Дело это в делопроизводстве

20 января 2019 года исполняется 216 лет со Дня образования службы делопроизводства и режима в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации. Делопроизводственная служба — одна из старейших в министерстве, что свидетельствует о важной роли документационного обеспечения в государственных делах. За этот длинный период служба не раз меняла свое название, оставаясь связующим звеном в организации деятельности всех подразделений Министерства внутренних дел. Основными функциями делопроизводственной службы являются документационное обеспечение, защита государственной тайны и работа с обращениями граждан.

В настоящее время в делопроизводственных подразделениях УМВД России по Владимирской области осуществляют служебную деятельность более 100 сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников. Их добросовестный труд, ежедневная и кропотливая работа, от качества которой напрямую зависит выполнение возложенных на органы внутренних дел задач, служат достижению общих целей органов внутренних дел — обеспечению общественной безопасности, защите прав и свобод человека и гражданина, а также предупреждению, пресечению и раскрытию преступлений.

18 января, в преддверии этого профессионального праздника, в УМВД России по Владимирской области состоялось торжественное собрание. От имени руководства делопроизводителей поздравил заместитель начальника регионального УМВД полковник внутренней службы Игорь Хомяков.За добросовестное исполнение служебных обязанностей и достижение высоких результатов в служебной деятельности двенадцати сотрудникам были вручены ценные подарки, почетные грамоты, благодарности.

Уважаемые коллеги!

Личный состав подразделений делопроизводства и режима отличает преданность избранной профессии, высокое чувство ответственности, инициатива, направленная на совершенствование документационных процессов, а также чуткое и внимательное отношение к людям.

В этот день хотелось бы поблагодарить всех сотрудников, служащих и работников делопроизводственной службы органов внутренних дел за добросовестный труд, пожелать всем здоровья, семейного счастья, удачи, благополучия и хорошего рабочего настроения!

Начальник ОДиР УМВД России по Владимирской области полковник внутренней службы А.В. Косолапкин

«Без делопроизводства в полиции не обойтись!» (Гусь-Хрустальный район)

Когда мы говорим о сотрудниках полиции, речь, как правило, в первую очередь идет об «оперативниках», участковых уполномоченных, работниках ГИБДД… Но и значение делопроизводителей в деятельности правоохранительных органов достаточно велико. Об этом свидетельствует и наличие такого праздника, как День подразделений делопроизводства и режима в системе МВД России, которые появились в России 216 лет назад. В числе таких делопроизводителей — старший лейтенант внутренней службы Алена Игоревна Самсонова.

Алена Самсонова родилась в деревне Василево Гусь-Хрустального района. Когда семья переехала в райцентр, родители стали работать на текстильном комбинате. В дальнейшем отец Алены перешел в милицию, где трудился водителем в патрульно-постовой службе до самой пенсии. Это сыграло важную роль в судьбе дочери. В школьные годы она увлекалась спортом: играла в баскетбол и занималась легкой атлетикой. Все детство мечтала стать ветеринаром, а после школы хотела выучиться на парикмахера, но затем передумала и в итоге Алена Игоревна получила экономическое образование. Получив диплом, девушка по настоянию отца пошла на работу в милицию и никогда об этом не жалела. В 2007 году она поступила на службу в ППС, а через год перевелась в группу делопроизводства. Сегодня старший лейтенант внутренней службы А.И. Самсонова – инспектор — руководитель ГДиР.

В работе Алене Игоревне помогают знания, приобретенные во время учебы, а также ее личные качества, привитые в семье. Ее отличают внимательность, требовательность к себе и подчиненным сотрудникам, высокая ответственность за порученное дело. В этой должности большое значение имеют знание нормативных документов, уважительное и внимательное общение с гражданами, четкая регистрация поступивших документов, обстоятельный контроль их исполнения, скрупулезное ведение делопроизводства МО МВД России «Гусь-Хрустальный». Алена с честью справляется с этими требованиями, служа примером для товарищей по службе.

Она с желанием ходит на службу, но и домой возвращается с большой радостью. В свободное от работы время, как истинная жена и мама, посвящает себя семье — любимым мужу и дочери. Ее супруг Андрей тоже проходит службу в ОМВД, где работает помощником дежурного. Двухлетняя дочка Полина ходит в детский сад и знает, что ее мама занимает в полиции важную должность. Вероятно, в дружной семье Самсоновых растет достойная смена.

МО МВД России «Гусь-Хрустальный»

Женский подход к работе — залог успеха (Петушинский район)

Будущую профессию инспектор-руководитель группы делопроизводства и режима ОМВД России по Петушинскому району майор внутренней службы Елена Николаевна Полякова выбрала неслучайно: мама Елены – подполковник милиции в отставке Лариса Николаевна Смирнова долгие годы проработала в должности заместителя начальника в отделе вневедомственной охраны.

— Иногда мама брала меня с собой на работу. Я наблюдала за работой людей в форме. Поэтому после получения общего среднего образования передо мной не возник вопрос, куда пойти учиться.

Получив профессию юриста в 1999 году, Елена пришла на работу в ОВД по Петушинскому району на должность инспектора делопроизводства и режима. За 20 лет службы Елена Николаевна ни разу не изменила своему выбору, и сегодня она инспектор — руководитель ГДиР ОМВД России по Петушинскому району.

Как признается сама Елена, у нее женский подход к работе: соблюдать порядок в делах, с душой подходить ко всему, что делаешь. И, конечно, держать руку на пульсе: организовать выполнение любого поручения, проконтролировать результат, и весь этот сложный процесс на любом этапе должен быть обеспечен документационно. Чтобы чувствовать себя профессионалом в этой службе и, тем более, руководить ею, нужен опыт, который у Елены Николаевны, несомненно, есть. За 20 лет несения добросовестной службы Елена получила большое количество благодарностей, поощрений, почетных грамот, награждена нагрудными знаками «За отличие в службе» 3 и 2 степеней. Елена Николаевна отдает душу и время работе, за что и пользуется заслуженным уважением всего коллектива.

Муж Елены, Сергей — также сотрудник полиции. И хотя жена старше мужа по званию, Елена уверена, что в семье должны быть все рядовыми – никаких генералов!

Ответственная работа, отнимающая немало времени и сил, не мешает Елене Николаевне быть прекрасной матерью, заботливой, любящей женой и хорошей хозяйкой.

Старшая дочь Екатерина закончила железнодорожный институт, младшая — Аня учится в 8 классе.

Вместе с дочками Поляковы свободное от службы время предпочитают проводить активно: зимой ходят на лыжах, а летом – любимый огород и путешествия.

Но больше всего в семье Поляковых любят и ждут воскресенья. Именно в этот день члены дружной семьи собираются за большим столом и в уютной домашней обстановке обмениваются впечатлениями о прошедшей неделе и строят планы на следующую.

— Все хорошо, дом, семья, и хочется, чтобы как можно дольше продлилась наша семейная идиллия, в которой каждый понимает друг друга, — говорит Елена.

ОМВД России по Петушинскому району

«Девчонки в семье, женский коллектив и на работе!» (Ковровский район)

Майор внутренней службы Лариса Ивановна Стрижова служит в органах внутренних дел уже 20 лет. Начинала службу с должности секретаря Мелеховского поселкового отделения милиции, а в настоящее время возглавляет Отделение делопроизводства и режима МО МВД России «Ковровский».

Отличительными чертами майора Стрижовой являются добросовестный подход к делу, высокая ответственность за конечный результат работы, внимательное, уважительное и чуткое отношение к людям, за что начальник Ковровского Отдела полиции по-дружески называет ее хозяйкой Отдела, а сослуживцы — мамой. А ведь за хрупкими плечами этой женщины командировка в Северо-кавказский регион. Лариса Стрижова — ветеран боевых действий!

У Ларисы Ивановны есть две дочери. Старшая пошла по стопам мамы — сейчас служит во Владимирском линейном отделе МВД России на транспорте в должности полицейского патрульно-постовой службы. А 5-летняя внучка уже пытается примерять форму бабушки. Девчонки в семье, женский коллектив и на работе!

«Наш коллектив делопроизводителей — профессиональный и сплоченный. Мои девчонки всегда готовы помочь и по мере необходимости подменить коллегу на другом участке работы. Я в них всегда уверена!» — так ласково и с добротой говорит о своих сотрудницах Лариса Ивановна.

В преддверии праздника она вспоминает и тех людей, которые научили ее работать, передали свои знания, свой опыт, свое профессиональное мастерство, и которым она безмерно благодарна — ветеранов службы Фаину Алексеевну Попкову, Татьяну Николаевну Худякову и Надежду Николаевну Штырову.

Значительный ежедневный вклад в профессиональную деятельность ОДиР МО МВД России «Ковровский» вносят действующие сотрудники: младший инспектор ОДиР прапорщик внутренней службы Наталья Кузнецова, сержант внутренней службы Екатерина Гордеева и вольнонаемные работники — Юлия Загрекова, Валентина Рунова и Юлия Ильинская. Эти девушки трудятся, не считаясь с личным временем, и оказывают всестороннюю помощь своим аттестованным коллегам.

«Хочется поблагодарить всех работников делопроизводственной службы органов внутренних дел за добросовестный труд, пожелать всем здоровья, семейного счастья, удачи, хорошего рабочего настроения, выдержки и жизненного оптимизма. Пусть вам неизменно сопутствует удача, во всех сферах деятельности!» — говорит Лариса Ивановна Стрижова.

МО МВД России «Ковровский»

Компетентность, эрудиция, эффективность (Муромский район)

Отдел делопроизводства и режима МО МВД России «Муромский» возглавляет майор полиции Наталья Видонова.

Наталья начала службу ещё в горотделе секретарем начальника, и уже тогда эту молодую сотрудницу отличали особая дисциплина, собранность, аккуратность, компетентность и эрудиция. В 2004 году Наталья Ильинична окончила учёбу в институте, где без отрыва от работы получала высшее образование на юридическом факультете.

В её подчинении работают пять представительниц прекрасного пола. Они организуют и решают вопросы информационного и документального обеспечения деятельности Отдела; обеспечивают защиту сведений, составляющих государственную тайну; рассматривают поступающие в Отдел обращения, заявления и жалобы граждан, контролируют своевременность и качество их разрешения.

«Желаю всем сотрудникам этой сложной и кропотливой службы быть самыми лучшими, самыми компетентными и самыми счастливыми! Оптимизма, удачи и успехов в этом нелегком труде!» — говорит Наталья.

МО МВД России «Муромский»

Маленький, но очень дружный коллектив (Судогодский район)

Группа делопроизводства и режима ОМВД России по Судогодскому району — это маленький, но очень дружный коллектив, в котором всегда царит атмосфера дружбы и взаимной поддержки. Ольга Жерихова пришла в это подразделение в 2018 году. Под чутким руководством своего начальника и наставника Светланы Бражниковой Ольга сразу проявила себя как организованный, исполнительный и трудолюбивый сотрудник.

Светлана Юрьевна Бражникова в системе ОМВД работает с 2001 года, и все эти годы — неизменно в группе делопроизводства и режима. Она ведет повседневную кропотливую и, зачастую, незаметную для постороннего взгляда работу по обеспечению служебной деятельности всех подразделений ОМВД. К исполнению служебных обязанностей Светлана Юрьевна относится честно и добросовестно, проявляя при этом высокую организованность и трудолюбие.

За советом по тем или иным рабочим вопросам Светлана Бражникова и Ольга Жерихова всегда обращаются к майору внутренней службы в отставке ветерану системы МВД Валентине Владимировне Бусел, которая с 1996 года несла службу в данном подразделении и в 2018 году ушла на заслуженный отдых с должности руководителя ГДИР. Сейчас Валентина Владимировна активно участвует в деятельности совета ветеранов ОМВД России по Судогодскому району.

ОМВД России по Судогодскому району

«Не считаясь с личным временем!» (Юрьев-Польский район)

Сержант внутренней службы Надежда Евгеньевна Морозова работает в должности младшего инспектора группы делопроизводства и режима ОМВД России по Юрьев-Польскому району. Она очень любит свою работу и всецело отдает себя службе, не считаясь с личным временем.

Надежда родилась и выросла в Юрьев-Польском районе. Закончив школу, она получила высшее экономическое образование в Ивановской государственной сельскохозяйственной академии имени академика Беляева. В 2006 году ей предложили должность бухгалтера ОМВД России по Юрьев-Польскому району, и она согласилась, еще не подозревая, что работа в правоохранительных органах станет её призванием.

Уже через 5 лет Надежда прошла аттестацию и получила свое первое звание. Сейчас Надежда Евгеньевна проходит службу в должности младшего инспектора группы делопроизводства и режима и уже не мыслит себя в какой-либо иной должности. К своей работе сержант полиции относится очень ответственно — важно выполнить порученное качественно и добросовестно. По долгу службы ежедневно приходится не только взаимодействовать со всеми подразделениями, но и работать с огромным количеством документов. Эта работа требует немалой усидчивости и аккуратности, огромной внимательности и скрупулезности. Нельзя ничего упустить из виду!

Руководит группой делопроизводства и режима ОМВД России по Юрьев-Польскому району капитан внутренней службы Ирина Ивановна Солодухина, научившая Надежду азам делопроизводства.

В преддверии дня образования подразделений делопроизводства и режима Надежда Евгеньевна желает своим коллегам личностного и служебного роста, семейного счастья, благополучия и всегда с легкостью справляться с поставленными задачами!

ОМВД России по Юрьев-Польскому району

«Душой болеют за общее дело!» (Кольчугинский район)

В группе делопроизводства и режима ОМВД России по Кольчугинскому району работают две представительницы прекрасного пола — Ольга Львова и Ирина Николаева.

Ольга Львова всегда мечтала работать в структуре МВД. В августе 2016 года девушка пришла работать в Кольчугинский Отдел полиции в должности младшего инспектора за исполнением поручений ГДиР.

Коллеги характеризуют Ольгу только с хорошей стороны, отзываются о ней как о грамотном, добросовестном сотруднике, мастере своего дела. Ольга работает на совесть, и к ее работе у руководства никогда не возникает претензий.

В свободное время Ольга занимается семьей, вместе с мужем воспитывает маленькую дочку. В детстве девушка 6 лет занималась художественной гимнастикой, а сейчас данным видом спорта занимается и ее дочка. Возможно, когда девочка вырастет, то пойдет по стопам мамы и тоже выберет работу в полиции.

Ирина Николаева пришла в органы внутренних дел в 2007 году. Началась ее карьера с должности милиционера патрульно-постовой службы. Затем Ирина работала в отделении охраны и конвоирования подозреваемых и обвиняемых, а также милиционером-кинологом.

Сейчас старший сержант внутренней службы Ирина Валерьевна Николаева работает в должности младшего инспектора ГДиР ОМВД России по Кольчугинскому району. Ирина имеет государственную награду — медаль «За отличие в службе» 3 степени.

Ирина Николаева успевает не только работать, но и учиться, вести домашнее хозяйство, уделять время семье. «Ирина — ответственный и грамотный сотрудник, душой болеющий за общее дело, она приятный собеседник, отзывчивая, добрая и хорошая девушка» — говорят об Ирине ее коллеги и руководство.

ОМВД России по Кольчугинскому району

Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Понятие

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Функции номенклатуры дел

Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.

Рассмотрим ее основные функции:

  • Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.
  • Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
  • Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
  • Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
  • Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Виды номенклатур дел

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Рис. 1. Форма номенклатуры дел организации

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба документационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).

Рис. 2. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации

В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).

Сводная номенклатура дел организации (рис 1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 2).

Содержание номенклатуры

Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф.

В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).

Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела.

Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

  • название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
  • название адресата или корреспондента;
  • краткое содержание документов дела;
  • название местности, с которым связано содержание документов;
  • даты (период), к которым относится содержание дела;
  • указание на копийность документов.

Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».

Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.

Рис. 3.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 3).

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются в службу ДОУ организации и архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Делопроизводство

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термины «делопроизводство” и «документационное обеспечение управления” (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – «документационное обеспечение управления” подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами” входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

  • документирование деятельности;
  • организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

Три источника и три составные части ДОУ

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).

  1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
  2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
  3. Систематизация архива документов.