Как должно быть оформлено коммерческое предложение поставщика

Законодателем установлено несколько способов определения начальной максимальной цены контракта (НМЦК). Самым востребованным на данный момент является метод сопоставимых рыночных цен. Чтобы по нему провести расчет заказчику необходимо проанализировать рынок. Самый простой способ получить актуальную информацию – запросить коммерческие предложения на требуемые товары или услуги у потенциальных поставщиков. В этой статье мы рассмотрим особенности составления такого запроса.

Коммерческим предложением принято называть документ, который подтверждает стоимость товаров или услуг, отвечающих заявленным характеристикам. Он составляется на официальном бланке организации, предоставляющей информацию. Передача коммерческого предложения не влечет за собой обязательств по заключению договора (однако лучше прямо указать, что оно не является офертой).

Необходимость сбора государственным заказчиком предложений от потенциальных поставщиков установлена статьей 22 44-ФЗ. Чтобы унифицировать процедуру сбора такой информации и расчета НМЦК Министерство экономики и развития России разработало рекомендации № 567 от 02.10.2013 г. В них содержится перечень мероприятий, которые должен провести заказчик для анализа рынка.

Согласно действующим рекомендациям перед проведением закупки заказчик должен получить не менее трех коммерческих предложений. Если документов поступит больше, то в расчете НМЦК разрешено использовать те из них, которые содержат минимальные значения стоимости товаров или услуг.

Срок действия коммерческого предложения

Экономическая ситуация в стране постоянно меняется, следовательно, коммерческие предложения поставщиков могут быстро потерять актуальность. Чаще срок действия цен на товары и услуги компания определяет самостоятельно и указывает эту информацию в своем прайс-листе. В тексте коммерческого предложения при этом прописывается дата, до которой цены считаются действительными.

Если поставщик не определил срок действия коммерческого предложения, то оно признается бессрочным. Однако, согласно пункту 3.14 приказа Минэкономразвития №567, при расчете НМЦК целесообразно использовать информацию, предоставленную заказчику не более чем за 6 месяцев до даты проведения анализа рынка. Поэтому перед каждой закупкой рекомендуется собирать обновленные коммерческие предложения.

В ситуациях, когда нет возможности обновить ценовую информацию, разрешено использовать старые данные. При этом стоимость товаров и услуг пересчитывается с учетом поправочного коэффициента. Методика расчета приведена в пункте 3.18 Приказа №567.

Порядок получения коммерческих предложений

Для получения коммерческих предложений заказчик должен составить соответствующий запрос и разослать его потенциальным поставщикам. Рекомендуется отправлять просьбу пяти и более компаниям. Заказчик должен будет провести следующие мероприятия:

  1. Сформировать описание закупаемого объекта. Указать все требуемые количественные и качественные характеристики. Обозначить условия поставки, которые могут отразиться на итоговой стоимости продукции или работ.
  2. Определить компании, которые могли бы выступить в роли поставщиков.
  3. Составить запрос о предоставлении ценовой информации и оформить его на официальном бланке организации.
  4. Разослать подготовленный документ всем выбранным поставщикам. Для этого можно использовать факсимильную связь, а также электронную почту.
  5. Получить ответ и проанализировать предоставленную информацию.
  6. Произвести расчет НМЦК.

В случаях, когда заказчику не удается собрать коммерческие предложения, Минэкономразвития рекомендует провести анализ ранее заключенных аналогичных договоров. Сделать это можно, пользуясь реестром контрактов, размещенным в ЕИС. Ценовую информацию из них допустимо использовать при расчете НМЦК.

Запрос на предоставление коммерческого предложения

Порядок формирования запроса ценовой информации описан в пункте 3.10 Приказа № 567. Документ должен содержать в себе следующие сведения:

  1. Описание закупаемого объекта, количество товара и единицу его измерения, объем необходимых услуг или работ.
  2. Сведения, которые помогут определить идентичность товаров или услуг предлагаемых поставщиком.
  3. Ключевые условия контракта, заключаемого по итогам будущей закупки. Обязательно прописываются сроки и место поставки, порядок оплаты, размер обеспечения исполнения контакта, требования о наличии гарантийных обязательств.
  4. Информация о том, что предоставление коммерческого предложения не обязывает заказчика заключать контракт.
  5. Ссылка на то, что из ответа поставщика должны быть однозначно понятны предлагаемые им цены на товары или услуги, а также срок их действия.
  6. Крайняя дата подачи коммерческих предложений.

В тексте документа должны быть прописаны наименование и реквизиты заказчика, а также контакты лица, ответственного за сбор коммерческих предложений. Перед тем как отправить запрос рекомендуется известить об этом потенциального поставщика посредством телефонного звонка. Если документ отправляется по электронной почте, то в теме письма желательно указать фразу, которая пробудит в контрагенте желание предоставить информацию.

Пример документа:

На фирменном бланке

Исх. № 12/17 от 01.04.2018 г. Директору ООО «Ромашка» Петрову П.П.

Запрос о предоставлении ценовой информации

Уважаемый Директор ООО «Ромашка», МУП «Горсвет» планирует проведение электронного аукциона на поставку моющего средства. В соответствии с требованиями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и в целях изучения рынка цен на закупаемый товар, просим предоставить информацию о стоимости поставки товара, соответствующего указанным характеристикам.

Наименование товара Технические и функциональные характеристики товара Ед. измерения Количество
Средство для мытья посуды Флакон 500 мл. Срок годности не менее 1 года. штука 100

Ключевые условия контракта, заключаемого по результатам закупочной процедуры:

Срок поставки: в течение 10 рабочих дней с момента заключения договора.

Место поставки: г. Москва, ул. Спортивная, д.1

Порядок оплаты: в течение 15 дней с момента поставки товара.

Размер обеспечения заявки: 1500 рублей.

Размер обеспечения контракта: 10000 рублей.

В ответ просим указать цену на предлагаемый товар, а также срок ее действия. Коммерческое предложение должно быть передано заказчику не позднее 20.02.2018г. на электронный адрес Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript..

Ответ на запрос не влечет за собой возникновения каких-либо договорных обязательств.

Директор МУП «Горсвет» ____________________ Иванов Иван Иванович

У кого запрашивать коммерческие предложения

Согласно требованиям пункта 3.7.1 Приказа №567 запросы на предоставление ценовой информации рассылаются поставщикам, имеющим опыт аналогичных поставок. Информация о таких компаниях должна отсутствовать в реестре недобросовестных поставщиков. Для расчета НМЦК не могут быть использованы сведения, полученные из анонимных источников. Коммерческие предложения на товар, не отвечающий требуемым параметрам, также не рассматриваются.

Для поиска потенциальных поставщиков заказчикам разрешено использовать различные информационно-поисковые системы и прочие общедоступные источники. Поможет также и реестр контрактов, опубликованный в ЕИС.

Образец коммерческого предложения

Поставщик оформляет коммерческое предложение на официальном бланке своей компании. Оно должно быть заверено подписью руководителя и печатью. В нем должна содержаться следующая информация:

  1. Реквизиты фирмы.
  2. Актуальная на момент оформления предложения цена запрашиваемых товаров или услуг.
  3. Упоминание о том, что все дополнительные расходы включены в стоимость товаров.
  4. Срок действия предоставляемой информации.

Пример документа:

На фирменном бланке

10.02.2018г. Директору МУП «Горсвет» Иванову И.И.

От Директора ООО «Ромашка» Петрова П.П.

Коммерческое предложение

ООО «Ромашка» (юр. и почтовый адрес: г. Москва, ул. Ленина д.2, ИНН 11111111, КПП 2222222, ОРГН 333333333) в лице директора Петрова Петра Петровича в ответ на ваш запрос №12/17 от 01.02.2018г. сообщает запрошенную информацию

Сегодня никаких введений и прелюдий — только сухая выжимка о том, как составить коммерческое предложение (компред, КП). Мы рассмотрим основные подходы и принципы на наглядных примерах. Также чуть ниже я приведу шаблоны и образцы структуры и текста коммерческого предложения со ссылками, чтобы вы могли их скачать и адаптировать под свои задачи. Цель этой статьи — научить Вас разрабатывать такое КП, которое, во-первых, прочитают. А во-вторых, прочитав которое, — откликнутся и согласятся на предложенную сделку. Готовы? Тогда приступим.

К слову, если смотреть видео для Вас удобнее, или время в дефиците, то сжато я рассказываю о создании КП в 18-м уроке курса «Копирайтинг с нуля за 30 дней», посмотрите:

Что такое коммерческое предложение

Коммерческое предложение — это маркетинговый инструмент, который отправляется адресату регулярной или электронной почтой с целью получить отклик. Отклик — это перевод потенциального клиента на следующий этап коммуникации (встречу, презентацию или подписание договора). В зависимости от вида КП частные задачи инструмента, равно как его объем и содержание могут отличаться.

Виды коммерческих предложений

Компреды бывают трех видов: холодное, горячее и публичная оферта. Первые два вида используются в маркетинге и продажах. Третий — в юриспруденции.

«Холодное” коммерческое предложение

«Холодные” коммерческие предложения отправляются неподготовленному клиенту («холодному”). По сути, это спам. Как показывает практика, спам люди не особо любят, но если он их заинтересует, то… это становится исключением из правил. Чтобы этот тип КП cработал, Вам нужен качественный таргет-лист (список получателей). Чем «чище» этот список, тем выше отклик. Если в таргет-листе общие адреса вида info@company.ru, то эффективность компреда априори снижена на 80-90%.

Возьмем для примера какую-нибудь пикантную ситуацию. Допустим, у руководителя отдела продаж компании N «горит” план. До отчета чуть меньше двух недель, он рвет на себе волосы, не зная, что делать, и получает письмо с примерно таким заголовком: «5 способов выполнить месячный план отдела продаж за неделю”. Тада-а-ам! Вот оно, спасение ситуации! И человек читает основной текст, в котором среди способов затаилась услуга, которую мы предлагаем.

Но это лишь частный случай. Главная задача «холодного” коммерческого предложения — заставить получателя прочитать его до конца. Стоит ошибиться — и письмо летит в урну.

Вот почему при разработке «холодного” КП учитываются три основных риска выбрасывания:

  1. На этапе получения. Обходится привлечением внимания. Это может быть тема письма, если коммерческое предложение отправляется по электронной почте, или нестандартный конверт с цветом или форм-фактором, если канал доставки физический, и т.д.
  2. На этапе открытия. Обходится привлекательным предложением (его еще называют «оффером”), о нем мы поговорим чуть ниже.
  3. На этапе прочтения. Обходится использованием элементов убеждения и маркетинговыми фишками. О них мы также поговорим чуть ниже.

Обратите внимание: объем «холодного” коммерческого предложения, как правило, составляет 1-2 страницы печатного текста, не более. Это связано с тем, что получатель изначально не настроен к чтению КП, и уж тем более он не будет его читать, если объем переваливает за 10-20 страниц.

Главное преимущество «холодного” коммерческого предложения — это его массовость, однако практика показывает, что когда КП персонализировано, отклик на него на порядок выше.

«Горячее” коммерческое предложение

В отличие от «холодных” аналогов, «горячее” коммерческое предложение высылается подготовленному клиенту (человеку, который сам запросил КП или с которым предварительно связывался менеджер).

«Горячие” КП отличаются от «холодных” как объемом (который может составлять 10-15 страниц или слайдов), так и подходом к составлению. С большего они дают человеку интересующую информацию для принятия решения (по цене, наличию, условиям и пр.). В последнее время особой популярностью пользуются «горячие” коммерческие предложения, оформленные в виде PowerPoint презентаций или переведенные из PowerPoint в PDF формат.

Подробнее о горячих компредах читайте в этой статье.

Оферта

Это особый тип компредов, выполненный в виде публичного договора, не требующего подписания. Используется на сайтах различных SaaS-сервисов или в интернет-магазинах. Как только человек выполняет условие договора (например, регистрируется на сайте), он автоматически принимает условия предложения.

Оффер коммерческого предложения

Не путать с офертой. Это совсем другое. Чтобы составить по-настоящему мощное коммерческое предложение, Вам понадобится убойный оффер — «сердце» Вашего предложения (англ. offer — предлагать). Это суть. Другими словами, четкая формулировка, что именно Вы предлагаете. При этом желательно суть указать в самом начале (это особенно относится к «холодным” КП).

Обратите внимание: оффер ВСЕГДА нацелен на выгоду для читателя, а не на товары или услуги! Проще всего его составлять по формуле: мы предлагаем Вам {выгода} за счет {товар}

Каждый день я встречаю коммерческие предложения, авторы которых снова и снова наступают на одни и те же грабли (не повторять!):

  • Мы предлагаем Вам офисную мебель
  • Мы предлагаем Вам посетить семинар
  • Мы предлагаем Вам заказать у нас продвижение сайта
  • Мы предлагаем Вам вымыть у Вас полы

И так далее… Это грубая ошибка. Посмотрите вокруг: конкуренты предлагают то же самое. Но самое главное, — здесь нет никакой выгоды для получателя. Совершенно ни-ка-кой. Что он с этого будет иметь? Какие преимущества получит?

В то же время, эти предложения можно «перевернуть”, сделать более личными и ориентированными на читателя. Например:

  • Я предлагаю Вам сэкономить до $5000 на обустройстве Вашего офиса шикарной европейской мебелью.
  • Я предлагаю Вам увеличить оборот Вашей компании на 20-70%, благодаря информации, которую Вы получите на семинаре.
  • Я предлагаю Вам привлекать сотни новых потенциальных клиентов по цене 1,5 рубля за человека.
  • Я предлагаю Вам сократить заболеваемость Ваших сотрудников простудными инфекциями (и число больничных, соответственно) за счет ежедневной влажной уборки.

Идею Вы поняли. Главное — донести до получателя те выгоды, которые Вы ему предлагаете, а уже товары и услуги — это способ эту выгоду получить. Подробнее об оффере — в этой статье.

Структура коммерческого предложения

По своей структуре коммерческое предложение чем-то напоминает продающий текст. И это естественно, поскольку КП — частный случай коммерческого текста. Но есть один элемент, который выделяет компреды из массы других инструментов. Это оффер. Впрочем, давайте обо все по-порядку.

Структура коммерческого предложения.

Колонтитул

В колонтитул чаще всего выносятся логотип (чтобы КП отождествлялось с конкретной компанией) и контактные данные с мини-призывом. Это делается для экономии времени и места. Стоит человеку только глянуть на верхнюю часть документа — он уже знает, о чем идет речь и как с Вами связаться. Очень удобно. Размер колонтитула, как правило, не превышает 2 см. Как-никак, для холодного компреда формата А4 — каждый сантиметр на счету. Посмотрите, как я компоновал бы коммерческое предложение, скажем, для своего блога. В данном случае я продаю контент в обмен на время читателей.

Пример колонтитула коммерческого предложения.

Заголовок коммерческого предложения

Жизненно важный элемент. Особенно для «холодного” КП. Его задача — привлечь внимание и с ходу зацепить выгодой.

Обратите внимание: когда речь идет о «холодном” компреде, заголовок «Коммерческое предложение” — не самый удачный вариант. Хотя бы потому что он неинформативен, занимает место и ничем не отличается от десятков других, которые присылают Ваши конкуренты. Кроме того, если человек не ждет от Вас писем и получает что-то настолько абстрактное, он рефлекторно совершает несколько кликов: «выделить” и «в спам”.

В то же время, для «горячего” коммерческого предложения такой заголовок более чем уместен, если следом указывается название компании.

В моей практике лучше всего работают заголовки (не путать с темой сопроводительного письма!) по формуле 4U. Я подробно о них рассказываю в этой статье. В сегодняшнем тестовом образце коммерческого предложения заголовок представляет связку заголовка и подзаголовка.

Пример заголовка коммерческого предложения.

Лид (первый абзац)

Главная задача лида (англ. lead — вести) — вызвать интерес к тому, что Вы говорите. Иначе люди просто не станут Вас слушать. Ну, или если буквально, то читать Ваше коммерческое предложение. Лид всегда говорит о том, что важно клиенту. Для этого используется четыре подхода:

  1. От проблемы (чаще всего)
  2. От решения (если проблемы как таковой нет)
  3. От возражений (если актуально)
  4. От эмоций (очень редко)

В своем образце я использовал подход «от проблемы», посмотрите. Чуть ниже я покажу еще несколько образцов с другими подходами.

Пример лида коммерческого предложения.

Оффер

О создании оффера я уже говорил чуть выше. Оффер должен заинтересовать получателя выгодой настолько, чтобы тот продолжил чтение Вашего коммерческого предложения. Практика показывает, что если оффер читателю неинтересен, КП прямиком летит в урну (вторая волна выбрасывания).

Для оффера Вы можете использовать либо общую формулу с выгодой, либо, так называемую, связку-усилитель:

  • Товар+товар по выгодной цене
  • Товар+услуга
  • Товар+подарок и т.д.

В конце оффера я рекомендую делать графический якорь (если позволяет место). Он разрежает текстовую массу и добавляет «воздуха». Кроме того, он делает Ваше коммерческое предложение удобным для сканирования. Посмотрите, какой оффер и графический якорь я сделал в образце коммерческого предложения для своего блога. В своем КП Вы можете использовать в качестве якоря визуализацию поставляемого товара или основных направлений услуг, плюс цены (если они у Вас конкурентны).

Пример оффера коммерческого предложения.

Выгоды для клиента

Следующий блок — это блок выгод. Другими словами, это перечисление, что человек получает, когда соглашается на Ваше коммерческое предложение. Выгоды важно уметь отличать от свойств и характеристик. Подробнее я написал в этой статье.

Например, в образце КП для читателей своего блога я могу привести следующие выгоды. Обратите внимание: блок выгод имеет подзаголовок, который всегда обращен к читателю.

Пример выгод коммерческого предложения.

Обработка возражений

Обработчики всех возражений не всегда удается вставить в коммерческое предложение. Но даже так, основные можно закрыть, просто ответив на вопросы: «Кто Вы?», «Почему Вам можно доверять?», «Кто уже пользуется Вашими услугами?», «География присутствия» и т.д. Посмотрите на мой образец КП для блога. Я обрабатываю возражение, отвечая на вопрос «Кто такой автор, и можно ли ему доверять?».

Пример обработчика возражений в коммерческом предложении

В качестве обработчиков возражений часто используются блоки с триггерами социального доказательства или авторитета. Наконец, еще один мощный прием убеждения в коммерческих предложениях — это гарантии. При этом гарантии могут быть как ожидаемые (12 месяцев на офисную технику), так и неожиданные (если что-то выходит из строя — фирма производит ремонт за свой счет, а на время ремонта предоставляет аналогичную модель оборудования).

Для вызова еще большего доверия расскажите о своей компании, без лишних дифирамбов — конкретно и по делу. Только факты.

Еще один неотъемлемый атрибут правильного коммерческого предложения — это призыв. При этом призыв должен быть только один (призывающий к одному конкретному действию): чаще всего это звонок, но может быть и заявка на сайте или визит в отдел продаж. Максимум — к альтернативе: позвонить или отправить Email.

Обратите внимание: призыв должен быть сильным глаголом, так отклик будет выше.

Сравните:

  • Позвоните мне (сильный глагол)
  • Вы можете позвонить (слабый глагол, эффект будет ниже)

И еще один важный момент. Вы будете удивлены, но иногда люди, разрабатывающие коммерческие предложения, забывают указать в них контактные данные. Получается комичная ситуация: получатель КП хочет заказать товар или услугу, но физически не может этого сделать, потому что не знает, куда ему обращаться.

В своем образце я вывел призыв в нижний колонтитул.

Пример призыва в коммерческом предложении.

Постскриптум

Завершающий, и при этом один из самых важных элементов всех «убойных» коммерческих предложений, — это постскриптум (P.S.). При правильном использовании постскриптум становится очень мощным мотивирующим рычагом. Практика показывает, что постскриптумы люди читают чаще всего (после подписей под картинками). Вот почему, если Вы хотите усилить Ваше коммерческое предложение, то заветные буквы P.S. желательно взять на вооружение.

Кроме того, в постскриптум можно вставить ограничение (дедлайн). Этот пункт структуры многие упускают. И если в случае отправки «горячего” коммерческого предложения менеджер может позвонить и напомнить о себе, то в случае «холодного” КП отсутствие ограничения может лишить компанию более половины откликов.

Ограничивать можно либо в контексте времени, либо в контексте количества товара. Например:

  • Осталось только 5 факсимильных аппаратов.
  • Предложение действует только до 31 августа, с 1 сентября цена возрастет в 2 раза.

Стоит оговориться, что если Вы делаете ограничение, то свои обещания Вы должны выполнять. А не так, что обещаете завтра повысить цену вдвое, но на следующий день этого не делаете, а обещаете то же самое.

Пример призыва с постскриптумом.

Готовый образец коммерческого предложения

Если мы соединим все блоки, то получим вот такой вот образец коммерческого предложения. Он универсальный. Я его адаптировал для продажи различных товаров и услуг: от логистики до металлопроката. Где-то он работал лучше, где-то хуже. Но везде себя оправдывал и окупал. Единственное, помните про чистоту таргет листа.

Еще одна сильная сторона этого образца — его легко сканировать. Человек понимает, что мы ему предлагаем за считанные секунды.

Образец коммерческого предложения.

Вы можете скачать этот образец к себе на Google Диск , чтобы адаптировать под решение своей задачи. Там же вы можете сохранить его в форматах RTF, MS Word или PDF. Алгоритм составления чуть ниже.

Как написать коммерческое предложение (алгоритм)

Чтобы правильно составить коммерческое предложение, Вам нужно:

  1. Шаг 1: Взять за основу образец по ссылке выше.
  2. Шаг 2: Заменить логотип, призыв и контакты на свои.
  3. Шаг 3: разработать заголовок по формуле 4U.
  4. Шаг 4: Описать настоящую «боль» клиента в первом абзаце.
  5. Шаг 5: Составить оффер с решением для «боли».
  6. Шаг 6: Сделать графический разделитель.
  7. Шаг 7: Описать дополнительные выгоды Вашего предложения.
  8. Шаг 8: Снять ключевые возражения или кратко рассказать о себе.
  9. Шаг 9: Сделать призыв к действию, написать P.S. с дедлайном.

Другие образцы коммерческих предложений

По приведенной выше структуре можно составить и чисто текстовые компреды. Давайте рассмотрим образцы коммерческих предложений на поставку товара и на транспортные услуги. Несмотря на то, что они без графических разделителей, порядок блоков в них идентичный. Обратите внимание на обработчик возражения «Если у Вас уже есть поставщик». Этот прием называется психологическая подстройка и подробно описан в книге Сьюзан Вайншенк «Законы влияния».

а) Образец коммерческого предложения на транспортные услуги

Образец коммерческого предложения на услуги.

(форматы Google Docs, MS Word, PDF, RTF)

б) Образец коммерческого предложения на поставку товара

Образец коммерческого предложения на поставку товара.

(форматы Google Docs, MS Word, PDF, RTF)

Как оформить коммерческое предложение (прототип и дизайн)

Существуют и более сложные образцы компредов, которые состоят из текста и графики. Это для ситуаций, когда КП нужно красиво оформить. В таких ситуациях вначале разрабатывается прототип. Это техническое задание для дизайнера. Когда дизайн готов, КП отправляется потенциальному клиенту. Посмотрите пример такого прототипа коммерческого предложения для транспортной компании.

Прототип коммерческого предложения (ТЗ для дизайнера).

А вот образец КП уже в дизайне (один из возможных концептов).

Образец коммерческого предложения в дизайне.

Что делать, когда компред написан

Предположим, коммерческое предложение уже написано. Встает вопрос: что с ним делать дальше, и как его отправлять. Хорошо, если компред «горячего» типа. Его можно сохранить в PDF и сразу отправить клиенту, который ждет. Но как быть с холодными КП? И здесь есть аж четыре варианта.

  1. Отправка регулярной почтой (физический формат). Может отлично сработать, когда Ваши конкуренты засыпают потенциального клиента своими коммерческими предложениями «по электронке». При этом постарайтесь, чтобы письмо выглядело дорого: белоснежный конверт из плотной бумаги, марка. Идеально, если адрес будет написан от руки.
  2. Отправка коммерческого предложения в теле письма (HTML-формат). Для этого Вам потребуется помощь специальных программ или сервисов для Email-маркетинга. Дополнительный плюс этого подхода — Вы видите количество открытых писем с привязкой к каждому контакту в таргет-листе и времени. Очень удобно.
  3. Отправка в приложении с сопроводительным письмом. В письме Вы представляетесь и вызываете интерес. Но без перегруза деталями. За дополнительной информацией человек открывает документ в приложении. О том, как писать сопроводительное письмо — .
  4. Вначале письмо, потом компред (при отклике). В отличие от предыдущего варианта Вы разделяете отправку на два этапа. Вначале проверяете интерес, и только когда установили контакт — отправляете коммерческое предложение.

Который из этих подходов сработает лучше — нельзя сказать априори. Нужно тестировать.

Типовые ошибки при составлении коммерческих предложений

В Сети существует масса бланков, шаблонов и образцов коммерческих предложений. И большинство из них объединяет одно — они не работают и их никто не читает. Просто потому что в них присутствуют одни и те же типовые ошибки:

  1. Ода к своей компании в стиле «Профессиональные, клиентоориентрированные, молодые, динамичные, устремленные, надежные и бла-бла-бла”. Клиенту в принципе не интересна компания, которая не заинтресовала его стоящим предложением.
  2. Дифирамбы получателю в стиле жестких пополизаний «Ваша компания всегда являлась образцом качества и надежности, стабильности и процветания…” Особенно забавно такое читать в холодных КП. Лесть хороша в меру. Когда она льется через край у читателя возникает рвотный рефлекс, и коммерческое предложение летит в мусорку.
  3. Заумность. Еще одна распространенная ошибка, когда начало КП перегружено избытком информации, причем в формате, в котором ее сложно даже произнести. Пример: «Наша компания стремится выделиться среди среднестатистической конъюнктуры рынка и оказывает услуги беспрецедентно высокого качества, проявляя индивидуальный подход к каждому клиенту через призму симбиотического взаимодействия”.
  4. Все и сразу. Многие компании считают своим долгом в одном письме выслать и КП, и прайс, и презентацию, и карточку с реквизитами, и каталог и массу другой электронной макулатуры, которая, скорее раздражает, чем помогает решить задачу.
  5. Грязный таргет-лист. Покупные или старые базы, которые успели 10 раз зачерстветь и покрыться пылью. При таком подходе легко попасть под спам-фильтры. В худшем случае санкции почтовых сервисов наложат на название компании (название станет стоп-словом). Тогда даже добропорядочные письма будут часто попадать в спам.
  6. Абстракция и вода. Чем меньше конкретики — тем больше времени нужно получателю, чтобы уловить суть Вашего предложения. А время — слишком ценный ресурс, чтобы его тратить попусту.
  7. Клише. Многие компании считают, что коммерческое предложение — это формализованный документ. И пишут как все. То есть никак. Либо отправляют КП без сегментирования — всем подряд. А ведь между тем у одного и того же товара могут быть различные целевые группы с различными интересами. Это тоже нужно учитывать.

И таких ошибок в шаблонах существует масса. Еще одна распространенная ошибка — это занудство. Многие считают, что если коммерческое предложение будет читать директор компании, то его нужно писать официально, сухо и занудно. Бред сивой кобылы! В первую очередь потому, что сухих и занудных текстов в корреспонденции директоров, как показывает практика, и без того хватает. Да и директор — тоже человек. В конце концов.

Примечания к составлению коммерческого предложения

Для того, чтобы написать по-настоящему эффективное коммерческое предложение, нужно отодвинуть подальше любые шаблоны, чтобы они не сбивали Вас с толку. В первую очередь потому, что многие Ваши конкуренты тоже пишут КП по этим же шаблонам.

По-настоящему эффективное коммерческое предложение требует индивидуального подхода!

Далее, начните писать КП, следуя приведенной выше структуре и алгоритму. Не забывайте, что оффер — это «сердце” любого коммерческого предложения. В нем должна предлагаться какая-то выгода за счет продаваемых Вами товаров или услуг.

Не забывайте про приемы убеждения: отзывы, гарантии, наглядные изображения, факты.

И, главное, помните про призыв и возможность на него откликнуться.

Я уверен, что эта информация поможет Вам написать по-настоящему продающее коммерческое предложение!

Искренне Ваш, Даниил Шардаков.

Одним из обязательных этапов при подготовке технической документации на проведение закупки является определение и обоснование начальной максимальной цены контракта (НМЦК). Она может определяться различными способами, но наибольшей популярностью среди заказчиков пользуется метод сопоставимых рыночных цен.

Именно в процессе анализа рынка заказчику требуется запросить коммерческие предложения от потенциальных поставщиков.

Что такое коммерческие запросы?

Коммерческие запросы – разновидность коммерческих писем, основанная на просьбе о предоставлении подробной информации о товаре или услуге. Отправитель такого письма может запросить неизвестную информацию, а может просто уточнить уже имеющиеся данные. Коммерческое письмо нельзя путать с письмом-офертой. Запрос коммерческого предложения создаётся на основании буклетов, каталогов, объявлений, прейскурантов… Словом, на основании любой рекламной информации.

Возникла проблема? Позвоните нашему специалисту по таможенным вопросам:

Обязательные составляющие письма-запроса — запроса коммерческого предложения

Такое письмо имеет свободную форму, но в нём обязательно должны быть освещены некоторые моменты:

  • по какому поводу был совершен запрос;
  • о каком именно товаре хочет узнать отправитель;
  • условия и сроки оплаты товара.

Как грамотно составить письмо-запрос?

Чтобы получатель серьёзно отнёсся к отправителю, крайне важно составить запрос грамотно. Структура должна быть похожа на общую форму деловых писем.

Предлагаем вашему вниманию примерный порядок составления запроса.

  1. Данные обеих сторон сотрудничества (реквизиты).
  2. Дата написания, а также исходящий номер.
  3. Точный заголовок, освещающий суть вопроса.
  4. Непосредственное обращение к получателю.
  5. Описание цели письма.
  6. Суть письма (деловое предложение или просьба о конкретной информации).
  7. Предложение сотрудничества, ожидание успешной сделки.
  8. Искренняя благодарность за будущий ответ.
  9. Подпись адресанта (занимаемая должность, фамилия, инициалы).

Образец запроса коммерческого предложения

Примеры, которые вы прочтёте далее – это лишь общая форма запроса коммерческих писем. Придерживаясь общего плана, можно составлять уникальные письма. Главное – грамотность и чёткость формулировок.

  1. «Уважаемые господа!

Наша организация – известный и амбициозный производитель верхней одежды. В связи с нашими производственными нуждами, мы хотим приобрести большую партию пуговиц для пальто и плащей.

Можете ли вы оформить для нас коммерческое предложение на покупку соответствующего товара? Нашей фирме требуется (указать количество) пуговиц. Дополнительно укажите точную стоимость перевозки.

Ожидаем ваш детальный ответ.

Должность, ФИО, подпись»

В запросе ценовых предложений указываются чёткие пожелания.

  1. «Уважаемые господа!

В течение 5 лет наша компания продала в (указать страну, город) много различной бытовой техники. Мы продаём технику как отечественных, так и заграничных брендов.

Наши сотрудники посетили вашу недавнюю выставку в (указать страну, город), и представленная продукция вызвала у нас живой интерес.

Если вы согласны с тем, чтобы наша компания продавала ваши изделия, просим ответить на данное письмо предложением о поставке. Пожалуйста, приложите к нему подробные технические характеристики всех позиций. Мы не только продаём технику, но и предлагаем всем покупателям качественное сервисное обслуживание, поэтому нареканий на ваши изделия у них не будет.

Надеемся на быстрый ответ.

С уважением,

Должность, ФИО, подпись»

Крайне желательно, чтобы запрос коммерческого предложения был подписан уполномоченным лицом или начальником компании. Оформлять такой запрос следует на бланке вашей фирмы.

Техники и сценарии для составления запроса

Стоит понимать, что запрос коммерческого предложения – это не просто письмо, а чёткий и продуманный план сотрудничества. Сначала его нужно сочинить, а уже потом – перенести на бумагу. В идеале ваша компания должна заранее иметь несколько заготовок таких писем «на все случаи жизни».

Не нужно забывать, что в современном мире больше всего ценится оригинальность. Обладая оригинальностью и остроумием, можно продать даже некачественный товар. Впрочем, мы не рекомендуем вам этого делать.

Пять оригинальных сценариев, с помощью которых можно создать запрос коммерческого предложения:

  1. Письмо после телефонного разговора с представителем компании. В нём можно написать: «Как мы и обещали во время телефонного разговора, отправляем вам своё предложение». Это очень простой приём, но он вызывает доверие у получателя письма, ведь вы сделали именно то, что пообещали. Значит, вашей компании можно доверять.
  2. Чёткий акцент на основную проблему. Применяя такой сценарий, вы можете предложить своему партнёру решение его проблемы. К примеру, владельцам интернет-магазина одежды можно сразу предложить виджет, позволяющий покупателям делать замеры вещей. В таком письме вы даёте понять, что ваше решение поможет устранить проблему и повысить прибыльность деятельности компании-получателя.
  3. Неожиданное, «шокирующее» заявление. Используя этот сценарий, вам придётся пофантазировать. Нужно зацепить клиента «холодным душем». Оцените недостатки деятельности клиента, оцените свои собственные возможности… И предложите то, от чего он не сможет отказаться! Можно даже немного приукрасить, но при этом не следует отходить от делового стиля письма.
  4. Строгая демонстрация предложения. Этот сценарий уместен в переписке между двумя серьёзными организациями. После обращения к адресату вы сразу должны перейти к сути письма. Выражаться следует сухо, но доброжелательно, проявляя заинтересованность в сотрудничестве. Использовать эту технику нужно лишь в том случае, если получатель уже знает, что именно вы хотите ему предложить.
  5. Презентация «товара лицом». Если в вашем коммерческом предложении есть определённые товары, то вы можете сразу прикрепить их фотографии и описать очевидные выгоды. Изображения товаров должны находиться в самом начале письма, и «изюминки» следует разместить на самом видном месте.

Главное – грамотность и чёткость формулировок.

Как составить запрос цены?

Запрос цены – вид запроса, который составляется в том случае, если организация хочет купить услуги или товары у другой компании, но для начала предпочитает узнать точную цену. Этот вид запроса отправляют Другое название такого письма – запрос котировок.

В запросе ценовых предложений указываются чёткие пожелания. Можно сразу написать, какой именно объём товаров или услуг необходим вашей компании, а можно сказать, что точный объём закупки будет зависеть от предложенных цен. Чтобы цена в письме-ответе была корректной, вы должны точно указать спецификацию выбранных товаров.

Кроме того, в запросе цены можно запросить данные об условиях оплаты, объёме контракта, уровне качества товара. Поставщики обычно стараются отвечать на такие письма сразу же, но вы можете назвать желаемую дату и время отправки ответа. Общая же форма запроса цены ничем не отличается от формы коммерческого запроса. Если ваши попытки приведут к ожидаемому результату, не забудьте про проверку контрагента. Это нужно сделать для своего же блага.

Где найти нового партнёра по бизнесу? Как начать участвовать в тендерах — советы начинающим участникам в тендерных торгах.
Информация о том, почему коммерческое предложение не является публичной офертой . В этой же статье вы найдёте определение публичной оферты и её значение во внешнеторговых операциях.

Резюмируем. Чтобы создать коммерческий запрос, нужно не только знать правильный алгоритм письма, но и обладать творческим мышлением. Если вам удастся, не отступая от делового стиля, оригинально «продать» свой запрос – вероятность положительного ответа сильно возрастёт. Поэтому все подобные запросы сначала тщательно продумываются, и лишь потом – составляются на бумаге.

Дополнительные сведения по теме вы найдёте в рубрике «Контрагенты».

Автор статьи Элеонора Александровна Бакурская Стаж юридической практики более 13 лет. Специализируюсь на финансовом праве, коммерческой деятельности, налоговом праве, страховании, гражданском праве. Написано статей 22

Бесплатная консультация по телефону:

Итак, как написать коммерческое предложение и какой формат лучше выбрать? Это зависит от отрасли и не зависит от того, предлагаете вы продукт или услугу.

Что такое коммерческое предложение

Коммерческое предложение, как правило, представляет собой документ, который вы отправляете потенциальному клиенту, описывая предлагаемый продукт и объясняя, почему ваша компания может быть для него лучшим вариантом для сотрудничества. Это первое от чего нужно отталкиваться.

Документ могут как затребовать, так и не затребовать. В первом случае потенциальный клиент сам отправляет запрос на коммерческое предложение; во втором — инициатива исходит от продавца: он выходит на клиента в надежде на дальнейшее сотрудничество. Оба варианта — норма в бизнесе. Однако предложение, запрашиваемое заинтересованным клиентом, обеспечивает более простую продажу: очевидно, что он уже решил совершить покупку или воспользоваться услугой и с этой целью оценивает возможных поставщиков и их предложения.

Коммерческое предложение — это не бизнес-план

Существует путаница между двумя терминами — «коммерческое предложение» и «бизнес-план». Прежде чем погрузиться в детали формата первого, начнем с важных деталей.

Коммерческое предложение не то же самое, что бизнес-план. И хотя у этих двух документов есть точки пересечений, все же они существенно отличаются друг от друга. При этом всегда можно извлекать информацию из бизнес-плана при составлении коммерческого предложения. Коммерческое предложение — это прямая связь бизнеса с потенциальным клиентом, с его помощью вы пытаетесь продать потенциальному клиенту продукт или услугу. Но вы не обязательно стремитесь получить финансирование, имея на руках бизнес-план.

Коммерческое предложение не является оценкой. Хотя вы, вероятно, коснетесь таких вопросов, как расходы, и опишете эти детали в коммерческом предложении, оценка все же гораздо более неформальная категория.

Три главных преимущества коммерческого предложения: документ определяет проблему, предлагает решение и объясняет ценообразование. Подчеркните эти преимущества. Они являются основными тезисами, которые должны обосновывать деловое предложение. Если вы застряли в самом начале составления документа, попробуйте провести мозговой штурм; начните с этих трех пунктов, и у вас появится начальная версия.

После того, как вы это сделаете, приступайте к следующим этапам.

Структура, формат коммерческого предложения

Титульная страница

Деловое предложение должно начинаться с титульной страницы, на которой указываются название компании, ваше имя, а также имя человека, которому вы отправляете свое предложение, и дата отправки.

Если коммерческое предложение объемное, то оглавление в документе становится обязательным элементом. Оно идет после титульной страницы, перед тем, как вы начнете раскрывать какие-либо подробности.

Краткий обзор

Цель этой части документа — продать продукты или услуги. Здесь вы можете воспользоваться кратким резюме из бизнес-плана.

Что должен включать в себя обзор:

  • Кто вы. Начните с имени, контактной информации.
  • Что вы предлагаете, проблема, которую решает ваш бизнес. Включите краткое описание продукта или услуги, зачем они нужны. Объясните, как бизнес удовлетворяет потребности и решает проблемы рынка.
  • Целевой рынок. Иногда сам продукт определяет рынок. Если в вашем случае все иначе, то краткое описание целевого рынка необходимо.
  • Размер компании. Для уже действующей компании включение такой информации так же обычно, как и добавление информации о продажах за последний год или количестве сотрудников.
  • Важные детали. Упомяните любые детали, которые могут зацепить человека, просматривающего документ. Например, вы можете написать о том, что учредители окончили MBA в престижном университете, или о том, что ваш бизнес получил грант на развитие. Помните, что некоторые клиенты будут рассматривать только эту часть коммерческого предложения.

Демонстрация проблемы

В этой части документа вы продолжаете рассуждать о проблемах, с которыми сталкивается клиент. Подумайте о самой главной проблеме.

Эта та часть коммерческого предложения, в которой вы можете показать своему потенциальному клиенту, что понимаете его потребности и пытаетесь решить его проблемы. Проговаривайте проблему, с которой они сталкиваются, их же словами.

Подход и методология

В этом разделе нужно показать, как вы планируете решать проблему своего потенциального клиента и какие шаги предпримете для выполнения плана.

Именно здесь вы сможете объяснить, как на самом деле планируете удовлетворять существующие потребности. В отличие от предыдущих разделов, эта часть коммерческого предложения подробно рассказывает о том, какие конкретные шаги вы собираетесь предпринимать. Однако не стоит вдаваться в подробные описания: дайте клиенту возможность четко следовать плану и понимать его.

Квалификация

В этом разделе вы можете показать потенциальному клиенту свою компетентность и квалификацию. Упомяните образование, укажите сертификаты, навыки, которые у вас есть, включите в этот пункт успешные проекты, многолетний опыт и др.

График и контрольные показатели

Будьте честны перед потенциальным клиентом: как долго будет длиться ваше сотрудничество? Не давайте нереалистичных обещаний.

В целом формат коммерческого предложения довольно гибкий, поэтому его можно адаптировать под требования бизнеса и отрасли.

Стоимость, схема оплаты, любые юридические вопросы

Здесь вы касаетесь денежным вопросов и указываете стоимость и график платежей, если это необходимо.

Как вы структурируете этот раздел, во многом будет зависеть от конкретного проекта или услуги. У вас может быть указана итоговая сумма, если речь идет о единовременном платеже, или приведен целый список расценок.

Если есть какие-либо юридические вопросы, на которые нужно обратить внимание, например, лицензирование деятельности, обязательно укажите эту информацию. Не бойтесь при необходимости пополнять пункт с юридическими вопросами.

Выгоды

На этом этапе вы фактически совершаете окончательную продажу, поэтому не бойтесь детализировать для своего потенциального клиента все, что для него может быть важно.

Объем коммерческого предложения

По формату и объему коммерческого предложения всегда возникает много вопросов. Но в конечном счете все зависит от отрасли, масштабности проекта и проблем клиента.

3 основных раздела коммерческого предложения

Коммерческое предложение следует писать таким образом, чтобы оно было достойным внимания клиента. В то же время есть три основных раздела, которые всегда нужно учитывать:

1. Потребность клиента

Наиболее распространенная ошибка всех, кто пишет коммерческое предложение, — неспособность понять бизнес, отрасль или проблемы клиента. Учитывая это, вы должны включить следующие вопросы в первый раздел документа:

  • Какова самая большая проблема, с которой сталкивается отрасль?
  • Какова текущая проблема бизнеса?

К этому моменту вы также должны были получить ответы от своих клиентов на следующие ключевые вопросы:

  • Когда они впервые определили проблему?
  • Что они делали в прошлом для решения этой проблемы, какого результата достигли?
  • Какие сферы их компании затронула проблема, могут ли они количественно определить потребность?
  • Какого результата они хотят достичь с помощью этого проекта?
  • Когда они хотят, чтобы этот проект был завершен?
  • У них есть бюджет для этого проекта?

2. Ваше решение

Коммерческое предложение должно четко и убедительно демонстрировать:

  • Вашу глубину понимания проблемы. Могут быть включены соответствующие отраслевые исследования и контрольные показатели. У вас есть пример или аналогичный опыт работы с другими компаниями? Если да, то каковы были результаты?
  • Как вы будете действовать, чтобы решить эту проблему? Приведите детали. Опишите процесс и раскройте значение каждого этапа.
  • Потенциальные результаты, которых вы можете достичь, и их влияние на потребности, изложенные в первом разделе.
  • Почему вы можете сделать лучшую работу, каковы преимущества ведения бизнеса с вами?

3. Управление

В конце документа вам нужно будет рассмотреть административные аспекты предлагаемого вами плана, в том числе:

  • Предварительные сроки и этапы
  • Бюджет
  • Условия

Советы по написанию качественного коммерческого предложения

Дополнительно ко всему написанному выше не забудьте:

  • Проследить, как ваш клиент выражает свою потребность, какие слова и фразы он использует при этом.
  • Учесть любые культурные и эмоциональные аспекты, которые могут быть препятствием на пути понимания.
  • Использовать короткие простые предложения. В документе не должно быть длинных и сложных абзацев, профессионального жаргона.
  • Включать в документ визуальные эффекты, например, графики, чтобы помочь клиенту понять вашу точку зрения.
  • Отредактировать текст. Проверьте его на грамматические, орфографические ошибки, оцените структуру и содержание.

По материалам The Balance

Все самое интересное о бизнесе — на нашем канале в Telegram. Присоединяйтесь!