Дубликат продолжения листка нетрудоспособности

Форма и порядок заполнения листка нетрудоспособности утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее – Порядок).

В соответствии с Порядком дубликат больничного листа оформляется лечащим врачом (или председателем врачебной комиссии) только в определенных случаях:

Определить, что сотрудник представил дубликат больничного листа, можно по отметке «V» по строке «дубликат», указанной на корешке бланка листка нетрудоспособности (п. 57 Порядка).

Дубликат имеет такую же юридическую силу, что и первоначально оформленный больничный лист, при условии, что содержит ту же самую информацию.

Если физлицом предъявлены для оплаты дубликаты первичного листка нетрудоспособности и его продолжения, необходимо обратить внимание на следующее:

Дубликат первичного больничного листа должен содержать следующую информацию:

  • по строке «Иное» — код «31», который означает, что работник продолжает болеть (п. 61 Порядка);
  • строка «Приступить к работе» остается незаполненной;
  • по строке «Выдан листок нетрудоспособности (продолжение) N» указывается номер продолжения листка нетрудоспособности (п. 62 Порядка).

В дубликате продолжения больничного листа по строке «продолжение листка N» должен быть проставлен номер первичного листка (дубликата первичного листка).

Такие пояснения представлены в письме ФСС России от 09.08.2011 № 15-03-11/12-8887.

Отметим, что на практике не исключены случаи утери либо порчи работником только продолжения больничного листа. А поскольку каждому листку нетрудоспособности присваиваются отдельные номера (в том числе дубликатам), то номер продолжения больничного листа, указанный в первичном листке, и номер дубликата продолжения листка нетрудоспособности не будут совпадать.

Полагаем, что подобная ситуация не препятствует назначению сотруднику пособия. Подтверждением того, что оба листка (первичный листок и дубликат продолжения листка) относятся к одному и тому же страховому случаю, служит то, что в дубликате по строке «продолжение листка N» будет проставлен номер подлинника первичного больничного листа.

Содержание

Больничный: как заполнить и исправить

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.

Содержание журнала № 20 за 2012 г.На вопросы отвечала Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Опасаясь отказа ФСС в возмещении пособия, бухгалтеры нередко сомневаются в правильности заполнения больничного врачом, особенно в сложных случаях. А когда сами допускают ошибки при его заполнении, то забывают, что такие ошибки не являются основанием для отказа в возмещении пособия, ведь их всегда можно исправить.

Посмотрим, какие записи врачей не являются ошибкой и как исправить собственные ошибки в больничном.

Из стационара — в поликлинику? Больничный закрывает поликлиника

Н.А. Жукова, г. Калуга

Работник находился на лечении в стационаре, а принес больничный, закрытый поликлиникой по месту жительства. Нам показалось это подозрительным. Можно ли принять такой больничный к оплате или нужно потребовать от работника переоформить его?

: Вам не стоит волноваться из-за возмещения пособия по такому больничному. Ваш работник при выписке из стационара был нетрудоспособным, а на момент явки в поликлинику уже выздоровел. Поэтому поликлиника в больничном, выданном стационаром, заполнила строку «Приступить к работе» и выписала работникап. 6 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н (далее — Порядок); п. 14 Письма ФСС от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956.

В декретном больничном подпись председателя врачебной комиссии не нужна

Е.В. Смирнова, г. Сыктывкар

Работница принесла больничный по беременности и родам, а там стоит только подпись врача, выдавшего больничный. Должны ли мы потребовать от нее проставить в больничном подпись председателя комиссии, поскольку больничный выдан на 140 дней, а за подписью одного врача больничный выдается только на 15 дней?

: Нет. Ведь больничный более чем на 15 дней продлевается врачебной комиссией только в случае болезни или травмы работникап. 11 Порядка. Беременность и роды — это самостоятельное основание для выдачи больничного, в нем достаточно подписи одного врачап. 2 ч. 2 ст. 1.3 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее — Закон № 255-ФЗ); п. 1 Письма ФСС от 23.12.2011 № 14-03-11/15-16055.

На продолжении больничного должен быть номер предыдущего листа

Н.А. Скворцова, г. Псков

Работник болел длительное время и принес в продолжение первого больничного еще два. Мы обнаружили, что на третьем листке указан номер не первого больничного, а второго. Нужно ли работнику переоформить третий больничный?

: Нет, не нужно. Если за время болезни работнику выдается несколько больничных, каждый из которых является продолжением предыдущего, то в каждом последующем листке должен быть указан номер предыдущего больничного, а не первичногопп. 57, 58 Порядка.

Что делать, если взамен предыдущего больничного выдан дубликат

О.Н. Варфаломеева, г. Томск

Работник сломал ногу. Он принес три больничных. При этом оказалось, что во втором врач сделал ошибку, и мы отправили работника за дубликатом. И теперь получилось, что в третьем больничном указан номер испорченного листка нетрудоспособности, а не дубликата. Как можно устранить возникшую нестыковку между больничными? Можем ли мы оплатить работнику больничный, если в дубликате дата выдачи более поздняя, чем дата освобождения от работы?

: Чтобы избежать проблем с возмещением пособия из-за нестыковки с номерами больничных, вам нужноп. 3 Письма ФСС от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956:

  • <или>попросить работника представить справку медучреждения, заверенную печатью, о том, что взамен листка нетрудоспособности с таким-то номером был выдан дубликат;
  • <или>сделать копию с испорченного больничного и приложить его к дубликату.

А с датой выдачи дубликата листка нетрудоспособности все нормально. Ведь в дубликате проставляется дата его выдачи, а не дата выдачи первоначального больничного, взамен которого он был выписанп. 56 Порядка; п. 3 Письма ФСС от 23.12.2011 № 14-03-11/15-16055.

Руководитель может передоверить подписание больничных другому работнику

Г.А. Рогова, г. Торжок

Возможно ли подписание больничных не директором организации, а его заместителем?

: Да, возможно. Для этого руководитель должен:

  • <или>издать приказ о наделении заместителя правом подписи листков нетрудоспособности. Вот как можно его сформулировать:

ПРИКАЗЫВАЮ:

Возложить с 1 августа 2012 г. на заместителя генерального директора ООО «Бригантина» И.Н. Чудакова обязанность по подписанию листков временной нетрудоспособности.

  • <или>выдать заместителю доверенность на подписание больничных.

Тогда в больничных вам нужно будет указывать фамилию и инициалы заместителя. Реквизиты документа, на основании которого были переданы полномочия, в больничном указывать не надоп. 12 Письма ФСС от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956.

Для больничных можно использовать специальную печать

З.И. Болдинова, г. Ульяновск

В нашей организации есть печать для кадровых документов. Можно ли на больничных ставить эту печать, а не печать организации?

: Для больничных можно использовать любую печать, на которой указано полное или сокращенное наименование вашей организациип. 2 Письма ФСС от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956.

Один больничный по уходу за двумя детьми — дополнительно нужна справка

Р.А. Золотарева, г. Тула

Работница взяла больничный в связи с болезнью одного из двух своих детей. Пока она была на больничном, заболел еще и второй ребенок, которого вписали в первоначально выданный больничный. Больничный закрыли только после того, как выздоровел второй ребенок. Как нам для выплаты пособия определить, сколько дней работница сидела с каждым ребенком?

: Поскольку установлен лимит оплачиваемых дней в связи с уходом за больным ребенкомч. 5 ст. 6 Закона № 255-ФЗ, вам нужно попросить работницу взять справку из поликлиники, которая выдала больничный, где будет указано, сколько дней приходится на уход за каждым ребенком.

Справка с предыдущего места работы о количестве дней ухода за детьми нужна

Л.А. Новикова, г. Казань

Сотрудница устроилась к нам на работу в мае этого года. У нее заболел ребенок. Должны ли мы учитывать количество дней, использованных ею по уходу за больным ребенком в этом году на предыдущей работе, и требовать у нее справку с прежней работы?

: Закон не обязывает работодателей требовать от работников такие справки. Однако в ФСС считают, что такая справка нужна.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ИЛЬЮХИНА Татьяна Митрофановна Начальник отдела правового обеспечения страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством Правового департамента ФСС РФ

“Каждый работник в связи с уходом за больным членом семьи (в том числе и ребенком) вправе получать пособие по временной нетрудоспособности за определенное законом количество календарных дней в календарном году. При этом учет дней по каждому застрахованному лицу и по каждому члену семьи ведет бухгалтерия организации. Если работник в течение года меняет место работы и представляет по новому месту работы больничный в связи с уходом за больным ребенком, то он должен представить справку с предыдущего места работы о том, сколько дней в текущем календарном году он уже использовал в связи с необходимостью ухода за этим ребенком”.

Поэтому считайте новой работнице лимит оплачиваемых дней по уходу за ребенком с учетом дней, оплаченных предыдущим работодателем. А если вы начнете считать такой лимит заново, то ФСС может не принять суммы выплаченного пособия к возмещению.

Военную службу до 2007 года учитываем как страховой период

Л.В. Макеева, г. Ростов

Военная служба включается в страховой стажч. 1.1 ст. 16 Закона № 255-ФЗ. Наш работник служил в Вооруженных силах 5 лет до 2006 г. Через 3 месяца после увольнения со службы он устроился на работу. Как нам посчитать стаж для расчета пособия по временной нетрудоспособности и указать этот период в больничном?

: Перерыв между увольнением со службы и поступлением на работу по трудовому договору у вашего работника не превышает 1 года, а значит, его непрерывный трудовой стаж по состоянию на 1 января 2007 г. (с этой даты размер пособия по больничному зависит от продолжительности страхового стажа, а не от непрерывности трудового стажач. 1 ст. 7, ч. 1 ст. 19 Закона № 255-ФЗ) больше страхового стажа. Поэтому вам нужно посчитать непрерывный стаж работника с учетом военной службы по состоянию на 1 января 2007 г. и прибавить к нему периоды страхового стажа с 1 января 2007 г. Полученную величину укажите в строке «Страховой стаж». Военную службу до 1 января 2007 г. не нужно указывать как нестраховой периодч. 2 ст. 17 Закона № 255-ФЗ; п. 5 ст. 23 Закона от 27.05.98 № 76-ФЗ; п. 66 Порядка.

(1) Указываете страховой стаж работника с учетом военной службы.

(2) Просто оставьте эти ячейки незаполненными.

Что указать в больничном при отсутствии выплат в расчетном периоде

Н.А. Артемьева, г. Самара

Работник устроился на работу к нам в этом году. Это его первое место работы. В июле он представил больничный. Какой средний заработок нужно указать в больничном с учетом того, что у работника в расчетном периоде совсем не было выплат?

Максимум среднего заработка в этом году — 878 000 руб.

И.М. Стребыкина, г. Тюмень

Какой средний заработок нужно указывать в больничном в этом году, если сумма выплат работнику за каждый год расчетного периода превысила предельную величину, с которой начисляются взносы?

: В листке нетрудоспособности нужно указывать сумму, из которой исчисляется пособиеп. 66 Порядка. А она рассчитывается исходя из выплат, на которые начислены взносы в ФСС в 2010 и 2011 гг.ч. 2 ст. 14 Закона № 255-ФЗ Значит, вы должны указать средний заработок как сумму предельных баз за каждый год расчетного периода, то есть 878 000 руб. (415 000 руб. + 463 000 руб.)ч. 4, 5 ст. 8 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

А средний дневной заработок будет равен 1202,74 руб. (878 000 руб. / 730)ч. 3 ст. 14 Закона № 255-ФЗ.

Исправления в вашей части больничного не влияют на возмещение из ФСС

О.Н. Синицына, г. Тверь

При заполнении своей части больничного мы допустили четыре ошибки. Сколько исправительных записей нам нужно внести, сколько раз нужно поставить печать и подписи? Может ли ФСС отказать нам в возмещении пособия из-за ошибок?

: Вы можете исправить сколько угодно допущенных вами ошибок. ФСС не вправе отказать на этом основании в возмещении пособия, поскольку в части больничного, заполняемого работодателем, допускается неограниченное число исправлений.

Вам нужно зачеркнуть ошибочные записи на лицевой стороне больничного. А на оборотной стороне листка нетрудоспособности сделать правильные записи взамен ошибочных. Для этого напишите название каждой строки, в которой была допущена ошибка, и правильные данные. Все исправления заверяются записью «Исправленному верить», подписями директора и главного бухгалтера и печатью организации один разп. 65 Порядка.

Но если хочется — можно заверить каждую исправленную запись.

Исправляем записи, сделанные синими чернилами

Т.А. Гранова, г. Липецк

Мы заполнили больничный синей шариковой ручкой прописными буквами. Нужно ли нам вносить исправления в больничный?

: Больничный должен быть заполнен капиллярной, гелевой или перьевой ручкой с черными чернилами печатными заглавными буквамип. 65 Порядка. Поэтому в больничный необходимо внести исправления.

ФСС РФ рекомендует сделать следующее.

“Записи, сделанные синей шариковой ручкой в разделе «Заполняется работодателем», необходимо аккуратно зачеркнуть черной чертой и на оборотной стороне больничного повторить эти записи гелевой ручкой или чернильной ручкой черного цвета печатными заглавными буквами и заверить записью «Исправленному верить», подписями главного бухгалтера и руководителя и печатью организациип. 65 Порядка”.

ИЛЬЮХИНА Татьяна Митрофановна
ФСС РФ

Некоторые отделения ФСС на местах допускают и другой, более простой способ исправления: разрешают написать на оборотной стороне больничного: «Запись, оформленную шариковой ручкой с синей пастой прописными буквами, считать оформленной гелевой ручкой с черной пастой печатными заглавными буквами», поставить подписи и печать.

Исправляем в своей части больничного смещенную запись

М.И. Анисимова, г. Вологда

Мы заполнили в больничном строки «Средний заработок для исчисления пособий», «Средний дневной заработок» не с первой ячейки. Нужно ли нам вносить исправления в больничный?

: Записи в ячейках больничного нужно делать начиная с первой ячейкип. 56 Порядка. Поэтому вам надо:

  • <или>зачеркнуть смещенные записи на лицевой стороне больничного и сделать эти же записи на его оборотной стороне, заверив их записью «Исправленному верить», подписями главного бухгалтера и руководителя и печатью организациип. 65 Порядка;
  • <или>сделать на оборотной стороне больничного запись: «Считать записи в строках “Средний заработок для исчисления пособий”, “Средний дневной заработок” внесенными с первой ячейки» и заверить ее подписью главного бухгалтера и руководителя и печатью организации;
  • <или>поставить ноль в первой ячейке.

Запись о стаже в больничном не с первой ячейки не требует исправления

Стаж работника 8 лет мы указали в больничном с первой ячейки. Требуется ли вносить исправления в больничный?

: Отделения ФСС по-разному рекомендуют заполнять строку о стаже.

Вариант 1
(предпочтительный)
Вариант 2

Поэтому вы можете пока ничего не исправлять. А если проверяющие из ФСС потребуют внести исправление, тогда внесете его способом, который они укажут.

Суммы пособий-2011 без учета НДФЛ исправлений в листе не требуют

Р.А. Карташова, г. Екатеринбург

В прошлом году мы указывали в больничных нового образца сумму пособия за вычетом НДФЛ. Нужно ли нам вносить исправления в такие больничные?

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Пособия / больничные листы»:

2020 г.

  1. Детские пособия: индексация-2020, № 4
  2. 50-рублевую компенсацию отменили, № 1

Как оформить дубликат больничного?

На основании больничного листа начисляются и выплачиваются пособия по причине нахождения человека на лечении из-за болезни, за весь срок ее протекания. В нем помимо диагноза указывается длительность нахождения больного человека дома или в медицинском учреждении, и все дни нетрудоспособности при предъявлении листка будут оплачены работодателем.

Это важный документ, выдаваемый медицинскими организациями в соответствии с законодательством РФ о социальном страховании. Иногда случается, что больничный лист утерян или не действителен по другим причинам. Тогда возникает необходимость в получении его дубликата.

В каких случаях выдается дублирующий бланк

Необходимость в выдаче дубликата больничного листа возникает по двум причинам:

  • утеря: может произойти по вине как работника, так и работодателя;
  • некорректное оформление.

При этом потерять бланк могут как сами временно бывшие нетрудоспособными граждане, так и работодатель. При отсутствии бланка больничного бухгалтерия не может начислить деньги, а сотрудник, соответственно, потребовать оплаты. И в первом, и во втором случае гражданин имеет основания для получения дубликата.

Оформление, причины для выдачи и правила заполнения бланков регламентируются нормативными актами Министерства здравоохранения. Дубликат больничного листа имеет аналогичную с оригиналом силу, потому выдается в ограниченных случаях, так как лишь два вышеперечисленных обстоятельства считаются весомой причиной их выдачи.

Утеря по вине работника

Если больничный листок потерял сам работник, ему следует лично обратиться в то медицинское учреждение, в котором он наблюдался во время периода нетрудоспособности и где ему был выдан оригинальный бланк с просьбой о выдаче дублирующей формы.

Но сделать это можно лишь после получения справки с места работы, в которой будет указано, что больничный лист предоставлен не был. С этой справкой нужно прийти в поликлинику, где далее соберут медицинскую комиссию. На ней будет решаться вопрос о том, выдавать дубликат больничного листа или нет, достаточны ли основания.

Членами комиссии устанавливается номер ранее выданного оригинала больничного бланка нетрудоспособности, а также вся информация, которая в нем содержалась. Все это передается лечившему работника врачу, и на основании этих сведений он выдает повторный документ.

Дубликат больничного листа при утере работодателем

Когда больничный листок пропадает уже на самом предприятии и по вине работодателя или других сотрудников, в первую очередь созывают специальную комиссию. Она должна выяснить причины, по которым был утерян документ, а именно:

  • халатность лица, ответственного за его принятие и последующее хранение;
  • форс-мажорные обстоятельства.

В случае непредвиденных обстоятельств, когда пропажа связана со стихийным бедствием или аварией на производстве, специальная комиссия должна не только выявить причину, но обеспечить документальное подтверждение случившегося.

Кроме того, после выяснения всех обстоятельств при участии представителей специальных служб должен быть составлен акт или справка , подтверждающая произошедшее:

  • если был пожар, должна быт справка от службы пожарной безопасности;
  • если стихийное бедствие – письменное уведомление от МЧС;
  • если аварийное затопление архивов – соответствующий акт от коммунальных служб;
  • если имела место кража, тогда необходима справка от органов внутренних дел.

Чрезвычайные ситуации, вследствие которых больничный лист был утерян или уничтожен, являются достаточным основанием для обращения утерявшей его компании в медицинское учреждение с целью получения дубликата. После окончания расследования члены комиссии составляют акт о ЧС, который подписывает руководитель предприятия. С ним сотруднику организации необходимо явиться в медицинское учреждение для получения дубликата.

Так как больничный лист относится к категории первичной документации, он обязан храниться на рабочем месте на протяжении 5 лет. Его утеря сотрудником организации признается грубым нарушением законодательства РФ. И в таком случае компания, потерявшая документ, выплачивает ранее временно нетрудоспособному работнику пособие, причитавшееся тому по утерянному документу.

Запросить дубликат документа в описываемом случае фирма не сможет, медицинское учреждение откажет в его выдаче по причине недостаточных оснований. А это означает, что органы ФСС не обязаны компенсировать и возмещать компании затраты на пособие по временной нетрудоспособности.

Сотрудник, отвечающий за сохранность документов и потерявший больничный лист, обязан компенсировать затраты. Заставлять болевшего сотрудника самостоятельно обратиться к врачу за получением копии утерянного больничного листа, если он не желает этого делать, администрация компании не имеет права.

Дубликат больничного листа при ошибке врача

Больничный лист считается неверно заполненным и, соответственно, недействительным тогда, когда имеются ошибки в части, заполняемой лечащим врачом, а именно:

  • написание предприятия взято в кавычки;
  • название предприятия написано не по допустимому торговому, международному, непатентованному или группировочному наименованию;
  • использована произвольная и не зарегистрированная аббревиатура предприятия;
  • специальность лечащего врача указана в сокращении;
  • окончания инициалов врача написаны с использованием переносов.

Единственно допустимой ошибкой при заполнении бланка врачом признается неточность в указании места работы пациента по причине того, что эту информацию впоследствии работодатель дополняет и уточняет сам в своей части больничного листка.

Если бланк оформлен с ошибками, Фонд социального страхования его не примет и, соответственно, никакой компенсации выплат пособия по временной нетрудоспособности сотрудника не будет оказано. В случаях, когда руководство предприятия сочтет принесенный сотрудником документ неверно оформленным, необходимо предпринять такие меры:

  • обращение в региональный отдел ФСС;
  • консультация с сотрудницами социальной службы страхования касательно допустимости имеющихся в листке ошибок и исправлений.

Если ФСС подтвердит, что бланк испорчен и принят соцстрахом не будет, уполномоченным руководителем предприятия нужно обратиться в медицинское учреждение для получения его дубликата. Как правило, этим занимается бухгалтерия. Также владелец утерянного больничного листка может сам запросить дубликат и в этом случае, но лишь по собственной инициативе, а не принуждению или приказу.

Оформление дубликата больничного листа

Больничный лист, как и его дубликат, должен быть оформлен согласно установленной форме и в соответствии со всеми требованиями, регламентированными правовыми актами Министерства охраны здоровья в приказах о назначениях, выписывании лекарств, форме бланков и порядке их оформления:

  • язык заполнения – русский;
  • печатный шрифт, буквы четкие и разборчивые;
  • каждой букве — своя ячейка;
  • ручка с чернилами черного цвета;
  • выходить за пределы клеток нельзя;
  • заполнение данных начинается с первой ячейки;
  • печать не попадает на клетки, не предназначенные для нее;
  • штамм ставится в строго отведенное для него место;
  • на оттиске должны быть четко различимым название медицинского учреждения.

Если есть необходимость или возможность, заполнить дубликат можно на компьютере. После того, как бланк будет отпечатан, во всех свободных клетках необходимо проставить прочерки.

Единственное отличие копии от оригинала больничного листка состоит в том, что галочка ставится не напротив слова «подлинник», а там, где значится «дубликат».

Пример. Больничный лист сотрудника, проходившего стационарное лечение, был сдан в феврале, пособие по временной нетрудоспособности выплачено. Но при текущей проверке обнаружилось, что бланк заполнен с ошибкой: вместо даты выписки была поставлена дата начала болезни. После обращения в медицинское учреждение испорченный формуляр был заменен дубликатом.

Необходимые документы

Если для того, чтобы получить оригинал больничного листа, от больного не требуется написания заявления, то для дубликата это необходимо. Чтобы выдали дубликат больничного листка, потребуется предоставить:

  • заявление на получение дубликата больничного листа;
  • подтверждающий личность документ (паспорт).

Ранее было нужно требование с места работы, в котором указано, что сумма пособия по временной нетрудоспособности не была получена. Сейчас эту бумагу предоставлять нет надобности.

Нюансы оформления дубликата

Форма для оригинала и дубликата бланка больничного листа – единая, отдельной не существует. Разница лишь в том, что в соответствующем поле ставится галочка с указанием того, какой именно это тип документа.

Также имеются некоторые различия в заполнении:

  • писать можно как от руки, так и применяя штампы;
  • в месте указания даты ставится день выдачи дубликата, а не изначальной выдачи больничного листка;
  • рекомендованы к заполнению ячейки с указанием первичного или продолжения листка для понимания того, вместо каких именно оригинальных листков выдается дубликат;
  • длительность заболевания указывается в одну строку;
  • помимо данных и подписи врача необходимы ФИО председателя и ответственных участников врачебно-консультационной комиссии.

Если в документе со слов больного неверно указано место работы, впоследствии нужные правки может внести работодатель собственноручно. Дубликат больничного листа, также как и оригинал, должен быть заполнен предельно внимательно и аккуратно, без каких-либо ошибок.