Музейный учет

Обязаны ли музеи отражать за балансом стоимость предметов и коллекций, включенных в Музейный фонд РФ? Если да, то какой забалансовый счет для этого следует применять?

НЕСКОЛЬКО СЛОВ О МУЗЕЙНОМ ФОНДЕ РФ.

Всоответствии со ст. 3 Федерального закона № 54‑ФЗ под Музейным фондом РФ следует понимать совокупность подлежащих государственному учету и постоянно находящихся на территории РФ музейных предметов и музейных коллекций, гражданский оборот которых допускается с соблюдением ограничений, установленных данным законом.

Музейные предметы и музейные коллекции, включенные в состав Музейного фонда РФ, являются неотъемлемой частью культурного наследия народов РФ.

Согласно п. 2‑4 Положения о Музейном фонде РФ, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 12.02.1998 № 179 (далее – Положение № 179), в состав государственной части фонда входят музейные предметы и музейные коллекции, которые:

  • находились в федеральной собственности (собственности бывшего СССР и РСФСР) и в собственности субъектов РФ (автономных образований, краев и областей РСФСР) до принятия Федерального закона № 54‑ФЗ независимо от источников поступления, а также приобретены за счет средств федерального бюджета (бюджетов бывшего СССР и РСФСР), бюджетов субъектов РФ и закреплены в оперативном управлении или переданы в пользование музеям и другим организациям независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности;
  • приобретены государственными музеями, иными государственными учреждениями за счет средств их учредителей, либо за счет собственных средств, либо посредством иной формы приобретения.

Музейные предметы и коллекции, приобретенные государственными музеями независимо от источника и формы приобретения, должны быть заявлены для включения в состав государственной части фонда в двухмесячный срок с момента их приобретения (п. 8 Положения № 179).

Включение музейных предметов и коллекций в состав фонда, а также их исключение из его состава производятся Минкультуры в установленном им порядке после проведения соответствующей экспертизы. Музейные предметы и коллекции считаются включенными в состав Музейного фонда РФ со дня их регистрации в государственном каталоге.

В соответствии с п. 13 Положения № 179 музеи, в оперативном управлении или пользовании которых находятся музейные предметы и коллекции, обязаны обеспечить их учет с использованием специальной учетной документации, позволяющей идентифицировать эти предметы и коллекции и содержащие сведения об их местонахождении, сохранности, форме использования и т. д.

Основными учетными документами являются главная инвентарная книга (книга поступлений) и другие инвентарные книги, акты приема музейных предметов и музейных коллекций на временное (постоянное) хранение, акты выдачи музейных предметов и музейных коллекций во временное пользование, акты списания музейных предметов и музейных коллекций (в случае исключения их из состава фонда).

Отражение музейных предметов и коллекций на балансе учреждения, в оперативном управлении или пользовании которого они находятся, не допускается.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ МУЗЕЙНЫХ ПРЕДМЕТОВ И КОЛЛЕКЦИЙ.

Основной документ, регламентирующий правила организации и ведения бухгалтерского учета в государственных (муниципальных) учреждениях, – это Инструкция № 157н.

До внесения изменений единственное упоминание о предметах музейного фонда содержалось в п. 51 указанной инструкции. В частности, этим пунктом установлено, что включение объекта имущества в состав государственной части Музейного фонда РФ является одним из оснований выбытия объекта основных средств с баланса.

Исходя из этого, приобретенный музейный предмет (коллекция) до момента его включения в состав государственной части признается объектом основных средств. По факту включения в Музейный фонд РФ данный объект списывается с баланса. При этом никаких положений о том, что одновременно со списанием музейных предметов с баланса они подлежат отражению за балансом ранее Инструкция № 157н не содержала.

Некоторые эксперты и авторы предлагали организовать забалансовый учет объектов, включенных в состав Музейного фонда РФ, в целях контроля за их сохранностью, но для этого учреждениям необходимо было ввести дополнительный забалансовый счет, не поименованный в Инструкции № 157н.

После внесения изменений в п. 332 Инструкции № 157н прямо установлена обязанность учреждений учитывать музейные предметы и коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ, за балансом.

Согласно обновленной редакции п. 333 Инструкции № 157н для учета объектов, которые в соответствии с законодательством РФ не подлежат отражению на балансе учреждения (в частности, музейные предметы и коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ), предназначен забалансовый счет 01 «Имущество, полученное в пользование».

Напомним, что рассмотренные нововведения следовало применить уже при формировании показателей бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности за 2016 год. Иными словами, на сегодняшний день стоимость музейных предметов и коллекций, включенных в состав Музейного фонда РФ, ранее числящихся у музеев на дополнительном забалансовом счете или просто в инвентарных книгах, должна быть переведена на забалансовый счет 01.

Далее рассмотрим на примерах бухгалтерские записи по учету музейных предметов с учетом изменений.

Государственный музей (бюджетное учреждение) приобрел в антикварном салоне картину за счет средств целевой субсидии. Экспертная фондово-закупочная комиссия музея оценила стоимость предмета в сумме 33 000 руб. После регистрации в учетной документации музея приобретенный предмет выставлен в качестве экспоната. В течение двух месяцев музейный предмет был включен в состав Музейного фонда РФ.

Музейные коллекции и предметы, включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ, относятся к особо ценному движимому имуществу бюджетных (автономных) учреждений (пп. «в» п. 4 Постановления Правительства РФ от 26.07.2010 № 538 «О порядке отнесения имущества автономного или бюджетного учреждения к категории особо ценного движимого имущества»). Исходя из этого, предметы, которые приобретаются для пополнения музейного фонда РФ, но еще не включены в него, по мнению автора, следует учитывать в составе основных средств – особо ценного движимого имущества.

В бухгалтерском учете отражена следующая корреспонденция счетов:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отражено поступление картины в качестве основных средств (до момента включения его в состав музейного фонда РФ)

5 106 21 310

5 302 31 730

33 000

Оплачен договор на закупку картины

5 302 31 830

5 201 11 610

18 (244 КВР/ 310 КОСГУ)

33 000

Приняты вложения, осуществленные за счет целевой субсидии» по коду вида деятельности «4»

4 106 21 310

4 304 06 730

33 000

5 304 06 830

5 106 21 310

Принят к учету в составе прочих основных средств музейный предмет до внесения записи в государственный каталог

4 101 28 310

4 106 21 310

33 000

Начислена амортизация по приобретенному объекту до его включения в состав Музейного фонда РФ

4 109 60 271

4 104 28 410

33 000

Списан с баланса музейный предмет на дату включения его в состав Музейного фонда РФ (на основании записи, отраженной в государственном каталоге)

4 104 28 410

4 101 28 410

33 000

Одновременно списанный с баланса музейный предмет учтен на забалансовом счете

Забалансовый счет 01

33 000

Используя условия предыдущего примера, предположим, что приобретаемый музейный предмет на момент покупки уже был включен в состав Музейного фонда РФ. Об этом имелась соответствующая запись в государственном каталоге.

В данном случае приобретенный объект нельзя отражать на балансе музея. Учитывая это, расходы на его приобретение следует квалифицировать не как приобретение основных средств (статья 310 КОСГУ), а как оплату прочих услуг (статья 226 КОСГУ).

В данной ситуации операции отразятся следующим образом:

I. Общие положения

Порядок учетно-хранительской работы

Права и обязанности главного хранителя

Права и обязанности хранителя и других сотрудников, выполняющих функции по хранению

Организация работы по консервации и реставрации музейных ценностей

II. Состав музейных фондов

III. Государственный учет музейных фондов

Общие положения

Порядок приема и выдачи поступивших в музей предметов

Регистрация новых поступлений

Научная инвентаризация музейных предметов

Порядок учета фондов в филиалах музея (в музейных объединениях)

Учет предметов научно-вспомогательного и сырьевого фондов

Переучет музейных ценностей и порядок учета и хранения учетных документов

Учетные обозначения

Вспомогательные формы учета

Дополнительные описи

IV. Хранение музейных ценностей

Общие положения

Общие правила хранения

Организация охраны музейных помещений

Оборудование экспозиционных залов в связи с хранением экспонатов

Хранилища музейных фондов и их оборудование

Режим музейного хранения

Температурно-влажностный режим

Световой режим

Загрязнение воздуха

Биологический режим

Организация хранения различных материалов в одном помещении (комплексное хранение)

Раздельное хранение (по материалам)

V. Упаковка и транспортировка музейных ценностей

Общие положения

Упаковочная тара

Упаковка произведений станковой живописи

Упаковка темперной живописи на дереве

Упаковка произведений графики

Упаковка скульптуры

Упаковка произведений декоративно-прикладного искусства

I. Общие положения Порядок учетно-хранительской работы

  1. Государственные музеи СССР являются основными хранилищами памятников материальной и духовной культуры, а также естественной истории, входящих в состав музейного фонда СССР, и обязаны обеспечивать их учет и полную сохранность.

Настоящая Инструкция определяет порядок и основные формы учета, методы хранения и реставрации музейных ценностей.

  1. На основе данной Инструкции и с учетом других нормативных документов руководство музея, реставрационного или выставочного учреждения обязано разработать собственную инструкцию, определяющую внутренний порядок учета, хранения и реставрации музейных ценностей: хранение их в запасниках, в постоянной экспозиции и на выставках, прием и выдачу в постоянное или временное пользование, реставрационные осмотры, охрану, дежурства, опломбирование и опечатывание помещений, хранение ключей, права и обязанности хранителей, научных сотрудников, реставраторов, смотрителей залов. Пожарная и сторожевая охрана определяется в установленном порядке.

  2. Директор музея, реставрационного или выставочного учреждения несет ответственность за создание надлежащих условий для хранения музейных ценностей, за их полную сохранность, за состояние учета, научную инвентаризацию, реставрацию и консервацию, за обеспечение их охраны в дневное и ночное время, а также за противопожарное состояние музея (учреждения).

  3. Наряду с директором ответственность за целость и сохранность музейных ценностей, за состояние и правильную постановку их учета, консервации и реставрации несет главный хранитель (в некоторых музеях — заместитель директора по учету и хранению). При отсутствии в штате музея главного хранителя ответственность за эту работу несет заведующий фондами или научный сотрудник, на которого приказом директора возложены обязанности хранителя или заведующего фондами.

Примечание.В музеях, где главный хранитель (зав. фондами) является одновременно и хранителем музейных ценностей, он несет в установленном порядке также материальную ответственность за сохранность находящихся на его хранении собраний.

  1. Заместитель директора по научной части несет ответственность за комплектование фондов, надлежащее качество научной инвентаризации. В музеях, где нет заместителя директора по научной части, ответственность за данную работу непосредственно несет директор.

  2. Заместитель директора по административно-хозяйственной части, а в крупных музеях и заместитель директора по капитальному строительству несут ответственность за обеспечение нормального температурно-влажностного и биологического режима в помещении музея, состояние санитарно-технического и электротехнического хозяйства, сторожевую охрану, своевременный ремонт здания, снабжение учетно-хранительской и реставрационной служб необходимыми материалами.

Все работы по обеспечению и улучшению условий хранения музейных ценностей заместитель директора по административно-хозяйственной части обязан выполнять под руководством директора и согласовывать с главным хранителем, а в отсутствие последнего — с замещающим его лицом.

  1. В музеях, где хранение музейных ценностей осуществляется по отделам, заведующий отделом, наряду с главным хранителем, несет ответственность за их целость и полную сохранность, правильный учет, хранение и экспонирование, консервацию и реставрацию.

Основные положения

30.1. Использование музейных предметов – предоставление музейных предметов учреждениям, организациям, гражданам в целях реализации потребностей в культурных, образовательных и научных целях.

30.2. Право на первое использование (право первой публикации) музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации и находящихся в музее, принадлежит музею, за которым они закреплены.

30.3. Право первой публикации музейных предметов, находящихся в собственности иных юридических и физических лиц и включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, принадлежит этим лицам.

30.4. Музейные предметы открыты для доступа граждан и используются в культурно-образовательных, нравственно-эстетических и научных целях.

Видами использования музейных предметов могут быть:

экспонирование в составе постоянной или временной экспозиции (выставки) в музее;

экспонирование в форме открытого хранения отдельных музейных предметов и их комплексов;

экспонирование в составе выездной выставки на территории Российской Федерации и за рубежом;

предоставление для изучения в условиях музея сторонним специалистам, в том числе зарубежным, занимающимся научными исследованиями, соответствующими профилю музея;

предоставление отечественным исполнителям для концертной деятельности внутри страны и за рубежом музыкальных смычковых инструментов из собрания Государственной коллекции уникальных музыкальных инструментов;

предоставление для кино-видео и фотосъемок при подготовке издательских, кино и видеопроектов;

предоставление религиозным организациям для использования в богослужебных целях;

передача в постоянное пользование в музеи, иным юридическим и физическим лицам (при обмене).

30.4. Выдача музейных предметов осуществляется только во временное пользование и производится на основании письменного разрешения учредителя в каждом отдельном случае.

30.5. Выдача во временное пользование музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, предметов религиозного назначения в безвозмездное пользование религиозным организациям, для экспонирования, реставрации или научного исследования за рубежом, а также передача их в постоянное пользование, в том числе, при обмене, производятся только по разрешению Министерства культуры Российской Федерации.

Основанием для получения соответствующего разрешения Министерства культуры Российской Федерации являются письменные обращения директора музея, находящегося в ведении Министерства культуры Российской Федерации, учредителей федеральных музеев других министерств и ведомств, Российской академии наук, музеев, находящихся в ведении субъектов Российской Федерации и муниципальных образований.

30.6. Не допускается ограничение доступа к музейным предметам и музейным коллекциям из соображений цензуры.

30.7. Доступ к музейным предметам может быть ограничен в следующих случаях:

неудовлетворительное состояние сохранности музейных предметов;

нахождение музейных предметов в реставрации, в том числе на экспертизе и/или экспертизе в Российской государственной пробирной палате;

нахождение музейных предметов в фондохранилище (депозитарии), в том числе с целью проведения плановых проверок и/или научных исследований, осуществляемых сотрудниками музея.

Порядок и условия ограничения доступа к музейным предметам доводятся до сведения граждан.

30.8. Предоставление музейных предметов физическим и юридическим лицам для использования в коммерческих и некоммерческих целях осуществляется исключительно на договорной основе в письменной форме.

30.9. Передача прав на использование в коммерческих целях воспроизведений музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации и находящихся в музеях в Российской Федерации, осуществляется музеями в порядке, установленном собственником музейных предметов и музейных коллекций.

Производство изобразительной, печатной, сувенирной и другой тиражированной продукции и товаров народного потребления с использованием изображений музейных предметов, зданий музеев, объектов, расположенных на территориях музеев, а также с использованием их названий и символики осуществляется с разрешения дирекции музея.

30.10. Использование (воспроизведение) музейных предметов, в рекламных елях, осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О рекламе».