Модератор конференции

На каком месте по значимости стоит для организаторов деловых мероприятий вопрос о ведущем программы? Нередко где-то в конце списка. О ведущем вспоминают в последний момент — ведь «что сложного в том, чтобы предоставлять слова спикерам и объявлять перерывы? С этим любой справится». И это ошибка, которая дорого обходится.

Деловые события трансформируются, и один из важных элементов этой трансформации — изменение роли ведущего. На смену «бизнес-конферансье» приходят профессиональные модераторы.

Модератор выходит на сцену

Еще несколько лет назад (некоторые скажут – пять, а совсем придирчивые – семь) ни о каких модераторах деловых событий никто и не слышал. На деловых мероприятиях порой и вовсе не было никакого специального ведущего — эту роль выполнял кто-то из команды организаторов, либо кто-то из дружественных спикеров. И сейчас нередко бывают мероприятия вообще без центрального ведущего — спикеры просто сменяют друг друга по таймингу.

Но общий тренд на «фестивализацию» деловых мероприятий диктует свои правила — никакой скуки и занудства, никакого лишнего пафоса, простое, дружелюбное и полезное общение. Не каждый эксперт и организатор способен работать с аудиторией в таком режиме. И организаторы для начала стали приглашать вести программу профессиональных ведущих вечеринок и корпоративов. Это был не лучший выбор.

«Деловые мероприятия стали все больше приобретать неформальный характер, и для их ведения стали привлекать ведущих ― в том числе из развлекательного сектора. Но конференция или форум ― это всё-таки не бесшабашный новогодний корпоратив или юбилей компании. Любая нелепая ужимка, неловкая шутка или яркая манерность может испортить всё мероприятие, вызвать негативную реакцию участников или возмущение задетого высокого гостя. А это уже отражается на экономике и политике отношений с целевой аудиторией», — рассказывает Григорий Айриев, профессиональный модератор деловых событий и один из со-организаторов сообщества TOP Moderator.

Пришло время для профессиональных модераторов деловых событий — ведущих особого толка, умеющих быть одновременно неформальными и уместными, понимающих, что такое стиль и tone of voice бренда мероприятия, и умеющих им соответствовать.

Задачи модератора

«В моей практике и в моём представлении модератор — это специалист, который чётко знает предмет, цели встречи, обсуждения и управляет его ходом, — раскрывает Екатерина Коляда, директор и дизайнер проектов и конференций АКМР. — Он следит за временем и фокусом каждого участника на его роли, помогает уточняющими вопросами и собственными высказываниями максимально раскрыть тему и взаимодействует с аудиторией. Именно от него зависит атмосфера, темп, вовлечённость всех участников в работу, качественная проработка темы и подведение итогов в заданный промежуток времени».

Модератор на деловом мероприятии — не герольд, провозглашающий спикеров и не шут-тамада, а гостеприимный хозяин, умело управляющий коммуникацией между участниками и спикерами.

Татьяна Анисимова, руководитель департамента «Фонда стратегических разработок» так определяет задачи модератора: «Профессиональный модератор готовит сценарий проведения сессии, знакомит с ним спикеров, также разрабатывает и согласовывает представления спикеров, подводки между их выступлениями. Он даёт высказаться участникам из зала и управляет дискуссией, следит за таймингом, чтобы у каждого спикера было время высказаться, а также гуманно относится к участникам, дабы избежать информационного перегруза».

Таким образом, задачи модератора:

  • подготовка сценария сессии, согласование выступлений с глубоким погружение в тему;
  • участие в обсуждениях на уровне эксперта;
  • профессиональная организация групповых коммуникаций (обмен знаниями/опытом, дискуссии, мозговые штурмы, голосование, нетворкинг и др.) в том числе с использованием современных диджитал-инструментов;
  • контроль эмоционального состояния аудитории и его коррекция (айсбрейкеры, активаторы, провокации);
  • управление дискуссией;
  • контроль тайминга и соблюдения сценария;
  • проведение экспертных интервью со спикерами и участниками мероприятия.

Хорошо также, если модератор может «переобуться на ходу» в ведущего торжественной и развлекательной части мероприятия — церемония награждения, гала-ужин, афтепати.

«В наших мероприятиях один и тот же человек может начинать как ведущий церемонии открытия, а потом пересаживаться в кресло модератора и продолжать именно модерировать деловую сессию. Но это разные роли. И я эту разницу всегда подчеркиваю» — рассказывает Наталья Евневич, председатель правления ГК «Конкорд» и организатор проекта «День MICE в регионах России».

Есть у модератора и ещё одна важная функция, о которой организаторы часто забывают: быть по сути лицом бренда компании-организатора или бренда самого ивента, если он публичный.

Григорий Айриев: «Ведущий делового мероприятия — это тот человек, который воспринимается участниками, как его «лицо» или «хозяин», который стоит на первой линии контакта и олицетворяет собой имидж и репутацию всего мероприятия. Именно он задает качество коммуникаций и формирует впечатление от предоставляемых услуг».

Модератор VS Ведущий

Ключевое отличие модератора от ведущего в более глубоком погружении в тему и высокой степени самостоятельности.

«Ведущий работает только по сценарию, модератор умеет самостоятельно принимать решения, вести и направлять дискуссию. Он, по сути, и сценарист, и режиссёр, причём одновременно в моменте», ― подчеркивает Татьяна Флеганова, руководитель уральского «Конгресс-бюро».

С ней согласна и Екатерина Коляда: «От ведущего требуется чёткое ведение мероприятия, в своей манере либо по текстам, заготовленным для него. Погружение в тему и знание людей в данном случае не требуется. Главное — создание определённого настроения, следование сценарию и таймингу и увязывание всего происходящего вокруг под заданную тему. Модератору же необходимо быть в теме: знать каждого спикера и содержание его выступления, познакомиться заранее и со спикерами, и с их материалами, возможно, уточнить или скорректировать их выступления, выстроить свой сценарий обсуждения, последовательность спикеров и, возможно, предложить лучший формат».

Бывает, что на мероприятии заявлен модератор, но его роль ограничивается словами приветствия, заключения и фразой «слово предоставляется…». По мнению Татьяны Анисимовой, именно наличие этой фразы показывает, что на площадке ведущий, а не модератор.

Время найти модератора

Когда организатору мероприятия стоит начать поиски модератора? Все опрошенные нами эксперты согласны, что делать это нужно в самом начале подготовки мероприятия.

«Лично я стараюсь делать все заранее. Поэтому на некоторые события договариваюсь с модераторами за год, — рассказывает Влад Метревели – президент М.А.М.А (Международного Альянса Модельных Агентств ). — На мой взгляд, модератора нужно согласовывать в тот момент, когда становится понятно, кто будет спикером. Спикеры и модератор должны говорить на одном языке, это точно!»

Наталья Евневич старается найти модератора даже раньше, чем завершён поиск спикеров: «Я всегда в поисках модератора и хедлайнера, а лучше парочки, с запасом. Это две ключевые фигуры, остальные спикеры проявятся в ходе подготовки. Поэтому искать начинаю в самом начале подготовки. Это сразу задает правильный уровень и обеспечивает внутреннее спокойствие для меня как организатора».

Главный совет экспертов – не затягивать с выбором персоны, которая в итоге станет лицом мероприятия. Дело это тонкое, неторопливое и озаботиться им стоит заблаговременно.

Где искать?

Хорошо, если среди экспертов отрасли есть достаточно известный и харизматичный человек, обладающий профессиональным навыком управления дискуссией. И хорошо, если такой человек согласиться стать модератором.

Екатерина Коляда: «Когда я готовлю конференцию, семинар или сессию и у меня есть состав спикеров, и среди них есть человек с навыками модератора (отслеживание времени, фокус, умение вовлекать в беседу, интерактивность), то предлагаю эту роль ему. Если таковой отсутствует, и участники сложные или мало друг друга знают, я приглашаю эксперта, который спец в данной теме и одновременно обладает отличными навыками модератора и коммуникатора. Но даже в этом случае мне всегда нужен и общий ведущий/модератор мероприятия, который следит за общим регламентом и может помочь любому модератору по отдельной сессии, если всё-таки что-то пошло не так».

Если среди доступных экспертов рынка нет никого с навыками ведущего или нужен «универсальный солдат», чтобы организовывать коммуникации на сложных межотраслевых событиях или работу в деловом и развлекательном стиле одновременно, можно и нужно привлечь на эту роль профессионального ведущего-модератора деловых событий.

Сама профессия «модератор деловых событий» в России пока только формируется. Приходят в неё разным путем.

Кто-то начинал как ведущий развлекательных мероприятий, но углубился в сферу бизнес-обучения или событийного маркетинга. Опыт в развлекательных мероприятиях обеспечивает такому модератору лёгкость слога, умение зажечь аудиторию и держать напряжение. А бизнес-бэкграунд дает необходимый уровень экспертности и умение быстро вникать в тему и управлять коммуникацией на экспертном уровне.

Второй вариант — профессионалы из деловых медиа. Их «фишки» – понимание экономических тенденций в целом и отраслевой специфики в частности, умение мгновенно вникнуть в тему и общаться на равных с людьми высокого уровня. Такой бэкграунд залог уверенного ведения и модерации на солидных мероприятиях.

И, наконец, третий путь – люди из бизнеса, как наёмные менеджеры, так и собственники. Те, кто много лет вел деловые сессии, тренинги или бизнес-дискуссии в своих рынках. Они давно чувствуют себя уверенно и в работе со спикерами и в общении с залом и готовы развиваться в этой нише. Такие топ-менеджеры — идеальное «лицо» для событий с аналитическим уклоном или с острой дискуссионной повесткой.

«На наших с вами глазах появляется новая востребованная профессия, — отмечает Елена Конвисар, основатель проекта «ЭКСПОшкола” и продюсер деловых событий, — в России, где ивент-бюджеты B2B заказчиков неумолимо перетекают из развлекательного сектора в нишу деловых мероприятий, работающих на бизнес их компании, потребность в профессиональных деловых ведущих и модераторах будет только расти».

Больше про организацию деловых событий:

  • Александра Жирновская: Инструменты вовлечения участников деловых событий
  • Продюсер по деталям: Елена Конвисар о том, как тренды трансформируют пространства деловых мероприятий
  • 10 мелочей, которые гарантированно испортят впечатление от делового мероприятия

  1. Эффекты от четкого целеполагания и учета потребностей учащихся:

· Образовательный процесс становится понятным и желанным для детей.
· Цели образования становятся целями обучающихся,
· Приобретается значительный мотивационный потенциал,
· Обеспечивается высокая познавательная активность и самостоятельность.

2.Эффекты от самостоятельности в процессе обучения:

· Формирование ответственности за результаты своей учебной деятельности
·Развитие у обучающихся мотивации на достижение успеха, лидерских качеств, уверенности в себе и своих силах.

3. Эффекты от групповой работы и сотрудничества:Легкая адаптация в коллективе.

4. Эффекты от качественной коммуникации на уроке:

· Взаимопонимание и эффективное взаимодействие всех участников образовательного процесса,
· Открытый и свободный обмен информацией, знаниями, а также эмоциями и чувствами.
· Развитие диалога и полилога,
· Активное включение в образовательный процесс всех обучающихся.

5. Эффекты от визуализации:

· Обеспечивается наглядность, четкое восприятие и понимание нового материала,
· Оживляется образовательный процесс, позитивно воспринимается и положительно сказывается на результатах обучения.

6. Эффекты от мотивации:

· Стимулирование познавательной активности и творческого процесса,
· Раскрытие и развитиеспособностей обучающихся, содействию их качественному обучению.
· Позволяет долго сохранять работоспособность и хорошее настроение как у учащихся так и у педагога.

7. Эффект от мониторинга:

· Содействует упорядоченности формирующихся знаний обучающихся,
· Помогает педагогу в контроле полноты реализации учебного плана.
· Содействует качественному усвоению обучающимися нового материала.

8. Эффекты от обучения в сотрудничестве:

Обеспечивается приобретение универсальных навыков и готовность к их применению в практических ситуациях.

9. Эффект от рефлексии:

· Учащийся достигает необходимого уровня понимания нового материала, новых отношений, новых моделей поведения,
· Лучшие понимание своих потребностей и возможностей.
· Вырабатывается адекватные модели эффективного поведения с учетом нравственных норм и общекультурных ценностей.

10. Эффекты от анализа и оценки:

Учитель получает четкое представление о гармоничности построения образовательного процесса, соответствия содержания, формы и методов, используемых в образовательном процессе потребностям и возможностям обучающихся.

11. Эффекты от применения технологии:

· Эффективное управление процессами обучения, воспитания и развития.
· Образовательный процесс делается более контролируемым, устойчивым
· Позволяет педагогу профессионально управлять процессами, происходящими на уроке
· Позволяет педагогу получать запланированные результаты.
· Возрастает доверие к учителю, повышается его авторитета и уважение у обучающихся.
· Обеспечивается полноценное приобретение и устойчивое закрепление у всех учащихся общественно значимых ценностей и жизненно важных умений и навыков
· Целенаправленно и методично осуществляется воспитание, развитие и социализацию личности учащегося.

Почему иногда стоит иметь модератора собрания?

Если хотя бы одна из ситуаций ниже вам знакома (мысленно вы ответили ДА), свяжитесь с нами и мы обсудим, как более эффективно, вовлекая каждого участника в решение проблем или поиск новых идей, провести собрание, совещание или стратегическую сессию:

* Если каждому члену команды или участнику собрания задать один и тот же вопрос, можно получить разные ответы (ДА или НЕТ?)

* Каждый член группы интересуется решением проблемы или является ее «собственником» (ДА или НЕТ?)

* Критически важное значение имеет всеобщее участие в дискуссии (ДА или НЕТ?)

* Необходимо пополнить знания членов команды об анализируемом объекте, а заодно избежать недовольства (ДА или НЕТ?)

* Необходимо эффективно использовать время и избежать «отключения» участников собрания (ДА или НЕТ?)

* Необходимо применить новые способы обучения и мышления (ДА или НЕТ?)

* Необходимо решить сложные и комплексные проблемы в конструктивной атмосфере (ДА или НЕТ?)

* Очень важно, чтобы члены команды искренне выражали свои чувства, не обижая других и не обижаясь на других (ДА или НЕТ?)

* У вас в коллективе чаще всего несколько участников собрания верховодят и навязывают всем свое мнение (ДА или НЕТ?)

* У вас в коллективе есть работники, которые считают, что собрания — это пустая трата времени (ДА или НЕТ?)

* Необходимо найти такое решение, которое впоследствии все члены команды выполняли бы с энтузиазмом (ДА или НЕТ?)

* Ваши собрания или учебные мероприятия в основном ориентированы на докладчиков, а не на участников или информацию, которую необходимо передать (ДА или НЕТ?)

Приглашение ведущего/модератора собрания — не слишком ли велика роскошь?

И да, и нет:

* ДА, если собрание эффективно, все проблемы решаются своевременно, все работники мотивированы, «вовлечены», активно работают не только в ходе собрания, но переживают за найденные пути решения и осуществляют их без принуждения

* НЕТ, если на собрании решения не принимаются, новые идеи не являются зрелыми, отдельные работники не видят своей роли в решении проблем… В таком случае выполнять обычные дела обычно — пустая трата не только времени, но и денег: в какую сумму обошлось участие в собрании всех работников и руководителей? Плюс издержки, связанные с работой, которая не выполнена за время собрания, или неполученная прибыль?.. Собрания действительно дорого обходятся, если они неэффективны!

1. Техники модерации

Модерация
Метод «Модерация»
(термин произошел от итальянского moderare –
«смягчение», «сдерживание», «умеренность») – это метод
получения нового знания в режиме «здесь и сейчас» с помощью
визуализации информации.
Метод предполагает, что преподаватель, имеющий четкое
представление о том, какие знания должны быть получены в
итоге, управляет процессом самостоятельного поиска знания
обучающимися. Преподаватель здесь выполняет две функции:
с одной стороны, он является носителем образа знания, с
другой стороны, он – равноправный участник получения нового
знания.

3. Визуализация

Фасилитация
Метод «Фасилитация»
(от англ. to facilitate – «облегчать», «способствовать»,
«помогать») – метод обучения, в основе которого лежит
самостоятельная выработка тьюторантами
нового
знания в процессе групповой работы в режиме «здесь и
сейчас».
При
использовании
метода
фасилитации
преподаватель выполняет организационную и (если
необходимо)
мотивационно-целевую
функцию,
стимулирует деятельность аудитории с помощью
вопросов, не вмешиваясь в содержательные аспекты
обсуждения.

5. Отличия

Фасилитация
Модерация
Работа ведется только на уровне Работа с группой ведется на уровне двух
организации
процесса
работы уровнях

смысловом
и
группы
организационном
Фасилитатор не влияет на принятие Модератор
влияет
на
принятие
группового решения
группового решения, направляет группу
при помощи вопросов, предложения
своих
вариантов
решения,
эмоционального воздействия
Фасилитатор
озвучивает
и Модератор собирает ответы аудитории в
фиксирует вопросы и ответы от заранее
продуманной
визуальной
аудитории
форме
Фасилитатор
не
включен
в Модератор – член группы
групповые
процессы,
внешний
консультант.
Фасилитатолр может не знать Модератор – эксперт в
предметную область обсуждения.
решаемых группой вопросов.
тематике

6. Техника «Карточный опрос»

Опрос с использованием карточек
(стикеров) служит для сбора и

сортировки тем, идей, проблемных
пунктов или вариантов решения.
Эта техника рекомендуется в ситуациях, когда
рассматриваются спорные темы. Эта техника также
необходима, когда в аудитории недостаточно открытые
отношения и обучающиеся сдержаны или малознакомы.

7. Техника «Схема анализа»

Анализ материала осуществляется
с помощью таблиц.
+

8. Техника «Вспышка»

Обзор
мнений
обучающихся,
например, при анализе «проблемного
поля» с помощью визуализации типа:

9. Техника «Многопозиционный опрос»

Выбор с помощью голосования.
Применяется, когда при множестве альтернатив необходимо
сделать выбор или определить отношение экспертной группы к
обсуждаемым вариантам. Как вариант может быть использован
после мозгового штурма, чтобы отобрать идеи, с которыми
стоит работать дальше.
Альтернативы
• 1
• 2
• 3
Количество голосов

10. Техника «Поле координат»

Сравнение или расстановка на оси
координат или с помощью матрицы.
Несущественные
характеристики
«Некоторые имеют,
некоторые нет»
Обязательные
характеристики
«Есть у всех»
Концепция
/ понятие
Пример
Антипример

11. Аквариум

Аквариум – это ролевая игра, в которой принимают участие
2-3 человека, а остальные выступают в роли наблюдателей,
что позволяет одним «проживать» ситуацию, а другим
анализировать ситуацию со стороны и «сопереживать» ее.
Преимущества метода
Эффективен,
когда
необходимо
продемонстрировать навык, умение,
эмоцию, состояние при дефиците
времени.
Обучающиеся могут выступать в роли
экспертов и аналитиков.
Стимулирует
участников
практической работе.
к

12. Техника «Вопрос-ответ» («пинг-понг»)

Преподаватель организует обсуждение в
виде «Вопрос-ответ»:
Вариант
А.
Заранее
дает
задание
обучающимся подготовить вопросы по теме. На
занятии
обучающиеся
задают
вопросы,
преподаватель – отвечает, выводы предлагает
сделать обучающимся.
Вариант Б. Преподаватель сам готовит
вопросы для обсуждения по теме. На занятии
задает вопросы аудитории, получает ответы от
обучающихся, делает выводы.

13. Мозговой штурм

Метод «Мозговой штурм»
(мозговая атака, мозговой штурм, англ. brainstorming)
метод группового творческого мышления.
Создан
американским
психологом
Алексом
Осборном в конце 30-х годов. Основная идея Осборна
проста: отделить процесс генерации идей от их
критики.

14. Этапы мозгового штурма