Инструкции по делопроизводству РБ

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 утверждена Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее — Инструкция).

До утверждения Инструкции юридические лица руководствовались нормами Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. С принятием нового нормативного документа данная Примерная инструкция по делопроизводству утрачивает свою силу.

Новая Инструкция разработана на основании ст. 25 Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» с последующими изменениями и дополнениями. Данной статьей предусмотрено, что государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению.

Статьей 26 этого же Закона установлено, что общие требования к порядку документирования и организации работы с документами в республиканских и местных органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности устанавливаются республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству. В настоящее время функции такого органа выполняет Министерство юстиции. Поэтому новая Инструкция утверждена постановлением Министерства юстиции, хотя имеет тот же правовой статус, что и предыдущая Примерная инструкция по делопроизводству.

Новая Инструкция является актом законодательства, обязательным для исполнения всеми государственными органами и организациями Республики Беларусь. Особо отметим, что установленные Инструкцией нормы распространяются на организации как государственной, так и негосударственной форм собственности.

Общие подходы к организации и ведению делопроизводства в государственных и негосударственных структурах в целом идентичны и основаны на классических принципах, выработанных еще советской школой документоведения, адаптированных к современным реалиям (национальное законодательство, внедрение новых информационных технологий в документирование и организацию работы с документами и т.п.). Абсолютно новым в Инструкции является включение в нее отдельной главы, посвященной особенностям работы с документами в электронном виде.

В то же время Инструкция в полной мере учитывает особенности работы с документами в негосударственных организациях, а также в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Ранее действовавшие в этой сфере нормативные и методические документы были ориентированы главным образом на организации, включенные в списки источников комплектования госархивов. Например, в Инструкции четко прописаны нормы, устанавливающие обязанность вышестоящих организаций контролировать делопроизводство в подчиненных организациях независимо от их формы собственности. Практическое выражение такой контроль находит в создании в вышестоящих организациях Центральных экспертных комиссий, которые обязаны согласовывать разрабатываемые подчиненными структурами индивидуальные инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, описи дел постоянного и (или) временного хранения и т.п.

Сравнивая новую Инструкцию с предыдущей, следует обратить внимание, что в ее названии отсутствует слово «примерная». Это обусловлено нормами Закона «О нормативных правовых актах Республики Беларусь», согласно которым нормативный правовой акт не может иметь в своем названии слова «примерный» или «типовой». Вместе с тем по своему содержанию новая Инструкция имеет примерный характер, который отражается в том, что она оставляет для организаций при разработке собственных инструкций по делопроизводству возможность выбора тех или иных подходов к организации работы с документами в рамках, определенных Инструкцией. Например, Инструкция предусматривает возможность как журнальной, так и карточной системы регистрации документов, допускает использование и традиционных, и электронных документов в информационном обмене внутри организации и между организациями и т.п. Таким образом, необходимость разработки в организациях локальных инструкций по делопроизводству новой Инструкцией не отменяется.

По указанной выше причине в новой Инструкции вместо терминов «типовая инструкция по делопроизводству» и «примерная инструкция по делопроизводству» для обозначения инструкций по делопроизводству, разрабатываемых вышестоящими организациями для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций, используются более обтекаемые формулировки: «инструкции по делопроизводству, устанавливающие типовой или примерный характер организации делопроизводства» (п. 4 Инструкции). Это позволило сохранить в новой Инструкции понятия типовой и примерной инструкции по делопроизводству, соблюдая при этом правила нормотворческой техники.

Сфера распространения норм и правил, установленных новой Инструкцией, определена как «система управленческой документации». В национальном законодательстве отсутствует четкое определение понятия «управленческая документация», не содержит такого определения и новая Инструкция. На этом основании к сфере регулирования новой Инструкции следует отнести всю документацию, образующуюся и использующуюся в управленческой деятельности.

Очевидно, что система управленческой документации по своему составу неоднородна, разнообразна, в связи с чем в ней выделяется ряд подсистем. Доминирующее положение среди них занимает организационно-распорядительная документация (ОРД) — документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда. С помощью ОРД документируются действия организаций при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях. Поэтому требования к оформлению документов (состав реквизитов, порядок их оформления и расположения на материальном носителе и др.), закрепленные в новой Инструкции, распространяются именно на ОРД.

При этом следует учитывать, что среди документов системы ОРД выделяется особая группа документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь. Это постановления, решения, приказы, уставы, положения, инструкции, правила, принимаемые (утверждаемые) уполномоченными государственными органами.

Что же касается локальных нормативных правовых актов организаций (например, индивидуальных инструкций по делопроизводству, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций и пр.), то при их подготовке и оформлении требованиями новой Инструкции следует руководствоваться в обязательном порядке и в полном объеме. Это вытекает из положений ст. 4 Закона о нормативных правовых актах.

Аналогичная уточняющая норма содержится в Инструкции и по отношению к оформлению, обработке и хранению организационно-распорядительных документов, содержащих государственные секреты, иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур. Специфика оформления и работы с указанной документацией также определяется специальными актами законодательства Республики Беларусь.

В отношении документов иных подсистем управленческой документации (плановой, отчетно­статистической, первичной и отчетной бухгалтерской, расчетно-денежной и др.) новая Инструкция устанавливает лишь требования к организации работы с ними, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение. Вопросы оформления этих документов находятся вне сферы регулирования Инструкции.

Следует обратить внимание, что в Инструкции закреплены в качестве норм законодательства основополагающие требования Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Согласно ст. 20 Закона Республики Беларусь от 5 января 2004 г. «О техническом нормировании и стандартизации» с последующими изменениями и дополнениями государственные стандарты являются добровольными для применения. Указанная норма Закона вызывала различные мнения относительно обязательности использования СТБ 6.38-2004 в организациях. Включение в Инструкцию гл. 3 «Бланки документов. Угловой штамп», гл. 4 «Оформление реквизитов документов» и гл. 6 «Требования к оформлению документов, изготовляемых с помощью технических средств» привело к фактическому дублированию (с некоторыми исключениями) в нормативном правовом акте Республики Беларусь положений технического нормативного правового акта Республики Беларусь. В частности, п. 35 Инструкции непосредственно установлено, что «при подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004».

Таким образом, в связи с включением всех ключевых положений СТБ 6.38-2004 в акт законодательства Республики Беларусь, обязательный для применения всеми организациями страны, вопрос об обязательности использования СТБ больше не возникает. Организациям, которые ранее игнорировали требования СТБ 6.38­2004 (особенно это касается организаций, прошедших сертификацию на соответствие требованиям стандартов системы менеджмента качества), придется провести значительную работу по приведению своих локальных нормативных правовых актов в соответствие с требованиями, установленными стандартом и Инструкцией.

Еще один важный момент, получивший отражение в Инструкции, — нормативное закрепление возможности использования угловых штампов при оформлении документов. На законодательном уровне использование угловых штампов при оформлении документов допускалось и до принятия новой Инструкции. В частности, ст. 10 Закона Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. «О государственных символах Республики Беларусь» с последующими изменениями и дополнениями установлено, что изображение Государственного герба Республики Беларусь должно помещаться на печатях, угловых штампах и бланках документов всех государственных организаций. Вместе с тем предыдущая Примерная инструкция по делопроизводству, иные акты законодательства Республики Беларусь в сфере делопроизводства никак не регламентировали вопросы применения угловых штампов, что делало их использование в практической деятельности крайне затруднительным.

Отметим, что в отношении штампов в Инструкции применен подход, при котором состав его реквизитов, порядок их расположения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

Весьма существенные изменения в новой Инструкции претерпели правила структурного деления текстов документов (гл. 5 «Требования к текстам документов»). В частности, в Инструкции закреплен принцип структурного деления текстов, соответствующий правилам, установленным для оформления аналогичных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь. Например, новые правила предусматривают сквозную нумерацию пунктов в сложных документах, объединение при необходимости пунктов в главы и т.п. В основном нововведения касаются оформления локальных нормативных правовых актов (организационных документов — уставов, положений, инструкций, правил).

Определенные уточнения и изменения внесены Инструкцией в правила регистрации и формирования в дела распорядительных документов по личному составу, которые заинтересуют работников кадровых служб организаций. В частности, п. 142 Инструкции установлено, что регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения). Сравним: в Примерной инструкции по делопроизводству содержалась норма, предусматривавшая присвоение приказам по личному составу только литеры «к» без разведения их по срокам хранения, хотя в делопроизводственной практике такая раздельная индексация кадровых приказов применялась повсеместно и, безусловно, была оправдана.

В этом же пункте Инструкции закреплена возможность отдельной регистрации распорядительных документов определенной разновидности при их значительном объеме. Это позволяет заводить в организации, например, не два дела с приказами по личному составу в зависимости от сроков хранения, а более, исходя из практической необходимости. Например, при значительном объеме в организации приказов о командировании допускается их отдельная регистрация с последующим формированием в отдельное дело, что закрепляется п. 172 Инструкции.

Наверняка работники делопроизводственных и кадровых служб обратят внимание на включенное в Инструкцию уточнение о порядке формирования в дела и, соответственно, о сроках хранения некоторых разновидностей приказов по личному составу, которые отсутствуют в действующих перечнях типовых документов с указанием сроков хранения. В частности, п. 172 Инструкции предусмотрено, что приказы об установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов) формируются в одно дело (за исключением случаев, когда при их значительном объеме они формируются в самостоятельные дела) вместе с приказами о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании. На этом основании для данных приказов должен устанавливаться 75-летний срок хранения.

Следует отметить, что новая Инструкция достаточно четко разграничивает понятия «регистрационный индекс документа» и «регистрационный номер документа», так как эти понятия достаточно часто путают в делопроизводственной практике. Как вытекает из содержания подп. 139.11, регистрационный номер — это порядковый номер, присвоенный документу при его создании или получении. Регистрационный номер может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности, другими поисковыми признаками. Регистрационный номер с указанными дополнениями и является регистрационным индексом документа. Например, регистрационный индекс исходящего письма 5–13/118 состоит из индекса дела по номенклатуре (5–13), в которое будет подшита копия этого исходящего письма, и порядкового регистрационного номера исходящего документа (118). Регистрационный индекс приказа 112-к состоит из регистрационного номера приказа (112) и дополнительного поискового признака (к), который свидетельствует о принадлежности данного приказа к категории приказов по личному составу 75-летнего срока хранения. В случае если к регистрационному номеру дополнительные индексы или иные условные обозначения не добавляются, то регистрационный номер и регистрационный индекс документа совпадают, что наиболее характерно для приказов по основной деятельности.

Обратим внимание и на то, что из Инструкции исключены нормы, определяющие порядок формирования личных дел работников, так как данный вопрос регулируется Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2.

Утверждена приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству).

Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» (далее — Закон о нормативных правовых актах).

Делопроизводство в Беларуси – это важная сторона деятельности каждой компании, которая заключается в правильном движении документации. Стандарты делопроизводства регламентируется государством.

Виды делопроизводства:

  • кадровое делопроизводство;
  • финансовый документооборот;
  • делопроизводство материальной части.

Как связаны понятия «делопроизводство» и «документооборот»?

Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование работы компании. По правилам делопроизводства осуществляется документооборот, создаются, хранятся и используются документы. Понятие «делопроизводство» появилось еще несколько веков назад и подразумевает под собой действия по созданию документа и работой с ним. Таким образом, делопроизводство – это широкое понятие, которое включает в себя всю «жизнь» документа: от создания до списания или уничтожения. Документооборот является частью делопроизводства и обозначает совокупность передвижений документов.

Как определяется объем документооборота?

Любая организация отвечает за документы от их создания или получения до помещения в архив или отправки контрагенту. Под объемом документооборота понимают совокупность документов, поступающих в компанию и создаваемых в рамках ее деятельности. Отчет о документообороте периодически создается в каждой организации. Частота формирования отчета зависит от внутренних правил компании.

При подсчете учитывается:

  • исходящая документация;
  • входящая документация (с учетом запросов и обращений граждан/клиентов);
  • копии бумаг (тираж следует пометить отдельно).

Оставь заявку на обратный звонок!

Делопроизводство в Беларуси 2020

Нормативно-правовой базой делопроизводства и документальной фиксации управленческих процессов входит: Конституция Республики Беларусь, законодательные и иные акты (Указы Президента РБ и Правительства РБ).

В компании также разрабатываются свои правила, которые регламентируют создание, оформление, ведение, хранение документов.

Конкретные алгоритмы ведения и рекомендации по делопроизводству описаны в следующих документах:

  • «Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях РБ» – утверждена Министерством юстиции РБ 19.01.2009;
  • СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Инструкция по делопроизводству в организации

За оформление делопроизводства в РБ несет ответственность руководитель фирмы. Вопросами контроля за соблюдением делопроизводственных норм занимаются работники Государственной архивной службы, которая является подразделением Министерства юстиции.

Рекомендации по делопроизводству

Ответственность

Организация делопроизводства (создание инструкции по делопроизводству, следование правилам обращения с бумагами и хранение документации) – это зона ответственности руководителя компании. При назначении нового руководителя, его предшественник должен передавать все дела, для чего составляется акт передачи.

Совет. Назначьте ответственного за документы по делопроизводству и соблюдение инструкции в организации. Он разрабатывает номенклатуру дел на год. Указывает в ней основные направления работы компании и срок хранения дел.

Отвечающий за делопроизводство в компаниях составляет номенклатуру на будущий год. К первому января номенклатуру следует заверить подписью, экспертной комиссией и руководителем организации.
В организациях делопроизводство контролирует экспертная комиссия, которая создается специально для этих целей. Она состоит минимум из 3 человек: председателя, главного бухгалтера и лица, отвечающего за делопроизводство. Состав утверждает приказом директор компании. Председателем комиссии назначается заместитель директора компании. Полномочия комиссии регулирует специальное положение. Каждый год комиссия отбирает документы для отправки в архив. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению.

Документы

Документы в делопроизводстве в Беларуси, относящиеся к номенклатуре:

  • Учетно-регистрационные формы (книги, журналы);
  • Справочные картотеки;
  • Документы, созданные как результат временной деятельности комиссий, советов и т.д.

К номенклатуре не относится периодика, сборники нормативно правовых актов, вспомогательная документация.

Все документы в организациях хранятся в архиве: постоянно или временно сроком до 10 лет. Здесь же хранятся кадровые документы сотрудников, на протяжении 75 лет. Ответственного за архив назначает руководитель организации.

Документы после получения/создания регистрируют в специальных журналах. Это касается фирм и организаций с объемом документов до 600 в год.

Журнал учета входящей документации содержит сведения о:

  • дате поступления и индексе документа;
  • адресате;
  • краткой сути документа;
  • кому адресован документ;
  • расписке в получении;
  • отметке об исполнении/

Журнал учета исходящих документов содержит сведения о:

  • дате отправки и индексе документа;
  • адресате;
  • краткой сути документа;
  • отметке об исполнении.

Кроме журналов, входящих/исходящих документов, ведутся журналы учета договоров, доверенностей, приказов. Если организация работает с гражданами, то ведется учет жалоб/предложений и ответов на них.

Резюме

Чем крупнее ваша фирма или организация, тем сложнее бизнес-процессы в ней. И каждый документ – это отражение работы всей компании. Если у вас работают несколько отделов – то участки делопроизводства и ответственные в них свои.

Проверяющие из контролирующих органов запрашивают разные пакеты документов. А без порядка в ведении делопроизводства организации бумаги теряются. Это грозит дополнительными тратами на восстановление документов и штрафами. Например, за неправильную работу с обращениями граждан штраф составляет от 4 до 20 б.в., за уничтожение документов можно получить административный штраф от 10 до 35 б.в., за нарушения в отношении хранения документов в архиве предусмотрен штраф до 20 б.в.

Специалисты компании «Консалт» помогут наладить делопроизводство в вашей. С нами вы будете уверены в правильном движении документов в фирме компании и принимать проверяющих из государственных служб без опасений за оформление и ведение документации. Потому что профессиональная ответственность бухгалтеров компании «Консалт» застрахована. Это значит, если контролирующие органы обнаруживают у вас нарушения правил документооборота, мы возмещаем клиентам убытки.

Обновление — Апрель 2020