Командировка в отпуске

Сложные случаи учета отпусков, командировок и больничных в «1С:Предприятии 8»

Порядок оформления сложных ситуаций по учету отпусков, командировок и больничных в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

Рассмотрим перечисленные ситуации на сквозных примерах с их последовательным отражением в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Пример 1 (случай 1)

У сотрудника Андреева Константина Петровича произошли следующие события:

— с 19.01.2012 по 25.01.2012 он направляется в командировку в г. Барыш Ульяновской области с целью обмена опытом;

— с 26.01.2012 он не выходит на работу, лист нетрудоспособности приносит в феврале с датой начала заболевания — 23.01.2012.

Прежде всего сверимся с производственным календарем: 21 января — суббота, 22 января — воскресенье, 16 рабочих дней в январе всего по норме. Из них 5 дней Андреев будет точно в командировке и на рабочем месте — 11 дней.

Оформляем в кадровом учете документ Приказ на командировку.

Формируем расчетный документ Оплата по среднему заработку и рассчитываем его. По среднему оплачено 5 дней. Начисляем зарплату в организации.

В соответствии с календарем за работу на основном рабочем месте по окладу будет оплачено 11 дней (рис. 1).

Рис. 1

В ходе работ в командировке выяснилось, что сотруднику Андрееву непременно придется работать и в субботу и в воскресенье, иначе будет сорван весь план командировки.

Напомним, что согласно статье 113 ТК РФ работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. К таким случаям относятся работы, заранее непредвиденные, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа организации в целом или ее отдельных структурных подразделений. В соответствии со статьей 153 ТК РФ работа в выходной день оплачивается не менее чем в двойном размере.

В нашем примере это как раз срочные непредвиденные работы в выходные — 21 и 22 января. Чтобы их оплатить вносим документ Оплата праздничных и выходных дней организаций. Для каждого дня указываем двойную оплату (т. е. Оплату праздничных и выходных дней и Доплату за работу в праздничные и выходные дни).

В табеле видим, что количество дней командировки остается прежним — 5, а два выходных, оплаченных в двойном размере, добавляются к отработанному времени, и мы видим, что отработано стало 13 дней — 11 дней по окладу и 2 дня в двойном размере (рис. 2).

Рис. 2

Но предположим, что заранее было известно, что для эффективного использования рабочего времени в командировке, для обеспечения непрерывного процесса запланированных работ нужно будет выйти на работу и в субботу 21 января, и в воскресенье 22 января. Тогда перед направлением в командировку следует уведомить работника об изменении его графика работы на январь.

Назначим субботу и воскресенье для Андреева рабочими днями, а выходные предоставим по возвращении из командировки — 30, 31января.

В программе заполним документ Ввод индивидуальных графиков работы организации (рис. 3).

Рис. 3

А раз суббота и воскресенье (21, 22 января) для Андреева обычные рабочие дни по его индивидуальному графику, то при расчете командировки за период с 19 по 25 января оплачено по среднему будет 7 дней. А оплата по окладу рассчитается за 9 дней — ведь понедельник 30 и вторник 31 января у Андреева законные (по его графику) выходные. Табель будет иметь следующий вид — см. рис. 4.

Рис. 4

Продолжение примера 1 (случай 2)

Сотрудник Андреев находился в командировке с 19 по 25 января, и ожидалось, что 26 января он появится на своем рабочем месте. Этого не случилось.

В отделе кадров рекомендуется это зафиксировать кадровым документом Неявки и болезни организаций.

С 26.01.2012 Андреев отсутствует по невыясненной причине. Впоследствии оказывается, он болеет. И если документ, подтверждающий его болезнь, будет представлен в течение расчетного периода, то заменим содержимое поля Состояние на Болеет. И, возможно, укажем дату выхода на работу в следующей строке. Но в примере подошел к концу месяц, надо рассчитывать зарплату, а документа, оправдывающего неявку Андреева, у расчетчика нет. Поэтому на основании этого кадрового документа вносим расчетный документ Невыходы в организации. Дату окончания невыходов установим последним днем месяца, чтобы за эти дни не насчитался оклад.

Напомним, что при занесении больничного листа в следующем месяце, программа-то отработает правильно. Суммы, начисленные в текущем месяце, автоматически уменьшатся на излишне насчитанные суммы за дни пребывания на больничном. С точки зрения расчета все будет правильно. Но мы можем при этом получить отрицательную расчетную базу, которую не пропускают программы проверки 2-НДФЛ и персонифицированного отчета. Поэтому для нас важно не допускать начисления лишних сумм своевременно. При начислении зарплаты оклад считается только за период до командировки и табель имеет вид, представленный на рисунке 5.

Рис. 5

Продолжение примера 1 (случай 3)

В следующем месяце, в феврале, наш сотрудник выходит на работу и приносит документ — листок нетрудоспособности. И дата начала болезни — 23 января. Напомним, что командировка у сотрудника до 25 января была. Оказывается, он ее не отработал — заболел. Заносим документ Начисление по больничному листу.

Результат расчета больничного будет зависеть от настройки вытеснений в видах расчетов Отсутствие по невыясненной причине и Оплата по среднему заработку. Вид расчета Оплата больничных листов и Оплата больничных листов за счет работодателя указаны в числе вытесняющих начислений (закладка Прочие в основном начислении Оплата по среднему заработку).

При расчете больничного листа происходит сторнирование начисленного ранее за дни болезни.

В нашем примере образования «красных» сумм в расчетной базе избежать не удалось. Ведь если бы сотрудник предупредил до окончания расчетного месяца, что не отработал запланированную командировку, документ неявок был бы внесен не с 26, а с 23 января. Командировку пересчитали бы сразу в январе. Отрицательная расчетная база не создалась бы. В связи с этим нужно вести разъяснительную работу среди сотрудников о том, что они обязаны уведомлять об изменении причин отсутствия на рабочем месте своевременно. А работники отдела кадров должны отрабатывать такие ситуации в программе незамедлительно. Тогда расчетчики, начисляя зарплату, в большинстве случаев сумеют избежать образования отрицательной расчетной базы.

Пример 2 (случай 4)

Сотрудник К.П. Андреев в январе оформил отпуск с 30.01.2012 по 10.02.2012. Отпуск был рассчитан, и в январе были начислены и выплачены отпускные. В следующем периоде руководство издает распоряжение об отзыве сотрудника из отпуска по производственной необходимости с 6-го февраля.

Для регистрации в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» этого случая в кадровом учете из документа Отпуска организаций, проведенного в январе, создаем новый, исправительный (нажав на кнопку Исправить в левом нижнем углу окна). В новом документе указываем новую дату окончания отпуска — 05.02.2012.

Проведение этого документа обязательно, только если в настройках параметров учета установлено, что учет остатков отпусков ведется кадровыми документами (Настройка параметров учета — закладка Кадровый учет).

Далее нужно создать аналогично исправительный расчетный документ. Надеемся, что отрицательной расчетной базы в феврале не возникнет, ведь сторнированные начисленные отпускные могут компенсироваться начисленным окладом. По крайней мере, следует проследить в такой ситуации за расчетной базой.

Пример 3 (случай 5)

Как и в примере 2, сотрудник К.П. Андреев в январе оформил отпуск с 30.01.2012 по 10.02.2012. Отпуск был начислен в январе, также были выплачены отпускные. Будучи в отпуске, К.П. Андреев заболел и по окончании отпуска принес лист нетрудоспособности на период с 2 по 8 февраля.

В этом случае отпуск следует продлить. В Правилах об очередных и дополнительных отпусках (далее — Правила), утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169, говорится о случаях переноса и продления отпуска. Так, в пункте 17 Правил закреплено, что в некоторых случаях (например, случай временной нетрудоспособности работника, удостоверенной больничным листком) очередной или дополнительный отпуск должен быть перенесен на другой срок или продлен. А в пункте 18 Правил уточняется, что если во время пребывания работника в отпуске наступили причины, мешающие ему быть в отпуске, то срок его возвращения автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем «работник обязан немедленно уведомить об этом нанимателя. …При удлинении отпуска вследствие временной нетрудоспособности добавочные дни нанимателем не оплачиваются».

Речь идет о расчете среднего заработка. Если отпуск перенести, то изменится дата начала отпуска, относительно которой рассчитывается средний заработок. Нужно сторнировать сумму отпуска, начисленную за дни болезни и рассчитать новый отпуск. При этом есть вероятность, что сумма вновь рассчитанного отпуска будет меньше первичной, и мы получим отрицательную расчетную базу. При удлинении отпуска не меняется дата начала отпуска — значит, не меняется и средний заработок. Поэтому сумма, сторнированная за время больничного, будет в точности равна начисленной вновь. И сумма по отпуску не изменится, что и имелось в виду в словах: «При удлинении отпуска вследствие временной нетрудоспособности добавочные дни нанимателем не оплачиваются».

В статье 124 ТК РФ говорится, что решение вопроса о продлении или переносе отпуска на другой срок определяется работодателем с учетом пожеланий работника.

Кроме того, в письме ФСС РФ от 05.06.2007 № 02-13/07-4830 указывается, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен.

При обработке в программе продления отпуска из-за болезни обратите внимание на настройку параметров учета остатков отпусков: Настройка параметров учета — закладка Кадровый учет — флажок Кадровыми приказами или Расчетными документами. В случае если установлен учет Кадровыми приказами, то занесение больничного листа, исправление расчетного документа Начисление отпуска сотрудникам организаций не влияют на учет дней, а потребность проведения исправительного кадрового приказа на продление отпуска регламентируется внутренним регламентом документооборота. Издавать такой приказ нет необходимости, поскольку по закону продлевается отпуск автоматически. Количество дней отпуска не меняется, и при заполнении формы Т-2 отображать этот перенос не требуется. Ведь тогда реальное количество дней от даты начала до даты окончания отпуска не соответствует количеству дней отпуска и может вызвать неоднозначное прочтение формы Т-2 в дальнейшем. Исправительные расчетные документы проводить необходимо, независимо от установленного варианта учета остатка дней отпуска, ведь они влияют на расчет всего периода.

Если же принято решение не о продлении, а о переносе отпуска, то ясно, что это новый период, на это требуется и кадровый приказ и фиксирование в карточке Т-2.

Занесенный документ Начисление по больничному листу автоматически сторнирует дни отпуска и начисленные за эти дни суммы, при условии настроенных вытеснений. Доначисление отпуска при его продлении можно выполнить двумя способами. Можно завести исправительный документ Начисление отпуска сотрудникам организаций, изменив в нем дату окончания.

А можно внести новый расчетный документ, указав в нем новый продляемый период, но сохранив при этом прежним значение реквизита Дата начала отпуска.

Отпуск – это время, когда сотрудник освобождён от своих трудовых обязанностей.

Но может возникнуть необходимость направить его в служебную командировку. И эти действия работодателя необходимо правильно оформить.

Что говорит закон?

Работодатель должен предоставлять своим работникам каждый год оплачиваемый отпуск. Об этом сказано в ст. 114 ТК РФ.

О том, что такое служебная командировка говорится в ст. 166 ТК РФ.

Это отъезд сотрудника, в другую местность для выполнения своих непосредственных трудовых обязанностей, но строго по распоряжению работодателя. Другая местность — это местность, вне пределов муниципального образования, где трудится этот сотрудник.

Пока сотрудник пребывает в своём законном отпуске, работодатель не может его отправить в служебную поездку, не получив на это его согласия.

Только работник право распоряжаться своим отпуском по своему усмотрению.

Для того чтобы направить сотрудника в командировку, работодатель должен прервать его отпуск, то есть сделать отзыв.

В каких отпусках это возможно?

Прервать законный отпуск сотрудника можно только с его письменного согласия.

Но даже при наличии экстренных обстоятельств, нельзя прерывать отпуск следующих работников:

  • которые ещё не достигли своего совершеннолетия;
  • трудящихся на вредных или опасных производствах;
  • беременных.

Работодатель имеет право прервать только очередной отпуск своего сотрудника.

Ежегодный очередной

Каждый сотрудник имеет право отгулять 28 календарных дней в году.

Но при возникновении некоторых обстоятельств, наниматель может оформить сотруднику отзыв и направить его в командировку.

Не получив письменного согласия этого подчинённого, работодатель не имеет права совершать такие кадровые действия.

Учебный

В ст. 173 сказано, что если работник обучается в ВУЗе или в учебных учреждениях среднего профессионального или специального образования, то он имеет право на учебный отпуск.

Не влияет на порядок предоставления такого отпуска то, как работник поступил на учёбу – самостоятельно или по направлению работодателя.

Учебный отпуск предоставляется на такое количество дней, какое требуется основанием – будь то сессия или защита дипломной работы. Но его максимальная продолжительность оговорена в ст. 173 ТК РФ.

Учебный отпуск – это целевой отпуск, и брать его или не брать – это желание работника.

В ст. 125 ТК РФ говорится о том, что отозвать работодатель может только из очередного отпуска. Поэтому прервать учебный отпуск по инициативе работодателя, даже если сотрудник согласен, нельзя.

Как оформляется командировка на личном автомобиле-2016? Читайте в нашей статье.

Не платят зарплату 2 месяца — куда обращаться? Узнайте .

По беременности и родам

Декретный отпуск предоставляется женщине при достижении определённого срока беременности. Он делится на 2 периода:до и после родов.

Закон запрещает направление беременной женщины в командировку.

Поэтому работодатель не может отозвать женщину из отпуска до её родов.

По уходу за ребенком

Женщину, которая имеет ребёнка в возрасте до 3-ёх лет отправить в командировку сотрудника из отпуска по уходу за ним можно, получив от сотрудницы письменное согласие, и при отсутствии медицинских противопоказаний.

Но сначала женщина должна письменно ознакомиться со своим правом отказаться от служебной поездки.

За свой счёт

Работник может взять отпуск без сохранения своего заработка при наличии уважительных причин.

Согласно ст. 125 ТК РФ, отозвать из такого отпуска работодатель своего работника не может, даже если тот готов прервать отдых и приступить к своим трудовым обязанностям.

Как оформить командировку во время отпуска правильно?

Чтобы не быть оштрафованным по ст. 5. 27 КоАП РФ, работодатель должен правильно оформить отзыв сотрудника из отпуска, правильно оформить саму командировку во время отпуска, а также правильно рассчитать отпускные и суточные.

Статья 5.27 КоАП РФ

Документы

Обычно оформление отзыва сотрудника из отпуска начинается с того, что руководитель служебного подразделения подаёт на имя руководителя служебную записку, в которой указывает производственную необходимость отзыва сотрудника.

Пример:

Пример служебной записки на отзыв сотрудника

Затем нужно предложить работнику прервать отпуск.

Закон не обязывает делать это письменно, но лучше, во избежание трудовых споров, оформить предложение в письменном виде.

Пример такого обращения:

Пример уведомления

Если сотрудник согласен, то он должен поставить на предложении свою подпись и написать «согласен». Если же он не желает прерывать свой отпуск, то он ставит свою подпись и пишет «не согласен».

Кроме того, сотрудник может направить работодателю заявление о переносе дней отпуска.

Пример:

Пример согласия сотрудника с переносом дней

Как только работник согласится, работодатель должен издать приказ об отзыве сотрудника.

В приказе нужно обязательно указать:

  • причину прерывания отпуска;
  • дату, с которой сотрудник отзывается из отпуска, и дату окончания отзыва;
  • продолжительность (в днях) командировки;
  • что делать с освободившимися днями отпуска.

Пример приказа:

Работник должен ознакомиться с приказом и поставить на нём свою подпись.

Когда приказ будет готов и подписан, нужно оформить документы на командировку:

  • служебное задание;
  • приказ о направлении данного сотрудника в служебную поездку;
  • командировочное удостоверение.

Учет в табеле

После издания приказа необходимо нужно внести изменения в уже утверждённый график отпусков.

После этого следует внести изменение в личную карточку данного работника.

Все произошедшие изменения относительно ежегодного отпуска, отражаются в разд. VIII «Отпуск» личной карточки данного работника. Отзыв также следует зафиксировать. А в табеле необходимо поставить К – код командировки.

За этот день сотруднику нужно выплатить средний заработок.

Какие часы считаются ночными при оплате труда? Читайте об этом на нашем сайте.

Как оформить командировку за свой счет? Узнайте .

Как получить алименты с черной зарплаты? Смотрите .

Оплата

Когда сотрудник уходит в отпуск, работодатель должен выплатить ему компенсацию. Сумма отпускных также зависит и от количества дней, которые сотрудник будет «гулять».

Но когда оформляется отзыв, часть отпускных за дни командировки работник должен вернуть обратно работодателю. Так как работник выходит на работу, он имеет право рассчитывать на заработную плату.

Так как он уезжает в командировку, он должен получать средний заработок и суточные.

Размер суточных регулируется самостоятельно работодателем. Об этом говорится в ст. 168 ТК РФ.

Размер суточных может быть указан в коллективном договоре или в приказе руководителя.

Но не облагаются налогом суточные в следующем размере:

  • 700 рублей в день при служебных поездках по России;
  • 2 500 рублей в день при загранпоездках.

Суточные должны быть выплачены за каждый день командировки, включая выходные и праздники, а также время в пути до места назначения.

Возврат отпускных

Отпускные сотруднику должны быть выплачены за 3 дня до начала его отдыха. Но, если происходит отзыв из отпуска, то деньги за эти должны быть возвращены работодателю.

Но удерживать из заработной платы сотрудника эти деньги, работодатель не имеет права.

Он может письменно договориться с сотрудником:

  • чтобы он вернул деньги в кассу предприятия;
  • чтобы оформить эту сумму как аванс под будущую заработную плату;
  • произвести удержание отпускных из заработной платы этого сотрудника.

Работник должен дать своё согласие на любое удержание из его зарплаты.

Пример:

Электрик П.Н. Федорцов, работающий в ООО «ДОМ», ушёл в отпуск с 15. 07. 2020 года на 14 календарных дней. В соседнем городе на электростанции произошла авария, и своих «рабочих рук» у них не хватило. Начальник позвонил Федорцову, и попросил прервать отпуск с 20. 07, и срезу же уехать в командировку для ликвидации последствий аварии на электростанции. Инженер согласился на оформление отзыва и последующую командировку. Получается, что он отгулял только 5 дней, так как 20. 07 он уже уехал в командировку.

Для расчёта его отпускных средний заработок составил 1 842, 6 рублей.

Таким образом, на руки он получил 25 796, 4 рублей. (1 842, 6 * 14). У данного сотрудника ещё осталось 9 дней от отпуска, он решил их использовать с 01. 09. 2020 года.

Т. к. работник отгулял только 5 дней отпуска, на руки он должен был получить 9 213 рублей (1 842, 6 * 5). Следовательно, 16 583, 4 рубля (25 796, 4 – 9 213) он должен вернуть в кассу или по-другому договориться с работодателем.

Оформить отъезд сотрудника в командировку при отзыве его из отпуска нужно правильно с кадровой точки зрения.

При нарушении правил оформления кадровых документов работодатель может быть подвергнут административной ответственности.

Право работника на отдых неотъемлемо и защищается законодательством. Бывают ситуации, когда в интересах предприятия необходимо прервать текущие выходные и направить сотрудника в поездку по делам компании. Если неизбежна командировка во время отпуска, как оформить и оплатить должны знать отдел кадров, бухгалтерия. Делать это необходимо с осторожностью, неукоснительно соблюдая нюансы проведения процедуры по программам и документам. Иначе предприятию не избежать штрафов и неприятных проверок соответствующих органов.

Основные понятия

Обязанность предоставить сотруднику ежегодный оплачиваемый отпуск закреплена ст. 114 Трудового кодекса РФ. Работник вправе отказаться, но предприятие запретить использовать законное количество дней на отдых не может. Срок зависит от специфики труда и должности.

Служебная командировка – это особый вид занятости. В ст. 166 ТК РФ дается определение и описываются основные отличия:

  1. Отъезд наемного служащего в другую местность для исполнения своих трудовых обязанностей;
  2. Пункт назначения должен быть расположен за границами муниципального образования, в котором находится непосредственное рабочее место (другой город, область, страна);
  3. Вахтовый метод работы и разъездной характер трудовой деятельности (если это закреплено в договоре) служебной командировкой не считаются;
  4. Письменное распоряжение работодателя и официальное оформление обязательны.

Детальное описание дает постановление Правительства РФ № 749 от 13.10.2008г. «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Срок рассчитывает работодатель. Максимальный предел не установлен, он может быть как на один день, так и на длительный период. Окончательное решение принимается в зависимости от специфики поездки, дальности конечного пункта и других факторов.

В ст. 166 Трудового кодекса говорится об определенности сроков, поэтому перед отъездом нужно установить даты начала и завершения поездки. Отправить сотрудника в бессрочную командировку нельзя – при необходимости оформляется продление с новой конечной датой. Конкретика в этом вопросе нужна и для расчета аванса, размера суточных.

Отзыв из отпуска для командировки

Для того чтобы правильно отобразить поездку и не нарушить положения трудового законодательства, необходимо соблюсти ряд обязательных условий. Когда предстоит командировка в отпуске, как оформить ее и «провести» по документам должны знать отдел кадров, бухгалтерия. Если предприятие раньше не сталкивалось с подобными ситуациями, следует внимательно изучить вопрос – несоблюдение прав работника влечет серьезные последствия (проверки, штрафы, иные санкции).

Основания для отзыва

Чтобы вызвать сотрудника из законного отпуска, необходимо иметь веские основания. Деятельность предприятия не останавливается, если один из работников уходит на отдых, но ситуации могут возникнуть разные. Например, главный бухгалтер обязан находиться на месте во время выездной проверки из ФНС. При инвентаризации требуется присутствие материально-ответственного служащего. Системный администратор может понадобиться в случае экстренной поломки.

Возможность отзыва работника закреплена ч. 2 ст. 125 Трудового кодекса РФ. При этом не имеет значения тип отпуска – учебный, дополнительный, декретный и подобные. В связи с тем, что во время отдыха категорически запрещено привлекать сотрудника к любому из возможных вариантов деятельности предприятия, требуется соблюдение нескольких условий. Одно из наиболее важных – добровольное согласие.

Согласие сотрудника

Перед отзывом начальнику отдела или другому ответственному за это лицу необходимо написать заявление или служебную записку, в которой указывается, какой сотрудник должен быть вызван. Веское основание – обязательно. После этого требуется получить согласие работника на перерыв во время отпуска и командировку.

Внимание! Без согласия вызвать служащего нельзя. Необходимость подтверждения закреплена ст. 125 ТК РФ. С юридической точки зрения отказ от выхода из отпуска не является нарушением дисциплины труда и не влечет каких-либо последствий. Хотя на практике руководители часто оказывают давление на сотрудников.

В каких случаях невозможен

Однако в ряде случаев отозвать работника нельзя даже с его согласия. В части 3 ст. 125 Трудового кодекса РФ прямо указаны категории служащих, которым прерывать отпуск запрещено:

  • Лица, не достигшие совершеннолетия – 18 лет;
  • Женщины, находящиеся «в положении»;
  • Сотрудники, служба по контракту которых связана с вредными и опасными условиями труда.

Правило непреложно, разъяснения даны в постановлении пленума Верховного суда от 17 марта 2004 года.

Нюансы оформления документов в зависимости от вида отпуска

Перед проведением и оформлением отзыва работника следует получить его согласие в письменном виде. Без официального подтверждения приказы и иные документы предприятия не имеют законного основания (не обладают юридической силой). Однако есть определенные нюансы, которые зависят от типа отпуска. Если сотрудник помимо непосредственной работы обучается в институте, на каждую сессию ему предоставляется необходимое время. Руководство может вызвать его только в том случае, если он сдал экзамены досрочно.

Женщина, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, также может быть вызвана для срочной командировки (в отличие от беременной девушки). Помимо классического согласия необходимо ознакомить ее со всеми правами. Например, что есть возможность отказаться без последствий.

Для того чтобы прервать ежегодный отдых, необходимо получить традиционное письменное согласие служащего. Также нужно определить, на какой период будет перенесен остаток отпуска после командировки – даты выбираются сотрудником.

Выходные за свой счет или без содержания предоставляются по просьбе работника. Иногда сотруднику требуется остаться там, где была командировка, на дополнительное время. Руководитель решает, есть ли такая возможность или нужно вернуться на свое рабочее место.

Важно знать! Некоторым категориям граждан отпуск за свой счет необходимо предоставлять по требованию. К ним относятся инвалиды, участники боев и пенсионеры.

Следует учитывать некоторые нюансы при работе по совместительству. При этом основной наниматель не обязан что-то выплачивать или изменять. Получается, что выходить из отпуска невыгодно с финансовой стороны, хотя чисто теоретически все возможно.

Продление отпуска

Неиспользованный или прерванный период отдыха следует перенести на другое удобное время. Данное правило закреплено ст. 124 Трудового кодекса РФ. Например, продлевают текущий отпуск, если это возможно и удобно. По необходимости его переносят (присоединяют к другому ежегодному).

Внимание! По согласованию неиспользованные дни можно компенсировать. Однако здесь нужно учитывать массу ограничений. Например, оплата производится только за период свыше 28 дней.

Продление, переходящее из командировки в отпуск, наиболее популярный и простой способ. Сотрудник отдыхает дольше ровно на то количество дней, на какое была оформлена поездка.

Расчет отпускных и командировочных

До начала отпуска работник получает соответствующие выплаты, которые высчитываются из среднего заработка. Поскольку отдых сокращается, часть денег необходимо вернуть.

Внимание! Нельзя удерживать эти средства из зарплаты принудительно. От сотрудника необходимо получить соответствующее согласие в письменном виде.

Пересчитать отпускные легко: из ранее проведенных вычислений берется значение за один день и умножается на количество суток командировки. Эту сумму и необходимо вернуть.

Еще один момент – работник исполняет свои обязанности, а, следовательно, должен получить суточные и сторонние расходы. Расчеты не отличаются от обычных – никаких нюансов нет. Оплата проезда из командировки в отпуск независима от даты (ведь все равно эти деньги были бы перечислены).

Рабочая поездка требует правильного и корректного оформления. Вызывать сотрудника следует только в случае крайней необходимости. Как оформить командировку во время отпуска нужно представлять еще до начала процедуры. Если не соблюсти все тонкости, предприятие будет подвергнуто административной ответственности.

Как оформить командировку, если она совмещается с отпуском

Командировка во время отпуска

Отпуск во время командировки

После командировки в отпуск

После отпуска в командировку

Работодатель обязан возмещать сотруднику расходы на проезд к месту командировки и обратно до работы. Но путь работника не всегда выглядит как «Екатеринбург — Москва — Екатеринбург». Случается, что появляется промежуточное звено — отпуск в Праге. В статье обсудим 4 ситуации, в которых отпуск совпадает с командировкой. Расскажем, как грамотно оформить документы и компенсировать затраты на проезд, чтобы не попасть под санкции.

Отзываем сотрудника из отпуска

Вызвать сотрудника из отпуска и направить в командировку можно только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Прервать таким образом можно только ежегодный оплачиваемый отпуск или отпуск по уходу за ребенком.

Сотрудник может отказаться и с чистой совестью отдыхать дальше. Это его право, поэтому штрафовать или грозить увольнением ни в коем случае нельзя.

Но даже если обстоятельства экстренные, а сотрудник согласен, прервать отпуск можно не всегда. Нельзя отзывать из отпуска работников:

  • несовершеннолетних;
  • работников вредных или опасных производств;
  • беременных.

Чтобы прервать отпуск, руководитель составляет приказ об отзыве сотрудника и запрашивает его согласие на это.

Пересчитываем отпускные

Отпускные сотруднику выплачивают за 3 дня до начала отпуска. Если он прерван, сотрудник часть отпускных возвращает. Вернуть их можно одним из трёх способов:

  1. Принять наличными через кассу.
  2. Вычесть из зарплаты.
  3. Учесть в командировочных расходах.

Работник сам решает, какой вариант ему больше подходит.

Решаем, как быть с неизрасходованными днями отпуска

Остаток отпуска сотрудник может использовать в любое время в течение рабочего года: хоть сразу после командировки, хоть присоединить к отпуску в следующем году. Информацию о переносе отпуска зафиксируйте в графике отпусков.

Дополнительно корректируется личная карточка и табель рабочего времени.

Далее оформляйте командировку по классическому сценарию: составьте приказ и выплатите суточные, деньги на дорогу и проживание.

Компенсируем расходы на проезд

Если в отпуске сотрудник находился в другом городе, то при отправке в командировку в его пути будет не два пункта, а больше. Заглянем в письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546, чтобы решить, как оплачивать проезд в каждом случае.

Вариант 1. Работник решил отгулять оставшийся отпуск сразу после командировки

Его путь выглядит как «Прага — Москва — Прага — Екатеринбург». Работодатель обязан оплатить перелет из Праги в Москву, а дальше работник платит за себя сам. Конечно, компания может оплатить сотруднику дорогу в Прагу как обратный билет, но нельзя учесть это в расходах для расчёта прибыли. Кроме того, с выплаты придётся удержать НДФЛ и страховые взносы.

В этом случае желательно не оформлять перелет «Прага — Москва — Прага» одним билетом. Чтобы учесть перелет «Прага — Москва» в расходах, понадобится выделить его стоимость и обосновать её налоговой. С этим поможет компания, в которой покупали билеты.

Вариант 2. Сотрудник из места командировки возвращается в место работы

Его путь выглядит как «Прага — Москва — Екатеринбург». Все расходы на проезд работодатель может возместить и учесть в расходах. Выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Выплачиваем суточные и принимаем авансовый отчёт

Когда после командировки сотрудник не возвращается на работу, а отправляется в отпуск, днём завершения командировки считается последний день перед отпуском. Суточные выплачиваются по этот день, а дни в дальнейших переездах не оплачиваются.

Авансовый отчет можно сдать после возвращения из отпуска. На его сдачу дается три рабочих дня сотрудника. Отсчет начинается с дня, в который он возвращается на работу (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отпуск во время командировки

Оформляем отпуск

Случается, что отпуск совмещается с командировкой. Это нормальная ситуация: даже за неделю может случиться что-то, что заставит сотрудника отлучиться.

Оформлять внезапный оплачиваемый отпуск опасно. Работодатель обязан выплатить отпускные за три дня до начала отпуска. Исключений из этого правила нет, а за нарушение положен штраф. Поэтому, если сотрудник просится в оплачиваемый отпуск, а трёх дней на выплату отпускных нет, лучше оформить отпуск без сохранения зарплаты (ст. 136 ТК РФ).

Работник не может уйти в отпуск самовольно, работодатель должен дать на это согласие. Но отказать в отпуске за свой счёт нельзя, если работник:

  • участник ВОВ;
  • пенсионер;
  • инвалид;
  • супруг или родитель военнослужащего, пожарника, работника СИЗО и т.п.
  • отбывает по предусмотренным ТК РФ или коллективному договору обстоятельствам: свадьба, рождение ребенка, смерть родственника (ст. 128 ТК РФ).

Отпуск оформляется как обычно, а командировку прерывают приказом, в котором прописаны конкретные сроки прерывания. После отпуска командировка возобновляется.

Считаем, что можно учесть в расходах

Бухгалтер рассчитывает суточные за фактические дни командировки до и после отпуска. Если отпуск оплачиваемый, дополнительно считает отпускные. Платить суточные и компенсировать расходы на время пути в отпуск, отпуска и возвращения в командировку не нужно, так как сотрудник в этот период не занят работой.

Путь работника в этой ситуации включает сразу четыре переезда (четыре билета): «Екатеринбург — Москва — Прага — Москва — Екатеринбург». Работодателю не обязательно компенсировать все. Нужно возместить переезд из Екатеринбурга в Москву и обратно — эти затраты можно учесть в расходах по прибыли и не удерживать с выплаты НДФЛ и страховые взносы.

За поездку в Прагу работник платит сам. Можно компенсировать, но тогда нельзя учесть в расходах: придется платить все налоги. Об этом говорится в том же письме Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546.

После командировки в отпуск

Работник может остаться в отпуске сразу после командировки, не возвращаясь на рабочее место. Это не запрещено законом. Но, как и в предыдущем случае, не стоит забывать выплачивать отпускные за три дня до начала отдыха.

Возможны два варианта отпуска после командировки: отпуск в другом городе или стране и отпуск в городе командировки. Разница кажется существенной, ведь во втором случае работник возвращается на работу из города, в котором выполнял трудовые обязанности. Но давайте посмотрим, что по этому поводу говорит Минфин (письмо от 25.06.2019 № 03-04-06/46418).

Вариант 1. Работник отправляется из места командировки в другой город или страну, а уже оттуда возвращается на место работы

Его маршрут выглядит как «Екатеринбург — Москва — Прага — Екатеринбург» и включает три переезда.

Работодатель обязан оплатить только один билет — от Екатеринбурга до Москвы. Его стоимость можно включить в расходы. Он не признается выгодой сотрудника, поэтому НДФЛ и взносы с него не удерживаются.

Следующие два билета — до места отпуска и обратно к месту работу — оплачивает сотрудник. Если работодатель захочет их компенсировать, то сформирует работнику экономическую выгоду. С неё придётся удержать НДФЛ и взносы. Такую компенсацию нельзя учесть в расходах организации.

Последним днём командировки считается последний день перед отпуском. Со следующего дня оплачивать и компенсировать расходы сотрудника не нужно.

Вариант 2. Работник проводит отпуск в месте командировки и оттуда же возвращается на работу

Его маршрут выглядит как «Екатеринбург — Москва — Екатеринбург».

День окончания командировки — это последний день перед отпуском, поэтому платить суточные и компенсировать дальнейшие расходы работодатель не обязан. Из этого следует и то, что сотрудник возвращается домой из отпуска, а не из командировки. Дополнительно это подтверждается приказом об отпуске и тем, что дата окончания командировки и обратного билета не совпадают.

Работодатель не должен оплачивать обратный проезд работника. А если всё-таки компенсирует, то не сможет учесть это как компенсацию командировочных расходов сотрудника. Дополнительно со стоимости билета придется удержать НДФЛ и доначислить страховые взносы, так как он признаётся экономической выгодой работника.

Чтобы не возникло проблем с налоговой, рекомендуем не оформлять переезд одним билетом, даже если вы решили компенсировать сотруднику затраты. Выделить путь до командировки из общей стоимости будет проблематично: придётся обращаться в компанию, которая продала билет.

После отпуска в командировку

Работника можно направить в командировку сразу после отпуска, не дожидаясь его возвращения на рабочее место. За счёт этого можно сэкономить. Допустим, сотрудник отдыхал в Праге, а в командировку ему нужно в Берлин. Добраться из Праги до Берлина гораздо дешевле, чем из Екатеринбурга.

Эта ситуация самая простая: нет никаких нюансов оформления документов. Отпуск заканчивается стандартно, а затем работник отправляется в командировку.

Проблема состоит в том, что билет приобретается по месту отпуска сотрудника, а не по месту работы. К тому же, оплатив работнику путь «Прага — Берлин — Екатеринбург», работодатель оплачивает его возвращение из отпуска. Можно ли учитывать это в расходах?

Когда сразу после окончания отпуска сотрудник отправляется в командировку, её первым днём считается день, следующий за последним днём в приказе об отпуске. Работодатель должен заранее перечислить сотруднику аванс на оплату проезда, жилья и суточные.

Билеты на проезд от места отдыха до места командировки и обратно до работы не облагаются НДФЛ и взносами и учитываются в расходах как компенсация командировочных расходов (письмо Минфина от 09.11.2018 № 03-04-06/80946).

Совмещение командировки и отпуска — частая ситуация. Чтобы не запутаться и в будущем не переплачивать по налогу на прибыль, следуйте нормам НК РФ. Для удобства — схема.

Елизавета Кобрина, экономист, редактор-эксперт

Отзыв работника из отпуска: соблюдаем правила

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 8 июня 2018 г.

Содержание журнала № 12 за 2018 г. М.Г. Суховская,
старший юрист Начался сезон отпусков. Однако порой возникает необходимость отозвать того или иного сотрудника из ежегодного отпуска. Трудовой кодекс дает работодателям такое право, но надо соблюсти определенные условия, а также грамотно все оформить и произвести необходимые расчеты с отозванным работником.

Правило 1. Необходимо согласие сотрудника на отзыв из отпуска

Какой бы острой ни была производственная необходимость, работодатель не может заставить работника прервать свой законный отдыхст. 125 ТК РФ.

То есть прежде всего надо поинтересоваться у понадобившегося сотрудника, согласен ли он досрочно выйти из отпуска. Например, позвонить ему, послать СМС или электронное письмо. При этом подтверждать документально наличие производственной необходимости не обязательно.

Внимание

Отказ работника досрочно выйти из отпуска нельзя расценить как нарушение трудовой дисциплинып. 37 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2. А значит, за такой отказ к работнику не могут применяться дисциплинарные взыскания, в том числе увольнение за прогул.

Если сотрудник ответит утвердительно, тогда в первый же день его досрочного выхода на работу следует взять с него письменное согласие на отзыв. Трудовой кодекс этого не требует, но ведь работодатель должен каким-то образом зафиксировать тот факт, что работник добровольно согласился прервать свой отпуск. В этом же документе сотрудник может указать и желаемые даты использования оставшейся части отпуска.

Согласие может выглядеть так.

Генеральному директору ООО «Клеопатра»
А.С. Семчукову
от бухгалтера
Т.Г. Лавровой

Заявление

Я согласна прервать отпуск и выйти на работу с 18 июня 2018 г. Неиспользованную часть отпуска в количестве 5 календарных дней прошу присоединить ко второй части отпуска за текущий год и предоставить с 20 августа 2018 г.Часть отпуска, которую сотрудник не использовал из-за отзыва на работу, по его выбору должна быть:
•или предоставлена в удобное для него время в течение текущего рабочего года;
•или присоединена к отпуску за следующий рабочий год

18.06.2018 Т.Г. Лаврова

Правило 2. Есть сотрудники, которых нельзя отозвать из отпуска даже с их согласия

Не могут быть отозваны из отпуска, даже если они сами не возражают против этого, следующие категории работниковст. 125 ТК РФ:

•несовершеннолетние лица;

•беременные женщины;

•работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Правило 3. Из неделимой части отпуска отзыв не допускается

В ТК закреплено, что хотя бы одна из частей ежегодного отпуска должна составлять не менее 14 календарных днейст. 125 ТК РФ. Это обязательное требование, и даже по соглашению между работником и работодателем такой период не может быть уменьшен.

Внимание

ТК РФ предусматривает отзыв лишь из ежегодного оплачиваемого отпуска. То есть, к примеру, из учебного или из неоплачиваемого отпуска работника отозвать нельзя.

При отзыве уже предоставленный отпуск фактически разбивается на две части. Таким образом, если сотрудник отгулял в текущем рабочем году два раза по 7 календарных дней, то отозвать его из третьего отпуска продолжительностью 2 недели работодатель не вправе, даже если работник согласен на отзыв. В противном случае, как нам разъяснил представитель Роструда (см. , 2018, № 5, с. 65), будет иметь место трудовое нарушениеч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Если же работник впервые в этом году пошел в 2-недель­ный отпуск, а графиком у него предусмотрены еще два отпуска по 7 календарных дней, то отозвать его из неделимой части отпуска можно, только если вы договоритесь с ним, что потом он возьмет не два раза по 7 дней, а один раз 14 дней.

Оформляем отзыв из отпуска документально

В тот же день, когда вы получили письменное согласие работника, надо издать приказ об отзыве. Он составляется в произвольной форме. В приказе укажите причину отзыва, дату досрочного выхода сотрудника на работу, а также время предоставления ему неиспользованной части отпуска. Вот примерный образец.

Общество с ограниченной ответственностью «Клеопатра»

ПРИКАЗ № 173-к

г. Москва

18.06.2018

Об отзыве из отпуска

В связи с болезнью главного бухгалтера Г.Н. Чижовой и необходимостью подготовки налоговой отчетности за II квартал 2018 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отозвать бухгалтера Лаврову Татьяну Геннадьевну из основного ежегодного оплачиваемого отпуска с 18 июня 2018 г.

2. Предоставить Т.Г. Лавровой неиспользованную часть отпуска в количестве 5 календарных дней в период с 20 августа по 24 августа 2018 г. согласно ее заявлению.

3. Внести соответствующие изменения в график отпусков на 2018 г.

4. Сумму отпускных, выплаченную за дни отпуска, не использованные Т.Г. Лавровой, зачесть в счет предстоящих выплат заработной платы.

Основание: согласие Т.Г. Лавровой на отзыв из отпуска.

Генеральный директор А.С. Семчуков

С приказом ознакомлена, не возражаю

Бухгалтер Т.Г. Лаврова

В графике отпусков в подразделе «Перенесение отпуска» надо указать:

•в графе «Основание (документ)» (графа 8 унифицированной формы № Т-7) — реквизиты приказа об отзыве из отпуска;

•в графе «Дата предполагаемого отпуска» (графа 9 формы № Т-7) — дату, на которую переносится отпуск работника, если она попадает на текущий календарный год. Если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год, тогда ничего не указывайте.

В разделе «Примечание» (графа 10 формы № Т-7) напишите, что работник отозван из отпуска с его согласия.

В личной карточке в разделе VIII «Отпуск» зачеркните:

•количество календарных дней отпуска (графа 4 унифицированной формы № Т-2);

•дату его окончания (графа 4 формы № Т-2).

Поставьте новое число дней и дату, когда отпуск был прерван.

В графе «Основание» укажите реквизиты приказа об отзыве из отпуска.

Расчеты с отозванным работником

Со дня досрочного выхода на работу сотруднику начисляется зарплата. Однако ему уже были выплачены отпускные, в том числе за те дни, которые он фактически не отгулялст. 136 ТК РФ.

В этой ситуации работник не обязан возвращать организации сумму излишне полученных отпускных. Также нельзя погасить эту сумму путем постепенного удержания из его зарплаты. Ведь перечень оснований для удержания является закрытым и такая ситуация в нем не предусмотренаст. 137 ТК РФ. Поэтому целесообразнее всего рассматривать эту сумму как аванс и зачитывать ее в счет зарплаты работника, начисленной со дня фактического его выхода на работу, вплоть до погашения переплаты.

Некоторые работники на время отпуска вообще отключают телефон, чтобы ничто не мешало наслаждаться отдыхом. И работодатель не вправе наказать за это

Зарплата за тот месяц, в котором работник был отозван из отпуска, начисляется за фактически отработанные дни. И если сумма начисленной зарплаты за этот месяц будет:

•меньше суммы отпускных за неиспользованные дни отпуска — работнику при выплате зарплаты ничего не полагается. Сумма задолженности работника перед работодателем будет учтена при выплате зарплаты в следующем месяце. НДФЛ и страховые взносы перечислять не нужно, так как они уже были перечислены в день выплаты отпускных;

•больше суммы «лишних» отпускных — работнику полагается разница между начисленной зарплатой и этими отпускными. Соответственно, с разницы начисляются и уплачиваются НДФЛ и взносы.

Работодатель оплатил работнику проезд из отпуска на работу: что с НДФЛ и взносами

Логично предположить, что если руководство по своей инициативе срочно вызывает отдыхающего сотрудника на работу, то оно и оплатит ему дорогу (либо компенсирует эти затраты). И никакой экономической выгоды, а значит, и дохода в этом случае у работника не возникает.

Однако Минфин так не считает. Он говорит, что ни в ТК РФ, ни где-либо еще нет положений, обязывающих работодателя возмещать работнику стоимость проезда от места проведения отпуска до места работы и обратно в случае отзыва из отпуска. А значит, оплату проезда из прерванного отпуска надо обложить НДФЛПисьмо Минфина от 20.10.2017 № 03-04-06/68852. Следуя этой логике, проверяющие также наверняка потребуют начислить взносы на такую оплату.

Другое дело, если работник отзывается из отпуска, чтобы прямо с курорта поехать в командировку. В этом случае при оплате ему расходов на проезд налогооблагаемого дохода у него не возникает (и неважно, куда он вернется из командировки — к месту работы или снова к месту отпускаПисьма Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546, от 16.10.2015 № 03-04-06/59443, от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545 (п. 1)).

О взносах здесь тоже речи не может быть, ведь налицо командировочные расходып. 2 ст. 422 НК РФ.

* * *

В заключение хотим напомнить, что при предоставлении работнику неиспользованной части отпуска в другое время отпускные надо рассчитать зановост. 139 ТК РФ.

Ведь это будет новый отпуск, а не продолжение уже предоставленного.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Отпуска»:

2020 г.

2019 г.

  1. И снова об учебных отпусках, № 9
  2. Вопросы по отпускному резерву, № 4 Вывод КС: отпуска не горят, № 4
  3. В отпуск по порядку запишись!, № 23 Такой многоликий отгул, № 23
  4. Отпуска: делим, продлеваем, оформляем, № 16