Инвентаризация топлива в баках

Инвентаризация ГСМ на предприятии

На дату проведения проверки инвентаризационной комиссией (обычно счетным работником, включенным в ее состав) выводится остаток ГСМ по бухгалтерским данным, а с ответственных лиц взимаются расписки о сдаче в бухгалтерию всех документов, которыми оформлялся приход топлива и его расходование.

Лишь после этого приступают непосредственно к замерам ГСМ в емкостях и резервуарах. Характер этой работы требует использования специальных инструментов и измерительной техники – рулеток с грузом, метрштоков и др. Инвентаризация ГСМ – самая хлопотная процедура из всех видов контролирующих мероприятий.

Особенной сложностью отличается проведение замеров в больших резервуарах вместимостью от 2-х или 5-ти тысяч тонн. При фиксации натуральных показателей в подобных емкостях ревизорам необходимо учитывать наличие конденсата, который скапливается в них из-за значительных перепадов температуры. Также обязательной процедурой является расчет погрешности поверхностного натяжения каждого вида инвентаризируемого топлива в зависимости от температуры воздуха на день проверки.

Фактическое количество ГСМ, хранящихся в запечатанных опломбированных емкостях, которые не вскрываются по ТУ хранения, рассчитывают по определенным формулам.

Инвентаризация ГСМ в баках автомобилей

Остатки топлива в баках автомашин предприятия не инвентаризируются в общепринятом смысле. Однако бухгалтерией компании ведется ежемесячный учет прихода бензина и ГСМ, а также контролируется расход по путевым листам, нарядам-рапортам. Руководитель компании вправе инициировать снятие остатков топлива в баках и сличение их с учетными данными изданием соответствующего распоряжения. Итоги подобной поверки также оформляют актом приемлемой для предприятия формы.

Аналитический учет ГСМ осуществляют по видам нефтепродуктов и каждому водителю или трактористу. Обеспечивают рациональное расходование ГСМ, разработанные на основе руководящего документа, периодически выпускаемого Минтранспорта, нормы расхода топлива и смазочных материалов. Их составляют, учитывая особенности имеющегося автопарка, и ежегодно обновляют. Утверждает документ руководитель компании.

Зачастую на основе норм расхода ГСМ на предприятиях разрабатывают Положение о премировании за экономию ГСМ и применяют его на практике, обеспечивая контроль расходования топлива и смазок по единицам автотехники.

Проблемы отсутствия контроля

При халатном отношении к отчетности и подсчету расходов на топливо и полном отсутствии контроля компания может столкнуться с целым рядом проблем, связанных, в первую очередь, с недобросовестностью водителей. В качестве примера можно привести:

  • Слив остатков. После рабочей смены или во время простоя служебного транспорта водитель может слить неизрасходованный бензин или ДТ и использовать его для дальнейшей перепродажи или заправки собственного автомобиля.
  • Работа с «левыми» чеками. Этот метод используется в тех случаях, когда топливо приобретается на средства самих водителей, а затраты компенсируются бухгалтерией предприятия по предоставленному чеку. Приобретая «левые» чеки, водитель получает возможность «обналичить» разницу между ними и фактической стоимостью заправки.
  • Личные поездки. Если маршрут автомобиля не отслеживается компанией, водитель может расходовать топливо на собственные нужды и поездки.
  • Накручивание показаний. Во время простоя транспортного средства водители также могут накручивать одометр, компенсируя разницу между его показаниями и истинными значениями в свою пользу.

Это далеко не полный список способов обмануть компанию, поэтому организации, ответственно относящиеся к вопросам расходов и экономии, прибегают к различным методам отслеживания расхода бензина транспортными средствами предприятия. Чаще всего для этого используются специализированные системы контроля расхода топлива.

Разновидности и возможности систем учета

Подобная система представляет собой программно-аппаратный комплекс, позволяющий отслеживать различные параметры использования автомобилей и других агрегатов, работающих на бензине или ДТ. Общий принцип работы заключается в оснащении техники датчиками для сбора определенных данных и последующей передачи их в центральную программу, где диспетчер или другой сотрудник сможет проанализировать полученную информацию, сформировать отчеты и передать их для дальнейшего решения выявленных проблем.

Сейчас организация может выбирать из нескольких разновидностей систем, отличающихся функционалом и, конечно же, стоимостью.

Отслеживание по спутникам

Одна из наиболее доступных систем основывается на использовании программы для ПК или приложения для смартфона и маячков, устанавливаемых на транспортных средствах. За счет подключения их к спутникам GPS и ГЛОНАСС, руководство может не только отслеживать положение автомобиля в реальном времени и все маршруты, но и вести статистику расхода топлива.

Главный недостаток системы – сам способ расчета, так как он основывается на пройденном расстоянии и является полностью математическим, то есть, не учитывает множества особенностей, таких как расход бензина на прогрев двигателя и простой в пробках, а также увеличение расхода, связанное с естественным износом. Кроме того, маячки имеет смысл использовать лишь на движущихся машинах.

Датчики топлива

Вышеуказанное оборудование может быть дополнено датчиками уровня топлива и устройствами, передающими их показания центральной программе. Подобная система стоит дороже, но и предоставляет более достоверные данные, так как все расчеты основываются напрямую на уровне топлива в баке, а не на данных, о движении и теоретическом расходе.

Подобную систему можно считать идеальным вариантом для большинства предприятий, чей автопарк состоит из легковых и большегрузных автомобилей или даже строительной техники.

Высокоточная установка

И последний из возможных вариантов контроля расхода топлива – крупная система, включающая не только GPS и ГЛОНАСС-маячки, но и множество других датчиков, в том числе расходомеров, датчиков давления и температуры и других. Она наиболее дорога, но позволяет получить максимум информации о работе каждой машины предприятия, включая спецтехнику.

Наиболее актуальна подобная высокоточная установка для крупнейших предприятий, владеющих не только автомобильным, но и другим транспортом, и расходующих огромное количество топлива при его эксплуатации.

В заключение стоит отметить, что любое из вышеперечисленных средств может эффективно решить, как минимум, часть вышеуказанных проблем и пресечь (или, по крайней мере, обнаружить) неправомерные действия сотрудников. При этом первое решение справляется непосредственно с контролем расхода достаточно плохо, но вполне способно исключить отклонения в маршруте и поездки по личным делам. А более продвинутые системы способны действительно эффективно контролировать каждое транспортное средство даже при наличии большого автопарка.

Топливные махинации

Прежде чем налаживать систему контроля топлива, следует осведомиться, каким образом происходит его хищение.

Вариантов масса, но наиболее часто встречающиеся схемы махинаций по воровству топлива следующие:

Предоставление в бухгалтерию «левых” чеков о заправке. Эта схема работает на тех предприятиях, где водители приобретают ГСМ за наличный расчет и отчитываются по чекам в бухгалтерии. Водители, ссылаясь на превышение установленных норм списания топлива, приобретают у третьих лиц чеки на заправку и получают за них компенсацию на своей фирме.

Слив ГСМ с рабочих автомобилей. Зачастую в баке автомобилей остается неизрасходованное топливо. Оно и используется не чистыми на руку водителями для заправки собственного транспорта или для продажи по низкой цене.

Лишние рейсы. Без надлежащего контроля путевых листов водители могут совершать рейсы по-своему усмотрению. Например, чтобы перевезти строительный материал на дачу или сделать на пару рейсов больше на маршрутном такси и не отчитаться за них.

Подкручивание одометра. С помощью специальных устройств водители могут после рабочей смены накрутить счетчик до нужных показаний. На разницу между фактическими и накрученными значениями водители покупают «левые” чеки либо сливают бензин из бака.

Есть еще масса вариантов обмануть предприятие. Сама организация несет убытки главным образом не от сворованного топлива, а от вынужденного времени простоя транспортного средства.

Системы контроля за расходованием топлива

Вследствие убытков, получаемых организациями за счет воровства и халатного отношения к служебным обязанностям, на многих предприятиях стали внедряться системы мониторинга и контроля за автопарком.

Все они имеют одинаковое предназначение – учет фактического использования ГСМ. В зависимости от типа оборудования, устанавливаемого в автомобилях, определяется качество учета и другие показатели работы системы.

Выбирать систему мониторинга следует, отталкиваясь от масштаба предприятия и количества расходуемого топлива.

Выделяют 3 основных варианта систем контроля за топливом:

Телекоммуникационное оборудование, работающее со спутниками – Глонасс или GPS.

Наиболее простой и доступный вариант для небольших предприятий, ограниченных в финансах.

Тип работы: устройство монтируется в транспортное средство, а по электронной карте можно прослеживать его передвижение, скорость, остановки и др. Подсчет затрачиваемого бензина осуществляется специальными программами.

Эта система значительно упрощает определение расхода топлива, но имеет ряд значимых недостатков:

  • расчет расхода ГСМ осуществляется по математической формуле, заданной программе, без учета пробок, необходимости прогрева авто, изношенности и т. д., что может привести к погрешностям в исчислении;
  • пригодна не для всех типов автомобилей (для стационарного транспорта, например, бурильных установок, – не подходит).

Обязанность расчета компенсации за задержку заработной платы закреплена в Трудовом кодексе РФ. В организации вправе установить свой размер компенсаций трудовому коллективу в подобных случаях, цифра указывается в договоре.

Когда осуществляется расчет заработной платы по окладу, бухгалтером используются следующие документы: трудовой договор, штатное расписание, приказы о премиях и поощрениях, табель учета рабочего времени, расчетная ведомость, и т.д. О расчете зарплаты по окладу читайте .

Комплекс оборудований, включающий передающее устройство, датчики уровня бензина в баке и штатные датчики.

Это довольно надежный и экономичный вариант, позволяющий точно определять количество залитого в бак автомобиля бензина и его расходование. Стоимость на данное оборудование вполне доступная для предприятия среднего уровня.

Для контроля за автопарком на удалении и анализа получаемой с системы информации необходима должность диспетчера. Оптимальное сочетание цены и качества.

Специализированная установка с большим количеством дополнительного оборудования.

Ее состав может несколько отличаться, но наличие спутникового мониторинга обязательно для всех комплектаций. Также в качестве дополнительного оснащения могут быть температурные датчики, расходомеры топлива, датчики давления и др. Эти системы применяются на крупнейших предприятиях, на которых затрачивается большое количество ГСМ, – судах, тепловозах, универсальной наземной технике и др.

Встроенные модули в автоматическом режиме производят обработку расчетов и представляют пользователям в наглядном виде готовые отчеты и графики обо всех интересующих показателях работы транспортных средств.

Стоят такие установки немало, но их внедрение приводит к значительной экономии финансов предприятия. Это объясняет довольно быструю окупаемость оборудования – в среднем всего за 3 месяца работы.

Учет расхода топлива в организации

Внедрение системы мониторинга расхода топлива не исключает необходимость организации учета ГСМ, начиная с первичных документов.

Бухгалтерский учет расхода топлива на предприятии осуществляется на основании Положения «О бухгалтерском учете и отчетности”.

К учету бензин принимается по фактической стоимости – цена приобретения без НДС на счет 10 «Материалы” субсчет 3 «Топливо”.

В законодательстве нет ограничений, касающихся списания стоимости ГСМ на себестоимость продукции. Главное условие, позволяющее это делать, – наличие документов, подтверждающих использование топлива в предпринимательской деятельности.

Об этом свидетельствуют путевые листы и товарно-транспортные накладные, дополнительно прилагаемые к ним. В этих документах содержится вся информация о пробеге, заправках и массе перевозимого груза, необходимая для расчета нормируемого расхода бензина для конкретного автомобиля.

Нормы расходования топлива устанавливаются в зависимости от марки автомобиля, года выпуска, модификации, конструкции, прицепного состава и т. д. Вся эта информация содержится в Нормах расхода на автотранспорт, утвержденных МинТрансом РФ 14.03.2008 №23.

В целях исчисления налогооблагаемой прибыли расходы на топливо могут быть учтены двумя способами: в составе материальных затрат и прочих расходов, связанных с основной деятельностью предприятия.

Обращение представителей бизнеса за услугами кадрового учета к аутсорсинговым компаниям приобретает все большую популярность. Это объясняется желанием получить профессиональную помощь и сформировать систему эффективного управления персоналом, обеспечив себя хорошими кадрами.

Работа кадровика может быть очень интенсивной, особенно если предприятие крупное, а сотрудников много. На помощь приходят некоторые программы, значительно упрощающие учет кадров в компании. О программах для управления персоналом читайте .

Выбор способа зависит от назначения автомобиля: для производственных целей эти расходы включаются в материальные затраты, для управленческих нужд – в прочие. Расходы на топливо и смазочные материалы списываются по фактическим затратам. Они должны быть подтверждены документально и обоснованы с экономической точки зрения (ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Упрощение процесса учета ГСМ происходит за счет его приобретения по топливным картам. Это эффективный и достаточно простой способ, позволяющий вести точный учет топлива и исключить несанкционированные заправки бензином.
Для отражения этих расходов в учете предприятия достаточно документов, предоставляемых процессинговым центром.

Экономичный расход топлива и его жесткий учет – важнейшие задачи, решение которых является обязательным условием для эффективной работы субъекта предпринимательства.

Добавить в «Нужное»

Обновление: 16 июля 2020 г.

Несмотря на то, что в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина от 13.06.95 N 49) ничего про горюче-смазочные материалы не сказано, инвентаризация ГСМ на предприятии имеет свои особенности. Рассмотрим порядок инвентаризации ГСМ и оформления ее результатов.

Проведение инвентаризации ГСМ

Плановую инвентаризацию ГСМ на предприятиях обычно проводят ежемесячно на последнее число месяца. Инвентаризации ГСМ проводится в отношении каждой марки топлива:

  • в резервуарах, цистернах, мелкой таре и других емкостях в единицах массы (кг или тонна). В этом случае масса ГСМ измеряется на основании ГОСТ 8.587-2019 (утв. Приказом Росстандарта от 14.11.2019 N 1170-ст);
  • в баках автомобилей в единицах объема (литр). При этом объем измеряется с помощью специального измерителя или мерки посредством слива или заправки до полного бака по показаниям бортового компьютера.

Поскольку для определения фактического количества ГСМ необходимы специальные меры и приборы, то до начала инвентаризации инвентаризационная комиссия должна убедиться в их исправности. Для этого она изучает документы, содержащие данные о прохождении очередной метрологической поверки в отношении средств измерения.

В конце года обычно проводится плановая годовая инвентаризация перед составлением бухгалтерской отчетности.

Оформление результатов инвентаризации ГСМ

По итогам инвентаризации ГСМ оформляется Акт снятия остатков либо Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-3 (утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 N 88). Порядок ее заполнения и образец оформления инвентаризационной описи ИНВ-3 вы найдете в отдельной консультации.

Фактическое количество ГСМ сверяется с учетными данными (остаток на счете 10, субсчет «Бензин, дизельное топливо и т.д.» с аналитическим учетом по местам хранения топлива). В учете данные об остатках топлива в баках автомобилей формируются на основании путевых листов, талонов на топливо, имеющихся у водителей, и иных первичных документов.

Учет результатов инвентаризации ГСМ

Если при инвентаризации выявлена недостача ГСМ, то она рассчитывается с учетом потерь в пределах норм естественной убыли (то есть допустимых величин безвозвратных потерь в результате изменения физических свойств ГСМ). Такие нормы естественной убыли нефтепродуктов при хранении утверждены Приказом Минэнерго от 16.04.2018 N 281. Нормы зависят от вида топлива, периода года, климатических групп, типа и вместимости резервуаров, длительности хранения ГСМ.

Списание недостач в пределах норм естественной убыли и свыше норм нужно документально зафиксировать. Для этого можно использовать сличительную ведомость по форме ИНВ-19 (утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 N 88).

Проводки при инвентаризации ГСМ зависят от выявленных результатов: