Функции менеджера по обслуживанию

Зачем составлять должностную инструкцию для менеджера по развитию?

При трудоустройстве работодатель подписывает с новым менеджером трудовой договор, в котором отображаются ключевые моменты взаимодействия сторон. Должностная инструкция дополняет договор и детализирует ряд вопросов, касающихся исполнения сотрудником его трудовой функции.

В отношении должности менеджера по развитию такой подход оказывается особенно актуальным, так как в частных компаниях нет единого подхода к постановке задач перед сотрудником, занимающим описываемую должность. В одних компаниях от сотрудника ожидают развития бизнеса в целом, в других — поручают развивать отдельное направление. Именно должностная инструкция позволяет определить конкретные обязанности и права менеджера по развитию.

Есть еще одна важная функция должностной инструкции — закрепление в ней требований к квалификации кандидата на должность. Должности менеджера по развитию нет в квалификационном справочнике должностей. Это означает, что нет и рекомендованных требований к квалификации, т. е. каждый работодатель вправе решать, каким требованиям должны соответствовать его сотрудники. Чтобы избежать в дальнейшем споров по поводу обоснованности отказа в приеме на работу, имеет смысл закрепить такие требования на бумаге.

Примерная структура должностной инструкции для менеджера по развитию

Сотруднику, которому поручено разработать должностную инструкцию менеджера по развитию, при выполнении этой задачи можно воспользоваться общепринятой структурой такого рода документов, предполагающей наличие в них 4 основных разделов.

  1. Общие положения

    Этот раздел служит для того, чтобы изложить следующую информацию о должности:

    • название должности (менеджер по развитию);
    • порядок подчиненности (с указанием того, кто отвечает за прием на работу и увольнение);
    • квалификационные требования (требования к уровню образования, опыту работы, можно также перечислить навыки и знания, которые руководителю хотелось бы видеть у кандидата на должность);
    • наличие подчиненных;
    • порядок замещения.
  2. Права

    В каждой компании руководитель решает сам, какими именно правами наделить менеджера по развитию. Однако в любом случае нужно учитывать одно обстоятельство: менеджер для эффективного исполнения поставленных перед ним задач должен обладать определенной свободой в принятии решений, отнесенных к его компетенции. Таким образом, ему могут быть предоставлены, например, следующие права:

    • запрашивать информацию и документы, необходимые для решения поставленных задач, у всех подразделений компании;
    • знакомиться с решениями руководителя;
    • передавать руководителю свои предложения по улучшению рабочего процесса;
    • требовать от руководителя оказывать содействие в выполнении должностных обязанностей;
    • издавать распоряжения своим непосредственным подчиненным и контролировать ход их исполнения;
    • участвовать в переговорах с клиентами;
    • привлекать партнеров к сотрудничеству с компанией;
    • подписывать (визировать) договоры в рамках своей компетенции.
  3. Должностные обязанности

    После приема на работу менеджера по развитию руководитель компании ждет от него выполнения конкретных задач — и именно в этом разделе должностной инструкции прописываются обязанности, которые должен исполнять сотрудник. Например:

    • разрабатывать общую концепцию развития компании;
    • разрабатывать стратегию развития компании и в ее рамках создавать общий план развития;
    • разрабатывать программы развития (реструктуризации) компании, следить за их исполнением;
    • подавать руководству предложения по освоению новых направлений деятельности компании;
    • искать новые рынки сбыта и пути их освоения;
    • организовывать взаимодействие структурных подразделений компании для реализации утвержденной программы развития;
    • анализировать результаты исполнения программы развития;
    • подготавливать отчеты о результативности утвержденной программы развития.
  4. Ответственность

    Менеджер по развитию может быть привлечен к ответственности и за произведенные им действия, и за последствия принятых им решений. Речь может идти:

    • о дисциплинарной ответственности — если сотрудник будет уличен в неисполнение или ненадлежащем исполнении своих трудовых обязанностей;
    • об административной или уголовной ответственности — за совершение сотрудником соответствующих проступков;
    • о материальной ответственности — если сотрудником будет нанесен ущерб имуществу компании.

Некоторые нюансы составления должностной инструкции для менеджера по развитию

В некоторых компаниях должность менеджера по развитию имеет более узкую специализацию, что отражается и в ее названии. Например, нередко встречаются такие должности, как менеджер по развитию бизнеса или менеджер по развитию территории. При этом в должностной инструкции сотрудника, занимающего такую должность, непременно должны отражаться особенности, характерные именно для этого направления деятельности.

Приведенная выше примерная структура должностной инструкции больше всего подходит для менеджера по развитию бизнеса, поскольку составлена таким образом, что в должностные обязанности включены пункты, касающиеся развития компании в целом. Если же направленность деятельности менеджера ограничена развитием территории, тогда этот раздел инструкции стоит откорректировать.

Например, в должностные обязанности менеджера по развитию территории можно включить следующие:

  • анализировать и развивать каналы сбыта на указанной территории;
  • разрабатывать и внедрять программы по открытию новых филиалов или представительств;
  • подбирать кандидатов на руководящие должности новых подразделений.

В любом из перечисленных случаев перед менеджером по развитию ставится задача разработки и реализации мер, направленных на развитие компании. Объем его полномочий и перечень основных должностных обязанностей при этом закрепляется в должностной инструкции. Руководитель сам решает, какие обязанности он возлагает на менеджера по развитию, какими правами наделяет его и какие требования к квалификации выставляет для соискателя этой должности. Главное, помнить при этом, что в дальнейшем с сотрудника нельзя будет потребовать больше, чем закреплено в его должностной инструкции.

Профессия менеджер по работе с клиентами (Account Manager) относится к специалистам и характерна для многих сфер предпринимательской деятельности.

Это, и сфера торговли, и реклама, недвижимость, банковская деятельность. Там, где необходим индивидуальный подход и работа с корпоративными клиентами. Грамотная работа менеджера по обслуживанию клиентов – это основа для успешного итогового предприятия в любом бизнесе.

Как правило, успешный менеджер в будущем может занять руководящую должность.

Типы менеджеров

В ходе проведения опросов психологами было выявлено три типа менеджеров:

  • Менеджер-меланхолик. Для этого типа сотрудников характерно вялое и растянутое общение, которое вскоре надоедает заказчику и заставляет поскорее завершить переговоры.
  • Эрудированный менеджер. Такой тип менеджера покоряет своей осведомлённостью и знанием во многих сферах. Он поражает количеством проведённых аналогий, анализируя ситуацию на ходу. Покупатель или потребитель может быть спокоен в подписании договора с таким менеджером.
  • Исполнительный менеджер. Он не занимается самодеятельностью и не привносит творчества, соблюдая регламент работы по инструкции.

Лучше всего, если все три типа менеджеров будут принимать участие в работе по обслуживанию клиентов, но это не всегда удаётся. В определённой сфере деятельности компании каждый из этих типов может найти себе применение.

К примеру, для торговли будет уместен тип менеджера «исполнительный», не отступающий от установленного регламента работы. Для фирм по обслуживанию или ремонту, с техническими и механическими товарами подойдёт тип эрудированного менеджера.

Обладая определёнными качествами, навыками и образованием, менеджер должен убедить клиента заказать услугу или приобрести товар. Поскольку клиенты бывают очень разными, то и подход к каждому должен быть индивидуальным. Как будет это делать менеджер – играть на эмоциях или психологических факторах клиента – это его задачи.

Не многие потребители знают, чего они хотят, и тут важно незаметно направить и подтолкнуть к принятию решения в пользу компании. Консультанту по работе с клиентами, важно увлечь и заинтриговать, обратившегося по телефону, убедить, что именно здесь ему помогут и учтут все его пожелания.

Навыки и качества

К кандидатам на должность менеджера или консультанта по работе с клиентами могут предъявляться требования по специальному образованию, среднему или высшему профессиональному.

В зависимости от деятельности и профиля компании требуется либо экономическое или юридическое, либо психологическое образование. Многие компании уделяют большое значение профессиональному росту своих специалистов, предоставляя им возможность регулярно посещать специализированные тренинги и курсы. В современное время, популярными стали бизнес-семинары и коучинги, которые проводят непосредственно на территории компании.

Но стандартно требуются знания:

  • теории менеджмента и основ маркетинга;
  • основы администрирования;
  • деятельности предприятия и характеристики предлагаемых услуг или товара;
  • составление бизнес-планов, договоров и различных документов;
  • умение разрабатывать и вести презентации;
  • регламента работы фирмы;
  • основы действующего законодательства;
  • основы психологии взаимоотношений и делового этикета;
  • основы современных связей и коммуникаций.

Менеджер по работе с клиентами должен быть коммуникабельным и обладать хорошей эрудицией, уметь играть оборотами слов в беседе с потенциальным покупателем, уметь убеждать и слушать, проявляя при этом вежливость и такт. По этой причине от менеджера требуется:

  • работоспособность и стрессоустойчивость;
  • неконфликтность;
  • умение вести переговоры по телефону;
  • обрабатывать информацию и принимать быстрые решения в нестандартных ситуациях;
  • хорошая обучаемость и стремление к карьерному росту;
  • способность работать в команде придерживаясь регламента компании.

А также хороший менеджер должен иметь презентабельную внешность, деловой стиль в одежде, обаяние и умение «играть» в интересах компании в спорных ситуациях.

Обязанности

Должностные обязанности классифицируются в зависимости от рода и вида деятельности компании, но можно выделить основные, которые подходят для большинства менеджеров.

Существующие и новые клиенты

В первую очередь, поддерживается существующая база клиентов и наращивается и утверждается новая. Менеджер осуществляет переговоры с клиентом по телефону и на личных встречах.

Знакомит клиента с товаром или услугами предприятия, с ценами, условиями и регламентом работы по продаже, расчётам и отгрузке товара. Ведёт проекты компании и проводит презентации товаров и услуг. Обеспечивает присутствие корпоративных клиентов на мероприятиях компании, организует предварительные переговоры по телефоны и приглашения.

Ассортимент товара

Менеджер должен следить за наличием всего ассортимента товара и продукции, если это сфера торговли. Курирует наличие демонстрационных образцов и организации выставок. Планирует работу с корпоративными клиентами (скидки и льготные условия сотрудничества).

Разрабатывает методики поиска, схемы привлечения клиентов и общения с ними. На плечи менеджера ложится отчётная документация по проектам, проведённым акциям, выставленным счетам и оплате со стороны клиента.

Анализ рынка

Для успешной работы менеджер анализирует рынок и возможных будущих потенциальных клиентов, выявляя их потребности и финансовые возможности. С этими знаниями можно играть и варьировать условия для конкретного клиента, делая заманчивые предложения.

Изучение конкурентов

Изучение политики работы конкурентов важно для успешной работы менеджера. Предложение клиентам альтернативных способов решения спорных ситуаций и привлечение юриста компании является неотъемлемой частью работы в процессе завершения сделок.

Тем не менее, менеджер – это лицо компании, который обязан в любых ситуациях проявлять максимальную лояльность, не забывая о правилах хорошего тона и этикете общения. Небрежное и невежливое обращение способно оттолкнуть даже устоявшихся клиентов.

Поддержка связей

В обязанности входит общение и консультация клиентов по телефону, постоянная информационная поддержка. Мотивирует постоянных клиентов для дальнейшего сотрудничества с компанией. Нередко требуется выезд к клиенту для заключения сделки и оформления документов на покупку товара.

Если клиент первый раз обратился по телефону, то задача менеджера проявить максимум усилий, что бы клиент был заинтересован прийти в офис компании. В зависимости от типа клиента выстраивается тактика и игра убеждения.

Важно произвести первое располагающее впечатление, которое зависит и от манеры ответа по телефону, а также от быстроты ответов на поставленные вопросы (если продавец долго ищет ответ о товаре – это отбивает дальнейший интерес в диалоге).

1 Общие положения

1.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Старшего менеджера по продажам, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

1.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

1.3 Переименование, ликвидация должности Старшего менеджера по продажам, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX /Директор филиала.

1.4 Старший менеджер по продажам непосредственно подчиняется Руководителю группы продаж.

1.5 Старший менеджер по продажам координирует работу:

— Менеджера по продажам;

— Старшего торгового представителя;

— Торгового представителя.

1.6 Старший менеджер по продажам может замещать Руководителя группы продаж на время его отсутствия.

1.7 На время отсутствия Старшего менеджера по продажам его замещает Менеджер по продажам.

2 Цели и должностные обязанности

2.1 Деятельность Старшего менеджера по продажам направлена на достижение следующих целей:

2.1.1 Обеспечение достижения планового объема продаж по клиентам и максимального дохода торговых операций;

2.1.2 Достижение требуемой доли рынка и уровня доходности продаж по закрепленным группам клиентов.

2.2 Для достижения установленных целей Старший менеджер по продажам исполняет следующие обязанности:

2.2.1 Обеспечивает выполнение ОФЭП по группе клиентов, закрепленных за ним;

2.2.2 Осуществляет:

— активное взаимодействие с клиентами Компании с целью продвижения Продукта Компании XXX для максимального удовлетворения потребностей клиента;

— поддержание и улучшение имиджа Компании;

— комплекс мероприятий по сопровождению продаж, обеспечению требуемого сервиса по клиентам;

— мероприятия по поддержанию уровня дебиторской задолженности не выше требуемого;

2.2.3 Осуществляет организацию и проведение маркетинговых акций, направленных на стимулирование сбыта:

— доведение до клиентов всей сбытовой информации (прайс-листы, изменения в формах и схемах работы и т. д.);

— сбор маркетинговой информации для дальнейшего использования в анализе работы с клиентами (в том числе сегментирования клиентской базы), коррекции деятельности с клиентами.

2.2.4 Ведет непосредственную работу с VIP-клиентами, выполняет представительские функции, участвует в переговорах с VIP-клиентами;

2.2.5 Ведет карточки клиентов в WABC (или аналогичной программе), включая автоматически начисляемые при поставках скидки, наценки, а также данные для автоматического ограничения отпуска товара клиентам – дебиторам;

2.2.6 Контролирует отгрузку фармацевтических препаратов;

2.2.7 Осуществляет контроль поступлений денежных средств по осуществленным отгрузкам, проводит сверки взаимозачетов (совместно с бухгалтерией);

2.2.8 Участвует в планировании деятельности Группы продаж;

2.2.9 Осуществляет подготовку и предоставление необходимой отчетности.

2.3 Для достижения установленных целей Старший менеджер по продажам осуществляет взаимодействие с закрепленными клиентами.

3 Показатели оценки деятельности

Деятельность Старшего менеджера по продажам оценивается на основе следующих показателей:

3.1 Выполнение планов по ОФЭП;

3.2 Комплексный показатель по ПДЗ;

3.3 Динамика развития клиентской базы и ключевых клиентов;

3.4 Степень обеспечения сервиса по клиентам и сопровождению продаж.

4 Общекорпоративные нормы

Деятельность Старшего менеджер по продажам регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

4.1 Правила внутреннего трудового распорядка;

4.8 Настоящая должностная инструкция.

5 Права

Старший менеджер по продажам имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

5.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

5.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции;

5.3 Представлять интересы Компании перед клиентами в ходе проведения переговоров, сбора маркетинговой информации, проведения маркетинговых акций;

5.4 Давать отдельные поручения Менеджерам по продажам, Старшим торговым представителям, Торговым представителям в рамках их должностных обязанностей, направленные на достижение основных целей.

6 Ответственность

Старший менеджер по продажам несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX /Директором филиала за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

7 Требования к работнику при приеме на работу

Общие обязательные требования

Образование

Высшее (фармацевтическое, медицинское, экономическое)

Опыт работы

Не менее 1года в сфере продаж

Профессиональные навыки

Опыт переговоров с клиентами, опыт активных продаж, аналитические навыки, опыт прямых продаж

Специальные требования

Знание специального ПО, технических систем

Офисные программы (MS Office)

Знание нормативной документации

Владение методиками

8 Словарь специальных терминов и сокращений

Термин, сокращение

Определение термина, сокращения

ПДЗ

Просроченная дебиторская задолженность

ОФЭП

Основные финансово-экономические показатели

Компания

Автоматизированная информационная система товарного и финансового учета

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

9 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

Федеральное агентство по образованию УТВЕРЖДАЮ

Государственное образовательное учреждение Ректор университета д. э.н., профессор

высшего профессионального образования _________________

«Поволжский государственный «______» ___________________ г.

университет сервиса (ПВГУС)»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

____________________ №______

г. Тольятти

специалиста по мониторингу

отдела мониторинга, практической подготовки

и трудоустройства Управления по работе со студентами

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. На должность специалиста по мониторингу назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.2. Назначение на должность специалиста по мониторингу и освобождение от нее производится приказом ректора университета по представлению начальника отдела мониторинга, практической подготовки и трудоустройства студентов.

1.3. Специалист по мониторингу обеспечивает взаимодействие университета с предприятиями, организациями и учреждениями города, Центром занятости, кадровыми агентствами и городскими молодежными организациями по вопросам исследования ситуации на рынке труда.

1.4. Специалист по мониторингу должен знать:

1.4.1. Законодательные и нормативно-правовые акты, методические материалы по вопросам работы со студентами.

1.4.2. Трудовое законодательство.

1.4.3. Порядок оформления и ведения банка данных вакансий по специальностям университета.

1.4.4. Порядок составления отчетности по результатам трудоустройства выпускников университета.

1.4.5. Владение специальными знаниями маркетинговых исследований, IT-технологиями.

1.4.6. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.

1.4.7. Основы психологии и социологии.

1.4.8. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.4.9. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.5. Специалист по мониторингу в своей деятельности руководствуется:

1.5.1. Положением об отделе мониторинга, практической подготовки и трудоустройства студентов управления по работе со студентами;

1.5.2. Настоящей должностной инструкцией.

1.6. Специалист по мониторингу подчиняется начальнику отдела мониторинга, практической подготовки и трудоустройства студентов управления по работе со студентами.

1.7. На время отсутствия специалиста по мониторингу (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное начальником отдела мониторинга, практической подготовки и трудоустройства студентов управления по работе со студентами, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Специалист по мониторингу осуществляет:

2.1.1. Формирование среди руководителей региона имиджа Вуза, как учреждения, способного оказать реальную кадровую поддержку производству, социальной сфере и способного вносить существенный вклад в экономическое развитие региона.

2.1.2. Сбор, систематизация и анализ всей информации по рынку труда и распределению выпускников университета, создание информационно-поисковой базы выпускников, включающей данные по заявкам работодателей на потребление труда выпускников.

2.1.3. Прогнозирование тенденций спроса на дефицитные специальности в сфере сервиса и проведение анализа потребностей предприятий и организаций в специалистах, качества подготовки выпускников на основании требований работодателей для выработки рекомендаций по открытию новых специальностей и качественного устройства выпускников университета.

2.1.4. Проведение работы со студентами в целях повышения их конкурентоспособности на рынке труда посредством информирования о тенденциях спроса на специалистов, организации профильных научных исследований.

2.1.5. Анализ требований работодателей в отношении качества и уровня подготовки специалистов.

2.1.6. Содействие выпускающим кафедрам в проведении презентаций специальностей для предприятий, занимающихся кадровой политикой, а также участие в проведении презентаций предприятий.

2.1.7. Приглашение руководителей предприятий и организаций на заседания профильных кафедр, конференции, семинары, ярмарки вакансий, защиты выпускных квалификационных работ.

2.1.8. Создание в электронном виде профессионального, психологического, социального портрета выпускника для наиболее полного и качественного удовлетворения заявки работодателя.

2.1.9. Постоянное взаимодействие с предприятиями и организациями города, Центром занятости, кадровыми агентствами и городскими молодежными организациями.

2.1.10. Два раза в год (по состоянию на 1 сентября и по состоянию на 1 января) делать запрос в Центр занятости города о спросе и предложении рабочей силы на рынке труда города и о нетрудоустроенных выпускниках университета.

2.2. Совместная работа с институтами, факультетами и структурными подразделениями университета в проведении мониторинга интеллектуального потенциала студентов:

2.2.1. Формирование банка данных студентов и выпускников университета;

2.2.2. Сбор и обобщение сведений с институтов и факультетов об успеваемости студентов и выпускников;

2.2.3. Поддержание связи с потребителями выпускников, с целью улучшения качества подготовки специалистов;

2.3. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

2.4. Заключает соглашение о неразглашении персональных данных, что является допуском к работе с персональными данными на материальных носителях. В своей работе руководствуется законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, документами Министерств и ведомств, а также Уставом университета, документами СМК, положением «Об обработке персональных данных в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Поволжский государственный университет сервиса», иными внутренними локальными актами, регламентирующими деятельность университета и федеральными нормативными актами в сфере защиты персональных данных, приказами, инструкциями и другими актами, в том числе настоящим Положением.

3. ПРАВА

Специалист по мониторингу имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства университета, касающимися его деятельности.

3.2. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства предложения.

3.3. Запрашивать лично или по поручению начальника отдела мониторинга, практической подготовки и трудоустройства студентов управления по работе со студентами у директоров институтов, деканов факультетов, заведующих кафедрами, руководителей подразделений и специалистов всех структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.4. Привлекать директоров институтов, деканов факультетов, заведующих кафедрами, руководителей и специалистов всех структурных подразделений к решению задач, возложенных на него согласно должностной инструкции.

3.5. Докладывать начальнику отдела мониторинга, практической подготовки и трудоустройства студентов управления по работе со студентами обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Специалист по мониторингу несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба, – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Начальник отдела мониторинга,

практической подготовки и трудоустройства

Ведущий юрисконсульт университета