Документ на электронном носителе

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 2

Переход от бумажного к смешанному документообороту

Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами. Несмотря на все разговоры о «безбумажных технологиях», реально мы переходим от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту.

Словарь кадрового делопроизводства. Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Плюсы и минусы электронных документов

Как бы ни спорили оптимисты и скептики в отношении электронных документов, однако никто уже не отрицает тот факт, что подавляющее большинство офисных документов создается в компьютерах. Причины столь безоговорочной победы информационных технологий совершенно понятны:

— электронные документы легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать;

— стало гораздо легче искать необходимую информацию, а уж контекстный поиск дает возможности, о которых при ведении бумажного делопроизводства можно было лишь мечтать;

— проще и с меньшими усилиями решаются вопросы резервирования информации и документов, создания страховых фондов и т.д.;

— в деловой деятельности и в государственном управлении электронные документы, при грамотном их использовании, позволяют ускорить принятие решений и повысить их качество.

Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами. В ряде законов и стандартов различных стран мира распечатка, например, определяется как форма представления электронного документа на бумажном носителе.

В нормативных документах наших органов государственной власти также появляются похожие формулировки:

Положение о требованиях к осуществлению деятельности участников финансовых рынков при использовании электронных документов (утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 08.12.2005 N 05-77/пз-н) :

«…документ в электронной форме и (или) его копию на бумажном носителе, заверенную в установленном порядке…».

Положение о порядке признания лиц квалифицированными инвесторами (утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 18.03.2008 N 08-12/пз-н) :

«4.7. Лицо, осуществляющее признание квалифицированным инвестором, обязано по требованию ФСФР России и в соответствии с указанным требованием представить реестр в электронной форме и (или) его копию на бумажном носителе, заверенную в установленном порядке».

Однако у электронных документов, как и у любой технологии, есть свои недостатки, которые приходится принимать во внимание:

— быстрое моральное устаревание технологий, что заставляет организации постоянно совершенствовать используемые методы работы, регулярно перемещать документы и информацию из одних систем в другие, проводить их миграцию с устаревших носителей и форматов на новые;

— короткий срок службы носителей информации и их многообразие, что приводит к достаточно частому их обновлению, что требует от организации постоянного контроля за сохранностью информации;

— нерешенные юридические проблемы и прежде всего вопрос о законодательном признании юридической силы реально используемых электронных документов;

— сложность не только обеспечения сохранности, но и уничтожения электронных документов по сравнению с бумажными документами;

— необходимость использования высококвалифицированного персонала, чья зарплата автоматически увеличивает затраты на управление документами и информацией.

Кроме того, совершенно отказаться от бумаги и других аналоговых носителей информации сейчас невозможно по целому ряду причин:

— прежде всего это существующие требования законодательства и нормативных актов к оформлению ряда документов на бумаге. Это в первую очередь относится к наиболее значимым в деловой деятельности документам, таким как уставные документы, документы на собственность, лицензии и т.п.;

— сколько бы мы ни говорили о преимуществах электронных документов, следует учитывать и то, что многим руководителям и специалистам при принятии ответственных решений удобнее работать с бумагой;

— не менее важно то, что за несколько столетий сложилась отлаженная технология создания, обработки, долговременного хранения и уничтожения документов на бумажных носителях, существует как полноценная законодательно-нормативная база, так и методические разработки и рекомендации, которые можно использовать в практической работе;

— для работы с бумагой и микропленкой не требуется никаких специальных технических средств, что делает эти виды носителей предпочтительными для хранения дубликатов или копий тех документов, которые могут срочно понадобиться в случае разного рода чрезвычайных происшествий и катастроф, когда электронные документы могут оказаться недоступными.

Несмотря на то что полностью отказываться от бумажных документов мировое сообщество пока не готово, все чаще дают о себе знать их недостатки, которые усугубляются вследствие постоянно растущих требований к скорости обработки информации и принятия решений:

— низкая скорость создания, обработки и передачи документов и информации на бумажных носителя хуже несовместима с потребностями деловой деятельности и государственного управления, в которых все активнее используются информационные технологии. Документировать «электронную» деятельность только на бумаге практически невозможно;

— гораздо сложнее и медленнее идет поиск информации в бумажных документах, что крайне неудобно при оперативной работе;

— для хранения бумажных документов требуются значительные площади, что требует постоянно увеличивающихся затрат на аренду или приобретение помещений, их оборудование и на увеличение численности персонала, обслуживающего эти хранилища;

— управление бумажными документами (включая управление доступом к ним) обычно идет на уровне дел, что все чаще оказывается недостаточным как при решении задач основной деловой деятельности, так и при обеспечении информационной безопасности.

Смешанный документооборот — реальность сегодняшнего дня

Несмотря на все разговоры о «безбумажных технологиях», реально мы переходим от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту. Проявления смешанного документооборота можно наблюдать повсеместно:

— электронная регистрация документов в системах электронного документооборота (СЭД) позволяет использовать их как средство управления и электронными, и бумажными документами;

— использование штрихкодов и RFID-радиометок позволяет вести регистрацию и учет бумажных документов и дел в электронном виде;

— ведение различных государственных реестров (в том числе постоянного срока хранения) осуществляется одновременно на электронных и бумажных носителях;

— ведение дел и досье, содержащих как электронные, так и бумажные документы.

Если многовековой опыт работы с бумажными документами позволяет говорить о том, что все основные проблемы здесь решены, то в отношении электронных документов можно лишь констатировать, что накоплен двадцатилетний опыт работы с ними, понятны основные проблемы и есть определенный опыт их решения.

Еще один вид документов, появившийся совсем недавно, ставит перед специалистами в области управления документами еще более сложные задачи. Речь идет о гибридных документах, которые одновременно содержат информацию как в аналоговом, так и в электронном виде.

Такие документы уже стали широко распространенными, достаточно назвать хотя бы такие хорошо всем знакомые виды документов: биометрический паспорт, кредитная карта, налоговая декларация с одновременно нанесенным на нее двумерным штрихкодом, новые денежные знаки, снабженные RFID-радиометками, разнообразные смарт-карты, широко применяемые в складском деле, на транспорте и в торговле, ярлыки, содержащие как текстовую информацию, так и штрихкоды и/или радиочастотные метки.

Возникает достаточно нетривиальная проблема управления такими документами, с учетом их «двойной» природы. Можно сказать, что основные проблемы работы с гибридными документами уже выявлены, но пока что нет ни основательного практического опыта, ни рекомендаций по их использованию.

В настоящее время работа с документами в организациях строится на основе разделения потоков информации:

— оперативные решения принимаются на основании информации (бумажной и электронной);

— юридически значимые решения оформляются, как правило, в виде бумажных документов (часто — с запаздыванием, что является нарушением правил работы, но на это в большинстве случаев закрывают глаза, поскольку потребность в оперативных решениях перевешивает риски, связанные с запоздалым оформлением решений с помощью бумажных документов). В то же время постепенно увеличивается число видов документов, которые законодательство позволяет создавать в электронном виде;

— все чаще «внутренние» решения принимаются и фиксируются в электронном виде, и возможность использования для этого электронных документов определяется во внутренних нормативных документах организации.

Примечание. Все чаще управленческие решения, принятые внутри организации, фиксируются в электронном виде, и возможность использования для этого электронных документов определяется локальными нормативными актами.

Одной из уже проявившихся проблем смешанного документооборота является необходимость ответа на вопрос: «Как хранить информацию в смешанном делопроизводстве?» При ведении смешанного документооборота возникает проблема обеспечения полноты дел, ведь достаточно часто одни документы создаются на бумажных носителях, а другие существуют только в электронном виде. И только вместе они образуют полный комплект документов — гибридное дело.

Ряд специалистов придерживаются мнения, что для удобства работы хотя бы один из комплектов документов (бумажный или электронный) должен быть полным за счет дополнения его копиями или дубликатами. Возможны два решения, каждое из которых достаточно трудозатратное:

— сканировать бумажные документы;

— распечатывать электронные документы.

Существуют заметные отличия и в методах управления информацией, сохраненной на различных носителях, что также приходится учитывать в смешанном документообороте:

— неэлектронные (аналоговые) документы обычно управляются на уровне носителей (дело, микропленка и т.д.);

— электронные документы в системах электронного документооборота управляются на уровне отдельного документа;

— электронные документы на съемных носителях (CD, DVD, дискеты, ленты и т.п.), в зависимости от обстоятельств, могут управляться как на уровне носителей, так и на уровне документов.

Сроки хранения в смешанном документообороте

В настоящее время общепризнанным является принцип, согласно которому сроки хранения не зависят от вида носителя, а определяются исходя из содержания и ценности зафиксированной в документе информации. В то же время все чаще можно столкнуться с ситуациями, когда сроки хранения электронных документов начинают отличаться от сроков хранения соответствующих бумажных аналогов. Это связано с тем, что массив электронных документов, снабженный средствами поиска и систематизации, может иметь большую ценность, чем отдельные документы.

Американские Национальные архивы (NARA) уже сегодня требуют от государственных органов учитывать это обстоятельство при установлении сроков хранения для электронных документов. В своих рекомендациях по составлению перечней документов с указанием сроков хранения они обращают внимание на следующие моменты :

— перечни должны, как правило, определять сроки хранения документов, независимо от вида носителя (электронные документы, бумага и т.д.);

— при переводе документов в электронную форму их ценность может измениться, поэтому Национальными архивами США был разработан механизм пересмотра сроков хранения при переходе государственных организаций на электронный документооборот;

— если будет установлено, что документы (в том числе после перевода их в электронную форму) содержат существенно больше информации или используются по-другому, сроки хранения должны быть пересмотрены.

Аналогичный подход был продемонстрирован и нашими государственными органами, когда в 2002 г. было принято решение об установлении постоянного срока хранения для графических образов переписных листов:

Положение о порядке и сроках хранения переписных листов и иных документов Всероссийской переписи населения 2002 г.:

«2. Переписные листы Всероссийской переписи населения 2002 года по завершении их автоматизированной обработки хранятся в территориальных органах Государственного комитета Российской Федерации по статистике… в течение одного года с момента официального опубликования итогов Всероссийской переписи населения 2002 года и подлежат уничтожению в установленном порядке.

4. Хранение графических образов переписных листов Всероссийской переписи населения 2002 г. на машинном носителе осуществляется следующим образом:

— один экземпляр хранится в Государственном комитете Российской Федерации по статистике в установленном порядке до проведения следующей переписи населения;

— второй экземпляр с программным обеспечением передается до 1 января 2004 г. на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации».

Что необходимо: внутренние нормативные документы

и квалифицированный персонал

Анализ современной законодательно-нормативной базы управления документами показывает, что наблюдается ужесточение требований не только к наличию внутренних нормативных документов, но и к их строгому исполнению организацией. С помощью внутренних нормативных документов в организациях создается нормативная база для электронного и смешанного документооборота, и это дает возможность минимизировать риски использования электронных документов в «серой» зоне, там, где порядок работы с документами слабо регулируется законодательством и нормативными правовыми актами.

О необходимости разработки внутренней нормативной базы организации говорится и в Стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:

Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документацией»:

«Управление документами в организации включает в себя:

a) принятие политики и стандартов в сфере управления документами;

b) распределение ответственности и полномочий по управлению документами;

c) установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами».

Отношения с внешними организациями и использование при взаимодействии с ними электронных документов строятся, как правило, на основе ГК РФ. Все, что касается обмена электронными документами, фиксируется в контрактах и соглашениях.

Основные сложности при разработке внутренней нормативной базы смешанного документооборота возникают по следующим причинам:

— в России пока не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами, который бы в полной мере соответствовал потребностям деловой деятельности и государственного управления, а также сложившейся практике применения электронных документов и информации;

— практически полностью отсутствуют российские методики и стандарты экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожения электронных документов, работы с конфиденциальными и секретными электронными документами;

— в определенной степени, конечно, может выручить зарубежный опыт, но чаще всего отечественные специалисты в области управления документами просто не могут до него «добраться» из-за слабого владения иностранными языками и отсутствия переводов.

Для успешной работы в условиях смешанного документооборота особенно важной задачей становится подготовка персонала. Именно особенности персонала организации, его квалификация, общий настрой на освоение нового, понимание необходимости перемен являются краеугольным камнем для успешного внедрения современных технологий в управление документами.

Обучение и повышение квалификации всего персонала в области управления документами позволяет значительно снизить риски при использовании в работе электронных документов, повысить эффективность труда сотрудников, в более короткие сроки внедрить электронный документооборот и межведомственное электронное взаимодействие. Грамотная организация этой работы по обучению лежит прежде всего на службе персонала организации.

Выводы и рекомендации

Первый этап перехода к смешанному документообороту, когда компьютеры применяются для подготовки бумажных документов, уже пройден. Большинство российских организаций находятся на втором этапе — электронные системы используются для регистрации, учета и контроля исполнения документов. Для ускорения работы активно используются электронные копии документов. Кроме того, уже принят ряд законов, позволяющих (в отдельных случаях — требующих) вести определенные документы только в электронном виде.

На следующем этапе, который в большинстве организаций уже не за горами, подлинные электронные документы постепенно начнут вытеснять бумажные. Прежде всего это коснется массовых внутренних документов организации, таких как служебные и докладные записки. На этом этапе важно грамотно отрегулировать работу в смешанном документообороте во внутренних нормативных документах — в частности, такие вопросы, как использование ЭЦП в документообороте организации.

Словарь кадрового делопроизводства. Электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП) и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Согласно Федеральному закону от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: а) сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

б) подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;

в) ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

С одной стороны, необходимо преодолеть боязнь сотрудников перед внедрением новых технологий, с другой — нужно осознавать, что у каждой технологии есть свои слабые места. До настоящего времени не решены до конца как вопросы законодательного и нормативного регулирования использования электронных документов, так и вопросы долговременного хранения электронных документов, особенно, подписанных ЭЦП.

Многолетний опыт показывает, что технические проблемы перехода к смешанному документообороту, как правило, довольно успешно решаются. Наибольшие сложности вызывает решение организационных проблем, которые тесно связаны с «человеческим фактором». Для успешного продвижения вперед к электронному документообороту очень важно правильно организовать подбор кадров, воспитание и обучение персонала организации.

Примечание. Наладить смешанный документооборот невозможно без квалифицированного персонала.

Литература

1. Положение о требованиях к осуществлению деятельности участников финансовых рынков при использовании электронных документов: утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 08.12.2005 N 05-77/пз-н / Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. — 2006, N 6.

2. Положение о порядке признания лиц квалифицированными инвесторами: утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 18.03.2008 N 08-12/пз-н / Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. — 2008, N 19.

Глава 1.2 Системный подход к документу как объекту исследования

1.2.1 Сущность, генезис и развитие понятия «документ»

1.2.2 Соотношение понятий «документ», «информация» и «материальный носитель»

1.2.3 Свойства, признаки и функции документа

1.2.1 Сущность, генезис и развитие понятия «документ»

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение документа: «Документ — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».

Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Названные в определениях признаки документа предполагают:

  • наличие информации, смыслового содержания;
  • стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;
  • функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения и эволюция толкования термина «документ» изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось.

Слово документ (лат. documentum — образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола «docere» — учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.

По другой версии слово «dek» происходит от числа «десять» и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo» — учу, обучаю, от которого были образованы слова «doctor» — ученный, «doctrina» — учение, «documentum» — то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать «письменное доказательство», «доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное их немецкого и польского языков, — в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения:

a) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

б) вообще любое письменное свидетельство.

Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова «документ» термины: документация — в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный — относящийся к документу.

В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем — как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации — науки о совокупности документов и области практической деятельности — Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения «документа», введенные научный оборот П.Отле:

а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты — носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления;

б) документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;

в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы «писанные» (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

Концепция П.Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий — приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.

Начиная с 1950-х годов в официальной терминологии слово «документ» трактуется в узком, широком и самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику. В широком смысле понятие о документе было особенно распространено в 1960-1970-е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и т.н. трехмерные произведения искусства — архитектуру и скульптуру). В 1980-х — начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.

Вот почему сначала книговеды и документалисты, а затем и информатики приступили к обоснованию нового широкого значения термина «документ», связанного с понятием «информация» и «коммуникация». Существенный вклад в уточнение и развитие понятия «документ» как одного из основных в документоведении, информатике, документалистике, библиотековедении и библиографоведении внесли Г.Г.Воробьев, Р.С.Гиляревский, О.П.Коршунов, А.И.Михайлов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров, А.И.Черный, Г.Н.Швецов-Водка и др. Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г.Воробьев). В 1960-е годы А.И. Михайлов, А.И.Черный и Р.С.Гиляревский, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ — это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.

В России в начале 1990-х годов практически одновременно, уточняя смысл понятия «документ» О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров предложили трактовать его как материальный объект — носитель социальной информации.

Таким образом, за длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

1.2.2 Соотношение понятий «документ», «информация» и «материальный носитель»

Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «информация»: «Информация — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, также как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Основным инструментом информатизации всех областей человеческой деятельности являются информационные системы. Информационные системы (ИС) — системы хранения, обработки, преобразования, передачи, обновления информации с использованием компьютерной и другой техники. Данное понятие включает в себя:

  • информационные ресурсы — документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, депозитариях, музейных хранилищах и т.д.);
  • информационные массивы, представляющие собой упорядоченную совокупность данных и (или) документов, необходимых для решения задач определенной области деятельности;
  • информационные технологии, которые можно определить как систему методов и способов сбора, хранения, анализа, обработки и передачи информации;
  • различные средства, обеспечивающие реализацию информационных технологий и тем самым функционирование всей ИС. К таким средствам относят программные, технические, лингвистические, правовые, организационные и др.

На сегодняшний день в Российской Федерации накоплены огромные запасы информации, сосредоточенной в разнообразных базах и банках данных, на дискетах и CD-ROM, на других носителях информации. Эта информация применяется повсеместно — в библиотеках, информационных центрах, музеях, архивах, образовательных учреждениях и других организациях.

База данных — это набор данных, достаточный для достижения установленной цели и представленный на машиночитаемом носителе в виде, позволяющем осуществлять автоматизированную переработку содержащейся информации.

Банк данных — это автоматизированная информационная система, состоящая из одной или нескольких баз данных и системы хранения, обработки и поиска информации.

Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;

б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания — один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может;

в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);

г) как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость — обязательное свойство любого документного сообщения;

д) документ — это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, — посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.;

е) документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая — одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа — это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет носитель информации (материальный носитель) — материальный объект, специально созданный человеком и предназначенный для записи, хранения и передачи информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.

Функция материальных объектов обусловила их особую, специфическую материальную конструкцию (форму), представленную преимущественно в виде книг, журналов, буклетов, микрофиш, магнитных дискет, оптических дисков и т.п. Были также исторические формы документов в виде глиняных табличек, папирусных и пергаментных свитков и т.д. Такая конструкция дает возможность документам быть удобными для перемещения, хранения и использования их (чтение, просмотр, слушание) в социальных документных коммуникациях. Однако специальная форма объекта также не может служить единственным критерием для того, чтобы считать его документом (чистый листок бумаги, дискета или фотопленка), такая идентификация возможна лишь при наличии зафиксированного на нем сообщения, текста.

Следовательно, материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа — одна из основных особенностей его как известной системы. При отсутствии одной из перечисленных характеристик нет единства, а, следовательно, и документа.

1.2.3 Свойства, признаки и функции документа

Документ — сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность — это задача, которая решается с помощью системного подхода — методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов — систем (греч. sistema — целое, составленное из частей, соединение).

Документ представляет собой систему — множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент — предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т. д.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. Документ как целое — это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов и др. (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.

Изучение документа как системы состоит в выявлении его элементов, подсистем и связей между ними, т.е. в изучении его структуры. Устанавливаются признаки и параметры, характеризующие документ как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.

При системном подходе изучаемый документ рассматривается как часть более крупной системы социальных коммуникаций. Поэтому, прежде всего, важно выяснить, частью какой более общей системы (целого) является в данном случае документ. Именно этим определяются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые в обществе, закономерности функционирования.

Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету; по совокупности признаков можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от признака свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

а) атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых — информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь);

б) функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ — полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;

в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

К отличительным признакам документа относятся:

а) наличие смыслового семантического содержания. Документ — носитель смысла, который передается совокупностью последовательных знаков.

б) стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;

в) предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы — это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации;

г) завершенность сообщения. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

Как и всякая система, документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или иные необходимые обществу функции. Функция документа — это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ — объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы:

а) главная, наиболее обобщающая функция документа — это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве;

б) общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:

  1. информационная функция — это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации;
  2. коммуникативная функция — это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:
    • документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);
    • документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы);
  3. кумулятивная функция — это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;

в) специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся:

  1. управленческая или регулятивная функция — выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации;
  2. правовая функция — это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения;
  3. функция учета дает количественную характеристику информации — это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы);
  4. познавательная или когнитивная функция — способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, отчет о НИР и ОКР);
  5. общекультурная функция — способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кино-фильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.);
  6. мемориальная (памятниковая) функция — способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы);
  7. гедоническая функция — способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (учебник — учебная, указ — правовая, афиша — рекламная). Значение той или иной функции со временем изменяется, т.к. изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная).

Знание функций документа позволяет уяснить целевое (для чего создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ — для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа.

Знание функций документа позволяет:

  • определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;
  • правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;
  • осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);
  • определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т. д.;
  • разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д.

Функции документов выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПРАВО

М. В. Бородин*

О терминах и принципах в сфере электронного документооборота

Аннотация. Значению принципов и терминологии в сфере электронного документооборота законодатель уделяет недостаточное внимание. Данная область требует не формального, а сущностного подхода. В действующих нормативных правовых актах и стандартах существует системная неувязанность таких терминов и понятий, как подлинник документа, копия документа, электронный образ документа и электронная копия документа. Автор детально обосновывает, что однозначно определяемым понятием может быть только копия электронного документа на бумажном носителе. Автор констатирует отсутствие понятий «оригинал» и «копия» в отношении любого цифрового документа. С целью обеспечения адекватного уровня информационной безопасности и долговременной сохранности электронных документов предлагается ввести в правовой оборот определение «резервная копия электронного документа» или «резервная копия носителя информации». В разрезе терминологического вакуума в сфере оборота документов в электронном виде анализируются действующие принципы. В отличие от европейского принципа эквивалентности электронного и бумажного документа, в российском законодательстве приоритет имеют сведения, содержащиеся на бумажном носителе. Кроме определенности и должной унификации терминологии и понятийного аппарата, подчеркивается важность установления единых принципов организации электронного документооборота.

Ключевые слова: документооборот, электронный документ, термины, понятия, принципы, копия, электронный образ документа, дубликат, экземпляр, подлинник, оригинал, эквивалентность.

001: 10.17803/1994-1471.2016.63.2.102-109

Бурное развитие информационно-коммуникационных технологий стало причиной довольно широкого распространения термина «электронный документ». В современных условиях сочетания оборота традиционных документов и электронного документооборота возникает необходимость перевода документа из аналоговой формы в цифровую и наоборот. Правовую терминологию, понятийный аппарат и принципы ор-

ганизации электронного документооборота приходится расширять.

Именно в процессе исполнения документа, указывает И. Л. Бачило, возникают задачи по созданию новых документов (первичных и вторичных), по его копированию, предоставлению заинтересованным структурам, сбору мнений и предложений, доработке некоторых документов при их подготовке к принятию и введению в действие1. Как верно отметил С. И. Семилетов,

1 Бачило И. Л. Информационное право : учебник для вузов. М., 2010. С. 175.

© Бородин М. В., 2016

* Бородин Максим Викторович, аспирант кафедры конституционного и административного права ЮжноУральского государственного университета (ЮУрГУ)

454047, Россия, г. Челябинск, 60 лет Октября, д. 2, кв. 4

в отношении электронного документа отсутствуют понятия «оригинал» и «копия»2. Однако некоторые исследователи в своих работах выделяют следующие термины и определения3:

— подлинник электронного документа — это первоначальный экземпляр электронного документа;

— дубликат электронного документа — повторный экземпляр электронного документа, применяемый при невозможности по техническим причинам использовать первоначальный;

— копия электронного документа — распечатка информационного содержимого электронного документа на бумажном носителе. Считаем, что в силу самой цифровой природы

электронного документа любая его электронная копия является экземпляром подлинника. Поток составляющих документы битов при копировании не изменяется, что является одним из существенных свойств электронного документа. При этом в соответствии с ГОСТ Р 54471-2011 различия между переданными и полученными файлами могут быть вызваны ошибками при передаче или преднамеренным изменением одного из этих файлов. То, что посланный и полученный файлы содержат идентичные данные, доказывается эквивалентностью любых двух копий. Первоочередная потребность заключается в том, чтобы показать, какой файл является первоисточником, а какой — копией, т.е. какой из файлов был создан первым. В ряде случаев этот вопрос может быть решен путем сопоставления времени сохранения файлов: полученный файл должен был быть сохранен в более поздний момент времени по сравнению с передававшимся

файлом4. Таким образом, установление первоисточника сводится к способности доказать надежность и точность определения времени двух событий.

Согласно ГОСТ Р 54989-2012 цель копирования электронных документов заключается в поддержании их аутентичности и пригодности к использованию путем перемещения со старых носителей информации на новые носители с теми же спецификациями формата, без каких-либо потерь структуры, контента или контекста. Лежащий в основе электронных документов поток битов остается неизменным при копировании на новые носители информации5. К тому же любая запись или копирование одного и того же файла, указывает С. И. Семи-летов, независимо от количества их «копий», места размещения и носителей является одним документом6. Особенность файловой формы представления электронных цифровых документов проявляется в том, что при копировании файлов каждая последующая копия файла равноценна и равнозначна первой копии созданного файла и физическое местонахождение записи файла документа на материальном носителе не имеет существенного значения. То есть в отношении электронного цифрового документа отсутствуют понятия «оригинал» и «копия», они не имеют смысла, присущего традиционным бумажным документам7. Соответственно, понятие «дубликат электронного документа» неуместно. Копия электронного документа, полученная методом копирования информации (файла), является очередным экземпляром оригинала (подлинника). Однако может быть и электронная копия электронного

2 Семилетов С. И. Документы и документооборот как объект правового регулирования : автореф. дис. … канд. юрид. наук. М., 2003. С. 16.

4 ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности (утв. и введен в действие приказом Росстандарта от 18 октября 2011 г. № 466-ст). М. : Стандартинформ, 2012.

5 ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов (утв. и введен в действие приказом Росстандарта от 17 сентября 2012 г. № 325-ст). М. : Стан-дартинформ, 2013.

6 Семилетов С. И. Документы и документооборот как объект правового регулирования. С. 16.

7 Указ. соч. С. 61.

документа, которая содержит исключительно содержательную часть электронного документа или иные отдельные реквизиты.

Обобщая вышесказанное, из трех понятий «подлинник электронного документа», «дубликат электронного документа» и «копия электронного документа» однозначно определяемым понятием может быть копия электронного документа на бумажном носителе. Данную позицию обосновываем такими квалифицирующими признаками информации, как:

— самостоятельность по отношению к ее носителю, что означает допустимость замены последнего без утраты информацией ее значения;

— сохранение информации у передающего субъекта;

— возможность сохранения информации и последующего использования как непосредственно, так и в целях получения иной информации;

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

— возможность многократного использования и неисчерпаемость ресурса8. Необходимо отметить, что кроме системной

неувязанности легальных определений терминов «информация», «документированная информация», «электронное сообщение», «документ», «электронный документ», «печать»9, добавляются еще «подлинник документа», «копия документа», «электронный образ документа», «электронная копия документа». Так, в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти введено понятие электронного образа документа, определяемого как электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе10. Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет

ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе11

При рассмотрении ГОСТ Р 7.0.8-2013 в разрезе оборота документов в электронном виде можно выделить следующие термины12:

• Подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа.

• Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа.

• Копия документа — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

• Электронная копия документа — копия документа, созданная в электронной форме.

• Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

• Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов) — процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

• Миграция (электронных документов) — перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

Для обеспечения долговременной сохранности электронных документов и, соответственно, для адекватного уровня информационной безопасности, на наш взгляд, необходимо ввести в правовой оборот определение «резервная копия электронного документа» или «резервная копия носителя информации» с пе-

8 Венгеров А. Б. Право и информация в условиях автоматизации управления (Теоретические вопросы). М., 1978. С. 56.

10 Постановление Правительства РФ от 7 сентября 2011 г. № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Российская газета. 2011. № 207.

11 Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» // Собрание законодательства РФ. 2009. № 39. Ст. 4614; 2011. № 32. Ст. 4840; 2012. № 38. Ст. 5102; 2013. № 15. Ст. 1791.

12 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст) // Документ опубликован не был.

речислением всех существенных признаков. Технология сохранения юридически значимых электронных документов в государственных электронных архивах и доступа к ним по истечении значительного периода времени должна быть детально проработана. В добавление к этому, указывает С. И. Семилетов, в архивных учреждениях всегда будет возникать объективная необходимость перевода документов из одного формата представления в другой в целях организации долговременного хранения архивных электронных документов и сохранения цифрового наследия как современного пласта культурного наследия. В таких случаях необходимо установить юридическую процедуру заверения электронных документов в новом формате и вменить ее в обязанность архивным учреждениям13 .

В ГОСТ Р 54471-2011 зафиксировано, что для использования в качестве документальных доказательств может возникнуть необходимость представить выдачу из электронных систем хранения в виде бумажных копий либо в виде электронных объектов на соответствующих носителях. Как правило, такие копии должны быть заверены в соответствии с установленными требованиями как точные копии оригинала, с тем чтобы уменьшить вероятность их непринятия или оспаривания. В данном случае необходимо предусматривать подписание копии уполномоченным лицом или иную процедуру подтверждения точности копии. Меры безопасности должны охватывать резервные и иные копии хранимой информации, поскольку их целостность важна в тех случаях, когда они используются взамен (для замены) хранящихся в системе данных. В случае возникновения сомнений относительно аутентичности электронных файлов цифровые подписи могут

быть использованы в качестве доказательства, подтверждая, что всякий сохраненный или полученный путем передачи файл содержит ту же информацию, что и исходный файл14 .

Вместе с тем из анализа Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»15 (далее — Закон об информации) следует, что термин «электронный документ» является неиспользуемым, т.е. помимо предписания-дефиниции нигде в Законе не употребляется. По мнению С. И. Семилетова, термином «электронный документ» можно охватить все используемые в законодательстве Российской Федерации дефиниции, связанные с электронным представлением информации и ее оборотом. Этот термин является наиболее удобным для российской правовой системы16. Ключевое положение термина «электронный документ» отмечается и другими исследователями17

Далее обратимся к постановлению Правительства РФ, которое диктует необходимость формирования единых стандартов представления электронных документов, процедур обеспечения подтверждения и проверки их аутентичности, а также процедур (протоколов) обмена электронными документами18. Впрочем, кроме общих правил и единого подхода к организации, практика требует установления идеологии — единых принципов электронного документооборота, которые необходимо закреплять в базовом Законе об информации:

— принцип технологической нейтральности и функциональной эквивалентности;

— принцип эквивалентности электронного и бумажного документа;

— принцип совместимости технологий и форматов;

— принцип преемственности стандартов.

Семилетов С. И. Правовые аспекты признания электронных документов при организации междуна-

родного электронного обмена // Информационное право и становление основ гражданского общества в России : сб. статей. 2008. С. 241-242.

ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009.

Российская газета. 2006. № 165.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Семилетов С. И. Документы и документооборот как объект правового регулирования. С. 18. Шамраев А. В. Правовое регулирование информационных технологий: анализ проблем и основные документы. М., 2003. С. 28.

Постановление Правительства РФ от 6 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» // Собрание законодательства РФ. 2012. № 38. Ст. 5102.

В этом аспекте согласимся с правовой мыслью Р. Дворкина, который утверждает, что право включает не только нормы, но и принципы19 . Их отличие от норм в том, что норма всегда либо полностью применима, либо совершенно неприменима, в то время как принципы можно различать на основе других критериев20. С прицелом на изложенный в данном исследовании терминологический вакуум и отсутствие адекватных принципов в плоскости электронного документооборота готовы дискутировать с Ю. А. Тихомировым, определившим, что преувеличение роли понятий и принципов может привести к потере эластичности и неспособности адаптироваться к новым социальным условиям21. Как само право — феномен культуры, так и правовые феномены, явления, правовые понятия и принципы являются по сути своей единым живым организмом, требующим постоянного изучения и отражения в соответствующих нормативных актах.

Теперь рассмотрим одну из особенностей применения электронного документооборота в России. Подчеркнем, что законодательство ряда европейских государств предусматривает эквивалентность электронного и бумажного документа22. В российском же законодательстве зафиксировано приоритетное значение сведений, содержащихся на бумажном носителе, в случае расхождения данных на бумажном и электронном носителях. Так, при рассмотрении Единого государственного реестра прав на электронных носителях, являющегося частью единой федеральной информационной системы, объединяющей государственный кадастр недвижимости на электронных носителях и Единый государственный реестр прав на недвижимое имущество и сделок с ним на электронных носителях, выделяется принцип

приоритетности в случае расхождения сведений в реестрах или записях, содержащихся на бумажном носителе, над сведениями в реестрах или записях, ведущихся на электронном носителе:

— в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 1997 г. № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»23 единый государственный реестр прав ведется на бумажных и электронных носителях. При несоответствии между записями на бумажных носителях и электронных носителях приоритет имеют записи на бумажных носителях;

— в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2007 г. № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости»24 ведение государственного кадастра недвижимости осуществляется на бумажных и (или) электронных носителях. При несоответствии между сведениями на бумажных носителях и электронных носителях приоритет имеют сведения на бумажных носителях. Полагаем, что указанный приоритет, во-

первых, может быть связан с ограничением максимального срока действия сертификата ключа проверки электронной подписи, который определяется при сертификационных испытаниях средств криптографической защиты информации Федеральной службой безопасности РФ. Согласно утвержденным требованиям срок действия ключа проверки электронной подписи не должен превышать срок действия ключа электронной подписи более чем на 15 лет25. Во-вторых, наиболее важной задачей стратегии долговременной сохранности является обеспечение аутентичности документов. Аутентичные электронные документы — это документы, которые являются именно тем,

19 Привод. по: Тихомиров Ю. А. Правовое регулирование: теория и практика. М., 2008. С. 17.

20 Mackie J. The third of law // Philosophy a public affairs. Princeton, 1977. Vol. 7. № 1. P. 3.

21 Тихомиров Ю. А. Указ. соч. С. 17.

22 Бородин М. В., Кирюшкин С. А. Европейский опыт регулирования электронной подписи и электронной аутентификации // BIS Journal — Информационная безопасность банков. 2011. № 3. С. 17-18.

23 Российская газета. 1997. № 145.

24 Российская газета. 2007. № 165.

25 Приказ ФСБ РФ от 27 декабря 2011 г. № 796 «Об утверждении Требований к средствам электронной подписи и Требований к средствам удостоверяющего центра» (зарегистрирован в Минюсте РФ 9 февраля 2012 г. № 23191) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 16.04.2012. № 16.

чем они претендуют быть, т.е. это надежная информация, которая не была искажена, изменена или как-либо иначе испорчена с течением времени26

В то же время в рамках подпрограммы «Информационное государство» ожидается разработка в 2015 году проекта федерального закона «Об электронном документе и электронном документообороте», включающего такие аспекты, как:

— понятие электронного документа и электронного документооборота;

— принципы;

— порядок взаимодействия субъектов;

— положения о юридической значимости электронного документа;

— порядок создания и обработки электронных документов и осуществления электронного документооборота;

— ответственность за нарушение положений

закона27

Анализ состояния действующего законодательства Российской Федерации показывает, что тенденция перехода на электронные формы взаимодействия требует большой комплексной работы по систематизации законодательства и устранению административных

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

барьеров и ограничений законодательства во всей сфере правоотношений. Это, в свою очередь, указывает на необходимость разработки проектов ряда недостающих федеральных законов, устанавливающих принципы и общий порядок организации электронного документооборота. Только один суперинститут «правовой режим информации, информационных ресурсов и коммуникаций», пишет И. Л. Бачило, должен быть раскрыт в системе терминов по каждому направлению и создать основу для формулирования правовых дефиниций как обязательных для всей системы информационного законодательства28. Основные принципы работы с электронными документами, нормы, обеспечивающие правовой режим и юридическую силу электронных документов, порядок организации электронного документооборота, другие проблемы общего характера должны быть предусмотрены при разработке проектов законов об электронном документе или об общих правилах организации электронного оборота документов29. Более того, формирование адекватной правовой основы для сферы юридически значимого электронного документооборота является залогом развития экономики Российской Федерации.

БИБЛИОГРАФИЯ

1 . Бачило И. Л. Информационное право : учебник для вузов. — М. : Юрайт, 2010. — 454 с.

2 . Бородин М. В., Кирюшкин С. А. Европейский опыт регулирования электронной подписи и электронной

аутентификации // BIS Journal — Информационная безопасность банков. — 2011. — № 3. — С. 17-18.

3 . Венгеров А. Б. Право и информация в условиях автоматизации управления (Теоретические вопро-

сы). — М. : Юрид. лит., 1978. — 208 с. 4. Семилетов С. И. Документы и документооборот как объект правового регулирования : автореф.

27 Распоряжение Правительства РФ от 20 октября 2010 г. № 1815-р «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)»» // Собрание законодательства РФ. 2010. № 46. Ст. 6026.

28 Бачило И. Л. О терминах и понятиях в праве // URL: http://www.igpran.ru/articles/3672/ (дата обращения: 14 мая 2015 г.).

29 Бачило И. Л. Информационное право : учебник для вузов. М., 2010. С. 178.

8 . Шамраев А. В. Правовое регулирование информационных технологий: анализ проблем и основные

документы. — М. : Статут, 2003. — 1013 с.

9 . Шибаев Д. В. Унификация организационно-правового обеспечения электронного документооборота

органов государственной власти субъектов Российской Федерации : автореф. дис. … канд. юрид. наук. — М., 2011. — 30 с.

10 . Mackie J. The third of law // Philosophy a public affairs. — Princeton, 1977. — Vol. 7. — № 1. — P. 3.

Материал поступил в редакцию 14 мая 2015 г.

ON THE CONCEPTS AND PRINCIPLES IN THE SPHERE OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT

454047, Russia, Chelyabinsk, ul. 60 let Oktyabrya, d. 2, kv.4.

REFERENCES (TRANSLITERATION)

1 . Bachilo I. L. Informacionnoe pravo : uchebnik dlya vuzov. — M. : YUrajt, 2010. — 454 c.

2 . Borodin M. V., Kiryushkin S. A. Evropejskij opyt regulirovaniya ehlektronnoj podpisi i ehlektronnoj

autentifikacii // BIS Journal — Informacionnaya bezopasnost’ bankov. — 2011. — № 3. — S. 17-18.

3 . Vengerov A. B. Pravo i informaciya v usloviyah avtomatizacii upravleniya (Teoreticheskie voprosy). — M. :

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

YUrid. lit., 1978. — 208 s.

4 . SemiletovS. I. Dokumenty i dokumentooborot kak ob»ekt pravovogo regulirovaniya : avtoref. dis. … kand.

yurid. nauk. — M., 2003. — 27 c.

5 . Semiletov S. I. Pravovye aspekty priznaniya ehlektronnyh dokumentov pri organizacii mezhdunarodnogo

ehlektronnogo obmena // Informacionnoe pravo i stanovlenie osnov grazhdanskogo obshchestva v Rossii :

sb. statej. — 2008. — S. 241—242.

6 . Semiletov S. I., Solov’ev V. YU. Zakonodatel’naya baza ehlektronnogo dokumentooborota v Rossijskoj

Federacii // Informacionnoe pravo. — 2011. — № 3. — S. 7-13.

Способы предоставления документов

  • лично или через представителя,
  • направлены по почте заказным письмом;
  • по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика в порядке, установленном ФНС России.

Способ представления истребуемых документов (информации) определяется налогоплательщиком самостоятельно в рамках НК РФ (письмо ФНС России от 25.11.2014 N ЕД-4-2/24315).

НК РФ установлены следующие формы представления истребуемых документов:

  • на бумажном носителе в виде заверенных проверяемым лицом копий;
  • в электронной форме по установленным ФНС России форматам.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Заверенная копия документа — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013). При заверении соответствия копии документа ниже реквизита «Подпись» необходимо проставить (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003):

  • заверительную надпись «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.

А вот заверять надпись на копии печатью необязательно, даже если организация не отказалась от ее использования (Письмо ФНС от 5 августа 2015 г. № БС-4-17/13706@). Также не требуется нотариально удостоверять копии документов (п. 2 ст. 93 НК).

С 02.06.2016 года налоговым органам дополнительно предоставлено право устанавливать требования к сшивам документов, представляемым в налоговые органы (п. 2 ст. 93 НК РФ в ред. Федерального закона от 01.05.2016 г. № 130-ФЗ).
На данный момент такие требования еще не утверждены.

Согласно позиции Минфина и ФНС при представлении в налоговый орган многостраничного документа необходимо отдельно заверять каждую страницу такого документа либо прошить все страницы, пронумеровать их и заверить всю подшивку. При этом объем подшивки не должен превышать 150 листов (Письма Минфина от 29.10. 2015 № 03-02-РЗ/62336, ФНС от 13.09.2012 г. № АС-4-2/15309@). При этом прошивать вместе разные документы и заверять всю пачку не следует (Письма Минфина от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849, ФНС 02.10.2012 г. № АС-4-2/16459).

Подготовленные для налогового органа документы необходимо сопроводить письмом в двух экземплярах с описью представляемых документов. На своем экземпляре сопроводительного письма (описи) необходимо поставить отметку налогового органа о принятии документов для получения письменного доказательства предоставления документов инспекции.

Помните, что при отправке документов по почте, направить их следует заказным отправлением с описью почтового вложения и с уведомлением о вручении.

Если документы были сданы в организацию связи до 24 часов последнего дня срока, то срок не считается пропущенным (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

Особенности представление документов в электронной форме

Порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) утвержден приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Представление документов в электронной форме допускается только тогда, когда они составлены по форматам, установленным ФНС России.

Если документы составлены в электронной форме по неустановленным ФНС форматам, такие документы распечатываются и представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных налогоплательщиком копий с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью) (письмо ФНС России от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669).

Обращаем внимание, что в настоящее время ФНС России установлены форматы следующих документов:

Приказами ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ и от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ утверждены новые форматы:

  • счета-фактуры и документа об отгрузке и об изменении стоимости товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, применяемого при расчетах по НДС и (или) при оформлении фактов хозяйственной жизни;
  • корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость и (или) при подтверждении факта изменения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Внимание! До 1 июля 2017 года налогоплательщики вправе создавать электронные счета-фактуры как в соответствии с ранее существующим форматом, так и в соответствии с новым.

С 02.06.2016 года исключена возможность выбора налогоплательщиком способа представления документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным ФНС России.

Представление таких документов осуществляется только по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ в ред. Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ).

Представление документов в виде сканированных копий

В настоящее время возможность представления документов в виде сканированных копий установлена не для всех документов. В виде скан-образов допускается представлять только:

  • договоры (соглашения, контракт), в том числе дополнений (изменений);
  • спецификации (калькуляции, расчета) цены (стоимости);
  • акта приемки-сдачи работ (услуг);
  • счета-фактуры, в том числе корректировочного;
  • товарно-транспортной накладной;
  • товарной накладной (ТОРГ-12);
  • грузовой таможенной декларации/транзитной декларации, в том числе добавочных листов к ним;
  • отчет о выполненных НИОКР.

Указанный перечень документов является исчерпывающим, непоименованные документы можно представить в налоговый орган только в виде бумажных копий (письма ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421).

Со 2 июня 2016 года узаконена возможность представления в электронном виде скан-образов документов, составленных на бумажном носителе.

Истребуемые документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов) по форматам, установленным ФНС России (абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ в ред. Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ).

Сканированные копии документов направляются по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

Обращаем внимание, что при представлении истребуемых документов в налоговый орган в электронной форме по ТКС, они должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его представителя (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ).