Для чего нужна автоматизация бизнес процессов?

Автоматизация бизнеса – это перекладывание всех рутинных задач на плечи компьютера. Все процессы, проходящие в компании, упорядочены в одну единую систему.

Современная бизнес-среда очень динамична. Для успешного ведения бизнеса и оперативного принятия точных и взвешенных решений требуется эффективный управленческий учет.

Автоматизированные информационные системы, доступные компаниям на сегодняшний день, позволяют получать четкие и достоверные данные о деятельности сотрудников всех уровней, о главных задачах и целях, а также отчетность о прогрессивности их выполнения, на основании которых можно проводить любой подробный анализ ситуации на предприятии в целом или каждого процесса отдельно.

Главная цель внедрения автоматизации бизнеса в работу компании – оптимизация деятельности и, как следствие – рост финансовых показателей. Это достигается:

  • максимально эффективной организацией структуры и методов управления бизнесом;
  • отказом от устаревших методик и схем;
  • внедрением современных технологий, способных качественно и быстро повлиять на развитие сильных сторон деятельности, а так же укрепить более слабые ее области.

Так зачем нужна автоматизация бизнеса? Рассмотрим 5 веских причин, почему автоматизация в любой компании – это важно.

1. Сокращение времени на рутинные процессы. Для управленческого учета внутри многих компаний используется таблица Exel. Мы заметили, что часто на заполнение различных таблиц, отчетов, баз клиентов уходит 2/3 рабочего времени. А когда работать? Автоматизируя рутину, вы освободите время сотрудников для выполнения более важных задач. 2. Ведение клиентской базы. С базой клиентов и системой напоминаний никакая заявка не будет забыта, никакой клиент не останется без внимания, сроки никогда не затянутся. Отдел продаж работает эффективно, успевает обслужить большее количество клиентов. 3. Сокращение ошибок при работе. Человеческий фактор в любой работе имеет место быть, но его можно свести к минимуму. Ведь иногда проще доверить рутинные скучные ежедневные процессы компьютеру, и он все сделает без ошибок. 4. Сохранение бизнес-логики вашей компании В отличие от других стандартных предложений, которые предлагаются на рынке автоматизации, программные решения от ДЕАСофт пишутся с учетом особенностей вашего бизнеса и непосредственно вашей компании. Поэтому вам не придется подстраиваться под систему, наоборот – система подстраивается под вас. 5. Вся информация под рукой Для руководителя очень важно иметь своевременную, актуальную информацию о всех процессах в организации. Подводить статистику, анализировать, принимать решения теперь просто – у вас для этого все в быстром доступе.

Процесс внедрения

Для внедрения программ управленческого учета руководителю или владельцу компании необходимо определиться с областью, где она требуется: отдел продаж и клиентская база (CRM-система), складской учет, корпоративная система связи между отделами (ERP-система), программа по работе с дисконтными картами и другое.

Далее составляется модель функционирования вашего предприятия для понимания ваших внутренних процессов. С учетом этой модели, особенностей бизнес-процессов компании и ваших пожеланий разрабатывается архитектура новой программы. И на выходе вы получаете такой программный продукт, который полностью удовлетворяет потребностям компании, высвобождая ресурсы для развития и увеличения продаж.

Автоматизация бизнеса – это просто. Вы всегда можете заказать бесплатную демо-версию, чтобы протестировать удобство и функциональность программного обеспечения, а также обратиться к нам за консультацией.

УДК 338.24.2

08.00.00 Экономические науки

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ КАК СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ И АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В КРУПНЫХ КОРПОРАЦИЯХ

Мирошниченко Марина Александровна к. э. н, доцент, SPIN — код 3997-9450, marina_kgu@mail.ru

Останина Дарья Александровна магистрант направления «Документоведения и архивоведения», Ostanina_darya@mail.ru Кубанский государственный университет, Краснодар, Россия

Статья посвящена проблемам взаимодействия подразделений крупной корпорации, особенностям автоматизации бизнес-процессов. Приведен пример разработанного алгоритма загрузки документа. Рассмотрен процесс внедрения программного средства автоматизации в обработку документов бизнес-процесса. Разработанное программное обеспечение выполняет четыре основных процесса: проверку данных; исправление в файле технических ошибок; загрузку файла в портал и оповещение ответственных специалистов отделом маркетинговых коммуникаций. Данное программное решение поддерживает функцию выгрузки отчетов, отражающих все совершенные действия сотрудников с документом. Позволяет руководителям обладать всегда актуальной информацией, знать на какой стадии запуска рекламной компании находится документ. Автоматизация бизнес-процессов обеспечит качественное выполнение процесса на оптимальном уровне

Ключевые слова: АВТОМАТИЗАЦИЯ, АЛГОРИТМ, БИЗНЕС-ПРОЦЕСС, ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ, УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ

UDC 338.24.2 Economics

Miroshnichenko Marina Aleksandrovna Cand.Sci.Econ., Associate professor, SPIN — code 3997-9450, marina_kgu@mail.ru

Keywords: AUTOMATION, ALGORITHM, BUSINESS PROCESS, INFORMATION TECHNOLOGIES, MANAGEMENT OF INFORMATION

В условиях жесткой конкуренции каждая компания стремиться отыскать как внешние, так и внутренние резервы, чтобы повысить эффективность своей деятельности, минимизировать затраты и при этом быть востребованным партнером в своей деловой экономической среде. Вопрос развития внутрикорпоративных технологий, которые не только поддерживают бизнес «на плаву», но и помогают оптимизировать

внутренние процессы, сокращая в них степень участия человека, как никогда является актуальным на фоне экономической нестабильности.

Автоматизация бизнес-процессов — это внедрение программно-аппаратного комплекса, который совместно с новыми правилами выполнения типовых процедур обеспечивает качественное выполнение процесса на оптимальном уровне .

Главной целью автоматизации бизнес-процессов является повышение качества исполнения самого процесса. Автоматизированный процесс обладает более стабильными характеристиками, чем процесс, выполняемый вручную сотрудниками компании. Во многих случаях автоматизация бизнес-процессов позволяет повысить производительность, сократить время выполнения процесса, уменьшить риск появления ошибок, снизить стоимость, увеличить точность и стабильность выполняемых операций .

Если рассматривать процесс автоматизации подробно, можно выделить следующие его особенности:

— процесс автоматизации находится между процессами совершенствования бизнес-процессов и совершенствования самих средств автоматизации, обеспечивая постоянное их взаимодействие;

— основная цель такого взаимодействия определяется сопряжением совокупности функций субъектов бизнес-процессов и совокупности функций программно-аппаратных комплексов, выступающих в роли средств автоматизации;

— перед запуском процесса автоматизации разработчикам и аналитикам, ответственным за его исполнение, поступает информация о текущем и желаемом состоянии бизнес-процессов и средств автоматизации, которая на выходе формируется в предложения и/или требования в виде модели по совершенствованию бизнес-процессов и/или средств автоматизации;

— в процессе автоматизации могут выявляться различные проблемы, связанные с взаимодействием элементов бизнес-процесса, поэтому цикл улучшения и доработки средств автоматизации осуществляется многократно: требования (предложения) к совершенствованию бизнес-процессов изменяются при изменении требований (предложений) к совершенствованию средств автоматизации, а требования (предложения) к совершенствованию средств автоматизации изменяются при изменении требований (предложений) к совершенствованию бизнес-процессов;

— важным аспектом, влияющим на успешный результат процесса автоматизации, является наличие отдельного блока управления, который в самом наилучшем варианте должен быть независим от блоков управления бизнес-процессами и средствами автоматизации, т.к. независимое управление процессом автоматизации позволяет осуществлять сбалансированное совершенствование бизнес-процессов и средств автоматизации.

Как уже было сказано выше, невозможно приступить к автоматизации бизнес-процессов без проведения их предварительного анализа и построения бизнес-модели . Объектом исследования в данной статье является бизнес-процесс подготовки данных к проведению рекламных компаний в акционерном обществе (АО) «Тандер».

Данный процесс осуществляется двумя отделами: Отделом подготовки собственных акций (ОПСА) Департамента Маркетинга и Отделом Маркетинговых коммуникаций (ОМК) Департамента Маркетинга. На рисунке 1 представлена схема существующего в настоящее время бизнес-процесса. Началом процесса является подготовленный файл, содержащий в себе программу всех акций, которые будут проходить в гипермаркетах, супермаркетах и магазинах «Магнит» в запланированный двухнедельный период.

Рисунок 1 — Схема организации подготовки данных для проведения

рекламной компании

Специалисты Отдела подготовки собственных акций выбирают из согласованной программы необходимые позиции по географии и формату для каждого вида рекламной коммуникации (РК), рассчитывают акционные цены выбранным позициям и формируют итоговый файл — Свод РК.

Далее сотрудники ОПСА передают файл ответственным специалистам ОМК для проверки. Каждый ответственный специалист ОМК проверяет Свод РК на соответствие требованиям той рекламной коммуникации, с которой работает. В случае если в файл по какому-либо из рекламных коммуникаций требуется внести корректировки, ответственный специалист ОМК отправляет письмо с комментариями специалисту ОПСА для внесения в файл необходимых исправлений. Специалист ОПСА производит корректировку файла и повторяет рассылку на всех ответственных специалистов ОМК.

Во время исследования бизнес процесса (БП) «Подготовка данных к проведению рекламных компаний» были выявлены повторяющиеся действия, которые вызваны необходимостью корректировки файла, переданного в работу специалистам ОМК.

Проведенный анализ показал, что основная доля корректировок (80%) связана с несоответствием подаваемых данных установленным правилам технического и организационного характера . Чтобы пройти верификацию, файл проходит проверку у специалистов обоих отделов, что отнимает большое количество времени и повышает риск несоблюдения регламентированных сроков подачи данных для запуска подготовки рекламного материала.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Следует отметить, что описанный выше процесс не соответствует одному из принципов оптимальности — минимизации, упрощения входов и выходов . Специалисты ОПСА вынуждены при каждом изменении рабочего файла отправлять исправленную версию документа ответственным специалистам ОМК средствами электронной почты. При

большом потоке получаемой информации специалисту все сложнее ее структурировать и следить за ее актуальностью. А на поиск нужного файла зачастую уходит много усилий и времени. Упростить работу специалистов с файлами в рамках описанного процесса можно путем внедрения специального программного обеспечения, которое станет единым источником информации, как для исполнителей, так и для заинтересованных лиц, контролирующих процесс запуска рекламных компаний. При необходимости ответственный сотрудник всегда сможет найти в источнике актуальный файл по акционному периоду, так же данное решение позволит не пересылать информацию каждому заинтересованному лицу, а вносить ее один раз в единый справочник.

Файл РК 1. Проверка файла 2. Исправление

подготовленный ошибок

к загрузке

Вывод сообщения: Невозможно загрузить файл. Необходимо внести изменения

Требуется ручная корректировка файла?

нет

3. Загрузка файла в Портал

4. Отправка сообщения

да

Оповестить о загрузке файла

ЗЛ?

нет

Завершение работы

Рисунок 2 — Алгоритм программного продукта

На рисунке 2 представлен разработанный алгоритм загрузки документа для программного продукта «Портал РК». «Портал РК» -программное приложение с возможностью автоматической обработки данных и регистрации загруженных файлов в Корпоративном Хранилище Данных (КХД). Как показано на рисунке 2, при выборе действия загрузки документа, разработанное программное обеспечение (ПО) выполняет четыре основных процесса: проверку данных; исправление технической части ошибок в файле; загрузку файла в портал и оповещение ответственных специалистов ОМК. Рассмотрим эти процессы подробно.

1. Проверка данных. В модуле проверки данных прописаны условия (технические и организационные требования), которым должен соответствовать каждый загруженный файл. Все ошибки классифицируются и вносятся во внутренний реестр ошибок.

2. Автоматическое исправление ошибок. По результатам проверки, инструмент анализирует ошибки, которые может исправить автоматически, здесь речь идет о технических ошибках, таких как: неправильный формат значения одного из полей шаблона; отсутствие округления числовых значений, где это необходимо; заполнение по умолчанию пустых полей и т.д. Если в шаблоне были обнаружены ошибки организационного характера, которые могут быть исправлены только специалистом, например, исключение позиции из шаблона по причине отсутствия этой позиции в ассортименте магазина или же слишком большого списка поданных позиций на рекламную коммуникацию. В таком случае программное приложение не допускает файл к загрузке в Портал и выводит пользователю сообщение со списком всех замечаний, которые должны быть исправлены.

3. Загрузка файла в хранилище. Если проверка шаблона прошла успешно, наступает этап загрузки файла в каталог и регистрация его в базе данных (БД). БД Портала представляет собой пространство в

Корпоративном Хранилище данных . Схема базы данных Портала РК представлена рисунке 3, которая состоит из реляционных таблиц, содержащих всю необходимую информацию о хранящихся в Портале

файлах.

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного вида . Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, загруженном файле), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты (например,

номер файла, дата загрузки, фамилию пользователя загрузившего файл). Все записи (строки) таблицы имеют одинаковую структуру — они состоят из полей (элементов данных), в которых хранятся атрибуты объекта . Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и представляет собой заданный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Для идентификации записей используется первичный ключ. Первичным ключом называется набор полей таблицы, комбинация значений, которых однозначно определяет каждую запись в таблице (например, id_file).

4. Отправка сообщения. После загрузки файла пользователю предлагается выбрать из адресной книги электронные адреса корпоративной почты всех сотрудников, которые могли быть заинтересованы в результате подготовки файла РК. Программа автоматически формирует рассылку и отправляет сообщение.

Таким образом, внедрение программного средства автоматизации снизит время на обработку документов бизнес-процесса и обеспечит их надежное хранение, исключив риски, связанные с потерей, уничтожением или повреждением документов. На этапе передачи и приёма в работу документа очень важен контроль за соблюдением порядка работы с документом: передача его ответственным специалистам и регистрация в системе для последующего анализа работы самих подразделений. Данное программное решение поддерживает функцию выгрузки отчетов, отражающих все совершенные действия сотрудников с документом. Это позволит руководителям обладать всегда актуальной информацией, знать на какой стадии запуска рекламной компании находится тот или иной документ, тем самым контролировать процесс и влиять на реагирование сотрудников к изменяющимся условиям внутри организации и как следствие повысить качество взаимодействия подразделений в рамках рассматриваемой задачи. Автоматизация бизнес-процессов обеспечит качественное выполнение процесса на оптимальном уровне.

Библиографический список

1. Торош О.И., Плучевская Э.В. Моделирование и автоматизация бизнес-процессов как основа эффективного развития предприятия. // Управление человеческими ресурсами — основа развития инновационной экономики. 2011. №3. С. 630-635.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

7. Избачков Ю. С., Петров В. Н., Васильев А. А., Телина И. С. Информационные системы: Учебник для вузов. — 3-е изд. — СПб.: Питер, 2011, 544 с.

Автоматизированная система управления — это не только основа стабильного функционирования компании, но и ее актив, способный приносить доходы, если его эффективно использовать. В то же время организация и эксплуатация такой системы связана с расходами на установку, обучение специалистов, обновление ПО в связи с изменением бизнес-процессов и требований к системе со стороны бизнеса. Руководителю важно понимать значимость ИТ-проектов для развития бизнеса, повышения производительности и автоматизации рутинного труда, снижения издержек и соотносить эффект системы с расходами на ее обслуживание и техническое сопровождение и возможными рисками их реализации. Опытом делится Антон Левиков, ИТ-директор группы компаний «Новард».

Разработка и внедрение автоматизированной системы управления в группе компаний холдинга, объединяющего ряд бизнесов (сеть обувных каскетов, инвестиционно-девелоперскую компанию и др.), продолжались в течение нескольких лет и проводились на основе тиражируемых решений в сотрудничестве с компанией-разработчиком. Созданная система позволила объединить все уровни управления — от холдинга до отдельного бизнес-процесса в дочерних компаниях и удовлетворить потребности менеджмента в достоверной и актуальной информации.

Требования к ИТ-архитектуре

ИТ-система, или так называемая ИТ-архитектура, выстраивалась в рамках бизнес-стратегии холдинга с учетом требований к ней всех уровней управления.

В первую очередь были учтены особенности холдинга стратегического типа, в котором набор тиражируемых систем представляет компромисс между:

  • требованиями системы управления холдингом к полноте и скорости поступления информации;
  • принятой степенью самостоятельности участников холдинга и их ресурсными ограничениями.

Приняли во внимание масштабность задач и функций управляющей компании, требования к глубине и периодичности составления отчетности в рамках холдинга.

При рассмотрении особенностей каждой компании учитывали:

  • интенсивность изменений в компании, позицию руководства относительно изменений бизнеса (опережающее управление или «по факту»), наличие и «зрелость» функции описания и автоматизации бизнес-процессов;
  • организационный контур автоматизации — наличие локальных заказчиков у каждого модуля автоматизации, их готовность эффективно использовать результаты автоматизации и активную позицию в проектах внедрения;
  • готовность руководства инвестировать в ИТ-технологии).

Централизованно внедрили следующие модули автоматизации:

  • корпоративный портал (+ система оценки и обучения персонала) — российские продукты (в течение года);
  • общекорпоративное хранилище документов (в рамках системы электронного документооборота) — СЭД (Россия) (в течение года);
  • систему целеполагания и сбалансированную систему показателей (ССП) — финский продукт. Этот проект продолжается более трех лет.

Дочерним компаниям холдинга передали функции принятия решений о выборе и внедрении транзакционных систем, систем бюджетирования и учетных систем. На внедрение транзакционной системы (ERP) по всему полю бизнес-процессов одной компании ушло более двух лет.

Эффект и результаты автоматизации

Создание такой системы позволило достичь основных ожидаемых результатов на уровне холдинга. Это:

  • совпадение степени оперативности и достоверности информации о бизнес-процессах с ожиданиями участников системы управления холдингом;
  • проявление синергии и эффекта масштаба при тиражировании типовых решений (технологий, методик, ПО) на участников холдинга;
  • создание общего информационного поля холдинга, в котором формируется «петля» знаний — процесс отчуждения знаний сотрудников. Накопленный опыт не утрачивается, а сохраняется в виде знаний, и при необходимости сотрудники их используют.

При этом:

  • цикл согласования договоров в инвестиционно-девелоперской компании в СЭД сократился в 4 раза;
  • охват сотрудников новостями в режиме «в тот же день» составил 90%;
  • охват сотрудников необязательными опросами (например, по поводу мотивации) достиг 70—80 %;
  • время на поиск информации сократилось в 2—3 раза.
  • Риски и причины неуспешных проектов

Для заказчика цель проекта состоит в переводе бизнес-процессов в новое качество. И его основной риск — не достигнуть своей цели за ожидаемые деньги и в ожидаемые сроки, что влечет за собой увеличение финансовых и временных ресурсов компании на реализацию проекта.

Привлеченный сторонний исполнитель готов выполнить для заказчика ограниченный объем работ, и его основной риск — не получить прибыль (влияние репутационных рисков пока в реальной жизни неощутимо).

Данное противоречие мотивации между заказчиком и исполнителем лежит в основе неуспешных проектов автоматизации.

Снять данное противоречие или снизить его влияние заказчик может:

  • заменив стороннего исполнителя внутренним ресурсом (для активно растущей компании с меняющимися процессами только такой подход и позволяет провести успешный проект автоматизации);
  • до вхождения в проект запланировав будущий его результат по параметрам «сроки — качество — бюджет» и зафиксировав свои ожидания результата в документе «Требования» (бизнес-требования — по нашей внутренней терминологии — к функционалу, рабочим местам, отчетности на выходе из системы и т.д.).

Факторы успеха

Успехи внедрений тиражируемых систем автоматизации во многом определяются детальной проработкой проектов на входе с учетом и утверждением следующих компонентов:

1) формулировка бизнес-требований к системе автоматизации;

2) разработка устава проекта и создание рабочей группы. В уставе проекта автоматизации фиксируется ход выполнения проекта, а также:

  • кто в компании будет отвечать за приемку и эксплуатацию системы;
  • роль и ответственность представителя заказчика;
  • этапы достижения результата проекта с поэтапной приемкой работ;
  • способы и документы, по которым принимаются и закрываются работы проекта, сроки, прикладываются их шаблоны.

Рабочая группа проекта является органом управления проектом и его результатами. Важно определить ее состав, руководителя, периодичность (не реже…) совещаний, приложить формат протокола;

3) конкурс (тендер) внешних исполнителей.

Сторонний исполнитель, привлекаемый к проекту, выбирается на конкурсной основе. Полученные коммерческие предложения сравнивают по степени проработки, срокам, трудоемкости и стоимости реализации требований;

4) важные моменты в договоре.

В договоре надо закрепить достаточное количество ресурсов для выполнения всего прописанного объема работ (по количеству и квалификации исполнителей), указать общую стоимость и сроки. Целесо­образно оговорить схему оплаты работ исполнителя «50—40—10» (по всему проекту или по каждому крупному этапу). Аванс составляет 50%, при успешной приемке в эксплуатацию функционала (подписание акта приемки-передачи) исполнитель получает 40%, а еще 10% после беспроблемного завершения заранее определенного срока эксплуатации (два, три месяца или полгода — зависит от конкретного проекта).

Наиболее важное условие — наличие у заказчика руководителя проекта, имеющего опыт работы с внедряемой системой и успешные проекты.

Нетипичный сценарий проектов

Значительное количество внедрений в холдинге проходило по одному и тому же нетипичному сценарию. Внешний исполнитель по разным причинам не справлялся с поставленными в проекте задачами в полной мере. После этого с ним расставались. Проект доделывала внутренняя команда.

Сегодня с учетом этой тенденции крупные проекты автоматизации реализуются в холдинге внутренними силами. Внешние исполнители привлекаются на отдельные работы (с понятным результатом и прозрачной процедурой приемки работ).

Пример. Общекорпоративный проект — автоматизация документооборота

Необходимо было найти решение, совмещающее функциональность портала и системы электронного документооборота, причем за разумную цену, доступную всем участникам холдинга.

Анализ рынка систем документооборота проводили по сформированным бизнес-требованиям на уровне холдинга. На рынке такое решение не нашли и создали портал в отдельной специализированной системе. Для системы электронного документооборота решение нашли. Однако пилотный проект автоматизации согласования специфичных договоров в одной из компаний в 2008 г. оказался неуспешным из-за кризиса и ошибок в этапности внедрения. Опыт показал: начинать внедрение СЭД нужно с создания хранилища документов. Потому приступили к реализации проекта внутренними силами. Запустили в работу общее хранилище документов холдинга, а затем автоматизировали основные общехолдинговые маршруты согласования документов. Функционал наращивали за счет реализации задач документооборота силами различных компаний группы.