Как написать уведомление

При направлении оригиналов документов почтой в налоговую инспекцию, суд, Пенсионный фонд иные организации или физическим лицам отправитель достаточно часто нуждается в подтверждении того, что его документы были получены адресатом.

Файлы в .DOC:Бланк уведомления о врученииОбразец уведомления о вручении

Обратное уведомление о вручении является подтверждением факта получения адресатом почтового отправления.

Зачем нужно уведомление

Как физические лица, так и организации достаточно часто прибегают при отправлении документов к услугам Почты России.

В наших статьях мы достаточно часто пишем о том, что при отправке почтой лучше всего воспользоваться услугой «заказное письмо с обратным уведомлением о вручении», которая позволит отправителю получить на руки физическое доказательство того, что отправленные им документы были получены.

Уведомление о вручении принимается судами в качестве доказательства направления (получения) контрагентами и физическими лицами различных претензий, уведомлений, требований и т.п.

Как отправить письмо с уведомлением о вручении

Для того чтобы отправить письмо с уведомлением о вручении, вам необходимо обратиться в ближайшее отделение Почты России и попросить оформить отправку как:

  • простое письмо с уведомлением;
  • или заказное письмо с уведомлением.

Для внутрироссийских отправлений применяются бланки формы 119. Если письмо отправляется заграницу, то следует воспользоваться формой CN 07. Обе формы выдадут вам на почте.

Чем отличается заказное письмо от простого

Мы практически всегда рекомендуем отправлять документы заказным письмом. В отличие от простого письма заказное письмо вручается адресату либо лично под подпись, либо его представителю на основании доверенности.

Кроме того, заказные письма получают особые номера (треки), которыми можно воспользоваться, чтобы проследить ход пересылки письма на официальном сайте Почты России.

Как заполнить уведомление о вручении

Бланки обратного уведомления о вручении имеют унифицированную форму. Уведомление представляет собой бланк небольшого формата, на котором с двух сторон имеются поля для заполнения. Отправитель заполняет следующие поля:

  1. ФИО (наименование) получателя;
  2. адрес получателя;
  3. тип отправления — простое, заказное письмо или с объявленной ценностью, бандероль, посылка и т.п.;
  4. на оборотной стороне — адрес отправителя (куда вернется уведомление), ФИО отправителя. При этом уведомление может быть возвращено как отправителю, так и иному лицу.

Заполнение производится печатными буквами, разборчиво. Переживать по поводу правильности заполнения не стоит: после того, как уведомление заполнено, сотрудник почты обязательно его проверит, и если что-то окажется неверно заполненным, предложит заполнить еще раз.

После приема письма на отправку вам выдадут квитанцию, на которой будет стоять дата отправки, и, если вы отправили заказное письмо, то в ней же будет указан трек-номер.

Возвращение уведомления

При получении письма на почте адресат должен будет указать в специально отведенных для этого полях уведомления свои данные и дату получения отправления. После этого сотрудник почты отправит уведомление на адрес, который указан в качестве обратного.

Как уже было сказано выше, уведомление может использоваться в суде как доказательство соблюдения, к примеру, досудебного порядка урегулирования споров между контрагентами, получения документов стороной судебного разбирательства и т.п.

ООО «Джон доу»
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

Генеральному директору
ООО «Джейн доу»

г-ну Петрову П. П.

Адрес местонахождения:

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 1
от «01» июня 2018г.

УВЕДОМЛЕНИЕ

об одностороннем отказе от исполнения

Договора аренды № 1-2016 от 15 мая 2016 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Мы ссылаемся на Договор аренды нежилого помещения № 1-2016 от 15 мая 2016 г. (далее «Договор аренды»), заключенный между ООО «Джон доу» (далее «Арендодатель») и ООО «Джейн доу» (далее «Арендатор») в отношении помещения расположенного в здании торгового центра «Солнечный», по адресу: РФ, г. Москва, ул. Уго Чавеса д.1. Термины, используемые в настоящем уведомлении, имеют значение, установленное Договором аренды, если иное прямо не установлено настоящим уведомлением.

1. В соответствии с пунктом 5 Договора аренды, Арендатор обязан оплачивать Арендодателю Арендную плату ежемесячно, авансом, не позднее 5 (пятого) календарного дня оплачиваемого месяца. Однако, на дату подписания настоящего уведомления у Арендатора существует задолженность по оплате Арендной платы по Договору аренды, общая сумма которой составляет 150 000 (Сто пятьдесят тысяч) рублей, включая НДС 18%. Указанная сумма задолженности вами не оплачена, каких-либо доказательств или обоснований её оплаты или не оплаты не представлено. Прилагаем детальный расчет задолженности к настоящему уведомлению (суммы указаны с НДС).

2. Принимая во внимание вышеизложенное, в соответствии с пп. 3.3, 7.1. Договора аренды и ст. 450.1 ГК РФ, а также в связи с не устранением Арендатором существенных нарушений обязательств по Договору, устранения которых Арендодатель требовал, уведомляем вас об отказе в одностороннем внесудебном порядке от исполнения Договора.

Также информируем вас о том, что уплаченный Арендатором по Договору аренды Обеспечительный платеж в размере 50 000 (Пятьдесят тысяч) рублей, включая НДС, в соответствии с условиями Договора аренды является компенсацией за досрочное расторжение Договора аренды по вине Арендатора и возврату Арендатору не подлежит.

3. Также обязуем вас в срок равный 15 (пятнадцать) календарных дней с даты получения настоящего уведомления, полностью погасить общую сумму задолженности, указанную в пункте 1 настоящего уведомления, по следующим реквизитам:

Получатель: ООО «Джон доу»

Юридический адрес: г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1

ОГРН: 77755599

Расчетный счет: 123456789012345678

Наименование банка: ПАО «Сбербанк России»

БИК: 044525225

Корреспондентский счет: 3010184567984095

В случае, отсутствия платежей по оплате оставшейся задолженности в указанный в настоящей претензии срок, Арендодатель оставляет за собой право:

• Начислить неустойку(и), пени, штрафы предусмотренные Договором, с первого дня возникновения задолженности;

• Обратиться в Арбитражный суд г. Москвы за разрешением возникшего спора.

Договор прекращает свое действие «30» июня 2018 г. «30» июня 2018 г. — последний день Срока аренды.

Предлагаем также направить вашего уполномоченного представителя для подписания Актов возврата Помещения, по формам, прилагаемым к настоящему уведомлению, для оформления надлежащего возврата Арендодателю Помещения, а также просим передать Арендодателю все имеющиеся комплекты ключей от Помещения.

Приложения:

— Детальный расчет задолженности (Движение арендной платы)

— формы Акта возврата Помещения в кол-ве 2 экз.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Джон Доу» _________________ Иванов И.И.

Приложение

к Уведомлению Исх. № 3 от «03» июня 2018г.

АКТ ВОЗВРАТА

г. _________ «__» ______ 20__г.

1. В соответствии с Договором аренды № 1-2016 от 15 мая 2016 г. (далее – «Договор») Арендатор возвратил, а Арендодатель принял из арендного пользования Помещение (далее – «Помещение»), а именно комнату № 23, общей площадью 100 (сто) кв.м., расположенную на 2 (втором) этаже Здания Торгового Центра, расположенного по адресу: РФ, г. Москва, ул. Уго Чавеса д.1.

2. Все необходимое оборудование, системы и коммуникации в Помещении находятся в исправном состоянии.

3. На момент подписания настоящего Акта в Помещении находится следующее имущество: Кондиционеры Haier (4 шт.)

4. На дату подписания настоящего Акта, счетчики учета электроэнергии в Доме имеют следующие показания:

Счетчик

Номер

Показания

Примечания

Электричество

32 квт

5. Настоящим актом каждая из сторон по договору подтверждает, что у сторон нет друг к другу претензий по состоянию Помещения.

6. Настоящий Акт подписан в 2 (двух) экземплярах, один экземпляр для Арендатора, один экземпляр для Арендодателя.

ЗА АРЕНДОДАТЕЛЯ:

М.П.

ЗА АРЕНДАТОРА:

М.П.

АКТ ВОЗВРАТА

г. _________ «__» ______ 20__г.

1. В соответствии с Договором аренды № 1-2016 от 15 мая 2016 г. (далее – «Договор») Арендатор возвратил, а Арендодатель принял из арендного пользования Помещение (далее – «Помещение»), а именно комнату № 23, общей площадью 100 (сто) кв.м., расположенную на 2 (втором) этаже Здания Торгового Центра, расположенного по адресу: РФ, г. Москва, ул. Уго Чавеса д.1.

2. Все необходимое оборудование, системы и коммуникации в Помещении находятся в исправном состоянии.

3. На момент подписания настоящего Акта в Помещении находится следующее имущество: Кондиционеры Haier (4 шт.)

4. На дату подписания настоящего Акта, счетчики учета электроэнергии в Доме имеют следующие показания:

Счетчик

Номер

Показания

Примечания

Электричество

32 квт

5. Настоящим актом каждая из сторон по договору подтверждает, что у сторон нет друг к другу претензий по состоянию Помещения.

6. Настоящий Акт подписан в 2 (двух) экземплярах, один экземпляр для Арендатора, один экземпляр для Арендодателя.

ЗА АРЕНДОДАТЕЛЯ:

М.П.

ЗА АРЕНДАТОРА:

М.П.

ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ
(извещение, уведомление)

Текст письма-сообщения пишется в произвольной форме и может быть ориентирован либо на использование стандартных языковых формул, либо на форму частного письма. Если в переписке организаций наиболее употребительной является первая форма, то при работе с индивидуальными клиентами целесообразно использовать второй вариант.

Вводной частью письма может быть мотивация, объясняющая причины составления текста сообщения. В ключевую фразу письма-сообщения в этом случае могут входить слова и выражения:

  • В ответ на Ваше письмо…
  • В дополнение к нашему письму…
  • В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
  • В соответствии с нашей договоренностью…
  • На основании нашего телефонного разговора…
  • На основании устной договоренности…
  • Согласно постановлению правительства…
  • Согласно Вашей просьбе…
  • Согласно протоколу о взаимных поставках…

или

В случае, когда мотивация письма не является необходимой, письмо начинают с глагола действия. Глаголы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже — в форме 3-го лица единственного числа. Следует заметить, что в письмах форма 1-го лица выражает позицию юридического лица (организации, предприятия).

Ключевая фраза письма имеет вид:

Если глаголы употребляются в форме 3-го лица, то речевые действия передаются описательно:

  • ООО «Престиж» уведомляет Вас о том, что…
  • ОАО «Максимум» информирует партнеров (клиентов) о…

По состоянию на: 28.04.2010
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2010
Андреева Валентина Ивановна
Тема: По инициативе работодателя, По иным основаниям, Временный перевод на другую работу, Постоянный перевод на другую работу, Изменение условий трудового договора, Оплата труда
Рубрика: Кадровое делопроизводство

Нередко у сотрудников отдела кадров возникает необходимость предоставить информацию как работникам компании, так и третьим лицам. Причем в большинстве случаев желательно иметь возможность подтвердить, что обязанность по предоставлению информации выполнена. Помочь в этом может документ — уведомление. Несмотря на то, что его создание трудовым законодательством не предусмотрено, кадровикам этот документ хорошо знаком. Давайте рассмотрим, в каких ситуациях целесообразно создавать уведомление и каковы основные правила его оформления.

Что такое уведомление, закон прямо не объясняет. Между тем в отдельных случаях представителю работодателя предписывается направить уведомление о чем-либо определенным лицам или получить такое уведомление.

КОГДА СОЗДАЕМ УВЕДОМЛЕНИЕ?

Основной вопрос, который возникает у работников кадровой службы: в каких ситуациях необходимо письменно уведомлять работников или других лиц, а когда достаточно их информировать устно?

Словарь кадровика

Уведомить – то же, что известить. Известить – сообщить кому-нибудь, довести что-нибудь до чьего-нибудь сведения. Уведомление – документ, которым уведомляют о чем-нибудь.

Словарь русского языка С. И. Ожегова

Уведомление – документ, письмо, содержащее извещение о чем-нибудь.

Толковый словарь русского языка под ред. Д. Н. Ушакова

Уведомление — письменное или устное сообщение, извещение о чем-либо; документ, которым уведомляют о чем-либо.

Большой бухгалтерский словарь

Уведомление — официальная информация, извещение, направленное одним физическим или юридическим лицом другому лицу.

Бизнес-словарь

Определим основные случаи, когда работники кадровой службы оформляют уведомления.

Случай первый. Уведомление создается, когда в Трудовом кодексе РФ закреплена обязанность работодателя предоставить определенную информацию работнику, выборному органу первичной профсоюзной организации или другому лицу. При этом в ТК РФ использовано несколько обозначений для случаев, в которых требуется оформить уведомление. Так, работодатель в определенных ситуациях должен «уведомить», «сообщить», «известить», «предупредить» о чем-либо работника или другое лицо, причем ссылка на письменный вид оформления таких действий сделана в законе не всегда. Обязанности работодателя, предусмотренные ТК РФ, а также содержание уведомлений приведены в таблице 1.

Обратите внимание: отдельные нормы Кодекса прямо предписывают уведомлять работника о чем-либо «под роспись». Очевидно, что в этих случаях, а также когда ТК РФ предусматривает «письменное уведомление», «письменное сообщение», «письменное извещение» и «письменное предупреждение», оформление соответствующего документа обязательно. В остальных случаях ссылки на письменную форму уведомлений нет, но на практике работники кадровой службы предпочитают информировать работников или других лиц письменно, чтобы у работодателя имелось документальное подтверждение выполнения его обязанностей.

Случай второй. Обязанности работодателя направлять определенную информацию в органы государственной власти или в органы местного самоуправления предусмотрены федеральными законами. Основные случаи, в которых от работодателя требуется письменно уведомить о чем-либо соответствующие организации, приведены в таблице 2.

Случай третий. Уведомления могут направляться работникам и в тех случаях, когда в течение трудовых отношений возникают ситуации, разрешаемые «с согласия работника» или «по соглашению сторон» трудового договора.

В статье «Документ: заявление» мы отмечали, что в подобных случаях работнику не требуется оформлять заявление, поскольку речь не идет о просьбе работника на совершение работодателем каких-либо действий. Сторонами трудовых отношений должно быть зафиксировано согласие работника на что-либо или соглашение сторон, и это может быть сделано следующим образом.

Обратите внимание!

В большинстве случаев Трудовой кодекс РФ требует, чтобы согласие работника было выражено в письменной форме

1. Необходимо уведомить работника о возможности или о необходимости совершения определенных действий, как правило, направленных на изменение условий, определенных сторонами трудового договора;

2. Получить согласие работника на такое изменение (или зафиксировать отказ работника).

Ситуации, в которых требуется получить согласие работника, а также содержание уведомлений перечислены в таблицах 3 и 4.

Желательно, чтобы случаи создания и правила оформления уведомлений, направляемых работникам и другим лицам, были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 1).

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ УВЕДОМЛЕНИЙ

Уведомления, оформляемые работниками кадровой службы, можно разделить на две группы.

Уведомления, направляемые юридическим лицам и гражданам, не работающим в организации

Такие уведомления оформляются на бланке письма. Правила оформления служебных писем мы рассмотрели в предыдущем номере «Справочника кадровика» , поэтому не будем на них останавливаться.

Содержательная часть письма чаще всего представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы. Для служебных писем возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания (приложение 2).

Уведомления могут оформляться также на стандартном листе бумаги и направляться адресату с сопроводительным письмом (приложение 3). Такой способ оформления чаще всего применяется тогда, когда существует обязательная или рекомендуемая форма направления сведений.

Уведомления, направляемые работникам организации

Для оформления таких уведомлений работодателем может быть разработан бланк уведомления, который содержит реквизиты: наименование организации и наименование вида документа.

Наименование организации указывается в бланке письма в строгом соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами, например: УВЕДОМЛЕНИЕ.

В бланке уведомления обозначаются места расположения переменных реквизитов: дата документа и его регистрационный номер.

Как правило, реквизиты бланка уведомления имеют угловое расположение.

Дата уведомления показывает время его подписания. Дата подписания, а также даты, содержащиеся в тексте уведомления, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 15.03.2010. После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно пишется буква «г» с точкой или слово «год», например: 15 марта 2010 г. или 15 марта 2010 года.

Регистрационный номер — это цифровое или буквенное обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от вида документа к порядковому номеру могут добавляться и другие составные части. Например, при регистрации уведомлений может применяться буквенно-цифровая индексация: 111-у.

Уведомление содержит следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Адресат. Уведомление — внутренний документ, который адресуется работнику, работающему в организации. При угловом расположении реквизитов бланка уведомления в верхнем правом углу указываются: наименование структурного подразделения, где числится работник, наименование должности (профессии, специальности), его фамилия и инициалы (в дательном падеже).

Напомним, что в уведомлениях, оформляемых на бланке письма, сведения об адресате заполняются по другим правилам.

Для быстрого и точного восприятия сведений, включенных в документ, принято кратко формулировать его содержание в виде заголовка к тексту. Заголовок должен быть кратким и точно передающим содержание текста документа. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа и в уведомлениях обычно начинается с предлога «о» или «об».

Текст уведомления содержит информацию о трудовых отношениях, которую необходимо предоставить работнику в определенных законом случаях. Особенности содержания некоторых уведомлений, оформляемых работниками кадровой службы, представлены в таблице 4.

Уведомление должно быть подписано руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего уведомление, личная подпись и ее расшифровка.

ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация. Так называется запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).

Уведомления регистрируются в день подписания. Регистрационные формы разрабатываются работодателем. Для регистрации уведомлений обычно используют:
1. Журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов (для уведомлений, оформленных на бланке письма и направляемых в другие организации и физическим лицам).

2. Журнал, предназначенный для регистрации внутренних документов (для уведомлений, направляемых работникам организации). Это может быть журнал регистрации нескольких видов внутренних документов или форма, предназначенная только для регистрации уведомлений, адресованных работникам.

После регистрации уведомление, направляемое в организации или физическому лицу, отправляется адресату. Это можно сделать различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи.

Работник должен быть ознакомлен с содержанием уведомления. Письменным подтверждением факта доведения уведомления до сведения работника служит виза ознакомления. Она начинается словами «С уведомлением ознакомлен» и включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату.

Уведомления, адресованные работникам, составляются, как правило, в двух экземплярах. Это позволяет вручить один экземпляр работнику, о чем в визе ознакомления делается соответствующая отметка: «Экземпляр уведомления получил».

В визе ознакомления работник может также отразить свое решение по существу информации, изложенной в уведомлении. Такое оформление письменного согласия работника (приложение 4) или его отказа (приложение 6) значительно упрощает различные кадровые процедуры, поскольку не требует оформления дополнительных документов.

Исполненные документы, в т. ч. уведомления, оформляются для последующего хранения. Заверенная копия уведомления, отправленного по почте, подшивается в дело (приложение 10) . Если уведомление было составлено в двух экземплярах, в дело подшивается экземпляр работодателя (с отметкой работника о получении им своего экземпляра).