Документы при отгрузке

Какой комплект документов готовить в разных ситуациях доставки товара

Лектор семинара: Д. Водчиц, ведущий юрисконсульт КСК Групп

Журнал «Семинар для бухгалтера» № 7/2012

Раздаточный материал к семинару

План вебинара:

1. Доставка товара силами поставщика или покупателя.

2. Доставка товара привлеченным перевозчиком.

3. Доставка товара экспедиторами.

Мы обсудим очень важный для бухгалтера вопрос – правильное оформление документов по доставке товара. Я хочу отметить, что интерес налоговиков к этой теме только растет. Если прежде во время проверки налоговые инспекторы чаще всего во главу угла ставили вопросы должной осмотрительности по отношению к поставщикам, то на настоящий момент налоговые инспекции и суды все больше внимания уделяют реальности хозяйственных операций.

Реальность операции будем рассматривать на примере поставки товара. Необходимо помнить, что инспекторы могут проверить реальность доставки товара как на этапе покупки, так и на этапе продажи. Вследствие этого я взял за правило лишний раз напоминать клиентам, что необходимо внимательно отслеживать документы, подтверждающие транспортную логистику.

Споры по поводу необходимости обязательного оформления ТТН по форме 1-Т наряду с оформлением ТОРГ-12 давно утихли. Постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272 утверждены Правила перевозки грузов автомобильным транспортом и создана новая форма транспортной накладной. Она служит исключительно для подтверждения заключения договора перевозки. И хотя арбитражная практика по вопросу применения транспортной накладной пока скудна, от бухгалтеров поступает множество вопросов по применению данных правил и новой формы транспортной накладной. В связи с тем, что старая форма накладной не отменена, многие сомневаются, можно ли применять обе формы. На самом деле позиция Минфина не обязывает применять обе формы, но и не ограничивает применением только какой-то одной (письмо Минфина России от 17 августа 2011 г. № 03-03-06/1/498. – Примеч. ред.). Одна форма не исключает другую.

Однако если компания привлекает стороннего перевозчика, то в обязательном порядке должна быть оформлена транспортная накладная по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272.

Ситуация № 1. Доставка товара силами поставщика или покупателя

Разберемся, как же все-таки подтвердить реальность операции по поставке товара при разных вариантах доставки ТМЦ. Начнем с ситуации, когда доставка товара осуществляется силами поставщика или покупателя.

Если обязанность по доставке лежит на поставщике, то покупателю фактически не важно, каким образом поставщик доставит товар. Допустим, поставщик доставляет ТМЦ собственным транспортом, то есть без привлечения стороннего перевозчика. Тогда рекомендованный комплект документов, который должен быть на руках у поставщика, будет следующим:

– договор поставки;

– ТОРГ-12 ;

– доверенность на представителя грузополучателя (покупателя), которому были переданы ТМЦ;

– путевой лист.

Для чего так важно оформлять доверенность? Конечно, для подтверждения выполнения обязанности по доставке товара. В свою очередь, путевой лист обязателен для подтверждения факта, что водитель действительно выезжал на рейс. Кроме того, путевой лист понадобится для списания в расходы по налогу на прибыль ГСМ.

Почему вообще я акцентирую внимание на правильном комплекте документов у поставщика?

Однодневки

Практика показывает, что инспекторы могут оспорить реальность доставки не только со стороны покупателя, но и со стороны поставщика. По их мнению, недобросовестные налогоплательщики такими операциями пользуются для построения налоговых схем: поставщик поставляет по заниженной стоимости товар, а наценка происходит уже на следующих звеньях цепи. Таким образом, товар реализуется по заниженной стоимости, а налоговая нагрузка падает не на поставщика, а на покупателя товара, которым зачастую выступает однодневка. Налоговики склоняются к тому, что в этом случае поставщик становится выгодоприобретателем, который уклоняется от налогов, занижая цену поставки.

Налоговые инспекторы по таким категориям дел признают выручку, поступившую от покупателя-однодневки, внереализационным доходом поставщика.

Если доставка осуществляется силами поставщика без привлечения перевозчика, то я рекомендую оформить ТТН по форме 1-Т. Ко всему прочему для компании это будет лишним поводом привлечь водителя к ответственности в случае потери груза. Потому что именно в этом документе отражаются перечень товара, который должен быть доставлен, его стоимость, адрес доставки.

Рассмотрим комплект документов, который должен быть на руках у покупателя:

– договор поставки товара;

– ТОРГ-12;

– копия путевого листа на водителя поставщика;

– доверенность на представителя поставщика, передавшего ТМЦ.

Путевой лист

Копия путевого листа необходима в подтверждение того, что водитель – это действительно водитель поставщика. Если товар будет передан водителем третьего лица, то скорее всего в перевозке задействован перевозчик, и необходимо требовать транспортную накладную.

Один из самых распространенных способов доставки товара – транзитная доставка. Этот способ широко применяем трейдерами, которые перепродают товар по пути его следования. Таким образом, грузополучателем товара является третий или четвертый покупатель в цепочке. Поставщик сразу отгружает товар указанному грузополучателю, минуя покупателя. И само собой, у покупателя будет только ТОРГ-12. Рекомендую оформить ТТН, потому что в форме 1-Т покупатель даже в этом случае будет указан как плательщик за товар. Товарно-транспортная накладная подтвердит реальность поставки. Если же в цепочке движения товара более одного перепродавца, то ТТН по форме 1-Т не поможет.

Случай второй – когда обязанность по доставке лежит на покупателе. Здесь схожий комплект документов, подтверждающих доставку. Однако путевой лист будет оформлять уже компания-покупатель. Путевого листа, наличия водителя и транспортного средства достаточно, чтобы подтвердить реальность доставки. Форму 1-Т оформлять необязательно. Однако этот документ – возможность для компании обезопасить ТМЦ от утери водителем. И еще это дополнительный козырь в случае, если придется доказывать реальность доставки в суде. У поставщика должны быть:

– договор поставки;

– ТОРГ-12;

– доверенность на водителя покупателя, которому были переданы ТМЦ.

У покупателя должны быть:

– договор поставки;

– ТОРГ-12;

– доверенность на представителя поставщика, передавшего товар;

– путевой лист.

Ситуация № 2. Доставка товара привлеченным перевозчиком

Рассмотрим поставку, которая осуществляется с привлечением стороннего перевозчика. Новую форму транспортной накладной должны подписывать перевозчик и заказчик перевозки. Поэтому я рекомендую при оформлении транспортной накладной в договоре о перевозке указывать обязанность перевозчика по заполнению транспортной накладной в полном объеме. Это упрощает документооборот, особенно при нахождении перевозчика в регионе.

Комплект документов у поставщика, который является заказчиком перевозки:

– договор поставки;

– ТОРГ-12;

– договор перевозки, при его наличии;

– заказ или заявка на перевозку;

– транспортная накладная (по форме 1-Т до 25 июля 2011 года и по новой форме с 25 июля 2011 года);

– копия доверенности на представителя грузополучателя (покупателя), которому были переданы ТМЦ.

Поставщик должен подтвердить, что он заказал перевозку, предъявить транспортную накладную, по которой перевозчик забрал у него груз для передачи на склад покупателя. Необходима копия доверенности на представителя грузополучателя, подтверждающая, что груз был передан именно уполномоченному лицу покупателя или грузополучателя.

Комплект документов покупателя аналогичный. За исключением договора перевозки – его не будет, потому что заказчиком перевозки покупатель не является. У покупателя будет экземпляр транспортной накладной. Напомню, что транспортная накладная должна быть оформлена минимум в трех экземплярах.

Если покупатель не является грузополучателем товара, то транспортной накладной и путевого листа у него не будет. В данном случае я рекомендую обязательно запросить копию транспортной накладной у поставщика. Такой документ подтвердит факт доставки товара грузополучателю.

Не забывайте, что по новым правилам перевозки грузоотправитель вправе от водителя потребовать путевой лист при получении груза. Поэтому водитель должен такой документ иметь на руках всегда. А у представителя покупателя всегда должна быть доверенность.

Если обязанность по доставке лежит на покупателе, то комплект документов покупателя складывается из:

– договора поставки;

– ТОРГ-12;

– договора перевозки, при его наличии;

– заказа или заявки на перевозку;

– транспортной накладной (по форме 1-Т до 25 июля 2011 года и по новой форме с 25 июля 2011 года);

– доверенности на водителя перевозчика на получение ТМЦ.

Комплект документов поставщика формируется аналогично. За исключением договора перевозки и заявки на перевозку.

Легко запомнить, что во всех случаях, когда привлекается сторонний перевозчик, транспортная накладная должна быть оформлена в обязательном порядке.

Ситуация № 3. Доставка товара экспедиторами

Отдельная история у компаний складывается с договорами транспортной экспедиции. Проблема в том, что экспедиторские услуги находятся на стыке посредничества и возмездного оказания услуг. Закон не предъявляет обязательных требований к наличию акта оказанных услуг, отчета экспедитора, транспортных накладных.

Тем не менее базовыми документами у поставщика, подтверждающими, что экспедитор выполнил свои обязательства, являются:

– договор поставки;

– ТОРГ-12;

– договор транспортной экспедиции;

– поручение экспедитору;

– экспедиторская расписка;

– акт оказанных услуг.

Экспедиторская компания не обязана предоставлять акт или транспортную накладную, подтверждающую, что груз передан покупателю. Если экспедитор своими силами осуществляет перевозку, то наличие транспортной накладной обязательно, так как в данном случае экспедитор выступает перевозчиком, а не посредником.

Если обязанность по доставке лежит на поставщике, то договор транспортной экспедиции он и должен заключать.

Покупатель может вообще не знать, что поставщик для доставки привлекает экспедитора. В любом случае у покупателя, как у грузополучателя, в обязательном порядке должна быть оформлена транспортная накладная.

Если же покупатель является заказчиком перевозки, необходимо проверить наличие:

– договора поставки;

– ТОРГ-12;

– договора транспортной экспедиции;

– поручения экспедитору;

– экспедиторской расписки;

– акта оказанных услуг;

– транспортной накладной (по форме 1-Т до 25 июля 2011 года и по новой форме с 25 июля 2011 года).

Если экспедитор не предоставил транспортную накладную, рекомендую ее все-таки потребовать. Это предотвратит возможный конфликт с налоговой инспекцией.

О вебинаре

Место проведения: г. Москва

Тема: «Налоговые риски и контроль в торговле: актуальные вопросы и судебная практика»

Длительность: 2 часа

Стоимость: бесплатно

Компания-организатор: журнал «Финансовый директор», тел. (495) 788-53-14, www.fd.ru

Ключевые отгрузочные документы для поставщиков

Обзор общих документов в сфере экспорта / импорта, разделенных по типам: финансовые (счета-фактуры, страховой полис), транспортные (B / L, AWL, CMR), документы по обеспечению качества (акт технического осмотра). Поставщики должны быть ознакомлены с документами, которые должны быть подготовлены для экспорта товаров в зарубежные страны. В этой статье рассмотрим наиболее распространенные из них и их ключевые особенности.

Финансовые документы

Счёт-проформа («PI»)

Счет-проформа («PI») представляет собой административный документ, отправляемый поставщиком грузополучателю до отгрузки товаров, в котором указывается тип и количество отправляемых товаров, их стоимость и другие коммерческие и технические данные о предстоящей доставке. Счета-проформы выдаются, когда продавец запрашивает платеж от покупателя до начала операции доставки.

Коммерческий счёт («CI»)

В коммерческих счетах указывается тип товаров, поставляемых поставщиком грузополучателю, их качество и количество, их единица измерения и общие цены, название и адрес продавца, наименование и адрес покупателя (продано / отгружено / / счет-фактура сторонам), место доставки (в комплекте с применимыми Инкотермс 2010) и условия оплаты (вид оплаты и срок оплаты).

Коммерческий счет-фактура доказывает, что продажа произошла (для продавца) и что покупка была сделана (для продавца), определяет налогооблагаемую сумму для таможни и создает дебиторскую задолженность и счет к оплате в учетных системах продавца и покупателя соответственно.

В некоторых случаях коммерческий счет должен быть заверен местной торговой палатой (заверенный счет) перед отправкой импортеру (что означает, что счет должен быть проверен Торговой палатой поставщика, чтобы он считался действительным для покупателя). Заверенные счета-фактуры являются обычной практикой для экспорта в арабские страны.

Разница между проформами и коммерческими счетами

Различия между коммерческой счета-фактурой или счетом-проформой:

Коммерческий счет-фактура выдается, чтобы предоставить сотрудникам таможни достаточно информации для определения применимых ввозных пошлин и права на ввоз товаров в страну.

Коммерческий счет-фактура является фактическим счетом с налоговой и юридической значимостью, тогда как проформа-счет не является действительным счетом (т.е. экспортер не регистрирует кредит в своей учетной системе, а импортер не обязан регистрировать дебет с другой стороны). ).

Счет-проформа обычно используется только в том случае, если реальная поставка и соответствующая финансовая операция еще не осуществлены. Этот тип счета может выглядеть очень похожим на фактический коммерческий счет, так как он описывает товар и его стоимость.

Разница в форматах:

Для проформных и коммерческих счетов-фактур не указано никаких форматов (за исключением стран, где требуются консульские счета-фактуры).

Разница заключается в том, что в коммерческом счете-фактуре всегда должна указываться конкретная информация, которая считается действительной с налоговой и юридической точек зрения, например, описание и количество каждого отправляемого товара, стоимость отправления, страна происхождения, местоположение покупки, а также имена и адреса как продавца, так и покупателя.

Такое указание может отсутствовать в предварительных счетах-фактурах, которые должны содержать достаточно информации, чтобы обозначить будущую или предстоящую транзакцию.

Обязательства:

Экспортер всегда несет ответственность за предоставление коммерческого счета должностным лицам таможенных органов при отправке товаров, товаров или документов, которые включают денежную оценку и международные платежи.

В некоторых случаях, когда денежной транзакции не произошло, например, когда товары были отправлены в качестве подарков или в качестве образцов для ожидаемой будущей транзакции, экспортер может использовать предварительный счет-фактуру (так как такая поставка не облагаются налогом).

Консульский счёт-фактура

Некоторые страны требуют, чтобы продавцы выставляли счета местным покупателям в заранее определенных формах (консульские счета), и не разрешают выставлять счета в бесплатных форматах. Консульские счета используются странами, заинтересованными в контроле количества и качества импортируемых товаров по нескольким причинам (антидемпинговые, налогообложение, контроль импорта, статистика).

Чтобы оформить консульский счет, продавец запрашивает форму в консульстве страны-импортера, заполняет ее и представляет вместе со стандартным счетом.

Политика транспортного страхования грузов

Страховые сертификаты — это оборотные документы, выданные страховыми компаниями, которые защищают товары от заранее определенных случайных событий (или других событий, указанных в полисе) за плату.

Страховой сертификат является обязательным для определенных условий доставки, таких как CIF. Страховые полисы могут быть приобретены как покупателем, так и продавцом, в зависимости от того, кто несет договорную ответственность за риски, связанные с доставкой (что определяется применимым Инкотермс).

Чтобы подать иск против негативного события, покрываемого страховкой, оригинал сертификата должен быть представлен с копиями вспомогательных документов, таких как, помимо прочего, счет-фактура, упаковочный лист, коносамент и описание случая (обычно составляется страховым представительом в сотрудничестве с заинтересованными сторонами, грузоотправителем и перевозчиком).

Товаросопроводительные документы

Контрольный упаковочный лист («PL»)

В упаковочном листе указываются детали доставки заказа: количество (вес нетто и брутто, плюс объем) и качество отгруженного товара, дата отгрузки, другие детали логистики, такие как маршрут и экспедитор, а также HS тарифные коды на товары (таможенный код товара).

В упаковочном листе также могут указываться типы упаковок, используемых для перевозки, такие как ящики, коробки, корзины, бочки, картонные коробки, поддоны, контейнеры и так далее.

В упаковочных листах обычно не указывается информация о ценах, которая указывается в коммерческом счете.

Упаковочный лист, как правило, физически прикрепляется к упаковкам для облегчения таможенных операций в странах-экспортерах и импортерах и для возможности сверки поступающих товаров с заказами на покупку по прибытии в помещения покупателя.

В некоторых странах требуется, чтобы упаковочный материал, используемый для доставки товаров, обрабатывался для уничтожения опасных насекомых, личинок, паразитов, бактерий и вредителей.

В таких случаях к экспортеру может быть обращена просьба предоставить (в дополнение к упаковочному листу) фитосанитарный сертификат, подтверждающий, что такие обработки применялись за 3–60 дней до даты прибытия товара в страну-импортер.

Накладная на груз

Товарные накладные — это документы, сопровождающие груз и описывающие количество и качество отгруженного товара.

Как правило, продавцы просят покупателей подписать накладные после получения товара, чтобы доказать, что они были должным образом получены и приняты. Подпись собрана перевозчиком, который доставил груз получателю.

Объем накладной:

Для экспортера: убрать запас со склада или производственных линий и доказать доставку импортеру
Для экспортера: проверьте соответствие между заказом на поставку и доставкой при получении
Для перевозчика: подтвердите, что товары были собраны и доставлены в пункт назначения. В некоторых странах накладные также являются фискальными документами

Товарно-транспортная накладная («BL»)

Накладная на груз («B/L») является договорным документом между владельцем товара (экспортер / продавец) и перевозчиком, ответственным за доставку товара (оператор судна).

Накладная на груз представляет собой право собственности на товар и может быть как договорным, так и необоротным (последние называются «прямой B / L»).

Оборотная накладная может использоваться для передачи права собственности на товары в пути и является стандартным требованием для операций, охватываемых кредитными письмами.

B/L выдается перевозчиком (или одним из его представительов) грузоотправителю / экспортеру и подписывается капитаном, представительом или владельцем судна. Сфера действия этого документа состоит в том, чтобы подтвердить получение товара (груза), установить условия договора перевозки и подтвердить обязательство доставить товар в названный порт назначения физическому держателю оригинального B / L. Субъект или лицо, имеющее первоначальный счет, может потребовать доставку товара в порт прибытия.

B/L является критически важным документом для платежей, оплачиваемых аккредитивом. Когда в сделке участвуют аккредитивы, B/L должен быть выдан с конкретной формулировкой и содержать точные указания (например, франко-судно, имя получателя и уведомляющей стороны, имя и адрес местных представителей в порту прибытия, обозначение товара).

Накладная обычно показывает следующую информацию:

  • имя грузоотправителя
  • экспедитор и названия судов
  • качество и количество товара (вес нетто и брутто)
  • страхование
  • франко-судно
  • ETD / ETA (предполагаемое время отправления, предполагаемое время прибытия)
  • общие условия перевозки и другие договорные условия
  • и т.п.

Сторона, имеющая оригинал накладной, может забрать товар по прибытии в порт назначения.

Грузовая накладная («AWB»)

Авиагрузовая накладная («AWB») является транспортным документом, выданным для воздушных грузов. AWB не представляет право собственности на товары и не может использоваться для передачи их прав собственности во время транзита.

В авиагрузовой накладной просто указывается, что авиакомпания загрузила товары и обязана доставить их в указанный аэропорт назначения.

В AWB должно указываться:

  • грузополучатель (как правило, импортер или покупатель)
  • описание товара (количество и качество)
  • любой текст, необходимый для документальных аккредитивов

Сквозной коносамент («HBL»)

Это специальный коносамент, выданный экспедитором и, как правило, не подлежит рассмотрению (так как он не представляет собой право собственности на товары).

Экспортеры должны проверить, принимается ли банком импортера внутренний коносамент вместо выданного перевозчиком коносамента в случае, если операция покрывается аккредитивом (некоторые банки могут не принять его из-за его необоротного характера ).

Коносамент смешанной перевозки (FBL)

Мультимодальная коносамент («FBL») — это международный транспортный документ, выданный для охвата двух или более видов транспорта, таких как перевозка автомобильным транспортом, затем железнодорожным транспортом или морским транспортом, а затем автомобильным транспортом. FBL может быть предметом переговоров (при выдаче «на заказ») или не подлежит рассмотрению (в большинстве случаев).

FBL выдаются уполномоченными экспедиторами / перевозчиками FIATA либо в качестве договора доставки, либо в качестве подтверждения получения груза.

Международная транспортная накладная (CMR)

CMR — это обычный документ, когда товары перевозятся грузовиком от продавца к покупателю.

CMR заполняется продавцом или перевозчиком, но перевозчик должен подписать его при получении товара.

Этот документ имеет следующие цели:

  • в ней указаны обязанности и ответственность сторон (грузоотправитель и перевозчик)
  • это означает, что груз был передан от грузоотправителя перевозчику, и этот перевозчик завладел грузом
  • если он подписан получателем, это доказывает, что груз был доставлен и получен, и что перевозчик выполнил груз
  • CMR не подлежит обсуждению, не представляет название товара, но часто используется, даже в случае документальных аккредитивов.

Свидетельство о происхождении («COO»)

Некоторые импортеры требуют, чтобы продавец предъявил конкретный документ (называемый «сертификат происхождения»), который подтверждает фактическое происхождение товара.

Такой сертификат выдается Торговой палатой экспортера на основании ее письменного запроса и наличия документов, подтверждающих фактическое происхождение товара (требования могут отличаться для производителей и торговых посредников).

Если экспортер не может предоставить действительный сертификат происхождения, таможня импортирующей страны может отклонить таможенную очистку товара.

Страна происхождения и страна преимущественного происхождения не следует путать со страной доставки:

  • страна происхождения: означает страну, где товары были изготовлены
  • страна преимущественного происхождения: для продуктов, которые были произведены в нескольких странах, преимущественным происхождением является страна, в которую была добавлена ​​большая часть стоимости товаров (как правило, страна, в которой происходит более 50% от общей стоимости производства)
  • страна доставки: страна, из которой был отправлен товар, независимо от страны (преференциального) происхождения

Сертификат происхождения является часто запрашиваемым документом в виде аккредитива, поскольку импортер хочет, чтобы продавец подтвердил фактическое происхождение приобретенных и отгруженных товаров (например, для защиты с помощью недорогих товаров).

Чтобы получить сертификат происхождения, экспортер должен подать заявление в Торговую палату лично или через Интернет.

Палата, как правило, запрашивает подтверждение фактического происхождения материала, которым может быть, например, аналогичное свидетельство, выданное поставщиком экспортера, или другая аналогичная документация. Стоимость сертификата происхождения, как правило, пропорциональна стоимости накладной, которая сопровождает товар (от 0,25% до 1% от стоимости).

Сертификат происхождения форма А

Форма А — это особый тип сертификата происхождения, который разрешает импорт из пула развивающихся стран (включенных в ВСП, Общую систему преференций) по сниженным или нулевым тарифам в некоторых развитых странах или регионах. Сертификаты формы А выдаются торгово-промышленными палатами в стране происхождения продукта.

Сертификаты происхождения формы А были обнародованы ЮНКТАД (Конференция Организации Объединенных Наций по торговле и развитию) в целях содействия развитию стран с развивающейся экономикой.

Заявление о контроле места назначения

Заявление о контроле места назначения — это положение, установленное экспортером товаров, которое указывается в экспортных документах (таких как проформы и коммерческие счета-фактуры), для информирования импортера, экспедитора и других заинтересованных сторон (например, таможенных органов) о том, что товары имеют конкретный пункт назначения, а не другие.

Этот тип ограничений используется для соблюдения правил экспортного контроля, которые запрещают экспортерам отправлять товары в конкретные страны (например, Иран, Северная Корея и т. Д.).

Документы качества

Сертификат проведения приёмки третьей стороной

Некоторые покупатели запрашивают свидетельство о проверке третьей стороной, чтобы удостовериться, что импортируемые товары соответствуют определенным производственным стандартам / нормам, и чтобы убедиться, что количество и качество отгруженных товаров соответствуют количеству и качеству заказанных товаров.

Инспекции могут проводиться во время производственных операций, в порту отправления или в порту прибытия независимыми организациями, которые нейтральны как для покупателя, так и для поставщика (например, SGS, DNV, Lloyd’s и т. д.).

Расходы на такие проверки обычно несет покупатель, если иное не оговорено в договоре купли-продажи.

Вот четыре основных типа сторонних проверок:

1. Предпроизводственный контроль: этот тип инспекции требуется для определения качества сырья, компонентов и деталей, которые производитель будет использовать в ходе фактического производственного процесса. Этот тип проверок распространен для поставок большого объема, где риск некачественного сырья и деталей может привести к серьезным проблемам для конечного пользователя.

2. «Проверка качества образцов, взятых с производственной линии» (во время производства): этот тип проверки используется для оценки среднего качества продукта во время производственных операций, чтобы убедиться в его приемлемости и стабильности. Несмотря на то, что этот тип проверки является дорогостоящим, он может помочь обнаружить проблемы до отгрузки или получения бракованной продукции.

3. Проверка перед отгрузкой: это наиболее распространенный вид проверки, который проводится в месте отправления (склад отправителя или производственный объект) и на случайной выборке продукции.

4. При загрузке контейнера: в этом случае инспектор проверяет товар при погрузке в контейнеры (складские столы или склад экспедитора).

Последний тип проверки, менее распространенный, — это проверка в порту прибытия.

В любом из вышеперечисленных типов проверки могут быть визуальными или выполнены с использованием специальных инструментов (например: испытание PMI, чтобы проверить химический состав стального продукта).

Большинство аккредитивов включают сторонний сертификат проверки в качестве обязательного документа в соответствии с условиями кредита. Продавцы должны отклонять аккредитивы, если инспекционный отчет должен выдавать покупатель, а не нейтральная третья сторона, поскольку это подвергает их серьезным и очевидным платежным рискам.

Сертификат испытаний или сертификат качества материалов

Для некоторых товаров, таких как химические продукты и сырье, экспортеры предоставляют также химические сертификаты, подтверждающие, что товары соответствуют целевым показателям состава, кислотности, вязкости, влажности и соответствуют применимым нормам и правилам (таким как Reach или Rohs).

Такой анализ проводится, как правило, независимой лабораторией, назначаемой сторонами (до или после отправления).

Другие товары, например, сделанные из металла, поставляются с сертификатами качества материалов, выданными производителем (или другой назначенной организацией в качестве инспекционной компании) для проверки химических и механических свойств материалов (общепринятыми являются EN 10204 3.1, 3.2 , и т.д).

Первичные и отгрузочные документы

Первичные документы — это бухгалтерские документы, являющиеся свидетельством о совершении хозяйственной операции. Без данных документов нельзя отразить совершенную хозяйственную операцию в регистрах бухгалтерского учёта.

Общие правила создания первичных документов

Правила создания документов в сервисе «Выставить счет»:

  • Под первичными документами подразумеваются следующие документы: Товарная накладная, Счет-фактура, УПД и Акт.
  • Первичные документы создаются на основании и по данным Счета. Некоторые данные, такие как должность руководителя, ФИО руководителя и бухгалтера, печать и подпись, берутся из карточки контрагента.
  • При создании первичных документов большинство полей заполняются автоматически. Проверьте их и отредактируйте, если необходимо.
  • При создании первичных документов вы можете указать нужное количество отгружаемых товаров или выполненных работ/услуг.

Позиции с количеством «0» (ноль) на печать в первичных документах не выводятся. Используйте это, чтобы исключить товарные позиции из документов.

Отгрузочные документы — это документы, которые подтверждают отгрузку товара при торговых операциях, таким документом является Товарная накладная ТОРГ-12.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта (организации или ФИО предпринимателя), составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения в соответствии с классификатором ОКЕИ;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за её оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи лиц, предусмотренных ст. 2 п. 6 ФЗ «О бухгалтерском учете», с указанием их фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Правильность оформления первичного учетного документа заключается в указании всех обязательных реквизитов документа и отражении в нём сведений, полностью раскрывающих содержание и особенности совершенной хозяйственной операции.

Право подписи первичных документов имеют руководитель и главный бухгалтер организации. Ими может быть утвержден перечень лиц, также имеющих право подписи первичных учетных документов.

Отгрузочные документы — это документы, подтверждающие передачу материальных ценностей от одной компании к другой и оформляющие сделку по заключенному договору. В процессе отгрузки — передачи продукции напрямую покупателю или перевозчику, который осуществляет доставку, вместе с ценностями передаются и отгрузочные документы. Подписи покупателя на них свидетельствуют о том, что груз был надлежащим образом получен, принят и сделка состоялась. Расскажем подробно о том, какие документы относятся к отгрузочным, о правилах их оформления и обязательных реквизитах.

Отгрузочные документы — это какие документы?

Документы, сопровождающие отгрузку, обязательно описывают количество и качестве отгружаемых ценностей. Ими могут быть:

  • Товарная накладная на отгрузку по форме ТОРГ-12, составляемая в 2 экземплярах поставщиком. Ее оформляют при заключении договоров поставки или купли-продажи. Обязательное условие ее оформления — накладная должна быть подписана обеими сторонами сделки: поставщиком и покупателем.

  • Счет-фактура, выставляемый компаниями, уплачивающими НДС. Счет-фактура составляется также в 2 экземплярах и выставляется покупателю не позднее 5 дней с момента отгрузки.

  • УПД — универсальный передаточный документ, при отгрузке заменяющий собой комплект из накладной формы ТОРГ-12 и счета-фактуры (при этом в УПД выбирается статус «1»). УПД был введен на основании закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ от 06.12.2011 г., положений НК РФ и используется согласно рекомендациям ФНС, данным в письме № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013. Поля бланка УПД разрешено дополнять новыми строками, поэтому при законодательном изменении формы счета-фактуры соответственно необходимо корректировать и применяемую форму УПД (Письмо ФНС России от 22.04.2019 № ЕД-4-15/7638).

Компания, исходя из собственных бизнес-процессов, вправе сама выбирать, какие первичные документы она будет использовать при оформлении отгрузок: товарные накладные и счета-фактуры или УПД.

При оформлении отгрузочных документов используются первичные документы унифицированной формы, утвержденные Госкомстатом. Но также закон разрешает применять и нетиповые, самостоятельно разработанные компаниями бланки накладных на отгрузку. При этом в них обязательно должны присутствовать следующие реквизиты (ст. 9 закона № 402-ФЗ):

  • наименование компании или ИП, составивших документ;

  • наименование отгрузочного документа;

  • дата составления;

  • точные названия продукции, товара с указанием физической величины, цены и стоимостной оценки в единицах измерения согласно справочника ОКЕИ;

  • название должностей лиц, ответственных за оформление операции;

  • их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов.

Первичные отгрузочные документы заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера. Подписывать их вправе и лица, наделенные правом подписи первичных документов согласно приказа компании или на основании выданной доверенности. Отгрузочные документы ИП подписывает сам предприниматель, если в штате у него нет сотрудников. При наличии персонала и главного бухгалтера, отгрузочные документы подписывает ИП и бухгалтер, либо уполномоченные приказом предпринимателя лица.

Транспортные отгрузочные документы

К отгрузочным документам также относятся транспортные накладные. Если передача продукции происходит на условиях самовывоза, т. е. покупатель самостоятельно приезжает на склад или в магазин продавца и забирает ценности, транспортных накладных оформлять не нужно. Если же товар передается на других условиях, требующих транспортировки груза, в этом случае составляются отгрузочные транспортные документы, как минимум в 3-х экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и водителя.

При транспортировке транспортно-логистической компанией, которая привлекает дополнительного перевозчика или водителя по отдельному договору, оригинальных экземпляров транспортной накладной должно быть, как минимум 4. В транспортных накладных обязательно указывается реквизиты перевозчика, транспорта и водителя.

При доставке автомобильным транспортом могут составляться:

  • товарно-транспортная накладная формы 1-Т;

  • транспортная накладная, приведенная в Приложении 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным постановлением Правительства № 272 от 15.04.2011 г.

При перевозке товара железнодорожным транспортом оформляются накладные унифицированных форм ГУ-27 и ГУ-29-О в соответствии с Правилами, утвержденными Приказом МПС № 39 от 18.06.2003 г. Их составляют в зависимости от типа перевозимого груза и способа отправки.

При авиаперевозках используют авиагрузовую накладную AWB, которая не является документом, передающим право собственности на товары. Она только подтверждает передачу груза авиакомпании в аэропорту, обязанность которой — доставить его в аэропорт пункта назначения.

При импортно-экспортных продажах и перевозках грузовым автотранспортом применяется международная товарно-транспортная накладная CMR.

Во всех транспортных документах на отгрузку строки с наименованиями перевозимого груза, грузоотправителя и грузополучателя должны полностью совпадать с данными, указанными в УПД или счете-фактуре, товарной накладной.

К отгрузочным документам поставщика могут дополнительно прикладываться:

  • сертификаты, техпаспорта и другие документы, удостоверяющие качество и комплектность продуктов;

  • упаковочный лист со списком передаваемых товаров, их артикулами, номерами мест, весом брутто и нетто;

  • кассовые чеки, подтверждающие оплату.

Особенности оформления отгрузочных документов

Отгрузочные документы оформляет поставщик, транспортные накладные составляет также он или транспортная компания, с которой заключен договор на транспортировку. Дата отгрузочных документов должна проставляться в момент отгрузки или сразу же после ее окончания в соответствии с п. 3 ст.9 закона № 402-ФЗ. Все накладные должны оформляться в момент передачи товара покупателю или компании-перевозчику. При этом дата в УПД или товарной накладной не должна быть указана ранее даты в товарно-транспортных накладных, иначе контролирующие органы вправе посчитать сделку фиктивной и отказать в вычете НДС покупателю, если стороны выступают плательщиками НДС (постановление ФАС Московского округа от 7 марта 2014 г. № Ф05-977/14).

Отгрузочные документы используются для подтверждения операций по поставкам товара, выполненным работам, услугам, а также передаче прав на имущество. С отгрузкой связан важный момент: при транспортировке товаров часто возникает риск потери и порчи товара в результате кражи, тряски, погодных условий, и тот, кто является ответственным за сохранность товара в определенный момент доставки, несет на себе все риски и связанные с ними убытки. Поэтому важно иметь правильно оформленные и подписанные отгрузочные документы, чтобы в последующем доказать правоту в арбитражном суде и возместить понесенный ущерб.

Образец УПД вы можете скачать .

Что необходимо для подтверждения факта отгрузки?

Какие документы обязан иметь продавец для того, чтобы достоверно доказать факт отгрузки товара? Как снизить риски на случай спорной ситуации с налоговой инспекцией? Какова актуальная судебная практика по поводу правильного оформления накладных? В этих и других вопросах помогут разобраться эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Ирина Лазарева и Артем Барсегян.

Для доставки товара покупателю мы пользуемся услугами транспортной компании. По договору право собственности на товар переходит в момент его передачи перевозчику. По распоряжению покупателя перевозчик забирает товар, предоставляя самостоятельно оформленный перевозочный документ, при этом свою подпись в ТОРГ-12 и транспортной накладной не ставит. Кроме того, предоставляется доверенность, выданная покупателем транспортной компании сроком на год. Достаточно ли этих документов для подтверждения отгрузки?

ТОРГ-12 с приложением к ней надлежащим образом оформленной доверенности и экспедиторских документов (накладной перевозчика) в совокупности могут служить подтверждением факта отгрузки (поставки) товара.

Обоснование вывода.

Для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяется товарная накладная по форме № ТОРГ-12 (утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132). ТОРГ-12 составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Пунктом 2.1.2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товара в организациях торговли (утв. письмом Комитета Российской Федерации по торговле от 10.07.1996 № 1-794/32-5), установлено, что накладная подписывается лицами, сдающими и принимающими товар, и заверяется круглой печатью организаций поставщика и покупателя. Согласно пункту 2.1.4 Методических рекомендаций, если товар получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, необходимым документом является доверенность (постановление ФАС Северо-Западного округа от 08.12.2010 № Ф07-10292/2010 по делу № А56-56892/2009).

Для оформления полномочий представителя на получение товара обычно применяются унифицированные формы доверенностей М-2, М-2а (утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а), однако не запрещается и использование доверенности, составленной в свободной форме, соответствующей требованиям ст.ст. 185-187 ГК РФ.

В рассматриваемой ситуации полномочия представителя (перевозчика) подтверждаются доверенностью, выданной ему покупателем сроком на один год. Таким образом, полагаем, обязательства поставщика по передаче товара считаются выполненными.

В ТОРГ-12 вносятся данные о выданной доверенности. Кроме того, ТОРГ-12 содержит реквизиты, заполняемые грузополучателем в момент получения груза, в частности «Груз принял». В письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257 указано, что не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов. Следовательно, экспедитор транспортной организации, имеющий доверенность от покупателя на получение товара, должен поставить свою подпись на ТОРГ-12.

Исходя из арбитражной практики, товарные накладные, которые содержат обязательные для заполнения реквизиты, являются доказательством принятия продукции покупателем (см. постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.06.2009 № 17АП-4209/09, ФАС Северо-Западного округа от 16.05.2007 № А56-14097/2006). Отсутствие подписи конечного получателя (покупателя) товара или его уполномоченного представителя на ТОРГ-12 в спорной ситуации может привести к недоказанности факта поставки и получения товаров покупателем (например, постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.08.2010 № 09АП-18236/2010, от 29.03.2010 № 09АП-4045/2010, Второго арбитражного апелляционного суда от 24.02.2010 № 02АП-414/2010, ФАС Западно-Сибирского округа от 08.10.2010 № А75-2103/2010, ФАС Уральского округа от 27.03.2008 № Ф09-1944/08-С5).

При этом суды исходили из совокупности фактов. В частности, наряду с отсутствием подписи со стороны покупателя ? отсутствие доверенности на получение товара уполномоченным лицом, либо не полное указание в документах, представляемых перевозчиком (уведомлении, экспедиторской расписки, накладной перевозчика), информации о конкретном товаре, принятом к перевозке. Вместе с тем документы перевозчика рассматриваются судами в качестве одного из доказательств исполнения поставщиком обязательств по договору поставки.

С точки зрения налогового законодательства ТОРГ-12 является документом, подтверждающим переход права собственности на товар (передачу товаров) в случае перехода права собственности в момент передачи (приложение № 6 к письму Федеральной налоговой службы от 21.08.2009 № ШС-22-3/660). В свою очередь, в письме Минфина России от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392 указывается, что товарная накладная ТОРГ-12 является первичным учетным документом, подтверждающим осуществление затрат. Таким образом, в большей степени риски в данном случае несет покупатель.

Вместе с тем пп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ устанавливает, что при реализации товаров налогоплательщик вправе уменьшить доходы от таких операций на стоимость реализованных товаров.

Из анализа арбитражной практики следует, что при отсутствии заполненных реквизитов ТОРГ-12 со стороны получателя (покупателя) товара, в том числе перевозчиком, организация несет определённые риски возникновения споров с покупателем. Не исключены претензии и со стороны налоговых органов.

Что касается транспортной накладной, то в соответствии со ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее ? Устав) транспортная накладная ? перевозочный документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза. Транспортная накладная составляется грузоотправителем, если иное не предусмотрено договором перевозки груза (ч. 1 ст. 8 Устава). То есть в любом случае составлять транспортную накладную должна одна из сторон договора перевозки. Поэтому в ситуации, когда договор перевозки с транспортной компанией заключает покупатель, который и является в данной ситуации одновременно и грузоотправителем, и грузополучателем (ст. 785 ГК РФ, ст. 2 Устава), именно он совместно с перевозчиком и должен оформлять транспортную накладную. Ваша организация стороной договора перевозки не является и подтверждением отгрузки товара представителю покупателя транспортная накладная для вас не является. Однако экземпляр транспортной накладной может послужить дополнительным доказательством, подтверждающим отгрузку товара, в случае возникновения спора с контрагентами или налоговыми органами.

Таким образом, по нашему мнению, подтверждением факта отгрузки (поставки) товара в совокупности могут служить ТОРГ-12 с приложением к ней надлежащим образом оформленной доверенности и экспедиторских документов (накладной перевозчика). Вместе с тем стоит принять дополнительные меры для подтверждения факта получения товара покупателем (например, составить акт сверки расчетов).