Командировочные в 2018 году

Вопросы возникают из-за того, что размер суточных расходов и порядок их выплаты нормативными актами не урегулированы. Инструкция № 59, в которой прописаны данные моменты, не распространяется на хозрасчетные предприятия с 11.04.2011. Поэтому предприятия должны определять размер суточных расходов и порядок их выплаты в собственном положении о командировках, утвержденном руководителем предприятия.

Установлен ли минимальный размер суточных расходов для командировок по Украине?

Конкретный размер суточных расходов за дни командировки по Украине установлен только для работников предприятия, учреждения и организации, которая полностью или частично содержится (финансируется) за счет бюджетных средств. Он определен в приложении 1 к Постановлению № 98 в размере 60 грн.

Для хозрасчетных предприятий нет никаких ограничений. Но, по мнению Минсоцполитики, не стоит устанавливать размер суточных расходов по Украине менее 60 грн (письмо Минсоцполитики от 21.12.2016 г. № 1732/0/101-16/28).

Определены ли для хозрасчетных предприятий ограничения максимального размера суточных для командировок по Украине?

Нет, нормативно-правовыми актами не установлен максимальный размер «украинских» суточных. Однако пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ определен необлагаемый размер суточных: в 2019 году – 417,30 грн. То есть хозрасчетное предприятие может установить размер суточных расходов для командировок по Украине даже 800 грн, но сумма превышения (800 грн — 417,30 грн = 382,70 грн) подлежит обложению НДФЛ и военным сбором на основании пп. 164.2.11 НКУ. Ведь согласно пп. 165.1.11 НКУ не включаются в общий налогооблагаемый доход средства, полученные налогоплательщиком на командировку или под отчет, рассчитанные в соответствии с п. 170.9 НКУ.

Как и каким документом устанавливается размер суточных за дни командировки на хозрасчетном предприятии?

Размер суточных расходов для командировок устанавливается руководителем предприятия в положении о командировках, в отдельном приказе или приказе о направлении работника в командировку (если работники редко отбывают в командировку).

ГФС и Минфин предписывают при разработке положения о командировках за основу брать нормы Инструкции № 59. В частности, абз. 2 п. 15 разд. І настоящей Инструкции содержит следующую норму: суточные расходы возмещаются в единой сумме независимо от статуса населенного пункта.

Итак, для хозрасчетных предприятий нормативно не определен порядок установления размера суточных расходов. Однако стоит помнить, что суточные расходы предназначены для обеспечения питания и других личных потребностей для откомандированного работника, связанных с командировкой. Поэтому удивительно будет выглядеть, если разным категориям работников будут установлены разные размеры суточных расходов.

Считается ли сумма превышения суточных расходов над размером, установленным пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ, излишне израсходованными средствами?

Излишне израсходованными средствами считаются суммы, полученные на командировку или под отчет, не возвращенные в установленные пп. 170.9.2 – 170.9.3 НКУ сроки. Поэтому сложно сумму превышения суточных расходов однозначно назвать излишне израсходованными средствами. Так как сумма суточных расходов определяется руководителем предприятия и не подлежит возврату работником. Поэтому сумма превышения суточных расходов не вписывается в определение «излишне израсходованных расходов».

Тем не менее ГФС еще недавно настаивала, что сумма сверхурочных суточных должна облагаться в таком же порядке, как и излишне израсходованные средства. То есть база обложения НДФЛ определяется с учетом неденежного коэффициента из п. 164.5 НКУ. Как объясняла ГФС, это нужно для того, чтобы налоговый агент мог уплатить НДФЛ исключительно за счет данного дохода (см., в частности, ИНК ГФСУ от 17.05.2017 г. № 232/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

На данный момент есть действующее разъяснение из категории 103.02 раздела «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua), где говорится о том, что:

• сумма превышения суточных над установленной нормой облагается как дополнительное благо;

• доход, полученный налогоплательщиком как дополнительное благо (сумма увеличения размера суточных командировочных расходов сверх установленных норм), отражается в налоговом расчете по форме № 1ДФ под признаком дохода «118».

Учитывая это разъяснение, можно сделать вывод, что сверхурочные суточные являются дополнительным благом в денежной форме, следовательно нет оснований применять неденежный коэффициент. Но трудно понять позицию ГФС касательно отражения дополнительного блага с признаком дохода «118». Ведь с этим признаком показывается сумма излишне израсходованных средств, полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, размер которой исчисляется в соответствии с п. 170.9 НКУ, то есть доходы, облагаемые на основании пп. 164.2.11 НКУ.

Сумма превышения необлагаемого размера суточных расходов облагается и военным сбором, но без применения указанного коэффициента.

Условие:

Предприятие установило сумму суточных расходов в пределах Украины в размере 500 грн, работник находился в командировке 4 дня.

За 4 дня командировки суточные расходы составляют: 500 грн х 4 дня = 2000 грн.

Сумма превышения равна: 2000 грн — (417,30 грн х 4) = 330,80 грн.

Решение:

Вариант 1. Если рассматривать сумму превышения суточных расходов как дополнительное благо

Сумма НДФЛ с превышения: 330,80 грн х 18 % = 59,54 грн.

Сумма военного сбора: 330,80 грн х 1,5 % = 4,96 грн.

В разд. І формы № 1ДФ сумма превышения (330,80 грн) отражается в гр. 3а и 3 с признаком дохода «126», а сумма удержанного и перечисленного НДФЛ (59,54 грн) – в гр. 4а и 4. В разд. І формы № 1ДФ сумма превышения (330,80 грн) включается в общую сумму гр. 3 и 3а, а сумма удержанного и перечисленного военного сбора (4,96 грн) отражается в разд. ІІ.

Вариант 2. Если рассматривать сумму превышения суточных расходов как излишне израсходованные средства

База обложения НДФЛ с применением неденежного коэффициента: 330,80 грн х 1,219512 = 403,41 грн.

Сумма НДФЛ с превышения: 403,41 грн х 18 % = 72,61 грн.

Сумма военного сбора: 403,41 грн х 1,5 % = 6,05 грн.

В разд. І формы № 1ДФ сумма превышения (403,41 грн) отражается в гр. 3а и 3 с признаком дохода «118», а сумма удержанного и перечисленного НДФЛ (72,61 грн) – в гр. 4а и 4. В разд. І формы № 1ДФ сумма превышения (403,41 грн) включается в общую сумму гр. 3 и 3а, а сумма удержанного и перечисленного военного сбора (6,05 грн) отражается в разд. ІІ.

Итак, остается только вспомнить, что имели в виду налоговики, соединив вид доходов «дополнительное благо» с несовместимым признаком доходов «118». Скорее всего, они будут склоняться ко второму варианту, который предусматривает применение неденежного коэффициента. Поэтому предприятию следует обратиться в ГФС за индивидуальной налоговой консультацией по этому поводу.

Также на данную тему читайте статью «Суточные расходы для командировок по Украине: нюансы выплаты».

Шаг 1. Оформляем командировку

Порядок оформления командировок в 2018 году закрепите в положении о командировках. Это будет своеобразной инструкцией для работников и бухгалтера по командировкам в 2018 году. В ней пропишите порядок документального оформления командировок в компании, сроки поездки, новые правила учета расходов на командировки сотрудников, порядок оплаты поездок и гарантии, которые предоставляете работникам.

Основание для направления работника в служебную поездку – решение директора о направлении в командировку. Документ можно оформить в произвольном виде или по унифицированной форме Т-9 или Т-9а (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Это надо сделать до того, как отправили сотрудника в командировку.

Шаг 2. Оплачиваем командировку

Штатному сотруднику, которого направили в служебную командировку, организация в 2018 году должна возместить:

  • оплату проезда;
  • расходы на наем жилья;
  • суточные;
  • другие расходы, которые сотрудник произвел с разрешения руководителя.

Командировочные и иные аналогичные расходы возмещают в порядке, который установили в коллективном договоре или другом локальном акте организации (ст. 168 ТК РФ). Порядок для разных сотрудников может быть разным. К примеру, он может зависеть от должности работника, стажа, квалификации или отдела (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

Как оформить командировочные расходы (нормы и порядок возмещения затрат) компания решает самостоятельно, причем в 2018 году можно применять порядок 2017 года (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

В законодательстве есть нормы только для суточных. И то только в части НДФЛ и взносов. Так, чтобы с суточных не считать налог и взносы, на поездки по России на день надо выдавать по 700 руб., а для заграничных поездок по 2500 руб. Если выплачиваете больше, то с разницы придется удержать НДФЛ и заплатить взносы. В остальном загранкомандировки и поездки внутри страны оформляем и оплачиваем одинаково как в 2017, так и в 2018 году.

Подтверждением командировочных расходов будет авансовый отчет сотрудника. К нему он в 2017 – 2018 году прикладывает документы на его затраты на командировки.

За время командировки за штатным сотрудником сохраняют средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Его платят за все дни работы сотрудника по графику для этого работника. В том числе за дни, когда командировочный был в пути или вынужденно задержался (п. 9 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Шаг 3. Учитываем расходы по командировке

Чтобы списать расходы на командировку в 2018 году, составляют авансовый отчет. Для этого командированный работник должен представить все первичные документы, которые подтверждают расходы. Сдать документы и остаток денег надо в течение трех рабочих дней (подп. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Учет командированных расходов чиновники закрепили в статье 264 Налогового кодекса. Обычно в затраты входят суточные, затраты на проезд и оплата проживания (ст. 168 ТК РФ). Рассмотрим налогообложение командировочных расходов в 2018 году подробнее.

Суточные

Суточные выплачивают за каждый день нахождения в командировки. Ее дату начала и окончания можно определить по проездным билетам. Причем требовать документы, которые бы подтверждали трату суточных, не надо.

Если работник едет на машине, которая принадлежит ему на праве собственности или которую взял в аренду, то нужна еще служебная записка. Она понадобится и при поездке на служебном авто.

Составленный документ прикладывают к авансовому отчету. А для подтверждения расходов на бензин используйте чеки АЗС и путевые листы.

В командировки могут направляться работники, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем

27.06.2018Российский налоговый портал

Мы расскажем в нашей статье о тех правилах оформления командировок, которые действуют в 2018 году. Объясним, какие документы следует оформить и какой размер суточных вправе выплатить компания (предприниматель – работодатель), отправляя своего сотрудника в командировку.

Командировочные удостоверения

Такой вид документа, как командировочное удостоверение, был упразднен еще в 2015 году. Отменена обязанность составления служебного задания, в котором мы ранее описывали цель командировки.

Если быть точным, то отменена обязанность, а вот само право оформлять вышеперечисленные документы, никто не отменял. Поэтому, если работодатель считает, что ему необходим такой документ, то он вправе его составить.

Суточные

Каждая компания вправе установить свой размер суточных. Как правило, условие выдачи и размер суточных оговаривается в коллективном трудовом договоре. Но при этом следует помнить, что на основании статьи 217 НК РФ, максимальный размер суточных, с которых не начисляется НДФЛ, составляет:

1) для командировок по России – 700 рублей,

2) для зарубежных командировок – 2500 рублей.

Как отмечено в пункте 3 статьи 217 НК РФ, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Порядок оформления командировочных

Давайте представим данные в таблице, чтобы было удобно смотреть…

Командировка по России

Зарубежная командировка

Основание для командировки

Письменное распоряжение руководителя компании

Письменное распоряжение руководителя компании

Дата начала командировки

Дата отъезда, которая стоит на проездном документе

Дата штампа о пересечении границы России

Дата окончания командировки

Дата прибытия, которая указана на проездном документе

Дата, предшествующая дате штампа о пересечении границы РФ

Суточные

700 рублей

2500 рублей

Документы

Авансовый отчет, проездные документы, документы о проживании

Авансовый отчет, проездные документы, документы о проживании

Что такое служебная записка и когда она нужна?

Как указано в пункте 7 Положения о командировках, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 (ред. от 29.07.2015 г.), при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Дополнительные компенсации при зарубежной командировке

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Авансовый отчет – срок представления

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

– авансовый отчет;

– документы о найме жилого помещения;

– документы о фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Когда выходить на работу из командировки?

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Подписка Разместить:

СЛУЖЕБНАЯ КОМАНДИРОВКА ПО ПРАВИЛАМ КОНТРАКТНОЙ СИСТЕМЫ

О.Л. Лобанова,
консультант по управлению закупками Академии промышленного менеджмента им. Н.П. Пастухова, г. Ярославль

Направление работодателем сотрудников в служебные командировки — одно из необходимых условий осуществления финансово-хозяйственной деятельности любого учреждения. Порядок командирования несложен и, как правило, относится к компетенции отдела кадров. Однако, поскольку нередко учреждение самостоятельно организует оплату проезда, проживания и ряда других услуг для своих работников, становится актуальным соблюдение требований контрактной системы закупок, особенно в части приобретения билетов и их возврата.

Варианты приобретения

В настоящее время порядок направления и оплаты расходов, связанных с направлением работника в командировку, необходимо рассматривать с точки зрения двух законодательств: трудового и закупочного. Как правило, порядок командирования в каждом учреждении определяется локальным актом, в котором конкретизируются действия всех заинтересованных лиц. При этом учреждение, прежде всего, должно определиться с вариантом обеспечения работника проездными документами. Таких вариантов три.
Первый вариант — традиционный, с точки зрения действия трудового законодательства это выдача работникам денежных средств под отчет для самостоятельного приобретения ими билетов. В данной ситуации такие расходы относятся к категории компенсационных, то есть работодатель обязан конкретному работнику возместить понесенные им расходы, связанные с исполнением служебных обязанностей во время нахождения в служебной командировке. И в данной ситуации указанные расходы не подпадают под действие ни Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ о контрактной системе (далее — Закон № 44-ФЗ), ни Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ о закупках (далее — Закон № 223-ФЗ). Возмещение работникам в денежной форме командировочных расходов не является закупкой и, соответственно, не подлежит включению в план закупок и план-график закупок, в реестр контрактов. Данная позиция неоднократно подтверждалась и разъяснительными письмами Минэкономразвития России <*>.

<*> Письма Минэкономразвития России от 23.11.2016 № Д28и-3103, от 07.09.2016 № Д28и-2435, от 15.06.2016 № Д28и-1506, от 01.07.2016 № ОГ-Д28-8113 и т. п.
Второй вариант — приобретение проездных билетов через транспортные агентства с последующей выдачей бланков билетов на руки работнику.
Третий вариант — приобретение проездных билетов непосредственно у перевозчика (-ов).
В последних двух вариантах учреждение вынуждено соблюдать требования закупочного законодательства, так как речь идет о закупке либо товара, либо услуг.

Какими документами подтвердить авансовый отчет по командировке

По роду профессиональной деятельности каждый пятый работник уезжает в командировки, которые оплачиваются работодателем и учитываются в бухгалтерском учете на основании документов. Ниже даны ответы на важные вопросы: какие затраты возмещаются работодателем, какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов, как оплатить суточные без документов.

1. Типы командировочных расходов

2. Как правильно отразить порядок

3. Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов:

3.1. как подтвердить расходы на проезд в командировку

3.2.документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья

3.3. какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

3.4. каким документом подтвердить командировочные расходы на прочие нужды сотрудника

3.5. зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета

4. Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов.

Организация командировки

В России организация командировок регламентируется ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (от 13.10.2008 г. №749).

Различают следующие типы командировочных расходов:

  • на проезд – платежи за общественный транспорт, плата за проездной билет и выдачу в поезде постельного белья;
  • на бронирование и аренду жилья в месте командировки или остановки;
  • личные затраты (суточные) – на еду и персональные потребности работника;
  • иные затраты на телефон, интернет, банковские и другие услуги.

При командировке за границу работодатель также оплачивает:

  • госпошлину при оформлении загранпаспорта или визы;
  • консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за въезд или перевозку автомобиля;
  • оплата медицинского страхования;
  • прочие необходимые платежи.

Как правильно отразить порядок командировок

Процедура и суммы возврата командировочных расходов регламентируются нормативными актами фирмы (ст. 168 ТК РФ). Работодатель указывает здесь точную сумму выплат, правила исчисления и подтверждение командировочных расходов, обосновывающие документы, перечисляются затраты, подлежащих возмещению.

Важно отметить, что не все подряд затраты обоснованы. Следовательно, в список командировочных затрат лучше не вписывать:

  • оплата сервиса в барах и ресторанах;
  • платежи за услуги зала официальных лиц и делегаций в аэропортах;
  • затраты на пользование услуг сторонних организаций.

Так подобные расходы не снижают сумму доходов при расчете налоговой базы налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов

После приезда из командировки специалист обязан за три рабочих дня сдать авансовый отчет по стандартной форме, указав здесь затраты за период отъезда, и документы для оплаты командировочных расходов.

В зависимости от вида затрат на служебную поездку сотрудник предоставляет документальное доказательство. Как подтвердить расходы на проезд в командировку:

  1. При выезде на транспорте общего пользования (самолет, поезд), на автобусе, троллейбусе, легковом либо грузовом автомобиле, речном и морском судне предоставляется билет; багажная квитанция при сдаче вещей, посадочный талон, купон или распечатка электронного билета;
  1. Служебную поездку на собственном или служебном автомобиле подтвердит путевой лист, маршрутный лист (при не указании в путевом листе места следования), кассовые документы (чек, счет, квитанция, служебная записка;
  1. При проезде на такси сдается кассовый чек, квитанция, заказ-наряд;
  1. При поездке на транспорте организации, которая оказывает услуги по договору: договор об оказании транспортных услуг, акт приема передачи, счет- фактура и платежное поручение.

При покупке электронного билета на железнодорожный транспорт сотрудник предъявляет для отчета контрольный купон, а электронного билета на самолет — маршрутную квитанцию авиабилета и посадочный талон. Оплата покупки билета банковской картой не требует подтверждения выпиской банка.

Документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья подразделяются от сдачи в аренду номера в гостинице или квартиры. Так аренду гостиницы специалист подтвердит, приложив к отчету квитанцию, чек, счет, талон либо договор об оказании услуг по аренде номера. Важно, чтоб в документе были указаны данные арендодателя, работника, сроках и цене сдачи.

В случае, пребывания в период отъезда на съемном жилье, работник предоставляет договор найма либо аренды квартиры, доказав оплату распиской арендодателя.

Какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

Суточные затраты – это персональные расходы работника (например, питание). Но когда командировка один день, то суточные не начисляются. Суммы к уплате суточных при служебной поездке по России — 700 рублей, при зарубежной – 2500 рублей (п.3ст.217 НК РФ). Если потрачена сумма больше лимита, то разница облагается НДФЛ.

Каким документом подтвердить командировочные расходы на прочие нужды сотрудника. Подтверждением иных затрат в командировке послужат чеки, квитанции или счета об уплате телефона, интернета, банковских, курьерских или почтовых услуг.

Зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета. Подобные поездки подтверждаются теми же платежными документами, что и по России. Так как для заграничной командировки требуется заграничный паспорт, то при его оформлении сотрудником, работодатель возмещает оплату госпошлины. Также расходы в поездке за рубеж подтверждают выписки банка по конвертации валюты. При оплате затрат по обмену бухгалтерия фирмы учитывает курс валюты на момент снятия наличных.

Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов

При отсутствии документальных доказательств бухгалтерия не зачислит командировочные к общим расходам для исчисления налога на прибыль. Но установить период командировки, можно приложив счет гостиницы, с указанием количества дней пребывания. Либо сотрудником составляется служебка для подтверждения командировки при утере билета.

Подводя итоги, важно отметить, что документы, подтверждающие командировочные расходы и правила их оформления указаны в нормативной документации фирмы. В период трех рабочих дней по приезду работник сдает подтверждающие документы для авансового отчета по командировке, помимо суточных. Все доказанные затраты подлежат возмещению за счет средств организации.