Для заключения договора

Перечень документов для заключения договора поставки

Особенности договор поставки

Для чего необходим пакет документов от поставщика/покупателя

Список необходимых для сделки документов

Особенности договор поставки

Договором поставки является определенное соглашение, заключаемое между сторонами, согласно которому одна сторона обязуется поставить, а другая принять определенный товар (ст. 506 ГК РФ).

Отличием данного вида договора от договора купли-продажи является то, что поставляемая продукция используется приобретающей ее стороной в предпринимательской деятельности. Иными словами, указанный товар нельзя использовать в личных, а также бытовых целях.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Помимо указанного, одной из сторон договора всегда является лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность.

Обязанность по передаче товара всегда возникает в обусловленный в соглашении срок.

Для чего необходим пакет документов от поставщика/покупателя

При подписании договора поставки стороны, как правило, обмениваются определенным пакетом документов.

На законодательном уровне такая обязанность по представлению бумаг не установлена, для возникновения договорных правоотношений достаточно составления самого договора.

Однако представление бумаг и их дальнейшее изучение помогает сторонам:

  1. Проверить надлежащий порядок регистрации, а также изучить законность всех вносимых изменений в учредительные документы.
  2. Выяснить, не является ли фирма, с которой планируется заключение договора, однодневкой, иными словами, проверить благонадежность контрагента. О том, как это сделать, рассказывается в статье Как проверить благонадежность контрагента?.
  3. Убедиться в платежеспособности стороны.
  4. Выяснить наличие судебных разбирательств с участием контрагента.

По мнению контролирующих органов, указанные действия необходимо совершать каждому благоразумному участнику гражданского оборота, оценивая налоговые риски сделки (п. 12 Концепции системы планирования выездных налоговых проверок, утв. приказом ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@).

Список необходимых для сделки документов

Поскольку запрос о представлении бумаг является правом, а не обязанностью, то и список может быть любым. Состав его определяется обычно в локальных актах организации.

Изучить информацию о контрагенте можно посредством запроса следующих документов:

  1. Учредительных, а именно:
    • устава предприятия со всеми зарегистрированными в нем изменениями;
    • договора об учреждении или учредительного договора;
    • протокола или решения о выборе (назначении) единоличного исполнительного органа, иными словами, руководителя предприятия.
  2. Свидетельства/выписки о госрегистрации фирмы.
  3. Свидетельства/выписки о постановке на налоговый учет.
  4. Недавно выданной выписки из ЕГРЮЛ.
  5. Документов (лицензий, сертификатов), дающих право на осуществление особых видов деятельности, продажу особых товаров.
  6. Бухгалтерского баланса за последний отчетный период.

Указанный перечень документов не является исчерпывающим, и стороной по договору могут быть запрошены иные бумаги.

Перечисленные документы должны быть представлены в виде заверенных надлежащим образом копий (печатью при ее наличии, а также подписью с расшифровкой лица, осуществляющего их заверение).

***

Документы для заключения договора — это определенный пакет, который стороны представляют друг другу перед подписанием сделки. Приведенный в статье перечень не является унифицированным, поскольку обязанность сторон по совершению указанных действий на законодательном уровне не установлена.

Документы, необходимые для заключения договора поставки

ДОКУМЕНТЫ,

НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРА ПОСТАВКИ

1.1. если контрагент — юридическое лицо:

1) копию устава и учредительного договора (учредительный договор — только для ООО, обществ с ограниченной ответственностью) контрагента;

2) копию свидетельства о государственной регистрации контрагента, выданного налоговой инспекцией — для юридических лиц, зарегистрированных после «01» июля 2002 г.;

3) копию свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц (далее — «ЕГРЮЛ»), выданного налоговой инспекцией — для юридических лиц, зарегистрированных до «01» июля 2002 г.;

4) оригинал выписки из ЕГРЮЛ, выданной налоговым органом не ранее 10 (Десяти) календарных дней до даты предоставления выписки;

5) копию свидетельства о постановке контрагента на налоговый учет и присвоении ему ИНН;

6) копию протокола общего собрания участников (акционеров) контрагента или решения единственного участника (акционера) контрагента о назначении на должность директора контрагента;

7) копию доверенности о наделении лица, которое будет подписывать Договор от имени контрагента, соответствующими полномочиями на подписание Договора;

8) при предоставлении контрагенту коммерческого кредита (отсрочка платежа):

• письмо от контрагента (на фирменном бланке организации) с указанием наименования контрагента, ФИО директора, главного бухгалтера, ОГРН, ИНН, места нахождения (юридического адреса), а также полных реквизитов всех расчетных счетов, открытых контрагентом в банках;

• копии документов, удостоверяющих наличие у контрагента объектов недвижимости на праве собственности — свидетельств о государственной регистрации права собственности контрагента на объекты недвижимости.

При подписании с контрагентом Договора поставки (ДС) с условием отсрочки платежа сбор документов, указанных в п. 1.1., является обязательным.

При подписании с контрагентом Договора поставки (ДС) на условиях 100-й % предоплаты обязательно должны быть собраны документы, указанные в подпунктах 3) и 6) (или 7)) п. 1.1.

Копии всех документов, указанных в п. 1.1., должны быть подписаны директором контрагента, с расшифровкой его фамилии и должности, а также заверены оригиналом печати организации.

1.2. если контрагент — индивидуальный предприниматель (далее — «ИП»):

1) копию паспорта ИП (разворот первого и второго листа — с фотографией, а также лист с указанием адреса его постоянной регистрации);

2) копию свидетельства о государственной регистрации, выданного налоговой инспекцией — для ИП, зарегистрированных после «01» января 2004 г.;

3) копию свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (далее — «ЕГРИП»), выданного налоговой инспекцией — для ИП, зарегистрированных до «01» января 2004 г.;

4) оригинал выписки из ЕГРИП, выданной налоговым органом не ранее 10 (Десяти) календарных дней до даты предоставления выписки;

5) копию свидетельства о постановке ИП на налоговый учет и присвоении ему ИНН;

6) копию доверенности о наделении лица, которое будет подписывать Договор от имени ИП, соответствующими полномочиями на подписание Договора. Доверенность обязательно должна быть выдана в нотариальной форме;

7) при отсутствии у ИП печати — письмо от ИП, подтверждающее ведение им деятельности без печати;

8) при предоставлении ИП коммерческого кредита (отсрочка платежа):

• письмо от ИП с указанием полных реквизитов всех расчетных счетов, открытых ИП в банках;

• копии документов, подтверждающих наличие у ИП объектов недвижимости на праве собственности — свидетельств о государственной регистрации права собственности контрагента на объекты недвижимости.

При подписании с ИП Договора поставки (ДС) с условием отсрочки платежа сбор документов, указанных в п. 1.2., является обязательным.

При подписании с ИП Договора поставки (ДС) на условиях 100-й % предоплаты обязательно должны быть собраны документы, указанные в подпунктах 1), 2), 3) и при подписании договора по доверенности — в подп. 6) п. 1.2.

Копии всех документов, указанных в п. 1.2., должны быть подписаны лично ИП с расшифровкой его фамилии и заверены печатью ИП (при ее наличии).

Перечень необходимых для заключения договора документов

Для чего нужна проверка контрагента и как ее провести

Список для контрактов между юридическими лицами: учредительные и иные документы

Договор с ИП: какие документы нужны, требовать ли копию паспорта при заключении договора

Для чего нужна проверка контрагента и как ее провести

В России превалирует свобода в выборе делового партнера (ст. 421 Гражданского кодекса РФ), однако надо учитывать, что непроявление должной осмотрительности при этом может повлечь следующие неблагоприятные последствия:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

  • нарушение или неисполнение договорных обязательств со стороны контрагента;
  • невозможность реального возмещения убытков;
  • повышение риска проведения выездной проверки;
  • получение необоснованной налоговой выгоды с вытекающими последствиями в виде привлечения к ответственности, предусмотренной ст. 122 Налогового кодекса РФ, и доначисления суммы налога (см. в качестве примера постановление АС ЗСО от 03.06.2016 по делу № А75-5310/2015).

Одним из способов проверки контрагента на благонадежность является истребование у него определенных документов.

В системе Консультант Плюс можно найти готовое решение по проверке контрагента, основанное на этих источниках — его соблюдение обеспечит доказательства добросовестности.

Представляются они в виде надлежащим образом заверенных копий. Далее рассмотрим такие списки документов подробнее, в зависимости от статуса контрагента.

Список для контрактов между юридическими лицами: учредительные и иные документы

Рекомендуемый перечень для обмена между юридическими лицами:

  • учредительные документы;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
  • выписка из ЕГРЮЛ;
  • протокол (решение) о назначении руководителя;
  • документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресу (договор аренды или свидетельство о праве собственности);
  • документ, подтверждающий полномочия лица на право заключения договора (доверенность);
  • бухгалтерская отчетность;
  • копия паспорта директора.

В соответствии с письмом ФНС России от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@ (далее – Письмо ФНС) дополнительно желательно иметь:

  • документально закрепленный порядок отбора партнеров;
  • документы, в которых отражены результаты отбора партнера, обоснование выбора контрагента;
  • источник информации о нем (сайт, письмо о сотрудничестве);
  • сведения о мониторинге рынка требуемых работ, товаров, услуг;
  • деловая переписка.

Договор с ИП: какие документы нужны, требовать ли копию паспорта при заключении договора

Рекомендуемый перечень документов для заключения договора с индивидуальным предпринимателем (далее — ИП):

  • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе на территории РФ;
  • свидетельство о госрегистрации в качестве ИП;
  • выписка из ЕГРИП;
  • паспорт (рекомендуется запросить у контрагента копию документа и подлинный — для сравнения с копией);
  • документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресам;
  • документ, подтверждающий полномочия представителя ИП на право заключения договора.

Кроме того необходимо иметь документы в соответствии с письмом ФНС, о котором мы рассказали применительно к выбору контрагента – юрлица. Подробнее с правилами выбора контрагент можно ознакомиться в нашей статье Критерии и обоснование выбора контрагента.

***

Дабы минимизировать экономические, правовые и иные риски, которые могут возникнуть из-за сотрудничества с неблагоприятным контрагентом, следует проверить его перед оформлением сделки. Сделать это можно, предъявив к нему требование о представлении определенного перечня документов для заключения договора: информацию о государственной регистрации, местонахождении, полномочиях руководителя, лицензии (если сделка подразумевает ее наличие), бухгалтерскую отчетность и иные документы, которые могут подтвердить реальность исполнения сделки.

Пакет документов для заключения договора

1. ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ПРЕДПРИНИМАТЕЛИ

1. Копия свидетельства о государственной регистрации ИП (внесении в единый государственный реестр), заверенная печатью (если таковая имеется) и подписью ИП;
2. Копия свидетельства о постановке на учет ИП в налоговом органе, заверенная печатью (если таковая имеется) и подписью ИП;
3. Карточка клиента с указанием всех необходимых реквизитов ИП: почтового адреса, банковских реквизитов, контактных телефонов, Ф.И.О. лиц для контакта и др. необходимую информацию.
4. Если лицо, заключающее договор, действует на основании доверенности от имени ИП, то необходимо дополнительно к п. 1-3 предоставить:
• Копию нотариально удостоверенной доверенности, содержащую указания на полномочия конкретного лица на заключение соответствующей сделки; на получение оригиналов соответствующих документов от продавца (в том числе оригинала договора и др.), а также на совершение других необходимых действий, связанных с выполнением данного ИП поручения на заключение договора.
• Копия указанной нотариально удостоверенной доверенности должна быть заверена нотариально либо печатью и подписью ИП.
5. Лицу, уполномоченному на заключение соответствующего договора, с собой необходимо иметь паспорт.
6. Лицу, заключающему договор, с собой также необходимо иметь печать ИП (если таковая имеется).

2. ЮРИДИЧЕСКИЕ ЛИЦА

1. Копия свидетельства о внесении ЮЛ в единый государственный реестр, заверенная печатью организации и подписью руководителя (или иным лицом, уполномоченном заверять документы в организации);
2. Копия свидетельства о постановке ЮЛ на учет в налоговом органе, заверенная печатью организации и подписью руководителя;
3. Ксерокопия протокола (решения) учредителей о назначении руководителя ЮЛ, заверенная печатью организации и подписью руководителя;
4. Карточка клиента с указанием всех необходимых реквизитов ЮЛ: юридического (в т.ч. почтового) адреса, банковских реквизитов, контактных телефонов, Ф.И.О. лиц для контакта и др. необходимую информацию.
5. Если лицо, заключающее договор, действует на основании доверенности от имени ЮЛ, то необходимо дополнительно к п. 1-4 предоставить:
• Копию доверенности, содержащую указания на полномочия конкретного лица на заключение соответствующей сделки; на получение оригиналов соответствующих документов от продавца (в том числе оригинала договора и др.), а также на совершение других необходимых действий, связанных с выполнением данного ЮЛ поручения на заключение договора.
• Копия указанной доверенности должна быть заверена печатью организации и подписью руководителя.
6. Лицу, уполномоченному на заключение соответствующего договора, с собой необходимо иметь паспорт.
7. Лицу, заключающему договор, с собой также необходимо иметь печать ЮЛ.

3. ФИЗИЧЕСКИЕ ЛИЦА

1. Копия свидетельства о государственной регистрации права собственности.
2. Копия паспорта (только значимые страницы)
3. Копия плана помещения
4. Карточка клиента с указанием всех необходимых реквизитов: адрес, контактных телефонов, Ф.И.О. лиц для контакта и др. необходимую информацию.
5. Если лицо, заключающее договор, действует на основании доверенности от имени ФЗ, то необходимо дополнительно к п. 1-4 предоставить:
• Копию доверенности, содержащую указания на полномочия конкретного лица на заключение соответствующей сделки; на получение оригиналов соответствующих документов от продавца (в том числе оригинала договора и др.), а также на совершение других необходимых действий, связанных с выполнением данного ФЗ поручения на заключение договора.
• Копия указанной доверенности должна быть заверена печатью организации и подписью руководителя.
6. Лицу, уполномоченному на заключение соответствующего договора, с собой необходимо иметь паспорт.

По договору оказания услуг «Исполнитель» обязуется по заданию «Заказчика» совершить определенные действия, а «Заказчик» оплатить их.

Исполнитель лично оказывает услуги, если иное не оговорено договором на оказание услуг.

Заказчик производит оплату оказанных услуг на условиях и в сроки, оговоренные договором. Если невыполнение работ произошло по вине заказчика, услуги подлежат оплате в полном объеме, если иное не оговорено законодательством или самим договором на оказание услуг.

Односторонний отказ от исполнения договора на оказание услуг возможен в следующих случаях:

  1. Отказывается Заказчик. Тогда Заказчик производить оплату тех затрат, которые успел понести Исполнитель.
  2. Отказывается Исполнитель. Тогда Исполнитель должен возместить убытки в полном объеме, которые понес Заказчик.

В роли Исполнителя и Заказчика может выступать как юридическое лицо, так и физическое лицо.

Читайте также статью ⇒ Гражданско-правовой договор с физическим лицом на оказание услуг 2020.

Рассмотри ситуацию, когда Заказчиком выступает юридическое лицо. Далее по тексту будем его называть предприятие. А исполнителем является физическое лицо.

Для предприятия очень важно, чтобы при заключении договора на оказание услуг все было правильно документально оформлено. В противном случае, указанные расходы, понесенные Заказчиком по договору на оказание услуг, при налоговой проверке могут быть сняты из состава расходов предприятия, тем самым увеличив налоговую нагрузку на предприятие.

Сделка на оказание услуг должна быть подтверждена оправдательными документами, оформленными по унифицированной форме, либо самостоятельно разработанной форме с указанием обязательных реквизитов. Только тогда такие затраты будут считаться документально подтвержденными.

Физическое лицо может выполнять работы (услуги) для организации внештатно, то есть не по трудовому договору, а по договору на оказание услуг. Обычно договор на оказание услуг составляется на выполнение разовых работ. Важно грамотно составить договор на оказание услуг, чтобы его проверяющие органы не смогли переквалифицировать в трудовой договор. Это приведет к увеличению налоговой нагрузки, в частности к пересчету начисленных взносов. С договора на оказание услуг налогов платиться меньше. Поэтому при составлении договора на оказание услуг необходимо учесть следующие моменты:

  1. Определить конкретный вид выполняемой работы
  2. Срок начала и конец выполнения работы
  3. Прописать сумму вознаграждения за выполненную работу
  4. Произвести сдачу работ заказчику

При заключении договора на оказание услуг не требуется:

  1. Трудовая книжка Исполнителя
  2. Составление приказа о приеме на работу Заказчиком
  3. Составлять табель учета рабочего времени
  4. Подчиняться Исполнителю правилам внутреннего трудового распорядка, установленные Заказчиком

Сдача работ по договору на оказание услуг производится по акту – приема передачи выполненных работ. По которому «Исполнитель» сдает, а «Заказчик» принимает выполненную работу. Акт подписывается обеими сторонами договора. Если работа, не привела к достигнутой цели ее можно не оплачивать.

При заключении договора на оказание услуг требуется ряд документов:

Со стороны юридического лица, если оно будет выступать в роли «Заказчика», так и «Исполнителя» требуется:

  1. Учредительные документы
  2. Сведения о документе, подтверждающих государственную регистрацию юридического лица в налоговых органах (ОГРН)
  3. Сведения о документе, подтверждающих постановку на учет юридического лица в налоговом органе по месту нахождения на территории российской федерации (ИНН/КПП)
  4. Юридический адрес местонахождения и документ, подтверждающий этот адрес (договор аренды, свидетельство о государственной регистрации права собственности)
  5. Фамилия Имя Отчество лица, уполномоченного действовать от имени юридического лица
  6. Протокол о назначении руководителя
  7. Выписка из единого государственного реестра юридических лиц (Выписка из ЕГРЮЛ)
  8. Для подтверждения надежности стороны договора, в некоторых случаях требуется бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс и форма-2

Со стороны индивидуального предпринимателя (ИП):

  1. Паспортные данные ИП
  2. Свидетельство о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории Российской Федерации (ИНН)
  3. Свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя
  4. Юридический адрес местонахождения и документ, подтверждающий этот адрес (договор аренды, свидетельство о государственной регистрации права собственности)
  5. Выписка из единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (Выписка из ЕГРИП)
  6. Фамилия Имя Отчество лица, уполномоченного действовать от имени ИП

Читайте также статью ⇒ Договор аутсорсинга персонала.

Со стороны физического лица:

  1. Паспортные данные сотрудника
  2. Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования
  3. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)
  4. Адрес регистрации
  5. Номер сберегательной карточки, для перечисления вознаграждения (если в договоре прописали, что вознаграждение производится через расчетный счет предприятия)
  6. Если выполняемая работа требует специальных навыков, умений, знаний, требуется документ, подтверждающий такое образование

Примечание: Если физическое лицо – иностранный гражданин, то потребуется ряд дополнительных документов: уплата налога на доходы физических лиц, разрешение на работу или патент, договор медицинского страхования и прочие.

Примерный договор на оказание услуг

ДОГОВОР

на выполнение работ №5

Настоящий договор заключен между ООО «Абсолют» в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, именуемый в дальнейшем «Заказчик», с одной стороны,

и гражданкой Даниловой Оксаной Валерьевной именуемым в дальнейшем «Исполнитель» с другой стороны,

проживающей по адресу: 444900, Российская Федерация, г. Москва, ул. Островскаго д.134, кв.207

паспорт серии 99 99 № 133456 выдан Московским РОВД РФ от 10.10.2014г

номер страхового пенсионного свидетельства 072-882-005 17
ИНН 777890765456

сберегательная карточка выдана АО Сбербанк расч.счет№ 40817810175005742001

диплом вуза по специальности «Промышленное и гражданское строительство»

  1. Предмет договора
  • Исполнитель по заданию Заказчика обязуется на свой страх и риск принять на себя выполнение работ по разработке проекта капитального гаража и предоставить Заказчику ее результаты в нужном для Заказчика виде, а Заказчик обязуется принять и оплатить выполненную работу.
  • Заказчик обязуется в виде вознаграждения выплатить Исполнителю за произведенную работу: Пятьдесят восемь тысяч рублей 00 коп.
  1. Условия выполнения работ
  • Исполнитель выполняет работу по данному договору с 01.02.2017г. по 07.04.2017г
  • В случае несвоевременного исполнения работы и при отказе выполнения Исполнитель уплачивает неустойку в размере 15% от общей суммы настоящего договора.
  • Работа считается выполненной после подписания приема – сдаточного акта.
  1. Особые условия
  • Исполнитель не подчиняется внутреннему трудовому распорядку, установленному Заказчиком для штатных работников.
  • Исполнитель при выполнении принятых на себя работ не связан с Заказчиком нормой труда.
  • Вознаграждение производится перечислением на расчетный счет.

ИСПОЛНИТЕЛЬ: ЗАКАЗЧИК: ЗАКАЗЧИК:

Данилова О.В._________________ Иванов И.И. _________________

АКТ о сдаче выполненных работ №1

К договору оказания услуг №5 от 01.02.2017 г.

ООО «Абсолют» в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, именуемый в дальнейшем «Заказчик», с одной стороны, и гражданка Даниловой Оксаной Валерьевной именуемая в дальнейшем «Исполнитель» с другой стороны,составили настоящий акт о нижеследующем:

  1. В соответствии с договором №5 от 01.02.2017г. на разработку проекта капитального гаража «Исполнитель» выполнил работы с надлежащим качеством в соответствии с установленными нормами.
  2. В результате приема результата работ недостатки не выявлены. «Заказчик» претензий не имеет.
  3. «Заказчик» оплачивает вышеуказанную работу в полном размере.