Хранение учредительных документов

Хранение учредительных документов

Любое предприятие в ходе своей деятельности на том или ином этапе функционирования сталкивается с необходимостью внести какие-либо изменения в учредительные документы.

Эти документы включают в себя, как правило:

  • устав организации;
  • учредительный договор;
  • постановление о государственной регистрации предприятия;
  • приказы о назначении директора (руководителя) и главного бухгалтера организации;
  • различные акты, посвященные имущественным вопросам и т.д.

Для того чтобы внести какие либо изменения важно оформить их надлежащим образом и правильно хранить все учредительные документы.

Нормы хранения учредительных документов

Хранение учредительных документов в зависимости от формы собственности (ОАО. ООО и т.д.) описано в соответствующем Федеральном Законе. Хранение учредительных документов важно грамотно организовать, так как эти бумаги не только подтверждают факт создания и функционирования того или иного предприятия, но и регулируют его производственную деятельность.

Вот почему важно доверить организацию хранения ваших важных документов опытным профессионалам.

Доступ к документам

При хранении учредительных документов необходимо не только обеспечить своевременный доступ всем лицам, имеющим разрешение для ознакомления с такой информацией, но организовать их хранении так, чтобы оно было безопасным.

Правильное хранение учредительных документов

Для правильного хранения учредительных документов нужно вначале чтоб они были соответствующим образом подготовлены, разложены в определенном хронологическом порядке, таким образом, чтобы с ними было удобно работать. В комплект таких документов должны быть включены и их копии, приложения, дополнения и т.д.
Хранение учредительных документов может быть организованно, как в вашем офисном, там и вне офисного помещениях. При организации места , где будет храниться комплект документов, важно максимально обеспечить безопасность и сохранность документов.

Важно, что бы доступ к ним был прост, но надежно защищен.

В вашем офисе может быть установлен сейф, или несгораемый закрывающийся шкаф для этих целей. При организации места хранения учредительных документов вне офиса вы можете разместить все бумаги, например, в банковской ячейке или сдать на надежное хранение в специализированную архивную компанию. Наша компания гарантирует безопасность и сохранность столь важных ваших документов. В вашем офисе в этом случае будут храниться нотариально заверенные копии, которые вы сможете при необходимости предъявить всем заинтересованным лицам. При необходимости вы всегда сможете предоставить подлинники всех необходимых учредительных документов.

Наши услуги

Доверяйте хранение ваших учредительных документов только опытным и грамотным специалистам! Наши консультанты дадут вам ответы на все интересующие вас вопросы.

Позвоните нам по телефону (495) 766-23-43, или отправьте запрос на почту: info@mosarchiv.ru

Храним документы в организации правильно

Из материала, подготовленного экспертами службы Правового консалтинга ГАРАНТ, вы узнаете каковы сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, а также особенности порядка их хранения.

Документы бухгалтерского учета

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения — 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других — большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.

Например:

  • бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):
    а) сводная годовая (консолидированная) — постоянно;
    б) годовая — постоянно;
    в) квартальная — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно);
    г) месячная — 1 год (при отсутствии квартальных — постоянно);
  • налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
  • декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 395 Перечня);
  • налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
  • первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
  • переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
  • реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
  • документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
  • документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
  • акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).

Документы налогового учета

Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов,осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

При этом п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ, являющиеся по отношению к пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ специальными нормами, обязывают плательщиков соответственно налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Напомним, что переносить убыток на будущие периоды налогоплательщики могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Обращаем внимание также на то, что некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов (ст. 268 НК РФ).

Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст.ст. 256, 257 НК РФ). Статья 252 НК РФ указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения. В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный пп. 8 п. 1 ст. 23НК РФ (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письма Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо как минимум 4 года после их полной амортизации. При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.

Минфин России, разъясняя порядок применения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, в письме от 30.03.2012 № 03-11-11/104 указывает на то, что течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Аналогичная позиция изложена в постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12.

Данную правовую позицию ВАС РФ необходимо учитывать и при включении в состав расходов:

  • убытков в виде сумм безнадежных долгов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, определения ВАС РФ от 09.10.2012 № ВАС-5055/12, от 09.06.2012 № ВАС-7081/12). Первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка;
  • убытков, поименованных в п.п. 2, 3 ст. 268 НК РФ, определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав (дополнительно смотрите письмо ФНС России от 16.02.2015 № ГД-4-3/2251@).

На момент реализации также учитываются расходы в виде:

  • цены приобретения (создания) прочего имущества, такого, например, как земельные участки, материальные ценности (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);
  • стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (пп. 2 п. 1 ст. 268, абзац второй п. 2 ст. 254 НК РФ);
  • цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);
  • стоимости приобретения покупных товаров.

Следовательно, при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров, необходимо учитывать положения ст. 268 НК РФ.

Отложенный характер имеют также расходы на приобретение ценных бумаг, так как датой осуществления расходов на приобретение ценных бумаг признается дата их реализации или иного выбытия (пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому документы, подтверждающие расходы на приобретение ценных бумаг, необходимо хранить в течение сроков, определяемых с учетом положений пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 № 09АП-2671/13, ФАС Московского округа от 19.07.2013 № Ф05-7106/13 по делу № А40-74496/2012).

Документы, связанные с уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды

В силу п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, в течение шести лет.

На практике далеко не всегда возможно обособить друг от друга бухгалтерские, налоговые документы, а также документы, связанные с учетом страховых взносов. Поэтому в бухгалтерии желательно применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем или НК РФ).

Порядок хранения документов в делопроизводстве

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения документов бухгалтерского, налогового учета и отчетности (за исключением некоторых, отдельных случаев).

Поэтому такие документы могут храниться в различных структурных подразделениях организации (в бухгалтерии, в кабинете директора, в специально созданном для хранения документов помещении и т.д.) или в ином, обособленном от офиса месте (специальное помещение, «отданное» под архив).

Конкретные правила организации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике (ч. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ и п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций» (далее — ПБУ 1/2008)).

Если говорить о нахождении документов именно в офисе организации (в свободном доступе для бухгалтера), то, как было сказано, никаких сроков для такого хранения не установлено. Эти сроки (3 года, 5 лет, 10 лет и т.д.) компания также может утвердить самостоятельно.

При организации хранения документов бухгалтерского и налогового учета необходимо руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила), и Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (далее — Положение № 105) (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее). Смотрите также информацию Минфина России от 11.09.2015 № ПЗ-13/2015.

Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ юридические лица вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Это значит, что создание архива является правом, но не обязанностью экономических субъектов (п. 1.4 Правил).

Отметим также, что экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры (ч. 3 ст. 15, ч. 3 ст. 21 Закона № 125-ФЗ).

Согласно п. 2.3 Правил в архиве организации должны храниться документы Архивного фонда РФ (ст. 5 Закона № 125-ФЗ), документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Указанная часть документального фонда составляет архивный фонд организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению, после обязательного проведения экспертизы ценностей документов (п.п. 4.6-4.13 Правил). До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (п. 4.5 Правил).

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (п. 4.2 Правил).

Лазукова Екатерина, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

Источник: Журнал «Актуальная бухгалтерия»

Статья: Хранение учредительных документов (Стуков Л.С.) («Бухгалтерский учет», 2009, n 1)

«Бухгалтерский учет», 2009, N 1
ХРАНЕНИЕ УЧРЕДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Практически каждая организация сталкивается с необходимостью внесения изменений в свои учредительные документы или принятия их в новой редакции. Для того чтобы они вступили в силу, необходима их государственная регистрация.
В данной статье рассматриваются вопросы, связанные с хранением и оформлением подлинников учредительных документов обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ, составляющих подавляющее большинство хозяйствующих субъектов на территории Российской Федерации.
Где должны храниться подлинники учредительных документов
хозяйственного общества?
Гражданский кодекс РФ устанавливает, что участники хозяйственного товарищества или общества вправе получать информацию о деятельности товарищества или общества и знакомиться с его бухгалтерскими книгами и иной документацией в установленном учредительными документами порядке.
Более детально права участника общества с ограниченной ответственностью прописаны в ст. 12 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью». Предусмотрено, что по требованию участника общество обязано в разумные сроки предоставить ему возможность ознакомиться с учредительными документами общества, с изменениями в учредительных документах, а также предоставить ему копии действующих учредительного договора и устава общества.
Что же касается акционеров, то в ст. 11 Федерального закона «Об акционерных обществах» предусмотрено, что по требованию акционера общество обязано в разумные сроки предоставить ему возможность ознакомиться с уставом общества, включая изменения и дополнения к нему, а также предоставить акционеру по его требованию копию действующего устава общества.
Очевидно, что подлинник учредительных документов должен находиться в пределах досягаемости.
В отношении обществ с ограниченной ответственностью этот вывод подтверждается нормами ст. 50 «Хранение документов общества» Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», в соответствии с которой общество обязано хранить: учредительные документы общества, а также внесенные в учредительные документы общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения; протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества; документ, подтверждающий государственную регистрацию общества.
И наконец, общество должно хранить указанные документы по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества.
В отношении акционерных обществ действует ст. 89 «Хранение документов общества» Федерального закона «Об акционерных обществах», которая обязывает общество хранить устав, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества.
Причем указанные документы общество должно хранить по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, установленных федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. Никаких иных мест хранения не предусмотрено вообще.
Подлинник учредительных документов общества с ограниченной ответственностью должен находиться у исполнительного органа общества, если этот порядок определен обществом.
Подлинник учредительных документов акционерного общества должен находиться у исполнительного органа общества.
Однако то, что подлинник учредительных документов должен храниться у исполнительного органа общества, не означает, что этот подлинник учредительных документов является единственным.
Сколько может быть всего оформлено подлинников
учредительных документов?
Основным нормативным документом, определяющим общие условия создания и функционирования хозяйственных и акционерных обществ, является Гражданский кодекс РФ. Так, в соответствии с положениями п. 1 ст. 52 «Учредительные документы юридического лица» ГК РФ юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора.
В отношении обществ с ограниченной ответственностью вопрос рассматривается более подробно в ст. 89 «Учредительные документы общества с ограниченной ответственностью» ГК РФ: учредительными документами общества с ограниченной ответственностью являются учредительный договор, подписанный его учредителями, и утвержденный ими устав. Если общество учреждается одним лицом, его учредительным документом является устав.
В отношении акционерных обществ ст. 98 «Образование акционерного общества» предусматривает, что учредительным документом акционерного общества является его устав, утвержденный учредителями.
Ни Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью», ни Федеральный закон «Об акционерных обществах» не содержат никаких ограничений по поводу количества оформляемых учредительных документов общества и никаких технических деталей подобного оформления.
Основываясь на общепринятой деловой практике, полагаем, что количество подлинных экземпляров того или иного документа (договора) зависит от количества участников сделки.
Другими словами, документы оформляются в таком количестве, чтобы каждая сторона сделки имела в своем распоряжении подлинный экземпляр. Кроме того, дополнительно могут быть оформлены подлинные экземпляры для исполнительного органа юридического лица и органа государственной регистрации, если такая регистрация необходима.
Если хозяйственное общество имеет большое количество учредителей (участников) или большое количество акционеров, то количество подлинников учредительных документов может быть разумно сокращено, так как в любом случае участник или акционер общества имеет право с ними ознакомиться.
Таким образом, подлинников учредительных документов общества может быть любое необходимое количество, поскольку какие-либо законодательные ограничения по этому поводу отсутствуют.
Должна ли проставляться на подлиннике
учредительных документов печать
регистрирующего органа?
Сданные в налоговые органы учредительные документы организации получают со штампом: «Копия верна. Оригинал документа хранится в регистрирующем органе ИФНС России N … по …».
Означает ли это, что подлинник один и находится только в налоговом органе? Подобное утверждение со стороны налогового органа явилось бы официальным подтверждением того, что налоговый орган нарушает нормы действующего законодательства об обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах. Как было отмечено, подлинников может быть столько, сколько необходимо.
При государственной регистрации создаваемого юридического лица в регистрирующий орган представляются учредительные документы юридического лица (подлинники или засвидетельствованные в нотариальном порядке копии). Из этого следует, что учредительные документы юридического лица приобретают соответствующий правовой статус не с момента их регистрации в государственном регистрирующем органе, а с момента их утверждения учредителями. И после этого с них могут и должны сниматься нотариально заверенные копии. Отказ нотариуса в нотариальном заверении копий с таких документов неправомерен и может быть обжалован в соответствующую нотариальную палату.
Учредительные документы общества с ограниченной ответственностью, помимо сведений, касающихся наименования юридического лица, места его нахождения, порядка управления деятельностью юридического лица, также должны содержать сведения о размере уставного капитала общества, долей каждого из участников; о размере, составе, сроках и порядке внесения ими вкладов, об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов; о составе и компетенции органов управления обществом и порядке принятия ими решений, а также иные сведения, предусмотренные законодательством.
Устав акционерного общества помимо сведений, касающихся наименования юридического лица, места его нахождения, порядка управления деятельностью юридического лица, также должен содержать условия о категориях выпускаемых обществом акций, их номинальной стоимости и количестве; о размере уставного капитала общества; о правах акционеров; о составе и компетенции органов управления обществом и порядке принятия ими решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов. В уставе акционерного общества должны также содержаться иные сведения, предусмотренные Законом об акционерных обществах.
Таким образом, в Гражданском кодексе РФ какие-либо требования по поводу наличия печати регистрирующего органа на тексте учредительных документов отсутствуют, впрочем, как и сами подробные требования к их оформлению, помимо обязательного перечня содержащихся в них сведений.
В учредительном договоре учредители ООО обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также состав учредителей (участников) общества, размер уставного капитала общества и размер доли каждого из учредителей (участников) общества, размер и состав вкладов, порядок и сроки их внесения в уставный капитал общества при его учреждении, ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов, условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли, состав органов ООО и порядок выхода участников из общества.
Содержание устава ООО устанавливает п. 2 ст. 12 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», а ст. 11 Федерального закона «Об акционерных обществах» предусматривает содержание устава ОАО.
Никаких подробностей технического характера, касающихся порядка оформления учредительных документов, ни Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью», ни Федеральный закон «Об акционерных обществах» не содержат.
Так, может быть, какие-то упоминания об оформлении учредительных документов имеются в Федеральном законе «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»?
В соответствии со ст. 11 указанного Закона моментом государственной регистрации признается внесение регистрирующим органом соответствующей записи в соответствующий государственный реестр. Регистрирующий орган не позднее одного рабочего дня с момента государственной регистрации выдает (направляет) заявителю документ, подтверждающий факт внесения записи в соответствующий государственный реестр. Форма и содержание документа устанавливаются Правительством РФ.
Форма же свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц установлена Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 439 и представляет собой вполне самостоятельный документ.
Итак, печать регистрирующего органа на подлиннике учредительных документов общества проставляться не должна. Ее наличие или отсутствие каким-либо образом на юридическую силу указанных учредительных документов не влияет.
Факт регистрации учредительных документов и внесенных в них изменений подтверждается свидетельством о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц установленной Правительством РФ формы.
Где можно заверить подлинность копий
учредительных документов?
Так как функции государственной регистрации переданы налоговым органам, копии с учредительных документов можно заказать у них либо заверить нотариально.
В первом случае действуют положения ст. 6 Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», в соответствии с которыми содержащиеся в государственных реестрах сведения и документы о конкретном юридическом лице или индивидуальном предпринимателе предоставляются в том числе и в виде копии документа (документов), содержащегося в соответствующем государственном реестре.
Срок предоставления содержащихся в государственных реестрах сведений и документов устанавливается Правительством РФ и не может составлять более чем пять дней со дня получения регистрирующим органом соответствующего запроса. Предоставление содержащихся в государственных реестрах сведений и документов осуществляется за плату, если иное не установлено федеральными законами. Размер платы за предоставление содержащихся в государственных реестрах сведений и документов устанавливается Правительством РФ.
Действующими Правилами ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений предусмотрено, что размер платы за предоставление копии документа (документов), содержащегося в регистрационном деле юридического лица, составляет 200 руб. за каждый такой документ. Размер платы за срочное предоставление информации составляет 400 руб. за каждый документ.
Если же принято решение обратиться к нотариусу, то в этом случае плательщики уплачивают государственную пошлину при обращении за выдачей документов (их копий, дубликатов) в размере, предусмотренном ст. 333.24 НК РФ: за удостоверение учредительных документов (копий учредительных документов) организаций — 500 руб.
Л.С.Стуков
Директор
ООО «Независимые деловые консультации»
Подписано в печать
16.12.2008

Хранение документов в ООО: риски и их минимизация

Хранение документов в ООО: риски и их минимизация

Чеснов Кирилл Вячеславович,e-mail: kc@mkagrad.ru
адвокат Московской коллегии адвокатов «ГРАД»

Большинство компаний находятся в благостном неведении о сроках и порядке хранения документов, основываясь на пятилетнем сроке, установленном для хранения бухгалтерских документов. При этом мало кто связывает эту обязанность со штрафными санкциями, введенными с весны 2009 г., которые могут составить в отношении юридических лиц от 200 до 300 тыс. руб.

Какие же обязанности по срокам хранения предусмотрел законодатель, снабдив их столь суровыми мерами ответственности?

Сроки хранения документов

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов известны и поэтому не представляют большого интереса.

Статья 24 НК РФ предусматривает, что налоговые агенты обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов, в течение четырех лет.

Статья 17 Закона о бухгалтерском учете предусматривает не менее чем пятилетнюю обязанность организаций по хранению первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Но особый интерес, как ни странно, представляет ст. 50 Закона об обществах с ограниченной ответственностью, которая, на первый взгляд, ни о каких сроках хранения не упоминает.

Согласно данной норме перечень документов, подлежащих хранению, является открытым и включает все документы, подлежащие хранению в соответствии с иными нормативно­правовыми актами. Так, в соответствии с п. 1 ст. 50 Закона об ООО общество обязано хранить следующие документы:

• договор об учреждении общества, за исключением случая учреждения общества одним лицом, решение об учреждении общества, устав общества, а также внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения;
• протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал
общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;
• документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;
• документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
• внутренние документы общества;
• положения о филиалах и представительствах общества;
• документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;
• протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;
• списки аффилированных лиц общества;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
• иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

При этом иные документы в данном случае как раз и предусмотрены федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации. Таковыми выступает Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», а также ряд подзаконных нормативных актов:

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно­технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988).

Если взять последний по дате из указанных актов (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558), то можно увидеть для общества множество новых обязанностей. Данный документ составляет двести страниц, большая часть которых состоит из списка документов, подлежащих хранению с указанием сроков.

К примеру, годовая бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки и т. д.) должны храниться постоянно, а не пять лет. Регистры бухгалтерского учета (главная книга, оборотные ведомости, реестры, книги, инвентарные списки), а также все первичные учетные документы можно уничтожать по прошествии пяти лет только при условии проведения ревизионной проверки.

Таким образом, исходя из положений Закона об ООО и иных нормативных документов, указанных выше, общество обязано хранить документы в намного более широком перечне и обязано измерять сроки хранение более продолжительными периодами, нежели это представляется на первый взгляд.

Административная ответственность

Итак, КоАП РФ содержит «старый» состав в отношении нарушения правил хранения – это ст. 13.20.

Согласно данной норме нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц – от 300 до 500 руб.

В связи с тем, что размер ответственности предусмотрен в пределах 500 руб., большая часть обществ ни то что не опасалась ответственности, а даже не изучала сам вопрос по срокам хранения документов.

Однако в отношении нарушений в области архива организаций появился еще один состав правонарушения, предусмотренный ст. 13.25 КоАП РФ. Согласно ч. 2 ст. 13.25 КоАП неисполнение обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 тыс. руб.; на юридических лиц – от 200 тыс. до 300 тыс. руб.

Уполномоченный орган

Порядок рассмотрения данного правонарушения остался не прописан. Согласно п. 1 ст. 13.1. КоАП РФ дела об административных правонарушениях по ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ рассматривают судьи. В соответствии с п. 59 ст. 28.3 КоАП РФ протоколы об административных правонарушениях ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ уполномочены составлять должностные лица органов, уполномоченных в области управления архивным фондом.

Согласно приказу Росархива от 18.02.2002 г. № 18 таковыми являются:

1.1. руководитель Федеральной архивной службы России, его заместители;
1.2. руководители структурных подразделений Федеральной архивной службы России, их заместители;
1.3. руководители архивных органов субъектов Российской Федерации, их заместители;
1.4. руководители структурных подразделений архивных органов субъектов Российской Федерации, их заместители.

Однако на сегодняшний день в данный приказ так и не внесены изменения относительно ст. 13.25 КоАП РФ, т. е. указанные должностные лица в отношении ст. 13.25 КоАП РФ пока не уполномочены нормативными документами Росархива, что создает правовой вакуум.

Таким образом, в настоящий момент ст. 13.25 КоАП РФ не работает, так как принималась в рамках борьбы с корпоративными конфликтами и преимущественно в отношении акционерных обществ. Подтверждением данного факта является отсутствие до настоящего времени должностных лиц, ответственных за составление протоколов об административном правонарушении в отношении данного состава. Однако в скором времени данной норме можно прочить широкое применение. И этому будет способствовать то, что ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ, которая предусматривает аналогичную ответственность акционерных обществ и которая находится в ведении ФСФР, уже применяется и используется в корпоративных конфликтах.

Малозначительность нарушения

При этом на основе опыта текущего применения аналогичных мер ответственности в отношении акционерных обществ можно сразу констатировать, что в зависимости от вида документа и иных обстоятельств, суды могут признать правонарушение малозначительным и освобождать общество от административной ответственности.

Аргументация судов сводится к следующему. В соответствии со ст. 2.9 КоАП РФ при малозначительности совершенного административного правонарушения судья, орган, должностное лицо, уполномоченные решить дело об административном правонарушении, могут освободить лицо, совершившее административное правонарушение, от административной ответственности и ограничиться устным замечанием.

Пленум ВАС РФ в п. 18 постановления от 02.06.2004 № 10 «О некоторых вопросах, возникших в судебной практике при рассмотрении дел об административных правонарушениях» разъяснил, что при квалификации правонарушения в качестве малозначительного судам необходимо исходить из оценки конкретных обстоятельств его совершения. Малозначительность правонарушения имеет место при отсутствии существенной угрозы охраняемым общественным отношениям.

Административные органы обязаны установить не только формальное сходство содеянного с признаками того или иного административного правонарушения, но и решить вопрос о социальной опасности деяния.

Таким образом, составлением протокола об административном правонарушении, рассмотрением административного материала достигнута предупредительная цель административного производства, установленная ст. 3.1 КоАП РФ. Применение в данном случае меры административного наказания в виде штрафа будет носить неоправданно карательный характер, не соответствующий тяжести правонарушения и степени вины лица, привлеченного к ответственности.

Оценивая характер и конкретные обстоятельства совершенного правонарушения, учитывая, что применение в данном случае меры административного наказания в виде штрафа в размере 200 тыс. руб. будет носить неоправданно карательный характер, не соответствующий тяжести правонарушения и степени вины лица, привлеченного к ответственности, суд может прийти к выводу о том, что рассматриваемое правонарушение не создало существенной угрозы охраняемым общественным отношениям, в связи с чем имеются основания для признания его малозначительным.

К примеру, суд признал малозначительным правонарушения в виде утраты обществом доверенности на представителя, бюллетеней для голосования. При этом утрату протокола общего собрания суд малозначительным правонарушение не посчитал.

Таким образом, у обществ есть еще время начать соблюдать требования законодательства в области хранения и попытаться максимально устранить все имеющиеся нарушения. Однако не стоит забывать, что дамокловым мечом над обществами висит возможность наложения трехсоттысячного штрафа, что может не просто негативно отразиться на текущей деятельности, но и привести к несостоятельности общества, если проверяющий орган зачастит с проверками.

Постановление ФАС Волго­Вятского округа от 23.11.2010 по делу № А82­2905/2010.

Постановление ФАС Поволжского округа от 23.07.2010 по делу № А65­7550/2010.

Постановление ФАС Северо­Кавказского округа от 03.09.2010 по делу № А32­7645/2010­5/304­69АЖ.

10 любимых ошибок в управлении документами

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами.

УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ

РЕГИСТРИРОВАТЬ ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ В ОДНОЙ УЧЕТНОЙ ФОРМЕ

Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен.

■ Исправляем. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов – совсем другие (Таблица 1).

Трудно сказать, как удается секретарям, совершающим эту ошибку, помещать два совершенно разных набора сведений о документах в одну и ту же регистрационную форму.

Во-вторых, документы даже одного вида, например поступающая корреспонденция или исходящая корреспонденция, со временем могут быть разведены по разным журналам регистрации (особенно если организация не практикует электронный документооборот). Тогда у секретаря могут появиться отдельно «Журнал регистрации обращений граждан», «Журнал регистрации отправляемых коммерческих предложений», «Журнал регистрации заявок от контрагентов» и т.д. Все это – корреспонденция, но если есть необходимость учитывать документы по отдельности, то нужно это делать. А в первую очередь – создать отдельные регистрационные формы для входящих и исходящих документов.

РЕГИСТРИРОВАТЬ В КАЧЕСТВЕ ВХОДЯЩИХ НЕ ТОЛЬКО ПИСЬМА, НО И ДОГОВОРЫ, СЧЕТА-ФАКТУРЫ И ПРОЧИЕ ДОКУМЕНТЫ

Совершать такую ошибку могут не только секретари, но и, например, бухгалтеры, юристы, кадровики, если они регистрируют документы в своих подразделениях. Или же под их «давлением» секретарь вносит в журнал учета входящей корреспонденции поступившие без сопроводительных писем первичные документы, оферты договоров, судебные решения и постановления, исполнительные листы и другие документы. Точно так же в регистрационную форму для исходящих документов записывается все то, что коллеги отсылают без сопроводительного письма.

■ Исправляем. Все перечисленные категории документов, конечно, очень важны для структурных подразделений организации, но они не являются корреспонденцией. Следовательно, в журналах регистрации входящих и исходящих им не место.

Как работать с входящими нерегистрируемыми документами. Поступающие без сопроводительных писем документы секретарь передает заинтересованным в них подразделениям без регистрации. Некоторые возразят: если коллега потеряет этот документ, то обвинят секретаря. В таком случае передавать документы следует под расписку. В специально заведенной тетради чертится простая таблица, где перечисляется содержимое переданного в подразделение пакета, после чего работник подразделения расписывается в его получении (Таблица 2). После этого обвинить секретаря в потере документов будет трудно.

Если работники подразделения настаивают на, как они иногда выражаются, «официальной» регистрации этих документов, то нужно попросить их донести до коллег из других организаций, что по правилам делопроизводства направлять документы следует с сопроводительным письмом. Тогда и у отправителя, и у получателя не будет возникать никаких вопросов относительно «официальной» регистрации отправки и получения корреспонденции. Поступившее вместе с пакетом документов сопроводительное письмо займет свое законное место в журнале регистрации входящее корреспонденции.

Как работать с исходящими нерегистрируемыми документами. Если коллеги настаивают на регистрации отправляемых ими документов (не являющихся корреспонденцией), то и им тоже следует напомнить о необходимости подготовить сопроводительное письмо.

Если работники будут сопротивляться и скандалить, это правило придется зафиксировать в локальном нормативном акте по делопроизводству (обычно это инструкция) или в простом приказе по основной деятельности. Тогда оно превратится в корпоративный закон и станет обязательным для всех.

Приведем пример текстовой части приказа по основной деятельности, устанавливающего обязанность составлять сопроводительное письмо (Пример 1).

1Далее — ГОСТ Р 6.30-2003.

РЕГИСТРИРОВАТЬ ОДНОТИПНЫЕ ДОКУМЕНТЫ В ОБЩЕМ ПОТОКЕ ДОКУМЕНТОВ

С ростом организации и ее документооборота в любом из потоков документов может появиться большое количество однотипных документов. Например, если организация оказывает услуги физическим лицам, это будут поступающие заявления от них.

На первых порах секретарь прилежно будет регистрировать их как входящие документы, но со временем они начнут попросту мешать работать с остальными документами: прочие входящие начнут теряться среди них. Такое может произойти не только в потоке поступающих документов, но и с исходящими, и с внутренними документами.

Нельзя назвать «критическое число» однотипных документов относительно общего их количества. Оно определяется интуитивно. Во всяком случае, если они уже мешают работать с журналом регистрации, пора принимать меры.

■ Исправляем. Нужно выделить однотипные документы из общего потока и вести их учет отдельно.

Например, для заявлений от физических лиц создается отдельная регистрационная форма. Она может быть аналогичной журналу регистрации входящих документов, может быть другой. Главное, что все заявления с определенного дня будут учитываться только в ней.

Чтобы не путать общие входящие письма с поступившими заявлениями, номера документов этого отдельного потока получают буквенный или числовой индекс. Например, -ФЗ или /Заяв., или, если в организации существует номенклатура дел, индекс дела по номенклатуре. Тогда входящий номер поступившего заявления от физического лица будет выглядеть так:

1478/01-23, где 1478 – порядковый номер документа по журналу регистрации, а 01-23 – индекс дела по номенклатуре.

СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

В ОРГАНИЗАЦИИ НЕТ УТВЕРЖДЕННОЙ ФОРМЫ ФИРМЕННОГО БЛАНКА

Если в организации нет утвержденного бланка для создания документов, скорее всего, она обзаведется огромным количеством бланков неутвержденных, зато составленных с большой фантазией. Практически у каждого работника, ведущего внешнюю переписку или составляющего внутренние документы, в компьютере будет содержаться бланк собственного изготовления. При сравнении нескольких образцов может выясниться, что работники не только не придерживаются хоть какого-нибудь единства в своем творчестве, но и весьма вольно указывают регистрационные коды организации, ее адрес и телефон, а иногда и название.

■ Исправляем. Чтобы избежать этого, секретарь, позвав на помощь специалиста по рекламе и работника IT-отдела, создает несколько корпоративных бланков для документов и утверждает их. Универсальный набор фирменных бланков приведен в ГОСТ Р 6.30-2003 (раздел 4). Это:

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа (приказа, служебной записки и др.);

• общий бланк (для всех остальных документов).

Возможно, со временем этот список пополнится бланком должностного лица, структурного подразделения, локального нормативного акта и др. Но на первом этапе достаточно только этих трех. Работник отдела рекламы поможет оформить бланки в корпоративном стиле, а IT-специалист подберет для них оптимальный формат и поместит в локальную сеть.

В отсутствие инструкции по делопроизводству формы бланков утверждаются приказом по основной деятельности (Пример 2).

НЕ ОСТАВЛЯТЬ В ОРГАНИЗАЦИИ ВИЗОВОГО ЭКЗЕМПЛЯРА ИСХОДЯЩЕГО ПИСЬМА

Если организация отправляет кому-то письмо, то в ней должна остаться не бумажная копия этого письма и не скан-копия, а равноценный его экземпляр. Этот экземпляр в делопроизводстве принято называть визовым.

■ Исправляем. Если письмо отправляется по электронной почте или по факсу, то готовить его следует в одном экземпляре: ведь после отправки он в любом случае останется в организации.

Если планируется доставлять письмо по почте или силами курьера, то количество экземпляров письма будет равно количеству получателей, и дополнительно должен быть подготовлен визовый экземпляр: он останется в организации и будет помещен в дело.

ВИЗОВЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР ПИСЬМА: ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

■ Распечатывать его следует не на фирменном бланке, а на простом листе бумаги.

■ Именно на нем проставляются визы, если письмо должно пройти процедуру согласования (что и дало ему название).

■ Все экземпляры письма представляются на подпись руководителю, который подписывает визовый экземпляр точно так же, как и тот, который будет отправлен.

■ Все экземпляры одного исходящего письма регистрируются под одним номером.

■ Поскольку визовый экземпляр письма оформляется не на бланке, то исходящий номер и дату регистрации на нем пишут от руки или проставляют в специальном штампе, который располагается примерно в той же части листа, где находятся поля для регистрационной информации.

Таким образом, подшивать в дело копию отправленного письма или вовсе не оставлять в организации никаких его следов – это большая ошибка. Должна остаться не копия, а экземпляр, имеющий точно такую же юридическую силу, как и тот, который был выслан адресату.

ПОДШИВАТЬ ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ПИСЬМА ПО ОТДЕЛЬНОСТИ

Подшивать входящие и исходящие письма в разные папки и в последующем хранить их так – это, конечно, самый простой способ хранения корреспонденции. И даже, на первый взгляд, самый удобный: письма расположены в таких делах в строгом порядке, по возрастанию или убыванию нумерации. Только работать с документами при такой форме хранения очень тяжело: если секретарь получит задание собрать историю переписки с контрагентом по какому-либо вопросу, ему придется перелистать тем больше папок, чем обширнее переписка.

■ Исправляем. При хранении переписки следует руководствоваться правилом «запрос – ответ». Это означает, что за письмом-запросом следует подшить ответ на него. Затем – реакцию на этот ответ, если она будет, и так далее. При этом не имеет значения, входящие это письма или исходящие, а также когда они были написаны или получены.

Приведем в качестве примера опись дела, в которой содержится переписка по вопросам заключения договоров и в которой корреспонденция скомпонована по принципу «запрос-ответ». Пример описи наглядно отображает удобство такого расположения документов (Пример 3).

Очевидно, что держать в голове, на какой запрос пришел вот этот ответ, невозможно. Но для того и существует номенклатура дел, чтобы по теме письма или по его отправителю/адресату определить, в какое дело его следует подшить.

Если необходимо будет найти переписку по определенному вопросу с каким-то контрагентом, достаточно будет взять в руки только одну папку с нужным делом, и вся история переписки немедленно окажется перед глазами.

ДОКУМЕНТООБОРОТ

ХРАНИТЬ ОРИГИНАЛЫ ИСПОЛНЯЕМЫХ И ИСПОЛНЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ У РАБОТНИКОВ, ПОЛУЧИВШИХ ЗАДАНИЕ

Иногда кажется, что работники организации участвуют в заговоре: только и делают, что стремятся потерять доверенные им секретарем бумаги. Конечно, это шутка. Но исполнитель действительно может забыть где-то оригинальный и единственный экземпляр документа. А еще может скоропалительно уволиться, уехать в длительную командировку, заболеть… Практика показывает, что если документ не был найден «по горячим следам» в первые минуты после обнаружения пропажи, то вероятность найти его стремится к нулю: в офисе слишком много бумаг.

■ Исправляем. Документы нужно собирать в дела согласно их видам и тематике. Если работник получает задание по документу, оригинал ему не нужен. Вполне достаточно копии, а еще лучше – скан-копии, которую секретарь перешлет коллеге, получившему задание от руководителя. Бумажный экземпляр после этого будет подшит в дело.

Оговоримся: если организация практикует децентрализованный способ ведения делопроизводства, то исполнитель может и должен забрать оригинал документа в свой отдел. Но при этом нужна уверенность, что там документу будет уделено должное внимание, что он будет учтен и после исполнения помещен в дело согласно номенклатуре. Если же мы точно знаем, что после исполнения документ в лучшем случае окажется в ящике стола, то доверять его исполнителю – дело очень рискованное.

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

В ОРГАНИЗАЦИИ ОДНА НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, ДЕЙСТВУЮЩАЯ В ТЕЧЕНИЕ НЕСКОЛЬКИХ ЛЕТ

Номенклатура дел составляется ежегодно и действует с 1 января по 31 декабря. Исключение – организации и учреждения, работающие сезонно.

■ Исправляем. Номенклатура дел должна отражать актуальный состав дел: если какое-то дело было закрыто еще в 2014 году, то в номенклатуре 2017 года ему не место.

Кроме того, номенклатура дел – это еще и учетный документ. По завершении каждого делопроизводственного года оформляется итоговая запись к ней, отражающая количество дел разных категорий, завершенных и не завершенных именно в прошедшем году, и только в нем.

Таким образом, ежегодно в последнем квартале года действующую номенклатуру дел нужно внимательно просмотреть, внести в нее дела, заведенные в уходящем году, а те дела, которые были закрыты, отметить, чтобы они не попали в будущий год. Проект номенклатуры дел на следующий год должен быть согласован со структурными подразделениями и утвержден генеральным директором. Вступает в действие новая номенклатура дел с 1 января.

ПОМЕЩАТЬ В ОДНО ДЕЛО ДОКУМЕНТЫ С РАЗНЫМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

Важно разделять документы с разными сроками хранения, и цель такого разделения очень проста. Как известно, уничтожение документов – неотъемлемая и самая любимая для многих собственников бизнеса часть процесса их хранения. И не многие руководители будут рады тому, что в архиве или у секретаря лежат документы, которые давно должны быть уничтожены.

Дело, которое содержит документы с разными сроками хранения, придется пролистывать вручную, удаляя те бумаги, которые подлежат уничтожению. Таким образом, помещая в одно дело документы со сроками хранения 5 и 50 лет, секретарь усложняет жизнь в первую очередь себе.

■ Исправляем. Документы с разными сроками хранения могут быть помещены в одно дело только в том случае, если это дело составное и все эти документы имеют отношение к одному вопросу. Например, дело контрагента: в нем содержится переписка о сотрудничестве, договор, сопроводительные документы к договору, документы об оказании услуг, акты и т.д.

Во всех остальных случаях нельзя помещать в одно дело документы, имеющие разные сроки хранения, даже если это документы одного вида. Например, обычные письма по профильной деятельности хранятся 5 лет, а переписка по вопросам получения электронной подписи – 15 лет (статьи 35, 233 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень). Даже если писем по поводу получения сертификата ЭЦП всего два, их нужно выделить в отдельное дело.

То же и с приказами по личному составу: большинство из них хранится 50 лет (75, если созданы до 2003 года), но есть и такие, которые хранятся всего 5 лет (по административно-хозяйственным вопросам) (пункт «в» ст. 19 Перечня, Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”»). Они тоже помещаются в отдельные дела.

ПОМЕЩАТЬ В ОДНО ДЕЛО ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Этим часто грешат небольшие организации, в которых секретарь совмещает обязанности делопроизводителя и кадровика. Пока документов немного, секретарь, фиксируя приказом какую-то операцию по управлению персоналом, регистрирует его в общем журнале для приказов и помещает в общую папку, которая так и называется: «Приказы».

■ Исправляем. Приказы по личному составу и по основной деятельности хранятся отдельно. По той простой причине, что они имеют разные сроки хранения: если приказы по личному составу хранятся 50 или 5 лет, то срок хранения приказов по основной деятельности – постоянно (пункт «а» ст. 19 Перечня). Кроме того, при ликвидации организации документы по личному составу должны быть переданы на хранение в государственный или муниципальный архив. Приказы по основной деятельности госархив заинтересуют едва ли.

РЕЗЮМЕ

1. Входящие и исходящие документы должны регистрироваться в разных учетных формах.

2. В журналах регистрации входящей и исходящей корреспонденции регистрируется только корреспонденция, то есть письма. Все остальные документы нужно направлять адресату с сопроводительным письмом.

3. Если внутри документопотока появилось большое количество однотипных документов, которые затрудняют работу со всем потоком, то их следует учитывать отдельно, добавляя к номерам индексы.

4. Бланки для создания документов всех видов нужно разработать и утвердить на уровне руководства организации.

5. Исходящее письмо должно остаться в организации в виде полноценного оригинального экземпляра, а не копии или скан-копии. Если документ отправляется по почте или курьером, создается визовый экземпляр письма, который подшивается в дело.

6. Переписка организации помещается в дела по принципу «запрос-ответ».

7. Исполнители должны получать для работы не оригинальные экземпляры документов, а их копии, за исключением случаев, когда задание связано именно с оригиналом документа.

8. Номенклатура дел ежегодно уточняется и утверждается на следующий год.

9. Документы с разными сроками хранения помещаются в отдельные дела. Исключение – составные дела.

10. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу учитываются и хранятся отдельно.