★KPI: как рассчитывать и назначать
Скачайте полезные документы:
Матрица KPI специалиста по продажамСкачайте образец заполненияМатрица KPI специалиста по подбору персоналаИспользуйте образец в работеДолжностная инструкция менеджера по закупкамСкачайте готовый образец
Содержание
Что учесть, устанавливая KPI отдела закупок
Система ключевых показателей эффективности KPI (от англ. Key Performance Indicators) позволяет объективно оценить деятельность предприятия, его подразделений и каждого из сотрудников. Если мы говорим о менеджере по закупкам, основная его функция — обеспечивать предприятия нужными материально-техническими ресурсами: нужного качества в необходимом количестве в установленные сроки по минимальным ценам.
Но при этом состав KPI закупщика будет совершенно разным. Он зависит от того, чем занимается предприятие. Функционал снабженцев, работающих в государственных компаниях, торговых или промышленных предприятиях будет разным.
|
Тип предприятия |
Стратегические цели отдела закупок |
|
Производственные компании |
Закупка материалов, сырья, оборудования и комплектующих нужного качества по минимальным ценам с целью снижения себестоимости производимой продукции |
|
Государственные и муниципальные предприятия |
Своевременное обеспечение потребностей государственных и муниципальных компаний с использованием электронных торговых площадок |
|
Торговые предприятия |
Перепродажа товаров по более высокой цене. Основные задачи менеджеров:
|
Должностная инструкция менеджера по закупкам
Смотреть документ
Если систему KPI отдела закупок сформируют с учетом этих особенностей, ее внедрение позволить решить важные задачи:
- Повысит мотивацию персонала за счет повышения уровня исполнения установленных показателей эффективности.
- Поставит четкие приоритеты и задачи, понятные персоналу путей и способов их достижения.
- Установит постоянный контроль и мониторинг работы на любом этапе, возможность предупреждения форс-мажорных ситуаций, а не устранение их последствий.
- Повысит качество кадров, привлечет высококлассных специалистов за счет установления справедливой оплаты труда в зависимости от персональных достижений каждого работника.
- Снизит затраты и повысит производительность труда.
Эксперт журнала «Директор по персоналу» подскажет, как обучить менеджеров по продажам без бюджета
Как установить KPI для менеджера по закупкам: 3 главных правила
Придерживайтесь 3 общих правил, устанавливая KPI отдела закупок:
Правило №1. Используйте измеримые и достижимые показатели KPI. Рассчитывайте их по понятным формулам или четким критериям.
Правило №2. Ограничьте количество показателей KPI, чтобы менеджер мог отслеживать их динамику в процессе свой деятельности. Оптимальное количество 4-5 показателей.
Правило №3. Корректируйте состав показателей в зависимости от сезонного фактора, реалий и тенденций рынка.
Пример KPI для менеджера по закупкам
В таблице мы привели показатели KPI для менеджера по закупкам в торговой или производственной компании, которые можно измерить в количественном выражении.
|
Показатель KPI |
Формула расчета |
Норматив |
|
Наличие ассортимента на складах компании относительно плана |
(А факт. / А план) * 100, где А факт — ассортимент продукции, фактически имеющийся на складе, А план — запланированный ассортимент продукции |
100 % |
|
Коэффициент оборачиваемости продукции |
(ООП / СОО), где ООП — общий объем продаж за период, СОО — средний объем остатков за этот же период |
|
|
Прибыльность продаж (рентабельность продаж по чистой прибыли) |
ЧП / В, где ЧП — чистая прибыль, В — выручка |
|
|
Процент заполнения имеющихся площадей |
(Е скл. / Е зап.), где Е скл. — емкость склада, Е зап. — заполненная площадь |
Устанавливается в конкретном случае |
|
Процент непроданных (неиспользованных) позиций |
(П з / П нп) * 100, где П з – закупленные позиции, П нп – непроданные позиции |
100 % |
|
Выполнение плана продаж |
Коэффициент 0 при выполнении плана на 50%, 0,5 — при выполнении на 80%, 1 — при выполнении плана на 100 %, 1,5 — при перевыполнении плана на 120% |
Часть показателей KPI для менеджера по закупкам могут быть качественными. Их определяют либо как допустимый процент выполнения, либо как наличие/отсутствие. К таким показателям, например, относят:
- своевременность размещения заказов на поставку товаров или материалов по графику;
- качество формирования складских запасов;
- своевременность расчетов с поставщиками;
- своевременное обеспечение 90% поставок по заявкам отдела продаж;
- отслеживание конъюнктуры рынка, сравнение цен с конкурирующими предприятиями.
Эксперты «Системы Кадры» подскажут. как правильно разработать и внедрить систему ключевых показателей эффективности в организации. В материале вы также найдете пример расчета зарплаты менеджера по продажам на основании KPI.
Как использовать KPI в госзакупках
Отдел закупок или снабжения в государственном учреждении занимается:
- операционным и техническим обеспечением тендеров;
- организацией документооборота;
- выработкой требований к срокам и качеству поставок, логистических критериев.
Показатели KPI для менеджеров, работающих в госзакупках, будут связаны:
- с планированием заказов;
- с проведением тендерных торгов;
- с конкурсным выбором поставщиков;
- с заключением договоров с поставщиками и контролем их выполнения;
- с управлением складскими операциями;
- с управлением логистикой.
Для руководителя отдела закупок государственной корпорации в число KPI включите контроль, анализ и оптимизацию процессов, связанных с проведением тендеров.
К другим показателям, по которым оценивают закупочную деятельность государственного учреждения, относят:
- количество корректировок, внесенных в план-график госзакупок;
- количество успешно проведенных тендеров;
- соотношение несостоявшихся тендеров к общему количеству конкурентных закупок;
- сумма среднего закупочного чека;
- объем закупок;
- количество новых поставщиков, привлеченных за период;
- количество постоянных поставщиков и пр.
Выводы
Выбор KPI для менеджера по закупкам зависит от сферы деятельности организации и стратегических целей, которые при этом ставятся перед отделом закупок. Для оценки эффективности менеджера по закупкам используйте как количественные, так и качественные показатели KPI. Важно, чтобы критерии оценки были понятны исполнителям и достижимы.