает, что необходимо ставить запятую после слова «документов». Большое спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Запятая ставится, так как далее идет причастный оборот.

Вопрос № 289670

Здравствуйте! подскажите как правильно: общая стоимость подготовки 6 (шесть) или (шестого) комплекта Разделов рабочей документации на бумажном носителе составит…

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: 6 (шести) комплектов, 6-го (шестого) комплекта.

Вопрос № 260440

Уважаемая Грамота, подскажите нужно ли обособлять определение, выраженное причастным оборотом в следующем предложении: «Стороны определили, что ЭЦ подпись (?) на поступающих электронных документах (?) равнозначна собственноручной подписи Представителя в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:…»

Ответ справочной службы русского языка

Обособление не требуется. Верно дефисное написание: ЭЦ-подпись.

Вопрос № 257306

как на бумажном носителе(,)так и в электронном виде

Ответ справочной службы русского языка

Запятая нужна.

Вопрос № 254288

Как правильно пишется предложение: выполнение финансового плана представлено на бумажном носителе?

Ответ справочной службы русского языка

Может быть, лучше так: Отчет о выполнении финансового плана напечатан на бумаге.

Вопрос № 246082

Как правильно: «Сотрудник подразделения обязан передать документы НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ или В БУМАЖНОМ ВИДЕ другому сотруднику по указанию руководителя подразделения…» Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Бумажный носитель документов — это, конечно же, страшный канцеляризм, как и документы в бумажном виде. Может быть, перефразировать так: передать бумажные копии документов, передать бумаги (документы)… Нужно подумать над удачным вариантом.

Вопрос № 235656

Добрый день. Как правильно: информация на бумажном носителе не идентична с содержанием магнитного носителя или не идентична содержанию магнитного носителя? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: _идентичный чему-либо: не идентична содержанию_.

Перечень документов, которые могут не оформляться на бумаге. Переходим на электронные документы

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в системы электронного документооборота. Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование документов уже проводится в СЭД(системе электронного документооборота) и не вызывает опасений. Теперь перед нами появились новые возможности, которые дают ещё больше перспектив для перехода на полностью электронные документы. Однако вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи.

У некоторых может возникнуть неприятное чувство неуверенности и сомнения при прочтении словосочетания «электронный документ». Сразу в голову лезет столько вопросов: Надежно ли это? Как хранить? А суды примут?

Но почему никто не задается такими же вопросами при работе с бумагой, да просто потому что это привычно и кажется надежным. Хотя и «бумажное» законодательство несовершенно и можно найти недочеты. Да, нормативная база по электронному документообороту тоже далека от совершенства и ещё имеются белые пятна, но она развивается и постоянно улучшается, в то время как «бумажное» законодательство постепенно изживает себя.

Но что делать с нашими вопросами? Нужно искать на них ответы. Электронный документ – надёжен, хранить его просто и судами он принимается.

Сейчас самое время, чтобы решиться на переход на электронные документы, а не доживать с бумагой её век. Пора получить ответы на ваши вопросы и опасения, чтобы потом не быть в роли догоняющего.

Юридическая значимость электронного документа

Для того, чтобы понять какие документы могут обходиться без бумаги, необходимо в первую очередь узнать, как с юридической точки зрения расценивается электронный документ.

Согласно подпункту 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Юридическую значимость электронного документа определяет статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи». В том числе в пункте 1 данной статьи написано, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Бумажная или электронная форма

В законодательстве явно говорится лишь об одном виде документов, который не может существовать без бумаги, так как он составляется и имеет юридическую силу только в бумажном виде. Согласно статье 4 Федерального закона от 11.03.1997 № 48-ФЗ «О переводном и простом векселе», переводной и простой вексель должен быть составлен только на бумаге (бумажном носителе). Это не говорит о том, что нет больше документов, для которых обязательно наличие бумажного экземпляра. В данном случае говорится о том, что вексель в обязательном порядке должен быть составлен только на бумаге, в то время как другие документы, требующие бумажного экземпляра, первоначально могут быть оформлены в электронном виде (товарно-транспортная накладная, трудовой договор и т.д.)

Существует еще требования некоторых нормативных актов, которые предписывают оформлять ряд документов на специальных бумажных бланках. Это связано как правило с наличием на таких бланках гербов и эмблем и в большей степени относится к федеральным органам исполнительной власти.

В любом случае для большинства внутренних документов коммерческих организаций таких жестких условий не существует. Для закрепления формы электронного документа в коммерческой организации достаточно локального нормативного акта.

Однако, государственные органы также не отстают от прогресса. Всё больше документов их компетенции переводятся в электронный вид с одной лишь оговоркой, что если у органа власти нет технической возможности вести электронный документооборот (как внутренний, так и внешний), то в таком случае орган власти продолжает работать с бумагой. Можно сказать даже наоборот – они двигают прогресс, одним из примеров является Федеральная налоговая служба, переводящая в электронный вид взаимодействие с организациями по отчётности.

Межведомственное документальное взаимодействие тоже переводится в электронный вид. Для исполнения Постановления Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об отверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» был составлен перечень видов документов, передаваемых при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственных внебюджетных фондов в электронном виде.

Кадровый учет и классическое делопроизводство

На данный момент кадровое делопроизводство один из самых сложных процессов для перехода на электронные документы. Это связано в первую очередь с:

  • отсутствием в большинстве случаев у будущего (или текущего) работника электронной подписи, которая гарантирует надежность электронного документа, и без которой не получится заключить договор (и подписать ряд других кадровых и не только документов);
  • требованием длительного, а в некоторых случаях и постоянного хранения. Кадровые документы одни из самых «долгоиграющих» документов, и долгосрочное хранение имеет ряд сложностей. Крупное отличие электронного документа в том, что дополнительно появляется необходимость хранить столь долгий период (то есть в ряде случаев это постоянный срок хранения) систему или технологии, которые позволят воспроизвести электронный документ и сертификаты, подтверждающие его подлинность;
  • необходимостью подписания ряда документов более одного раза и т.д.

Подробнее об электронном кадровом производстве

Но электронные документы завоёвывают и эту консервативную область. Даже такую казалось бы незыблемо бумажную вещь, как трудовая книжка, в скором времени законодатели планируют перевести в электронный вид.

Однако имеются документы кадрового учета, которые уже можно полностью перевести в электронный вид:

  • журнал регистраций трудовых договоров и изменений к ним;
  • журнал учета приказов о приёме на работу;
  • форма Т-60 (записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику);
  • форма Т-61 (записка-расчёт при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении));
  • табель учёта рабочего времени и т.д.

Также согласно статье 312.2 ТК РФ в кадровом учёте существует возможность оформления трудового договора в электронном виде (при соблюдении некоторых условий), однако распечатать его всё же придется.

Что же касается типичных для классического делопроизводства документов (приказы, служебные записки, исходящие письма и т.д.), то здесь нет каких-либо препятствий для перехода на электронные документы (при условии наличия у участников процесса электронной подписи (ЭП)).

Единственный момент, который потребуется решить — это возможность генерального директора работать в системе, а без данной возможности (или желания) организовать передачу права на подписание документов от его лица другим сотрудником.

В связи с этим можно столкнуться с ситуацией, когда генеральный директор не желает работать в системе и считает недопустимым передачу его функций относительно подписания документов другому сотруднику, даже в рамках законодательства.

Первичные учётные документы

Согласно пункту 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете» первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

При этом необходимо помнить, что в случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учётного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счёт изготавливать на бумажном носителе копии первичного учётного документа, составленного в виде электронного документа. В равной степени, вышесказанное касается и регистра бухгалтерского учёта (статья 10).

Что же касается хранения данных документов, то согласно законодательству электронные документы хранятся то же количество времени, которое обусловлено для их бумажных аналогов. Однако в связи с тем, что это не просто документ, который как бумажный можно просто взять с полки, накладывается дополнительное требование на хранение средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также средств проверки подлинности электронной подписи. Срок хранения данных средств равен сроку хранения документа.

При переходе на электронные документы необходимо помнить, что они должны быть готовы к передаче контрагентами, контролирующим органам и, при необходимости, судебным. В частности ФНС предъявляет строгие требования к формату и способу обмена. С контрагентами обмен проще по требованиям и шире по вариантам.

В таблице ниже представлены все возможные документы, которые на момент написания статьи принимаются ФНС (согласно приказу ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@). Документы разбиты на те, которые необходимо отправлять строго в определенном формате (xml) и те, которые возможно отправить в скан-образах.

Электронные документы, сформированные по утвержденным форматам, которые могут быть переданы в инспекцию в xml-файле (формализованные документы)

Вид документа

Назначение документа

Дополнительная информация

Счёт-фактура

Документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость.

Электронный счёт-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и выставлен в течение пяти дней. Электронный счёт-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учёта и книгах покупок и продаж, а также храниться в электронном виде не менее 4 лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС. Согласно приказу ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ должно содержать идентификатор оператора электронного документооборота. У продавца и покупателя должны быть одинаковые счёт-фактуры (либо только электронные, либо только бумажные). Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 счёт-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года.

Книга покупок

Предназначена для регистрации документов, подтверждающих оплату НДС при покупке товаров, выполненных работ, оказанных услуг, в целях определения суммы налога, подлежащей вычету (возмещению) в порядке, установленном НК РФ.

Заполняется строго по унифицированной форме. Произвольные формы запрещены для применения и отклоняются специалистами налоговых органов. Форма книги покупок и продаж утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Хранить необходимо не менее 4 лет (с момента внесения последней записи).

Формат электронных книг покупок и продаж, утвержденный приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@

Книга продаж

Предназначена для регистрации счетов-фактур, а иногда и других документов, при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) организациями и предпринимателями во всех случаях, когда возникает обязанность по исчислению налогов.

Журнал полученных и выставленных счетов-фактур

Отчётный документ по налогу на добавленную стоимость (НДС), в котором отражаются полученные и выставленные счета-фактуры.

Независимо от первоначального оформления (на бумаге или в электронном виде) в контролирующие органы предоставляется исключительно в электронном виде. Следует отметить, что в законодательстве не прописана необходимость подачи исправленного журнала, если в нём после отправки в контролирующий орган обнаружилась ошибка. Однако большинство экспертов рекомендуют это сделать, предварительно аннулировав ошибочные записи. Журнал предписано хранить не менее 4 лет вместе со всеми первичными документами.

Акт приёмки-сдачи работ (услуг)

Подтверждает факт выполнения работ (услуг).

С 1 июля 2017 не применяется.

Дополнительный лист Книги покупок

Используется для регистрации исправленных счетов-фактур после окончания того налогового периода, когда была допущена ошибка

Аналогично книгам покупок и продаж.

Дополнительный лист Книги продаж

Используется для регистрации исправленных счетов-фактур после окончания того налогового периода, когда была допущена ошибка

Товарная накладная (ТОРГ-12)

Оформление отпуска ТМЦ сторонним организациям и ведение учёта соответствующих операций.

С 1 июля 2017 не применяется.

Корректировочный счёт-фактура

Документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету, который составляется при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объёма) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 корректировочные счета-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года. С 1 июля формируются согласно приказу ФНС от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189.

Документ о передаче товара при торговых операциях

Документ оформляет приёмку-передачу товаров при исполнении договоров в рамках отношений купли-продажи.

Действует согласно приказу ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@

Документ о передаче результатов работ (об оказании услуг)

Документ, оформляющий приёмку-передачу результатов выполненных работ (оказанных услуг)

Действует согласно приказу ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@

Счёт-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счёт-фактуру

Универсальный передаточный документ, который заменяет первичный документ или комплект закрывающих документов по сделке.

УПД заменяет:

  • Счёт-фактуру;
  • Первичный документ: накладная/акт;
  • Комплект документов: счёт-фактура + накладная/акт.

В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017. Если УПД применяется как первичный документ, то его можно передавать без участия оператора электронного документооборота. Если же УПД используется как счёт-фактура и первичный документ, то тогда без оператора ЭДО не обойтись.

Корректировочный счёт-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счёт-фактуру

Универсальным корректировочный документом, можно использовать сразу в нескольких целях:

  • для корректировочных счетов-фактур;
  • при корректировании первичных документов;
  • при корректировании первичных документов, включающих в себя счёт-фактуру (универсальных передаточных документов).

В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017.

Если новый формат используется только с функцией документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (УКД со статусом «2»), то он включает также файл обмена для представления информации продавца и файл обмена для представления информации покупателя, которого (в зависимости от положений ГК РФ) может и не быть. При этом в файле обмена информацией продавца будет отсутствовать корректировочный счёт-фактура и, соответственно, такой файл будет подписываться только электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни.

Ответ на требование о представлении пояснений

Ответ предоставляется на предусмотренное статьёй 88 Налогового кодекса РФ право налоговой инспекции по результатам камеральной проверки декларации и других документов, в которых содержится информация о налоге на добавленную стоимость и вычетах налогоплательщика за отчётный период, истребовать пояснения к декларации по НДС.

С 1 января 2017 года ответ на требование о пояснениях по НДС придётся представлять только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Ответ на требование, направленный в инспекцию в бумажном виде, считается не представленным. Это прямо предусмотрено статьёй 88 Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ. За непредставление (или несвоевременное представление) пояснений предусмотрен штраф в размере 5000 рублей.

Электронные документы в произвольном формате (или документы на бумаге), которые могут быть переданы в инспекцию через интернет в графическом формате jpg, tif, pdf или pgn (неформализованные документы)

Вид документа

Назначение документа

Дополнительная информация

Счёт-фактура

Документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость.

Описано выше

Товарно-транспортная накладная

Основание для подтверждения расходов на перевозку товара.

Оформляется в некоторых случаях, в том числе, если доставка товаров осуществляется сторонней организацией

Оформляется совместно с УПД при перевозке грузов и заполняется в 4 идентичных экземплярах: по одному — для грузополучателя и грузоотправителя и 2 — для транспортной компании. С 1 июля 2017 никаких изменений не претерпевает. На данный момент наличие бумажного экземпляра является обязательным. Однако подавать в контролирующие органы можно по средствам ТКС. Необходимо отметить, что перевод в электронный вид данного документа является важным вопросом для транспортных компаний. На данный момент есть даже предложения по улучшению процесса обмена ТТН, с ними вы можете ознакомиться в статье Электронная товарно-транспортная накладная. Сегодня и завтра.

Акт приёмки-сдачи работ (услуг)

Подтверждает факт выполнения работ (услуг).

Описано выше

Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация

Основной документ, оформляемый при перемещении товаров через таможенную границу государства (экспорт, импорт). Служит основанием для пропуска через границу.

Ошибки, помарки, подчистки исключены. Если при заполнении декларации вы допустили ошибку, можно зачеркнуть неправильные данные, а над ними указать верные. Каждая поправка заверяется подписью, печатью декларанта. Рекомендуется оформлять в электронном виде, чтобы избежать ситуаций описанных выше (которые могут повлечь за собой возврат декларации на доработку, в том числе из-за неразборчивого почерка).

При использовании электронной формы декларирования лицо, декларирующее товары, заявляет в электронной форме сведения, подлежащие указанию в таможенной декларации, а также представляет сведения из документов, необходимых для таможенного оформления товаров в соответствии с выбранным таможенным режимом, таможенному органу посредством электронного способа обмена информацией.

Применяется согласно приказу ГТК РФ от 30.03.2004 № 395

Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации

Используется при вывозе товаров с таможенной территории.

Аналогично грузовой таможенной декларации/транзитной декларации.

Спецификация (калькуляция, расчёт) цены (стоимости)

Документ, который точно, полностью и в поддающейся проверке форме определяет требования, устройство, поведение или другие особенности системы, компонента, продукта, результата или услуги, а также процедуры, способные определить, были ли выполнены эти условия.

Используется для определения затрат в стоимостной (денежной) форме на производство единицы или группы единиц изделий, или на отдельные виды производств.

Особенностей не выявлено.

Товарная накладная (ТОРГ-12)

Оформление отпуска ТМЦ сторонним организациям и ведение учёта соответствующих операций.

Описано выше

Дополнение к договору

Составляющее неотъемлемую часть договора дополнение или приложения к нему. Дополнения к договору, как правило, изменяют существенные условия договора и подписывается либо одновременно с договором, либо позднее, в процессе исполнения сделки.

В первую очередь сторонам необходимо заключить между собой два дополнительных соглашения. В первом будет описан способ обмена документами, который выберут стороны (на сегодняшний день одним из наиболее безопасных вариантов можно назвать обмен через сервисы операторов электронного документооборота). Во втором соглашении необходимо указать вид ЭП, которую договорились использовать стороны и приравнивают её к собственноручной подписи. Если стороны договорились об использовании усиленной квалифицированной подписи, то второе соглашение заключать не нужно, так как данный вид ЭП приравнивается к собственноручной подписи и печати организации.

Договоры могут заключаться либо в электронной, либо в бумажной форме. Так, в соответствии с законодательством и практикой работы электронных торговых площадок при оформлении госзаказа по результатам открытого аукциона может заключаться исключительно электронный договор. Но если заказ был размещен другим способом, возможно оформление бумажного варианта.

Договор (соглашение, контракт)

Соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей

Корректировочный счёт-фактура

Документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету, который составляется при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объёма) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Описано выше

Отчет НИОКР

Отчет о проведении работ, направленных на получение новых знаний и практическое применение при создании нового изделия или технологии.

В письме № ЕД-4-3/5206@ от 26.03.2013 ФНС напомнила, что если налогоплательщик имеет право учесть затраты на НИОКР с применением коэффициента 1,5, то декларацию по налогу на прибыль он должен сопроводить отчётом о НИОКР.

Отчёт о выполненных НИР представляется налогоплательщиком в отношении каждого научного исследования и опытно-конструкторской разработки (отдельного этапа работы) и должен соответствовать общим требованиям, установленным национальным стандартам к структуре оформления научных и технических отчётов (в частности, ГОСТ 7.32-2001).

Для представления её в налоговые органы необходимо воспользоваться документооборотом по осуществлению письменных обращений абонентов (приложение № 5 к приказу ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@).

ФНС также рекомендует представлять отчёт о НИР после получения от налогового органа квитанции о приёме декларации по налогу на прибыль.

После вступления в силу Приказа ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, утвердившего новый формат xml-файла описи документов, появилась возможность представить по ТКС и xml-файлы, и бумажные документы в виде скан-образов (в форматах jpg, tif, pdf). Новая опись действует с 1 июня 2017. Таким образом, по ТКС можно направлять не только электронные документы, но и документы, изначально составленные на бумаге.

При этом необходимо помнить, что в контейнере, передаваемом в налоговый орган могут содержаться одновременно как файлы с расширением xml, так и отсканированные файлы в соответствующих форматах.

Приведённый в таблице выше перечень документов является исчерпывающим (на данный момент) и если у налогоплательщика запрашивают другие данные, то для их передачи не получится воспользоваться ни личным кабинетом налогоплательщика, ни системой электронного документооборота. В таком случае необходимо воспользоваться любым другим способом, указанным в статье 93 НК РФ.

Вместо вывода

Чтобы успевать в ногу со временем, необходимо всегда идти, а порой и бежать рука об руку с новинками. И чтобы этот бег был лёгкой прогулкой, нужно использовать все доступные инструменты. В данном случае самым важным инструментом являются система электронного документооборота (внутренний) и сервисы юридически значимого электронного обмена (внешний). Вендоры и операторы держат руку на пульсе законодательства и технологий, могут проконсультировать и помочь вам правильно выстроить безбумажную работу. Именно с их поддержкой ваш переход на электронные документы будет безболезненным.

Блог

Довольно активная дискуссия во вчерашнем посте («Мифы о преимуществах бумажных документов продолжают жить») опять, в который уже раз, вышла на обсуждение – что такое документ и, в частности, чем отличается «бумажный» документ от «электронного».
И в этот момент я, опять же в который раз, хочу отметить то, что у нас в России нет на сегодняшний момент сколь-нибудь понятного (не говоря уже об общепризнанном) описания эталонной модели документа (под ЭМД понимается системное описание проблемы с выделением целей и задач, решаемых с помощью документов, классификации основных свойств, методов работы с документами и пр.).
По ходу дискуссии возник такой вопрос: банковская карта – это какой документ, бумажный или электронный?
А перфоркарта?
Василь Хатимов предложил такую классификацию

Бумажный (глиняный, железный, пластиковый и т.п.) документ — это информация, неразрывно связанная с носителем. Носитель является неотъемлемой частью документа.
Электронный документ — это файл или набор файлов, который можно свободно копировать с одного носителя на другой, и копия неотличима от первоисточника.

И в соответствии с такой классификацией получается, что б-карта (и перфокарта) – бумажный.
Но давайте посмотрим на документ с точки зрения возможности работы человека с ним. Тогда получается некая другая систематизация:
Бумажный – это документ, с содержанием которого человек может познакомится без использования специальных технических средств (разве что очки и знание языка)
Электронный – с помощью электронных устройств.
И в этом случае, перфркарта превращается в электронный документ (правда, на «продвинутых» вариантах перфокарт наряду в «дырочками» были еще и напечатанные символы в верхней линейке).
Правда, тут возникает и другой вопрос – а является ли банковская карта документом как таковым? И перфокарта тоже…
В общем случае, банковская карта – это ключ доступа к банковскому счету, не более того. Причем, совсем не единственным вариантом такого ключа (в режиме банк-онлайн я получаю доступ к счету без карты, с помощью системы паролей).
С таким же успехом мы можем назвать документом и связку ключей от квартиры или машины.
По этому поводу хочу обратить внимание на новость от Натальи Храмцовской на нашем Форуме:

Лучшая научная работа в области библиотековедения 2010-2011 гг. — «Эволюция теоретических представлений о документе»
Подведены итоги Всероссийского конкурса научных работ по библиотековедению, библиографии и книговедению за 2010-2011 гг.
Учредителями Конкурса являются Министерство культуры РФ, Российская национальная библиотека, Российская государственная библиотека, соучредителем — Российская библиотечная ассоциация. Организация Конкурса финансируется за счет средств Федеральной целевой программы «Культура России 2012—2018 гг.». Лучшая научная работа в области библиотековедения
Плешкевич Е. А. Эволюция теоретических представлений о документе/ Рос. гос. б-ка. М.: Пашков дом, 2011.
См.: http://www.mkrf.ru/ministerstvo/departament/detail.php?ID=269315&SECTION_ID=19305&sphrase_id=1204008

Увидев новость, я сразу захотел познакомиться с содержанием этой работы. Но не тут-то было – изучение Интернета показало, что она существует только в бумажном варианте. Нужно делать заказ, ждать поступления со склада (если еще есть), приезжать за ней и т.д.
Вот такая «эволюция»… Заказал…