Копия доверенности на представителя

Требования законодательства РФ к правильному оформлению доверенностей и первичных документов бухгалтерского учёта

В связи с периодически возникающим недопониманием между ООО «РАДИАНТ» и некоторыми нашими уважаемыми клиентами по поводу требований, предъявляемых законодательством РФ к правильному документальному оформлению подтверждения факта отгрузки товара со склада поставщика, мы вынуждены еще раз разъяснить текущим и будущим бизнес партнёрам ООО «Радиант» нашу принципиальную позицию в отношении документов, которые необходимо иметь покупателю или его представителю для получения товара.

Данная позиция проистекает как из требований российского законодательства, так и из стандартной бизнес практики, сложившейся в России, а также из желания минимизировать бизнес риски нашей компании. Логично, что при совершении любой сделки купли-продажи товара между двумя контрагентами необходимо документально подтвердить сам факт передачи товара, ведь при передаче товара происходит и переход прав собственности на товар и выполнение обязательств перед покупателем. Кроме того, необходимо подтвердить, что товар передан именно покупателю или его законному уполномоченному представителю, а не просто постороннему лицу.

Факт получения товарно-материальных ценностей может быть удостоверен путём подписания Товарной накладной по форме ТОРГ-12, в которой представитель покупателя ставит свою подпись, разборчивую расшифровку подписи, указывает свою должность и скрепляет свою подпись печатью организации Покупателя. Однако далеко не всегда у представителя покупателя есть с собой печать организации или доступ к ней (что, в общем-то, естественно). В таком случае используется ДОВЕРЕННОСТЬ на получение товара, оформленная определённым образом и заверенная подписью руководителя организации. Такая доверенность прикладывается к экземпляру товарной накладной продавца, при этом в накладной обязательно требуется заполнить все необходимые реквизиты: номер и дату выдачи доверенности, разборчиво фамилию и должность представителя Покупателя, личную подпись представителя Покупателя. Кроме всего прочего, представитель покупателя должен иметь при себе общегражданский паспорт для идентификации личности, подтверждая, что он является именно тем лицом, которому была выписана доверенность.

ВАЖНО! Все вышеперечисленные документы должны быть предоставлены в ОРИГИНАЛЕ.

Ксерокопии, факсовые копии или электронные копии документов, в том числе цветные,

НЕ ДОПУСКАЮТСЯ!

Без вышеуказанных документов и соблюдения правил их оформления сделка не может быть признана совершённой, а факт сделки юридически удостоверенным. Отсутствие документального подтверждения передачи товара ведет к возникновению финансовых претензий в случае непоставки, порчи или утери товара, а также в случае умышленных мошеннических действий, связанных с получением товара неуполномоченными лицами и последующим его хищением. Кроме того, не доказанные документально сделки в случае налоговых проверок могут привести к серьёзным санкциям со стороны Федеральной Налоговой Службы РФ (штрафы, доначисление НДС и т.д.), что нанесёт значительный финансовый ущерб и продавцу и покупателю.

Таким образом, наличие оригиналов отгрузочных документов у поставщика является гарантией выполнения обязательств перед покупателем и выполняет роль расписки в получении товарно материальных ценностей. При отсутствии этих документов риски материального убытка Продавца возрастают многократно.

Вызывает удивление тот факт, что некоторые наши контрагенты просто не понимают необходимости и важности правильного оформления документов и не уделяют должного внимания наличию доверенностей на получение продукции у своих представителей, хотя это является общераспространённой бизнес практикой. В отдельных случаях у нас даже складывается мнение, что представители некоторых юридических лиц, участвующих в сделке, совершенно не заинтересованы в каких либо документах, что может косвенно указывать на фирму-однодневку или, как минимум, принижать статус компании контрагента, демонстрировать несерьёзность отношения Покупателя к ведению собственной бухгалтерской отчётности и документооборота.

Вдвойне удивительно, что получив от нашей компании обоснованный отказ в отгрузке продукции без соответствующих документов, такие контрагенты начинают конфликтовать, требовать отгрузки товара без доверенностей или по их копиям, вести себя крайне неадекватно. В совсем уж редких случаях представители подобных компаний пытаются впоследствии вообще отказаться от получения оплаченного товара, требуя возврата уплаченных средств. Заметим, что подобное просто невозможно в рамках ГК РФ по причине того, что оплатив товар Покупатель принял Адресную оферту с нашей стороны. И возврат каких либо средств возможен только по обоюдному соглашению сторон, после безусловного возмещения всех расходов, понесённых нашей компанией для выполнения взятых обязательств по данной оферте.

Чтобы не создавать подобных конфликтных ситуаций, ещё раз перечислим причины, по которым мы законно откажем Вам в отгрузке товара:

— Отсутствие документа, удостоверяющего личность;

— Отсутствие доверенности или оригинала печати организации покупателя;

— Неправильно оформленная доверенность на получение товара, в том числе доверенность с факсимиле подписи руководителя;

— Скан или копия доверенности, в том числе цветная копия;

Мы не принимаем объяснений в забывчивости, обещаний передать или переслать доверенность позже (как правило, такие обещания не выполняются). Мы не удовлетворим просьб принять скан копию доверенности или отпустить товар без доверенности и печати, а также не отгрузим товар лицу, не указанному в предъявленной доверенности или по доверенности, оформленной с грубыми нарушениями ГК РФ.

Исключений не допускается!

Просим проявлять понимание и взаимное уважение в отношении оформления наших совместных сделок согласно требованиям законодательства. Забывчивость или нерадивость Покупателя в отношении отгрузочных документов, отсутствие печати или Доверенности не должны впоследствии становиться головной болью Поставщика. Даже в случае, когда представитель Покупателя находится вдали от своего центрального офиса, всегда есть возможность отправить оригинал доверенности через экспресс почту или курьерскую компанию, затратив 300-400 рублей и получив оригинал доверенности в течение 1-3 суток.

ВАЖНО!!! Для того, чтобы ДОВЕРЕННОСТЬ имела юридическую силу, она должна быть оформлена в соответствии с определёнными требованиями. Доверенность может быть оформлена по форме М-2 (М-2а) или в произвольной письменной форме. В обязательном порядке документ должен содержать название ДОВЕРЕННОСТЬ, название организации, полные реквизиты организации, включая её юридический адрес.

Доверенность должна содержать ФИО и паспортные данные лица, которому выдана доверенность, а также указан объём его полномочий в отношении права получения товаров (какие именно, по какому счёту и т.д.). На доверенности должна стоять «живая» подпись руководителя организации Покупателя, с подробной расшифровкой должности, фамилии, имени и отчества лица, подписывающего доверенность от имени организации Покупателя.

Доверенность наряду с руководителем организации должна быть подписана Главным бухгалтером (при его наличии). На доверенности также должен стоять оригинал подписи доверенного лица, которая должна быть идентична подписи на накладных. Важнейшим аттрибутом доверенности должна быть дата её выдачи (день, месяц, год). Доверенность БЕЗ УКАЗАНИЯ ДАТЫ ВЫДАЧИ не считается документом и юридически ничтожна !!!

В доверенности должен быть указан срок действия доверенности. Доверенность без указания срока действия на основании п. 1 ст. 186 ГК РФ действительна в течение 1 года со дня выдачи. На доверенности должен быть «живой» оттиск печати компании Покупателя, который, в случае прикладывания доверенности к накладной, заменяет печать на накладной.

Отдельно отметим, что в настоящий момент не существует запрета на выдачу доверенности лицу, не являющемуся работником компании Покупателя. Таким образом, доверенность может быть выдана любому физическому лицу, которому Покупатель доверяет получение материальных ценностей для своей компании.

Возможные ошибки при оформлении доверенности:

1. Доверенность выдана более поздней датой, чем дата отгрузки продукции.

2. Доверенность выдана от имени организации, которая не является плательщиком по сделке.

3. Доверенность оформлена правильно, но на ней находится оттиск печати другой организации или печать организации отсутствует, видна не чётко или нанесена не с помощью печатного клише, а с помощью цветного принтера.

4. На доверенности отсутствует дата выдачи доверенности

5. На доверенности отсутствует подпись руководителя организации или стоит факсимиле подписи

6. Срок действия доверенности закончился на дату получения товара

Любая из этих причин будет являться основанием для отказа в отгрузке продукции.

Отдельно отметим, что теоретически печать на доверенности может и отсутствовать, так как с 2015 года юридические организации РФ получили право работать без печати. Но в таком случае юридическое лицо должно предоставить специальное уведомление из Налоговой инспекции о том, что оно работает без печати.

Дополнительно справочно сообщаем следующую информацию, собранную из определений Верховного Арбитражного Суда РФ по спорам между юридическими лицами, которая может быть Вам полезна:

1. Напомним, что по общему правилу в накладной на отгрузку товаров должны присутствовать как печать продавца, так и печать покупателя (п. 2.1.2 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5). Кроме того, печать получателя — это обязательный реквизит в самой форме товарной накладной (утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132).

2. Товарная накладная, не подписанная покупателем, а также подписанная неустановленными или неуполномоченными лицами, не является доказательством отгрузки (передачи) товара.

3. Доказательством передачи товара является товарная или товарно-транспортная накладная с подписью уполномоченного лица и печатью (штампом) покупателя.

4. Товарная накладная, которая подписана работником покупателя, не имеющим соответствующей доверенности, но имеет оттиск печати покупателя, является надлежащим доказательством передачи товара.

5. Акт приема-передачи товара, подписанный обеими сторонами с оттисками печатей обеих сторон, является надлежащим доказательством поставки товара.

6. Арбитражные Суды РФ отмечают, что подписанные Акты сверок расчетов без подтверждения первичными бухгалтерскими документами не являются надлежащими (достаточными) доказательствами наличия задолженности по поставке продукции.

7. Если Товарные накладные не содержат ссылки на доверенность, невозможно установить, оттиск печати какой организации проставлен на данных накладных или акты подписаны неизвестными лицами, то не представляется возможным установить факт получения товара Покупателем.

8. Передача товара признаётся недоказанной, если в накладных подписи и фамилии лиц, расписавшихся в получении товара, неразборчивы, не указано их должностное положение, доверенности на указанных лиц не представлены, отсутствует печать покупателя.

9. Подписание накладной лицом, должностное положение которого не указано и полномочия не подтверждены, в отсутствие расшифровки подписи, а также доверенности на получение товара, свидетельствуют о получении товара неизвестным физическим лицом, а не компанией Покупателем.

10. Товарная накладная, не подписанная покупателем, или подписанная неустановленными или не уполномоченными лицами, не является доказательством отгрузки (передачи) товара.

Зачем нужна копия доверенности и какую силу она имеет?

Нужно ли заверять копию доверенности?

Когда вы сталкиваетесь с тем, что вам необходим не только оригинал важного и нужного файла, назревает вопрос о том, нужно ли его дубликат утверждать. Ответ практически в любом случае – да, нужно.

На многих форумах мнения могут расходиться, но поверьте, лучше один раз поставить печать, чем в момент применения этого варианта вы будете искать подходящего вам нотариуса.
Заверение таких файлов в основном происходит у нотариуса. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» утверждает правила, согласно которым подтверждается документ, а это:

  • дата;
  • подпись и расшифровка ответственного лица;
  • печать;
  • слово «верно».

Способы подтверждения

Есть несколько способов подтвердить дубликат. Самый основной и популярный, это у нотариуса. Однако принимаются и иные виды доверенности.

Дубликат ее может сверить и административный персонал организации или администрация в судебном порядке. В данном случае это тоже будет являться правомерной доверенностью.

Какую силу имеет дубликат?

Проверенный нотариусом дубликат имеет ту же самую юридическую силу, что и основной экземпляр.

В серьезных и редких случаях возможен вариант, что тот, кому необходим документ, должен будет удостовериться в наличие оригинала. Но в основной документооборот пойдет тот вариант, который удобен владельцу.

Утвердить доверенность может и тот человек, которому был передан оригинал. Если эти документы не касаются личных данных (паспорта, свидетельства и т.д.), то заверить их может любой человек.

В каком случае нужен оригинал?

Оригинал доверенности на представителя нужен в случаях:

  • нотариального удостоверения;
  • при судебных разбирательствах;
  • в индивидуальных случаях, прописанных законодательством.

В остальных случаях, он вам не пригодится. Ведь именно для этого и делается нотариально заверенные листы, которые по праву имеют те же свойства, что и оригинал документа.

Особо частые случаи оформления доверенности встречаются в случаях с имуществом, а также в сфере бизнеса, когда необходимо делегировать часть обязанностей или полномочий на сотрудника, временно замещающего чью-либо позицию.

Заверят ли иностранный документ?

Да, заверить иностранный вариант возможно. Но для этого, необходимо «провести» ее на территории той страны, где вы хотите его использовать.

  1. Во-первых, ее обязательно нужно перевести на язык той страны, в которой вы хотите ее использовать.
  2. Во-вторых, проверить подлинность документа.
  3. В-третьих, отправить документ в консульство.

Если соблюдать все правила, о которых вам скажет нотариус, и поэтапно выполнять их, то проблем с тем, чтобы заверить иностранный образец, у вас не возникнет. Об этом вам также сообщат в любой административном органе, или же ваш нотариус или юрист.

Для того, чтобы доверенность имела силу, нужно ее грамотно составить. Читайте о том, как оформить документ на квартиру, на автомобиль, на право подписи, на получение ТМЦ, пенсии, товара, а также на представление интересов.

В этой статье были рассмотрены одни из самых частых вопросов, задаваемых при таких случаях, когда необходимо придать дубликату доверенности соответствующую юридическую силу.

Добавлено в закладки: 0

Доверенностью называется удостоверение полномочий представителя совершать юридические акты в интересах доверителя. Документ — доверенность на представителя оформляется в письменном виде с соблюдением всех требований, утвержденных ГК РФ. Унифицированный шаблон можно использовать в качестве основы при составлении документа. Однако, в каждом конкретном случае будут свои особенности в зависимости от характера совершаемых юридических действий.

Общие сведения

Выдать доверенность может любой субъект гражданского права: гражданин старше 18 лет, организация (со статусом правоспособной) и муниципальное образование. Будьте осторожны, при составления документа, если вам предлагают какой-то общий шаблон. Для каждого случая используется определенный тип доверенности. Предварительно ознакомьтесь с особенностями составления каждого типа, иначе акт может потерять свою силу.

Выступать поверенным может физическое лицо, достигшее восемнадцати лет или организация. Для наделения его полномочиями, требуется подписать акт доверенности на представителя и определить права и полномочия, которыми необходимо его наделить. Документ может быть выдан сразу нескольким лицам. Когда в нем нет никаких указаний, что они должны действовать совместно, каждое доверенное лицо может представлять интересы или выполнять функции вне зависимости желания других. А в случае исключения из доверенности одного представителя, полномочия остальных остаются действительными.

Как правильно составить

Составляя доверенность, нужно учитывать законодательство Российской Федерации. Обратимся к статьям 182 — 188 Гражданского кодекса, которые регламентируют правила. Статья 182 посвящена вопросам представительства. В отличие от редакции 2013 года, сейчас сделки, совершенные доверенным лицом от имени представляемого в отношении самого себя, не признаются недействительными автоматически, а считаются оспоримыми в суде.

В зависимости от юридических действий, на которые уполномочен поверенный, выделяют три варианта доверенности:

  • разовая. Выдается на совершение одного действия. К примеру, однократное получение денежной суммы от имени представляемого;
  • специальная. Позволяет выполнять несколько однородных действий. Например, запрашивать на предоставление необходимых документов для доверителя в государственных или частных инстанциях;
  • генеральная. Нотариально удостоверенный акт с широким спектром полномочий. Например, правомерное представительство для совершение сделок с недвижимостью.

Когда определен вид документа, выбирается необходимая схема доверенности на представителя.

Бланк доверенности на представителя

Выбирая бланк доверенности на представителя, нужно четко знать, какие функции будет выполнять поверенный от имени доверителя. На право заключить договор будет одна доверенность, а на представительство в суде — другая. И все же стоит придерживаться традиционной структуры, состоящая из следующих пунктов:

  • название документа;
  • дата;
  • наименование муниципального образования РФ;
  • данные представляемого (реквизиты физического или юридического лица);
  • реквизиты представителя;
  • перечень полномочий представителя;
  • срок действия документа;
  • подписи сторон.

Обратите внимание на срок, в течение которого действительна эта бумага и уполномоченное лицо. Срок может быть ограничен законодательством РФ. А если вы по каким-то причинам не указали даты, то акт действителен в течение одного года. Отсчитайте ровно двенадцать месяцев от даты подписания – это и будет число, когда докумкент потеряет свою силу.

Стандартная форма доверенности на представителя выглядит так. Чтобы упростить себе задачу по составлению документа, можно скачать бланк доверенности на представителя здесь и заполнить его с учетом специфики своей ситуации.

Как правильно заполнить

Заполняя доверенность, следует учесть, что ошибки в документе не допустимы. Также нежелательны исправления и опечатки. Если избежать исправлений не удалось, необходимо оформить их по правилам: с отметкой «Исправленному верить» и подписями/печатями сторон. Дату документа стоит записать не числом, а прописью, чтобы впоследствии избежать разночтений. Заключительный лист доверенности на представителя должен обязательно быть подписан представляемым лицом, представителем, а также в необходимых случаях — нотариусом или руководителем организации.

Образец доверенности на представителя

Во избежание ошибок в документе лучше всего найти образец, заполненный юридически грамотно. Показательный пример поможет заполнить документ без труда с первого раза. Скачать образец доверенности на представителя можно здесь, а затем распечатать его на принтере. Печатным вариантом можно воспользоваться, даже если заполнять бумаги придется не в офисе.

На что обратить внимание

При составлении акта доверенности на представителя необходимо указывать срок действия документа. Доверитель может выдать доверенность на любой период. Когда конечная дата в документе не проставлена, доверенность действует в течение одного года с даты ее подписания.

Следует знать, что акт лишен юридической силы без указания даты и подписи каждой из сторон. Если скачать документ в виде готового бланка, то шанс упустить важные моменты при составлении документа будет минимальным.

каз Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X
«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями,
учреждениями и организациями копий документов, касающихся
прав граждан»
Президиум Верховного Совета СССР постановляет:
1. Установить, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
2. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.
3. Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, комсомольского, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается.
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
4. Заявления о выдаче копий документов и свидетельствовании верности копий документов рассматриваются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» (Ведомости Верховного Совета СССР, 1968 г., N 17, ст. 144; 1980 г., N 11, ст. 192).
5. Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в порядке, установленном настоящим Указом.
6. Признать утратившим силу Постановление ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937 года «Об упорядочении засвидетельствования копии с документа, касающегося личных прав и интересов гражданина» (СЗ СССР, 1937 г., N 37, ст. 149).

Мы не рабы. Рабы немы.