Может ли работодатель сам составить график отпусков

Внимание! Мы подготовили документы, которые помогут вам составить график отпусков на 2019 год. Скачивайте бесплатно:

Бланк графика отпусков на 2019 годСкачать бесплатноОбразец заполнения графика отпусков на 2019 годСоответствует всем требованиям законодательства. Скачать бесплатноОбразец приказа на отпускСоответствует всем требованиям законодательства. Скачать бесплатноСправочник по оформлению кадровых документов Поможет избежать ошибки при оформлении. Скачивайте бесплатно

График отпусков — это документ, который обязан утвердить каждый работодатель. Организация или ИП, неважно. Программа БухСофт заполняет его автоматически на официальном и актуальном бланке. Вам нужно лишь скачать, распечатать и подписать документ. Попробуйте бесплатно:

Трудовое законодательство предусматривает для работодателей обязанность ежегодно составлять график отпусков (ст. 123 ТК РФ). Документ нужно подготовить не позднее, чем за две недели до наступления соответствующего календарного года.

Значение графика отпусков для фирмы и работника

Документ представляет собой локальный нормативный акт, который устанавливает очередность по выходу персонала в ежегодный оплачиваемый отпуск. Он содержит информацию об отпускных периодах с помесячной разбивкой.

График отпусков позволяет компании заранее известить своих работников о времени начала отпуска. Извещение делают под роспись не позже, чем за две недели до начала отдыха.

Кроме того, с помощью документа фирма может:

  • вовремя выплатить работнику отпускные (не менее чем за три дня до начала отпуска);
  • найти замену работника на время его отсутствия;
  • проконтролировать соблюдение отпускных сроков и неиспользованные дни отпуска.

Неиспользованные в предыдущие периоды дни учитывают при составлении нового графика. Сотрудник вправе использовать накопившиеся неиспользованные дни, согласовав время отдыха с руководством.

Как производится расчет отпускных в 2019 году см. по ссылке.

Форма графика отпусков

Госкомстат ранее утвердил унифицированную форму № Т-7 постановлением № 1. Но с 2013 года она не является обязательной для применения.

Компания вправе разработать бланк графика отпусков на 2019 год самостоятельно. При этом он должен иметь реквизиты, которые дают полную информацию о работниках и сроках их отпусков.

Бланк графика отпусков на 2019 год в excel (скачать бесплатно)

Предлагаем вашему вниманию шаблон графика отпусков в excel на 2019 год. Скачивайте, изменяйте и дополняйте его в соответствии с особенностями работы компании.

Как правильно составить график отпусков на 2019 год по новым правилам

Компании следует разработать свой локальный нормативный акт, который регламентирует порядок создания графика.

Перед составлением графика издают приказ руководителя, который устанавливает:

  • лицо, ответственное за оформление графика (как правило, это специалист из отдела кадров);
  • сроки предоставления информации о датах отпуска работниками;
  • сроки согласования полученных дат руководителями структурных подразделений;
  • срок предоставления ответственным сотрудником готового графика на утверждение директору компании.

В 2019 году Трудовой кодекс поменялся. В нем появилась статья 262.2. Теперь получить отпуск в любое удобное время вправе работники у которых на иждивении находится больше 2 детей до 12 лет. Поэтому по таким сотрудникам график отпусков должен быть заполнен в первоочередном порядке.

При составлении графика важно учесть, сколько человек проработал в компании и есть ли у него право на «отпускные льготы”. После утверждения графика с ним нужно ознакомить каждого работника под роспись. Сделать это можно двумя способами:

  1. Сотрудник расписывается в графике напротив даты своего предполагаемого отпуска в поле «Примечание».
  2. Подпись ставят в приложенном к графику ознакомительному листу. При этом рядом с ней указывают дату ознакомления.

Работодатель обязан уведомить сотрудника о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Правила составления графика отпусков на 2019 год

Рассмотрим пошагово, как составить график отпусков на 2019 год.

Шаг 1. Сначала заполняют поле «Наименование организации». Название должно быть полным и соответствовать учредительным документам.

Шаг 2. Заполнение поля «Мнение выборного профсоюзного органа» (только при наличии в компании первичного профсоюза).

Шаг 3. Заполнить поля «Номер документа», «Дата составления» и «Год».

Шаг 4. Заполнить в таблице графы 1-6. Графы с 7 по 10 заполняют в течение года по мере возникновения такой необходимости.

Номер графы таблицы

Что указать

Название структурного подразделения

Должность работника

ФИО работника

Табельный номер

Количество отпускных дней (календарных)

Предполагаемая дата отпуска

Фактическая дата отпуска

Документ-основание для переноса даты

Скорректированная дата

Дополнительная информация

Шаг 5. Утвердить график отпусков

Обязательно укажите в графике

В таблице ниже мы собрали информацию об основных пунктах, которую обязательно отражают в документе:

Вид информации

Расшифровка

Список работников

Работодатель указывает всех лиц, с которыми заключил трудовой договор

Количество дней отдыха

Получают суммированием ежегодного основного и дополнительного оплачиваемого отпусков, включая неиспользованные в прошлых периодах дни

Предполагаемая дата начала отпуска

Можно указать конкретный день либо месяц. Во втором случае работник за две недели до начала отпуска пишет соответствующее заявление

Разделение отпускного периода по частям

Как правило, отпуск предоставляю частями. При этом одна из частей не должна быть менее 14-ти календарных дней

Пометки по льготным категориям

Некоторые категории лиц имеют право менять дату отпуска или отдыхать дольше

Информацию об отпусках за свой счет в графике приводят.

Информацию по вновь принятым работникам включают в график отдельно оформленным дополнением.

Образец графика отпусков на 2019 год

Сколько хранить документ?

Хранить документ следует в течение года после окончания его действия. Так, весь 2019 год нужно хранить форму, утвержденную в декабре 2017 года на 2018 год. По истечении срока график подвергается уничтожению, согласно соответствующему акту.

Внесение изменений в график

Если работник желает изменить дату выхода «на каникулы», то он должен написать соответствующее заявление. В случае согласия руководителя в утвержденный проект вносятся соответствующие изменения. Отдельно учитываются мнения льготных категорий, которые имеют право менять дату независимо от мнения руководителя. От них также потребуется соответствующее заявление.

Заявление о переносе отпуска

Узнать особенности оформления заявления на отпуск в 2019 году >>

Чем для компаний опасен формальный подход к графику отпусков
Нужно ли заявление об отпуске, если работник отдыхает по графику
Как правильно оформить предоставление отпуска не по графику

Декабрь традиционное время составления графиков ежегодных оплачиваемых отпусков на следующий календарный год. Форма этого документа (№ Т-7) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и является обязательной для всех компаний независимо от форм собственности. На практике к оформлению графика отпусков многие относятся как к простой формальности, считая, что важен лишь сам факт его наличия на случай проверки трудовой инспекции. В результате компания рискует допустить целый ряд ошибок, которые грозят как претензиями со стороны проверяющих и штрафом за нарушение законодательства о труде (ст. 5.27 КоАП РФ), так и претензиями со стороны работников.

Процедура составления графика

Согласно статье 122 Трудового кодекса, оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно в соответствии с очередностью, установленной у конкретного работодателя. Эту очередность определяет график отпусков. Он должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Утверждение графика. График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании (директор, генеральный директор и т.д.) или уполномоченное им лицо. Это установлено в Указаниях по применению и составлению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (приложение к приказу постановления Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Если в компании есть профсоюзный орган, то график утверждается с учетом его мнения (ст. 123 ТК РФ).

Извещение работников. Закон не обязывает работодателя согласовывать время отпусков с работниками. Есть исключения, о которых будет сказано ниже. Но по общему правилу очередность отпусков устанавливает работодатель, а работника необходимо лишь известить о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Для извещения работников можно использовать сам график отпусков. Для этого в последней графе формы № Т-7 Примечание можно добавить надпись о времени начала отпуска работник извещен, а напротив своей фамилии работник проставит дату извещения и подпись.

Отпуска по желанию работников. Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами, отпуск предоставляется по их желанию. В частности, работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск по желанию работника в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ), по желанию работницы перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). Супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.98 № 76-ФЗ О статусе военнослужащих), ветеранам боевых действий в любое удобное для них время (ст. 16 Федерального закона от 12.01.95 № 5-ФЗ О ветеранах). В таких случаях в график отпусков вносятся соответствующие изменения на основании заявления работника.

ВОПРОС В ТЕМУ

Как предоставить отпуск работнику, который на момент утверждения графика еще не работал в компании и не попал в график?

В этом случае отпуск предоставляется данному работнику по его заявлению без отражения в графике. Если заявление подано по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя, то работодатель не может отказать в отпуске (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). А отпуск до истечения шести месяцев работы возможен только с согласия работодателя.

Предоставление отпуска по графику

После утверждения графика работодателем он становится обязательным как для самого работодателя, так и для работников (ст.123 ТК РФ). То есть работники должны идти в отпуск именно в те периоды, которые установлены в графике. Никаких заявлений от них о предоставлении отпуска в таком случае не требуется.

Процедура оформления отпуска. На основании утвержденного графика в течение года руководитель компании ежемесячно издает приказы о предоставлении отпусков. Для этого можно использовать как унифицированную форму № Т-6* (она применяется для оформления отпуска одного работника), так и форму № Т-6а (применяется для оформления отпусков сразу нескольких работников). С приказом необходимо ознакомить работников под роспись. На основании приказа нужно сделать отметки об отпуске в специальных разделах личной карточки работника (форма № Т-2) и его лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и рассчитать отпускные по форме № T-60 Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику. В соответствующей графе графика отпусков надо проставить отметку о фактической дате отпуска.

Частая ошибка при предоставлении отпуска. Иногда график отпусков выполняет чисто формальную функцию: несмотря на его наличие, фактически отпуска предоставляются в другое время на основании заявлений работников. Такой подход может обернуться проблемами для компании. Во-первых, несоответствие в графике запланированной и фактической дат отпуска при отсутствии основания перенесения отпуска или внесения изменений в график само по себе нарушение трудового законодательства. Во-вторых, если компания ориентируется не на график отпусков, а лишь на заявления работников, может сложиться ситуация, когда некоторые работники в течение года не подали заявления об отпусках и соответственно не использовали свой отпуск. При такой системе отдельные работники не имеют отпуска несколько лет подряд. Это уже грубое нарушение трудового законодательства. Трудовой кодекс обязывает работодателя предоставлять отпуск работнику каждый год независимо от того, изъявил он желание отдохнуть или нет. Для соблюдения этой обязанности и служит ежегодный график отпусков. В исключительных случаях возможно перенесение отпуска на следующий год, но даже в этих ситуациях непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещается (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Даже при разделении отпуска на части работник должен использовать все 28 дней

Встречаются случаи некорректного толкования положений трудового законодательства о разделении отпуска на части. Некоторые компании, ссылаясь на статью 124 Трудового кодекса, из года в год предоставляют работникам лишь часть ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 календарных дней, а оставшаяся часть остается неиспользованной. При этом работодатели полагают, что они не нарушают запрет на непредоставление отпуска больше двух лет подряд, поскольку хотя бы одну часть отпуска сотрудник отгулял. Это неправильный подход. Дело в том, что законодательством не предусмотрен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью менее 28 календарных дней. Даже с учетом разделения отпуска на части эти 28 дней должны быть использованы полностью.

Перенесение запланированного отпуска на другое время

Статья 124 Трудового кодекса предусматривает случаи, когда запланированный в графике отпуск должен быть перенесен на другое время. При этом перенесение отпуска на следующий год возможно лишь в исключительных случаях, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы компании (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Такое перенесение отпуска лишь с согласия работника.

Перенесение отпуска из-за болезни работника. Если работник заболел в период, который пришелся на запланированный отпуск, то уже начавшийся отпуск продлевается на соответствующее количество дней временной нетрудоспособности или переносится на другой срок (то есть работник использует эту часть отпуска позднее). Этот срок определяется работодателем с учетом пожеланий работника. Законодательством не установлен документ, на основании которого оформляется перенесение отпуска, поэтому его можно составить в произвольной форме. Например, работник подает заявление о перенесении отпуска, а руководитель компании проставляет положительную резолюцию на заявлении. Новую дату отпуска и основание его перенесения необходимо отразить в графике отпусков в специальной графе перенесение отпуска.

Другие случаи перенесения отпуска. Есть случаи, когда работодатель обязан перенести запланированный отпуск по желанию работника. Это когда работнику своевременно (за три дня до начала отпуска ст. 136 ТК РФ) не выплатили отпускные либо предупредили его о дне начала отпуска позже чем за две недели. В этих ситуациях работник может подать заявление о перенесении отпуска на другой срок, и работодатель обязан это заявление удовлетворить. Кроме того, запланированный отпуск переносится по заявлению работника, если на момент составления графика еще не было известно о наличии у него предусмотренных законом обстоятельств, при которых он имеет право уйти в отпуск не в порядке очередности, установленной работодателем, а по своему желанию.

Локальные нормативные акты компании могут предусматривать и другие основания для перенесения отпуска.

Внесение изменений в график. На практике возникает вопрос:, как быть, если работник по каким-либо другим обстоятельствам (не установленным законом) хочет изменить запланированную в графике дату отпуска и работодатель согласен пойти ему навстречу? В этом случае можно внести изменения в график отпусков на основании заявления работника. Новая дата отпуска отражается в графе перенесение отпуска, а в качестве основания указывается заявление работника.

ВОПРОС В ТЕМУ

Можно ли по соглашению работника и работодателя разделить ежегодный отпуск так, чтобы одна часть была 14 календарных дней, а оставшиеся по одному дню?

Можно. Законодательство не содержит никаких ограничений относительно порядка использования оставшегося отпуска сверх обязательной части продолжительностью 14 календарных дней.

Разделение ежегодного отпуска на части

Согласно статье 115 Трудового кодекса, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (для отдельных категорий работников она может быть больше). По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части так, чтобы хотя бы одна из частей была не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ).

Разделение ежегодного отпуска на части возможно лишь по соглашению между работником и работодателем. Поскольку график отпусков утверждается работодателем в одностороннем порядке, в нем на момент утверждения не может отражаться отпуск, разделенный на части. В графике надо отметить единый период в 28 календарных дней. Представляется, что впоследствии разбить отпуск на части можно по заявлению работника. После проставления положительной резолюции руководителя компании на этом заявлении в график вносятся изменения с указанием количества календарных дней и даты каждой части отпуска. Но если в трудовом договоре есть условие о том, что отпуск работника всегда делится на определенные части, то эти части сразу отражаются в графике при его составлении.

Читайте:

Сотрудник просит отпуск за свой счет. В каких случаях можно ему отказать

Сотрудники опаздывают на работу, как наладить дисциплину, не прибегая к увольнениям

Сотрудник не прошел испытательный срок. Какие документы помогут доказать законность его увольнения

Оформление сотрудника на работу. Пошаговая инструкция

Как оформить назначение генерального директора

Отпуск по уходу за ребенком. Как работодателю оформить нестандартные ситуации

Источник — журнал Юрист компании

Архив новостей

График отпусков на 2021 год: образец

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1″Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждает унифицированную форму №Т-7. С 2013 года использовать её компании не обязаны, но многие компании продолжают это делать. Часть работодателей видоизменяют таблицу формы Т-7 и добавляют в неё, например, графу для подписи об ознакомлении или для отражения переноса отпусков. График отпусков на 2021 год составляйте по форме, которую утвердили приказом к учётной политике.

График отпусков на 2021 год в excel: образец

Скачайте бланк

Образец заполнени графика отпусков на 2021 годСкачайте бесплатно

Как составить график отпусков на 2021 год: пошаговая инструкция

Чтобы составить график отпусков-2021 год, последовательно совершите следующие шаги.

Шаг 1. Определите, кого включить в график. Не включайте в график сотрудников, с которыми заключили трудовой договор на срок до шести месяцев. Если заключили срочный трудовой договор на более длительный период, отпуск работнику планируйте, как и другим штатным специалистам. В том числе, в график включайте совместителей — внешних и внутренних, работников в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, сотрудников, которые имеют право на отпуск в удобное время. Шпаргалка в Системе Кадры: Сотрудники, которые имеют право на отпуск в любое удобное для них время

Вопрос-ответ

Нужно ли включать в график отпусков на 2021 год дистанционных сотрудников? Да, нужно. В график нужно включать всех сотрудников, которые на момент составления графика имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск в следующем году. Исключений для дистанционных сотрудников нет.

Больше ответов в Системе Кадры >>>

Шаг 2. Посчитайте остатки по отпускам и добавьте их в график. Посчитайте дни отпуска, которые сотрудник накопил за прошлые периоды работы в компании, а также дни отпуска, которые накопятся в 2021 году. Неиспользованный за прошлый год отпуск можно включить в график отпусков на текущий год или предоставить по соглашению между сотрудником и работодателем и не включать в график. Всё же рекомендуем отпуск за прошлый год указывать в графике, поскольку не предоставлять отпуск два года подряд запрещает ТК.

Чтобы быстрее рассчитать остаток отпуска, используйте специальный расчётчик в Системе Кадры

Использовать сервис

Шаг 3. Соберите пожелания сотрудников по остаткам отпусков. Этот шаг вы можете сделать, но не обязаны. Исключение, опять же, сотрудники, которые имеют отпуск в любое удобное время — их пожедания узнавать придётся в любом случае. Однако компании же выгоднее учесть пожелания сотрудников до составления графика. Это позволит минимизировать переносы отпусков и исключить конфликты с сотрудниками в отпускной период.

Чтобы учесть пожелания персонала, до составления графика запросите информацию о планируемых датах отпусков. Разошлите уведомления с просьбой предоставить пожелания по датам отпуска. В уведомлении пропишите, до какого числа нужно предоставить информацию. Попросите указывать количество дней отпуска, которые сотрудники планируют взять, дату начала и окончания. Напомните сотрудникам, что если они планируют делить отпуск на части, то одна из частей должна быть не менее 14 дней.

Вам понадобятся эти документы:

Приказ о подготовке графика отпусковдля своевременного составления графика отпусков на следующий календарный годУведомление о количестве оставшихся дней отпускачтобы проинформировать сотрудников о необходимости определиться с датами отдыхаПамятка работнику при планировании отпуска в графике отпусковчтобы напомнить сотрудникам о том, как планировать ежегодные оплачиваемые отпуска в графике

Вопрос-ответ

Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска? Можно, но потом придется дополнительно согласовывать с сотрудником конкретную дату начала отпуска. Независимо от того, известна точная дата отпуска или только месяц предполагаемого отдыха, сотрудника необходимо известить под подпись о времени начала отпуска. Сделать это нужно не позднее чем за две недели до его начала. Если известен только месяц, когда сотрудник уйдет в отпуск, то работодателю придется предупредить сотрудника о предстоящем отпуске не позднее чем за две недели до начала этого месяца.

Больше ответов в Системе Кадры >>>

Шаг 4. Составьте проект графика. После того как соберете у сотрудников пожелания по отпускам, составьте сводный проект графика отпусков. Оформите график или по унифицированной форме № Т-7, или по форме, которую разработали сами. Решите, в какой последовательности будете вносить сотрудников в график отпусков — в алфавитном порядке, в хронологическом по датам отпусков или по структурным подразделениям. Проставьте в графике дату начала отпуска и количество дней, дату окончания отпуска можете не указывать — ТК этого не требует. Читайте в журнале «Справочник секретаря»: 3 обязательных этапа, чтобы проект стал официальным документом

Чтобы составить график отпусков на следующий год в два раза быстрее, воспользуйтесь умным графиком в таблице Excel. Он посчитает окончание отпуска с учётом праздников, предупредит, когда сотрудника нужно уведомить о начале отпуска, покажет пересечение отпусков сотрудников и сформирует унифицированную форму графика.

Умный график отпусков на 2021 год: скачайте в Excel

Скачайте график

Шаг 5. Согласуйте график с профсоюзом. Если в компании есть профсоюз, прежде чем утвердить график у руководителя, направьте проект в представительный орган работников (ст. 372 ТК). В течение 5 рабочих дней со дня получения проекта графика профсоюз должен направить вам мотивированное мнение. Если будут правки, или согласитесь с замечаниями, или проведите дополнительные консультации.

Шаг 6. Утвердите график отпусков у руководителя и ознакомьте с документом сотрудников. Как утвердить график, подробнее расскажем далее. После того, как босс подпишет документ, ознакомьте с ним персонал под подпись. Это в будущем поможет избежать претензий ГИТ, разбирательств с сотрудниками и всяческих недовольств.
Чтобы ознакомить сотрудников с графиком, попросите их поставить подпись напротив даты предполагаемого отпуска в поле «Примечание» графика. Либо приложите к графику ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления и поставит подпись. Если сотрудник не хочет подписывать график, составьте акт. Учтите: подпись сотрудника и дата ознакомления не освобождают от обязанности уведомлять работника о начале отпуска за две недели.

Пример графика отпусков на 2021 год

График с комментариями экспертов смотрите в Системе Кадры

В какие сроки надо составить и утвердить график отпусков-2021

Составить график отпусков в 2021 году нужно не позднее, чем за две недели до начала следующего календарного года, то есть 17 декабря 2020 года (ч. 1 ст. 123 ТК). Но если эта дата выпадает на выходной, то последним днем срока будет последний рабочий день накануне выходного.

Утверждение графика отпусков на 2021 год

График отпусков — это локальный нормативный акт организации. Следовательно, он проходит такие же стадии до вступления в силу, как и другие ЛНА. Это значит, что после того, как вы составить график отпусков, его надо будет утвердить у руководителя. Есть два способа это сделать:

  • утвердить график подписью руководителя организации. Для этого он должен поставить дату и подпись на грифе утверждения в правом верхнем углу документа.
  • издать приказ об утверждении графика отпусков.

Приказ об утверждении графика отпусков на 2021 год: образец

Скачайте образец

Утвердите график отпусков на 2021 год не позднее, чем за две недели до его начала, то есть до 17 декабря. Но если эта дата выпала на выходной, то утвердите график в последний рабочий день накануне выходного. Новой организации утверждать график на год, в котором ее создали, не обязательно. Такой порядок определяет ст. 123 ТК.

Храните график отпусков три года после окончания года, на который его составили. Так график отпусков на 2021 год, утвержденный в декабре 2020 года, заканчивает действие 31 декабря 2021 года. Значит, срок его хранения — с 1 января 2022 года по 31 декабря 2024 года.

Как внести изменения в график отпусков на 2021 год

Изменения в график отпусков вносите в трёх случаях:

  • отпуск сотрудника перенесли;
  • отозвали работника из отпуска;
  • приняли новых сотрудников после утверждения графика.

Если дату ежегодного отпуска по графику отпусков перенесли — уточненные сведения внесите в графы 8 и 9 графика. В графе 8 укажите реквизиты приказа о переносе отпуска, а в графе 9 – дату, когда сотрудник планирует использовать отпуск. В графе 10 «Примечание» — причину переноса отпуска. Утверждать график в новой редакции не нужно.

Если отозвали сотрудника из отпуска — в графе 8 графика укажите реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 — дату, когда сотрудник планирует использовать оставшуюся часть отпуска. В графе 10 «Примечание» — сотрудника отозвали из отпуска, дата отзыва и количество неиспользованных дней отпуска. Утверждать график в новой редакции не нужно.

При приеме на работу новых сотрудников — если решили включить новичков в график, внесите изменения в готовый график или составьте дополнительный документ только для новеньких. Если включили сотрудников в утвержденный график, ознакомьте всех с изменениями под подпись. Если составили дополнительный график и основной не меняли, подписи всех работников собирать не нужно, только новых сотрудников.

Итог

График отпусков 2021 нужно составить и утвердить до 17 декабря 2020 года. Чтобы это сделать, воспользуйтесь готовым алгоритмом с образцами и примерами. Кроме того, вам пригодится и умный график отпусков в excel. Он поможет ничего не упустить и учесть всех сотрудников.

Обязательно ли составлять график отпусков

Об обязанности работодателя утверждать график отпусков работников речь идет в ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках). Нормами данных нормативных актов предусмотрено, что очередность предоставления отпусков определяется графиками, утверждаемыми работодателем по согласованию с выборным органом первичного профсоюза (или его представителем) либо другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом.

Составление графика отпусков — не только требование законодательства, он является необходимым документом для организации работы предприятия. Объясним.

Во-первых, нужно спланировать деятельность предприятия и работу сотрудников таким образом, чтобы отпуска работников не препятствовали полноценной работе и организации производственного процесса.

Во-вторых, именно график отпусков является документом, на основании которого рассчитывают плановый фонд оплаты отпусков в 2020 году, а также коэффициент резервирования для расчета обеспечения отпусков. Ведь сумму обеспечения на оплату отпусков определяют ежемесячно как произведение фактически начисленной зарплаты с учетом ЕСВ и процента (коэффициента резервирования) (п. 13 П(С)БУ 11 «Обязательства»). А созданный резерв отпусков можно использовать только на оплату тех отпусков, для обеспечения которых он создавался (п. 16 П(С)БУ 11). Получается, что данные из графика отпусков в некоторой степени влияют и на бухгалтерский учет оплаты отпусков. На данную тему читайте консультаию «Резерв отпусков: правила исчисления и учет».

В-третьих, работодатель должен довести график отпусков до сведения работников (ч. 4 ст. 79 КЗоТ). При составлении графиков учитываются интересы производства, личные интересы работников и возможности их отдыха.

Важно

Таким образом, все работодатели должны составить графики отпусков и довести их до сведения работников в установленные сроки. Ведь положения КЗоТ и Закона об отпусках распространяются на всех граждан, состоящих в трудовых отношениях с предприятиями, учреждениями, организациями независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также от того, работают ли по трудовому договору у физлица (независимо от того, сколько лиц у них работает).

Когда нужно составить график отпусков

КЗоТ и Закон об отпусках не дают ответ на данный вопрос. Но он содержится в Типовых правилах для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Госкомтруда от 20.07.1984 г. № 213 (далее — Типовые правила № 213), применяемых в части, не противоречащей Конституции и законам Украины (см. письмо Минсоцполитики от 12.07.2013 г. № 3187/0/10-13/13).

В соответствии с п. 20 данных Правил график отпусков составляется на каждый календарный год не позднее 5 января текущего года. Но установление более поздней даты составления графика не будет являться нарушением, если она указана в колдоговоре, правилах внутреннего распорядка, другом нормативном акте предприятия или в правилах делопроизводства (графике документооборота). На практике график отпусков часто составляют еще до начала года, ведь у работников может возникнуть желание использовать свое право на отпуска уже во время новогодних праздников.

«Для каких отпусков составляется график» и «Форма графика отпусков» читайте в материале издания «Интерактивная Бухгалтерия»

Для получения доступа к вышеупомянутым и прочим материалам сервиса «Интерактивная бухгалтерия» — воспользуйтесь ТЕСТОВЫМ 3-дневным доступом к сервису

Подписывайтесь на наш канал в Telegram и страницу в Facebook, чтобы всегда быть в курсе бухгалтерских событий.

Связаться с редактором

ФОРМА ГРАФИКА ОТПУСКОВ

График отпусков – это основной документ, который определяет порядок предоставления работникам отпусков в течение календарного года. Это обязательный документ организации (см. часть вторую ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации; далее – ТК РФ).

Унифицированная форма графика отпусков № Т-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, однако использовать ее в организации не обязательно, поскольку с 01.01.2013 формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. То есть организация может либо самостоятельно разработать соответствующие формы документов, в том числе график отпусков, либо использовать формы, утвержденные Госкомстатом России. Для этого достаточно включить в приказ об учетной политике пункт, разрешающий использовать для создания первичных учетных документов унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

На практике форма № Т-1 – самая распространенная форма графика отпусков, поэтому рассмотрим основные аспекты подготовки и заполнения графика на ее примере.

РАБОТА НАД ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ

Работа над подготовкой графика отпусков начинается после того, как руководитель организации издал соответствующий приказ, в котором назначил ответственного за подготовку документа и обозначил срок выполнения этой работы.

Процедуру, сроки составления, правила оформления, согласования и утверждения целесообразно прописать в локальном нормативном акте, например, в инструкции по кадровому делопроизводству.

Чтобы быстро спланировать отпуска работников организации и вовремя подготовить документ с графиком отпусков для утверждения, следуйте шагам, приведенным в алгоритме (Схема).

Подробно рассмотрим все шаги алгоритма.

Шаг 1: определите, кого не включать в график отпусков

Руководствуйтесь общим количеством числящихся в организации работников, которым следует предоставить отпуск в наступающем году. Включайте в график отпусков работников, которым положены ежегодные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска. К ним также относятся:

– работники, занятые по совместительству;

– работники, принятые по срочным трудовым договорам;

– работники, которые в наступающем году выйдут на работу из длительного отпуска (например, из отпуска по уходу за ребенком).

Шаг 2: определите, чей отпуск превышает стандартную продолжительность основного оплачиваемого отпуска

Согласно части первой ст. 115 ТК РФ продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Однако ТК РФ и некоторые федеральные законы устанавливают категории работников, которым положен удлиненный основной оплачиваемый отпуск, продолжительность которого дольше, чем 28 дней (Таблица 1).

Кроме этого, удлиненные отпуска положены докторам и кандидатам наук, государственным гражданским служащим, муниципальным служащим, судьям, сотрудникам органов внутренних дел, прокурорам, сотрудникам Следственного комитета Российской Федерации, сотрудникам таможенных органов, спасателям профессиональных аварийно-спасательных служб и профессиональных аварийно-спасательных формирований и т.д.

Шаг 3: определите, кто имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск

В некоторых случаях работникам положен не только основной оплачиваемый отпуск, но и дополнительный оплачиваемый отпуск (Таблица 2).

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются и иным лицам в случаях, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Например, государственным гражданским служащим, муниципальным служащим, судьям, сотрудникам органов внутренних дел, прокурорам, сотрудникам Следственного комитета Российской Федерации, сотрудникам таможенных органов, спасателям профессиональных аварийно-спасательных служб и профессиональных аварийно-спасательных формирований и т.д.