Документы на подпись директору

В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель? Наталия Гуренкова, эксперт «УНП»

В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?

Договор подписал заместитель

Традиция ставить черту перед подписью заместителя существует уже давно. И так же давно она находится за рамками правового регулирования.

📌 Реклама

Еще в 1988 году Главархив СССР разъяснил, как быть, если отсутствует должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа. В приказе от 25.05.88 № 33 архивное ведомство установило, что в подобной ситуации в документе необходимо указать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Исправления можно внести чернилами или машинописным способом (например: «и.о.», «зам.»). Но недопустимо подписывать документы с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Сегодня действует еще один стандарт по оформлению документов: Унифицированная система организационно-распорядительной документации*. Правда, в этом стандарте ни слова не сказано о том, как должен подписаться заместитель. Но это не значит, что косая черта узаконена. Ведь приказ Главархива № 33 никто не отменял, и он продолжает действовать на территории РФ.

📌 Реклама

Поэтому в соответствии с действующими правилами делопроизводства заместителю необходимо поставить свою подпись и сделать ее расшифровку, если он визирует документ вместо генерального директора.

Но как быть, если в бухгалтерию поступит договор, который со стороны контрагента подписан с косой чертой?

Работа над ошибками

Сама по себе косая черта не лишит договор силы. Но если не будут указаны фамилия и должность лица, который его подписал, суд может решить, что это неустановленное лицо (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 15.07.02 № КГ-А40/4377-02). Контрагенты могут отказаться исполнять обязательства по такой сделке, ее могут не признать и налоговики. Это особенно неприятно если речь идет о договоре, по которому компания собирается учесть расходы для целей налогообложения прибыли и применить вычет по НДС.

📌 Реклама

Если вы получили договор с «косой чертой» от контрагентов, то необходимо попросить партнеров подтвердить полномочия лица, поставившего визу. В качестве подтверждения подойдет доверенность или, например, распорядительный документ о назначении лица исполняющим обязанности руководителя. Целесообразно предложить партнерам все же оформить сделку по действующим правилам. А именно: вписать в договор фамилию и должность лица, подписавшего договор, и ссылку на реквизиты документа, которым лицо уполномочено на совершение сделки. Лучше всего, если к договору будет приложена копия такого документа.

Есть еще один вариант. Если контрагент в последующем одобрит сделку, из-за косой черты можно не беспокоиться. О том, какие именно действия можно расценивать как одобрение сделки, сказано в пункте 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57. Партнера можно считать одобрившим сделку, если он полностью или частично оплатил товары, принял их для использования, полностью или частично уплатил санкции или другие суммы в связи с нарушением обязательства, реализует другие права и обязанности по сделке и т. д.

📌 Реклама

Особо о счетах-фактурах

Еще один важный документ, на котором должен ставить подпись руководитель: счет-фактура (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Что делать, если к вам поступит счет-фактура с косой чертой перед подписью? Как выяснила «УНП», в отделе косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России считают, что сама по себе косая черта перед должностью руководителя не приведет к отказу в вычете НДС.

Вместе с тем необходимо проверить, соответствуют ли требованиям налогового законодательства остальные условия, относящиеся к оформлению подписи. В пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что подписать счет-фактуру может любое уполномоченное лицо. Полномочия можно передать приказом по организации или доверенностью от имени организации.

Стандартные реквизиты бланка счета-фактуры предусматривают, что его подписывает руководитель. Минфин разъяснил, что, если документ подписывает другое лицо, его должность можно не указывать. Главное, чтобы была расшифровка подписи (письмо Минфина России от 16.06.04 № 03-03-11/97). Тем не менее не будет ошибкой, если лицо, подписавшее счет-фактуру от имени поставщика, укажет свою должность (письмо ФНС России от 20.05.05 № 03-1-03/838/8).

📌 Реклама

* ГОСТ Р 6.30-2003, утвержден постановлением Госкомстата России от 03.03.03 № 65-ст.

Право подписи генерального директора за главного бухгалтера — когда может возникнуть необходимость в передаче таких полномочий и что потребуется оформить, чтобы подпись директора за главбуха имела законную силу? Об этом расскажем в нашей статье.

Содержание

Что нужно оформить для того, чтобы директор мог подписывать документы за главбуха?

Передача права подписи генеральному директору от главного бухгалтера — такое явление нередко возникает в современных условиях хозяйствования. Характерна такая ситуация для малого бизнеса, когда директор совмещает свои полномочия с функциями главбуха.

Если директор при вступлении на должность указал в приказе, что принимает ведение бухучета на себя, оформлять приказы или доверенности специально на право подписи за главбуха не требуется, поскольку:

  • совмещать директорские функции с «главбуховскими» отдельным категориям коммерсантов позволяет п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
  • Как составить приказ или доверенность на предоставление права подписи документов, расскажут размещенные на нашем сайте статьи:

    Нюансы подписания документов генеральным директором за главбуха

    Проблемы могут возникнуть в том случае, если в форме документа предусмотрены одновременно 2 подписи: директора и главбуха (к примеру, счет-фактура, универсально-передаточный документ и др.). Заполнение обеих строк одинаковыми подписями может вызвать дополнительные вопросы у контрагентов или контролирующих органов.

    Если выяснится, что в штате фирмы есть главбух и в документе (в строке, предназначенной для его подписи) стоит расшифровка его фамилии, последствия могут быть следующими:

  • контрагенты попросят переделать документ, так как подпись и ее расшифровка не соответствуют друг другу;
  • Чтобы избежать недоразумений и не тратить время на доказывание правомерности подписи директора за главбуха, это право можно делегировать иному лицу (не генеральному директору), оформив доверенность или приказ.

    Разнообразную информацию о документах и требованиях к их подписанию см. в размещенных на нашем сайте статьях:

    Право подписи за главного бухгалтера может быть у генерального директора, если ведение бухучета он принял на себя. В остальных случаях это право лучше возложить на иное лицо, подтвердив такие полномочия доверенностью или приказом.

    Подписываем документ: что, где и как

    Каждый факт хозяйственной жизни организации сопровождается документом: накладной, письмом, приказом или платежкой. Но не всегда понятно, кто ставит подпись в таких документах. Ответим на несколько вопросов по этой теме.

    Главбух ушла в декрет? Передайте ЭЦП замещающему сотруднику

    Главный бухгалтер ушла в декретный отпуск. Вместо нее «Клиент-Банк» сейчас ведет ее заместитель. Может ли он использовать электронно-цифровую подпись главного? Нужно ли переделывать ЭЦП на нового человека или можно «передать» ЭЦП, оформив какой-нибудь документ?

    : Замещающий сотрудник может пользоваться ЭЦП главного бухгалтера. Для этого необходим

    • включить пункт о «передаче» ЭЦП в приказ о передаче заместителю полномочий на время декретного отпуска главного бухгалтера;
    • издать отдельный приказ о «передаче» ЭЦП заместителю главного бухгалтера.
    • При этом ответственность при использовании ЭЦП главбуха будет нести уже заместитель.

      Директор может передоверить право подписывать доверенности на получение ТМЦ другому лицу

      Наш директор собирается в отпуск. Все документы по приобретению и реализации товара (счета-фактуры, накладные, доверенности на получение ТМЦ) за него будут подписывать другие сотрудники. Достаточно ли указать на это в приказе?

      : Счета-фактуры подписываются руководителем либо уполномоченными на то приказом или доверенностью лицам Так что если за директора счета-фактуры подписывать будет другой сотрудник, то право подписи можно передать доверенностью или приказо

      В типовой накладной как при продаже, так и при покупке ТМЦ подпись руководителя не нужна — в ней расписываются материально-ответственные лица. Но если ваш директор все же подписывал эту первичку, то перед отпуском ему достаточно издать приказ о назначении лиц, ответственных за отгрузку и прием товар

      Доверенность от организации может быть выписана только ее руководителем или другим лицом, уполномоченным учредительными документами действовать от лица организации без доверенности, то есть лицами, сведения о которых внесены в организаци Поэтому удобнее всего, если директор заранее подпишет необходимые доверенности на получение ТМЦ на период своего отсутстви Или он может передоверить это право кому-то, выписав доверенность на право подписания доверенностей на получение

      Главбух может утверждать авансовый отчет

      Может ли главный бухгалтер подписать авансовый отчет вместо руководителя?

      : Да, может.

      В авансовом отчете руководитель ставит свою подпись под словами «Утверждаю отчет в сумме. «, тем самым подтверждая, что расходы по авансовому отчету — как говорится, на благо организации. Так что если директор решил доверить эту миссию главбуху, то нужно оформить:

    • приказ о делегировании полномочий на утверждение авансовых отчетов;
    • доверенност

    Договоры, подписанные квалифицированной ЭЦП, имеют юридическую силу

    Надо ли договоры, заключенные на Портале поставщиков, распечатывать и заверять печатью организации и подписями руководителей? Или достаточно того, что они заверены ЭЦП?

    О том, как подписываются электронные договоры, можно узнать: Портал поставщиков > Инструкция пользователя Портала поставщиков > Регистрация на Портале поставщиков

    : Ставить «живые» подписи и печать на договоре, заключенном на Портале поставщиков, необязательно. Такие электронные договоры подписываются усиленной квалифицированной электронной цифровой подпись Договор, подписанный квалифицированной ЭЦП, признается равнозначным договору на бумажном носителе, подписанному «живой» подписью и заверенному печатью.

    Однако если между вами и вашим контрагентом был заключен договор с условием, что вы обменяетесь бумажными версиями договора и заверите их печатями и подписями, то это условие вам необходимо будет соблюст

    Не все юрлица могут возложить обязанности главбуха на руководителя

    Главный бухгалтер уволился, и его функции исполняет штатный бухгалтер, но без права подписи. Брать нового главбуха организация не планирует. Можно ли, имея в штатном расписании единицу главного бухгалтера, возложить руководство бухгалтерией на генерального директора? И как это правильно сделать?

    : Да, это возможно, но только если ваша организация относится к малому или среднему бизнесу и не входит в перечень из ч. 5 ст. 6 Закона «О бухгалтерском учете» (в него включены, например, организации, отчетность которых подлежит обязательному аудит

    У вас есть два варианта, как возложить руководство бухгалтерией на директора.

    ВАРИАНТ 1. Совмещение должностей. Для этого с гендиректором заключается допсоглашение к трудовому договору с указанием выполняемых обязанностей и размера доплаты за совмещени И издается приказ в свободной форме с формулировкой «. принимаю исполнение обязанностей по должности главного бухгалтера на

    ВАРИАНТ 2. Внутреннее совместительство. В этом случае составляется отдельный трудовой договор с гендиректором c указанием продолжительности рабочего времени и порядка расчета денежного вознаграждения за совместительств После чего издается приказ на внутреннее совместительство по стандартной форме (или по самостоятельно разработанной форм

    Если предприниматель «один за всех», то в графе «Главный бухгалтер» ТОРГ-12 он расписывается сам

    Я индивидуальный предприниматель, учет веду сам, без бухгалтера. Должен ли я расписываться в графе «Главный бухгалтер» товарной накладной?

    : Если вы сами ведете учет, то в графе «Главный бухгалтер» товарной накладной должна стоять ваша подпис

    Главбух доверенности не подписывает

    В нашей организации сотрудникам были выданы доверенности на подписание первичных документов сроком на 1 год. В момент выписки и заверения доверенностей произошла смена главного бухгалтера. Должен ли новый бухгалтер завизировать эти доверенности?

    : Нет. Доверенность выдается руководителем организации или другим лицом, уполномоченным на то учредительными документам А значит, подпись главного бухгалтера на таких доверенностях ставить не нужно.

    Факсимиле на финансовых документах не ставим

    У генерального директора есть факсимиле. На каких документах можно ставить факсимиле на законных основаниях — доверенностях, кассовой книге, счетах-фактурах, платежках, ведомостях, письмах, договорах, декларациях?

    : Факсимильную печать нельзя ставить на следующих документах:

  • доверенностя
  • банковских документах (платежках, ордерах на сдачу наличны
  • расчетных, платежных и расчетно-платежных ведомостя
  • кадровых документах (приказах, трудовых книжках, трудовых договора
  • декларация
  • кассовой книге и
  • счетах-фактура
  • договорах, подлежащих госрегистрации (например, договоре купли-продажи недвижимост
  • То есть получается, что факсимиле можно использовать при обмене документами (письмами, актами, счетами на оплату, спецификациями и пр.) между вами и вашим бизнес-партнером в рамках заключенного с ним договор Но только в том случае, если с этим контрагентом вы подписали «живой» подпись

  • договор, предусматривающий возможность применения клише-печати;
  • соглашение об использовании факсимиле.
  • Указание в документах «и. о. руководителя» недопустимо

    Наш директор собрался в отпуск. Чтобы его обязанности во время отпуска исполнял другой сотрудник, директор подписал приказ о выполнении дополнительной работы в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника. Нужно ли временно исполняющему обязанности руководителя сотруднику при подписании кадровых и первичных документов указывать «и. о. директора»?

    : Нет, так делать нельзя.

    Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов организации установлены ГОС И хотя он и носит рекомендательный характер, его можно применять при оформлении документов. В нем указано, что при заполнении реквизита «Подпись» в документах нужно указывать, в частности, наименование должности лица, подписавшего докумен В вашем случае должность директора остается за отдыхающим в отпуске руководителем, а его обязанности исполняет другой сотрудник организаци При этом основная должность замещающего сотрудника не меняется. И именно ее он должен указать при заполнении реквизитов «Наименование должности» в кадровых, первичных и прочих управленческих документах организации.

    Например, на время отпуска директора ООО «Символ» его полномочия были переданы замещающему его главному инженеру О.Р. Иванову. Во всех управленческих документах строка, в которой предусмотрена подпись руководителя, будет выглядеть так:

    Может ли директор расписаться в счете-фактуре вместо главного бухгалтера?

    В Вашем случае, если Главный бухгалтер есть в штате, но временно отсутствовал по причине временной нетрудоспособности, то Руководитель по приказу обязанности может возложить на себя, но при этом в документах он будет расписываться исключительно один раз.

    Cогласно ст. 169 НК РФ счет-фактуру подписывает и руководитель и Главный бухгалтер и в одном и другом случае может также уполномоченное лицо, но при этом должен быть в этом случае Приказ либо доверенность. которая дает права подписывать такого рода документы.

    На случай, если Руководитель возложил обязанности на себя. то он один раз расписывается, а на тот момент когда выйдет Главный бухгалтер, то уже в счет-фактуре будет две подписи Руководитель и Главный бухгалтер.

    Насчет считается ли ошибкой, если Руководитель исполнял обязанности Главного бухгалтера и расписался за него и в итоге его подпись фигурировала дважды в счет-фактуре в нормативных актах я таких ограничений не видела.

    Если директор возложил на себя обязанности главного бухгалтера, то он и должен расписываться и за директора и за главного бухгалтера. При этом и там и там должна быть расшифрована именно его фамилия, а не главного бухгалтера.

    Если в счете-фактуре указана фамилия главного бухгалтера, но никто там не расписался, то налоговики вправе считать этот счет-фактуру дефектным, поскольку отсутствует подпись главного бухгалтера. Который, кстати, фигурирует в базе ИФНС (они это проверяют автоматически).
    Да, потом можно будет доказать. что всё нормально, что директор на время болезни главного бухгалтера исполнял его обязанности и что он же расписался там, где директор.
    Но это уже в рамках возражений по Акту проверки или оспаривания Решения ИФНС.

    Полегче, если директор распишется в двух местах, в том числе за главбуха, а фамилия главбуха останется прежней. Налоговики просто запросят копию приказа о возложении на себя обязанностей главбуха.

    Поэтому самый оптимальный вариант:
    — директор подписывается за себя;
    — директор подписывается за главбуха, исправив там фамилию на свою, и делает пометку «в соответствии с приказом _____».
    И копию приказа прикладывает к счету-фактуре.

    Может ли генеральный директор подписывать первичные документы за главного бухгалтера?

    Цитата (Как правильно делегировать право подписи налоговой отчетности, счетов-фактур и бухгалтерской «первички»?): Подписание первичных и денежных документов
    Правила оформления бухгалтерских документов регламентируются уже не налоговым, а бухгалтерским законодательством. Так, составлению «первички» посвящена статья 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). В ней сказано, что документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления.

    Чуть больше конкретики содержится в пункте 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Эта норма гласит, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

    Получается, что для предоставления тому или иному лицу права подписи «первички» достаточно включить это лицо в соответствующий перечень, утвержденный приказом или распоряжением руководителя организации. Никаких дополнительных документов (в частности, доверенности) не требуется.

    Аналогичным образом решается вопрос с подписанием денежных и расчетных документов — перечень лиц, уполномоченных проставлять свою подпись на таких документах, утверждается руководителем организации. Обычно этот перечень является приложением к учетной политики организации.

    Заметим, что на практике подобная простота делегирования права подписи первичных документов может сыграть с организациями злую шутку. Как известно, в настоящее время формы большинства первичных документов можно разрабатывать самостоятельно (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ; см. «Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать»). Но зачастую организации предпочитают использовать привычные унифицированные формы, утвердив их в качестве применяемых форм первичных учетных документов. При этом совершенно не учитывается, что в унифицированных формах уже имеются специальные поля для проставления подписей уполномоченных лиц. В итоге получается, что право подписи первичного документа приказом по организации предоставлено, например, заведующему складом, а утвержденная для использования в организации форма первичного документа содержит реквизит «Главный бухгалтер, подпись». Соответственно, завскладом заполнить такой документ не сможет.

    Поэтому в случае с «первичкой» главное правило — обеспечить корреляцию между формами документов, утвержденными в организации, и перечнем лиц, имеющих право их подписывать. Для этого все реквизиты, связанные с подписью, лучше сделать нейтральными. Например, можно использовать такие фразы: «Подпись уполномоченного лица» либо «Руководитель или иное уполномоченное лицо».

    Это, кстати, позволит избежать проблем при подписании тех первичных документов, которые, согласно установленному в организации порядку, требуют обязательного проставления автографа руководителя или главбуха. В случае отсутствия этих лиц на работе (отпуска, болезни и т.п.) достаточно будет оформить приказ или другой распорядительный документ по организации, который позволит, например, главбуху подписывать «первичку» за руководителя, или наоборот.

    Право подписи генерального директора за главного бухгалтера

    Право подписи генерального директора за главного бухгалтера — когда может возникнуть необходимость в передаче таких полномочий и что потребуется оформить, чтобы подпись директора за главбуха имела законную силу? Об этом расскажем в нашей статье.

    Что нужно оформить для того, чтобы директор мог подписывать документы за главбуха?

  • возможность генерального директора действовать без доверенности от имени компании закреплена законодательством (ст. 69 закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 3 ст. 40 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ);
  • Оформить приказ или доверенность на право подписания каких-либо документов потребуется обязательно, если возникнет прямо противоположная ситуация — главбух расписывается за директора (при его отсутствии по причине болезни, отпуска, командировки и др.).

    Как составить приказ или доверенность на предоставление права подписи документов, расскажут размещенные на нашем сайте статьи:

    Нюансы подписания документов генеральным директором за главбуха

    Если директор приказом возложил функции ведения бухучета на себя, каждому задавшему вопрос о правомерности такой формы подписания документа необходимо предъявить данный приказ.

  • у контролирующих органов возникнут претензии к документу, составленному с нарушениями, и в некоторых случаях, например при подтверждении вычета по НДС, правомерность такой формы подписания документов придется доказывать в суде. К примеру, в бумажном варианте счета-фактуры подпись главбуха обязательна (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 27.08.2019 № 03-07-09/42854).
  • Разнообразную информацию о документах и требованиях к их подписанию см. в размещенных на нашем сайте статьях:

    Право подписи за главного бухгалтера может быть у генерального директора, если ведение бухучета он принял на себя. В остальных случаях это право лучше возложить на иное лицо, подтвердив такие полномочия доверенностью или приказом.

    Обычно работу первого руководителя с документами выстраивает личный помощник. Именно от него (а чаще – от нее) зависит, когда на стол к директору попадут и будут рассмотрены входящие письма и когда исполнители получат исходящие и внутренние документы с подписью директора.

    Правило, действующее всегда и везде: культура обращения с документами в организации зависит от того, как обращается с ними первый руководитель. Если он считает, что по важным вопросам нужно звонить, а не писать, то помощник должен настроиться на преодоление серьезных препятствий при выстраивании системы делопроизводственной работы. Основным препятствием будет сам директор, который искренне не понимает, почему он должен рассматривать и подписывать ежедневно целую гору бумаг. Обычно этим грешат руководители-«технари». Метод «борьбы» здесь один – постепенно и методично доносить до шефа, что работа с документами имеет не меньшее значение, чем производственная деятельность. Рано или поздно директор «перевоспитается» или, по крайней мере, смирится с этой нудной обязанностью, в крайнем случае – передаст полномочия по рассмотрению и подписанию другим топ-менеджерам.

    Сбор и подача документов на рассмотрение

    Как минимум один раз в день директору на стол нужно класть папку «На подпись».

    Сбор документов на рассмотрение и подпись директора должен происходить при минимальном участии помощника. Лучше всего использовать обыкновенный лоток для бумаги, который будет находиться у секретаря общей приемной или канцелярии (если она есть). Время от времени помощник лично забирает накопившееся в лотке или ему приносит документы кто-то из коллег. Главное, чтобы даже отсутствие помощника руководителя не влияло на передачу сотрудниками документов на подпись.

    При небольшом объеме документов подавать их на рассмотрение можно один раз в день, во второй половине, за полтора-два часа до окончания рабочего дня. Все накопленное за день в лотке «на подпись» помощник предварительно внимательно просматривает и отделяет друг от друга:

    • входящие документы;
    • документы кадрового делопроизводства;
    • внутренние документы и проекты исходящих документов.

    Обратите внимание!

    В зависимости от деятельности компании этот список может быть дополнен специфической документацией: проектами, схемами и т.п.

    Входящие документы должны быть просмотрены в день поступления. Среди них могут быть запросы проверяющих и контролирующих организацию государственных органов, содержащие довольно короткие сроки исполнения, тянуть с рассмотрением которых нельзя, или письма от физических лиц, порядок обращения с которыми регулируется специальным законодательством.

    Документы кадрового делопроизводства – это отдельная, отличная от управленческой, система документации. Копить такие документы нельзя, и подписывать лучше в день создания, тем более что ими часто оформляются денежные расчеты с работниками. Жизнь есть жизнь, и если завтра руководитель уйдет на больничный, то оставшиеся неподписанными документы по личному составу могут создать для компании лишние проблемы.

    Внутренние документы и проекты исходящих писем – самая «безопасная» категория из рассматриваемых нами, но это не означает, что они могут подождать. Не могут: именно они обеспечивают производственные и бизнес-процессы компании.

    Учитывать ли переданные руководителю на рассмотрение и подпись документы? Если да, то как?

    Лучше учитывать. К сожалению, у помощника не всегда есть на это время, но статистика неумолима: чем больше документов поступает в приемную, тем выше вероятность того, что рано или поздно один из них потеряется. По закону подлости это обязательно будет нечто очень важное и с трудом подлежащее восстановлению.

    Учитывать документы, переданные директору на подпись, можно и вручную. Не обязательно разрабатывать для этого специальную табличную форму, тем более выдумывать отдельную систему нумерации (последнее не только бессмысленно, но и вредно), – достаточно толстой тетради и шариковой ручки. В тетрадь секретарь коротко запишет идентификационные данные документа (или проекта документа), а когда директор вернет стопку бумаг – отметит каждую из них галочкой и укажет, кому этот документ или проект передан.

    Если документ поступил после того, как директор получил свою папку «На подпись», то он будет ждать следующего дня. Эту позицию помощнику придется отстаивать жестко, чтобы приучить коллег к дисциплине. Исполнители должны знать: если документ должен попасть к директору сегодня, то принести в приемную его нужно до 16 часов, и ни минутой позже. Это не прихоть помощника, а распорядок рабочего дня первого лица организации. Руководитель не может отвлекаться на каждый документ, в норме он уделяет им время один раз в день.

    Рассмотрение документов

    Помощник должен знать позицию директора по разным вопросам деятельности организации. Это один из маркеров его профессионализма, ведь грамотный помощник может предсказать мнение своего шефа относительно любого производственного вопроса. Фундамент этого знания – совместное рассмотрение документов, во время которого помощник:

    • получает информацию обо всех актуальных проблемах и задачах организации;
    • при необходимости в режиме реального времени получает от руководителя задания, что сделать по тому или иному вопросу;
    • может немедленно вызвать или соединить директора с кем-то из работников, что значительно ускоряет решение текущих задач;
    • имеет время для того, чтобы отметить рассмотренные директором документы в своей учетной тетради или блокноте и тем самым гарантировать то, что они не потеряются.

    Передача документов исполнителям

    Если есть возможность, то постановку задач, регистрацию и передачу документов исполнителям помощник должен делегировать делопроизводителям или другим секретарям. Иначе в распорядке рабочего дня помощника образуется значительный перекос в сторону ДОУ, а эта деятельность (как бы важна она ни была) –лишь одна из составляющих его расписания.

    Рассмотренные руководителем документы можно разделить на две части:

    1) те, по которым нужно поставить задачи исполнителям (возможно, взять на контроль);

    2) те, что нужно просто передать их авторам для дальнейшей работы.

    Вероятно, многие из документов второй группы предварительно нужно будет зарегистрировать.

    Приоритет в обработке – за документами, которые будут поставлены на контроль и отправятся исполнителям в качестве заданий. Документами другой группы можно заниматься, когда удастся выкроить для них пару часов или по запросу исполнителя, явившегося за переданным директору документом. Для документов, которые готовы и могут быть переданы исполнителям, рекомендуется завести специальные лотки или шкаф (полку) с секциями. Каждая секция будет соответствовать конкретному структурному подразделению, работники которого сами приходят и забирают свои документы. Располагаются такие шкафы обычно в канцелярии или в специально выбранном и огороженном помещении компании, где ограничен доступ посторонних. В приемной первого лица организации им, конечно, не место.

    Так ли срочно, как кажется?

    Далеко не каждый документ, который исполнитель принес в приемную бегом и со словами: «Подпишите у директора, это очень срочно!», нужно немедленно нести на подпись. Как показывает опыт, очень часто срочность обусловлена не тем, что без этой подписи встанет производство, а тем, что сегодня – последний день исполнения документа, и если автор не зарегистрирует его до конца дня, то получит «просрочку». Помощник, во-первых, должен знать, какие документы и темы являются действительно важными и срочными, а во-вторых, внимательно просматривать каждый документ, который принесли директору на рассмотрение или на подпись. Перечень срочных и проблемных вопросов всегда оговаривается с директором, а единый порядок подачи срочных документов на подпись устанавливается для всех исполнителей и закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

    Взаимодействие с канцелярией

    Если помощник руководителя не единственный воин на полях делопроизводства и в компании есть канцелярия или сотрудник, который отвечает за прием документов, очень важно определить с ним порядок взаимодействия в некоторых ситуациях, в частности:

    • при поступлении письма со сроком, который истекает сегодня или завтра;
    • при поступлении срочного документа тогда, когда директор уже получил свою папку «На подпись»;
    • при краткосрочном или долговременном отсутствии помощника.

    Если руководителей несколько…

    Распространенная практика на российских предприятиях: на несколько топ-менеджеров приходится всего один помощник, который должен поддерживать документационное обеспечение деятельности каждого из них. Выше мы описали примерный сценарий поведения помощника генерального директора. Если же помощник один, а директоров несколько, то действовать приходится по-другому.

    Предлагаем помощнику вспомнить старый, несколько хамоватый, зато действенный принцип: «Вас много, а я одна». Только грамотное распределение его сил способно обеспечить выполнение всех функций и нормальную работу приемной.

    В этой ситуации помощнику рекомендуется подойти к каждому из подопечных директоров и оговорить с ним желаемую форму работы. У каждого из руководителей собственный стиль управления: один привык начинать каждое утро с оперативного совещания, за час до которого он рассматривает поступившие документы, чтобы можно было задать все вопросы подчиненным сразу же на планерке. Второй живет в вечном цейтноте, и у него нет целого часа на рассмотрение документов, зато он может подписывать по несколько документов в течение дня… Все эти особенности и требования нужно собрать и учесть, после внести в единый график передачи документов на подпись. График можно повесить на стене в приемной или в канцелярии – там, где стоят лотки или боксы для сбора документов директоров этой приемной (см. Пример).

    Все остальные принципы работы с документами тандема «директор–помощник» остаются прежними, и количество директоров на одного секретаря уже не играет особой роли. Помощник должен по минимуму участвовать в сборе документов на рассмотрение/подпись и распределении рассмотренных дел и по максимуму – в самом процессе. К сожалению, при работе с несколькими руководителями помощнику не удастся присутствовать при рассмотрении документов каждым из них – не может же он раздвоиться. Но если есть возможность, то поучаствовать нужно, хотя бы по очереди – чтобы быть в курсе происходящего и помогать оперативно решать вопросы.

    Если помощник руководителя изначально работал с генеральным директором, а потом получил других «топов», что называется, в нагрузку, то о приоритетах и говорить нечего: в первую очередь исполняются поручения генерального директора, а уже потом, по остаточному принципу, – его заместителей или директоров по направлениям. Просрочки и нехватка времени помощника на всех директоров здесь неизбежны, поэтому это не самый эффективный способ организации работы приемной.

    Высший пилотаж – внести правила работы с документами каждого из директоров в регламенты организации, как вариант – в инструкцию по делопроизводству, например:

    7. Прием, обработка, регистрация и рассмотрение поступающей корреспонденции

    7.18. Зарегистрированные СДОУ документы передаются на рассмотрение генеральному директору Общества или директорам по направлениям деятельности Общества (далее – Руководству).

    7.19. Передача документов на рассмотрение Руководству осуществляется ежедневно:

    – генеральному директору – ежедневно, не позднее 16:00;

    – заместителю генерального директора по правовым вопросам – ежедневно, не позднее 16:00;

    – заместителю генерального директора по безопасности – ежедневно (внутренние документы – не позднее 10:00, входящие – не позднее 17:00);

    – директору по реализации готовой продукции – ежедневно, в течение дня;

    – финансовому директору – ежедневно, не позднее 17:00;

    – главному бухгалтеру – ежедневно, не позднее 9:00;

    – директору по производству – ежедневно, два раза: не позднее 12:00 и не позднее 17:00.

    7.20. Документы, требующие немедленного рассмотрения, могут быть переданы Руководству немедленно после передачи в приемную.

    Приведем блок-схему процесса передачи документов на рассмотрение руководителю. В условной организации, в которой происходит этот процесс, помимо помощника работает делопроизводитель. В отсутствие делопроизводителя его функции выполняет помощник.

    «Рождение ребенка не повод ставить штамп в паспорте», — так думают многие современные пары, и, даже узнав о беременности женщины, не спешат официально регистрировать свои отношения. По данным Росстата, численность зарегистрированных браков от года в год сокращается, при этом рождаемость увеличивается, а это означает, что все больше детей в России рождается вне брака. Раньше таких детей называли незаконорожденными, сейчас же они имеют равные права с детьми, рожденными в зарегистрированной семье. Правда, для оформления ребенка, чьи родители не расписаны, нужно разбираться в некоторых юридических аспектах, о которых мы расскажем в этой статье.

    Материнство всегда устанавливается по факту рождения и подтверждается соответствующим медицинским документом, а вот с установлением отцовства дело обстоит сложнее. Если родители ребенка состоят в официально зарегистрированном браке, то по заявлению любого из них (достаточно подписи одного супруга) ребенка записывают в книгу рождений.

    В случае если родители не состоят в официально зарегистрированном браке или у отца ребенка другая семья, запись об отце ребенка вносится по совместному заявлению отца и матери ребенка, или по заявлению отца ребенка. В случае разногласий или отказа от признания ребенка, отец записывается согласно решению суда после установления отцовства.

    Важно отметить, что даже если брак уже официально расторгнут и ребенок родился в течение трехсот дней с момента расторжения брака, отцом ребенка признается супруг матери (теперь уже бывший), если не будет доказано иное. Какую фамилию будет носить ребенок, родители решают совместно, а в случае разногласий по этому вопросу, решение примет орган опеки и попечительства.

    Через суд придется доказывать и отцовство в том случае, если отец ребенка умер до его рождения, а брак не был зарегистрирован. В этом случае суд будет учитывать свидетельские показания, наличие совместного хозяйства и совместно нажитого имущества, и другие детали, указывающие на то, что родители ребенка жили вместе. Когда отцовство будет установлено, ребенок будет иметь равные права с другими детьми умершего, в том числе и претендовать на долю наследства.

    Тонкости оформления

    Заявление о рождении ребенка должно быть сделано в ЗАГСе не позднее чем через месяц со дня рождения ребенка, а для подачи заявления об установлении отцовства конкретный срок не предусмотрен, так как такое заявление может быть подано как при государственной регистрации рождения ребенка, так и после. В случае, если отец ребенка не согласен признавать отцовство (о чем говорили выше) или если мать не согласна на его регистрацию в качестве отца своего ребенка, то отцовство может быть установлено в судебном порядке по заявлению как отца, так и матери. Законодатель предусмотрел возможность подачи предварительного заявления об установлении отцовства еще в период беременности матери ребенка, при наличии обстоятельств, дающих основания предполагать, что подача совместного заявления об установлении отцовства может оказаться после рождения ребенка невозможной или затруднительной.

    Нужно ли вообще оформлять отцовство?

    Если отец ребенка не хочет признавать отцовство, то перед тем, как идти в суд, женщине стоит спросить себя, а действительно ли она хочет оформить это отцовство? Дело в том, что в дальнейшем у нее могут возникнуть проблемы, например, с вывозом ребенка за границу: всякий раз ей придется обращаться к отцу за письменным разрешением на вывоз несовершеннолетнего за пределы РФ.

    При этом, если мужчина уклоняется от общения с ребенком, суд сможет обязать его выплачивать алименты, но заставить общаться с малышом и участвовать в его воспитании не сможет.

    Как оформить ребенка, родившегося без отца?

    К сожалению, в жизни случаются ситуации, когда женщина не знает, кто отец ее ребенка, либо ребенок рожден от случайной связи. Процедура его оформления полностью идентична, с той лишь разницей, что по заявлению матери ребенка в графе «Отец» ставят прочерк, что никак не влияет на его права.

    В 11 главе Семейного кодекса Российской Федерации подробно перечислены и раскрыты все основополагающие права ребенка, в их числе:

    1. Право жить и воспитываться в семье, включая право знать своих родителей, право на их заботу, право на совместное с ними проживание и обеспечение его интересов, всестороннее развитие, уважение его человеческого достоинства;

    2. Право ребенка на общение с обоими родителями, дедушкой, бабушкой, братьями, сестрами и другими родственниками;

    3. Право ребенка на защиту, как со стороны своих родителей, так и со стороны органов опеки и попечительства;

    4. Право ребенка выражать свое мнение при решении в семье любого вопроса, затрагивающего его интересы;

    5. Право ребенка на имя, отчество и фамилию. Имя ребенку дается по соглашению родителей, отчество присваивается по имени отца. Фамилия ребенка определяется фамилией родителей. При разных фамилиях родителей ребенку присваивается фамилия отца или фамилия матери по соглашению родителей. При отсутствии соглашения между родителями относительно имени и (или) фамилии ребенка возникшие разногласия разрешаются органом опеки и попечительства;

    6. Ребенок имеет право на получение содержания от своих родителей и других членов семьи включая все свои личные имущественные права, то есть являться собственником какого-либо имущества.

    Самое главное — знать, что незарегистрированные отношения, расторжение брака, признание его недействительным или раздельное проживание родителей не влияют на права ребенка. Также не существует абсолютно никакой разницы в правах, их объеме и обязательности соблюдения у детей, родившихся в законном браке у двух родителей, и у детей, родившихся в неполной семье с одним родителем. Для закона, семьи, государства существует одинаковая степень ответственности за судьбы наших самых маленьких членов общества, и разделение их по принципу рождения или происхождения совершенно невозможно, а соблюдение и защита их прав становятся общей целью для всех граждан нашей страны!

    Иван Долгов

    Руководители крупных организации, имеющие в подчинении секретаря, обычно не любят, когда их работу прерывают внезапные просьбы о срочной подписи документов. Всему свое время, поэтому все поступающие акты и другие бумаги, требующие резолюции руководства, поступают исключительно помощнику.

    Чтобы бумаги не потерялись в рабочей суете и поступили на подпись вовремя, для их хранения принято использовать специальную адресную папку.

    Некоторые руководители серьезно подходят даже к таким мелочам и вместо покупки стандартного изделия заказывают папку по индивидуальному дизайну, чаще всего, соответствующему корпоративному стилю. Такой ход подчеркивает строгость, ответственность и исполнительность руководителя.

    Особенности индивидуального заказа

    В «Норгис Пресс» вся продукция производятся с учетом мельчайших требований заказчика, благодаря чему на выходе получается качественный, уникальный продукт.

    Несмотря на то, что адресная папка является достаточно простым предметом, многие не догадываются, насколько широкие возможности оформления открывает современное производство, поэтому на этом моменте стоит остановиться подробнее.

    Оформление обложки

    Обложка – это «лицо» папки, поэтому к ее оформлению необходимо подходить с определенной ответственностью.

    Самый простой способ оформления – печать изображения на обложке. Полноцветная печать позволяет разместить на папке не только логотип, но и любое изображение в отличном качестве.

    Многие директора отдают предпочтение изделиям? Отделанным натуральной или эко-кожей. Этот материал отличается высокой износостойкостью и прекрасным внешним видом.

    По желанию, можно создать комбинированную обложку, сочетающую несколько кусков кожи разного цвета.

    На лицевую часть адресной папки часто наносится логотип компании или указывается лицо, которому направляются бумаги. Всю информацию можно нанести краской или выполнить тиснением. Последний вариант отлично смотрится на кожаной обложке.

    К слову, в «Норгис Пресс» выполняется не только простое тиснение, но и тиснение фольгой. Фольгированный логотип и текст отлично выделяются на фоне темной обложки.

    Внутренняя сторона не обязательно должна быть оформлена тем же материалом, что и внешняя. Чаще всего для выклейки применяется эфалин – плотная текстурированная бумага, но могут использоваться и другие материалы.

    Дополнительные элементы

    Придать изделию законченный вид и сделать его удобным в использовании помогут дополнительные элементы.

    Одним из них является прошивка. Она может быть выполнена как по периметру обложки, так и на стыках отдельных кусков кожи. В первом случае помимо декоративной функции прошивка отвечает еще и за долговечность изделия.

    Если вы хотите разместить на обложке папки для подписи логотип с тиснением фольгой, обратите внимание на другой элемент оформления – металлические уголки. Они отлично сочетаются с фольгированием и защищают углы папки от истирания при ежедневном использовании.

    Для удержания бумаг используются специальные крепежные элементы. Это может быть резинка, зажим или уголки, а при желании папку можно оснастить и карманом.

    Также для больше сохранности документов изделие можно снабдить хлястиком-застежкой с кнопкой или магнитом.

    И последний элемент, которым по желанию может дополняться папка на подпись – это петля для ручки, чтобы она всегда была под рукой при подписании срочных бумаг.

    Где купить папку на подпись?

    В «Норгис Пресс» вы можете заказать изготовление адресных и поздравительных папок с уникальным дизайном, в котором смогут свободно сочетаться любые из вышеперечисленных приемов оформления.