Информационно справочные документы

2.4.3. Информационно-справочные документы

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации о фактическом состоянии дел в системе управления.

Эта информация содержится в информационно-справочных документах, обеспечивающих руководство организации информацией фактическом положении дел в системе управления и деятельности организации.

Информационно-справочные документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам и не содержат поручений. Организационно-справочные документы не содержат поручений, как распорядительные документы, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения и позволяющие выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления, от работника к руководителю, от нижестоящей организации к вышестоящей.

К информационно-справочным документам относятся:

1) протоколы;

2) докладные записки;

3) предложения;

4) объяснительные записки;

5) заявления;

6) представления;

7) письма;

8) акты;

9) справки;

10) сводки;

11) заключения;

12) отзывы;

13) списки;

14) перечни;

15) телеграммы;

16) факсы;

17) электронные сообщения и другие справочные документы.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка. Переписка – это обобщенное название различных по содержанию писем, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Виды деловой переписки и ее названия определяются способами передачи деловой информации, которые в настоящее время подразделяются на почтовую связь и электронную.

Протокол — это документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решения коллегиальным органом управления. По степени фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, темы докладов и выступлений и принятые решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании принимает руководитель коллегиального органа управления или руководитель организации.

От протоколов заседания коллегиальных органов управления следует отличать протоколы следственных, административных и других органов, а также протоколы договорного типа.

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседания, стенограммы или звукозаписи заседания, а также материалов, заранее подготовленных к заседанию коллегиального органа управления.

Ответственность за оформление и правильность записей в протоколе несет секретарь коллегиального органа управления или секретарь руководителя.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа– «ПРОТОКОЛ». Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации; название вида документа; дата и номер документа, заголовок к тексту, текст; подпись председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа управления или его заседания.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется однообразно как при полной, так и сокращенной форме протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления, фамилии или общее количество заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии присутствующих и приглашенных, если их менее 15, записываются в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности, а ели их больше 15, то оформляется список присутствующих и приглашены, который прикладывается к протоколу. В этом случае в протоколе делается запись: «Присутствовало … человек, список участников прилагается.».

Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы повестки дня формулируются в именительном падеже без предлогов. По каждому пункту повестки указывается фамилия докладчика и его должность.

Основная часть текста протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ…ВЫСТУПИЛИ…ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратком протоколе указывается фамилия выступающего и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилии и инициалы докладчика, содержание его доклада или сообщения. Если текст доклада прилагается к протоколу в письменном виде, то допускается после темы доклада в скобках делать отметку «Текст доклада прилагается» и содержание доклада в протоколе не приводится.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, а в полных – приводится содержание их выступления, включая заданные выступающему вопросы и его ответы.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично, во избежания двоякого толкования.

По каждому пункту решения указываются результаты голосования.

Каждый участник заседания коллегиального орган управления может предоставлять особое мнение по принятому решению, которое оформляется на отдельном листе и прилагается к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после решения.

Протокол подписывают председатель и секретарь, датой протокола является дата заседания (а если заседание продолжалось несколько дней, то через тире указывается дата начала и окончания заседания).

В особо важных случаях протокол могут визировать выступающие и докладчики. Визы выступающих и докладчиков оформляются на левом поле протокола, на уровне записи выступления (доклада).

Образец оформления протокола приведен в приложении 24, 25.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера, и выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта.

Справки служебного характера могут быть внешними или внутренними. Внешние справки составляются для представления информации в другую организацию и подписываются руководителем организации или его заместителями. Внутренние справки составляются для информирования руководителя организации или коллегиального органа по определенным вопросам деятельности организации и подписываются руководителями структурных подразделений или авторами справки..

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, а внутренние – на стандартном листе бумаги.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и включать указание на период времени, к которому относятся указанные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления. Вторая часть приводит или описывает конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, то ее текст может состоять из разделов и подразделов.

Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта, оформляются, как правило, на бланках организации формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем организации и другими должностными лицами организации) и заверяются печатью организации.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.

Докладные записки бывают внешними и внутренними.

Внешняя докладная записка предоставляется руководству вышестоящих организаций, и оформляется на общем бланке организации. Внутренние докладные записки оформляются на стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Внутреннюю докладную записку подписывает ее автор, а внешнюю – руководитель организации или его заместители. Датой докладной записки является дата ее составления или подписания.

Текст докладной записки состоит, как правило, их трех взаимосвязанных смысловых частей. В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты ее решения. Третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора докладной записки, необходимо предпринять. Вторая часть докладной записки может отсутствовать.

Образец оформления докладной записки приведен в приложении 26, 27.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого – либо события, факта, поступка, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения; наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Объяснительную записку подписывает ее автор. Датой объяснительной записки является дата ее составления или подписания.

Образец оформления объяснительной записки приведен в приложении 28, 29.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения.

Чаще всего акты составляются коллегиально, комиссиями (постоянно-действующими или назначаемыми руководством.).

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное их отражение. Акт составляют на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляют на общем бланке организации. Обязательными реквизитами акта являются: название организации; название вида документа; дата и регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи и в случае необходимости – гриф утверждения.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части акта указываются основания его составления, председатель и члены комиссии, составляющие акт. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

При необходимости акт может иметь заключительную часть, представляющую собой проект решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и место их нахождения. Если акт имеет приложения, то отметка о них оформляется после отметки о количестве экземпляров.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступившим в силу после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта обязано его подписать с оговоркой о своем несогласии, которое оформляется на отдельном листе, прилагаемом к акту.

Акты, если этого требуют нормативные документы, утверждаются руководителем организации, по указанию которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Образец оформления акта приведен в приложении 30.

Телеграмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемый по каналам телеграфной или факсимильной связи.

Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграмма оформляется на одной стороне телеграфного бланка и содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание категории телеграммы; отметку о виде телеграммы; телеграфный адрес получателя; текст; подпись; регистрационный делопроизводственный номер; дату регистрации; адрес и наименование отправителя.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания. Все цифровые обозначения в телеграмме пишутся словами.

В телеграммах не используют сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем. Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Электронное сообщение – это документ, переданный электронной почтой по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Деловая переписка– обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Основным документом оперативного информационного обмена является деловое письмо.

Письмо – основной информационно-справочный документ, обеспечивающий юридическую связь организации с внешним миром и выяснение отношений с другими организациями, предъявление претензий и подтверждение обязательств, выделенный в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

При ведении деловой переписки должны соблюдаться следующие требования:

1) документы оформляются на специальных бланках– бланках письма и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

2) текст письма должен составляться грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений, официально – деловым стилем и не допускать неоднозначного толкования;

3) события и факты, отражаемые в тексте письма должны, в случае необходимости, иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной – двух частей – вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательства) и заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, то дается ссылка на него.

В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений.

В заключительной части кратко формулируется основная цель письма.

Деловое письмо выполняет ту же функцию, что и человеческая речь. Речь может предшествовать предпринимаемым действиям или следовать за уже предпринятыми действиями. Точно так же все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и претворяющие возможность его свершения.

Поэтому очень часто письма напоминают монолог. К таким письмам относят письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения. Эти письма не требуют ответа, но сам факт их наличия имеет юридическое значение.

Существуют письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы. Их называют сопроводительными письмами. Сопроводительные письма фиксируют факт отправки документов или материальных ценностей, прикладываются к ним и несут дополнительную поясняющую информацию.

Письма обеспечивают предварительный обмен информацией, позволяющей участникам обмена выявить возможности для заключения различного рода актов, договоров и сделок.

Существует множество разновидностей деловых писем, определяемых возникающими производственными и другими ситуациями, дающими повод для переписки. Однако, несмотря на множество разновидностей этих ситуаций, деловые письма можно классифицировать но ряду признаков, позволяющих унифицировать текст в пределах этих признаков.

По функциональному признаку деловые письма делят на письма, требующие письма-ответа и письма, не требующие письма-ответа.

К первой группе писем относят письма-просьбы, письма-обращения, письма-предложения, письма-требования. Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы всегда содержат реквизит ссылка на дату и регистрационный номер того письма, которое явилось причиной для переписки.

Ко второй группе писем относят: письма-предупреждения; письма-напоминания; письма-приглашения; письма-подтверждения; письма-отказы; сопроводительные письма; письма-извещения; гарантийные письма; информационные письма, письма-распоряжения.

Деловые письма всегда оформляются на бланке письма используя следующие реквизиты:

1) Государственный герб Российской Федерации;

2) герб субъекта РФ;

3) эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4) код организации;

5) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6) идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7) код формы документа;

8) наименование организации;

9) справочные данные об организации;

10) дата документа;

11) регистрационный номер документа;

12) ссылка на регистрационный номер и дату документа;

13) место составления или издания документа;

14) адресат;

15) заголовок к тексту;

16) текст документа;

17) подпись;

18) отметка об исполнителе;

19) идентификатор электронной копии документа.

Образец оформления письма приведен в приложении 31, 32.

Следующая глава >>

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Читать книгу целиком на Litres.ru

Содержание

Подбор экспертов и служб информационно-технической поддержки

Подбор экспертов и служб информационно-технической поддержки Маловероятно, что вам в одиночку удастся провести успешную кампанию краудфандинга, а затем реализовать профинансированный проект. Нужна команда, каждый член которой способен помочь своими специфическими

Глава 8 Методика создания корпоративных информационно-управляющих систем

Глава 8 Методика создания корпоративных информационно-управляющих систем Проблематика построения корпоративных информационно-управляющих систем (КИУС) за последние годы привела к созданию самостоятельного направления науки об управлении и развитию целой отрасли

Информационно-аналитические системы

Информационно-аналитические системы Назначением систем данного класса является обеспечение руководителей, аналитиков и менеджеров информацией о всех аспектах деятельности предприятия для ее последующей оценки и анализа. В состав информационно-аналитической системы

Основные справочные файлы

Основные справочные файлы Ваша главная система регистрации и хранения документов предназначена для материалов, за справкой к которым вы время от времени обращаетесь. Документы по текущим проектам и видам деятельности должны отправляться туда только в том случае, если

Приложение 1 Справочные материалы

Приложение 1 Справочные материалы Ваше финансовое положение 1. Как Вы оцениваете свои доходы?• Отличные• Очень хорошие• Хорошие• Удовлетворительные• Достаточные• Плохие• Очень плохие2. Как Вы оцениваете свое имущество?• Отлично• Очень

Глава 4. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ РАБОТА: ПРИВЛЕЧЕНИЕ К ДОВЕРИТЕЛЬНОМУ СОТРУДНИЧЕСТВУ ИНФОРМАТОРОВ СБ

Глава 4. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ РАБОТА: ПРИВЛЕЧЕНИЕ К ДОВЕРИТЕЛЬНОМУ СОТРУДНИЧЕСТВУ ИНФОРМАТОРОВ СБ 1. Введение. Краткая историческая справкаУпоминания об использования негласных методов информационно-поисковой работы уводят нас в глубь веков. Причем за примерами

Глава 5. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ РАБОТА: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ СТOPOHHИX ОРГАНИЗАЦИЙ

Глава 5. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ РАБОТА: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ СТOPOHHИX ОРГАНИЗАЦИЙ 1. Государственный комитет статистикиОпределенную информацию о финансовой деятельности предприятия можно получить в Главном межрегиональном центре (ГМЦ) Государственного комитета

Глава 6. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ РАБОТА: НАРУЖНОЕ НАБЛЮДЕНИЕ

Глава 6. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ РАБОТА: НАРУЖНОЕ НАБЛЮДЕНИЕ 1. Введение1.1. Краткая историческая справкаНаблюдение — самый древний способ познания мира. С незапамятных времен с его помощью человек изучал окружающую его местность, расположенные на ней объекты и предметы,

Глава 7. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА: ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ

Глава 7. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА: ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ 1. ВведениеКак известно, в условиях рыночной экономики деятельность хозяйствующего субъекта сопряжена с рисками экономического, криминального, социально-политического, административно-правового и

Глава 10. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА: ОБРАБОТКА МАТЕРИАЛОВ СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

Глава 10. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА: ОБРАБОТКА МАТЕРИАЛОВ СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ 1. Введение. Краткая историческая справкаОткрытая печать традиционно является самым емким и наиболее используемым каналом получения информации. Этот факт в своих

Глава 11. «АКТИВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ»: ИНФОРМАЦИОННО-ПСИХОЛОГИЧЕСКОЕ ВОЗДЕЙСТВИЕ

Глава 11. «АКТИВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ»: ИНФОРМАЦИОННО-ПСИХОЛОГИЧЕСКОЕ ВОЗДЕЙСТВИЕ 1. Введение. Краткая историческая справкаОдним из первых практиков спецслужб, использовавших «активные мероприятия» для решения поставленных перед ним задач, был… Даниэль Дефо. Так, например, в

Глава 12. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА: ДЕЗИНФОРМАЦИЯ

Глава 12. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА: ДЕЗИНФОРМАЦИЯ 1. Введение. Краткая истерическая справкаПримеры проведения первых дезинформационных мероприятий мы можем найти уже в произведениях древнегреческого поэта Гомера. Описанная им в «Одиссее» спецоперация

Справочные материалы

Справочные материалы The new college Latin and English Dictionary by John C. Traupman — Bantam Books, 1996, ISBN 0-553-57301-2 Microsoft Encarta Encyclopedia 2002 Encyclopedia Britannica 2001, CD Standard Edition История общественно-политических партий и движений в России. / ред. А.В.Хорунжий — Система государственных образовательных порталов,

Справочные руководства по ролям в ТАМ

Справочные руководства по ролям в ТАМ Как только все роли были упорядочены, лидеры организации начали разрабатывать систему оценки показателей для менеджеров каждого уровня.Отдел персонала разработал, выпустил и вручил каждому из них карманное руководство по ролям для

<Письмо> ФАС России от 25.09.2018 N РП/76842/18 «О рекламе на платежных документах»

ФАС России напоминает, что в соответствии с частью 10.3 статьи 5 Федерального закона от 13.03.2006 N 38-ФЗ «О рекламе» не допускается размещение рекламы на платежных документах для внесения платы за жилое помещение и коммунальные услуги, в том числе на оборотной стороне таких документов. При этом положения данной статьи не распространяются на социальную рекламу и справочно-информационные услуги.

Под социальной рекламой понимается информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на достижение благотворительных и иных общественно полезных целей, а также обеспечение интересов государства.

Справочно-информационные сведения не относятся к рекламе в том числе в связи с отсутствием в них объекта рекламирования, к которому формируется интерес потребителей в целях продвижения его на рынке.

При выявлении нарушений законодательства о рекламе ФАС России привлекает виновных лиц к ответственности, при этом отмечается, что, если реклама вложена в конверт с квитанцией на оплату коммунальных услуг и представляет собой отдельный носитель, инструментально не прикрепленный к самой квитанции, ее распространение указанным способом не может рассматриваться как нарушение Федерального закона «О рекламе».

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно — справочными. Информационно — справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно — справочных документов:

  1. акт;
  2. протокол;
  3. докладная записка;
  4. объяснительная записка;
  5. справка;
  6. письма;
  7. телеграмма, телефонограмма.

Одним из видов информационно — справочных документов является акт. Акт — информационно — справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно — ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.

В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.

Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. Акты составляются на общем бланке. Формуляр акта состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения;
  4. наименование вида документа;
  5. дата, номер;
  6. место издания;
  7. заголовок;
  8. текст;
  9. приложения;
  10. подписи (членов комиссии);
  11. гриф утверждения, согласования.

Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 — 3 интервалами.

Следующий вид информационно — справочного документа — протокол. Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная — слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Пишутся от начала левого поля. Переменная — инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) — по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения. После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола — постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие — исполнитель — срок.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Датой протокола является дата проведения заседания. Формуляр протокола состоит из реквизитов:

  1. наименование организации или ведомства (если есть);
  2. НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ — крупно;
  3. наименование структурного подразделения(если есть);
  4. наименование вида документа — ПРОТОКОЛ;
  5. дата заседания, номер (в течение календарного года);
  6. место составления (город);
  7. заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);
  8. текст вводной и основной части;
  9. подписи;
  10. гриф утверждения, согласования (если нужно).

Следующий вид информационно — справочного документа — докладная записка. Докладная записка — документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают:

а) информационные; б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор — составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно. Текст докладной записки делится на две части:

  1. изложение фактов, послуживших причиной её составления;
  2. выводы, предложения организации или должностного лица.

Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:

  1. наименование структурного подразделения(если есть);
  2. наименование вида документа — докладная записка;
  3. дата, номер;
  4. адресат;
  5. заголовок;
  6. текст;
  7. приложения;
  8. подпись.

Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения (если есть);
  4. наименование вида документа — докладная записка;
  5. дата, номер;
  6. место издания;
  7. адресат;
  8. заголовок;
  9. текст;
  10. приложения;
  11. подпись.

Следующий вид информационно — справочного документа — объяснительная записка. Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями. Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения (если есть);
  4. наименование вида документа;
  5. дата, номер;
  6. место издания;
  7. адресат;
  8. заголовок;
  9. текст;
  10. подпись.

Следующий вид информационно — справочного документа — справка. Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации. Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй — приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Датой справки является дата её подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй — подшивается в дело. Формуляр справки состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения (если есть);
  4. наименование вида документа;
  5. дата, номер;
  6. место издания;
  7. адресат;
  8. заголовок;
  9. текст;
  10. подпись;
  11. печать.

Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица — учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.

Следующий вид информационно — справочного документа — доклад. Доклад — последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада: вступление (показ целей и назначения доклада); основная часть — изложение основных фактов; выводы (в виде положений); рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Следующий вид информационно — справочного документа — телеграмма. Телеграмма — официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Во второй части телеграммы — под чертой — указываются:

адрес и наименование организации — отправителя телеграммы; наименование должности; подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; печать; дата.

Следующий вид информационно — справочного документа — телефонограмма. Телефонограмма — официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно — справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст — не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы. Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации — отправителя;
  3. наименование вида документа;
  4. дата, номер;
  5. место составления;
  6. адресат;
  7. заголовок;
  8. текст;
  9. подпись;
  10. должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;
  11. должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.

Самым значительным видом информационно — справочных документов являются деловые письма. Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо. Виды служебных писем:

Формуляр письма состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения (если есть);
  4. адрес организации (почтовый, телеграфный);
  5. номер телефона, факса, телетайпа;
  6. номер счета в банке;
  7. дата, номер;
  8. ссылка на индекс и дату входящего документа;
  9. адресат;
  10. заголовок;
  11. текст;
  12. приложения;
  13. подпись;
  14. печать;
  15. фамилия и телефон исполнителя;
  16. гриф ограничения доступа.

Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.

А теперь рассмотрим отдельные виды писем. Сопроводительное письмо — документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ. Например:

НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.

Письмо — приглашение — документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Письмо — приглашение может содержать:

полную повестку дня мероприятия; фамилии докладчиков по вопросам повестки дня; фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия; способ проезда и другую информацию.

Например:

ПРИГЛАШАЕМ ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ …

Информационное письмо — документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция. Рекламное письмо — документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров. Цель письма — побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию. Письмо — извещение — документ, являющийся ответом на запрос. Письмо — извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: «Ставим Вас в известность…».

Письмо — подтверждение — документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Направление письма — подтверждения относится к обязательной части деловых отношений. Письмо — подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ …

Письмо — напоминание — документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. Письмо — напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Например:

НАПОМИНАЕМ, ЧТО СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.99.

Гарантийное письмо — документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.). В гарантийном письме организация — адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Например:

ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.

Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия.

Письмо — претензия — документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо — претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.

Письмо — ответ — документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа. Ответа требуют письма — запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Письмо — ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:

принятие предложения; отказ от предложения; выполнение просьбы; ответ на запрос.

Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован. Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Структура письма иностранному партнеру:

  1. эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности);
  2. адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефона(ов), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);
  3. номер документа в цифровой или буквенной форме;
  4. дата в буквенно — цифровой форме;
  5. адрес получателя;
  6. вступительное обращение;
  7. заголовок;
  8. текст;
  9. заключительная формула вежливости;
  10. личная подпись автора письма;
  11. ниже подписи — её расшифровка;
  12. на следующей строке — должность лица, подписавшего документ.

Факс — документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:

указание (код) отправителя; дата и время передачи; длительность передачи; номер телефакса, с которого передана информация; количество страниц.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно.

Модем — средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами — пользователями ПК. Документы, полученные с помощью модема, всегда будут являться копией переданного документа.

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.

Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

· Докладная записка;

· Служебная записка;

· Объяснительная записка;

· Предложение;

· Представление;

· Заявление;

· Протокол;

· Акт;

· Справка;

· Заключение;

· Отзыв;

· Перечень;

· Список;

· Переписка.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).

3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.

Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения. Так, например, докладные записки (фиксирующие или предупреждающие о наступлении событий перечисленных в частях 2 и 3 статьи 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) являются основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.

Докладные записки могут быть двух видов:

1. внешняя;

2. внутренняя.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке.

Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:

· в первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

· во втором — анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

· в третьем — содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

При этом второй раздел в докладной записке может отсутствовать.

Как правило, внутреннюю докладную записку подписывает составитель, если она представляется руководителю подразделения. Если она представляется руководителю организации, то подписывается и составителем и руководителем подразделения. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).

Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но в отличие от неё имеет внутренний, служебный характер. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.

Служебные записки могут информировать руководство по следующим вопросам:

— материально-технического обеспечения;

— хозяйственного обеспечения;

— организационного обеспечения.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух разделов:

— обоснования (изложения причин составления);

— предложения, просьбы, заявки и тому подобное.

Служебную записку подписывает составитель (специалист или руководитель подразделения).

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Объяснительная записка:

1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).

По содержанию объяснительные записки разделяют на две группы:

1) Объяснительные записки, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет и другие) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений.

2) Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.

Объяснительная записка в трудовых отношениях согласно статье 193 ТК РФ является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

— первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

— второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).

Представление оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст представления, как правило, содержит следующую информацию:

— фамилия, имя, отчество (представляемого);

— дата рождения;

— образование;

— занимаемая должность;

— наименование структурного подразделения;

— стаж работы (общий, в данном подразделении, в данной должности);

— оценка трудовой деятельности;

— оценка служебной деятельности;

— повышение профессионального уровня;

— оценка политических, деловых и моральных качеств;

— информация об участии в общественной работе;

— мотив назначения, перемещения или поощрения;

— наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить;

— структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить (Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995).

Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

По содержанию заявления подразделяются на две группы:

— по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, о переводе, об увольнении по собственному желанию и так далее);

— сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организации, отдельных должностных лиц и так далее без указания на нарушения собственных прав заявителя.

В трудовых отношениях заявление выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.

В зависимости от количества заявителей заявление может быть:

— индивидуальным;

— коллективным (например, в статье 195 ТК РФ упоминается о заявлении от представительного органа работников).

Заявление составляется в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном у конкретного работодателя.

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, автобиография и другие).

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения («прошу принять…», «прошу проверить состояние …»), а затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения текста свободная.

Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).

Обязательными реквизитами заявления (в трудовых отношениях) являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

Справка:

1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;

2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).

Выделяют справки:

— подтверждающие факты биографического или служебного характера;

— отражающие основную (производственную) деятельность организации.

Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера.

Их основная цель — подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например:

1) место работы;

2) должность, профессия, специальность;

3) стаж работы в определенной должности (по профессии, специальности);

4) размер заработной платы;

5) размер начисленных и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Справки с места работы могут быть затребованы заинтересованными органами государственной власти (например, суд, орган внутренних дел), органами местного самоуправления (например, орган опеки и попечительства), сторонними организациями (например, банковская организация) для подтверждения разнообразных фактов.

Перечислим некоторые нормативно установленные случаи оформления справки с места работы.

При оформлении паспорта для пребывания за границей гражданин должен представить документы, перечисленные в пункте 2.1. Инструкции о порядке оформления и выдачи паспортов гражданам Российской Федерации для выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию, утвержденной Приказом Министерства внутренних дел Российской Федерации от 26 мая 1997 года №310 «Об утверждении инструкции о порядке оформления и выдачи паспортов гражданам Российской Федерации для выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию», в том числе документы, подтверждающие его трудовую деятельность, одним из которых является справка с места работы.

В соответствии с пунктом 2 Постановления Минтруда Российской Федерации №26, Фонда социального страхования Российской Федерации №34 от 4 апреля 2000 года «Об утверждении разъяснения «О порядке предоставления и оплаты дополнительных выходных дней в месяц одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми – инвалидами», при предоставлении своему работодателю заявления о предоставлении дополнительных выходных дней работник должен представить также справку с места работы другого родителя о том, что на момент обращения дополнительные оплачиваемые выходные дни в этом же календарном месяце им не использованы или использованы частично.

Также при назначении и выплате единовременного пособия при рождении ребенка в случае, если оба родителя работают, представляется справка с места работы (службы, учебы) другого родителя о том, что такое пособие не назначалось. Требование о предоставлении таких справок содержится в пункте 22 Постановления Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 года №883 «Об утверждении положения о порядке назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей».

Согласно статье 283 ТК РФ при приеме по совместительству на тяжелую работу, работу с вредными условиями труда работник обязан представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы.

Кроме того, при оформлении приема на работу по совместительству, подтверждением наличия основного места работы может быть не только экземпляр трудового договора по основному месту работы, но и справка, полученная работником по собственной инициативе у работодателя по основному месту работы.

Справки с места работы могут понадобиться работнику и в иных, помимо вышеперечисленных, случаях: при оформлении льготной пенсии, туристических документов, оформлении субсидий и так далее.

В соответствии со статьей 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. В числе таких документов названы и справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя, а также другие, содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель. При этом справки должна быть заверена надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.

Объем сведений, содержащихся в справке с места работы, зависит от адресата ее представления. Поэтому работодателю или кадровым работникам организации при выдаче справок следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления.

ТК РФ наделяет правом обращаться к работодателю за указанными справками только работника. В отношении иных лиц, обращающихся с просьбами о выдаче справок, действуют правила о защите персональных данных работника, установленные главой 14 ТК РФ.

Сведения в справку с места работы вносятся на основании данных личной карточки, приказов по личному составу, других кадровых документов.

Как правило, справка с места работы оформляется на бланке — шаблоне (трафаретном бланке для справок) и они могут составляться на общем бланке формата А4 или А5. В подавляющем большинстве требования органов государственной власти, местного самоуправления сводятся к тому, чтобы справка с места работы составлялась на фирменном бланке организации, в этом случае объем информации об организации будет максимально индивидуализирован.

На практике для указания адресата в справке используются два подхода:

· адресат указывается в конце текста и выражается в формулировке «Выдана для представления в ______»;

· адресат выносится в правый верхний угол бланка.

Сведения о работодателе, выдавшем справку, должны указываться полностью, в соответствии с учредительными документами: наименование организации, место нахождения (адрес) организации и структурного подразделения, в котором работает работник, номера телефонов и факса и так далее.

В справке о размере заработной платы указываются банковские реквизиты, ИНН работодателя. В отдельных случаях рекомендуется указывать номер свидетельства о государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя. В справках, содержащих финансовую информацию, кроме подписи работодателя или руководителя организации, обязательным реквизитом является проставление подписи главного бухгалтера и печати.

По общему правилу справка с места работы подписывается работодателем или руководителем организации и заверяется печатью. Исключение из этого правила может быть предусмотрено локальными нормативными актами (например, право подписи справок с места работы может быть делегировано начальнику отдела кадров на основании приказа о распределении обязанностей).

Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, подпись, оттиск печати.

Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала (книги). В данном журнале (книге) фиксируют: номер выданной справки (ему соответствует порядковый номер записи в журнале (книге)), краткое содержание справки («о заработной плате», «о стаже» и так далее), адресат.

Пример 1.

Образец справки с места работы.

ООО «Виктория» Адресат

СПРАВКА

10.11.2006 г. №45

г. Москва

Иванова Мария Ивановна работает в ООО «Виктория» в должности бухгалтера с 01.03.2000 г.

Директор____________ /__________________/

Подпись (расшифровка подписи)

Окончание примера.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).

По содержанию различают следующие виды актов:

· приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

· обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда);

· испытаний (образцов, систем, технологий);

· выделения к уничтожению документов;

· о списании материальных ценностей;

· о нарушении установленных правил;

· ревизии, инвентаризации;

· расследования аварий, несчастных случаев;

· о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;

· об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;

· об отказе от дачи объяснений по факту нарушения трудовой дисциплины.

Таким образом, акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с документированием трудовых отношений.

Акт – это документ, который составляется коллегиально (не менее двух составителей).

Объясняется это констатирующей природой этого документа и доказательственным назначением. Например, на основании актов часто принимаются важные кадровые решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд не примет его во внимание, а факт, который в нем зафиксирован, при отсутствии других доказательств может быть признан неустановленным.

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Это акты приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также акты ревизии, инвентаризации, расследования несчастных случаев на производстве (статья 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Иные акты составляются в произвольной форме.

Ведущим принципом для составителей акта является – установление фактического состояния дел и достоверное их отражение в акте. Во время работы комиссии ведутся черновые записи, которые содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения, они являются основой составления актов.

Более подробно рассмотрим правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины, поскольку именно они являются составной частью кадрового делопроизводства.

Эти акты обязательны при документировании процедуры наложения любого из дисциплинарных взысканий, перечисленных в статье 193 ТК РФ: замечание, выговор или увольнение.

Наиболее распространенными дисциплинарными проступками, которые фиксируются в актах, являются:

— несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;

— несвоевременное или некачественное выполнение заданий, приказов (распоряжений) руководства;

— прогулы;

— появление на работе в состоянии опьянения.

Законодательно форма этих актов не установлена, но существует сложившаяся практика составления данных документов.

Акты о нарушении трудовой дисциплины, как правило, содержат следующие сведения:

· дата, место составления акта (в актах об опоздании или прогуле, как правило, указывают и время составления акта);

· составитель акта (указать должность, фамилию и инициалы составителя акта);

· фамилии, инициалы и должности свидетелей (не менее двух человек), в присутствии которых составлен акт;

· дисциплинарный проступок, который совершил работник;

· предварительные объяснения работника по поводу нарушения трудовой дисциплины (необходимо записать дословно), которые в дальнейшем работник должен подтвердить документально;

· подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта;

· подпись составителя акта;

· подпись работника, свидетельствующая о том, что он ознакомлен с актом (если работник отказывается подписать акт, об этом в акте необходимо сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи).

Акт, который фиксирует факт появления работника на работе (на своем рабочем месте либо на территории организации — работодателя или объекта, где по поручению работодателя работник должен выполнять трудовую функцию) в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, составляется в тот же день, а предъявляется работнику для ознакомления на следующий день. Данный акт содержит свидетельские показания, подтверждающие факт алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения у работника и появления его в таком состоянии на работе и является одним из доказательств (помимо медицинского заключения) в суде при возникновении трудового спора. В тексте данного акта необходимо со слов свидетелей подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении работника (например, запах алкоголя, присутствующий в выдыхаемом работником воздухе, нарушение координации движений и так далее) и факт направления данного работника на медицинское освидетельствование для подтверждения состояния опьянения. В случае отказа работника представить письменные объяснения по поводу своего состояния и пройти медицинское освидетельствование в акте делается соответствующая отметка.

Согласно статье 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

В тексте акта об отказе от дачи объяснений по поводу дисциплинарного проступка, совершенного работником, обязательно указывается, какое именно нарушение дисциплины работник отказался объяснить, и чем он свой отказ мотивировал.

В случае применения к работнику дисциплинарного взыскания работодателем издается соответствующий приказ (распоряжение), который должен быть объявлен работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то также составляется соответствующий акт (статья 193 ТК РФ).

Пример 2.

Оформления акта о нарушении трудовой дисциплины.

ООО «Виктория»

АКТ

об опоздании на работу

02.11.2006г. №3

г. Москва

Мною, директором Петровым И.И., в присутствии главного бухгалтера Фокиной М.М. и машинистки Светиковой Н.Н составлен настоящий акт о нижеследующем:

«02» ноября 2006 г. в 12 – 00 часов мною проверена явка на работу в отдел бухгалтерии бухгалтера Ивановой М.И.

В ходе данной проверки комиссия в составе директора Петрова И.И., главного бухгалтера Фокиной М.М. и машинистки Светиковой Н.Н. установила, что бухгалтер Иванова И.И. опоздала на работу на один час пятьдесят минут, что зафиксировано в табеле учета рабочего времени и выявлено с помощью докладной записки Сидорова М.М., осуществляющим учет рабочего времени.

В соответствии со ст.193 ТК РФ с работника было затребовано объяснение в письменной форме. Свое опоздание Иванова М.И. объяснила задержкой движения транспорта, однако предоставить справку, либо иное подтверждение данного факта, отказалась.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах:

— первый экз. — в отдел кадров;

— второй экз. — Ивановой М.И.

Содержание данного акта подтверждаем личными подписями:

1. главный бухгалтер ____________ /Фокина М.М./

(должность, подпись, расшифровка подписи)

2. машинистка ______________ /Светикова Н.Н./

(должность, подпись, расшифровка подписи)

Настоящий акт составил: директор __________ /Петров И.И./

(должность, подпись, расшифровка подписи)

С актом ознакомлен (а)___________ /Иванова М.И./

(подпись) (расшифровка подписи)

02 ноября 2006 г.

Окончание примера.

Акт вступает в силу после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Если какой-либо член комиссии не согласен с содержанием акта, то он обязан подписать его с оговоркой о своем несогласии, а свое мнение оформить на отдельном листе в виде приложения к акту. В законодательно установленных случаях акты проходят процедуру утверждения руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Акт может оформляться на общем бланке или на специальном бланке акта (например, для актов о несчастном случае на производстве существует утвержденная форма бланка).

На оформление актов распространяются требования государственного стандарта «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003″ГОСТ Р 6.30-2003 (утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»). В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов).

Более подробно с вопросами, касающимися кадрового делопроизводства, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кадровое делопроизводство».