Начальная штатная расстановка

Рассмотрим, для чего в программе 1С 8.3 ЗУП применяется документ Начальная штатная расстановка и где его найти.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе «ЗУП 3.1 кадровый и зарплатный учет от А до Я»

Для чего используется документ Начальная штатная расстановка в 1С ЗУП 3

Создается документ автоматически при «рекомендованном» переносе данных из программ 1С ЗиК 7.7 и 1С ЗУП 2.5. Он содержит информацию о начальной штатной расстановке работающих сотрудников на момент переноса данных: о том какие позиции занимают эти сотрудники, об их плановых начислениях, остатках отпусков, графике работы.

Также документ Начальная штатная расстановка может вводиться вручную для ввода начальных кадровых данных сотрудников организации при начале эксплуатации программы. Для сотрудников, на которых введена Начальная штатная расстановка ввод документа Прием на работу не требуется.

Где найти документ Начальная штатная расстановка в 1С ЗУП 3

Документ Начальная штатная расстановка найти можно через раздел Главное – См. также – Данные на начало эксплуатации.

См. также:

  • Лайфхаки по учету рабочего времени (из записи эфира от 01 октября 2018 г.)

Заполнение документа Начальная штатная расстановка

В документе указывается срез штатной расстановки работников на дату переноса данных.

При автоматическом переносе данных из зарплатных программ прошлых редакций для каждого подразделения формируется свой документ, подразделение при этом указывается в шапке документа.

В документе содержатся следующие сведения:

  • Сотрудник – загружаются сведения обо всех работающих сотрудниках по состоянию на дату переноса;
  • Дата приема;
  • Вид занятости;
  • Должность – позиция штатного расписания. Позиции штатного расписания создаются в соответствующем справочнике также в момент выполнения переноса данных;
  • действующие плановые начисления этих сотрудников (колонка Зарплата) – при переносе загружаются действующие плановые начисления работников. При этом 1С их анализирует и пытается подобрать соответствующие «предопределенные» виды начисления, имеющиеся в справочнике Начисления 1С ЗУП 3. Если найти не удается аналогичный вид начисления, то создается новый вид начисления.
  • Количество ставок;
  • способ выплаты аванса – если в 1С ЗУП 2.5 в справочнике Сотрудники для работника была заполнена фиксированная сумма аванса, то в 1С ЗУП 3 для такого сотрудника также установится Фиксированный аванс. Если фиксированная сумма в 2.5 не заполнена, то подставится вариант Расчетом за первую половину месяца. Также в 1С ЗУП 3 возможен еще один способ расчета аванса Процентом от тарифа. Если требуется, его можно здесь же указать для сотрудника;
  • График работы;
  • Отпуска – в этой колонке заполняются сведения об остатках отпусков по сотрудникам в разрезе рабочих лет, а также сведения о праве сотрудника на отпуск(а):

См. также:

  • Штатное расписание в ЗУП 3.1 – пошаговая инструкция
  • Как в списке сотрудников различать сотрудников по основному месту работы и совместительству, «штатников» и «договорников»

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С ЗУП», тогда читайте дополнительный материал по теме:

  • «Рекомендованный» вариант переноса данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 — подробное описание
  • Ввод кадровых данных и действующих плановых начислений сотрудников

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Для чего необходим специализированный документ для начального ввода штатной расстановки сотрудников смотрите в нашем видео:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Делали перенос из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 с января 2018 (рекомендованный). Все отпуска, начавшиеся в декабре и заканчивающиеся после 1 января перенеслись в документы Периоды, оплаченные до начала эксплуатации. НО! Тот факт, что эти отпуска приходятся на праздники не учитывается при расчете среднего, например, в февральском отпуске. Почему так происходит? Как исправить? Причина заключается в том, что период отсутствия зарегистрирован документом Периоды, оплаченные до начала эксплуатации. Рассмотрим на примере. В ЗУП 2.5 сотруднику зарегистрирован отпуск в декабре на период с 25.12.2017 по 15.01.2018. Выполнен рекомендованный перенос в ЗУП 3 на 01.01.2018. Период отсутствия с 01.01.2018 по 15.01.2018 зарегистрировался документом Периоды, оплаченные до начала эксплуатации. В дальнейшем если попробовать рассчитать отпуск этому сотруднику, например, в феврале, то сумма в 2.5 не сойдется с расчетом в ЗУП 3. Причина заключается в различном расчете среднего заработка. В ЗУП 2.5 за январь учитывается 22,68 дня, а в ЗУП 3 15.12 дней. В ЗУП 3 не берутся в расчет праздничные дни, на которые приходятся дни отпуска. Расчет в ЗУП 2.5: 29,3 / 31 * (16 дн. календ. отраб. + 8 дней праздн.) = 22,68 дн. Расчет в ЗУП 3 (неправильный): 29,3 / 31 * 16 дн. календ. отраб. = 15,12 дн. Чтобы в ЗУП 3 расчет произошел корректно, необходимо распровести документ Периоды, оплаченные до начала эксплуатации и ввести документ Отпуск для этого сотрудника за январскую часть его декабрьского отпуска, т.е. в данном случае с 01.01.2018 по 15.01.2018. При этом расчет начислений на вкладке Начислено (подробно) следует обязательно удалить. После этого требуется перерасчитать отпуск за февраль и расчет среднего получится точно таким же, как в ЗУП 2.5 (за январь будет учтено 22,68 дня).

Документ «Начальная штатная расстановка» служит для ввода полной информации о работающих сотрудниках именно на момент ввода программы 1С ЗУП 3.1 в эксплуатацию, например, при переходе с версии 1С ЗУП 2.5. Подробности перехода с версии 1С:ЗУП 2.5 на ЗУП 3.0 (3.1) можно изучить в статье на нашем сайте.

Информация заполняется на момент переноса данных (плановые начисления сотрудников, графики работы сотрудников, позиции штатного расписания, занимаемые данными сотрудниками). Полный материал о вводе начальных остатков в 1С:ЗУП 8.3 также представлен на нашем сайте.

Заполнение документа Начальная штатная расстановка в 1С:ЗУП 3.1

При введении программы в эксплуатацию существует два варианта создания нашего документа:

  • Создается автоматом при переносе данных, имеющего характер рекомендованного. Он выполняется по умолчанию.

Рис.1 Создание

  • Создается самостоятельно через раздел главного меню «Данные на начало эксплуатации» с помощью кнопок «Создать» или «Создать новый элемент копированием текущего».

Рис.2 Самостоятельное создание

Сотруднику не требуется оформлять документ «Прием на работу», если по нему введен наш документ.

Если документ создан автоматом, важно проверить корректность перенесенных данных. Возможные виды ошибок мы рассмотрим ниже.

Если мы создали документ «руками», то в открывшейся форме важно внимательно заполнить все данные:

  • Сотрудник;
  • Дата приема;
  • Вид занятости;
  • Подразделение;
  • Должность;
  • Зарплата (имеются в виду действующие плановые начисления);
  • Порядок пересчета тарифных ставок (заполняется на основании выбранного вида в начислениях сотрудника);
  • Количество ставок;
  • Способ выплаты аванса (в ЗУП 3.1 применяется новый вид «Процентом от тарифа», которого в 1С ЗУП 2.5 не было. Изучить правила обмена данными между базами ЗУП также можно на нашем сайте);
  • График работы;
  • Разряд или категории (при наличии);
  • Отпуска (заполняется право на отпуск, а также данные об имеющихся остатках отпусков по каждому сотруднику в разрезе рабочих периодов, т.е. в нижней части таблицы может быть несколько строк).

Рис.3 Заполнение документа

Наша компания специализируется на внедрении 1С:ЗУП 3.1. Если вы задумываетесь о переходе на данную версию программы, обратитесь к нашим специалистам, мы подберем для вас оптимальный вариант перехода.

Безопасный переход на ЗУП 3.1 с опытными специалистами + гарантия на все результаты работ 12 месяцев

Периоды, оплаченные до начала эксплуатации

Этот документ предназначен для ситуаций, когда для сотрудника в предыдущей программе (например, в версии 1С ЗУП 2.5) был оформлен и рассчитан документ, фиксирующий его отсутствие на работе. Если отсутствие продолжается в периоде, в котором уже выполнен переход на версию 1С ЗУП 3.1, то в документе «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации» по данному сотруднику будут заполнены поля «Дата начала» и «Дата окончания», соответственно. За этот период заработная плата начисляться не будет. Отражаться данные ситуации будут согласно состоянию на основании введенных данных.

Документ можно найти в разделе «Данные на начало эксплуатации программы». Для его создания здесь используется одноименная кнопка.

Рис.4 Создание документа

Если сотрудник на дату ввода программы в эксплуатацию находится в отпуске по уходу за ребенком, то необходимо заполнить документ «Отпуск по уходу за ребенком».

В разделе «Кадровые отчеты» отчет «Штатная расстановка» позволяет проанализировать всю введенную информацию.

Рис.5 Штатная расстановка

Примеры ошибок, которые могут возникнуть после переноса или ввода нашего документа

При проверке корректности перенесенных или введенных пользователем данных в документе могут быть выявлены недостоверные данные.

Бесплатная
консультация
экспертаНаталья Севорина Консультант-аналитик 1С Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Например:

  • У сотрудника, работающего по срочному трудовому договору, не проставлен флаг о работе по срочному трудовому договору. Решение: необходимо вручную скорректировать данные.
  • При первом начислении аванса неправильно рассчитана сумма. Решение: необходимо проверить в нашем документе способ выплаты аванса.
  • Неправильная дата приема на работу. Решение: необходимо проверить данные не только в документе «Начальная штатная расстановка исправить», но и в документе «Перенос данных» (ТДК).
  • Отсутствие некоторых видов начисления у сотрудников. Решение: необходимо проверить способ начисления, так как переносятся только «Плановые начисления». При необходимости нужно создать недостающие виды и назначить их в плановом порядке.

После внесения изменений в документ «Начальная штатная расстановка» не забудьте нажать кнопку «Провести и закрыть». Если у вас остались вопросы, обратитесь к нашим специалистам за настройкой (первая консультация бесплатно) или доработкой 1С:ЗУП, чтобы функционал программы соответствовал вашим бизнес-процессам. Мы с радостью вам поможем!

Ведение штатного расписания на предприятии очень удобно. В любой момент можно узнать, ставок единиц всего, сколько занято и сколько требуется. Так же штатное расписание используется в кадровых документах для приема и перевода работников на конкретные штатные единицы.

Рассмотрим пошаговую инструкцию где найти и как создать новое штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП, как внести изменение в уже существующий документ и как изменить оклад сотрудника.

Предварительная настройка 1С ЗУП

Первым делом, чтобы включить рассматриваемый нами функционал, нужно произвести некоторые настройки. Они находятся в меню «Настройка» — «Кадровый учет».

В появившемся окне перейдите по гиперссылке «Настройка штатного расписания». Перед вами отобразится форма, где первым делом нужно установить флаг на пункте «Ведется штатное расписание». Так же в данной форме вы можете установить автоматическую проверку кадровых документов на соответствие штатному расписанию, включить ведение истории и многое другое.

Утверждение штатного расписания

Найти штатное расписание в 1С ЗУП можно в меню «Кадры». Первым делом его необходимо утвердить. Производится это одноименным документом.

В том случае, когда утверждение не было произведено ранее, для вас будет доступно утверждение штатного расписания. В данном случае этот документ уже создавался, и мы переходим по гиперссылке «Утвердить новое штатное расписание».

Перед вами отобразится форма нового документа. В его шапке укажите организацию, подразделение и месяц, с которого данное штатное расписание вступит в силу.

Так как ранее у нас уже были утверждены две штатные позиции, табличная часть документа заполнилась автоматически. В случае создание первого утверждения, вам необходимо добавить все необходимые позиции.

При добавлении позиций, так же как и при двойном нажатии левой кнопкой мыши на уже созданную, откроется ее карточка. В ней вам необходимо указать подразделение и должность. Наименование сформируется автоматически и при желании его можно изменить. Так же здесь задается количество единиц и график работы. В нашем случае это пятидневка.

На закладке «Оплата труда» указывается разряд (если ведение функция ведения по разрядам была включена в произведенной ранее настройке программы). В табличной части перечислятся все виды оплат, применяемых для данной позиции штатного расписания. В нашем случае у директора только оплата по окладу в размере 70 тысяч рублей.

Обратите внимание, что строка с оплатой выделена синим цветом и в комментарии указан текст «Увеличен оклад (+ 5 000);». Это означает то, что ранее данная позиция ШР уже была утверждена с меньшей суммой. При создании новой позиции такого комментария у вас не появится, и строка будет привычного черного цвета.

На вкладке «Дополнительно» можно указать условия приема на работу и ее характер, а так же задать отпуска.

После внесения всех необходимых данных в создаваемую позицию штатного расписания, нажмите на кнопку «ОК». Она появится в документе «Утверждение штатного расписания».

Добавьте в документ аналогичным образом все позиции и проведите его. Так же из данного документа по кнопке «Печать» можно сформировать приказ об утверждение штатного расписания и форму Т-3.

Теперь, вернувшись в само штатное расписание, вы увидите в списке все введенные вами единицы с указанием даты утверждения. Так же здесь вам доступен просмотр документов, утвердивших и изменивших штатное расписание, а так же создание данных документов. Для печали отчетности воспользуйтесь меню «Печать».

В справочнике должностей так же будут отображаться данные из штатного расписания (колонки «Введена» и «Дата ввода»). Так же эти данные будут отображаться и в самой карточке должности.

Изменения оклада и плановых начислений

Бывают случаи, когда при создании утверждения штатного расписания была допущена ошибка, либо нужно изменить начисления для какой-то позиции. Все подобные действия можно совершить в ранее созданном документе утверждения.

На форме штатного расписания перейдите по ссылке «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание».

В открывшемся документе внесите все необходимые изменения и проведите его. Также отсюда можно создать изменение плановых начислений по одноименной кнопке.

В результате создастся новый документ, где указывается, каким сотрудникам какие начисления были назначены. Дата вступления в силу данных начислений указывается в шапке документа.

Как внести изменения в штатное расписание в 1С ЗУП

Для внесения локальных изменений в существующее штатное расписание (которые не сильно затрагивают структуру предприятия) в 1С ЗУП 3.1 предназначен документ «Изменения штатного расписания». Найти его можно как из меню «Кадры», так и из формы списка штатного расписания. Во втором случае достаточно перейти по гиперссылке «Изменить текущее штатное расписание».

Принцип заполнения данного документа описывать мы не будем, так как он аналогичен заполнению утверждения штатного расписания.

Отчетность

В данной программе существует множество различных типовых отчетов по штатному расписанию. Они расположены в меню «Кадры» — «Кадровые отчеты».

Перед вами откроется форма, откуда можно сформировать множество отчетов по кадровому учету. Все нужные нам отчеты в рамках данной задачи находятся в разделе «Штатное расписание».