Электронная транспортная накладная

Бизнес все чаще отказывается от бумажных документов. Среди последних трендов – переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН). Насколько такие документы безопасны с юридической точки зрения? И обоснованы ли опасения, что их не принимают суды, ФНС и ГИБДД?

В очередь за новинкой

Компании активно обмениваются электронными транспортными накладными с 2018 года. Именно тогда на рынок вышло первое в России решение для обмена ЭТрН от сервиса Synerdocs. За два года его успешно опробовали многие известные транспортные компании, грузоотправители и грузополучатели. В их числе интернет-магазин Wildberries, а также российские представительства Levi’s, DB Schenker, Itella, FM Logistic и другие.

Интерес бизнеса к ЭТрН очевиден: компании больше не теряют документы в пути. Отказываясь от бумаг, они ускоряют оплату за товары и услуги, сокращают затраты на печать, отправку, обработку и хранение накладных. В электронном виде поиск и представление документов в ФНС занимает считанные минуты, а не часы и дни – как в истории с бумагами.

Однако есть компании, которые еще сомневаются и не переходят на обмен электронными транспортными накладными с контрагентами. Бизнес опасается, что такие документы не равносильны бумажным с точки зрения закона и их нельзя представить в госорганы. Однако все это только мифы об ЭТрН, которые легко опровергнуть.

Миф №1. «ЭТрН вне закона»

Порядок документооборота перевозочных документов, в том числе транспортной накладной, описан в Постановлении Правительства РФ от 15.04.2011 года № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом». В нем законодатели пояснили, что транспортная накладная подтверждает факт перемещения товара, служит основанием для ведения учета покупателем и продавцом, а также расчетов с перевозчиком. То есть она является первичным учетным документом.

При этом российское законодательство давно разрешает оформлять все первичные учетные документы в электронном формате. Это подтверждает ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года. Цитируем статью 9 часть 5: «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».

Закон также поясняет, что обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи лиц, предусмотренных предыдущим пунктом, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В электронных транспортных накладных, которыми уже обмениваются клиенты Synerdocs, представлены все указанные реквизиты. Таким образом, документ полностью легитимен и может использоваться российскими компаниями в хозяйственных операциях.

Миф №2. «Придется потратиться на УКЭП для водителей»

На самом деле такого требования к обмену ЭТрН нет. Условия использования ЭП контрагентами и ее легитимность регулируются ФЗ № 63 «Об электронной подписи». Закон гласит, что компании могут решать сами, какую подпись они будут ставить на документах при обмене друг с другом.

Именно поэтому сервис Synerdocs представил решение, в котором не требуется приобретать дорогостоящую усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для водителей. Ее при обмене ЭТрН используют грузоотправители, грузополучатели и транспортные компании. Водители же в свою очередь подписывают документы с помощью простой электронной подписи (ПЭП), которая в разы дешевле УКЭП.

«У крупных перевозчиков в штате может числиться несколько тысяч водителей. Представьте, какие расходы понесет компания, если будет использовать сертификаты КЭП, – поясняет руководитель бизнес-направления Synerdocs Иван Агапов. – Мы, как специалисты оператора электронного документооборота, обеспечиваем идентификацию водителей таким образом, чтобы в случае необходимости была возможность установить подписанта документа. И, конечно же, прописываем само использование ПЭП в договорных документах».

В пользу легитимности простой электронной подписи высказывается и Минфин РФ:

  • в Письме от 12.09.2016 года №03-03-06/2/53176 министерство указало, что виды возможных для использования при оформлении первичных документов электронных подписей устанавливаются федеральными стандартами бухучета. Поскольку на данный момент такого стандарта нет, налогоплательщик может использовать любую электронную подпись при оформлении первичных учетных документов, соблюдая при этом требования ФЗ № 63;
  • ранее, в Письме от 11 января 2016 года №03-03-06/61, представители Минфина рассмотрели вопрос о применении электронной подписи для оформления первичных учетных документов в целях налога на прибыль и сообщили, что первичные учетные документы можно подписывать простой или усиленной неквалифицированной электронными подписями (опять же с соблюдением ФЗ № 63).

Миф №3. «ЭТрН не примут в налоговой»

Транспортная накладная является первичным документом и может быть истребована ФНС. Допустим, вам нужно представить ее в электронном виде. Что бы ни говорили противники ЭДО, никаких проблем в этом нет.

В Письме ФНС РФ от 23.03.2017 года №ЕД-4-15/5364@ говорится, что вы можете использовать транспортную накладную в электронном виде. Но поскольку формат ЭТрН не установлен налоговой службой, то порядок представления этих документов в органы власти поясняется Письмом Министерства финансов РФ от 11.01.2012 года №03-02-07/1-1, а именно – аналогично всем неформализованным электронным документам:

Однако процедуру уже скоро могут упростить – когда транспортная накладная станет формализованным документом. Этого ждут многие участники рынка логистики. Если законодатели примут такое решение, то ЭТрН можно будет представлять без распечатки – в электронном виде.

Миф №4. «В суд не представишь»

Конечно, это тоже неправда. Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ст. 75) и Гражданский процессуальный кодекс РФ (ст. 71) разрешают использовать документы, подписанные ЭП, в качестве письменных доказательств в судебных спорах.

Более того, интернет-сервисы «Мой Арбитр» и ГАС «Правосудие» позволяют направлять в суд электронные документы. Они должны быть подписаны УКЭП.

Можно представить документы в суд и на бумажных носителях. Если говорить об ЭТрН, то ее достаточно распечатать из сервиса Synerdocs со штампами о подписании документа ЭП. Далее заверить печатью и подписью руководителя организации и представить по месту требования. Дополнительно вы можете запросить у оператора заключение о том, что документ был передан через сервис обмена.

Миф №5. «Будут проблемы с ГИБДД»

«С одной стороны, пока нет правовых норм, которые бы регулировали представление электронных транспортных накладных сотрудникам ГИБДД. Под вопросом и техническая оснащенность самих проверяющих. Одно дело представить документ на экране смартфона или планшета, а другое – проверить его оригинальность и подписи на нем», – комментирует Иван Агапов.

Тем не менее эксперт напоминает, что выход есть – водитель может предъявлять инспектору транспортную накладную в бумажном виде. Она оформляется в одном экземпляре, при этом достаточно двух подписей – грузоотправителя и водителя (ставит при приеме груза). Когда товар будет доставлен, документ нужно уничтожить:

Транспортная накладная: на бумаге или в электронном виде?

База знанийАналитика

Транспортная накладная – первичный документ, который предназначен для учета движения товарно-материальных ценностей и сопровождает груз при его перевозке от грузоотправителя к грузополучателю. Не стоит путать с товарной накладной ТОРГ-12, которая лишь удостоверяет переход права собственности на товар от продавца к покупателю. Только транспортная накладная подверждает факт перевозки груза и только на ее основании осуществляются списание товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и их оприходование у грузополучателя.

Товарно-транспортная накладная (далее – ТТН) оформляется в двух случаях:

  1. при перевозке товарно-материальных ценностей силами автотранспортной компании;
  2. при перевозке товарно-материальных ценностей самим грузоотправителем.

Если же покупатель намерен сам вывезти груз, ТТН оформлять не требуется.

Заполнение транспортной накладной

При заполнении транспортной накладной следует отражать всю информацию, касающуюуся груза и его перевозки. Сегодня используется унифицированная форма N 1-Т, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Документ условно делится на две части. В первой части указывается информация о товаре, важная для грузоотправителя и получателя:

Во второй части содержатся данные об используемом транспорте, нужные для компании-перевозчика:

Долгое время форма N 1-Т оставалась неизменной, но в 2011 году с утверждением Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (Постановление Правительства РФ от 15.04.11 № 272) был введен новый бланк транспортной накладной. Оформляется он в том случае, если перевозкой товарно-материальных ценностей занимается отдельно нанятая транспортная компания.

Исправление транспортной накладной

Согласно ч. 7 ст. 9 Федерального Закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» вносить исправления в первичные документы возможно. Поскольку ТТН является первичным документом, при обнаружении в ней ошибок исправления можно произвести следующим способом:

  1. зачеркнуть ошибочный текст одной ровной чертой, чтобы при необходимости зачеркнутый текст хорошо читался;
  2. написать над зачеркнутым текстом исправленный;
  3. заверить исправления у ответственных лиц, составивших документ (подписью);
  4. проставить дату исправлений.

Транспортная накладная в электронном виде

В отличие от товарной накладной ТОРГ-12, которую на законодательном уровне можно оформлять и отправлять в контролирующие органы в электронном виде, использование ТТН в электронном виде не представляется возможным. Однако в соответствии с Приказом ФНС РФ от 29.06.2012 года №ММВ-7-6/465@ транспортные накладные могут быть направлены в налоговый орган в виде сканированных копий.

Евгения Герасимова, PR-специалист Synerdocs

Электронная транспортная накладная: какую ЭП использовать?

26 октября 2018

Несмотря на то, что текущие нормативно-правовые акты уже разрешают переводить любые первичные документы в электронный вид, ряд государственных структур, со своей стороны, пытаются отрегулировать этот процесс на законодательном уровне. В конце 2017 года был подготовлен проект Постановления Правительства РФ N 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» (далее — Постановление), который определил понятие электронной транспортной накладной и регламентировал некоторые правила ее использования. В сентябре 2018 года Постановление обновили. Что изменилось? Рассмотрим самые интересные моменты из документа и узнаем, что думают эксперты.

Простая электронная подпись для водителя

Заполнять поля транспортной накладной (далее — ТрН) предполагается, как и прежде, через оператора ЭДО, любым удобным способом. При этом в обновленной версии проекта явно отметили, что подписать накладную водителям можно простой электронной подписью (далее — ПЭП). Напомню, Федеральный закон N 402 «О бухгалтерском учете» разрешает использовать ТрН в электронном виде, а ФЗ N 63 допускает подписывать ее любым видом электронной подписи. Мнением по вопросу применения ПЭП делится Алексей Сенченков, Коммерческий Директор «Ассоциации Электронных Торговых Площадок», Единого портала Электронной подписи:

«Во-первых, появляется оператор электронных транспортных накладных, что предполагает предъявление некоторого ряда требований на соответствие определенным критериям, в том числе связанным с использованием конкретных видов подписи, порядком их использования и защитой информации как таковой.

Во-вторых, соглашение, которое заключают участники с оператором, может быть подписано на бумаге собственноручно или усиленной квалифицированной подписью. Тогда зачем вводить простую подпись?

Скорее всего, она появилась в проекте, чтобы учесть необходимость подписи водителя, который сможет подтвердить факт получения или доставки груза на документе, например, через SMS-код или push-уведомление.

На наш взгляд, в этом случае все же надо разделять электронную подпись участников документооборота непосредственно на документе, которая должна быть квалифицированной для дальнейшей регистрации, например, в информационных системах ФНС, и простую подпись водителя.

Если требуется лишь подписать и подтвердить факт загрузки и разгрузки, наверное, это логично. Но тогда оператору стоит указывать это в требованиях к порядку подписания на каждом этапе либо все же использовать сертифицированные решения. Например, „облачную подпись“ компаний КриптоПро „КриптоПроDSS“ и SafeTech „КриптоПро myDSS“, в которой учтена возможность аутентификации через мобильное устройство, причем на любой операционной системе. Решения, конечно, есть и другие — ООО „Цифровые технологии“. Здесь, скорее, вопрос не к изменениям в Постановлении, а к дальнейшей технической документации, которая будет использоваться и определять порядок электронного документооборота.

Оператор системы ЭДО должен указывать, какие виды подписи он поддерживает, и в каких случаях».

Квалифицированная подпись — конечно, хорошее решение, но как правило, ее стоимость в несколько раз выше простой. Своим мнением по вопросу ценовой политики делится руководитель бизнес-направления Synerdocs Иван Агапов.

«Разрабатывая наше решение по обмену электронной транспортной накладной, мы опирались на законодательные нормы и потребности отрасли в целом.

Решение предусматривает применение квалифицированной электронной подписи (далее КЭП) грузоотправителями, грузополучателями и транспортной компанией, а водителям предлагается использовать простую электронную подпись.

ПЭП в рамках визирования документа водителями удешевляет использование ЭТрН в несколько раз по сравнению с теми же КЭП и подписанием с помощью СКЗИ, или облачной подписью. У крупных перевозчиков в штате может числиться несколько тысяч водителей. Представьте, какие расходы понесет компания, если будет использовать сертификаты КЭП.

Мы, как специалисты оператора электронного документооборота, обеспечиваем идентификацию водителей таким образом, чтобы в случае необходимости была возможность установить подписанта документа. И, конечно же, прописываем само использование ПЭП в договорных документах.»

Операторы ЭДО и роуминг

Заполнить электронную транспортную накладную, судя по проекту Постановления, можно через одного или нескольких операторов. Конечно, при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и передачи ЭТрН в соответствии с требованиями, утверждаемыми Министерством транспорта РФ. Несмотря на то что единого установленного государством формата сегодня еще нет, участники рынка могут использовать, например, XML-формат ЭТрН, который разработали специалисты сервиса обмена Synerdocs.

«О роуминге говорить пока рано, потому как на сегодняшний день настраивать его фактически не с кем, — считает Иван Агапов. — Решение по обмену электронными транспортными накладными от оператора Synerdocs — единственное на рынке документооборота.

При обмене в роуминге должно быть выполнено главное условие — единый формат документа, используемый всеми операторами, желательно установленный законодательно. Такового пока, к сожалению, нет. Да и процесс настройки по-прежнему остается длительным.

Роуминг — это задача будущего, но начать использовать решение по обмену ЭТрН и получать выгоды можно уже сейчас».

Контроль со стороны государства

В Постановлении рассмотрены моменты по взаимодействию оператора ЭДО и контролирующих органов. В частности, оператор по запросу обязан предоставить доступ к электронным транспортным накладным федеральным органам исполнительной власти, в чьи полномочия входит проверка данных, указанных в документе. Предусматривается, что такая информация будет передаваться через Систему межведомственного электронного взаимодействия.

Чем же обусловлен повышенный интерес к транспортной отрасли? Своим мнением делится Антон Смородников, практикующий юрист в области грузоперевозок с 2006 года.

«Государству выгодно контролировать перемещение товаров. На то есть несколько причин. Например, это позволит исключить перевозки с наличной оплатой водителю — несмотря на то, что рассчитываться за услуги таким образом не запрещено, у грузоотправителя или получателя возникает обязанность оплатить НДФЛ за физлицо — водителя. Понятно, что сейчас так никто не делает и бюджет недополучает средства. Это влечет за собой выход из тени большого количества перевозчиков-частников — физлиц, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей, и, следовательно, не отчисляющих налоги в бюджет.

Другая причина — государство сможет эффективнее бороться с перегрузами. Здесь речь идет, скорее, о перевозке инертных грузов, когда на карьере в машину загружают по 35-45 тонн песка, щебня или гравия. При внесении в законодательство небольших изменений Операторов электронного документооборота смогут обязать передавать сведения через систему межведомственного взаимодействия в ГИБДД или Ространснадзор. В свою очередь ведомства смогут предпринимать меры административного воздействия к таким любителям перевозить в одной машине столько, сколько должно вмещаться в два грузовика. Это, кстати, тоже будет иметь положительный эффект для перевозчиков, так как потребность в транспорте возрастет, что неблагоприятно отразится на ценах на перевозки».

Печатная версия ТрН. Кому она нужна?

В сентябрьской версии Постановления все же учли необходимость распечатки документа на бумажном носителе. Однако для чего обеспечивается такая возможность, не уточняется. Предполагаю, что для представления сотрудникам ГИБДД при остановке транспортного средства. Но это лишь догадки. Так же, как и не рассмотрен факт возможного дублирования документов в электронном виде и на бумаге.

Законодательство, к сожалению, не предусматривает решения данного вопроса с возможностью представления электронной ТрН инспектору, поэтому пока сотрудники ГИБДД принимают только бумажные документы. Мы, сервис обмена Synerdocs, изначально предлагаем на стороне грузоотправителя распечатать один экземпляр транспортной накладной, проставить необходимые печати и подписи со стороны грузоотправителя и водителя, а по месту прибытия к грузополучателю, данный экземпляр уничтожить.

Бонус. Поможет ли транспортная накладная в раскрываемости краж грузов?

При разработке решения по обмену ТрН мы предполагали, что использование водителями электронной подписи позволит решить проблемы и с кражами грузов. Юрист в области грузоперевозок Антон Смородников с нами соглашается. Статистика по хищению грузов на территории Российской Федерации довольно плачевная, а стандартных инструментов регулирования на сегодняшний день не существует. Конечно, можно проверять данные перевозчика (паспорта, телефонные звонки, кодовые вопросы) через различные базы данных, но, как правило, мошенники — это люди изобретательные, «творческие».

«Введение ЭТрН окажет хорошее влияние на раскрываемость уголовных дел о кражах грузов, — продолжает Антон Смородников. — С такими я сталкиваюсь регулярно и зачастую предварительное следствие останавливается в связи с невозможностью установки лиц, фактически принявших груз к перевозке. Электронная подпись, даже простая, с использованием аутентификации через ЕСИА, значительно упростит задачу правоохранительным органам в розыске водителя, который принял груз. Если одновременно с этим повысить правовую культуру водителей и добиться от них доставки груза исключительно по адресу, указанному в транспортной накладной, а изменения адреса выгрузки производить только после получения указания о переадресовке, направленного через оператора ЭДО, то количество краж в перспективе снизится.

Как сейчас в основном происходят кражи груза? Водителю говорят: „Не смотри, что написано в накладной. Надо ехать по другому адресу. На выгрузке заплатим наличкой“. Он считает, что ему сделали указание о переадресовке и послушно едет выгружаться на арендованный мошенниками склад.

Максимум, что грозит водителю — штраф по ст. 12.21 КоАП в размере 500 рублей, да и то лишь в случае, если сотрудник ГИБДД сопоставит начальную и конечную точку маршрута и увидит, что в 14-ой графе транспортной накладной не сделаны отметки о переадресовке».

Что дальше?

Конечно, мы прекрасно понимаем, что это лишь проект Постановления, и еще многое может измениться. Участников рынка грузоперевозок и операторов ЭДО интересует не только содержание предлагаемых мер, но и сроки их рассмотрения, принятия и реализации. Как говорится, будем наблюдать.

Минтранс предлагает ввести понятие электронной транспортной накладной

© anekdotov.net

Оформляться таковые будут в особой системе, а передаваться – через оператора.

Минтранс разработал проект поправок в некоторые акты правительства РФ, в том числе – в постановление от 2011 года № 272, которым утверждены правила перевозок грузов автомобильным транспортом.

Предлагается дополнить эти правила такими понятиями:

  • электронная транспортная накладная;
  • оператор, обеспечивающий оборот таких накладных;
  • пользователи электронного документооборота транспортных накладных – грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель, которые заключили соглашение с оператором;
  • система документооборота электронных транспортных накладных.

Соответственно, электронная транспортная накладная будет оформляться в системе документооборота таких накладных. Для подписания такой накладной понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (за некоторыми исключениями, когда достаточно будет простой).

Понятие электронной накладной также зафиксируют в правилах дорожного движения.