Грифы секретности документов

Содержание

ИНСТРУКЦИЯ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ В ПРОКУРАТУРЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ДОКУМЕНТАМ ОРГАНОВ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИХ ОПЕРАТИВНО-РОЗЫСКНУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в Генеральной прокуратуре Российской Федерации, прокуратурах субъектов Российской Федерации, городов и районов, военных, транспортных и иных специализированных прокуратурах по документам оперативно-розыскной деятельности, содержащим сведения, составляющие государственную тайну (далее — секретные сведения).

2. Делопроизводство ведется работником режимно-секретного подразделения (РСП).

Все работники, имеющие непосредственное отношение к документам оперативно-розыскной деятельности, должны иметь соответствующий допуск к совершенно секретным сведениям или сведениям особой важности (далее — уполномоченные прокуроры, уполномоченные работники).

3. Документы оперативно-розыскной деятельности не подлежат разглашению. Работа с ними допускается в отдельных служебных кабинетах, оборудованных пожарно-охранной сигнализацией. Переговоры по открытым средствам связи (телефон, радио), передача указанных документов телеграфом, телетайпом, факсом и по электронной почте запрещаются. Разглашение секретных сведений, утрата документов и носителей, содержащих такие сведения, влечет установленную законом ответственность.

4. Ответственность за состояние делопроизводства в структурных подразделениях Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокуратурах субъектов Российской Федерации, военных, транспортных и иных специализированных прокуратурах и прокуратурах городов и районов несут их руководители.

Прием, регистрация, прохождение документов

1. Документы, в том числе доставленные непосредственно работниками органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, принимаются уполномоченными работниками.

В районных и приравненных к ним прокуратурах прием документов осуществляется прокурором.

2. Оперативно-служебные документы, а также жалобы на действия органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, регистрируются в соответствии с требованиями общего и секретного делопроизводства.

Листы регистрационного журнала должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью РСП.

При получении корреспонденции проверяются целостность упаковки и оттиски печатей, при вскрытии пакетов — соответствие указанных на них учетных номеров номерам, находящимся на документе, количество листов в приложении, количество экземпляров.

3. Зарегистрированные документы и жалобы рассматриваются и разрешаются в соответствии с общими правилами, установленными организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации, с соблюдением требований общего и секретного делопроизводства.

Составление документов, формирование их в дела и надзорные производства

1. При составлении документов необходимо ограничиваться минимальными, действительно необходимыми секретными сведениями. Запрещается использовать закрытую информацию в несекретной служебной переписке.

При определении степени секретности следует руководствоваться перечнями сведений, составляющих государственную тайну, в органах государственной власти, руководители которых распоряжением Президента Российской Федерации от 16.04.2005 N 151-рп наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне.

2. Гриф секретности присваивается документу его исполнителем на основе тщательной оценки степени секретности сведений, содержащихся в этом документе. Гриф проставляется на первом (титульном) листе в правом верхнем углу.

При проставлении грифа на документах «особой важности» и «совершенно секретно» ниже грифа секретности под чертой указывается номер пункта развернутого или отдельного перечня сведений, подлежащих засекречиванию, на основании которых он установлен.

В случае, если носитель сведений, составляющих государственную тайну, полученный из другой организации, подлежит засекречиванию или гриф секретности ему присвоен неверно, следует сообщить об этом отправителю с обоснованием необходимости засекречивания или изменения грифа секретности указанного носителя сведений.

3. Ответственность за правильное присвоение грифа секретности документам несут исполнители и руководители, подписывающие или утверждающие эти документы.

4. Рассекречиванию подлежат документы только на основании постановления руководителя органа, уполномоченного на осуществление оперативно-розыскной деятельности.

5. Жалобы, принятые к производству, и другие материалы группируются в надзорных производствах (делах). По одному и тому же делу (вопросу) заводится одно надзорное производство (дело).

6. Надзорное производство (дело) ведется и учитывается по правилам ведения секретного делопроизводства, предусмотренным Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 N 3-1.

7. Для ведения записей, содержащих секретные сведения, выписок из документов исполнителям выдаются учтенные в РСП рабочие тетради.

8. Печатание документов производится непосредственно исполнителями либо поручается машинистке, имеющей соответствующий допуск к секретным сведениям. Использование средств вычислительной техники (СВТ) допускается после выполнения требований по обеспечению безопасности информации. Использование СВТ, имеющих выход в открытые коммуникационные сети, запрещается.

Ответственность за обеспечение защиты секретной информации возлагается на работника, производящего ее обработку с использованием СВТ.

9. Исполненные документы пересылаются секретной почтой либо вручаются под расписку сотруднику органа, осуществляющего оперативно-розыскную деятельность.

Обеспечение сохранности документов

1. Документы, номенклатурные дела, надзорные производства, книга учета хранятся в сейфах у уполномоченных прокуроров и работников, которые обеспечивают их сохранность.

В нерабочее время сейфы и кабинеты опечатываются личными номерными печатями.

Хранение документов, дел и надзорных производств в письменных столах запрещается.

2. Лицам, командируемым в другие организации, запрещается иметь при себе в пути следования документы, содержащие секретные сведения. Такие документы должны заранее пересылаться в адрес РСП организации.

Как исключение лицу, направляемому в другую организацию в пределах данного населенного пункта, разрешается брать с собой для подписания или работы документы, содержащие секретные сведения. Доставка таких документов производится на специально выделенном транспорте.

Работники должны выполнять требования режима секретности, установленные в организации по месту их командирования.

3. Срок хранения надзорных производств устанавливается соответственно срокам хранения уголовных дел и материалов, по которым проводились оперативно-розыскные мероприятия. Книги учета хранятся не менее 5 лет.

Уничтожение документов и книг учета производится комиссией уполномоченных прокуроров и работников с составлением соответствующего акта. После его подписания все документы уничтожаются путем сжигания либо с помощью специально предназначенных для этого технических средств, исключающих возможность восстановления и прочтения текстов или их фрагментов.

Учет работы прокуроров

1. Делопроизводство по документам оперативно-розыскной деятельности является основой для составления статистического отчета о работе прокурора по надзору за исполнением законов при осуществлении оперативно-розыскной деятельности.

2. Документами первичного учета работы прокурора служат: книга учета (приложение N 1), надзорные производства, а также дела, формируемые на основании примерной номенклатуры дел по документам оперативно-розыскной деятельности (приложение N 2), материалы проверок, акты прокурорского реагирования и иные документы.

3. Данная система первичного учета ориентирована на ведение его в управлениях Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокуратурах городов, районов, субъектов Российской Федерации, приравненных к ним военных и иных специализированных прокуратурах.

Едиными для всех звеньев органов прокуратуры являются: книга учета работы прокурора по надзору за исполнением законов об оперативно-розыскной деятельности (приложение N 1) и статистическая карточка на жалобу.

4. Ответственность за организацию работы по первичному учету возлагается на руководителя прокуратуры, за подписью которого представляется статистическая отчетность, а в Генеральной прокуратуре Российской Федерации — на начальника соответствующего структурного подразделения.

Утверждено
постановлением Правительства
Кыргызской Республики
от 7 мая 2013 года № 255

ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования

Общие положения

1. Настоящее Положение определяет порядок работы с документами и другими материальными носителями информации (далее — документы), содержащими информацию для служебного пользования, в государственных органах, органах местного самоуправления, организациях, учреждениях и предприятиях Кыргызской Республики (далее — организация).

2. Настоящее Положение не распространяется на порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственные секреты.

3. Под сведениями «Для служебного пользования» понимается несекретная информация, не подлежащая публичному распространению.

4. Не могут быть отнесены к информации для служебного пользования следующие сведения:

— о стихийных бедствиях и чрезвычайных происшествиях, угрожающих здоровью граждан;

— о катастрофах и их последствиях;

— о положении дел в экологии, использовании природных ресурсов, здравоохранении, санитарии, культуре, сельском хозяйстве, образовании, торговле и обеспечении правопорядка;

— о фактах нарушения законности государственными органами и должностными лицами;

— о фактах, посягающих на права и законные интересы граждан, а также создающих угрозу их личной безопасности.

5. На проектах документов, содержащих информацию для служебного пользования, проставляется гриф «Для служебного пользования» (далее «ДСП»).

6. Передача документов с грифом ограничения доступа «ДСП» иностранным юридическим и физическим лицам допускается в каждом отдельном случае и только по письменному разрешению руководителя организации, а в его отсутствие — лица, его замещающего. Такие документы и издания предварительно рассматриваются специальными экспертными комиссиями, созданными руководителями организаций из числа квалифицированных (или компетентных) специалистов, которые выносят заключение о возможности их передачи или снятия грифа ограничения доступа «ДСП», если к моменту передачи содержащиеся в них сведения утратили свое первоначальное значение.

7. В случае ликвидации организации решение о дальнейшем использовании документов с грифом «ДСП» принимает ликвидационная комиссия.

Критерии и порядок отнесения сведений к категории «ДСП»

8. Сведения должны быть отнесены к категории «ДСП» на основании следующих критериев:

1) сведения не могут быть опубликованы в СМИ без ущерба для деятельности организации;

2) сведения не нарушают законные права и интересы физических и юридических лиц;

3) сведения оказывают непосредственное влияние на нормальную работу организации, процесс восстановления которой либо невозможен, либо связан с большими затратами. Несанкционированный доступ, изменение или уничтожение этих сведений влекут за собой материальные или моральные потери;

4) сведения имеют действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к ним нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Отнесение сведений к категории «ДСП» производится исполнителем на основании Перечня сведений для служебного пользования (далее — Перечень сведений), разработанного в организации.

9. К сведениям «ДСП» не должны относиться сведения, составляющие государственные секреты.

10. Перечень сведений (дополнения и изменения к нему) утверждается правовым актом руководителя организации (приказы, распоряжения и т.д.).

11. Если сведения не предусмотрены Перечнем, но, по мнению исполнителя, могут быть использованы в ущерб интересам организации, он совместно с руководителем структурного подразделения организации, к компетенции которого отнесены данные сведения, представляет на рассмотрение руководству аргументированные предложения о необходимости защиты этих сведений и внесения соответствующих дополнений в Перечень.

12. Сведения «ДСП» утрачивают необходимость защиты:

— по окончании установленного срока;

— в связи с изменением обязательств, вызвавших необходимость их защиты (определяет лицо, обозначившее степень ограничения доступа к документу);

— по соглашению заинтересованных сторон, установивших гриф ограничения доступа «ДСП»;

— при утечке или разглашении сведений, если не представилось возможным локализовать их распространение, а также в тех случаях, когда заинтересованные лица не настаивают на их дальнейшей защите.

Исполнителям документов, содержащих сведения «ДСП», по истечении срока действия грифа ограничения доступа к документу предоставляется право снятия с документа грифа ограничения доступа «ДСП». При этом гриф ограничения доступа «ДСП» зачеркивается, указывается основание и заверяется подписями исполнителя и работника, ответственного за их учет.

Решение о снятии грифа ограничения доступа к документу «ДСП» до истечения срока действия принимает исполнитель с согласия должностного лица, подписавшего (утвердившего) этот документ, или лица, его замещающего, о чем делается отметка на документе и заверяется его подписью, с указанием даты.

Решение о снятии грифа ограничения доступа к документу, содержащему сведения «ДСП», может быть принято только по согласованию с лицом, по инициативе которого сведения были отнесены к категории «ДСП». Аннулирование грифа ограничения доступа к документу «ДСП» отражается в учетных данных. О снятии грифа ограничения доступа к документу «ДСП» извещаются другие учреждения (организации), которым рассылался документ.

Порядок обращения с документами, содержащими гриф «ДСП»

13. Гриф «ДСП» и номера экземпляров проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

14. Прием, регистрация и учет документов с грифом «ДСП» осуществляются службами документационного обеспечения (ДОУ) государственного органа, органа местного самоуправления, организации, учреждения и предприятия.

15. Вся поступающая в организацию корреспонденция «ДСП» доставляется фельдъегерской службой, службой специальной связи, курьерами учреждений и организаций. Прием и вскрытие корреспонденции осуществляются работниками, которым поручена работа с этими документами. При этом проверяется количество экземпляров и листов документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

При обнаружении неполного комплекта документов составляется соответствующий акт, первый экземпляр которого направляется отправителю, второй подшивается в дело.

Акт подписывается работником, отвечающим за учет документов «ДСП», и утверждается руководителем службы ДОУ или в случае отсутствия такового руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации, учреждения и предприятия.

Если в конверт с грифом ограничения доступа к документу «ДСП» вложены документы без грифа ограничения доступа к документу, не содержащие сведения «ДСП», они передаются для регистрации в службу ДОУ.

Если входящая корреспонденция с грифом ограничения доступа «ДСП», минуя службу ДОУ, напрямую поступает в структурные подразделения организации, то данная корреспонденция немедленно передается работникам службы ДОУ для регистрации и дальнейшей работы с ней.

16. Вся поступающая корреспонденция с грифом ограничения доступа «ДСП» подлежит регистрации отдельно от несекретной документации в журнале учета входящих документов.

17. Журналы учета документов с грифом ограничения доступа «ДСП» (для учета входящих, исходящих и внутренних документов) должны быть пронумерованы полистно, прошнурованы, заверены надписью на последнем листе журнала и скреплены мастичной печатью.

18. После регистрации все поступившие документы докладываются руководству организации для ознакомления и принятия решения по ним. После ознакомления документы возвращаются в службу ДОУ. В случае если документ требует дальнейшего ознакомления, то работник, которому поручена регистрация документов с грифом ограничения доступа «ДСП», знакомит с ним только тех лиц, которые указаны в резолюции руководства.

19. Если документ подлежит исполнению, то работник службы ДОУ, которому поручена регистрация документов, имеющих гриф ограничения доступа «ДСП», передает его под роспись начальнику подразделения или лицу, указанному в резолюции, для исполнения.

20. Снятие копий с входящих документов, имеющих гриф ограничения доступа «ДСП», производится согласно письменному разрешению руководителя организации уполномоченным работником, ведущим их учет.

21. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с грифом «ДСП» уполномоченный работник должен указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.

При применении средств организационной техники для обработки информации с грифом ограничения доступа «ДСП» создается система защиты, которая включает в себя мероприятия по защите информации от несанкционированного доступа, предотвращению утечки и исключению случаев разрушения информации «ДСП». Учет съемных носителей с информацией «ДСП» производится в журнале (карточке) учета съемных носителей.

Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником, с отражением факта уничтожения в учетных формах.

22. При получении документов на отправку работник, которому поручена регистрация документов, проверяет наличие всех экземпляров и листов отпечатанных документов.

Работник производит регистрацию документов в журнале учета исходящих документов и отправляет документы по реестру через фельдъегерскую или специальную связь адресату. При срочности документ может доставляться по разносной книге исполнителем либо сотрудником службы ДОУ.

23. Отправляемые документы с грифом «ДСП» должны быть помещены в конверты и опечатаны мастичной печатью. На конверте, в верхней части, справа указывается гриф ограничения доступа «ДСП», адрес получателя и отправителя, номера вложенных документов.

24. При необходимости направления документов с грифом «ДСП» в несколько адресов, составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Обязанности работников, допущенных к сведениям «ДСП»

25. Работники структурных подразделений организаций обязаны:

— знать и выполнять требования настоящего Положения;

— знать Перечень сведений «ДСП» для организации и руководства им в работе;

— не разглашать известные им сведения «ДСП»;

— информировать руководителя подразделения и режимно-секретный орган (спецработника) о фактах нарушения порядка обращения со сведениями «ДСП», о попытках несанкционированного доступа к информации;

— строго соблюдать правила пользования документами, порядок их учета, хранения и уничтожения, обеспечивать в процессе работы сохранность информации, содержащейся в них, от посторонних лиц;

— знакомиться только с теми документами, к которым получен доступ в силу исполнения прямых служебных обязанностей;

— о допущенных нарушениях установленного порядка работы, учета и хранения документов, а также о фактах разглашения сведений «ДСП» представлять письменные объяснения руководителю подразделения, комиссии по проведению служебного расследования.

26. Работникам организаций запрещается:

— использовать сведения «ДСП» при ведении переговоров по незащищенным каналам связи;

— передавать сведения «ДСП» по открытым (незащищенным) каналам связи (факсимильная связь, сеть Интернет и т.д.);

— использовать сведения «ДСП» в открытой переписке, статьях и выступлениях;

— использовать сведения «ДСП» в личных интересах;

— выносить документы и другие носители информации, содержащие сведения «ДСП», из здания организации без разрешения руководства;

— уничтожать документы «ДСП» без оформления акта в установленном порядке.

Группировка исполненных (входящих, исходящих и внутренних) документов в дела, их архивирование

27. Документы с грифом ограничения доступа «ДСП» (входящие, исходящие и внутренние) после исполнения группируются в отдельные от несекретных документов дела.

28. Документы с грифом ограничения доступа «ДСП» группируются в дела согласно номенклатуре дел документов с грифом «ДСП». При этом, в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами, имеющими гриф ограничения доступа «ДСП», добавляется отметка «ДСП».

29. Дела, предусмотренные номенклатурой дел, заводятся по следующим признакам:

— предметно-вопросному или тематическому, когда документы группируются в дела по их содержанию, то есть относятся к одному вопросу или одной теме;

— по видам документов (приказы, отчеты, протоколы, акты и т.п.);

— корреспондентскому, при котором в дело объединяются документы по переписке с одним или несколькими учреждениями, и по другим признакам.

30. Дела формируются по мере исполнения документов.

Каждое дело содержит не более 250 листов. Если документов больше, они делятся на тома.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все подшитые в дело (том) документы нумеруются полистно, номера проставляются в правом верхнем углу листа вне текста документа. Во внутренней описи документов, находящихся в деле, указываются номер документа, откуда поступил или кому адресован документ, номера листов.

31. По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указываются (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, а также должность и фамилия работника, ответственного за ведение делопроизводства документов «ДСП», и общее количество листов, помещенных в дело.

32. На обложке дела (тома) указываются гриф ограничения доступа «ДСП», название учреждения и структурного подразделения, номер дела (тома) по номенклатуре, заголовок (наименование дела), дата и год, когда начато и окончено дело, количество листов дела (тома), а также срок его хранения.

33. Срок хранения дел с документами, имеющими гриф ограничения доступа «ДСП», устанавливается на основании Перечня документов, образующихся в деятельности организации и его учреждений, с указанием сроков хранения, утвержденного решением руководства организации.

34. Дела и документы «ДСП» выдаются исполнителям для работы по карточке учета выдаваемых дел и документов.

35. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов и дел с грифом ограничения доступа «ДСП», составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается руководителем структурного подразделения.

36. Законченные дела «ДСП» хранятся в подразделении в течение одного года и используются для текущей справочной работы, после чего передаются на хранение в архив организации.

37. Уничтожение дел и документов с грифом ограничения доступа «ДСП», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится комиссией по акту, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем подразделения в установленном порядке. В состав комиссии могут включаться не менее трех сотрудников структурных подразделений, имеющих непосредственное отношение к этим материалам. Материалы уничтожаются только путем сжигания. После чего в учетных формах производится отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

38. Архивирование документов с грифом «ДСП» ведет архивариус. В своей деятельности архив государственного органа и органа местного самоуправления руководствуется Законом Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики», приказами руководства соответствующего органа, методическими документами Центрального государственного архива Кыргызской Республики, других учреждений государственных архивных служб республики.

Ответственность за разглашение сведений, содержащихся в документах с грифом ограниченного доступа «ДСП», утрату документов, содержащих такие сведения, и нарушение порядка работы с ними

39. Проверка наличия документов, дел и изданий «ДСП» производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. В состав комиссии обязательно включаются лица, которым поручен учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом.

40. О фактах утраты документов, дел или изданий «ДСП» немедленно ставятся в известность руководитель организации и руководитель службы ДОУ.

41. Для расследования факта утраты документов, дел и изданий с грифом ограничения доступа «ДСП» приказом руководителя организации назначается комиссия по проведению служебного расследования. Заключение комиссии о результатах расследования докладывается руководителю организации.

42. За утрату документов, дел и изданий «ДСП», а также нарушение требований настоящего Положения виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности.

43. Об утрате документов, дел и изданий «ДСП» составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в учетные данные. Акты об утрате документов, дел и изданий передаются в архив организации для постоянного хранения.

44. Дисциплинарную ответственность за разглашение сведений «ДСП» и утрату документов, содержащих такие сведения, несет персонально каждый работник организации, имеющий доступ к сведениям и документам «ДСП».

45. По факту разглашения сведений «ДСП» и утраты документов с грифом ограничения доступа «ДСП» проводится служебное расследование.

46. Комиссия по проведению служебного расследования устанавливает:

— обстоятельства разглашения сведений «ДСП» или утраты документов «ДСП»;

— виновных в разглашении сведений «ДСП» или утраты документов «ДСП»;

— причины и условия, способствующие разглашению сведений «ДСП» или утрате документов «ДСП».

47. Служебное расследование проводится в срок не более одного месяца со дня обнаружения факта разглашения или утраты.

48. При выявлении нарушения требований порядка обращения со сведениями «ДСП» или документами с грифом ограничения доступа «ДСП» к лицу, допустившему такие нарушения, применяются меры дисциплинарного воздействия.

49. Руководство организации принимает решение о применении мер дисциплинарного воздействия к виновным лицам по результатам проведенного служебного расследования не позднее одного месяца со дня утверждения заключения, если иное не установлено законодательством Кыргызской Республики.

Секретное делопроизводство таит в себе немало рисков, которые связаны с незнанием особенностей работы с секретными документами и нарушением основных принципов определения степени секретности.

Секретное делопроизводство таит в себе немало рисков, которые связаны с незнанием особенностей работы с секретными документами и нарушением основных принципов определения степени секретности.

Что есть тайна

Тайна – понятие, имеющее несколько смысловых значений. В общем понимании тайна трактуется как нечто неразгаданное, еще непознанное. Применительно к функциям государственных и коммерческих органов под тайной понимается то, что скрывается от других и что известно строго определенному кругу лиц.

Иначе говоря, тайну составляют те сведения, которые не подлежат разглашению. Они содержатся в секрете, как правило, определенное время, обусловленное их государственной значимостью, необходимостью, вытекающей из интересов страны в целом или отдельного ведомства.

По разным причинам часть информации утрачивает свою секретность, поэтому со временем отпадает необходимость сохранять ее в тайне. Впоследствии эти данные могут быть оглашены или опубликованы.

Грифы секретности

В повседневной деятельности министерств и ведомств Российской Федерации образуется огромное количество документов. Вполне закономерно, что любая управленческая деятельность невозможна без документооборота. Характерной особенностью состояния управления является разнообразие документальных материалов. На основании Закона РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» немалую долю в этом документообороте составляют документы с грифом «Секретно».

Всем документам, содержащим государственную тайну и подлежащим охране в соответствии с существующим законодательством или по распоряжению органов государственного управления, в зависимости от степени их секретности устанавливаются следующие грифы: «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно».

Гриф «Особой важности» означает наивысшую степень секретности и присваивается строго ограниченной группе документов. Раскрытие содержания информации с таким грифом секретности таит в себе чрезвычайную опасность для страны и может нанести значительный ущерб интересам государства. По этой причине документы, имеющие гриф «Особой важности», подлежат особой защите от разглашения.

Гриф «Совершенно секретно» распространяется на группу документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Важность сохранения в строгой тайне совершенно секретной информации вполне очевидна. Порядок обращения с ней должен быть строго регламентирован.

Гриф «Для служебного пользования» не устанавливает статус секретности, но ограничивает доступ к служебной информации с целью исключить бесконтрольное пользование ими и не допустить утечки сведений, содержащихся в этих документах.

Порядок засекречивания и обращения с грифами определяется перечнями сведений подлежащих засекречиванию и нормативными актами в области секретного делопроизводства, а также обоснованностью и своевременностью. Утверждение и внесение сведений в перечень в соответствии с законодательством возложено на соответствующих должностных лиц. При составлении данного перечня необходимо учитывать все области производства на основании Закона РФ «О государственной тайне».

Государственную тайну составляют:

  • сведения в военной области;
  • сведения в области экономики, науки и техники;
  • сведения в области внешней политики и экономики;
  • сведения в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, а также в области противодействия терроризму.

Весь комплекс мероприятий по засекречиванию носителя сведения содержащего государственную тайну возложен на эксперта. От его квалификации и знаний нормативных актов зависит правильность выполнения мероприятий по обеспечению сохранности тайны.

Гриф секретности документам, а также выпискам из них устанавливается исполнителем и контролируется должностным лицом, подписавшим эти документы. Указанное должностное лицо совместно с исполнителем несет ответственность за правильность присвоения документу грифа секретности. Если в документ включены сведения различной степени секретности, то ему присваивается гриф по высшей степени секретности сведений.

Принципы определения секретности

С целью сохранения государственной тайны необходимо непрерывное совершенствование порядка определения грифа секретности документов. Практика показывает, что для успешного решения этой задачи важен системный подход и научно обоснованные методы.

Правильное, строго аргументированное установление грифа секретности документов имеет большое государственное значение, так как от этого в решающей степени зависит эффективность защиты секретов. Разумеется, что грамотное определение степени секретности невозможно без знания основных принципов, которые должны быть положены в основу решения этой задачи.

К таким принципам можно отнести:

1. Принцип системного подхода к решению проблемы по строго обоснованному установлению грифа секретности документов. Основной чертой системного подхода является подход к проблеме засекречивания в целом. Этот процесс должен учитывать противоречивость и в то же время взаимообусловленность двух тенденций. С одной стороны, существует стремление обеспечить надежное сохранение государственной тайны, а с другой – не допустить необоснованного, массового засекречивания сведений с вытекающими из этого отрицательными последствиями.

Завышение грифа секретности документов резко сужает возможности обмена ценной информацией между ведомствами. Кроме того, завышение грифа секретности ведет к постоянному росту объема секретной документации, что усложняет сохранение действительно важных сведений. Другая крайность в этой работе – занижение грифа секретности, которая таит в себе серьезную опасность, так как создает явные предпосылки для утечки секретных сведений.

2. Принцип объективности определения степени секретности документов основывается на безусловном руководстве требованиями Перечня сведений подлежащих засекречиванию. Степень секретности документов нельзя устанавливать исходя из субъективных, единоличных решений исполнителей, так как это не исключает ошибок, приводящих к завышению или занижению грифа секретности.

3. Принцип оптимизации объема секретных сведений в документах играет большую роль в сохранении секретов. Любой документ должен содержать в себе минимум секретной информации, которая действительно необходима для работы и решения того или иного вопроса. Излишняя информация приводит к бесконтрольному разглашению данных.

4. Принцип периодического пересмотра степени секретности документации, изделий и работ на предмет определения полной утраты ими секретности либо снижения ее степени должен неукоснительно соблюдаться, чтобы своевременно и систематически разгружать секретные делопроизводства.

Гриф секретности документов устанавливается в зависимости от объема и важности содержащихся в них сведений и должен соответствовать фактической степени их секретности.

Изменение секретности документов

Степень секретности документов определяется на основании Перечня сведений подлежащих засекречиванию. В них содержатся сведения, классифицированные по направлениям деятельности.

Доступ к данному комплексу документов осуществляется в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами в этой области.

На основании Закона изменение объективных обстоятельств, вследствие которого дальнейшая защита сведений, составляющих государственную тайну, является нецелесообразной, производится их рассекречивание, но не должен превышать 30 лет. Исключение составляют документы, которые по решению межведомственной комиссии по защите государственной тайны продлевают время засекречивания этих сведений.

Работа по снижению грифа секретности или рассекречиванию изделий осуществляется специальными комиссиями из компетентных лиц, назначенными соответствующими руководителями. Комиссии составляют акты, в которых подробно излагают мотивы рассекречивания или снижения грифа секретности.

Руководители имеют право изменять гриф секретности, засекречивать или рассекречивать документы, составленные или разработанные в данной организации.

Уничтожение секретных документов производится в строгом соответствии нормативно-правовых актов секретного делопроизводства, а также перечня документов со сроками их хранения.

Статья 8. Степени секретности сведений и грифы секретности носителей этих сведений

ГАРАНТ:

См. комментарии к статье 8 настоящего Закона

Степень секретности сведений, составляющих государственную тайну, должна соответствовать степени тяжести ущерба, который может быть нанесен безопасности Российской Федерации вследствие распространения указанных сведений.

Устанавливаются три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно».

Порядок определения размеров ущерба, который может быть нанесен безопасности Российской Федерации вследствие распространения сведений, составляющих государственную тайну, и правила отнесения указанных сведений к той или иной степени секретности устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается.

Гриф секретности

Смотреть что такое «Гриф секретности» в других словарях:

  • Гриф Секретности — англ. confidential реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и/или в сопроводительной документации на него. Степень секретности сведений, составляющих государственную… … Словарь бизнес-терминов

  • ГРИФ СЕКРЕТНОСТИ — в соответствии с законодательством об охране гос. тайны реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и(или) в сопроводительной документации на него … Юридический словарь

  • Гриф секретности — реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него;… Источник: Закон РФ от 21.07.1993 N 5485 1 (ред. от 08.11.2011) О… … Официальная терминология

  • ГРИФ СЕКРЕТНОСТИ — реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него … Юридическая энциклопедия

  • гриф секретности — Маркировка, связанная с ресурсом (которым может быть блок данных), определяющая имя или обозначение атрибутов безопасности данного ресурса. Рекомендация МСЭ Т X.800. Тематики защита… … Справочник технического переводчика

  • Гриф секретности — показатель степени секретности документов, издании, специзделий и работ. Степень секретности определяется грифами особой важности , совершенно секретно , секретно , для служебного пользования . Гриф особой важности или совершенно секретно… … Контрразведывательный словарь

  • ГРИФ СЕКРЕТНОСТИ — реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него … Энциклопедический словарь экономики и права

  • Гриф секретности — обозначение иа документе (надпись, штамп и др.), определяющее степень секретности содержащихся в нём сведений («совершенно секретно», «секретно» и др.). С учётом Г. с. соблюдается установленный режим работы, хранения и обращения с документами,… … Словарь военных терминов

  • гриф секретности — в соответствии с законодательством об охране гос. тайны реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и(или) в сопроводительной документации на него … Большой юридический словарь

  • Гриф секретности — установленная государственная или ведомственная степень сокрытия сведений, составляющих государственную и военную тайну. В зависимости от их важности Г.с. может быть для служебного пользования , секретно , совершенно секретно , особой важности … Пограничный словарь

Гриф ограничения доступа к документу

Последнее издание стандарта на оформление документов — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – в отличие от предыдущих изданий, не включает реквизита «Гриф ограничения доступа к документу», хотя зачастую при работе с документами ограниченного доступа такой реквизит используется, и даже в отдельных случаях предусматривается законодательством.

Государственная тайна и конфиденциальная информация

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации») информация подразделяется на общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами.

Информация ограниченного доступа может составлять государственную тайну (и тогда обращение информации регулируется Законом РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от 22.08.2004); далее – Закон РФ «О государственной тайне») или конфиденциальную информацию.

Понятие государственной тайны определено Законом РФ «О государственной тайне»: «государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации». Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определен Указом Президента РФ от 11.02.2006 № 90 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».

Понятие конфиденциальности информации раскрывает Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя».

Организация работы с конфиденциальной информацией регулируется рядом законов. В понятие конфиденциальной информации входят различные виды информации, перечень которых установлен Указом Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005):

1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.

2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.

3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).

4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.).

5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).

6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Ограничение доступа к документам

На документах, содержащих информацию ограниченного доступа (государственную тайну или какой-либо вид конфиденциальной информации), принято проставлять гриф ограничения доступа к документу. Как правило, на документах гриф ограничения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. В системе секретного и конфиденциального делопроизводства гриф ограничения доступа принято проставлять на электронном носителе информации (диске, дискете) и на упаковке, например конверте, в котором пересылается документ ограниченного доступа.

В ряде случаев форма этого грифа, порядок его проставления, а также состав дополнительных сведений, сопровождающих гриф ограничения доступа, установлены законодательством.

Грифы ограничения доступа к документам, содержащим государственную тайну

Законом РФ «О государственной тайне» установлены грифы секретности – реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации к нему. Законом установлено три степени секретности и, соответственно, три грифа ограничения доступа к документам: «секретно», «совершенно секретно» и «особой важности». Закон устанавливает также, что наряду с грифом секретности на носитель сведений, составляющих государственную тайну, наносится дополнительно следующая информация:

  • о степени секретности содержащихся в носителе сведений со ссылкой на соответствующий пункт перечня сведений, подлежащих засекречиванию, действующего в органе государственной власти, в организации;
  • об органе государственной власти, организации, осуществивших засекречивание носителя;
  • о регистрационном номере;
  • о дате или условии рассекречивания сведений либо о событии, после наступления которого сведения будут рассекречены.

При невозможности нанесения таких реквизитов на носитель сведений, составляющих государственную тайну, эти данные указываются в сопроводительной документации на этот носитель. Если носитель содержит составные части с различными степенями секретности, каждой из этих частей присваивается соответствующий гриф секретности, а носителю в целом – гриф секретности, соответствующий тому грифу секретности, который присваивается его составной части, имеющей высшую для данного носителя степень секретности сведений.

Помимо перечисленных реквизитов на носителе и (или) в сопроводительной документации могут проставляться дополнительные отметки, определяющие полномочия должностных лиц по ознакомлению с содержащимися в этом носителе сведениями.

Закон также устанавливает, что использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается.

Грифы ограничения доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию

Порядок проставления грифов ограничения доступа на документах, содержащих конфиденциальную информацию, менее определен. Законодательством установлены грифы (отметки) ограничения доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и служебную тайну. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, гриф ограничения доступа определяется собственником или пользователем информации.

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 24.07.2007) устанавливает, что коммерческая тайна – это конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Закон устанавливает меры по охране конфиденциальности информации, относимой к коммерческой тайне, принимаемые ее обладателем. Они включают в себя:

1) определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

2) ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;

3) учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;

4) регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;

5) нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Таким образом, закон четко определяет вид грифа – «Коммерческая тайна» и состав дополнительных сведений, также наносимых на документ.

Порядок работы со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и подведомственных им организациях установлен постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти». Требования данного Положения распространяются на порядок обращения не только с документами на бумажном носителе, но и со служебной информацией ограниченного распространения на иных материальных носителях (фото-, кино-, видео- и аудиопленка, машинные носители информации и др.).

Постановлением установлено, что на документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Необходимость проставления этой пометки на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения определяет руководитель федерального органа исполнительной власти.

Изготавливаются документы, содержащие информацию ограниченного распространения, в машинописном бюро федерального органа исполнительной власти или подведомственной ему организации. Наряду с пометкой «Для служебного пользования» на обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.

Обратите внимание

В случаях, когда законодательством не установлена форма грифа (пометки) ограничения доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию, собственник или пользователь информации может принимать решения о применении какого-либо грифа. При этом чаще всего используется гриф «Конфиденциально». Он удобен тем, что не раскрывает характера информации, содержащейся в документе, в отличие, например, от таких грифов, как «Банковская тайна», «Налоговая тайна» и др., применяемых для обозначения сведений, связанных с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами.

Наряду с грифом «Конфиденциально» может использоваться гриф «Строго конфиденциально» для обозначения более высокого уровня конфиденциальности. Порядок установления этих грифов должен регламентироваться внутренними нормативными документами организации, работающей с документами конфиденциального характера.

Документ с грифом «ДСП»

Отнесение информации к конфиденциальной в любой организации осуществляется на основании законодательства Российской Федерации.

Бланк документа «Для служебного пользования»>>

Кто определяет в организации какие сведения в документе необходимо к информации ограниченного распространения?

Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к разряду ограниченного распространения возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

В каждой организации должен быть оформлен Перечень должностных лиц, имеющих право доступа к конфиденциальной информации. Также полномочия сотрудника, подтверждающие право работать с информацией с грифом «ДСП» должны быть закреплены в должностной инструкции.

Особенности работы c документами «Для служебного пользования»

  • При увольнении или переводе на другую должность работника, за которым числятся документы «Для служебного пользования», проводится передача документов непосредственному руководителю.
  • В организации обычно проводится проверка у работников наличия документов «Для служебного пользования» не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя. В состав комиссии обязательно включаются должностные лица, в функции которых входит защита информации (сотрудники отдела безопасности).
  • В архивах, где сосредоточено большое количество документов и дел «Для служебного пользования», проверка наличия документов проводится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом проверки наличия документов «Для служебного пользования».

Хранение документов «Для служебного пользования»

Главное условие сохранности документа «Для служебного пользования» — принадлежность конкретному должностному лицу, подтвержденная личной подписью.

В случае утраты документов, дел, носителей информации с пометкой «Для служебного пользования», либо разглашения содержащихся в них сведений, а также при обнаружении признаков, указывающих на несанкционированное ознакомление (попытку ознакомления) с информацией ограниченного распространения должностное лицо, обнаружившее данные факты, немедленно докладывает руководителю организации. Затем по его указанию, как правило, проводится служебное расследование.

Служебное расследование проводит должностное лицо, в функции которого входит защита информации, а результаты служебного расследования докладываются в служебной записке руководителю организации.

На утраченные документы, дела, носители информации «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого в учетные формы вносятся соответствующие отметки.

Утрата документов, содержащих сведения ограниченного распространения, либо незаконное получение и разглашение таких сведений влечет ответственность, предусмотренную федеральными законами.

ДСП-документы и носители ДСП-информации хранятся в организации в несгораемых сейфах. Делам, в которых хранятся документы и информация «Для служебного пользования» присваивается гриф «Для служебного пользования».

Особенности оформления документов «Для служебного пользования»

Особенностью оформления документов для служебного пользования является отметка ограничения к доступу документа. Пометка «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Пометка размещается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через одинарный межстрочный интервал.

Бланк письма «Для служебного пользования»>>

Если есть приложения к дсп-документу, пометка также размещается в правом верхнем углу приложения, а номер экземпляра проставляется ниже пометки через одинарный межстрочный интервал.

При наличии в организации электронного документооборота файлы документов с пометкой «Для служебного пользования» не вкладываются, а в электронном виде передаются, как правило, по защищенным каналам связи.

Как правильно зарегистрировать и обработать ДСП-документ>>

Гриф ограничения доступа к документу.

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 2

В верхнем правом углу документа на первой странице может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (секретно, для служебного пользования, конфиденциально и др.). Гриф ограничения доступа проставляется в соответствии с действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля на первом листе документа без кавычек. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

Образцы бланков:

1. Пример бланка письма с угловым расположением реквизитов

2. Пример бланка письма с продольным расположением реквизитов

ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество. Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1, 5 – 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков. Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 – через один интервал.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

— От границы левого поля печатают:

реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».


— Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

— отступив 32 печатных знака – реквизит «адресат».

— Отступив 40 печатных знаков – реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения».

— Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства – текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п. Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора — в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий — в актах; производственно-хозяйственная деятельность — в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗОТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще. Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

3. Справочник по деловой переписке. — М.: Межрегионсервис, 1996, 362 с.

5. Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. — М.: СолСистем; Финансы и статистика, 1997, 176 с.

6. Чуковенков А.Ю., ЯнковаяВ.Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Дело, 1999, 232 с.

8. М.Ю. Рогожин. Документационное обеспечение управления. «Проспект» — М.2006.

Статья 8. Степени секретности сведений и грифы секретности носителей этих сведений

Статья 8. Степени секретности сведений и грифы секретности носителей этих сведений

См. комментарии к статье 8 настоящего Закона

Степень секретности сведений, составляющих государственную тайну, должна соответствовать степени тяжести ущерба, который может быть нанесен безопасности Российской Федерации вследствие распространения указанных сведений.

Устанавливаются три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно».

Порядок определения размеров ущерба, который может быть нанесен безопасности Российской Федерации вследствие распространения сведений, составляющих государственную тайну, и правила отнесения указанных сведений к той или иной степени секретности устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается.