Номера счетов фактур

Нюансы нумерации счетов-фактур не по порядку в 2020 году

Чем руководствоваться при нумерации счетов-фактур

Каковы правила нумерации счетов-фактур

Можно ли отдельно нумеровать авансовые или корректировочные счета-фактуры

Номера идут не по порядку: накажут ли продавца

Отразится ли скачущая нумерация на покупателе

Итоги

Чем руководствоваться при нумерации счетов-фактур

Перечень обязательных реквизитов отгрузочного, авансового и корректировочного счетов-фактур содержится в пп. 5, 5.1 и 5.2 ст. 169 НК РФ соответственно. Одним из таких реквизитов является порядковый номер. При этом порядка нумерации счетов-фактур сам Налоговый кодекс не устанавливает и отсылает нас к подзаконному акту — постановлению Правительства РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ). Для 2020 года подобным документом является постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Однако в части вопросов нумерации счетов-фактур ничего не изменилось. Таким образом, со времени вступления в силу постановления № 1137 принципиальных новшеств по нумерации в его тексте не было. Некоторые уточнения имели место летом 2014 года (постановление Правительства РФ от 30.07.2014 № 735), когда был определен вид разделительного знака, используемого в счетах-фактурах обособленных подразделений, участников товариществ и доверительных управляющих. Таким знаком стала косая черта (дробь, слеш) — «/» (ранее говорилось просто о разделительной черте, но не уточнялось, слеш имеется в виду или тире).

Основные тезисы нумерации счетов-фактур привели эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.

О последних изменениях, которые существенно меняли форму и правила заполнения счета-фактуры, читайте .

Каковы правила нумерации счетов-фактур

Основное (и единственное) правило — номера присваиваются в хронологическом порядке по мере составления/выставления счетов-фактур (подп. «а» п. 1 правил заполнения счета-фактуры, подп. «а» п. 1 правил заполнения корректировочного счета-фактуры).

Период возобновления нумерации организация может установить в учетной политике самостоятельно в зависимости от количества оформляемых ею документов. Например, возобновлять нумерацию можно с начала очередного года, квартала, месяца. Единственное, против чего высказывались чиновники, — это ежедневная нумерация счетов-фактур с первого номера (письмо Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466).

Номера счетов-фактур могут состоять не только из цифр: допускается использование буквенных префиксов и цифровых индексов. Последние в обязательном порядке проставляются в счетах-фактурах:

  • обособленных подразделений (номер документа через слеш дополняется цифровым индексом ОП, закрепленным в учетной политике);
  • участников товариществ или доверительных управляющих (также через слеш указывается принятый в компании индекс операции по конкретному договору).

Подробнее о реквизитах счета-фактуры и их значимости для этого документа читайте в этой статье.

Можно ли отдельно нумеровать авансовые или корректировочные счета-фактуры

Прямое указание на единую хронологию всех составляемых налогоплательщиком счетов-фактур появилось в 2012 году с выходом постановления № 1137. В действовавшем ранее постановлении Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 таких норм не было, поэтому зачастую бухгалтеры счета-фактуры на отгрузку и на предоплату нумеровали отдельно — так было удобно. Теперь этого делать не стоит, чтобы не вызвать нареканий со стороны проверяющих.

Однозначно против отдельной нумерации авансовых счетов-фактур выступает Минфин России (письма от 16.10.2012 № 03-07-11/427 и 10.08.2012 № 03-07-11/284). Если есть желание или потребность как-то выделять счета-фактуры на аванс, допустимо использовать буквенный префикс (например, А или АВ) к номеру, который укладывается в единую хронологию.

Об оформлении счетов-фактур на аванс подробнее читайте в статье «Правила выставления счета-фактуры на аванс в 2019 — 2020 годах».

Что касается счетов-фактур корректировочных, то в правилах заполнения четко говорится, что им порядковые номера присваиваются в общем хронологическом порядке. Этот порядок нужно соблюдать.

Номера идут не по порядку: накажут ли продавца

Ошибки случаются у всех, и нарушение нумерации счетов-фактур, увы, не редкость. Наиболее часто встречаются пропуски номеров или несоблюдение хронологии (у более позднего по дате счета-фактуры номер меньше, чем у предыдущих, или наоборот). Задвоение — случай более редкий, т. к. в основном все работают с бухгалтерскими программами и присвоить один номер разным документам попросту не позволяет ПО.

Привести нарушенную нумерацию в хронологический порядок чрезвычайно сложно, поскольку в результате перетасовки счетов-фактур «поползут» номера более поздних документов, которые уже переданы покупателям. Поэтому встает вопрос: а надо ли это делать?

Отвечаем: необязательно, т. к. ответственности за нарушение правил нумерации счетов-фактур для продавца налоговое законодательство не предусматривает. В ст. 120 НК РФ говорится о штрафе за отсутствие счетов-фактур, но применить ее к ситуации с «выпавшими» номерами нельзя. Говорить об отсутствии счетов-фактур можно лишь тогда, когда есть обязанность по их выставлению, но она не выполнена, — пропуск номера сюда не относится. Однако все это не означает, что правило единой хронологии можно игнорировать.

Отразится ли скачущая нумерация на покупателе

Скорее всего, не отразится. Ошибка в номере счета-фактуры не препятствует идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг) и их стоимости, ставки и суммы НДС, а значит, оснований для отказа покупателю в вычете не дает (п. 2 п. 169 НК РФ). Во всяком случае, подобные претензии контролеров уже давно легко оспариваются. По мнению некоторых судов, даже отсутствие номера в счете-фактуре не должно лишать вычета по НДС (постановления ФАС Центрального округа от 08.04.2013 по делу № А14-7612/2011, ФАС Московского округа от 10.08.2011 по делу № А41-41420/09).

О других нефатальных ошибках в счете-фактуре читайте в материале «Какие ошибки в заполнении счета-фактуры не критичны для вычета НДС?».

Итоги

Одним из обязательных реквизитов каждого из типов счета-фактуры является его порядковый номер. Слово «порядковый» предполагает нумерацию по порядку по мере оформления документов. Однако соблюсти ее получается не всегда, а попытка упорядочивания отражается на нумерации документов, выставленных позже тех, на номере которых произошел сбой. Ответственность за скачущие или отсутствующие номера не предусмотрена. Вычету ошибки в номере не препятствуют.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Такой регистр налогового учета по НДС, как счет-фактура, утвержден статьей 169 Налогового кодекса РФ. Среди обязательных реквизитов документа перечислен и порядковый номер, однако больше никаких требований Налоговый кодекс РФ в отношении нумерации этого документа не устанавливает.

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Правила) несколько более информативно.

В пункте 1 Правил заполнения счета-фактуры в отношении частных случаев выставления счет-фактур (например, комитентом (принципалом) и др.), указано, что порядковые номера таких счетов-фактур указываются каждым налогоплательщиком в соответствии с их индивидуальной хронологией составления счетов-фактур.

Однако можно сделать вывод, что подобный подход должен распространяться и на общий порядок нумерации рассматриваемых регистров.

Пункт 1 Правил заполнения счета-фактуры вводит еще одно требование в отношении нумерации счетов-фактур, если реализация осуществляется через обособленные подразделения. В этом случае при составлении такими обособленными подразделениями счетов-фактур порядковый номер счета-фактуры через разделительный знак «/» (разделительная черта) дополняется цифровым индексом обособленного подразделения, установленным организацией в приказе об учетной политике для целей налогообложения. Схожие нормы установлены в отношении участников товарищества или доверительных управляющих.

Соответственно, разделительный знак «занят» только для обособленных подразделений, участников товарищества или доверительных управляющих и использование его в других случаях будет необоснованным (письмо Минфина России от 15.05.2012 № 03-07-09/52).

Хотя в этом же письме и в письме Минфина России от 15.05.2012 № 03-07-09/53 определено, что данная ошибка не является основанием для отказа в принятии сумм налога на добавленную стоимость к вычету.

Цифра, тире, точка

Требования в отношении дополнения учетной политики описанием методики нумерации счетов-фактур установлены только в отношении обособленных подразделений, но целесообразным будет прописать соответствующие нормы и во всех прочих случаях. Это позволит избежать ненужных споров с проверяющими, а также централизовать и дисциплинировать данный важный участок учетных работ.

Итак, получается, что налогоплательщик исходя из особенностей своего учета и требований контроля сам определяет индивидуальную хронологию своей нумерации счетов-фактур. И законодательство не запрещает использование буквенно-числовых комбинаций, использование точек, подчеркиваний и тире.

Не видим мы запрета и в отношении отдельной нумерации определенных специфических операций. Например, в отношении авансовых счетов-фактур. Хотя финансисты в письмах Минфина России от 16.10.2012 № 03-07-11/427, от 10.08.2012 № 03-07-11/284 считают, что отдельная нумерация авансовых счетов-фактур законодательством не предусмотрена.

В свете описанных норм законодательство не запрещает и ежедневную нумерацию счетов-фактур по НДС с первого порядкового номера. Ведь главное требование выполнено – хронология нумерации в течении выбранного периода будет соблюдена. Хотя в письме Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466 финансисты считают, что ежедневная нумерация счетов-фактур с первого порядкового номера не предусмотрена.

Обратите внимание

Ошибки в нумерации не подходят под грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. Право на применение вычетов по НДС не поставлено в зависимость от порядка формирования порядковых номеров счетов-фактур, выставляемых продавцом при реализации товаров (работ, услуг). Таким образом, законодательство вроде бы вообще не предусматривает наказания за нарушение нумерации счетов-фактур.

С ними в данном вопросе трудно согласиться. Так как, наоборот, никаких запретов в этом отношении не имеется. Более того, если пойти по следу их размышлений, то сразу встает вопрос: в течение какого периода тогда производить нумерацию нарастающим итогом? Месяц, квартал, год? Налоговым периодом по НДС является квартал, но отчетным периодом по общему основанию является год, что находит свое отражение и в особенностях работы автоматизированных учетных систем. Так, в специализированных программах по умолчанию нумерация документов производится нарастающим итогом в течение календарного года.

То есть мы не видим невозможности ведения ежедневной нумерации данных регистров.

Нумерация счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур должна быть единой. Это прямо закреплено в постановлении правительства.

То, что в бухгалтерской среде именуется авансовым счетом-фактурой, есть не что иное, как обычный счет-фактура, только заполненный в связи с поступлением предоплаты от покупателя. Постановлением № 1137 от 26.12.2011 № 1137 (далее – Постановление № 1137) предусмотрены определенные особенности его заполнения . Однако нумеровать такие счета-фактуры нужно в общем порядке – здесь никаких особенностей нет.

Читайте также «Как исправлять счета-фактуры в переходный период?»

Плата за ошибку

И все же, как ни старайся, но ошибки, этот непременный спутник нашей деятельности, случаются. К каким же последствиям приведет их появление?

Сразу скажем, что штрафные санкции за подобный недочет не предусмотрены. Некоторые инспекторы пытаются инкриминировать нормы статьи 120 Налогового кодекса РФ – «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (базы для исчисления страховых взносов)». Однако такой подход необоснован.

Дело в том, что под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвое­временное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.

А в рассматриваемой ситуации ничего из перечисленного не наблюдается.

Ошибки в нумерации не подходят и под грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, исходя из норм статьи 15.11 КоАП РФ.

Таким образом, законодательство не предусматривает штрафа за нарушение нумерации счетов-фактур.

Зачастую гораздо существеннее штрафов может быть отказ налогового органа в возмещении выставленного НДС партнеру организации.

Однако право на применение вычетов по налогу на добавленную стоимость не поставлено в зависимость от порядка формирования порядковых номеров счетов-фактур, выставляемых продавцом при реализации товаров (работ, услуг). Об этом сказано в письмах Минфина РФ от 12.01.2017 № 03-07-09/411, от 22.05.2012 № 03-07-09/59, от 14.05.2012 № 03-07-09/50 и др.

Суды также встают на сторону налогоплательщика. Например, ФАС Уральского округа в Постановлении от 28.12.2011 № Ф09-8650/11 по делу № А60-11248/2011, ФАС Центрального округа в Постановлении от 31.07.2009 по делу № А35-4528/08-С21 и др.

Следовательно, допущенный недочет не сможет привести к финансовым потерям организации.

Вот только не стоит на основании сделанных выводов считать, что к оформлению счетов-фактур можно относиться спустя рукава. Выписка этих документов – это достаточно важный раздел учета НДС, и к своим обязанностям нужно относиться очень тщательно. Ведь ошибки в нумерации очень часто служат основаниями для возникновения претензий со стороны налоговых органов и доказательной базой в деле непринятия сумм налога к вычету у партнера.

Например, ФАС Московского округа в Постановлении от 16.12.2013 № Ф05-15597/2013 по делу № А41-49253/12 рассмотрел ситуацию, когда нумерация выставленных счетов-фактур не соответствовала хронологической последовательности (так, счет-фактура № 25 от 12.08 имел большую нумерацию, чем счет-фактура от 27.08 № 22, выставленный позднее).

А это мало того, что ударит по деловым связям организации, так еще и может привести и к перевыставлению сумм судебных расходов организацией-партнером. И то, что суды тоже встают на сторону налогоплательщиков в этом вопросе, не слишком упрощает ситуацию. Следовательно, к выписке счетов-фактур и их нумерации нужно относиться очень тщательно, чтобы избежать судебных и прочих проблем.

Дмитрий Кислов, к.э.н., эксперт

Что такое номера счет-фактур и какие требования предъявляются при организации и ведении их учета?

Что это такое?

При этом нумерация – это номер счета-фактуры, позволяющего отличить конкретный документ от аналогичных, пусть даже выписанных в отношении того же контрагента на ту же сумму.

Ошибки в нумерации не считаются важными. Даже если порядковый номер присвоен с ошибкой, счёт-фактура могут быть принятыми налоговыми органами, если информация в других графах позволяет достоверно установить адресата платежа, плательщика и основание, по которому были выплачены средства.

Внимание! Ошибка в номере не является основанием для того, чтобы отказать в принятии налогового вычета по НДС.

Законодательное обеспечение

В том случае, когда дело касается нормативных актов, касающихся нумерации счетов-фактрур, руководствоваться нужно:

  1. НК РФ – статьи приведены выше.
  2. Правилами заполнения, утверждёнными постановлением Правительства РФ №1137 от 2011 года (далее – Правила заполнения).
  3. Письмом Минфина РФ № 03-07-09/411 от 2017 года, которое подтверждает, что вычет по НДС не связан с нумерацией счетов-фактур.

Это лишь основные нормативные акты. В конкретных случаях необходимо руководствоваться и иными. Кроме того, положения регулярно пересматриваются – и потому нужно ориентироваться на текущее законодательство.

Более подробно о требованиях к оформлению читайте .

Общие требования

Нумерация для счетов-фактур должна быть:

  • непрерывной;
  • последовательной в хронологическом порядке;
  • не повторяющейся – каждому документу должен быть присвоен свой уникальный номер (приказ Минфина РФ № 119н от 2001 г. и Правила заполнения).

Требования о хронологическом порядке применяются в отношении как основных, так и корректировочных счетов-фактур.

Во всём остальном организация свободна в выборе системы нумерации для первичных учётных документов.

Справка. Если номера возрастают в хронологическом порядке, поводов для претензий со стороны ФНС РФ быть не должно. Главное при этом – правильно заполнять остальные графы бланка счёта-фактуры.

Нормативные акты допускают возможность отдельной нумерации для счетов-фактур. Но эта возможность, согласно Правилам заполнения, может применяться только:

  • для организаций, действующих через филиалы или представительства;
  • для участников товарищества;
  • для доверительных управляющих.

В этом случае порядковый номер делится на две части:

  1. Общий номер.
  2. Через косую черту – цифровой индекс подразделения или индекс договора между товарищами.

В целом же можно сделать вывод: организация вправе принять свою учётную политику в отношении счетов-фактур, указав в них правила нумерации. Главное, чтобы номера шли по возрастанию. При этом отдельная нумерация для особого рода счетов-фактур (например, только для авансовых) на предприятии законодательством не предусмотрена – но и не запрещена. Главное – не допускать ситуаций, при которых один и тот же номер может быть присвоен разным документам, касающимся разных контрагентов и разных обязательств.

Пропуски в номерах счетов-фактрур не являются существенным нарушением, и такие документы должны быть приняты налоговыми органами к вычету по НДС.

Подробнее о заполнении полей в счёт-фактуре вы узнаете в этой статье.

Правила оформления

С префиксами

Законодательство не предусматривает указание в порядковом номере документа каких либо префиксов. Однако при этом нормативные акты и не запрещают их использование.

Таким образом, если на предприятии оформляются счета-фактуры, допустимо при их нумерации использовать отдельные коды, указывающие на суть оформляемого документа. Например, отдельная нумерация на аванс с префиксом «А» с дробью — № 1001/А, где «1001» порядковый номер, а «А» будет указанием на то, что счёт-фактура был выписан по договору с авансовым платежом. Тоже самое относительно №100/К, где К указывает на корректировочный счет-фактуру)

Более детально об оформлении счёт-фактуры на аванс можно узнать , а о кодах в счёт-фактуре вы подробнее узнаете .

Для обособленных подразделений

Обособленные подразделения организации, заключающие отдельные договора и ведущие собственные платежи – один из немногих случаев, когда нормативные акты прямо разрешают использовать дополнительные индексы и прочие обозначения.

Важно! В этом случае к порядковому номеру может через косую черту присваиваться отдельно номер подразделения, выдавшего документ. Сам же номер подразделения присваивается на основе внутренних нормативных актов компании.

Сквозным способом

Законодательство, касающееся первичных учётных документов в бухгалтерском учёте (ФЗ «О бухучёте» и подзаконные акты), определения сквозной нумерации не даёт. Однако, используя аналогию закона, на основании ФЗ «О связи», можно сделать вывод: сквозная нумерация – это присвоение номеров каждому из первичных документов (в том числе и счёту-фактуре) с соблюдением двух основных условий:

  1. Каждый номер в течение учётного периода (определяемого согласно НК РФ и другим нормативным актам) должен быть уникален.
  2. Во время учётного периода каждый номер для последующего документа должен возрастать. Недопустимо, чтобы более поздний документ имел учётный номер меньше, чем тот, что был выпущен и предъявлен раньше.

Во всём остальном фирмы вправе сами определять учётную политику. К примеру, допустимо делать номер составным, указывая в нём не только порядковый номер, но и учётный период (например, разрешается нумеровать счета-фактуры по принципу: 1/01 – первая за январь, 223/08 – 223 за август и т. д.).

Тем не менее, официальные документы по состоянию на начало 2018 года требований о сквозной нумерации не содержат. Важным является лишь соблюдение хронологии, а не последовательность нумерации – тем более, что она определяется на основе внутренних актов организации, и извне проверить её трудно.

Кроме того, с 2014 года чётко определено, что в качестве разделительного знака используется только слеш (косая черта, /), а не дефис, тире или любой другой знак.

Правила о нумерации предусматривают только одно: номера должны нарастать. Более поздние документы должны иметь больший номер, чем выпущенные ранее. Относительно того, чтобы первый в году или в отчётном периоде счёт-фактура непременно имел первый номер, никаких обязательных требований законом не предусмотрено.

Поэтому вполне допустимо, чтобы в отчётном периоде счета-фактуры нумеровались бы не с первого, а с другого номера. Особенно это актуально, если сквозная нумерация действует на протяжении нескольких периодов.

Внимание! Следует помнить, что особенности информационных систем банков в большинстве случаев рассчитаны на трёхзначные номера. Поэтому рекомендуется больше 999 однородных документов за год не составлять – иначе возможны технические сбои.

Возможные нарушения и их последствия

При использовании нумерации нарушениями будут являться:

  • Номер, присвоенный не по порядку (например, больший по значению для более раннего документа).
  • Пропущен номер (если, к примеру, один счёт-фактура датирован номером 5, а следующий имеет уже номер 7).

Но при этом нужно помнить, что сбой в нумерации хотя и является неприятностью – но при этом вполне допустимой. Отказывать в вычете из-за неправильной нумерации нельзя.

В том случае, если со сбоем в счёте-фактуре столкнулся покупатель, ему ничего не требуется делать. Поскольку, по НК РФ, такой документ выставляет продавец, покупатель лишён возможности влиять на условия нумерации (о выставлении, оплате, хранении документа читайте ). Если содержание документа позволяет однозначно идентифицировать стороны и сумму обязательства, счёт-фактура должен быть принят налоговым органом.

Если же ошибся продавец, присвоив неверный номер, – то для него тоже не будет никаких существенных последствий. Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от № 03-07-09/411 от 2017 г. подтверждает, что:

  • хронология должна соблюдаться;
  • но при ошибке документ всё равно будет принят к вычету.

Ознакомьтесь и с другими полезными материалами нашего сайта о счетах-фактурах. Читайте о том, как правильно заполнить счёт-фактуру на услуги и на возврат товара, а так же в какой валюте можно выставлять документ и где отображается код денег.

Нумерация – важное требование, касающееся счетов-фактур. Тем не менее, если из содержания документа можно уяснить суть обязательства, основания платежа и стороны, выполнившие свои обязательства, нарушение нумерации не будет существенной проблемой, и счёт-фактура может быть принят к вычету по НДС.

В организации ведется сквозная нумерация счетов-фактур. Это закреплено учетной политикой. Также в учетной политике прописано, что по отдельным партнерам ведется сквозная нумерация счетов-фактур с добавлением префикса. Например: Обычные счета-фактуры — 1, 2, 3, 4 и т.д.; с префиксом — G1, G2 и т.д.
Таким образом, ведутся параллельные реестры со сквозной нумерацией.
Нарушаются ли правила ведения нумерации счетов-фактур? Можно ли вести параллельно несколько реестров с разными префиксами?

4 марта 2019

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Налогоплательщик имеет право самостоятельно установить порядок (способ) присвоения номеров счетам-фактурам исходя из особенностей своей финансово-хозяйственной деятельности и с учетом фактически сложившегося порядка оформления первичных документов (в том числе применения символов), закрепив его в учетной политике для целей налогообложения.

Обоснование позиции:
Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ.
В п.п. 5, 5.1, 5.2 и 6 ст. 169 НК РФ приведен перечень обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в счете-фактуре.
В частности, в числе обязательных реквизитов счета-фактуры, выставляемого налогоплательщиком как при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, так и при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, предусмотрены порядковый номер счета-фактуры и дата его составления (пп. 1 п. 5, пп. 1 п. 5.1, пп.пп. 1 и 2 п. 5.2 ст. 169 НК РФ).
Как указано в п. 2 ст. 169 НК РФ, счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при условии выполнения требований, установленных п.п. 5, 5.1 и 6 этой статьи; корректировочный счет-фактура, выставленный продавцом покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав в сторону уменьшения, в том числе в случае уменьшения цены (тарифа) и (или) уменьшения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, является основанием для принятия продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п.п. 5.2 и 6 ст. 169 НК РФ.
При этом ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм НДС.
Формы счетов-фактур и порядок их заполнения, а также правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж во исполнение п. 8 ст. 169 НК РФ установлены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее — Постановление N 1137).
В соответствии с пп. «а» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость (далее — Правила), утвержденных Постановлением N 1137, в строке 1 счета-фактуры указываются порядковый номер и дата составления счета-фактуры.
Отметим, что особый порядок нумерации выставленных счетов-фактур предусмотрен для организаций, реализующих товары (работы, услуги), имущественные права через обособленные подразделения, для участников товарищества и доверительных управляющих, для посредников (комиссионеров и агентов)*(1).
Таким образом, требования налогового законодательства в части нумерации счетов-фактур, выставляемых организациями как при отгрузке товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, так и при получении предоплаты в иных случаях (не относящихся к вышеуказанным), сводятся к наличию в выставленных счетах-фактурах порядкового номера и даты их составления. Каких-либо иных требований, касающихся порядка (способа) нумерации счетов-фактур, выставленных такими организациями, ни НК РФ, ни Постановление N 1137 (как и действовавшее ранее постановление Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, далее — Постановление N 914) не содержат.
Ранее представители налоговых органов по данному вопросу ограничивались разъяснениями, что нумерация счетов-фактур должна производиться организацией в порядке возрастания номеров в целом по организации (письмо ФНС России от 06.07.2005 N 03-1-04/1166/13@, разъяснения к письму ФНС России от 19.10.2005 N ММ-6-03/886@, письмо МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404). При этом специалисты налогового ведомства указывали, что порядок оформления счетов-фактур должен быть отражен в учетной политике организации для целей налогообложения. Однако в приведенных письмах разъяснения были даны для организаций, имеющих обособленные подразделения, и в которых счета-фактуры выставляются как головной организацией, так и от имени организации обособленными подразделениями.
Специалисты УФНС России по г. Москве в письме от 26.01.2007 N 19-11/06924, отвечая на вопрос налогоплательщика о правомерности использования в порядковых номерах счетов-фактур буквенных обозначений, констатировали, что кроме требований, установленных ст. 169 НК РФ и Постановлением N 914, иного порядка оформления счетов-фактур налоговым законодательством не предусмотрено.
Учитывая, что Постановление N 1137 (как и ранее действовавшее Постановление N 914) в части нумерации счетов-фактур, выставленных организациями, не реализующими товары (работы, услуги), имущественные права через обособленные подразделения, не относящиеся к участникам товарищества или доверительным управляющим, не приобретающих и не реализующим что-либо с участием посредника, никаких специальных положений не содержит, полагаем, что приведенное выше мнение налоговых органов актуально и в настоящее время.
Таким образом, счета-фактуры должны быть пронумерованы в общем хронологическом порядке, при этом указание в счете-фактуре дополнительной информации (как, например, дополнение номера счета-фактуры буквенным или символьным обозначением), приводящей фактически к существованию в рамках одной организации нескольких реестров счетов-фактур, не запрещается ни нормами НК РФ, ни Постановлением N 1137 (письма Минфина России от 15.08.2012 N 03-07-09/118 и от 09.02.2012 N 03-07-15/17, а также письмо ФНС России от 26.01.2012 N ЕД-4-3/1193 и ответ УФНС РФ по Орловской области на вопрос: Является ли указание в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений) основанием для отказа в вычете сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю?).
Подчеркнем, что наличие в одной организации нескольких реестров счетов-фактур Постановление N 1137 закрепляет за организациями, имеющими обособленные подразделения. В то же время, исходя из ст. 143 НК РФ, обособленное подразделение никогда не является плательщиком НДС, им в любом случае признается сама организация.
Что касается арбитражной практики, то судьи считают, что порядок присвоения номеров счетам-фактурам законодательством не установлен (смотрите, например, постановления Девятого ААС от 22.11.2011 N 09АП-28204/11, ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.10.2008 N А19-15303/05-20-Ф02-5114/08, ФАС Московского округа от 24.06.2008 N КА-А40/4542-08).
В отношении вопроса правомерности применения вычетов сумм НДС при нестандартной нумерации счетов-фактур судами отмечено, что в пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ содержатся требования к наличию номера, но не к порядку нумерации и допущенное налогоплательщиком нарушение порядка нумерации счетов-фактур само по себе не может являться основанием для отказа в вычете сумм НДС (смотрите, например, решение АС Свердловской области от 20.07.2011 N А60-11248/2011, постановления ФАС Московского округа от 24.06.2008 N КА-А40/4542-08, ФАС Северо-Западного округа от 18.08.2005 N А05-2344/2005-10, ФАС Волго-Вятского округа от 13.01.2005 N А28-9751/2004-433/11).
Наличие арбитражной практики по рассматриваемому вопросу свидетельствует о том, что налоговые органы неоднозначно относятся к нестандартному порядку нумерации счетов-фактур, но суды по данному вопросу поддерживают налогоплательщиков. Особенно актуально данное обстоятельство для налогоплательщиков-покупателей.
Таким образом, принимая во внимание отсутствие в законодательстве норм, которые бы устанавливали конкретные правила нумерации счетов-фактур, налогоплательщик, по нашему мнению, имеет право самостоятельно установить порядок (способ) присвоения номеров счетам-фактурам исходя из особенностей своей финансово-хозяйственной деятельности и с учетом фактически сложившегося порядка оформления первичных документов (в том числе применение букв или символов), закрепив его в учетной политике для целей налогообложения.
Обращаем Ваше внимание, что налоговым законодательством не установлены штрафные санкции за нарушение нумерации выставленных счетов-фактур. Ответственность, предусмотренная ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, в данном случае не применяется, так как под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается только отсутствие счетов-фактур.
Учитывая, что в рассматриваемой ситуации счета-фактуры организацией выставляются, основания для привлечения к ответственности по ст. 120 НК РФ отсутствуют (смотрите, например, информацию УФНС России по Челябинской области от 30.11.2011 «Прямая линия»: НДС»).

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
— Вопрос: Реализация товаров организацией осуществляется на основании заявок от покупателя. Для удобства сверки заявок и отгрузочных документов (счет-фактура, форма N ТОРГ-12) ранее было принято решение нумеровать их одинаково. Но бывают случаи, когда заявка может быть отменена, таким образом, сбивается сквозная нумерация счетов-фактур. Допустимы ли пропуски номеров в первичных документах и счетах-фактурах? Установлены ли штрафные санкции за нарушение нумерации первичных учетных документов и счетов-фактур? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2013 г.);
— Вопрос: Организация, имеющая филиалы, применяет общий режим налогообложения и является плательщиком НДС. Нумерация выдаваемых счетов-фактур осуществляется в каждом филиале по шаблону: N (номер филиала) / (месяц — 2 знака, год — 4 знака) / (порядковый номер в текущем месяце). Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж составляются и хранятся в филиалах. Можно ли применять существующий порядок ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в филиалах, или необходимо ввести единые журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур в обществе, книги покупок и книги продаж? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2013 г.);
— Вопрос: Можно ли применять раздельную нумерацию счетов-фактур на реализацию и на авансы полученные (например, на реализацию — N СИ01, а на аванс — N АСИ01)? Если да, то нужно ли данное правило прописывать в учетной политике организации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2013 г.);
— Вопрос: Принято постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Каков порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур в части «единой регистрации в хронологическом порядке»? В каком периоде должна сохраняться хронология регистрации счетов-фактур: в налоговом периоде (квартале) или же в целом по году? С какого момента можно начинать нумерацию заново? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2012 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

Ответ прошел контроль качества

15 февраля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Особый порядок нумерации выставленных счетов-фактур предусмотрен для следующих ситуаций (абзацы третий-шестой пп. «а» п. 1 Правил):
— если организация реализует товары (работы, услуги), имущественные права через обособленные подразделения — порядковый номер счета-фактуры через разделительную черту дополняется цифровым индексом обособленного подразделения, установленным организацией в приказе об учетной политике для целей налогообложения;
— если реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав осуществляет участник товарищества или доверительный управляющий, исполняющий обязанности налогоплательщика НДС — при составлении этим участником товарищества или доверительным управляющим счетов-фактур порядковый номер счета-фактуры через разделительный знак «/» (разделительная черта) дополняется утвержденным участником товарищества или доверительным управляющим цифровым индексом, обозначающим совершение операции в соответствии с конкретным договором простого товарищества или доверительного управления имуществом;
— в случае реализации комиссионером (агентом) двум и более покупателям товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени в счете-фактуре, составляемом комитентом (принципалом) комиссионеру (агенту), комитент (принципал) вправе указывать дату выписки счетов-фактур, составленных комиссионером (агентом) покупателям на эту дату. Порядковый номер такого счета-фактуры указывается каждым налогоплательщиком в соответствии с индивидуальной хронологией составления счетов-фактур;
— в случае приобретения комиссионером (агентом) у двух и более продавцов товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени в счете-фактуре, составляемом комиссионером (агентом) комитенту (принципалу), комиссионер (агент) вправе указывать дату выписки счетов-фактур, составленных продавцами комиссионеру (агенту) на эту дату. Порядковый номер такого счета-фактуры указывается каждым налогоплательщиком в соответствии с индивидуальной хронологией составления счетов-фактур.

Чем грозит несплошная нумерация счетов-фактур

Порядковый номер счета-фактуры

Бухгалтер нередко допускает неточности, из-за чего приходится оформлять документы заново. И если подойти к этому вопросу без должной ответственности, то в их нумерации может возникнуть путаница. “Расчет” выяснил, к каким последствиям может привести привести непорядок в счетах-фактурах.

Согласно правилам

Согласно пункту 1 раздела 2 Постановления № 1137 в строке 1 указывается порядковый номер и дата составления бумаги. Порядковые номера документов присваиваются в соответствии с их индивидуальной хронологией.

В случае если организация продает товары через обособленные подразделения, порядковый номер через разделительную черту дополняется цифровым индексом обособленного подразделения, установленным организацией в приказе об учетной политике.

В соответствии с подпунктом 1 пункта 5 статьи 169 НК в счете-фактуре должны быть указаны порядковый номер и дата его выписки.

За нарушение нумерации счетов-фактур проверяющие не имеют право штрафовать предприятие. Ошибки в виде неправильного заполнения счетов-фактур не подпадают под определение грубого нарушения правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

Инспекторы могут обвинить предприятие в нарушении правил учета доходов и расходов, согласно статье 120 НК, где говорится, что под этим понимается отсутствие первичных документов или счетов-фактур. В случае с нарушенной нумерацией счет-фактура есть, но ревизоры считают его недействительным.

Так как, по их мнению, не может существовать несколько счетов-фактур с одинаковыми номерами в одном периоде. В результате фирму оштрафуют на 10 000 или 30 000 рублей, если это не первое подобное нарушение. Такие санкции грозят продавцу, а вот для покупателя последствия могут быть хуже.

По тем же самым основаниям проверяющие обвинят организацию в необоснованном применении вычетов по недействительным счетам-фактурам.

В НК нет такого нарушения, как неправильный порядковый номер счета-фактуры, а все доводы ревизоров –это только следствие их предположений, оспорить которые нужно реальными фактами и документами. В частности предоставив контролерам переписку с контрагентом по поводу переоформления документов или объяснительную от работника, допустившего ошибку.

Серьезные обвинения

Гораздо больше проблем может возникнуть у фирмы, если инспектор решит обвинить в занижении выручки. Такое возможно, когда у предприятия есть пропуски в нумерации выставленных счетов-фактур.

Логика проверяющего понятна:если есть счет-фактура с номером 10, значит, организация сделала 10 поставок. Но когда фирма предоставляет для проверки только 8 бумаг – по мнению проверяющих, это говорит о незаконной минимизации выручки.

Кроме этого, контролеры сверятся с декларациями по налогу на прибыль и бухгалтерской отчетностью, и по этим косвенным признакам начислят фирме штрафы.

Самое опасное для предпринимателей заключается в том, что ревизоры могут обвинить фирму в преступлении, не собрав при этом достаточно доказательств.

Арбитры примут сторону фирмы, но до суда бухгалтеру и руководителю придется тратить время и силы на общение с проверяющими.

Для того чтобы быстрее разобраться с этой проблемой, нужно прислать в ИФНС документы, подтверждающие, что компания не проводила «серые» сделки. Таковыми будут банковские выписки и сверки расчетов с партнерами.

Инспекторы могут обвинить предприятие в нарушении правил учета доходов и расходов. Согласно статье 120 НК, там говорится, что под такими ошибками понимается отсутствие первичных документов или счетов-фактур.

Бухгалтеру нужно помнить, что именно за нарушение нумерации счетов-фактур проверяющие не имеют право штрафовать предприятие.

Арбитры также подчеркивают, что ошибки в виде неправильного заполнения счетов-фактур не подпадают под определение грубого нарушения правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (постановление ФАС Северо-Западного округа № А56-6325/04). Однако контролеры будут использовать эти неточности как дополнительные доказательства в преступлении.

Оспорить решения проверяющих можно, если указывать на уже сложившуюся положительную судебную практику. Например, в одном деле арбитры указали, что наличие в счетах-фактурах одинаковых номеров, но с разными датами, не является нарушением требований, предъявляемых к порядку оформления документов по НДС.

Судьи постановили, что такой порядок нумерации счетов-фактур в пределах месяца поставщик установил в своей учетной политике.

Следовательно, это факт не может служить основанием для отказа в принятии вычета сумм НДС, уплаченных поставщику (постановление ФАС Уральского округа № Ф09-3337/08-С2 по делу № А76-19348/07).

В другом деле арбитры указали, что ведение поставщиками учета счетов-фактур не в хронологическом порядке не воспрепятствовало налоговой проверке и, следовательно, не может свидетельствовать о незаконности применения вычетов по НДС (постановление ФАС Московского округа № КА-А40/8215-08 по делу № А40-77769/06-75-465).

05 Июня 2012, 13:40

Нюансы нумерации счетов-фактур не по порядку в 2019 – 2019 годах – Гос Сбор Инфо

> бухучет > Нумерация счетов-фактур не по порядку

Какое значение имеет нумерация счетов-фактур не по порядку? Будет ли какое-либо взыскание при нарушении нумерации счетов-фактур? На эти вопросы будут представлены ответы в данной статье.

Правила нумерации счетов-фактур в 2019 — 2020 годах

Как нумеровать счета-фактуры в 2019 — 2020 годах?

Будет ли нарушением нумерация счета-фактуры не по порядку (не сквозная)?

Как ввести правила нумерации счетов-фактур на предприятии?

Нумерация счетов-фактур: нюансы

Как нумеровать счета-фактуры в 2019 — 2020 годах?

Нумерация счетов-фактур в 2019 — 2020 годах осуществляется, прежде всего, на основании правил, закрепленных в п. 1 приложения № 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137. При этом в данном документе порядок нумерации регулируется по-разному, в зависимости от того, кто составляет счет-фактуру.

ВНИМАНИЕ! С 01.01.2019 года действует новый бланк счета-фактуры. Подробности см. .

Так, его составителями могут быть:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

  1. Обычный поставщик товаров или услуг (как ИП, головной либо единственный офис юридического лица).

В этом случае нужно придерживаться следующего правила: номер каждого счета, указываемый в строке 1 документа, отражается в хронологической последовательности в рамках периода оборота счетов, определенного составителем документа. Например, месяца, квартала или года.

Привязка счета к определенному периоду, как правило, осуществляется с помощью косой черты. Например:

  • № 1/2019 — номер самого первого счета, составляемого в 2019 году (следующий будет № 2/2019);
  • № 1/10/2019 — номер самого первого счета, составляемого в октябре 2019 года.
  1. Обособленное подразделение юрлица.

В этом случае в структуру номера следует включить индекс, установленный для подразделения и зафиксированный в учетной политике юрлица (п. 1 приложения к постановлению 1137).

  1. Участник простого товарищества либо доверенный управляющий.

В этом случае в номер счета включается индекс, определенный в договоре с товарищем или управляющим. Данный индекс также фиксируется в учетной политике.

Будет ли нарушением нумерация счета-фактуры не по порядку (не сквозная)?

Нарушение нумерации счетов-фактур не образует налогового нарушения. Порядковый номер счета не относится к реквизитам, которые влияют на правильную идентификацию хозяйствующего субъекта ФНС в целях установления права на вычет по НДС.

Поэтому при обнаружении нумерации счетов-фактур не по порядку инспекторы не вправе отказать в вычете (при отсутствии, разумеется, существенных нарушений). Это подтверждает судебная практика (решение Арбитражного суда Свердловской области от 20.07.2011 № А60-11248/2011). Сам Минфин соглашается с этим в письме от 12.01.2017 № 03-07-09/411.

Применение каких-либо прочих санкций, например за грубое нарушение учета, в отношении фирм, составляющих счет с нумерацией не по порядку, законом не предусмотрено.

Подпишитесь на рассылку

Однако следует иметь в виду, что сам по себе номер — установленный по рассмотренным нами правилам нумерации счетов-фактур 2019 года либо выбранный по иному принципу — должен быть указан в документе (п. 5 ст. 169 НК РФ). Иначе существует вероятность, что последуют санкции за нарушение учета — в соответствии со ст. 120 НК РФ.

Как ввести правила нумерации счетов-фактур на предприятии?

Таким образом, установление порядка нумерации счетов — исключительно внутреннее дело хозяйствующего субъекта. Правилам нумерации счетов-фактур 2019 года, отраженным в постановлении 1137, предприятие вправе и не следовать, если посчитает их недостаточно эффективными для своего документооборота.

Безусловно, в локальных нормативах может быть прописана ответственность отдельных сотрудников за нарушение установленного порядка нумерации первичных документов — в случае, если соблюдение такого порядка входит в должностные обязанности сотрудника. При разработке данного порядка могут быть учтены пожелания контрагентов, в адрес которых счета направляются. Но санкции со стороны ФНС неправомерны.

Локальными нормативами в данном случае могут быть:

  • учетная политика;
  • должностные инструкции специалистов, работающих со счетами-фактурами.

Допустимо прописывать правила и в трудовых договорах с работниками. Либо прописывать в таких договорах ссылки на соответствующие правила в учетной политике.

Нумерация счетов-фактур: нюансы

При установлении порядка нумерации счетов налогоплательщику следует иметь в виду, что:

  1. В рамках нумерации нежелательно формирование обособленных групп порядковых номеров по счетам:
  • на отгрузку;
  • на аванс;
  • на корректировку.

То есть, если отгрузочный счет имеет номер 2, то следующий счет должен иметь номер 3 вне зависимости от того, является ли он таким же отгрузочным либо иным — авансовым или корректировочным.

Это рекомендация Минфина, отраженная в письме от 10.08.2012 № 03-07-11/284. При этом Минфин не против включения в счета дополнительных буквенных идентификаторов или индексов. Номера могут выглядеть так:

  • № 01/2019-А — по авансовому документу;
  • № 02/2019-О — по отгрузочному счету;
  • № 03/2019-К — по корректировочному счету.

Еще варианты:

  • № 01/03/2019 (ПРОД) по счету за продтовары;
  • № 02/03/2019 (ТЕХ) по счету за технику.

Также Минфин не против того, чтобы налогоплательщики добавляли в счета неофициальные графы для дополнительной идентификации документов, например графу «Справочно». Там могут отражаться в принципе любые сведения по договоренности с конкретным контрагентом.

  1. Желательно не сокращать период оборота счетов до одного дня (письмо Минфина от 11.10.2013 № 03-07-09/42466).

То есть счет, составленный на следующий день одного и того же месяца, не должен начинаться с номера 1. Нужно привязывать счета к месяцу, кварталу или году. На малых предприятиях документация обычно оформляется в привязке к году, на крупных — в привязке к кварталу или месяцу.

***

Каждый счет-фактура должен иметь номер. Общераспространена сквозная нумерация счетов-фактур в привязке к определенному периоду их оборота — месяцу, кварталу, году. Разные типы счетов следует нумеровать по общей очереди. Ответственности за нарушение порядка нумерации данных документов законодательство не предусматривает.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «НДС».