Личный состав

Условно весь объем кадровой документации можно разбить на три больших блока:
– обязательные документы для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы.
– документы носящие, рекомендательный характер. Это, как правило, документы, служащие для оптимизации работы с кадрами. Здесь необходимо иметь в виду, что документы, которые носят рекомендательный характер, при определенных обстоятельствах, переходят в раздел «Обязательных для ведения». Примером может служить положение по оплате труда и премировании сотрудников. То есть, если в организации система оплаты труда основывается только на выплате определенных окладов (прописанных в штатном расписании и трудовом договоре), то это положение не обязательно к ведению в данной организации. Но если в компании существует прецеденты выплаты премиальных, доплат, компенсации и др., то без ведения положения по оплате труда и премировании сотрудников работодатель будет нарушать требования трудового законодательства о запрете дискриминации в сфере оплаты труда. Здесь же можно привести в качестве примера коллективный договор, который обязательным не является, но если со стороны работников поступит инициатива к его заключению, работодатель не вправе отказать сотрудникам, и тогда данный документ будет обязательным для заключения в данной организации.
– зависящие от специфики конкретной компании. Соответственно, исходя из этой специфики становящиеся обязательными для оформления и ведения в данной организации. В большей степени это относиться к законодательству в сфере охраны труда. Если в организации есть профессии, относящиеся по законодательству к работе во вредных условиях, то для данной компании становится обязательным разработка дополнительных инструкций, прохождения инструктажа, медосмотров и много другого, что соответственно получает свое отражение в кадровых документах.
Кроме этого документация в кадровой службе может быть условно разделена на следующие подвиды, в зависимости от специфики того или иного документа:
– внутренние локальные нормативные акты- определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.);
информационно-расчетные документы – в них содержится информация, на которой базируются расчеты различного характера внутри организации, и/или служащие для сохранения необходимых для работы сведений (графики, таблицы, расчетные листы и т. д.);
– документы, подтверждающие трудовую деятельность работников – документы, которые по трудовому и пенсионному законодательству могут служить подтверждением трудовой деятельности;
– распорядительные документы – документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания);
– официальная внутренняя переписка – документы, поступающие от сотрудников компании для донесения до работодателя каких-то сведения или личного мнения и поступающие от работодателя, но не носящие характер распоряжений;
– журналы контроля и учета – журналы (книги) учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.

Примерный перечень документов по личному составу:

№п/п Наименование вида документа Форма документа
Документация по набору (рекрутингу) персонала
Сведения о потребности предприятия в персонале Типовая
Заявка на поиск и отбор персонала Типовая
Условия поступления на предприятие Типовая
Квалификационные требования к соискателю Типовая
Объявление о вакансии Типовая
Документация на этапе отбора персонала
Резюме Типовая
Анкета Типовая
Автобиография Типовая
Рекомендация (представление) Типовая
Письменный тест самооценки соискателя вакансии Типовая
Документация на этапе приема персонала
Заявление о приеме Типовая
Трудовой договор Типовая
Договор о материальной ответственности Типовая
Обязательство о неразглашении конфиденциальной информации Свободная
Приказ о приеме на работу Форма № Т-1(Т-1а)
Трудовая книжка Типовая
Личный листок по учету кадров Типовая
Личная карточка Форма №Т-2(Т-2ГС)
Документация по ротации персонала
Заявление о переводе Типовая
Представление о переводе на другую работу Типовая
Приказ о переводе Форма №Т-5(Т-5а)
Договор (дополнительное соглашение) Типовая
Документация по предоставлению отпуска
Распоряжение (указание) о составлении графика отпусков Типовая
График отпусков Форма №Т-7
Заявление Типовая
Приказ о представлении отпуска Форма №Т-6(Т-6а)
Журнал регистрации отпусков* Типовая
Документация по аттестации персонала
Приказ об аттестации персонала и создания аттестационной комиссии Типовая
График проведения аттестации Типовая
Характеристика Типовая
Аттестационный лист Типовая
Протокол заседания аттестационной комиссии Типовая
Отчет о проведении аттестации Типовая
Приказ о кадровых решениях по итогам аттестации Типовая
Документация по оформлению командировок
Приказ о направлении работника в командировку Форма №Т-9(Т-9а)
Командировочное удостоверение Форма №Т-10
Служебное задание для направление в командировку и отчет о его выполнении Форма №Т-10а
4 Журнал регистрации командировочных удостоверений* Типовая
Документация по исполнению трудовой дисциплины
Правила внутреннего распорядка Типовая
Табель учета использования рабочего времени Форма №Т-12, Т-13
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины Свободная
Акт о нарушениях трудовой дисциплины Типовая
Объяснительна записка нарушителя трудовой дисциплины Типовая
Приказ о дисциплинарном взыскании Типовая
Документация на этапе прекращения трудовых отношений с персоналом
Заявление об увольнении Типовая
Приказ о прекращении трудового договора Форма №Т-8(Т-8а)

Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке — по этапам трудового цикла работника:

• документация, связанная с комплектованием персонала организации;

• документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

• документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

• документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, собы­тиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) согласно Закону РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относятся к категории конфиденциальной информации.

Учет кадров — одна из основных функций, выполняемых службой кадров. В различные периоды существования Россий­ского государства для реализации этой функции составлялись различные по составу, названиям, форме и содержанию кадровые документы. В настоящее время примерный комплекс кадровых документов, оформляющих учет кадров, условно можно разделить на две группы:

1) документы, непосредственно предназначенные для учета кадров:

  • личная карточка формы Т-2;
  • карточка формы Т-4;
  • личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему;
  • журнал принимаемых и увольняемых работников и др.;

2) документы, участвующие в процессе учета кадров, но для которых эта функция не является основной:

  • приказы;
  • заявления;
  • штатное расписание;
  • структура и штатная численность;
  • трудовые договоры (контракты) и др.

Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но в первую очередь – на руководителей и ведущих специалистов (в этом случае на остальных сотрудников оформляют только личные карточки формы N Т-2).

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

Кроме того, в личном деле могут содержаться следующие документы:

— анкета или личный листок по учету кадров;

— автобиография или резюме;

— копии документов об образовании;

— копии документов об утверждении в должности;

— копии характеристик;

— трудовой договор;

— копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

— дополнение к личному листку по учету кадров;

— справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Анкета нужна для получения информации о кандидате на вакантную должность, для определения его компетентности и подготовленности.

Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на работу и содержит пункты:

— паспортные данные (фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; место жительства или пребывания; семейное положение, дети и родственники; гражданство; отношение к воинской обязанности и т.д.);

— образование (дата окончания высшего учебного заведения, полученные специальности, ученые степени и ученые звания и т.д.);

— навыки и знания (уровень владения иностранным языком; уровень владения оборудованием, механизмами, инструментами; самооценка профессиональных умений, навыков и знаний, личностных качеств и т.д.).

Обычно вопросам анкеты предшествует текст, поясняющий:

— цели анкетирования;

— правила заполнения граф;

— на какие вопросы ответы являются обязательными, на какие нет;

— последствия отказа отвечать на вопросы;

— как наниматель может распорядиться предоставленной ему информацией и т.д.

В графе «Образование» применяют следующие формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» – в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

Графа «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)», «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), затем перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). Указывается фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

Анкета не заверяется ни печатью, ни подписью работника отдела кадров. Если в конце документа приведена фраза «Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют представленным документам» (обычно используется при оформлении личного листка по учету кадров), необходимо предусмотреть место для подписи, фамилии работника кадровой службы, а также для печати.

Анкета становится документом личного дела только в том случае, если соискатель принят на работу. Анкеты кандидатов, не ставших работниками, помещаются в отдельное дело, которое может вновь использоваться при повторном подборе персонала.

Согласно ст. 86 – 89 ТК РФ работодатель не имеет права запрашивать сведения о политических, религиозных и иных убеждениях работника, его частной жизни (такие сведения могут быть получены только с его письменного согласия), его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом).

Рекомендуется включать в текст анкеты защитные оговорки: «Работник согласен», «Работник не возражает». Также целесообразно предусмотреть в анкете отметку работника напротив оговорки «Подтверждаю верность информации, изложенной выше». Такие оговорки помогут в случае предоставления работником подложных документов при заключении трудового договора и увольнении работника на этом основании (ст. 81 ТК РФ).

Вместо анкеты на предприятии может использоваться личный листок по учету кадров.

Требования, предъявляемые к заполнению данного документа, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению анкеты. Этот вид документа не имеет установленной формы.

В процессе трудовой деятельности работника кадровая служба предприятия оформляет еще один документ – дополнение к личному листку по учету кадров, который содержит:

— данные о работе после заполнения личного листа;

— данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка (награждения, взыскания, дополнительное образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках и т.д.).

Характеристика – это официальный документ, который при необходимости выдает администрация предприятия своему сотруднику. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика составляется отделом кадров или руководителем структурного подразделения.

Она также может быть подготовлена совместно со службой безопасности предприятия.

По инициативе работника характеристика составляется по его запросу при переводе на другую работу, поступлении в учебное заведение, поездке за границу. При получении официального запроса судебных и иных государственных органов о предоставлении характеристики для разрешения вопросов, связанных с личностью работника, необходимо предоставить данный документ в указанные сроки. Такие характеристики предназначены для внешнего пользования и обязательно заверяются печатью предприятия и подписью его руководителя. В тексте обязательно должно быть указание: «Характеристика выдана для представления в___».

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4 и имеет следующие реквизиты:

— название вида документа (характеристика);

— указание должности лица, которому выдается характеристика;

— наименование организации, выдающей характеристику;

— имя, отчество и фамилия сотрудника;

— текст;

— подписи, печать.

Автобиография – документ, который работник составляет самостоятельно. Типовой формы для автобиографии не существует, однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается.

Заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении подшивается в личное дело.

Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем 1. Достаточно краткое определение документов по личному составу включает в себя значительный комплекс определенных видов и разновидностей документов, фиксирующих в том числе и отношения, выходящие за рамки понятия трудовых.

Термин «документы по личному составу» является весьма обобщенным названием обширного массива документов, которые образуются в процессе документирования взаимоотношений государства и отдельных граждан.

В архивоведении не существует нормативно регламентированной классификации данной категории документов на группы, комплексы.

Условное разделение документов по личному составу на наиболее крупные группы предложено Б.В.Альбрехтом в статье «Нормативно-правовые и организационно-методические вопросы организации работы с документами по личному составу» 2.

С небольшими дополнениями схема классификации выглядит следующим образом:

1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность человека:приказы по личному составу, записки о приеме, увольнении, перемещении, списки работников, личные дела, личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты.

2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные (штатно-списочный состав) расписания, лицевые счета (налоговые карточки, документы индивидуального (персонифицированного) учета) 3, ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения, документы (ведомости, справочники, сетки) по тарификации, документы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок.

3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инсруктажа по технике безопасности и др.

4. Документы, фиксирующие образование, повышение квалификации: списки работников с высшим и специальным образованием и карточки их учета, подлинные личные документы, удостоверяющие образование, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, протоколы заседаний и постановления аттестационных и квалификационных комиссий.

5. Документы, фиксирующие должностные и иные заслуги человека: списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений и др.) о представлении к государственным и ведомственным наградам, присвоению ученых степеней, званий, присуждению премий, протоколы заседаний специализированных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней.

6. Учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния, книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц, книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.д.

7. Особую группу документов по личному составу составляют личные дела граждан, которые в свою очередь можно разделить на подгруппы:

– личные работников;

– личные (наградные) дела;

– личные дела по аттестации (аттестационные дела);

– личные дела учащихся, студентов, аспирантов;

– личные дела по усыновлению детей;

– регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице;

– личные (учетные) дела пострадавших;

– личные дела пенсионеров (пенсионные дела);

– персональные дела членов партии;

– выездные дела;

– судебно-следственные дела;

– истории болезней.

В соответствии с решением совещания руководителя комитета по делам архивов Нижегородской области с директорами государственных казенных учреждений, подведомственных комитету, (протокол от 12.04.2013 № 4) проведена работа по выявлению дел по личному составу долговременного хранения, срок хранения которых истек (далее – дела по личному составу), в государственных архивах и организациях – источниках комплектования государственных архивов. В комитет представлены подробные перечни фондов с указанием номеров описей, количества и дат выявленных дел, категорий документов по личному составу.

Анализ представленных перечней показал, что на учет в государственных архивах поставлено более 117 тыс. ед.хр. по личному составу, срок хранения которых истек, за 1843-1938 гг. включительно (117600). Это составило 22% от общего объема дел по личному составу, хранящихся в государственных архивах по состоянию на 01.01.2014. Таблица показателей прилагается.

Наибольший объем указанных дел хранится в ГКУ ЦАНО — свыше 103 тыс.дел, подлежащих экспертизе ценности, отбору в состав Архивного фонда Российской Федерации, за 1843-1938 гг., в т.ч. документы, созданные дореволюционными учреждениями.

Состав хранящихся в ГКУ ЦАНО дел разнообразен. Среди документов не только приказы по личному составу и документы по оплате труда (расчетно-платежные ведомости), но и дела по учету кадров, и в первую очередь личные дела и личные карточки, списки сотрудников учреждений первых лет советской власти, в т.ч. личные дела бывших красногвардейцев и красных партизан, карточки учета успеваемости слушателей рабфаков, дела по обложению промысловым налогом владельцев торговых заведений и др. В составе описей дел по личному составу встречается управленческая документация (протоколы заседаний различных органов и комиссий, доклады и сведения, статистические отчеты и др., имеются даже акты на ввод в действие строительных объектов). В архиве хранятся несколько крайне малочисленных фондов, в которых учтено только 1-2 дела по личному составу.

В ГКУ ГОПАНО документы по личному составу первых лет советской власти (с 1917 года по конец 20-х гг.) сосредоточены, в основном, в фондах профсоюзных организаций, переданных в свое время из ГКУ ЦАНО. Они содержат персональную информацию в списках, учетных карточках, анкетах сотрудников и членов общественных организаций, тарифных ведомостях и ведомостях на выдачу зарплаты. Документы по личному составу партийных и комсомольских организаций изначально включались в состав описей дел постоянного хранения.

В ГКУ ГАНО, г.Арзамас в фондах райисполкомов и их структурных подразделений, сельсоветов, районных организаций в категории документов по личному составу учтены разделительные акты имущества граждан, свидетельства о рождении, расторжении брака, пенсионные дела, наследственные и иные нотариальные дела, дела по опеке над несовершеннолетними с 1917 года.

Документы по личному составу, хранящиеся в ГКУ ГАНО документов по личному составу, более позднего периода — 30-х гг. ХХ века. В составе фондов значительный объем личных карточек и личных дел сотрудников, списков и книг учета приема личного состава.

Не выявлены документы по личному составу, срок хранения которых истек, в ГКУ ГАСДНО. Только два дела с датой заведения 1938 года формировались до начала 50-х гг.

По данным государственных казенных учреждений, подведомственных комитету, документы по личному составу до 1938 года хранятся в 78 организациях – источниках комплектования ориентировочным объемом около 14,5 тыс.дел с 1900 года (наиболее ранняя дата — в фонде ФГОУ ВПО «Волжская государственная академия водного транспорта»).

Таким образом, перед государственными архивами и организациями – источниками комплектования стоит задача по исполнению законодательства в сфере архивного дела, а именно: проведения экспертизы ценности документов по личному составу в связи с истечением срока их хранения по критериям, определенным действующими правилами, с последующим отбором на постоянное хранение, а для организаций – источников комплектования и передачей в государственные архивы.

Научно-методический совет архивных учреждений Приволжского федерального округа принял решение от 5 июня 2013 года о максимальном отборе в состав Архивного фонда РФ при проведении экспертизы ценности документов по личному составу по 1953 год включительно.

Государственные архивы уже осуществляется в плановом порядке. ГКУ ГАНО, г.Арзамас, ГКУ ГАНО, г. Балахна проводят экспертизу ценности документов по личному составу, срок хранения которых истек, при переработке фондов или усовершенствовании описей дел по определенным однотипным группам фондов, в первую очередь сельским советам. В план работы ГКУ ГАНО, г. Балахна на 2014 год включена переработка 12 описей дел по личному составу 12 фондов объемом 104 ед.хр. ГКУ ЦАНО в настоящее время осуществляет комплекс работ по усовершенствованию описей дел по личному составу дореволюционных фондов для представления их на утверждение ЭПМК комитета.

ГКУ ЦХДКГАНО в 2014 году планирует подготовить памятку для организаций – источников комплектования по проведению экспертизы ценности дел по личному составу, 75-летний срок хранения которых истек, отбору и передачи их на постоянное хранение в государственные архивы.

Вместе с тем, плановому проведению указанной работы не способствует ряд объективных трудностей. Включение документов в состав Архивного фонда РФ осуществляется путем утверждения описей дел, но качество имеющихся к фондам описей не позволяет представлять их на рассмотрение ЭПМК комитета, а бюджета рабочего времени на их усовершенствование не хватает.

Не решен основной методологический вопрос о порядке отбора на постоянное хранение самой многочисленной группы документов по личному составу в государственных архивах и архивах организаций – ведомостей начисления заработной платы рабочим и служащим.

В целях исполнения действующего законодательства в сфере архивного дела:

1. Поддержать решение научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа от 5 июня 2013 года и рекомендовать государственным и муниципальным архивам, архивам организаций – источников комплектования обеспечивать при проведении экспертизы ценности документов по личному составу, созданных до 1953 года включительно, срок хранения которых истек, максимальный отбор на постоянное хранение. Считать 1953 год заповедной датой в Нижегородской области.

2. Рекомендовать государственным и муниципальным архивам, архивам организаций – источников комплектования во исполнение действующего законодательства в сфере архивного дела активнее осуществлять проведение экспертизы ценности документов по личному составу с истекшим сроком хранения, в том числе и в организациях – источниках комплектования. Ежегодно планировать данные работы при проведении переработки и усовершенствовании описей дел фондов.

3. Рекомендовать государственным и муниципальным архивам осуществлять контроль за обеспечением сохранности документов по личному составу в организациях – источниках комплектования. Проинформировать организации о недопустимости уничтожения документов по личному составу, срок хранения которых истек, без согласования с соответствующими архивными учреждениями в установленном законодательством об архивном деле порядке.

4. Рекомендовать ГКУ ЦХДКГАНО и ГКУ ГАСДНО в течение 2014 года провести тематические ознакомления в организациях – источниках комплектования с целью установления объемов и состава документов по личному составу, срок хранения которых истек.

Приложение: Таблица «Объемы дел по личному составу, подлежащих экспертизе ценности в связи с истечением срока их хранения» на 1 л. в 1 экз.

По паспортным данным на 1 января 2014 года на учете в государственных архивах Нижегородской области значилось 543 тыс. дел по личному составу (542 826) за 1843-2013 гг.