Методы оптимизации процессов

63. Культура производства и культура труда, их общность и различия.

64. Личные планы.

65. Организация по планированию НОТ на предприятии.

66. Производственный эксперимент. Порядок его проведения и использования полученных материалов.

67. Структура органов, занимающихся вопросами организации труда. Их функции и задачи.

68. Системы организации оплаты труда: преимущества и недостатки

69. Повременные системы заработной платы. Методы расчета заработной платы

70. Сдельные системы заработной платы. Определение сдельного заработка

71. Сущность, необходимость и виды премирования

72. Основные элементы системы премирования

73. Требования, предъявляемые к премиальной системе

74. Разработка Положения о премировании работников предприятия

75. Порядок начисления премии

Текущий контроль.

В процессе изучения курса выполняются контрольные задания, проверка которых осуществляется в форме тестирования или написания реферата. Выполнение всех заданий является обязательным для всех студентов.

Итоговый контроль

Для усвоения данного курса учебным планом предусмотрен зачет.

Список вопросов для подготовки кзачету.

1. Сущность заработной платы как экономической категории.

2. Регулирование отношений по оплате труда на уровне государства.

3. Место предприятий в регулировании отношений по оплате труда.

4. Основные черты рыночного механизма регулирования заработной платы.

5. Особенности и проблемы формирования рыночного механизма оплаты труда в РФ.

6. Понятие тарифной системы оплаты труда.

7. Трансформация тарифной системы в ходе реформирования организации заработной платы в РФ.

8. Разработка внутризаводской тарифной системы.

9. Формы и системы оплаты труда.

10. Понятие системы заработной платы.

11. Классификация систем заработной платы.

12. Структура заработной платы. Понятие номинальной и реальной заработной платы.

13. Основная и дополнительная заработная плата.

14. Повременная система оплаты труда: основные положения, организация на предприятии.

15. Системы повременной оплаты труда – простая повременная, повременно премиальная.

16. Повременная система оплаты труда с контролируемой выработкой

17. Применение сдельных и повременных систем заработной платы.

18. Поощрительные системы.

19. Премирование за основные результаты работы.

20. Доплаты, надбавки, единовременные премии и вознаграждения.

21. Нормирование труда как элемент организации заработной платы.

22. Новые требования к нормированию труда в современных условиях.

23. Сущность и элементы тарифной системы оплаты труда. Организация заработной платы на основе тарифной системы.

24. Условия применения повременной оплаты труда.

25. Системы сдельной оплаты труда: основные положения, организация на предприятии.

26. Условия применения сдельной оплаты труда.

27. Системы сдельной оплаты труда – прямая сдельная, сдельно-премиальная, аккордная.

28. Определение и сфера применения «бестарифной» системы оплаты труда.

29. Коэффициенты квалификационного уровня.

30. Коэффициенты трудового участия.

31. Бестарифная система с использованием сводного коэффициента распределения.

32. Бестарифная система оплаты труда: условия применения, варианты начисления.

33. Особенности применения распределительной модели организации заработной платы на малых предприятиях.

34. Формирование фондов оплаты труда подразделений как элемент организации заработной платы на предприятиях.

35. Варианты формирования фондов оплаты труда структурных подразделений.

36. Формирование единого фонда оплаты труда работников.

37. Раздельное формирование в подразделениях фонда основной оплаты труда работников и поощрительного фонда.

38. Учет требования формирования фондов структурных подразделений при разработке внутрипроизводственных цен.

39. Особенности оплаты труда различных категорий персонала торгового предприятия — выбор основных факторов.

40. Особенности организации заработной платы управленческого персонала.

41. Особенности организации тарифной оплаты служащих.

42. Особенности оплаты отдельных групп работающих, связанные со спецификой нормирования их труда и методов увязки конечных результатов с оплатой.

43. Издержки на оплату труда и выплаты социального характера как часть издержек работодателя.

44. Основы анализа издержек на оплату труда и выплаты социального характера.

45. Общая характеристика осуществленных работодателем издержек на оплату труда и выплаты социального характера.

46. Анализ расходования средств по основным видам издержек.

47. Сущность стимулирования труда на предприятии: виды стимулов, требования к организации стимулирования труда.

48. Показатели систем премирования различным категориям работников.

49. Коллективная (бригадная) форма оплаты труда: понятие, условия применения.

50. Особенности в оплате труда руководителей предприятия и их учет при определении должностных окладов и системы стимулирования.

51. Материальное и моральное стимулирование на предприятии.

52. Социальные программы предприятия, источники их финансирования.

Тесты

Образец тестов 1

1. Вид деятельности, направленный на упорядочение элементов трудовых процессов:

а) организация труда;

б) организация производства;

в) организация управления.

2. Принцип, выражающий необходимость установления учета взаимосвязи технических, экономических, психологических, социальных и трудовых факторов, влияющих на организацию и нормы труда:

а) системности;

б) объективности;

в) конкретности;

г) комплексности.

3. Комплекс теоретических знаний и практических навыков, необходимых для выполнения определенной работы в одной из отраслей производства:

а) специальность;

б) профессия;

в) квалификация.

4. Методы нормирования труда подразделяются на:

а) аналитические и суммарные;

б) дифференцированные и укрупненные;

в) прямые и косвенные;

г) расчетные и исследовательские.

5. Метод исследования трудовых процессов, который применяется для установления структуры его затрат на протяжение рабочей смены или ее части:

а) хронометраж;

б) фотография рабочего времени;

в) фотохронометраж.

6. Дайте определения следующим понятиям:

а) классификацию категорий занятых на предприятии;

б) выработка;

в) функции нормирования труда;

г) формы сдельной системы оплаты труда.

7. Вид деятельности, направленный на оптимизацию производственных процессов:

а) организация труда;

б) организация производства;

в) организация управления.

8. Принцип, выражающий необходимость создания для всех сотрудников предприятия равных возможностей для выполнения норм:

а) системности;

б) объективности;

в) конкретности;

г) комплексности.

9. Разделение труда в пределах определенной работы:

а) специальность;

б) профессия;

в) квалификация.

10. По характеру зависимости норм труда от факторов, влияющих на их величину, методы нормирования делятся на:

а) аналитические и суммарные;

б) дифференцированные и укрупненные;

в) прямые и косвенные;

г) расчетные и исследовательские.

11. Метод исследования трудовых процессов, который применяется для анализа приемов труда и определения длительности повторяющихся элементов операций:

а) хронометраж;

б) фотография рабочего времени;

в) фотохронометраж.

12. Дайте определения следующим понятиям:

а) среднесписочная численность;

б) трудоемкость;

в) виды норм труда;

г) методы реорганизации труда.

13. Вид деятельности, целью которого является создание эффективных структур управления:

а) организация труда;

б) организация производства;

в) организация управления.

14. Принцип, который означает, что организация и нормы труда должны соответствовать конечным результатам производства и учитывать зависимости между затратами ресурсов на всех этапах производственного процесса:

а) системности;

б) объективности;

в) конкретности;

г) комплексности.

15. По методике получения исходных данных, методы нормирования делятся на:

а) аналитические и суммарные;

б) дифференцированные и укрупненные;

в) прямые и косвенные;

г) расчетные и исследовательские.

16. Метод исследования трудовых процессов, который применяется для определения структуры затрат времени и длительности отдельных элементов производственной операции:

а) хронометраж;

б) фотография рабочего времени;

в) фотохронометраж.

17. Количество труда, необходимого для изготовления определенного объема продукции:

а) выработка продукции;

б) трудоемкость продукции;

в) производительность труда.

18. Дайте определения следующим понятиям:

а) списочная численность;

б) основные элементы тарифной системы;

в) этапы проведения исследования затрат рабочего времени;

г) интенсивность труда.

19. Принцип, который означает, что организация и нормы труда должны соответствовать параметрам изготовляемой продукции, предметов и средств труда, его условиям, типу производства и другим объективным характеристикам, влияющим на величину необходимых затрат труда и других ресурсов:

а) системности;

б) объективности;

в) конкретности;

г) комплексности.

20. Комплекс теоретических знаний и практических навыков, характеризующая степень сложности выполняемого конкретного вида работы:

а) специальность;

б) профессия;

в) квалификация.

21. Численность работников, фактически приступивших к работе на определенную дату:

а) списочная численность;

б) среднесписочная численность;

в) явочная численность;

г) численность фактически работающих.

22. По степени различий трудовых процессов, методы нормирования делятся на:

а) аналитические и суммарные;

б) дифференцированные и укрупненные;

в) прямые и косвенные;

г) расчетные и следовательские.

23. Метод проведения хронометражных наблюдений при котором все элементы работы исследуются в порядке их выполнения:

а) непрерывный;

б) выборочный;

в) цикловой.

24. Дайте определения следующим понятиям:

а) методы измерения производительности труда;

б) нормирование труда;

в) формы повременной системы оплаты труда;

г) эффективность труда.

Образец тестов 2

1. Выберите определение, наиболее полно отражающее понятие минимальная заработная плата для целей оплаты труда:

а) минимальный размер месячной заработной платы, установленный законодательно для предприятий всех форм собственности;

б) размер месячной заработной платы за труд неквалифицированного работника, полностью отработавшего норму рабочего времени при выполнении простых работ в нормальных условиях труда;

в) базовый размер, применяемый дня начисления штрафов,

регистрационных и лицензионных взносов.

2. Для повременной оплаты труда характерна оплата труда в соответствии с:

а) количеством изготовленной, реализованной продукции (товаров);

б) количеством отработанного времени;

в) количеством оказанных торговых услуг;

с) согласно фактически отработанному времени исходя из должностного оклада.

3. В каком документе на предприятии ведется учет фактически отработанного времени по каждому работнику:

а) в журнале выхода, который ведет каждый руководитель подразделения;

б) в табеле учета рабочего времени;

в) в штатном расписании;

г) в другом документе.

4. Что учитывается в табеле учета рабочего времени:

а) причины неявок на работу;

б) фактически отработанные дни;

с) фактически отработанные часы;

д) все перечисленное.

5. Выберите формулировку, наиболее полно отражающую понятие и состав тарифной системы оплаты труда:

а) тарифные ставки, тарифно-квалификационный справочник;

б) система основанная на тарифной системе дифференциации заработной

платы работников различных категорий;

в) должностные оклады, премиальные положения, тарифно-квалификационный справочник.

6. Что означает понятие тарифная ставка:

а) показатель уровня оплаты труда в час;

б) фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат;

в) показатель уровня оплаты труда за месяц;

г) шкала, определяющая дифференциацию тарифной части заработной платы в зависимости от квалификации.

7. Что означает понятие тарифная сетка:

а) показатель уровня оплаты труда в час;

б) показатель уровня оплаты труда за месяц;

в) совокупность тарифных разрядов работ, определяемых в зависимости от сложности работ и требований к квалификации работников с помощью тарифных коэффициентов.

8. Что означает понятие тарифный разряд:

а) величина, отражающая сложность труда и квалификацию работника в тарифной системе;

б) один из показателей тарифной системы, применяемый для бюджетных организаций.

Примеры контролирующих материалов

Найдите один правильный ответ

1. Совершенствование организации труда не может привести к росту производительности труда, если:

а) все работники будут расставлены по их рабочим местам, по их специальности и квалификации;

б) будет введена более узкая специализация труда;

в) вместо простой кОПерации труда будет введена сложная кОПерация, основанная на разделении труда;

г) если оборудование будет приспособлено к возможностям человека.

2. Купля-продажа на рынке рабочей силы сопровождается следующим фактом:

а) установлением полной зависимости от работодателя;

б) работник попадает в зависимость от работодателя на время;

в) владелец рабочей силы передает работодателю только право ее использования по договору;

г) работодатель получает право владения, использования и распоряжения рабочей силой.

3. Величина специфического человеческого капитала работников:

а) влияет на уровень добровольных увольнений;

б) влияет на уровень вынужденных увольнений;

в) не влияет ни на уровень добровольных, ни на уровень вынужденных увольнений;

г) влияет на уровень добровольных и вынужденных увольнений.

4. Система материального труда должна:

а) быть адекватной интересам как работника, так и предпринимателя;

б) соответствовать интересам наемных работников;

в) способствовать усилению конкуренции при приеме на работу работников;

г) соответствовать интересам производителя.

5. Повышение уровня безработицы может быть вызвано:

а) увеличением потока из занятых в экономически неактивное население;

б) увеличением потока из безработных в экономически неактивное население;

в) сокращением потока из экономически неактивного населения в безработные;

г) увеличением потока из безработных в занятые.

6. При увеличении ставок заработной платы:

а) произойдет сокращение занятости, если спрос на труд эластичен;

б) произойдет сокращение занятости, если спрос на труд абсолютно не эластичен;

в) произойдет увеличение занятости, если спрос на труд эластичен;

г) произойдет увеличение занятости, если спрос на труд не эластичен.

7. Рабочее место — это часть пространства, которую занимает работник, поэтому:

а) оно не имеет стоимости;

б) имеет стоимость, но она не включается в издержки производства;

в) имеет стоимость и она включается в издержки производства;

г) правильных ответов нет.

8. К особенностям рынка труда относится то, что он:

а) является производным от рынка товара и услуг;

б) не зависит от спроса на конечную продукцию;

в) не бывает равновесным;

г) развивается вне зависимости от НТП.

9. В больших по размеру фирмах как правило уровень добровольных увольнений по сравнению с малыми фирмами:

а) меньше;

б) больше;

в) такой же;

г) может быть больше или меньше в зависимости от фазы экономического цикла.

10. Люди, обладающие специфическим человеческим капиталом по сравнению с теми, кто обладает общим человеческим капиталом:

а) менее склонны к эмиграции;

б) совершенно не мобильны;

в) склонны к добровольным увольнениям;

г) подвергаются как добровольным, так и вынужденным увольнениям.

11. Критериями оценки эффективности системы стимулирования труда не являются:

а) рост минимальной заработной платы;

б) рост номинальной заработной платы;

в) рост прибыли предпринимателя;

г) снижение издержек производства.

12. К экономически неактивному населению не относятся:

а) учащиеся и студенты;

б) пенсионеры;

в) лица, ведущие домашнее хозяйство;

г) отчаявшиеся найти работу;

д) трудящиеся без оплаты на семейных предприятиях.

13. Изменения в уровне реальной заработной платы можно определить, сопоставляя изменения в уровне номинальной заработной платы с изменениями в :

а) уровне цен на товары и услуги;

б) норме прибыли;

в) ставках налогообложения;

г) продолжительности рабочего времени.

14. Особенностью предложения труда на конкурентных рынках является:

а) труд является ограниченным ресурсом;

б) предложение труда регулируется государством;

в) предложение труда зависит от спроса предприятий;

г) правильных ответов нет.

15. В задачи организации труда не включаются:

а) установление цели деятельности предприятия;

б) соблюдение технологической дисциплины;

в) охрана труда и здоровья;

г) сбережение ресурсов.

7. Учебно-методическое и информационное обеспечение дисциплины

а) основная литература

1. , Кокин населения и оплата труда в современной России. – М.: РАГС, 2010.

2. Пашуто , нормирование и оплата труда на предприятии. – 2е изд., стер.– М. : КНОРУС, 2013.

б) дополнительная литература

1. , и др. Нормирование труда М.: «Экзамен», 2013.

2. Васильева , нормирование и оплата труда на предприятии. Серия: «Конспект лекций. В помощь студенту». 2011.

3. Сорокина и регулирование оплаты труда: Учеб. пособие. – М.: Вузовский учебник, 2012.

4. Яковлев труда в организации. – М.: МЦФЭР, 2011.

в) рекомендуемая литература

Бюджетный кодекс Российской Федерации.

Гражданский кодекс Российской Федерации: Ч.1-2. – любое издание.

Налоговый кодекс Российской Федерации. Части I и II. — любое издание.

Трудовой Кодекс РФ. – М.: Омега-Л, 2012.

, , Одегов и нормирование труда: Учеб. для вузов. – М.: Экзамен, 2011.

Генкин , нормирование и оплата труда на промышленных предприятиях: Учеб. – М.: Норма, 2003.

Генкин , нормирование и оплата труда на промышленных предприятиях: Учебник для вузов. – М.: Издательство НОРМА, 2003.

Завельский и социология труда: Курс лекций.-М.: Изд-во «Палеотип»: Изд-во «Логос», 2001.

«Организация, нормирование и оплата труда на предприятиях торговли». Издательство «Омега-Л», 2005.

Программное обеспечение и Интернет-ресурсы:

сайт Министерства финансов РФ — www. minfin. ru;

сайт Федеральной налоговой службы– www. nalog. ru;

сайт Центрального банка России – www. cbr. ru;

сайт информационно-аналитического агентства АК&М www. akm. ru;

www. consultant. ru;

www. ecsocman. edu. ru;

www.ekportal. ru;

Процессный подход к управлению бизнесом основывается на формировании групп операций, приводящих к тому или иному значимому результату – будь то повышение прибыли, улучшение качества продукции или завоевание определенной доли рынка. Таким образом, руководитель обращает внимание не на формальную деятельность различных подразделений, а непосредственно на реальную работу всей фирмы в целом, используя методы оптимизации бизнес-процессов. Благодаря этому удается находить нестандартные решения, что приведет в конечном итоге, например, к улучшению работы логистов или упрощению взаимодействия сотрудников разных отделов. Вне процессного подхода такие результаты получить сложнее, потому что разные подразделения решают свои задачи и не имеют отношения друг к другу.

Бизнес-процессы происходят внутри любой компании независимо от того, осознают ли менеджеры их существование и пытаются ли манипулировать ими сознательно. Поэтому первый шаг руководителя – выделить существующие процессы и реформировать их таким образом, чтобы конечные цели достигались наиболее эффективно. За последние десятилетия выработаны разнообразные методы оптимизации бизнес-процессов в организации. Для примера рассмотрим пять наиболее распространенных и проверенных.

Методика быстрого анализа решения (FAST)

В основе этого довольно простого подхода лежит так называемый мозговой штурм. Группа специалистов, имеющих то или иное отношение к конкретному бизнес-процессу, на протяжении краткого периода времени сосредотачивает все усилия на его совершенствовании. Этап экспресс-анализа ситуации и выработки идей длится не более двух дней, этап внедрения улучшений – не более 90 дней. Обсуждение чаще всего организуется в форме очного совещания, хотя современные информационные технологии в последнее время стали позволять организовать «встречу» и дистанционно.

В ходе переговоров любой участник имеет право предлагать любые усовершенствования, которые, по его мнению, позволили бы в течение трех месяцев добиться заметного улучшения финансовых или иных результатов бизнес-процесса. Присутствующий на совещании или ознакомленный с его итогами руководитель предприятия, или уполномоченный им топ-менеджер принимает финальное решение касательно каждой выдвинутой идеи. Если он решает ее опробовать, то автор нововведения в дальнейшем несет ответственность за успех или провал.

Бенчмаркинг

В рамках этой методики все процессы, важные для фирмы, сравниваются с аналогичными сторонами деятельности конкурентов, лидеров рынка, известных своим успехом компаний. В ходе систематического сравнительного анализа и с применением иных механизмов оценки вырабатывается план совершенствования процессов.

Один из самых успешных примеров применения бенчмаркинга – опыт американской компании Xerox, которая в 1979 году переживала тяжелый кризис, не выдерживая конкуренции на рынке оргтехники с японскими фирмами. Специалисты Xerox внимательно изучили опыт успешных конкурентов, специально посетив Японию. В итоге предприятию удалось укрепить свои позиции еще на несколько десятилетий, хотя надо сказать, что в 2018 году оно все же было поглощено японской Fujifilm. Так или иначе, этот опыт вошел в учебники менеджмента, а бенчмаркинг заслужил славу эффективной методики оптимизации бизнес-процессов.

Перепроектирование

Этот подход обычно применяется не в условиях кризиса, а для «дежурного» совершенствования нормально работающих бизнес-операций. Ни один процесс не может вечно функционировать без изменений. Рынок развивается, внутренняя и внешняя обстановка меняется, изобретаются новые технологии, накапливается критический груз проблем. Желательно не дожидаться, когда ситуация станет проблемной, а своевременно вносить в свою деятельность необходимые поправки.

Команда, занимающаяся перепроектированием, составляет схему процесса, после чего из этой модели стараются устранить лишнюю бюрократию, дублирование действий, стандартные ошибки. Весь цикл стараются сократить, удачные наработки становятся основой формализованных стандартов. Ставится вопрос о внедрении новых технологий. Затем процесс начинает работать по обновленной схеме.

Инжиниринг

В ходе инжиниринга все комплексы деловых операций максимально точно и полно описываются, определяются пути их совершенствования, отслеживается необходимость перемен. Это наиболее мягкая, эволюционная методология оптимизации бизнес-процессов. По сути она представляет собой основную повседневную деятельность любого менеджера, использующего в своей работе процессный подход.

Реинжиниринг бизнес-процессов (Business process reengineering, BPR)

Это самый радикальный вариант полного переосмысления всех процессов внутри организации. Реинжинирингом занимается команда профессиональных опытных менеджеров. Каждый комплекс операций сначала описывается как есть, а затем – в идеальном виде. Следующий этап – максимальное приближение реальности к идеалу. Конечно, в большинстве случаев достижение полной аналогии невозможно. Но все перемены, которые в принципе могут быть произведены, должны произойти.

Реализовать такой проект очень сложно и дорого. Поэтому к этой методике прибегают либо фирмы в состоянии кризиса, которым уже нечего терять, либо наоборот, лидеры рынка, которые могут себе позволить столь дорогостоящее совершенствование ради сохранения своей позиции.

Нередко реинжиниринг применяется на стадии перехода от устаревшего функционального стиля управления к современному процессному. В прошлом руководитель воспринимал компанию как комплекс подразделений, теперь же – как совокупность бизнес-процессов. При смене стиля требуется выделить эти процессы, и грамотно усовершенствовать каждый из них.

В наши дни ни одной крупной компанией нельзя управлять интуитивно – специалистами накоплен солидный багаж знаний и опыта, и руководитель, ими не обладающий, однозначно проигрывает в жесткой конкурентной борьбе.

Необходимые знания можно получить, например, в ВШБИ НИУ ВШЭ на программе профессиональной переподготовки «Операционная эффективность бизнеса и совершенствование бизнес-процессов», а так же на программе повышения квалификации «Оптимизация бизнес-процессов».

← Назад к списку

Любой руководитель должен стремиться к повышению эффективности работы предприятия. Добиться этой цели помогает описание и оптимизация бизнес-процессов. Существует множество методик оптимизации, однако для успешного решения задачи следует учитывать множество факторов. В этой статье мы рассмотрим поэтапное проведение оптимизации бизнес-процессов, познакомимся с основными моделями и узнаем, как избежать частых ошибок.

Оптимизация бизнес-процессов компании поэтапно

Процедура включает в себя пять основных этапов:

  • описание процессов;
  • назначение ответственных лиц;
  • начало оптимизации;
  • автоматизация основных процессов;
  • подведение итогов.

Каждый из этих этапов мы далее рассмотрим подробнее.

Описание бизнес-процессов компании

С чего начинается управление бизнес-процессами?

Любой рынок – это нестабильная, динамичная система, в которой необходимо максимально оперативно реагировать на любые изменения. По этой причине оптимизация бизнес-процессов требуется любой компании, которая стремится постоянно развиваться и составлять достойную конкуренцию другим.

Системы и софт по управлению бизнес-процессами

Существует три критерия приоритетности, которые позволяют понять, какие бизнес-процессы нуждаются в оптимизации больше других:

  • Важность. Определяется величиной вклада конкретного процесса в решение ключевых задач организации;
  • Проблемность. Под данным термином подразумевается разница между запланированным и реальным состоянием бизнес-процесса;
  • Возможность реализации изменений. Для оптимизации подходят процессы, требующие для внедрения изменений минимальное количество временных и финансовых затрат.

Оценить, насколько актуальным является тот или иной процесс, можно также по следующим критериям:

  • качество финального продукта;
  • рабочий процесс сотрудников;
  • простота систем бизнес-процессов компании.

Основные этапы оптимизации

Описание основные этапов оптимизации (пример)

Описание. Оптимизация бизнес-процессов компании начинается с выяснения, что и как функционирует. Это кажется достаточно очевидным, однако некоторые организации пропускают этот шаг и вначале оптимизируют процессы, а затем задумываются, на что это повлияет. Оптимальный способ разобраться в рабочих процессах – изучить цепочку добавленной стоимости и понять, как формируется конечная цена продукции. Таким образом вы сможете вычислить основные точки «входа» и «выхода».

Назначение ответственных лиц. Важный этап оптимизации бизнеса – назначить специалистов, ответственных за каждый этап. Руководители должны непрестанно трудиться над повышением эффективности, а потому их обязанности должны быть прописаны максимально четко.

Выполнение оптимизации, борьба с проблемными зонами. Для этого нужно оценить все бизнес-процессы, исключить дублирование обязанностей, проанализировать эксплуатацию ресурсов, ликвидировать потери и т.д.

Автоматизация. Приступать к этому действию можно только после того, как будут пройдены стадии регламентации и оптимизации. Важно понимать, что внедрение автоматических систем не поможет преодолеть сложную ситуацию, если в бизнес-процессах отсутствует упорядоченность.

Подведение итогов. Оптимизация бизнеса должна принести следующие результаты: формализация бизнес-модели, уменьшение количества ошибок, ликвидация дублирующихся обязанностей, внедрение системы KPI для мотивации сотрудников, регламентация бизнес-процессов, минимизация нарушений, уменьшение ненужных расходов.

Описание основных моделей оптимизации

Существует множество моделей оптимизации: для решения практически любой проблемы можно разработать собственную систему. Опишем самые распространенные виды:

Теория игр

Способность прогнозировать поступки конкурентов – важное преимущество для компании. Оптимизация процессов в компании на основе теории игр позволяет предсказывать реакцию конкурирующих предприятий на различные изменения: повышение цен, предложение дополнительного обслуживания, освоение новой продукции и т.д. Однако ситуации реального мира изменяются очень быстро, поэтому спрогнозировать ответные действия конкурентов не всегда является возможным.

Модель теории очередей

Она же – модель оптимального обслуживания. Позволяет определить, какое число каналов обслуживания оптимально при данном уровне потребностей клиентов. Данная модель оптимизации процессов позволяет сбалансировать издержки при слишком малом или большом количестве каналов.

Модель управления запасами

Позволяет свести к минимуму негативные последствия чрезмерного накопления запасов и снизить издержки.

Модель линейного программирования

Такая система оптимизации бизнес-процессов помогает определить оптимальный способ распределения ресурсов, чтобы разрешить производственные трудности. Применяют такой способ оптимизации в следующих случаях: укрупненное планирование производства, планирование ассортимента изделий, маршрутизация производства, управление технологическим процессом, регулирование запасов, календарное планирование производства, распределение работников по местам и т.д.

Имитационное моделирование

Основная идея данного метода — в том, чтобы исследовать свойства, характеристики и особенности реальной системы на основе некой модели. Такой способ используют в случаях, когда математические методы или линейное программирование оказывается слишком сложным.

Экономический анализ

Построение экономической модели основано на анализе безубыточности – определении точки, в которой доход уравнивается с издержками.

Методы оптимизации процессов и их описание

Существует также несколько методов, которые можно использовать в качестве дополнения к моделированию:

  • Платежная матрица. Данный метод позволяет выбрать оптимальный вариант из нескольких предложенных. Его полезно использовать, когда существует ограниченное количество альтернатив и результат принятого решения определяется тем, какие события произойдут в будущем времени (что невозможно предсказать с полной определенностью).
  • Дерево решений. Схематическое представление проблемы позволяет учесть разные направления действий и возможные результаты, чтобы сравнить альтернативы. Использовать этот метод можно для сложных ситуаций, в которых принятие одного решения ведет за собой последующие.
  • Прогнозирование. В нем используется накопленный опыт и допущения относительно будущего. Существуют экономические и социальные прогнозы, а также прогнозы развития технологий и конкуренции.

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

При использовании системы оптимизации бизнеса встречаются различные ошибки. Рассмотрим самые популярные:

  1. Неверная постановка задачи. Для того, чтобы вам дали правильный ответ, нужно вначале поставить правильный вопрос. Невозможно получить нужные сведения о том, какие бизнес-процессы нуждаются в оптимизации, если некорректно поставить задачу. Например, оптимизировать работу компании вам не поможет анализ деятельности бухгалтерского отдела, если у предприятия просто нет доходов.
  2. Несоразмерность задач с усилиями. Часто встречаются описания процессов, которые не связаны с основной целью предприятия. Характеристики этих процессов не помогут в оптимизации и приведут только к лишним затратам времени и усилий.
  3. Неверно выбранные средства оптимизации. Например, для автоматизации деятельности маленькой фирмы едва ли станет оправданной покупка программы стоимостью более нескольких тысяч долларов. При выборе инструмента нужно исходить из финансовых возможностей компании. Необходимо помнить, что программное обеспечение станет только вспомогательным, а не основным элементом оптимизации.

Мы надеемся, что данная описание оптимизации бизнес-процессов компании окажется полезной, и вы успешно выполните оптимизацию бизнес-процессов своего предприятия.

Автоматизация бизнес процессов предприятия в широком смысле — это процесс создания технологических систем, которые уменьшают необходимость в труде как физическом, так и интеллектуальном. Сам по себе этот термин широк и охватывает практически все сферы бизнеса: от использования роботизированных систем в промышленности и медицине до сервисов массовых e-mail-рассылок. Например, «Agora» предлагает целый набор решений по автоматизации и оптимизации бизнес процессов: создание B2B-портала для приема и обработки оптовых заказов компаний-поставщиков, системы управления контентом сайта интернет-магазина, отраслевых b2b-решений и др.

Сегодня расскажем, почему автоматизация и оптимизация бизнес процессов это нормально, удобно и подходит всем. Даже вашей компании или предприятию.

Автоматизация бизнес процессов: что ждет нас в будущем

Отчет McKinsey Global Insitute за январь 2017 года сообщает, что 51% задач, которые выполняют современные американские работники в самых разных сферах экономики, так или иначе будут автоматизированы к 2055 году. Это «сэкономит» работодателям 2,7 триллиона долларов на зарплату.

Конечно, в отчете речь в первую очередь идет о физическом труде, который постепенно замещается машинами. Однако автоматизация бизнес процессов это не только сложные роботы, но и масса интеллектуальных систем, которые экономят время офисным работникам и топ-менеджменту и помогают превратить рутинные задачи в отлаженные бизнес-процессы.

Более того, именно эти задачи составляют львиную долю автоматизированных процессов сейчас. Неслучайно в McKinsey отмечают, что одна из сфер, наиболее сильно затронутых автоматизацией, — ритейл. Правда, многие предприниматели все еще относятся к этому вопросу скептически. Ниже несколько доводов для тех, кто считает, что автоматизация бизнес процессов компании им еще не подходит.

В экономии гораздо меньше плюсов, чем кажется

Автоматизация и оптимизация бизнес процессов — от email-рассылок до сложных B2B-маркетплейсов — стоит денег. Теоретически их можно сэкономить и выполнять задачи силами сотрудников: дозваниваться до менеджеров по продажам, заключать с каждым поставщиком отдельный договор, рассылать письма всем клиентам вручную.

Однако, как опять же считают в McKinsey, это вряд ли выйдет дешевле. По итогам анализа ряда индустрий и профессий выяснилось, что преимущества от внедрения автоматизированных решений в денежном выражении превышают затраты в 3—10 раз. Под преимуществами в данном случае понимались улучшение качества и объемов выполняемой работы, повышение надежности, исключение «человеческого фактора», в том числе в тех индустриях, где без человека все равно не обойтись: в работе менеджеров по продажам, врачей, преподавателей и т.д.

Например, наше решение для компаний-поставщиков Agora Optima, позволяющее автоматизировать прием и обработку оптовых заказов и документооборот по ним, окупается за срок от 1 до 5 месяцев и увеличивает оценку стоимости компании на 10—15%.

Конечно же, это не означает что нужно автоматизировать все подряд. Чрезмерное увлечение сервисами приведет к тому, что в компании появится слишком много разнородных продуктов и решений, которые нужно будет интегрировать между собой, работе с которыми придется учиться. А это гораздо сложнее, чем то, ради чего все затевалось.

Стоит начать с часто повторяющихся рутинных процедур — их автоматизировать проще всего. Другим хорошим примером эффективной автоматизации бизнес процессов могут служить системы, которые упрощают процесс взаимодействия с контрагентами. Например решения, позволяющие отслеживать количество товаров на складе поставщика, резервировать их, следить за состоянием заказа онлайн — вместо того, чтобы связываться с представителем поставщика по каждому вопросу.

Универсальных сотрудников нет

Иногда желание оставить все как есть и ничего не автоматизировать проистекает из другого заблуждения: убежденности, что живой человек выполнит задачу лучше, чем какой-то сервис. Об экономии тут речи уже не идет: затраты на оплату труда нескольких сотрудников могут быть как минимум сопоставимы со стоимостью ряда решений, автоматизирующих бизнес-процессы.

Проблема в другом: у технологии, призванной автоматизировать ту или иную задачу, есть четкие алгоритм работы и сфера решаемых задач. У человека — не всегда. Более того, поскольку «живой сотрудник» обладает гибким мышлением и (по возможности) готовностью «схватывать все на лету», ожиданий от его работы больше, а инструкций, как ее выполнять, — меньше. Классический пример такого неудачного найма приводит вице-президент BiggerPockets Брэндон Тернер:

«Я не знал, что конкретно должен делать персональный ассистент. Я думал, что он просто выйдет на работу и сразу же начнет мне чем-то помогать. Времени на то, чтобы обучать его, у меня практически не было. В итоге этот человек просто сидел без работы».

Поручая рутинную задачу сотруднику, его начальник не всегда готов четко объяснять, как ее выполнять и каким должен быть результат. С автоматизированным решением такой подход невозможен — вам придется потратить время и разобраться в том, как оно работает, но и результат будет гарантирован и предсказуем.

Разумеется, речь не идет о том, что решения по автоматизации бизнес процессов лучше людей. Это не так. Более того, исследования говорят, что даже в будущем такие решения станут заменой не профессий, а конкретных занятий или задач. Поэтому сотрудникам не о чем беспокоится. Их не уволят, просто в их работе станет меньше рутины.

Универсальных руководителей тоже нет

Еще одна причина не любить автоматизацию и оптимизацию бизнес процессов — желание все контролировать. А значит, делать все самостоятельно. Такое состояние еще называют «синдромом супергероя». Он проявляется у руководителей предприятий, которые хотят чувствовать, что все под контролем.

Сложности начинаются, когда контролировать приходится не только себя, но и все бизнес процессы компании. В этом случае постоянное реагирование на небольшие рутинные задачи отнимает время — невозобновимый ресурс, который для предпринимателя оказывается самым ценным. Отсутствие срочных, но не очень важных задач, во-первых, помогает сосредоточиться на бизнесе. А во-вторых, — избежать эмоционального выгорания.

Не все можно сделать своими силами

Компания точно так же может страдать от «синдрома супергероя». Как правило, это выражается в том, что все сторонние решения по умолчанию считаются недостаточно хорошими, недостаточно качественными, недостаточно кастомизированными. Единственно возможный стиль поведения в этом случае – разрабатывать все «in-house», внутри компании.

С одной стороны, такой подход справедлив. Ведь никто не знает вашу компанию лучше вас самих. Но это не означает, что вы сможете лучшим образом решить свои собственные проблемы — не обладая профильными знаниями и (самое важное) опытом разработки аналогичных проектов.

Когда у вас появляются проблемы со здоровьем, вы идете к врачу-специалисту. Возможно, он видит вас впервые, но у него достаточно опыта и профильных знаний, чтобы поставить вам верный диагноз и назначить лечение.

В случае с автоматизацией бизнеса все обстоит примерно так же. Компании, для которых решение таких задач — основная работа, могут найти и внедрить подходящую комбинацию сервисов быстро и эффективно. Возможно, такая комбинация будет типовой и не сможет учитывать абсолютно все ваши потребности. Но она точно будет надежной, ведь до вас ее использовало и продолжает использовать множество бизнесов.

Что все это значит

  1. Экономия на автоматизация и оптимизация бизнес процессов — это не экономия. Вместо денег вам придется потратить время — свое или сотрудников — которое тоже дорого стоит. С другой стороны, автоматизировать все подряд тоже опасно: начинайте автоматизацию и оптимизации бизнес процессов компании с рутинных и понятных задач.
  2. Не стоит взваливать на плечи сотрудника предприятия работу, которую может сделать машина. Машину не нужно обучать, контролировать, а результат будет более предсказуем. Пусть ваши сотрудники занимаются более интересными и творческими вопросами.
  3. Не бойтесь, что решения по автоматизации и оптимизации бизнес процессов лишат вас возможности контролировать ситуацию. Они сэкономят вам время, и вы займетесь действительно важными управленческими задачами. Кроме того, вы всегда сможете следить за сводными аналитическими показателями. Это гораздо полезнее для развития компании, предприятия чем выполнять всех работ вручную.
  4. Не все решения стоит разрабатывать внутри компании. Сторонний производитель может предложить удобный и эффективный сервис. В том числе потому, что уже помог многим компаниям.

Во второй части статьи мы расскажем, почему автоматизация и оптимизация бизнес процессов компании и предприятия это не помощник для ленивых и не игрушка для крупного бизнеса. А также поговорим о том, почему идеальных решений по автоматизации не существует — и это нормально.