Документация автотранспортного предприятия

Техническая
документация

Информация » Организация технического обслуживания и текущего ремонта автомобилей » Техническая документация

Документация, используемая в системе обслуживания подвижного состава АТП, классифицируется по способу получения, стабильности, характеру содержания и назначению информации.

По способу получения документация может быть исходной и производной. В качестве исходной информации служат такие документы, как путевой, технический и ремонтный листы, накладные, требования на материально-технические средства, наряды на работы, выписки из планов и др.

Производная документация является результатом переработки и систематизации документов первой группы и может содержать данные о выполнении плана технического обслуживания, качества обслуживания по показателям надежности работы автомобилей, эффективности работы системы обслуживания, по трудовым и экономическим показателям, данные о расходе запасных частей и материалов и др.

По стабильности документация может быть постоянной и переменной. К числу постоянной документации относятся: нормативы, ГОСТы, расценки, справочные данные и другая, к переменной учетно-отчетная документация, характеризующая работу и состояние системы обслуживания, планы-графики, лицевые карточки на автомобили, материалы, запасные части, ведомости и т. д.

По назначению и содержанию документация группируется по функциональным подразделениям и подсистемам АТП: техническая по работе системы обслуживания, эксплуатационная по транспортной работе и пр.

Ниже рассматривается перечень и основное содержание технического учета применительно к АТП с централизованной системой управления (ЦУПом), обеспечивающего получение информации, необходимой для принятия обоснованных решений при централизованном управлении производством ТО и ремонта. В этом случае используются пять основных документов.

Лицевая карточка предназначается для планирования технических обслуживании, учета и анализа выполнения ТО и ремонта подвижного состава, корректирования плана ТО последнего в течение месяца, с учетом фактического пробега и простоев в ремонте. Исходными данными для составления лицевой карточки являются периодичность проведения ТО, суточный пробег автомобиля и режим работы АТП. Лицевая карточка составляется и ведется группой (отделом) обработки и анализа информации отдела управления производством.

План-отчет ТО подвижного состава составляется на основании лицевой карточки. Он содержит информацию о назначении и выполнении ТО-1 и ТО-2 подвижного состава непосредственно в зоне их проведения. Бланки плана-отчета выписываются группой обработки и анализа информации и ежедневно выдаются бригадирам специализированных бригад, которые после заполнения по результатам выполнения ТО (в конце смен) передают их обратно в группу.

Листок учета ТО и ремонта подвижного состава служит для регистрации сведений, относящихся к проведению ТО-2, регламентных работ и ТР. Информация, содержащаяся в листке учета, отражает все технические воздействия, выполненные на автомобиле за период от момента его поступления в ТО и ремонт до окончания работ с указанием причины неисправности. В листке учета указываются также трудовые затраты, расход запасных частей и материалов.

После соответствующего заполнения листок учета передается в группу обработки и анализа информации.

Контрольный талон (технический лист) предназначен для учета всех работ, трудовых затрат, а также расхода запасных частей и материалов, связанных с ремонтом агрегатов, узлов на участках комплекса РУ (см. рис. 173) индивидуальным методом. Контрольный талон выписывается начальником участка (мастером, бригадиром) на основании задания на ремонт, полученного от диспетчера, и хранится на участке комплекса до окончания работ, откуда после соответствующего заполнения передается в группу обработки и анализа информации.

Оперативный сменный (суточный) план ООУ содержит информацию, необходимую для принятия решения по обеспечению своевременной подготовки и качественного выполнения ТО, регламентных работ и ремонта, а также рационального использования ресурсов. Оперативный план в зависимости от режима работы АТП составляется на одну, две или три смены и является обязательным элементом общего процесса управления производством ТО и ТР. Основанием для составления оперативного плана служит информация из ранее указанных документов.

Еще о транспорте:

Изучение метеорологической обстановки
В период предполётной подготовки экипаж обязан получить на метеостанции подробную консультацию и изучить в полосе не менее чем по 200 км в обе стороны от трассы полёта метеорологическую обстановку: фактическую погоду по трассе, на аэродроме вылета, посадки и на запасных; прогноз погоды на аэродроме …

Первые автомобили
«Панар-Левассор» 1891г. Трудно представить себе процесс моторизации Франции без пионеров этого дела. Рене Панар и Эмиль Левассор, два инженера, основавшие в 1886 году фабрику по производству деревообрабатывающих станков, после получения лицензии на двигатели Даймлера в 1890 году начали интенсивно в …

Обеспечение подразделения запасными частями и материалами
Обеспечение подразделений (электротехнического цеха) производится при помощи промежуточного склада. В промежуточный склад через диспетчера ЦУПа поступает заявка на необходимую деталь или агрегат в определённое подразделение, затем деталь или агрегат в место назначения. Также промежуточный склад мож …

Документирование деятельности автотранспортных предприятий

Автомобильный транспорт является одной из важнейших сфер предпринимательской деятельности. Особенности этой деятельности определяют применение первичной документации, к которой относятся: товарно-транспортная документация и первичные документы по учету специфических для автотранспортных предприятий запасов.

Документальное оформление автомобильных перевозок

В процессе хозяйствования каждое предприятие встречается с необходимостью перевозки материалов, сырья, готовой продукции. При этом одни предприятия используют свой автотранспорт, другие пользуются услугами специализированных автотранспортных предприятий (АТП) на основании договора подряда. Обе стороны при этом руководствуются правилами нормативных актов и единых форм первичной документации, установленных как для АТП, так и для их заказчиков.

Основным нормативным документом, регулирующим автоперевозки, есть Правила перевозки грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденные приказом Министерства транспорта Украины от 14.l0.1997 г. № 363 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ПЕРЕВОЗОК ГРУЗОВ АВТОМОБИЛЬНЫМ ТРАНСПОРТОМ В УКРАИНЕ», с изменениями, внесенными в соответствии с приказом этого же ведомства от 23.03.1998 г. № 90 (далее — Правила № 363).

Основная функция автомобильного транспорта — перевозки грузов и пассажиров. Перевозки грузов и пассажиров подразделяются на внутригосударственные, международные и внутрихозяйственные (межцеховые).

К транспортным средствам относится:

— автомобили грузовые;

— автомобили легковые;

— автомобили специальные (пожарные, санитарные и др.);

— автобусы;

— прицепы и полуприцепы.

Автотранспорт относится к основным средствам, и все операции по его приобретению, списанию (выбытию), ремонтах, начислению амортизации оформляются документами, предназначенными для учета основных средств.

Рассмотрим первичные документы, которыми в обязательном порядке должно сопровождаться каждое перевозки груза автомобильным транспортом. Общие правила перевозки грузов закреплены в Гражданском и Хозяйственном кодексах Украины. Если перевозка груза осуществляется собственным транспортом, а перевозчиком, то взаимоотношения между перевозчиком и заказчиком должны быть закреплены в типовом договоре автоперевозки, форма которого приведена в приложении 1 к приказу № 363. Договор составляется в письменной форме. В нем должны быть указаны: 1) характеристика груза (наименование, вес, количество и т. д.); 2) пункт назначения; 3) срок доставки груза; 4) срок действия договора; 5) условия перевозки; 6) стоимость перевозки; 7) порядок расчетов; 8) порядок определения рациональных маршрутов; 9) обязанности и ответственность сторон. Перевозчики могут перевозить грузы по разовым договорам. Форма такого договора приведена в приложении 2 к Приказу № 363. Перевозчик и заказчик при осуществлении систематических перевозок могут заключить долгосрочный договор. Такая возможность предусмотрена ст. 914 Гражданского кодекса Украины.

Типовые формы первичной транспортной документации утверждены Приказом Министерства транспорта Украины и Министерства статистики Украины от 29 декабря 1995 г. № 488/346 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА РАБОТЫ ГРУЗОВОГО АВТОМОБИЛЯ» (далее — Приказ № 488/346).

Согласно Приказа № 488/346, основных документов первичного учета объема перевезенных грузов и транспортной работы являются:

— «Путевой лист грузового автомобиля», ф. № 2;

— «Путевой лист грузового автомобиля в международном сообщении», ф. № 1 (международная);

— «Товарно-транспортная накладная», ф. № 1-ТН;

— «Талон заказчика», ф. № 1-ТС.

Использование первичной транспортной документации неустановленной формы не допускается. В зависимости от вида груза и его специфических особенностей к основным документам прилагаются другие (ветеринарные, санитарные и качественные — сертификаты, свидетельства, справки, паспорта), перечень которых определяется правилами перевозки названных грузов.

Путевой лист, выданный водителю предприятия, выполняет несколько функций:

— уполномочивает водителя управлять автомобилем, возлагая при этом на него ответственность за сохранность автомашины и груза;

— устанавливает задание водителю и схему (путь) движения до пункта назначения;

— учитывает работу, выполненную автомобилем и водителем;

— обосновывает списание топлива, расхода автотранспортом, на объем выполненных работ.

Юридическое или физическое лицо, выполняющее перевозку, независимо от того, перевозится груз в служебных целях или для собственных нужд, обязана перед выездом автомобиля (собственного или арендованного) выдать водителю надлежащим образом оформленный путевой лист.

Если водитель не является субъектом предпринимательской деятельности и занимается перевозкой собственных вещей, оформлять путевой лист и товарно-транспортную накладную не нужно.

Документы, необходимые для открытия Транспортной компании

Если у вас есть водительский опыт, транспортные средства для осуществления перевозок грузов или людей, рано или поздно, вы задумаетесь о работе на себя. При желании можно открыть транспортную компанию даже без автотранспорта и водительского опыта, наняв работников с собственными автомашинами. Но в любом случае вам потребуется подготовить определенный комплект документов и пройти регистрацию в налоговой службе. О документах для открытия транспортного бизнеса мы сегодня и расскажем.

Юридические документы

Если подходить к организации транспортного бизнеса с точки зрения законности, то при его организации нужно:

  1. Выбрать и арендовать помещение (если у вас нет своего здания, сооружения, офисного помещения). Если вы будете регистрировать ООО (Общество с ограниченной ответственностью) вам потребуются правоустанавливающие документы на помещение офиса компании и гарантийное письмо от собственника о предоставлении юридического адреса вновь созданной компании.
  2. Заключить комплект обязательных договоров, обеспечивающих функционирование офиса и фирмы в целом.
  3. Получить лицензию, если вы планируете перевозки в лицензируемом спектре рынка.

К обязательным относят договоры:

  • на поставку электроэнергии, воды, отопления;
  • вывоз ТБИ;
  • вывоз и утилизацию ртутных ламп;
  • периодические и предрейсовые медицинские осмотры водительского состава компании;
  • слив сточных вод;
  • стирку спецодежд работников (если она есть) и мягкого инвентаря.

Вам обязательно понадобится договор на поставку ГСМ и ТО машин вашего автопарка.

Лицензия или специальные разрешения на транспортные услуги понадобятся в четырех случаях:

  1. При перевозке негабаритных или тяжелых грузов (спецразрешение).
  2. При перевозке этилового спирта и нефасованного товара с содержанием этила от 25%, не предназначенного для пищевых целей (лицензия).
  3. При перевозке людей (более 8 человек) специально оборудованными транспортными средствами (лицензия).
  4. При работе на международных маршрутах (лицензия).

Для получения лицензии нужно собрать довольно объемный комплект документов:

  • заявление;
  • трудовые договоры с водителя и медицинским работником, имеющим право (лицензию) проводить предрейсовые медосмотры;
  • копии паспортов водительского состава;
  • копии прав водительского состава компании;
  • технические паспорта на ТС;
  • документы, подтверждающие возможность проводить регулярные ТО автотранспортных средств;
  • документы, подтверждающие возможность проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей;
  • нотариально заверенная выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
  • страховки ОСАГО;
  • талоны техосмотра автомобилей;
  • паспорт (копия) лица, ответственного за пассажирские перевозки (если планируется этот вид деятельности);
  • квитанция, подтверждающая уплату пошлины за лицензирование.

Набор документов, требующихся при лицензировании, определяется приказом Министерства транспорта от 4.07.2011 (с последними изменениями) №179.

Если вы планируете перевозить пищевые продукты, вам потребуется санитарный паспорт на автомобиль. У водителя должна быть правильно оформленная санитарная книжка.

После регистрации бизнеса (документы, требующиеся для регистрации, перечислены в пункте «Бухгалтерские документы») и получения лицензии (при необходимости), вы обязаны отправить уведомление в установленной форме о начале деятельности в Роспотребнадзор.

Разрешение на открытие офиса транспортной компании от СЭС или Госпожнадзора не требуется. Но это не значит, что не нужно заботиться о соблюдении санитарных и противопожарных нормативов. Опытные предприниматели советуют познакомиться с инспекторами вашего района, и привести помещение в соответствие с требованиями этих служб.

Бухгалтерские документы

Большинство документов, касающихся бухгалтерии, появятся после открытия предприятия. Поэтому в этом параграфе мы опишем пакет документов для регистрации бизнеса, открытия расчетного счета и регистрации ККМ (если вы планируете работать с наличными средствами).

Транспортные компании чаще всего регистрируются как ООО с уплатой налогов по системе ЕНВД или как акционерное общество (ОАО, ЗАО). Реже логистик-фирма открывается, как ПБОЮЛ или ИП. Начинающим предпринимателям, как оптимальную форму ведения бизнеса, рекомендуют открывать Общество с ограниченной ответственностью.

Для его регистрации вам потребуется предоставить в ФНС следующий комплект документов:

  1. Устав транспортной компании в последней редакции.
  2. Решение о добровольной организации общества.
  3. Протокол собрания учредителей.
  4. Гарантийное письмо собственника офисного помещения логистической фирмы, подтверждающее предоставление компании юрадреса.
  5. Копии паспортов учредителей.
  6. Квитанция об оплате госпошлины.
  7. Заявление в установленной форме.

Если вы решились заниматься индивидуальным предпринимательством в сфере логистики, вам нужно оплатить госпошлину и предоставить в ФНС квитанцию о ее уплате, ИНН предпринимателя, копию паспорта и заявление в установленной форме.

Для работы компании вам потребуется открыть расчетный счет. С этой целью директор транспортной организации должен посетить банк, имея на руках:

  • приказ о его назначении, подписанный учредителями;
  • документом, подтверждающим его личность;
  • выписку из Росстата;
  • выписку из ЕГРЮЛ;
  • свидетельство о регистрации предприятия в ФНС.

Если вы планируете работать с частными лицами и вести наличный расчет, потребуется купить онлайн кассу. Для законной работы кассы нужно заключить договор на обслуживание чипа-носителя фискальной информации, поставить кассу на баланс транспортной компании и зарегистрировать аппарат в ФНС.

Другие документы

При открытии транспортной компании вам придется вести кадровую документацию и журналы, которые при проверке может потребовать ГАИ, УГАДН, УФНС или другие проверяющие структуры.

Полный комплект документов будет зависеть от вида транспортной компании:

  • по перевозке пассажиров;
  • доставке непищевых грузов;
  • перевозки спирта и других веществ, требующих особых условий;
  • по транспортировке продуктов питания;
  • по доставке негабаритных грузов.

Вам обязательно понадобится комплект журналов:

Журналы регистрации инструктажей

Журналы учета

Рабочие журналы

на рабочем месте

ДТП

учета движения путевых листов

по выпуску автомобилей на линию.

нарушений ПДД водителями

учета ТО автомобиля

регистрации ПМО (медосмотров перед рейсами)

вводного

учета проверок контролирующими организациями

рейсов по ТД (транзитной декларации)

занятий с водительским составом

учета книжек МДП

расхода топлива, пробега а/м

учета иностранных разрешений

Кроме журналов нужны будут:

  • приказы, определяющие лицо, ответственное за пожарную безопасность на объекте (в офисе, на складе ГСМ, в автопарке);
  • распоряжения, регулирующие внутренний распорядок транспортной компании;
  • инструкции по поведению персонала во время пожара и других ЧС.

К кадровым документам относят: журнал учета трудовых книжек персонала, приказы о приеме, переводе на другую должность и увольнении работников, договоры с водителями, графики работы персонала и ухода сотрудников в отпуск, штатное расписание.

Обязательным атрибутом любой компании является Уголок потребителя (его наличие проверяет Роспотребнадзор). Это может быть информационный стенд, полочка с документами и т.д.

В набор обязательных документов для представления в Уголке потребителя относят:

  • книгу отзывов и предложения;
  • закон о защите прав потребителя;
  • график работы транспортной компании;
  • название логистической фирмы, правоустанавливающие документы, лицензии и сертификаты;
  • контакты руководства;
  • информация о службах, контролирующих работу транспортной компании с телефонами.

С полным комплектом документации, требующимся для открытия и нормальной работы компании по перевозке, можно ознакомиться у сотрудников контролирующих организаций.