Как правильно составить план проекта?

Первая задача написания плана реализации проекта – дать непосредственный толчок к запуску проектного процесса. План проекта должен убедить принимающих решения лиц в том, что замысел рентабелен, что его реализация будет соответствовать ожиданиям, срокам, бюджету и т. д. Если разработка будет неубедительна ещё на уровне плана, проект может не выйти за пределы начального этапа. И наоборот – успешный план сразу формирует репутацию руководителя проекта и даёт прочные основания для запуска реализации процесса.

Составление плана проекта

Составление плана проекта происходит по стандартной общей схеме, но содержание документа всегда уникально, поскольку уникально сочетание характеристик продукта и условий его внедрения. План исполнения проекта включает руководство к действию для всей проектной группы и даёт указание:

  • по объёму работ,
  • по приоритету,
  • по выбору методик управления,
  • по нормам качества,
  • по форме поддержания связи с заинтересованными лицами,
  • по критериям измерения производительности и др.

Чек-лист по основным категориям позволяет, как составить план, в котором составляющие согласованы между собой, так и не пропустить значимых параметров проектного управления. Грамотный план будет состоять из следующих разделов.

  1. Предыстория проекта.
  2. Задачи и цели.
  3. Масштаб.
  4. Границы (ограничения).
  5. Предположения (допущения).
  6. Влияния и зависимости.
  7. Риски и проблемы.
  8. Стратегии и методики.
  9. Средства и способы контроля времени, ресурсов, качества, масштаба.
  10. Коммуникации.
  11. График поставок.
  12. Производительность и её измерение.
  13. Реализация выгод.

Стандартизированная схема упрощает движение по документу, который при реализации крупных замыслов может занимать сотни листов. Упростить процесс работы с планом позволяет и логический, согласованный, структурированный порядок расположения этапов планирования проекта. Если, например, не задокументировать элементы, которые входят в масштаб, может обнаружиться, что среди участников проекта нет единого понимания, кто и что выпускает. А если не оговорить уровень качества, может оказаться, что достаточное для производителя качество может быть недостаточным для клиента.

Отсутствие должной детализации приводит к ошибкам, но и избыток деталей с многочисленными повторениями мешает пониманию содержания проекта. Поэтому план защиты проекта обычно тестируется на слушателях, не имеющих предварительных знаний о проекте, с привлечением представителей широкой аудитории. Добавленная в план проекта предыстория поможет вписать программу реализации в общий контекст, а глоссарий, расшифровка аббревиатур и технических сокращений позволит легко разобраться в сути проекта любому человеку без привлечения сторонних информационных источников.

Планирование предметной области

Предметной областью здесь называется совокупность продукции и услуг, которые должны производиться в результате завершения проекта. Планирование проекта в части предметной области включает следующие процедуры:

  • Анализ состояния на текущий момент.
  • Уточнение базовых характеристик проекта.
  • Подтверждение критериев успеха и проблем проекта.
  • Анализ допущений и ограничений, которые были приняты на первоначальной стадии проекта.
  • Определение критериев результатов проекта на промежуточном и финальном этапах.
  • Выстраивание структурной декомпозиции данной области.

В процессе проектной жизни элементы, из которых составляется данная область, могут претерпевать изменения. Цели работы и характеристики могут уточняться как при достижении промежуточных результатов, так ещё и на стадии разработки проекта.

Планирование проектного времени

Основные понятия этого параметра: сроки выполнения, продолжительность работ, ключевые даты и др. Согласованная работа участников организовывается на основе календарных планов – проектно-технических документов, которые определяют перечень работ проекта, взаимосвязь между ними, последовательность, сроки, исполнителей и ресурсы. Во время работы над проектом на весь жизненный цикл составляется расписание работ для этапов и уровней управления.

Структурная декомпозиция работ (СДР)

СДР – графическое отображение иерархии проектных работ – первый этап календарного планирования проекта. По сути, СДР – это разделение проекта на такие части, которые нужны и достаточны для планирования и эффективного контроля. Составление иерархической структуры предполагает соблюдения следующих правил:

  1. Исполнение работ верхнего уровня достигается путём исполнения работ нижнего уровня.
  2. Родительский процесс может иметь несколько дочерних работ, выполнение которых автоматически завершает родительский процесс. Но для дочерней работы существует только одна родительская.
  3. Декомпозиция родительского процесса на дочерние работы производится по единому критерию: либо по привлекаемым ресурсам, либо по видам деятельности, либо по этапам жизненного цикла и др.
  4. На каждом уровне должны быть собраны равнозначные дочерние работы. Критериями для выявления их однородности могут, например, выступать объём и время выполненных работ.
  5. При построении структуры в целом нужно применять разные критерии декомпозиции на разных иерархических уровнях.
  6. Последовательность для критериев декомпозиции выбирается так, чтобы максимально большая часть взаимодействий и зависимостей между работами оказалась на нижних уровнях иерархической структуры. Работы высших уровней – автономны.
  7. Декомпозиция работ считается завершённой, если работы нижнего уровня понятны менеджеру и участникам проекта, ясны способы достижения конечного результата и его показатели, однозначно распределена ответственность за выполнение работ.

На основе СДР создаётся список работ проекта. А далее определяется последовательность их выполнения, взаимосвязи с помощью организационно-технологических моделей и продолжительность работ.

Продолжительность работ

Продолжительность работ определяется на основе нормативов, на основе личного опыта (когда существует пример аналогичных работ), на основе расчётных методов планирования проектов. К таким методам относится, например, метод событийного анализа PERT, применяемый при неопределённости в оценке продолжительности операций. Существуют, однако, различные способы управления проектным временем.

  • PERT. Метод рассматривается как средневзвешенная трёх видов прогнозов: оптимистичного, ожидаемого и пессимистичного. После установления продолжительности по каждому прогнозу (с применением формулы и/или с привлечением экспертов) рассчитывается вероятность каждого из прогнозов. А затем значения каждого из прогнозов и их вероятности перемножаются, а величины складываются.
  • Сетевая диаграмма. Сетевой диаграммой называется отображение работ и зависимостей между ними в графическом виде. Чаще она представлена в виде графика, вершинами которого становятся проектные работы, а их последовательность и взаимосвязь демонстрируется соединительными стрелками.
  • Диаграммы Ганта. Это горизонтальная диаграмма с отображением проектных работ в виде отрезков, ориентированных по календарю. Длина отрезка соответствует продолжительности работы, а стрелки между отрезками – взаимосвязь и последовательность работ.

Помимо этого, в каждом проекте обеспечивается оптимизация работ по критерию времени, утверждаются календарные планы. Общая цель методов при планировании проектного времени – сокращение продолжительности проекта без потери качества его составляющих.

Трудовые ресурсы проекта

В этой части планирования сначала определяется объём доступных ресурсов. Это делается путём составления перечня исполнителей, доступности и возможности их участия в проекте.

Затем на каждую работу проекта назначаются исполнители с определением зоны их ответственности. Нередко в календарном плане на уровне распределения трудовых ресурсов возникают противоречия. Тогда производится анализ противоречий и их устранение.

Все эти взаимоотношения рекомендуется отражать в сводном документе, поскольку проговорённая, но незадокументированная информация часто исполнителями не воспринимается как однозначная.

Стоимость проекта

В планировании стоимости проекта можно выделить несколько этапов:

  1. На первом этапе определяется стоимость использования ресурсов, каждой проектной работы и проекта в целом. Стоимостью проекта здесь становится совокупность стоимостей ресурсов и выполнения работ. В число учитываемых факторов входят стоимости оборудования (в том числе, – взятого в аренду), труд штатных сотрудников и нанятых по контракту, материалы, перевозки, семинары, конференции, стоимость обучения и др.
  2. Второй этап предполагает составление, согласование и утверждение сметы проекта. Смета проекта здесь – это документ, в котором содержится обоснование и расчёт общей стоимости проекта. Производится он, как правило, на основе величины необходимых ресурсов, объёмов работ и др.
  3. Третий этап включает составление бюджета, его согласование и утверждение. Бюджет вводит ограничения на ресурсы и составляется в виде:
  • столбчатых диаграмм затрат и кумулятивных затрат,
  • линейных диаграмм кумулятивных затрат, распределённых во времени,
  • круговых диаграмм расходов,
  • календарных графиков и планов,
  • матриц распределения расходов.

При этом управление бюджетными рисками рассматривается в отдельном разделе проектного планирования.

Планирование рисков

В этом разделе описываются процессы, которые связаны с определением, анализом, оценкой рисков и разработкой мер реагирования на них. Риски характеризуются 3-мя параметрами:

  • рисковым событием,
  • вероятностью наступления рискового события,
  • размером потерь, в случае реализации фактора риска.

Простой метод планирования рисков реализовывается с соблюдением следующей последовательности действий:

  1. Идентификация рисков. Для этого привлекаются не только эксперты, но и все, кто поможет обнаружить потенциальные уязвимости проекта.
  2. Определение вероятности реализации риска. Измерение производится в процентах, долях, баллах и других единицах.
  3. Классификация рисков на предмет значимости каждого конкретного риска для проекта и его места в иерархии. Приоритетными считаются те, которые имеют высокую вероятность и значение для проекта в целом.
  4. Планирование мер по снижению вероятности наступления каждого отдельного риска с указанием ответственных за это сотрудников.
  5. Планирование мер по ликвидации отрицательных последствий в случае реализации риска с назначением ответственных лиц.

План при создании проекта необходимо писать независимо от того, в каком области работает предприятие: от производственных проектов и сферы IT-технологий и до озеленения и работ по благоустройству города. Однако само проектное планирование не «подвешено в воздухе», поскольку его предваряет проектная инициация, а завершает –переход к непосредственному исполнению проекта.

Что это такое, для чего он нужен (спойлер: если ему следовать, денег всегда будет хватать), как его составлять и вести

Деньги кончаются раньше, чем получаете очередную зарплату, и кажется, что на ваш доход невозможно прожить? При этом хочется приобрести что-то новое, большое и грандиозное? Возможно, вам просто не хватает финансового плана. С ним вы будете знать точно, на что уходят деньги, сможете спланировать крупные покупки, поймете, как сэкономить и приумножить деньги, а также защитите себя и свою семью от финансовых рисков.

Что такое семейный финансовый план?

Это долгосрочный прогноз финансовых потоков семьи, с ним вы планируете, сколько денег за определенный период заработаете и как их потратите.

Более половины жителей России не ведут письменного учета доходов и расходов семейного бюджета, почти каждому десятому точно неизвестно, сколько денег поступило и будет потрачено в течение месяца.

Часто считают, что финансовый план нужен, чтобы тратить меньше. На самом деле он нужен, чтобы за те же деньги получать больше. К тому же финансовый план избавит вас от неожиданностей, например продления полиса ОСАГО или необходимости заплатить имущественный налог.

В каких случаях пригодится финансовый план?

Во всех. Например, вы задумали продать старый автомобиль и купить новый в течение полугода. Вам нужно дополнительно 300 000 рублей. У вас сразу возникают вопросы: накопить, взять деньги в долг или купить в кредит? Успеем за полгода или нужно больше времени? Финансовый план поможет понять, как распределить доходы и расходы, чтобы получалось откладывать, сумеете ли вы накопить всю сумму за поставленный срок, как изменятся ваши расходы, если придется ежемесячно платить по кредиту.

Даже если ваша семья не испытывает затруднений с финансами и деньги есть всегда, план будет полезен, чтобы не упускать из виду стратегические цели (например, отложить «на старость» или образование детей) и возможности для увеличения доходов.

Что нужно учесть при составлении семейного плана?

Интересы всех членов семьи

В семейном финансовом планировании нужно учитывать интересы всех членов семьи. Дети растут, им нужно часто покупать новую одежду/обувь, а родителям необходим отдых. При этом вся семья (не только те, кто зарабатывает деньги и обеспечивает семье доход) должна быть в курсе общих целей и заинтересована в их достижении. Это как минимум убережет от конфликтов на финансовой почве.

Страховая защита

Часто мы пренебрегаем страхованием жизни, максимум, что у нас есть, — это полис ОМС. Но если один из кормильцев или, что хуже, единственный кормилец вдруг не сможет обеспечивать семью, бюджет неумолимо «поедет». Страховка сгладит последствия утраты трудоспособности.

Самостоятельно копить на пенсию

Мы привыкли, что пенсионные отчисления за нас делает работодатель. Но это не означает, что к старости мы будем хорошо обеспечены. Возможно, пора завести графу «пенсия» в вашем финплане и начать делать накопления?

Сбережения

Сбережения обеспечат финансовую «подушку безопасности» в случае потери работы или внезапных срочных трат. Источником сбережений могут стать не только деньги, отложенные с зарплаты, но и скрытые возможности, например получение налоговых вычетов, открытие вклада или индивидуального инвестиционного счета. Эти инструменты не только сохранят, но и частично уберегут ваши накопления от инфляции.

Инфляция

Повышение общего уровня цен на товары и услуги напрямую влияет на ваш план. Если в начале года вы могли купить на свою зарплату одно количество товаров, то в конце года количество этих товаров уменьшится на столько, на сколько возросла инфляция. Чтобы ваш план отражал реальную картину, закладывайте в план возможные потери бюджета от инфляции.

Формируйте активы и избавляйтесь от пассивов

Все покупки и имущество можно условно разделить на две категории: активы и пассивы. Активы — это то, что так или иначе увеличивает ваш доход, а пассивы — то, что не приносит дохода или его уменьшает. Например, автомобиль может быть активом, если он помогает вам лучше работать и больше зарабатывать, или пассивом, если вы покупаете его, например, для поддержания статуса. Квартира, которая стоит пустой, — пассив, так как вам приходится оплачивать ЖКХ, а если вы сдаете ее и получаете дополнительный доход — актив. Конечно, не стоит оценивать с этой точки зрения каждую вещь, важно понимать сам принцип и стараться обзаводиться активами или переводить вещи в состояние активов.

С чего начать?

Начните вести таблицу учета доходов и расходов

Да, это кропотливое, порой утомительное занятие, но поверьте, оно того стоит. Двух-трех месяцев вполне достаточно, чтобы понять, сколько денег ваша семья зарабатывает в месяц и как вы их расходуете. И это понимание обернется выгодой для вас и вашей семьи.

Учет нужно вести ежедневно и записывать даже самые мелкие расходы — из них и складываются ежемесячные траты. Лучше распределять расходы по категориям (квартплата, продукты питания, развлечения, медицина, покупки), чтобы было проще их анализировать.

Проанализируйте доходы и расходы

Выясните, какие расходы у вас повторяются из месяца в месяц и сколько денег вам нужно. Определите, сколько в среднем вы тратите ежемесячно на медицину, одежду, продукты, транспорт и связь.

Сформулируйте цели

Цели — то, ради чего вы составляете план. Определите срок, за который вы планируете этих целей достичь. Планирование может быть долгосрочным (на 5, 10 и даже 20 лет) или краткосрочным (на несколько месяцев).

Составьте план

Учтите в нем свои ежемесячные траты. Проработайте разные варианты достижения целей: накопить, взять деньги в долг, получить кредит. Для каждой цели выберите те, которых собираетесь придерживаться в плане и в жизни. Не забудьте учесть в плане сумму, которую будете откладывать на сбережения, подумать о будущей пенсии и страховке (особенно если собираетесь брать кредит).

Следуйте плану и вовремя корректируйте его

План помогает отслеживать продвижение к цели, вовремя замечать проблемы, корректировать расходы при изменении ситуации и сохранять мотивацию, если вы имеете дело с долгосрочными и сложными целями.

Как упростить учет?

Есть множество удобных программ-планировщиков для компьютеров и смартфонов, которые помогают вести бюджет и грамотно распределять финансы. Например, программа вычитает из общего дохода обязательные траты на квартплату, образование или кредиты, а оставшуюся сумму пропорционально распределяет по дням или неделям. Планировщик подскажет, какую сумму нужно откладывать на крупные покупки, наглядно покажет, на что расходуются деньги. Есть программы, доступ к которым может быть у нескольких человек. Поищите в интернете, поспрашивайте у знакомых, попробуйте разные приложения и выберите подходящий для себя дневник доходов и расходов.

Вот пример самого простого финансового плана семьи — на основе таблицы с формулами.

Вы можете скопировать или скачать этот документ и использовать его как основу для вашего семейного плана.

Пример: московская семья из четырех человек (работающий отец, мать, которая находится в декретном отпуске по уходу за пятимесячной дочерью, и сын девяти лет). Их цель — съездить через год в отпуск на море, как раз пока дочери не нужно покупать отдельный билет на самолет. Для этого они составили план, в котором учли все ежемесячные расходы: ипотеку, оплату секции карате и деньги на обеды для сына, коммунальные платежи и расходы на бензин.

Отдельно вынесли ежегодные траты, куда включили оплату налогов, покупку полиса ОСАГО (к нему в подарок прилагается полис страхования жизни мужа как единственного работающего человека в семье), затраты на покупку одежды и непредвиденные расходы. Откладывать семья решила 10% дохода. Чтобы деньги не потратились сами собой и их не поглотила инфляция, они открыли депозит, на который сразу положили 50 000 рублей сбережений. Также ежемесячно семья отчисляет 1000 рублей в счет будущей пенсии.

Остаток денег уходит на продукты и развлечения. Все договорились, что по субботам будут покупать основное в гипермаркете, раз в две недели по выходным будут ходить в кино, зоопарк или парк, а в перерывах гостить у бабушек и дедушек.

Важно помнить: экономия не значит ограничения

Большинство покупок люди совершают спонтанно. А незапланированные траты часто и становятся причинами дыр в бюджете. Делайте покупки реже, планируйте их заранее, ищите магазины, где нужный товар стоит дешевле. Следите за распродажами и акциями. Экономить — не стыдно, составлять список покупок — предусмотрительно, а покупать нужную вещь дешевле, чем ожидал, — приятно.

План можно корректировать

Не стоит воспринимать план как догму. Мир вокруг нас меняется, меняются наши приоритеты и возможности, цели могут терять актуальность. Не забывайте постоянно обращаться к нему и вовремя вносить изменения.

В процессе своей деятельности компания проходит ряд этапов своего становления: от start up, когда бизнес, по сути, ничего не зарабатывает и находится на стадии становления, к break even point – выход на точку безубыточности.

Далее следует стадия выхода на получение прибыли (profit), но это если компания не попала в Valley of death (долина смерти), где покоится большинство бизнесов, которые так и не смогли выйти на точку безубыточности.

Данные этапы иными словами называются жизненным циклом компании.

Инструмент финансового планирования играет важную роль на протяжении всего жизненного цикла компании. На первых порах он является ее скелетом, а потом кровеносной системой, позволяющей оцифровать и сбалансировать inflows/outflows/cash flow (доходы/расходы/движение денежных средств) через систему бюджетирования бизнеса в разрезе направлений бизнеса.

Финансовые цели компании должны быть расставлены с учётом ряда факторов. Имеются в виду:

1. Жизненный цикл компании, уже упомянутый выше.

2. Стратегические цели компании (локальные/глобальные).

3. Размеры рынка и свое позиционирование на этом рынке.

4. Конкурентная среда и др.

При этом финансовые цели также должны отвечать ряду критериев, среди которых:

  • реальность. В данном случае подразумевается достижимость поставленной задачи за определенный промежуток времени. Хоть один успешный предприниматель и говорил, что цель компании должна лежать за пределами жизни и быть недостижимой как 100%-ное совершенство, в данном случае эта фраза неуместна. По крайней мере, если речь идет о раннем этапе развития компании;
  • измеряемость и прогнозируемость. Цели должны поддаваться математическому расчету и финансовому анализу;
  • перманентная прогрессивность. Выбранные цели должны иметь постоянный характер и соответствовать принципу экспоненциальной прогрессии, то есть расти по мере развития компании;
  • интенсивность и экстенсивность. К интенсивности относится внутренняя эффективность предприятия – умение компании работать с издержками (costs). Экстенсивность – умение наращивать внешние продажи своей продукции.

Залогом успеха в выполнении поставленных задач на любом из этапов развития компании является функция контроля. Ключевой ее элемент – система KPI (от англ. key performance indicators – ключевые показатели эффективности).

С ее помощью можно расписать все задачи по срокам и приоритетам, отслеживать скорость их реализации, текущий прогресс и прочие важные факторы.

По сути, KPI – инструмент, наглядно отображающий движение к намеченным целям. Мерило, измеряющее эффективность вашего бизнеса и дающее ответ на важные стратегические вопросы, такие как: «какой расчетный счет на табло?», «растет ли операционная эффективность моей компании?», «увеличился ли показатель EBITDA (Revenue, Market penetration)?», «сработала ли юнит экономика?» и т.д.

Не менее важную роль играет и использование в работе цикла Деминга в сочетании с концепцией OODA (Observe–Orient–Decide–Act, «наблюдение-ориентация-решение-действие»).

Они подразумевают решение любой возникающей проблемы посредством комплексного анализа всех влияющих на нее факторов.

Как это работает на практике, можно отследить на примере крупных мировых компаний, активно использующих вышеуказанные методы в своей работе.

Так, когда на одном из конвейеров Toyota обнаруживается заводской брак, вся линия полностью останавливается. Далее собирается весь ключевой технический состав. Совместными усилиями он выявляет проблему и разрабатывает ее решение.

То есть, буквально осуществляются процедуры наблюдения, ориентации, решения и действия, заложенные в основу концепции OODA.

После этого конвейер вновь запускается, проблема больше не повторяется, потому что вся работа конвейера отлажена с нуля, а персонал предупрежден о причинах предыдущих неполадок и уже не допустит их повторения. В этом, к слову, кроется ответ на вопрос, почему японские авто почти не ломаются.

Следуя данным принципам на каждом из этапов становления и развития компании, Вы определенно добьетесь успеха.