Минусы электронного документооборота

Всё чаще компании решают внедрить электронный документооборот. Что это такое и зачем это нужно?

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

ЭДО можно использовать для автоматизации канцелярии, создания электронного архива документов, корпоративного электронного документооборота (workflow), управления договорным процессом, автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества) и для автоматизации обращений граждан.

ЭДО можно использовать в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности, систему можно настроить на работу как в рамках небольшой структуры (отдела, департамента), так и в рамках территориально-распределенной организации с развитой схемой информационных потоков.

Основные принципы электронного документооборота

— Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

— Возможность параллельного выполнения операций — позволяет сократить время движения документов.

— Непрерывность движения документа — позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени.

— Единая база документарной информации — позволяет исключить возможность дублирования документов.

— Система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимумом информации о нём.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Из плюсов электронного документооборота отмечают:

— оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,

— эффективное управление движением документов,

— все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве — это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений,

— повышение исполнительской дисциплины (так как ЭДО позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени), повышение производительности сотрудников,

— безопасность и сохранность документов — шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации,

— исключение дубляжа документации,

— формирование архива происходит автоматически,

— снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

К минусам ЭДО относят большие расходы на приобретение и внедрение ПО. Сотрудникам, к тому же, необходимо будет время, чтобы научиться и привыкнуть к системе. Впрочем, эти недостатки будут временным явлением.

Если молодые компании с самого начала перейдут на ЭДО, то они потратят меньше времени на оцифровывание существующих документов. Кроме того, существующие сейчас системы электронного документооборота присматриваются к стартапам и дают им скидки.

Шаблон для АСЭД*
* — Заполняется при подачи заявки на создание/блокировке небольшого количества пользователей

Обратите внимание:Шаблон для АСЭД**
Заполняется сопроводительное письмо + шаблон.
** — Заполняется при подачи заявки на создание организации(либо при реорганизации) Для предоставления или продления доступа в АСЭД из внешней сети Вам необходимо направить официальное письмо за подписью руководителя в Комитет информационных технологий Волгоградской области.
Заполнить Приложение 1.
Текст для вставки:
«В целях предоставления доступа к АСЭД».
Срок предоставления: «На время исполнения служебных обязанностей».
«Наличие сертификата открытого ключа у пользователя» и «Сведения об установленных средствах защиты информации на АРМ пользователя» не заполнять.
В письме обязательно указать Ваш адрес электронной почты для направления уведомления о предоставления доступа.

Приказ № 87-од от 11.08.2014 г. Об утверждении порядка удаленного доступа к ИС в ЦОД (подписанный/PDF)
Приказ № 87-од от 11.08.2014 г. Об утверждении порядка удаленного доступа к ИС в ЦОД (doc)

Приказ комитета информационных технологий Волгоградской области «О внесении изменений в приказ комитета информационных технологий Волгоградской области от 11 августа 2014 г. №87-о/д «Об утверждении порядка удаленного доступа через каналы связи общего пользования (информационно-телекоммуникационную сеть Интернет) к государственным и иным информационным системам, размещенным в едином центре обработки данных органов исполнительной власти Волгорадской области» (PDF) .

Электронный документооборот является единым механизмом движения документов, созданных на базе компьютерных средств и оформленных специальной электронно-цифровой подписью. Данный механизм может быть успешно реализован на малом предприятии, в крупной компании или огромной корпорации, подробности на Биайэй-Технолоджиз.

Преимущества электронного документооборота:
Прозрачность бизнес-процессов. Значительно быстрее и проще становится исполнение, получение, создание и хранение документов. Также увеличивается эффективность контроля руководством бизнес-процессов.
Улучшение исполнительской функции. Руководитель успевает контролировать результаты и скорость работы, что увеличивает процент выполнения поручений сотрудниками.
Требуется меньше времени на создание и обработку документов. Благодаря электронному механизму появляется возможность быстро искать, создавать, рассылать, обрабатывать документы, автоматически формировать реестры, отчеты и сводки, что улучшает качество и оперативность выполнения работы.
Повышение уровня конфиденциальности. Участники рабочего процесса получают определенную степень доступа к базе документов компании, а любые действия сохраняются компьютерной системой. Также существенно снижается вероятность утечки информации.
Оптимизация системы обучения сотрудников и схемы внедрения новых бизнес-процессов. Новые инструкции при наличии электронного оборота документов быстрее внедряются компанией.
Повышение корпоративной культуры. Каждый сотрудник компании знает о всех корпоративных процессах, поскольку подразделения имеют единое информационное поле.

Недостатки электронного документооборота:
Проблема сохранности информации. Компьютер может быть атакован вирусом или возникнут неполадки в системе сохранения документов.

Проблема персонала. Некоторые сотрудники, которые привыкли к ручному труду, не смогут на первых этапах внедрения нового механизма качественно делать свою работу.

Большие финансовые затраты. На внедрение электронного оборота компании придется серьезно потратиться.

Географический фактор. Не все контрагенты способны сотрудничать в системе электронного обмена.

Электронный документооборот в будущем может стать неотъемлемой частью крупного предприятия с множеством подразделений, однако сейчас в этой системе остаются недостатки, требующие технологической и законодательной доработки.

Долгополов П.С.

1. Понятие электронного документа

2. Правовой статус электронного документа в сфере электронного документооборота

Век информационных технологий предоставляет множество новых возможностей в различных сферах жизни. Это в полной мере относится и к сфере документооборота. С каждым днем в нашей стране все больший вес набирает электронный документооборот, постепенно замещающий собой морально устаревшие бумажные формы обмена документацией. Рассмотрим основы нормативного регулирования электронного документооборота в РФ.

1. Понятие электронного документа

В соответствии с п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» под электронным документом понимается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

В п. 1 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 N 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов» дается следующее определение данного понятия: электронный документ – документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ.

Согласно п. 1.6.1 Регламента удостоверяющего центра Евразийской экономической комиссии (приложение к Положению об удостоверяющем центре Евразийской экономической комиссии, утв. решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 09.07.2018 N 110) под электронным документом понимается документ в электронном виде, заверенный электронной цифровой подписью и отвечающий требованиям общей инфраструктуры документирования информации в электронном виде.

Следовательно, можно выделить следующие основные признаки электронного документа:

– электронная форма;

– соблюдение требований документирования информации;

– заверение информации электронной цифровой подписью.

2. Правовой статус электронного документа в сфере электронного документооборота

В соответствии с ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон об электронной подписи) информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Законодательство предусматривает и другие виды подписей: простая и неквалифицированная электронные подписи. Оба вида указанных подписей дают возможность установить лицо, подписавшее электронный документ.

В соответствии с ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

К примеру, согласно ч. 2 ст. 6.1 Закона РФ от 27.11.1992 N 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации» при осуществлении добровольного страхования информация в электронной форме, отправленная страховщику и подписанная простой электронной подписью страхователя (застрахованного лица, выгодоприобретателя) – физического лица в соответствии с требованиями Закона об электронной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью этого физического лица, если правилами страхования не предусмотрено иное.

Однако существуют ограничения применения такой подписи. Примером служит ч. 4 ст. 9 Закона об электронной подписи, согласно которой использование простой электронной подписи для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, не допускается.

В отдельных случаях (например, при подготовке сторон к сделке и т.п.) может потребоваться удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе или, наоборот, бумажного документа электронному. Такое удостоверение осуществляется нотариусом (ст. ст. 103.8, 103.9 Основ законодательства РФ о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1)).

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Область электронного документооборота активно развивается, в связи с этим появляется необходимость в постоянном дополнении и усовершенствовании законодательства относительно данной деятельности. Нормативно-правовые акты определяют работу операторов электронного документооборота, а также устанавливают основания, согласно которым соответствующая документация, заверенная цифровой подписью, является равнозначной документам на бумаге.

Сфера документооборота регламентируется следующими законодательными актами:

Использование такого рода ведения бизнеса позволяет решать не только текущие вопросы, но и быстро осуществлять безопасные сделки с учреждениями-партнерами. А также упрощается порядок предоставления отчетности в контролирующие службы, так как вся документация может передаваться в любой момент через сеть Интернета.

Дополнительно предлагаем ознакомиться с текстом 210 ФЗ о предоставлении государственных и муниципальных услуг.

Описание закона о переходе на электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это механизм автоматических процессов обработки электронной документации, осуществляющий концепцию «безбумажного делопроизводства». Основным элементом данного процесса является электронный документ, который создается с помощью средств компьютерной обработки сведений и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Вид ЭДО зависит от специфики учреждения:

  • промышленный ЭДО;
  • административный;
  • архивированное дело;
  • профессиональный;
  • счетоводный;
  • складской;
  • технологичный;
  • секретный и конфиденциальный ЭДО.

В связи с тем, что все больше учреждений стремятся внедрить у себя систему ЭДО, для повышения эффективности использования рабочего времени, Правительством России было принято решение разработать отдельный законодательный акт. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ был принят членами Госдумы 25 марта 2011 года и одобрен Советом Федерации 30 марта того же года.

Настоящий Федеральный закон регламентирует взаимоотношения в сфере применения цифровых подписей и документооборота при совершении гражданско-правовых сделок, оказании общегосударственных и муниципальных услуг, а также при исполнении иных государственных функций.

Текст Федерального настоящего законопроекта состоит из 20 статей:

  • статья 1. Область действия закона;
  • ст 2. Основные определения, используемые в данном законопроекте;
  • ст 3. Законодательное регулирование отношений в сфере применения документооборота в сети Интернет;
  • ст 4. Правила применения электронного документооборота;
  • ст 5. Виды ЭДО;
  • ст 6. Принципы признания электронного документооборота, подписанного цифровой подписью, равнозначным документам на бумажном носителе;
  • ст 7. Признание электронных подписей на межнациональном уровне;
  • ст 8. Полномочия федеральных служб исполнительного правления относительно соответствующего документооборота;
  • ст 9. Применение простого ЭДО;
  • ст 10. Права и обязанности соучастников электронного взаимодействия в сфере документооборота;
  • ст 11. Признание квалифицированной электронной подписи;
  • ст 12. Средства соответствующей подписи;
  • ст 13. Засвидетельствующий центр;
  • ст 14. Свидетельство относительно проверки;
  • ст 15. Аккредитованный засвидетельствующий центр;
  • ст 16. Полномочия центра;
  • ст 17. Квалифицированное свидетельство;
  • ст 18. Выдача соответствующего свидетельства;
  • ст 19. Итоговые положения закона;
  • статья 20. Вступление в законную силу Федерального закона № 63.

Важно! Сам по себе документ, созданный в электронном виде на компьютере, не является юридически значимым. Он обретает законодательную значимость только с помощью цифровой подписи, которая является аналогом собственноручной подписи.

Скачать текст ФЗ

Систем документооборота может быть столько же, сколько существует подвидов деятельности. При необходимости автоматизировать можно любую частную документацию.

Преимущества использования цифрового документооборота:

  • однократное регистрирование акта, которое позволяет безошибочно идентифицировать его в соответствующей системе;
  • одновременное выполнение нескольких операций, с помощью которых можно сократить время движения документа и повысить оперативность исполнения;
  • непрерывное движение акта, что дает возможность быстро выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
  • общая база, которая не позволяет дублировать документы;
  • результативный и оперативный поиск документации, даже при наличии минимальных сведений;
  • эффективная система отчетности, которая позволяет контролировать движение документа на любом этапе документооборота.

Скачать Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ в последней редакции по ссылке.

Еще вы можете изучить текст закона о почтовой связи

Изменения в законе о документообороте

В конце 2015 года был принят Федеральный закон № 445-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «»Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ», вступающих в законную силу с 31.12.2017 года.

Изменениям и поправкам подверглись следующие статьи:

Статья 6 часть 3.1

Дополнить текст новой редакции: «Федеральными актами предусмотрено, что документ обязательно должен подписываться несколькими лицами тем видом подписи, который установлен законодательством РФ».

Статья 8

Согласно нововведениям пункт 1 части 5 ст 8 изложить в следующей редакции: «По согласованию с уполномоченной федеральной службой, устанавливаются нормы и требования к форме квалифицированного свидетельства и принципы владения ключом электронной подписи, а также документооборота».

Ст 12 часть 1 пункт 3

Данная статья была дополнена следующим текстом: «Разрешение на создание цифровой подписи в формате, регламентированным федеральной службой исполнительного правления. Функции, осуществляющие выработку и реализацию общегосударственной политики и законодательное регулирование в области информационных технологий».

Статья 13 часть 1 п 1.1

Согласно новой редакции закона, проверку данного документооборота осуществляют в соответствии с основными принципами подтверждения владения ключом электронной подписи.

Статья 16

Опубликовать пункт 3 части 3 в новой редакции: «Средства электронной подписи, а также средства засвидетельствующего центра должны устанавливать и подтверждать действительность квалифицированного свидетельства на момент подписания соответствующего документа».

Статья 17

Часть 2.1, Федерального закона о документообороте, дополнить следующим текстом: «Операторы общегосударственных и муниципальных информационных систем, предусмотренные нормативно-правовыми актами, не имеют право требовать наличие в квалифицированном свидетельстве сведений, которые могут огранить его применение в других информационных системах».

Если ФЗ о документообороте через сеть Интернета не учитывает требования и правила для конкретной отрасли, или учреждение планирует внести отдельную деятельность, то в таком случае организация может создать собственную корпоративную информационную систему. Ведь данная система была создана для упрощения работы предприятий при заключении различных сделок. Поэтому в данной документации должны содержаться не только принципы, но и приложения, регламентирующие корпоративный электронный документооборот.

Бесплатная консультация юриста по телефону: