Как подать отчет 4 фонд через портал

ЖУРНАЛЫ УЧЕТА ПРИЕМА, ПЕРЕВОДА, УВОЛЬНЕНИЯ РАБОТНИКОВ

Законодательно утвержденных форм журналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме. Об этом подробнее читайте в представленном материале.
Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они, как правило, ведутся работниками отдела кадров.
Организации могут использовать формы, как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров.
Как уже было сказано выше, в настоящее время законодательно утвержденных форм журналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме.
Прежде чем приняться за изготовление соответствующего журнала следует решить, как будут расположены его страницы — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журнала с небольшим количеством граф. А горизонтальное расположение применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений.
Например, журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома — ведь в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы сотрудника, старое и новое наименование его должности. Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице.

Правила заполнения отчета 4-фонд за III квартал 2019 года не изменились, внимание следует обратить на особенности его представления.

С 01.10.2019 доступна только новая версия портала ФСЗН — версия 2.0. Дистанционно передать отчет 4-фонд в виде электронного документа можно только посредством этой версии портала. Чтобы пользоваться новой версией портала, необходимы сертификат открытого ключа ГосСУОК и атрибутный сертификат для работы с системами ФСЗН.

Чтобы подать отчет 4-фонд с помощью новой версии портала ФСЗН, необходимо зайти в личный кабинет пользователя и воспользоваться пунктом главного меню «Подача документов». Если передаются подписанные ЭЦП документы (расширение sgn), переключатель «Подписанные документы» должен находиться в положении «включен». Далее выбирают в соответствующей позиции тип подаваемого документа, затем с помощью кнопки «Выбрать документ» указывают адрес файла с отчетом и загружают его на портал (кнопка «Загрузить документы»).

Неподписанный электронный отчет 4-фонд можно загрузить на портал и там подписать ЭЦП. В этом случае переключатель «Подписанные документы» должен находиться в выключенном положении. Выбирают файл отчета теми же действиями, как и в случае с подписанным отчетом. После следует нажать кнопку «Подписать и загрузить документы». Отобразится окно для выработки ЭЦП.

Напомним, что плательщики, у которых среднесписочная численность работников за предыдущий год составила 10 человек и более, представляют отчет только в виде электронного документа (т.е. с ЭЦП). А остальные плательщики по своему желанию могут сдавать бумажный вариант отчета 4-фонд или в виде электронного документа <*>.

Без ЭЦП отчет 4-фонд подается инспектору на любом электронном носителе вместе с его распечаткой на бумаге, подписанной руководителем организации.

Обращаем внимание, что срок подачи отчета 4-фонд за III квартал 2019 года — не позднее 21 октября 2019 года.

Порядок представления работодателем сведений о застрахованных лицах в ПФР

ПФР осуществляет прием и учет сведений о застрахованных лицах в системе индивидуального (персонифицированного) учета, а также внесение указанных сведений в индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц в порядке и сроки, которые определяются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти*(1) (ст. 8.1 Федерального закона N 27-ФЗ).

Застрахованное лицо, поступающее на работу по трудовому договору или заключающее договор гражданско-правового характера, обязано представить работодателю свое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, а в случае его отсутствия — написать соответствующее заявление о выдаче ему такого свидетельства впервые или нового (взамен утраченного), а также сообщить работодателю (для последующей передачи в ПФР) сведения, поименованные в п. 3 ст. 9 Федерального закона N 27-ФЗ:

1) страховой номер;

2) фамилия, имя, отчество, фамилия, которая была у застрахованного лица при рождении;

3) дата рождения;

4) место рождения;

5) пол;

6) адрес постоянного места жительства;

7) серия и номер паспорта или удостоверения личности, дата выдачи указанных документов, наименование выдавшего их органа;

8) гражданство.

Сведения о страховых взносах и страховом стаже работников. В соответствии со ст. 11 Федерального закона N 27-ФЗ работодатель обязан представлять в территориальный орган ПФР по месту своей регистрации индивидуальные сведения о каждом работающем у него застрахованном лице:

— о заработной плате (доходе), начисленных и уплаченных страховых взносах за застрахованных лиц на основании данных бухгалтерского учета;

— о трудовом (страховом) стаже на основании приказов, других документов по учету кадров и иных документов, подтверждающих условия трудовой деятельности застрахованного лица.

Согласно п. 2 указанной статьи данные сведения содержат:

1) страховой номер индивидуального лицевого счета;

2) фамилию, имя и отчество;

3) дату приема на работу (для застрахованного лица, принятого на работу данным страхователем в течение отчетного периода) или дату заключения договора гражданско-правового характера;

4) дату увольнения (для застрахованного лица, уволенного данным страхователем в течение отчетного периода) или дату прекращения договора гражданско-правового характера;

5) периоды деятельности, включаемые в стаж на соответствующих видах работ, определяемый особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

6) сумму заработка (дохода), на который начислялись страховые взносы обязательного пенсионного страхования;

7) сумму начисленных страховых взносов обязательного пенсионного страхования;

8) другие сведения, необходимые для правильного назначения трудовой пенсии;

9) суммы страховых взносов, уплаченных за застрахованное лицо, являющееся субъектом профессиональной пенсионной системы;

10) периоды трудовой деятельности, включаемые в профессиональный стаж застрахованного лица, являющегося субъектом профессиональной пенсионной системы.

Вместе со сведениями, перечисленными выше, работодатель представляет сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах в целом за всех работающих у него застрахованных лиц. Также представляются сведения о включаемых в страховой стаж периодах работы и (или) иной деятельности, которые приобретены всеми работающими у него застрахованными лицами до их регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в порядке, определяемом уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Представление указанных сведений осуществляется в соответствии с установленными Инструкцией N 192п формами:

— Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица (ф. СЗВ-6-1);

— Реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц (ф. СЗВ-6-2);

— Опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР (ф. АДВ-6-2);

— Опись документов о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц, передаваемых страхователем в ПФР (ф. АДВ-6-3).

Обратите внимание! С 01.01.2011 персонифицированная отчетность сдается ежеквартально, не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом (п. 2 ст. 11 Федерального закона N 27-ФЗ). Указанные сведения представляются работодателем вместе с расчетом по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФР и на обязательное медицинское страхование в фонды обязательного медицинского страхования (пп. 1 п. 9 ст. 15 Федерального закона N 212-ФЗ).

Таким образом, сведения о страховых взносах и страховом стаже работников вместе с расчетом по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФР в 2011 году работодателю необходимо представить в следующие сроки:

— за I квартал 2011 года — не позднее 15.05.2011;

— за II квартал 2011 года — не позднее 15.08.2011;

— за III квартал 2011 года — не позднее 15.11.2011.

Обратите внимание! Срок сдачи персонифицированной отчетности за второе полугодие 2010 года — до 01.02.2011 (п. 12 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 N 213-ФЗ).

Формы представления индивидуальных сведений. Индивидуальные сведения о застрахованных лицах могут представляться в органы ПФР на бумажном носителе и в электронной форме (на магнитных носителях или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета, включая единый портал государственных и муниципальных услуг) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. При этом документы в электронной форме должны быть заверены электронной цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (п. 2 ст. 8 Федерального закона N 27-ФЗ, п. Инструкции N 987н).

Обратите внимание! С 01.01.2011 если численность работающих лиц (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы) превышает 50 человек, то работодатель обязан представлять указанные сведения за предшествующий отчетный период посредством электронного документооборота (в виде документов в электронной форме, заверенных электронной цифровой подписью). В таком же порядке указанные сведения могут представляться работодателем, если численность работающих у него застрахованных лиц за предшествующий отчетный период менее 50 человек (п. 2 ст. 8 Федерального закона N 27-ФЗ, п. 58 Инструкции N 987н).

Постановлением Правления ПФР от 26.01.2001 N 15 утвержден Регламент регистрации и подключения юридических и физических лиц к системе электронного документооборота ПФР. Кроме того, в помощь страхователям на официальном сайте ПФР www.pfrf.ru представлено программное обеспечение для подготовки документов персонифицированного учета в электронной форме.

О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии. Сведения, предусмотренные п. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений», работодатель представляет в органы ПФР не позднее 20 дней со дня окончания квартала. Указанные сведения представляются по форме ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии и уплачены страховые взносы работодателя», утвержденной Постановлением Правления ПФР от 12.11.2008 N 322п (далее — Инструкция N 322п). Данные сведения также могут быть представлены посредством электронного документооборота (п. 2.1 ст. 8 Федерального закона N 27-ФЗ, п. 31 Инструкции N 987н).

Требования к составлению и хранению сведений. Сведения, содержащиеся в представленных страхователем документах, подготовленных с нарушением Инструкции N 987н, требований к формам данных документов и правил их заполнения (согласно инструкциям N 192п, 322п), в лицевые счета не вносятся. Эти документы или их копии возвращаются страхователю с указанием обнаруженных нарушений в срок не позднее семи дней со дня их обнаружения (п. 39 Инструкции N 987н).

Копии сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц, которые представлены в ПФР, хранятся у страхователей по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности (п. 3 ст. 8 Федерального закона N 27-ФЗ).

Ответственность работодателя. За непредставление в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, либо представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям применяются финансовые санкции в виде взыскания 10% причитающихся соответственно за отчетный период и за истекший календарный год платежей в ПФР. Взыскание указанной суммы производится органами ПФР в судебном порядке (ст. 17 Федерального закона N 27-ФЗ).

Иные случаи и порядок подачи работодателем индивидуальных сведений о работающих у него застрахованных лицах в территориальный орган ПФР по месту своей регистрации представлены в таблице.

Случаи представления работодателем в ПФР индивидуальных сведений о работниках

Порядок представления сведений / Сроки

Формы, утвержденные Инструкцией N 192п

Сведения, представляемые в соответствии со ст. 9 Федерального закона N 27-ФЗ

При начальной регистрации застрахованных лиц в системе обязательного пенсионного страхования

При заключении страхователем трудового договора или договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, с застрахованным лицом, не зарегистрированным в системе обязательного пенсионного страхования, страхователь представляет на это лицо анкету застрахованного лица в территориальный орган ПФР в течение двух недель с даты заключения договора (каждое застрахованное лицо, работающее у данного страхователя, в свою очередь, предъявляет страхователю документы, подтверждающие сведения о нем, и заполняет соответствующие формы) (п. 9 Инструкции N 987н)

Анкета застрахованного лица (ф. АДВ-1) вместе с описью документов

При приеме на работу граждан или при заключении с ними договоров гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, если граждане не имели до этого страхового стажа и страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования

Сведения представляются не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом (вместе с персонифицированной отчетностью) (каждый гражданин, поступающий на работу, равно как и каждое застрахованное лицо, у которого изменились упомянутые сведения в индивидуальном лицевом счете, в свою очередь, предъявляет страхователю документы, подтверждающие сведения о нем, и заполняет соответствующие формы)

Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (ф. АДВ-3); Заявление об обмене страхового свидетельства (ф. АДВ-2) вместе с описью документов

При изменении фамилии, имени, отчества, адреса постоянного места жительства, документа, удостоверяющего личность, и иных сведений, предусмотренных пп. 3-5 п. 2 ст. 6 Федерального закона N 27-ФЗ, о работающих застрахованных лицах

При утрате застрахованным лицом страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования

Застрахованное лицо, работающее по трудовому договору или заключившее договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, обязано в течение месяца со дня утраты страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования обратиться к страхователю с заявлением о его восстановлении

Страхователь в двухнедельный срок со дня получения от застрахованного лица заявления должен передать это заявление в соответствующий орган ПФР вместе с документом, подтверждающим страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Орган ПФР по заявлению застрахованного лица об утрате страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования в течение месяца со дня обращения на основании открытого на него индивидуального лицевого счета выдает ему дубликат указанного страхового свидетельства через страхователя или лично (для решения этого вопроса орган вправе потребовать от застрахованного лица дополнительную информацию, подтверждающую его личность и сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете (п. 5 ст. 7 Федерального закона N 27-ФЗ))

Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (ф. АДВ-3); Заявление об обмене страхового свидетельства (ф. АДВ-2) вместе с описью документов

Сведения, представляемые в соответствии со ст. 9, 11 Федерального закона N 27-ФЗ

При ликвидации юридического лица

Страхователем представляются сведения об уволенных (в указанном случае) застрахованных лицах, работавших у него, в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса, но не позднее дня представления в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, документов для государственной регистрации при ликвидации юридического лица

В составе форм, представляемых в персонифицированной отчетности (сведений о страховых взносах и страховом стаже работников)

При реорганизации юридического лица

Страхователем представляются сведения об уволенных (в указанном случае) работниках в течение одного месяца со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса), но не позднее дня представления в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, документов для государственной регистрации юридического лица, создаваемого путем реорганизации. В случае реорганизации в форме присоединения к другому юридическому лицу сведения об уволенных работниках предоставляются не позднее дня представления в соответствующий орган документов для внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица

Сведения, представляемые в соответствии со ст. 11 Федерального закона N 27-ФЗ

При подаче работником заявления о назначении пенсии

Страхователем в течение 10 дней со дня обращения застрахованного лица (подачи заявления о назначении пенсии) представляются в территориальный орган ПФР индивидуальные сведения об этом лице (п. 36 Инструкции N 987н)

Сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах и страховом стаже на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица для установления трудовой пенсии (ф. СПВ-1) вместе с описью документов