Бюджет участия в выставке

Как составить бюджет участия в выставке

Общий бюджет участия в выставке определяется, исходя из задач компании (см. статью «Как поставить задачи участия в выставке»), и с учётом расходов на трёх этапах: предвыставочном, выставочном и поствыставочном.

Расходы

Планируемые

Фактические

Аренда выставочной площади (м2)

Регистрационный сбор

Выставочный стенд

— проектирование, строительство, оформление
— дополнительное оборудование
— эксплуатационные расходы (электричество, вода)

Предвыставочная рекламная кампания

— адресные целевые рассылки, телемаркетинг,
реклама в печатных изданиях, реклама в интернете

Рекламные и спонсорские возможности выставки

Участие в деловой программе выставки

Проведение деловых мероприятий на выставке

— семинары, презентации, мастер классы

Рекламно-информационные материалы

— брошюры, буклеты, каталоги, прайс-листы, пресс-релизы
— электронные носители
— сувениры, фирменные пакеты

Канцелярские принадлежности

Персонал

— проведение тренинга перед выставкой
— привлеченный персонал для работы на стенде (хостесс, ресепшн-менеджер, администратор, переводчики)
— переезд, проживание, трансферы
— форменная одежда / элементы корпоративного стиля

Услуги

— погрузо-разгрузочные работы, технический персонал, уборка, охрана,
фото и видеосъемка, доступ в интернет

Логистика

— транспортировка оборудования, материалов
— таможенное оформление

Кейтеринг

— продукты, напитки
— посуда и столовые принадлежности
— обслуживающий персонал

Другое

— проведение маркетинговых исследований
— страхование
— представительские расходы

Расходы в поствыставочный период

Непредвиденные расходы

На конечный результат участия в выставке влияет не только сумма бюджета, но и эффективное использование выставочных возможностей. Узнать что и главное КАК нужно делать, чтобы получать от выставок максимальную выгоду, вы можете на практическом семинаре «Как повысить эффективность участия в выставках» www.expoeffect.ru/eksponentam/prakticheskiy-seminar-dlya-eksponentov.html

***

ПОЛЕЗНЫЕ СТАТЬИ ПО ТЕМАМ:

Выставочный стенд

— «Как заставить выставочный стенд “заговорить”. Текстовое оформление стенда»
— «Как организовать пространство выставочного стенда»
— «Как привлечь внимание посетителей к выставочному стенду»
— «Как выгодно представить продукт на выставочном стенде»

Предвыставочная рекламная кампания

— «Как создать фундамента успеха на выставке» www.expoeffect.ru/eksponentam/informaczionnyie-materialyi-dlya-eksponentov/kak-sozdat-fundament-uspexa-na-vyistavke.-predvyistavochnaya-reklamnaya-kampaniya.html
— «Рекламные, маркетинговые и спонсорские возможности выставки»

Персонал

— «Как установить контакт с посетителем»
— «Модель контакта с посетителем выставки. Этапы и задачи»
— «Регистрация посетителей стенда. Как фиксировать и обрабатывать выставочные контакты»
— «Правила поведения на выставочном стенде. Как повысить качество работы персонала на выставке»
— «Кто нужен на выставке. Выставочная команда».

На чём нельзя экономить

Исследования, проведенные в Англии и США, свидетельствуют, что результаты участия в выставке как минимум на 80% зависят от работы персонала. Данные опросов Incomm Research показывают, что 55% посетителей запоминают экспонента благодаря общению с сотрудником компании, при этом 32% посетителей выставок остаются разочарованными по вине персонала стенда!

Несмотря на это, многие недооценивают роль выставочного персонала, ошибочно считая, что работать на стенде может любой сотрудник безо всякой подготовки.

Чем больше вы вкладываете в участие в выставке, тем выше ответственность, которая ложится на ваш персонал. Чтобы добиваться на выставках максимальных результатов сотрудники должны обладать специальными знаниями и навыками.

Проведите перед выставкой тренинг персонала. Подробную информацию о тренинге «Эффективная работа на выставке. Как посетителей превращать в клиентов» вы можете получить на странице www.expoeffect.ru/eksponentam/trening-vyistavochnogo-personala.html или отправив запрос на адрес электронной почты: info@expoeffect.ru.

Часто задаваемые вопросы

На семинарах мне регулярно задают вопросы относительно выставочного бюджета. Вот некоторые из них:

Как лучше поступить, взять стенд побольше или вложиться в рекламу перед выставкой?

Признаюсь, я сторонник комплексного подхода к выставочной деятельности. На мой взгляд, чтобы добиться максимальных результатов, необходима системная работа на трёх этапах – до, во время и после выставки.

Если же нужно обязательно выбрать один вариант, руководствуйтесь вашими приоритетами. Например, если главное продемонстрировать статус успешной компании и поддержать отношения с постоянными клиентами, можно сделать акцент на имиджевой составляющей – взять большую площадь в приоритетном месте и построить эксклюзивный стенд.

Если задача повысить посещаемость стенда и количество контактов с целевой аудиторией, проведите предвыставочную рекламную кампанию, используйте рекламные возможности выставки, которые предлагают организаторы, проведите тренинг персонала.

В любом случае необходимо грамотно организовать пространство стенда, выгодно представить продукты, сделать стенд привлекательным для посетителей.

***

Сколько выставок заложить в бюджет?

Если отвечать коротко, то, на мой взгляд, количество выставок не должно ограничиваться ничем, кроме выгоды, которую они обеспечивают. Если участие в нескольких выставках приносит в совокупности больше пользы, чем участие в какой-то одной, зачем себя ограничивать? В конце концов, задача ведь не сводится к тому, чтобы выбрать определённое число выставок, а получить максимальный результат, верно?

Если же бюджет на самом деле ограничен, его можно распределить пропорционально ценности выставок. Рекомендации по определению коммерческого потенциала выставок вы можете найти в статье «Как выбрать выставку» www.expoeffect.ru/eksponentam/informaczionnyie-materialyi-dlya-eksponentov/kak-vybrat-vystavku.html

***

Что делать, если предлагается участие в выставке, которая не была заложена в бюджет?

Согласен, составление годового бюджета вещь необходимая. Однако не всё можно предусмотреть заранее. Именно поэтому в бюджет включают статью «непредвиденные расходы», которой вы можете воспользоваться. В конце концов, ради стоящей выставки бюджет не грех и пересмотреть. Выгоды от участия могут с лихвой покрыть дополнительные расходы.

***

Как окупается выставочный бюджет

Очевидно, что для многих сегодня актуален вопрос оптимизации вложений в продвижение в целом и в выставочную деятельность в частности. Да, участие в выставке часто обходится недёшево, но что мы с вами всё, о расходах, да о расходах. Понятно, что без них не обойтись. Давайте лучше посмотрим, что вы получаете взамен.

Для начала разделите примерный выставочный бюджет на сумму средней продажи, и вы получите количество продаж, необходимое чтобы окупить вложения. Например:

Бюджет участия
в выставке

Сумма средней продажи

Количество продаж,
необходимое чтобы
окупить участие в выставке

1.000.000
рублей

150.000
рублей

7 продаж

Подумайте, насколько это реально, с учётом того, что на выставку приходят сотни (а то и тысячи!) посетителей, входящих в вашу целевую аудиторию.

Да и кто вообще сказал, что окупить выставку это предел желаний? Ведь вы можете привлечь гораздо БОЛЬШЕ клиентов! Для этого у вас будет множество возможностей.

А как насчёт повторных продаж и «пожизненной ценности клиентов»? Посчитайте, сколько денег приносят клиенты, когда становятся постоянными.

Посчитайте, какие суммы обычно тратятся на организацию и проведение встреч с постоянными и потенциальными клиентами. Особенно из других городов и стран. Сложите расходы на переезд, проживание, представительские расходы. На выставку клиенты приезжают к вам чаще всего за свой счёт.

Оцените материальную выгоду, которую вы получаете от экономии времени и средств на установление и поддержание отношений с клиентами.

Кроме того, стоит принять во внимание выгоды, которые вы получаете от решения производственных, маркетинговых, рекламных, имиджевых и коммуникационных задач в краткосрочной и долгосрочной перспективе (см. статью «В чём ценность выставок»).

Какие бы задачи участия в выставке вы ни ставили, и какие бы критерии оценки результатов ни использовали, очевидно, что отдачу от участия в выставочном мероприятии необходимо оценивать комплексно и системно (см. статью «Как оценить эффективность участия в выставке»).

***

Я уже не раз писал, и напишу снова: практика показывает, что окупить участие в выставке (иногда многократно!) с течением времени может всего ОДИН контакт с посетителем. Так что смело выделяйте бюджет и участвуйте в выставках!

***

Готовитесь к выставке? Позаботьтесь о самом главном!
Ключ к успеху в руках вашего персонала!

Закажите проведение тренинга «Эффективная работа на выставке. Как посетителей превращать в клиентов»
для сотрудников вашей компании.

Общий бюджет участия в выставке определяется, исходя из задач компании (см. статью «Как поставить задачи участия в выставке»), и с учётом расходов на трёх этапах: предвыставочном, выставочном и поствыставочном.

Расходы

Планируемые

Фактические

Аренда выставочное площади (м2)

Регистрационный сбор

Выставочный стенд

-проектирование, строительство, оформление

-дополнительное оборудование

-эксплуатационные расходы (электричество, вода)

Предвыставочная рекламная кампания

-адресные целевые рассылки, телемаркетинг, реклама в печатных изданиях, реклама в интернете

Рекламные и спонсорские возможности выставки

Участие в деловой программе

Проведение деловых мероприятий на выставке

-семинары, презентации, мастер-классы

Рекламно-информационные материалы

-брошюры, буклеты, каталоги, прайс-листы, пресс-релизы

-электронные носители

-сувениры, фирменные пакеты

Канцелярские принадлежности

Персонал

-проведение тренинга перед выставкой

-привлеченные персона для работы на стенде (хостесс, ресепшн-менеджер, администратор, переводчики)

-переезд, проживание, трансферы

-форменная одежда / элементы корпоративного стиля

Услуги

-погрузочно-разгрузочные работы, технический персонал, уборка, охрана, фото и видеосъемка, доступ в интернет

Логистика

-транспортировка оборудования, материалов

-таможенное оформление

Кейтеринг

-продукты, напитки

-посуда и столовые принадлежности

-обслуживающий персонал

Другое

-проведение маркетинговых исследований

-страхование

— представительские расходы

Расходы в поствыставочный период

Непредвиденные расходы

На чём нельзя экономить

Исследования, проведенные в Англии и США, свидетельствуют, что результаты участия в выставке как минимум на 80% зависят от работы персонала. Данные опросов Incomm Research показывают, что 55% посетителей запоминают экспонента благодаря общению с сотрудником компании, при этом 32% посетителей выставок остаются разочарованными по вине персонала стенда!

Несмотря на это, многие недооценивают роль выставочного персонала, ошибочно считая, что работать на стенде может любой сотрудник безо всякой подготовки.

Чем больше вы вкладываете в участие в выставке, тем выше ответственность, которая ложится на ваш персонал. Чтобы добиваться на выставках максимальных результатов сотрудники должны обладать специальными знаниями и навыками.

Часто задаваемые вопросы

На семинарах мне регулярно задают вопросы относительно выставочного бюджета. Вот некоторые из них:

Как лучше поступить, взять стенд побольше или вложиться в рекламу перед выставкой?

Признаюсь, я сторонник комплексного подхода к выставочной деятельности. На мой взгляд, чтобы добиться максимальных результатов, необходима системная работа на трёх этапах – до, во время и после выставки.

Если же нужно обязательно выбрать один вариант, руководствуйтесь вашими приоритетами. Например, если главное продемонстрировать статус успешной компании и поддержать отношения с постоянными клиентами, можно сделать акцент на имиджевой составляющей – взять большую площадь в приоритетном месте и построить эксклюзивный стенд.

Если задача повысить посещаемость стенда и количество контактов с целевой аудиторией, проведите предвыставочную рекламную кампанию, используйте рекламные возможности выставки, которые предлагают организаторы, проведите тренинг персонала.

В любом случае необходимо грамотно организовать пространство стенда, выгодно представить продукты, сделать стенд привлекательным для посетителей.

Сколько выставок заложить в бюджет?

Если отвечать коротко, то, на мой взгляд, количество выставок не должно ограничиваться ничем, кроме выгоды, которую они обеспечивают. Если участие в нескольких выставках приносит в совокупности больше пользы, чем участие в какой-то одной, зачем себя ограничивать? В конце концов, задача ведь не сводится к тому, чтобы выбрать определённое число выставок, а получить максимальный результат, верно?

Если же бюджет на самом деле ограничен, его можно распределить пропорционально ценности выставок. Рекомендации по определению коммерческого потенциала выставок вы можете найти в статье «Как выбрать выставку».

Что делать, если предлагается участие в выставке, которая не была заложена в бюджет?

Согласен, составление годового бюджета вещь необходимая. Однако не всё можно предусмотреть заранее. Именно поэтому в бюджет включают статью «непредвиденные расходы», которой вы можете воспользоваться. В конце концов, ради стоящей выставки бюджет не грех и пересмотреть. Выгоды от участия могут с лихвой покрыть дополнительные расходы.

Как окупается выставочный бюджет

Очевидно, что для многих сегодня актуален вопрос оптимизации вложений в продвижение в целом и в выставочную деятельность в частности. Да, участие в выставке часто обходится недёшево, но что мы с вами всё, о расходах, да о расходах. Понятно, что без них не обойтись. Давайте лучше посмотрим, что вы получаете взамен.

Для начала разделите примерный выставочный бюджет на сумму средней продажи, и вы получите количество продаж, необходимое чтобы окупить вложения. Например:

Подумайте, насколько это реально, с учётом того, что на выставку приходят сотни (а то и тысячи!) посетителей, входящих в вашу целевую аудиторию.

Да и кто вообще сказал, что окупить выставку это предел желаний? Ведь вы можете привлечь гораздо БОЛЬШЕ клиентов! Для этого у вас будет множество возможностей.

А как насчёт повторных продаж и «пожизненной ценности клиентов»? Посчитайте, сколько денег приносят клиенты, когда становятся постоянными.

Посчитайте, какие суммы обычно тратятся на организацию и проведение встреч с постоянными и потенциальными клиентами. Особенно из других городов и стран. Сложите расходы на переезд, проживание, представительские расходы. На выставку клиенты приезжают к вам чаще всего за свой счёт.

Оцените материальную выгоду, которую вы получаете от экономии времени и средств на установление и поддержание отношений с клиентами.

Кроме того, стоит принять во внимание выгоды, которые вы получаете от решения производственных, маркетинговых, рекламных, имиджевых и коммуникационных задач в краткосрочной и долгосрочной перспективе (см. статью «В чём ценность выставок»).

Какие бы задачи участия в выставке вы ни ставили, и какие бы критерии оценки результатов ни использовали, очевидно, что отдачу от участия в выставочном мероприятии необходимо

оценивать комплексно и системно (см. статью «Как оценить эффективность участия в выставке»).

Я уже не раз писал, и напишу снова: практика показывает, что окупить участие в выставке (иногда многократно!) с течением времени может всего ОДИН контакт с посетителем. Так что смело выделяйте бюджет и участвуйте в выставках!

Бюджет участия в выставке

Бюджет любого мероприятия нужно составлять заранее, чтобы в итоге можно было позволить выполнить все задуманное и не ограничивать себя в планах. Поэтому составляя бюджет участия в выставке, стоит учитывать все задачи, которые должны быть выполнены в ходе проведения такого масштабного мероприятия.

Стоит отметить, что не стоит экономить на общем бюджете выставочного мероприятия, ведь оно нацелено как раз на повышение спроса и привлечение инвесторов к расширению компании.

Нужно отметить, что существуют такие аспекты, на которых нельзя экономить и то, чем можно в ходе разработки пренебречь. В ЦВК «Экспоцентр» сотрудники прекрасно знают, что более 80% результата выставочного мероприятия зависит исключительно от работы персонала.

Самой большой ошибкой предприятий, которые собираются устраивать выставку – это недооценка труда настоящих профессионалов в сфере организации и проведения выставок. Многие считают, что любой работник, даже с минимальным запасом знаний в данной сфере, сможет выполнить достойный проект выставки. И зачем тогда платить много профессионалам, которые работают уже давно и успели выполнить огромное количество проектов и требуют за свои услуги большую плату? Ведь всегда можно обратиться в начинающую организацию, работающую в сфере выставок, которая предлагает свои услуги за гораздо меньшую плату.

Чем больше организация вкладывает в экспозицию, тем большая ответственность ложится на сотрудников, которые берутся за выполнение такого проекта. Поэтому не следует выбирать второсортные компании, которые не смогут предоставить широкий спектр услуг в сфере выставок и выполнить возложенные на них задачи на все 100%.

Общие вопросы бюджета на участие в выставке

Обратившись в ЦВК «Экспоцентр» можно получить качественную консультацию, которая позволит определить, какое именно направление будет иметь данная выставка. У заказчиков обычно возникает огромное количество вопросов, на которые они бы хотели получить квалифицированные ответы.

Самым основным вопросом клиентов является необходимость рекламы самой выставки и размеры стендов, которые лучше всего подойдут для такого мероприятия. Реклама – это нужная операция, которая должна проводиться в любом случае. Ведь только так люди смогут узнать, куда им нужно придти, и что они смогут узнать на таком мероприятии. Афиши и листовки помогают набрать целевую аудиторию, заинтересованную в продукции или же услугах, предоставляемых конкретной компанией.

Каким должен быть бюджет на выставку

Выставка обязательно должна в будущем приносить прибыль, так что к ее организации следует подходить комплексно. Такое мероприятие должно приносить несомненную выгоду, которая не только покроет все затраченные денежные средства на организацию, но и позволит предприятию получить средства для развития и расширения.

Бюджет участия в выставке обычно определяется ее ценностью. Любая выставка обязательно должна окупаться, иначе какой смысл в ее организации? В любом случае, все вложения должны быть максимально оптимизированы, что позволит в будущем получить хорошую прибыль, а при удачном стечении обстоятельств и быстро обогнать конкурентов на рынке. Вычислить количество продаж для того чтобы узнать окупаемость можно по простой формуле:

ОК = Б/СУМ, где ОК — окупаемость, Б — бюджет выставки, СУМ — сумма средней продажи.

Однако заниматься такими расчетами необязательно самостоятельно, так как эту задачу должны выполнять сотрудники фирмы, которая взяла на себя проведение и организацию самой выставки. Настоящие профессионалы должны предоставить своим клиентам полный отчет, описывающий сколько средств было вложено в саму выставку, а также скорость окупаемости.

Обычно большие компании заключают множество полезных договоров прямо во время проведения такого мероприятия, так что оценить выгодность проведения выставки можно будет очень скоро.

Существует огромное количество оценки выгодности предприятия. Однако можно сказать точно, что чем качественнее и информативнее будет такое мероприятие, тем скорее оно окупится, поэтому нельзя экономить на бюджете. Для того чтобы выполнять все задачи для выставки верно, лучше всего сразу обращаться в хорошую компанию по организации мероприятий.

Выставки «Экспоцентра»

АО «Экспоцентр» — крупная компания, осуществляющая проведение и организацию выставок, на площадках центрального выставочного комплекса Москвы, может гарантировать своим клиентам качественное проведение выставок.

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.