Нумерация протоколов общего собрания

Правильная процедура оформления протокола общего собрания участников ООО

Протокол общего собрания участников ООО – это документ, которым фиксируются договоренности участников организации по вопросам повестки дня. Изучив статью, читатель узнает, что представляет собой данный документ, как он составляется, какова его форма и содержание, подлежит ли протокол нотариальному заверению, в каком порядке подписывается. Скачать образец рассматриваемого документа можно по ссылке в конце статьи.

Общие положения о собраниях участников ООО

Вопросы деятельности ООО урегулированы ФЗ «Об ООО» от 08.02.1998 № 14 и ГК РФ. В данных нормативных актах содержатся и требования к протоколам собраний, но обо всем по порядку.

Главным органом общества с ограниченной ответственностью, в котором состоят несколько участников, является общее собрание (ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14). В его юрисдикцию входит разрешение различных вопросов, которые можно условно разделить на две большие группы:

  1. Вопросы, которые отнесены к компетенции собрания на основании требований закона, в частности ФЗ № 14 и ГК РФ.
  2. Вопросы, которые общее собрание разрешает на основании Устава.

Для того, чтобы решать вопросы, в организациях проводятся собрания. Они, в силу требований ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14 могут проходить как в очередном порядке, так и во внеочередном. Все темы для повестки будущего собрания ставятся заранее, и лишь такие заранее поставленные темы обсуждаются и разрешаются.

Документом, который составляется по итогам собрания является протокол. Ведение протокола общего собрания участников ООО осуществляют председатель или секретарь собрания.

Какие требования предъявляет закон к содержанию протокола?

Требования к протоколу общего собрания участников ООО закреплены в ст. 181.2 ГК РФ. Для протокола и решения одного участника они общие, однако по факту – это разные документы, и необходимо это понимать.

В протоколе указываются различные сведения, а именно:

  1. Дата, время собрания.
  2. Место, в котором оно проведено.
  3. Информация об участниках фирмы, которые приняли участие в собрании.
  4. Информация о результатах голосования по всем вопросам, которые обсуждались.
  5. Информация о проводивших подсчет голосов по итогам голосования лицах.
  6. Данные о том, кто проголосовал против по какому-либо поставленному на повестку дня вопросу, если такие лица попросили внести эти данные в протокол.

Это обязательные требования, без их соблюдения протокол не может признаваться действительным, а заседание состоявшимся. В то же время, целесообразно отразить в документе дополнительную информацию, которая хотя и не является обязательной, но позволяет индивидуализировать документ и избежать возможных споров относительно хода собрания и порядка голосования.

К необязательным сведениям относятся:

  1. Порядковый номер протокола (для целей делопроизводства).
  2. Информация о том, кто выступал при обсуждении каждого вопроса, какие доводы приводил (для фиксации отношения участников к существу определенных вопросов).
  3. Данные о том, каким образом производилось голосование и какой голос отдал каждый участник (за, против, воздержался).

В какой форме составляется протокол и требуется ли его нотариальное заверение?

Форма протокола общего собрания участников ООО является письменной, что прямо указано в п. 3 ст. 181.2 ГК РФ. Законодательство также требует нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО.

Однако удостоверение протоколов собраний ООО нотариусом может не производиться, если иной способ удостоверения указан в Уставе, либо абсолютно все участники собрания проголосовали за то, что протокол будет заверен не нотариально, а иным образом.

Но как удостоверять протоколы общего собрания участников ООО другим способом? Ответ на этот вопрос содержится в п. 3 ст. 67.1 ГК РФ. Допускается использование технических средств, в частности, видеозаписи. Кроме того, возможно подписание протокола как всеми участниками, так и частью участников, в подтверждение факта его составления.

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Москва: +7 (499) 938-49-02

Петербург: +7 (812) 467-39-58

Бесплатный звонок по России: 8 (800) 350-84-13, доб. 453

Не исключаются и иные способы, но их целесообразно оговорить в Уставе фирмы. Если единогласного решения о том, что протокол не будет заверяться нотариально, либо соответствующих положений в Уставе нет, придется пригласить нотариуса.

Разумеется, если в организации только один участник, то нотариального заверения его решения не требуется.

Нумерация протоколов общего собрания участников ООО и присвоение ему индивидуального номера

Чтобы облегчить документооборот в организации, рекомендуется каждому протоколу присвоить индивидуальный номер. Порядок присвоения номеров законом не оговаривается, соответственно можно разработать и принять свою систему нумерации.

На практике достаточно последовательной нумерации, например — протокол общего собрания № 1, 2, 3, и т.д. Не стоит забывать и о дате составления документа. Ее проставление – отличный способ индивидуализировать документ. Кроме того, указание даты является обязательным в силу закона.

Согласно требованиям ч. 6 ст. 37 ФЗ № 44 протоколы подшиваются в общую книгу. Участники компании могут в любой момент времени истребовать данные из такой книги. Иных требований закон не содержит, соответственно разрешение вопроса о нумерации протоколов и их идентификации лежит на плечах участников организации, председателя и секретаря собрания.

Кто подписывает протокол общего собрания участников ООО?

Согласно требованиям п. 3 ст. 181.2 ГК РФ в протоколе должны быть отражены подписи:

  1. Председателя собрания.
  2. Секратаря.

Председателем собрания может быть любой участник ООО. Перед каждым собранием производятся выборы, что прописано в п. 5 ст. 37 ФЗ № 14. Решение о выборе принимается большинством голосов.

Перечень лиц, которые имеют право открывать собрание и начинать процедуру выбора председателя установлен п. 4 ст. 37 ФЗ № 14.

Это может быть единоличный исполнительный орган; председатель коллегиального органа, совета директоров; ревизор или аудитор; инициатор проведения собрания из числа участников ООО.

Как направить протокол участникам собрания, и требуется ли это делать?

Согласно требованиям п. 6 ст. 37 ФЗ № 14 протокол должен быть направлен участникам организации. Направление осуществляет лицо, ведущее протокол собрания. Действие должно быть осуществлено в течение 10 дней после того, как собрание состоялось.

Можно направить протокол по почте, но делать это следует заказным письмом. Такой способ позволит подтвердить, что документ действительно направлялся.

Необходимо отметить, что Устав организации может содержать дополнительные требования к порядку направления документа. Например, в нем может быть указано, что копии протокола должны быть получены нарочно, в адресе места нахождения организации, либо доставлены курьерской службой. В связи с возможностью указания порядка направления протокола в Уставе, рекомендуется ознакомиться с его положениями и понять, содержатся такие требования, либо нет.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что протокол собрания ООО – это обязательный для составления документ, который подтверждает проведение собрания, отражает результаты голосования по каждому поставленному на повестку дня вопросу. Он составляется в письменном виде, заверяется нотариально, либо иным способом, оговоренным в Уставе организации. Рекомендуется отразить в протоколе дату и номер документа. Он подлежит подписанию председателем и секретарем собрания и должен быть направлен участникам собрания в течение 10 дней с момента его составления.

Документы для скачивания

Скачать образец протокола

Dokument Uz

Как вы уже знаете, деятельность организации сопровождается составлением различных документов. Однако при всем их многообразии можно выделить следующие группы документов;

  • организационные документы (устав, учредительный договор, структура, штатная численность, правила внутреннего распорядка)
  • распорядительное документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
  • документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные карточки, трудовые книжки);
  • финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, отчеты, сметы, накладные, приходные ордера, расходные ордера, счета и др.).
  • информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы);
  • нормативные документы государственных органов (документы, регулирующие различные вопросы деятельности: налоги, охрана окружающей среды и т.п.);
  • коммерческие контракты или договоры.

ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ

Приказы являются одними из наиболее важных документов.

Приказ — это нормативный документ, издаваемый директором для решения каких-либо задач

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Пример оформления приказа

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания директором. Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года (№1, № 2 и т.д.). Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Подготовка приказа включает следующие стадии:

  • изучение вопроса и сбор необходимых сведений;
  • подготовка проекта приказа;
  • согласование проекта;
  • подписание руководителем.

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос: о чем?
Например: «О повышении окладов», «Об изменении графика работы» и т.д. Недопустимо использовать заголовки типа «Приказ генерального директора».

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или иной правовой акт, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той части, которая непосредственно касается данной организации. Констатирующая часть приказа может отсутствовать, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, затем пишется «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе не ставится.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. В последнем пункте указывается лицо, которое будет осуществлять контроль за исполнением приказа. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет директор предприятия лично.

Если приказ водит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В приказе могут перечисляться ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. Работник службы делопроизводства (или лицо, выполняющее его обязанности) после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием.

Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений. На другом экземпляре, который затем будет подшит в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников. На нижнем поле приказа или на обороте листа сотрудник пишет «ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. Аналогичная работа происходит с решениями, распоряжениями и т.п.

Указания

Указание — распорядительный документ, издаваемый по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов предприятия

Указания подписывает директор или по его поручению заместитель.

Распорядительная часть указания начинается словом: ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ).

Указания нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

++ Инструкции

Инструкция — документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности организации

В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования инструкции. Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты и подпункты.

В тексте инструкции используются слова: «должен», «следует» и т.п.

Инструкция визируется руководителем структурного подразделения-разработчика этой инструкции и утверждается директором путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения.

Пример оформления инструкции

Протоколы

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях

Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует или записывает на диктофон выступления участников заседания.

Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование организации.

Пример оформления протокола

В протоколе указываются реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола — порядковый номер заседания с начала года. В заголовке указывается название коллегиального органа, например:
ПРОТОКОЛ заседания Совета директоров.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

  • Председатель — фамилия и инициалы;
  • Секретарь — фамилия и инициалы;
  • Присутствовали — фамилии и инициалы присутствующих сотрудников в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных.
  • Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?», например:

1. Об итогах работы предприятия за второй квартал 2008 г.
2. О повышении оклада штатных сотрудников.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире — краткое изложение текста выступления. Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами.
Постановление указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью.

Протокол подписывается председателем и секретарем. Обратите внимание! Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на заседании.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п. в виде приложения. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

Акты

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий какие-либо факты или события

Акты имеют много разновидностей: акт сдачи-приемки продукции; акт списания материалов и т.д.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации (адрес, телефон и т.п.).

Пример оформления акта

Акт может иметь заголовок и состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указывается основание составления акта. Это либо ссылка на документ, либо па устное распоряжение руководства, либо на какие-то события.

Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

В основной части излагаются цели, задачи, сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, предложения). Текст акта может делиться на пункты. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте нахождения этих экземпляров или адресатах, которым они отправлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Обратите внимание на следующее: для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение директором и заверение печатью предприятия. С актами ревизий и проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. В этом случае в акте после подписей составителей ставится отметка:
С актом ознакомлены:

  • должности;
  • подписи;
  • расшифровки подписей;
  • даты.

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты порчи или недостачи продукции, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Докладные записки

Докладная записка — документ, адресованный директору или вышестоящему органу, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить директора в известность о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание.

В первой части докладной записки излагаются факты или события, послужившие поводом к ее написанию.

Вторая часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Докладные записки должны быть подписаны составителем, а докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны директором.

Докладные записки по основным вопросам деятельности организации хранятся 5 лет.

Пример оформления докладной записки

Договоры

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие договоры (контракты).

При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание:

  • четкой формулировке прав и обязанностей сторон;
  • возможности расторжения контракта любой из сторон;
  • санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;
  • соответствию пунктов контракта законодательным и нормативным актам;
  • соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.

Составными частями контракта являются:

  • название вида и заголовок документа (например, договор купли-продажи);
  • дата, номер, место составления;
  • наименования сторон (полные названия организаций);
  • предмет контракта;
  • условия и сроки поставки, хранения и т.д.;
  • условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;
  • порядок сдачи-приема выполненных работ;
  • ответственность сторон;
  • гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;
  • переход права собственности и риски;
  • порядок разрешения споров;
  • юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);
  • подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);
  • печати фирм-контрагентов.

Пример оформления договора

Должностные инструкции

Должностная инструкция — документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.

Должностная инструкция может содержать следующие разделы:

  • Общие положения. Здесь устанавливаются: область деятельности; порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия; квалификационные требования; подчиненность; должностные лица, которыми он руководит. Также здесь перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться сотрудник в своей деятельности.
  • Функции. Здесь перечисляются основные направления деятельности.
  • Должностные обязанности. Здесь должны быть определены конкретные виды работ.
  • Права. Здесь устанавливаются права, необходимые сотруднику для выполнения возложенных на него обязанностей.
  • Ответственность. Здесь указывается, за что конкретно несет ответственность сотрудник.

В дополнение к основным разделам должностной инструкции можно вводить другие разделы по усмотрению руководства организации.

Пример оформления инструкции

Объяснительные записки

Объяснительные записки составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям. Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме. В объяснительной записке указываются причины, которые привели к каким-либо нарушениям.

Объяснительная записка должна иметь дату, указание адресата и подпись составителя.

Справки

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение фактов или событий

Очень часто составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения его должности, зарплаты.

В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Пример оформления справки

Деловая переписка

Одно из наиболее важных средств связи предприятия с внешними организациями является деловая переписка.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.

Существует много видов деловых писем: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы, письма-просьбы, письма-отказы, письма-подтверждения и др.

  • Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов. Они содержат рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов и т.п.
  • Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки и т.п.Гарантийные письма заканчиваются фразой: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет (указываются полные банковские реквизиты)» и обязательно имеют две подписи: руководителя и главного бухгалтера.
  • Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров.
  • В рекламационных (претензионных) письмах требуют возмещения убытков
  • В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие.
  • Сопроводительные письма пишутся в тех случаях, когда основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки.
  • Письма-извещения посылаются из вежливости (благодарность за скорый ответ выражение готовности к сотрудничеству т.п.) или же в качестве вполне определенного информационного сообщения.
  • Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта своевременно получить желаемый результат.
  • Письма-подтверждения чаще всего являются гарантией данных ранее обещаний или уже отворенных условий.
  • Письма-отказы — это ответ па претензию клиент или партнера. Правильно написанные, они помогают поддерживать, нормальные отношения с клиентом.

Пример оформления письма

ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Трудовые правоотношения организации и ее сотрудников регулируются Трудовым кодексом РУз. В организациях устанавливается единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Документация по личному составу — это совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. К таким документам относятся:

  • трудовые договоры
  • приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
  • трудовые книжки;
  • личные карточки формы Т-2;
  • личные дела
  • лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

Трудовой контракт

Контракт или Трудовой договор — документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их

Сторонами трудового договора являются организация (работодатель) и сотрудник(контрактант).
Трудовой договор должен заключаться в письменной форме.

При заключении контракта рекомендуется указывать следующее:

  • место работы (наименование предприятия, адрес);
  • конкретную работу, которую будет выполнять работник;
  • дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой договор;
  • оплату груда;
  • обязанности организации по обеспечению охраны труда. Договор может содержать дополнительные условия (испытательный срок; карьерный рост и др.).

Трудовой договор может заключаться:

  • на неопределенный срок;
  • на определенный срок не более 5 лет; на время выполнения определенной работы.

В трудовом договоре указывается размер должностного оклада, paзличные доплаты за высокую квалификацию; за личный вклад и др.

При заключении трудового договора не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

  • основания увольнения сотрудника;
  • дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;
  • введение для сотрудников полной материальной ответственности.

Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр договора хранится в организации, другой — у сотрудника. Трудовые договоры хранятся 75 лет — «В» (75 лет минус возраст работника), если отсутствуют по каким-либо причинам приказы по личному составу, и 5 лет после увольнения работника при наличии приказов.

Пример оформления трудового контракта

Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Даже если заключен Трудовой договор, необходимо издание приказа по личному составу о зачислении на работу.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ I л/с, №2 л/с…).
Оформляются приказы по личному составу на бланках предприятия для внутренних документов.
Реквизит «заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом: «О приеме на работу Петрова А.В.» «Об увольнении Федорова Л. И.».
Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части.

  • В констатирующей части могут быть указаны причины издания приказа, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться.
  • Распорядительная часть приказа начинается словами:

НАЗНАЧИТЬ
УВОЛИТЬ
ПЕРЕВЕСТИ

Затем указывается:

  • фамилия, имя и отчество (без сокращений) сотрудника,
  • должность,
  • срок увольнения, назначения или перевода;
  • статья труд. кодекса (в случае увольнения).

При приеме на работу указывается:

  • оклад сотрудника,
  • вид приема (постоянная или временная работа),
  • с испытательным сроком или без него и т.п.

Приказы по личному составу визируются начальником отдела кадров или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом.

Приказы по личному составу объявляются сотруднику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «подпись» и «виза» самим сотрудником и содержит следующее:

  • С приказом ознакомлен;
  • подпись;
  • дата ознакомления.

Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении, так как при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом (Трудовой кодекс РУз).

Пример оформления приказа

Трудовые книжки

Трудовые книжки на сотрудников ведутся во всех организациях, независимо от формы собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия. На сотрудника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию. На титульном листе трудовой книжки указывают:

  • фамилию, имя и отчество полностью без сокращений;
  • дату рождения (число, месяц и год);
  • сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее);
  • специальность или профессия (на основании аттестатов; дипломов; сертификатов и т.п.).

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать организации, где она была впервые заполнена.
Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с простановки штампа организации или написания от руки полного наименования организации.

Если организация изменила свое название, то делается запись, например:
ООО «Инвариант» с 30.05.2008 переименована в ЗАО «Инвариант»

В записи об увольнении указывается соответствующая статья трудового кодекса, например:
«Трудовой договор прекращен», ставится подпись должностного лица и печать организации + выписка.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «сведения о работе», заводится вкладыш к ней. При увольнении трудовая книжка выдается в день увольнения. С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет.

Личные карточки

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех сотрудников, принятых в организацию на постоянную или временную работу.

Записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных сотрудником. Записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на сотрудника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий сотрудников.

Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Личные карточки сдаются в архив. Срок хранения личных карточек — 75 лет — «В».

Во многих организациях личные карточки сотрудников ведут с помощью компьютера.

Пример оформления личной карточки

Личные дела

Личное дело — это совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике

Личные дела могут заводиться на всех сотрудников организации, но обычно они заводятся на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки ф. Т-2). В состав личного дела должны входить следующие документы:

  • внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
  • анкета или личный листок но учету кадров; автобиография или резюме;
  • копии документов об образовании,
  • копии документов об утверждении в должности;
  • характеристики или рекомендательные письма; трудовой контракт (договор);
  • копии приказов о назначении, переводе, увольнении;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • справки и другие документы, относящиеся к данному сотруднику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о сотруднике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Он заполняется лично сотрудником на основании следующих документов:

  • паспорт;
  • трудовая книжка;
  • военный билет;
  • документ об образовании;
  • документы об имеющихся изобретениях.

Сейчас в Узбекистане, как и во многих странах, при поступлении на работу предоставляется личное резюме или CV.

Резюме — это значимые моменты профессиональной деятельности человека

Резюме обычно состоит из следующих пунктов:

  • имя, отчество, фамилия;
  • возраст (число, месяц и год рождения);
  • образование (среднее, высшее);
  • профессиональные достижения (ученые звания, перечень опубликованных работ и т.п.);
  • квалификация;
  • знание языков;
  • последнее место работы, а затем в обратном хронологическом порядке с начала трудовой деятельности;
  • семейное положение (вполне допустимо его не указывать);
  • увлечения (хобби);
  • наличие водительского удостоверения;
  • номер контактного телефона.

В личное дело помещают копии документов об образовании. Копии можно снимать только с подлинников этих документов. Трудовые контракты (договоры), заключенные с сотрудником, могут входить в состав документов личного дела или храниться отдельно.

Дополнение к личному листку по учету кадров — это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров.

Личное дело заводят после издания приказа о приеме на работу. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указываются полностью: фамилия, имя, отчество сотрудника.

Личные дела сотрудников хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.
Личные дела уволенных сотрудников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет — «В».

Общие правила составления и оформления протокола

Данная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат:

  • заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
  • разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

  • полное наименование организации или предприятия;
  • название вида документа (ПРОТОКОЛ);
  • дата;
  • индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
  • место составления;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

  • наименование структурного подразделения;
  • гриф утверждения;
  • отметка о наличии приложений;
  • место (помещение, офис) и время проведения заседания;
  • фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
  • дата подписания протокола;
  • способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):

Пример 1 СвернутьПоказать Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер» Пример 2 СвернутьПоказать Закрытое акционерное общество «АБВГД»

Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:

  • протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
  • протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).

Пример 3 СвернутьПоказать Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»
Филиал «Северо-Западный» Пример 4 СвернутьПоказать Открытое акционерное общество «Реммеханизация»
Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности

Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов – центрованным способом).

Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:

Пример 5 Цифровой способ оформления даты СвернутьПоказать 04.05.2011 Пример 6 Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня СвернутьПоказать 04.05.2011 – 05.05.2011

Цифровой способ используется преимущественно при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний.

При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.

Пример 7 Буквенно-цифровой способ оформления даты СвернутьПоказать 03 мая 2011 г. Пример 8 Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня СвернутьПоказать 03 – 04 мая 2011 г.

Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.

Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).

Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов – в центре следующей строки).

Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.

Пример 9 СвернутьПоказать г. Коломна Московской обл. Пример 10 СвернутьПоказать г. Курск Пример 11 СвернутьПоказать с. Малеево Коломенского р-на
Московской обл.

В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ – чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.

Пример 12 Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола СвернутьПоказатьПример 13 Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола СвернутьПоказать

Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13).

Содержательная часть протокола, текст

Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам.

Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.

Пример 14 СвернутьПоказать Председатель – Марков С.В.
Секретарь – Петрова А.И.

Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.

Пример 15 СвернутьПоказать Присутствовали: Борисов А.М., Виноградов В.В., Громов П.С., Дмитриев П.Е., Иванов Л.М., Фомин П.П.

Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка.

Пример 16 СвернутьПоказать Присутствовали: 20 человек (список прилагается)

Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Должности этих лиц принято указывать.

Пример 17 СвернутьПоказать Приглашенные: клиентский менеджер Агеева Н.О., начальник отдела клиентского обслуживания Котова Л.П.

Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.

Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад – (чей?) должность, фамилия, инициалы».

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.

Пример 18 СвернутьПоказать Повестка дня:

  1. Об утверждении Учетной политики на 2011 г.
    Доклад заместителя главного бухгалтера Краснова А.И.
  2. О подготовке кредитной заявки в московское отделение Северо-Западного банка (ОАО).
    Доклад начальника правового управления Смолина А.Г.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола, который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.

Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.

Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.

Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ – кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени:

Пример 19 СвернутьПоказать 1. СЛУШАЛИ:

Краснова А.И. – доложил об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Отметил, что она полностью переработана в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Российской Федерации. Предложил утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.

Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».

Пример 20 СвернутьПоказать 1. СЛУШАЛИ:

Краснова А.И. – об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Текст доклада прилагается.

При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ – кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.

Пример 21 СвернутьПоказать Вопрос: Все ли группы учета основных средств отражены в Учетной политике?

Да, все группы, которые нужны для правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете на нашем предприятии.

Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».

Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая – номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22.

Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать – в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.

Пункт, содержащий поручение или предписание («поручительский»), строится по речевым моделям:

  1. кому – что сделать – к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или
  2. что сделать – к какому сроку? Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя (см. Пример 23).

Пример 22 СвернутьПоказать РЕШИЛИ:

1.1. Утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.

1.2. Начальнику отдела бухгалтерского учета и налоговой отчетности довести Учетную политику предприятия на 2011 г. до сведения главных бухгалтеров филиалов и региональных представительств. Срок – 20.02.2011

Пример 23 СвернутьПоказать ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Провести инвентаризацию основных средств предприятия по состоянию на 01 апреля 2011 г. и представить акты инвентаризации на утверждение к 20.04.2011. Ответственный – председатель постоянно действующей инвентаризационной комиссии Сидоров С.С.

Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За – 10, против – 0, воздержались – 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.

О кумулятивном голосовании читайте в статье Сергея Россола «Протокол общего собрания акционеров и участников» в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 4′ 2011 на стр. 33

Оформляющая часть протокола

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.

Пример 24 СвернутьПоказать

Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется.

Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.

Пример 25 Отметка о заверении копии протокола СвернутьПоказать

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Пример 26 СвернутьПоказатьПример 27 Пример оформления протокола СвернутьПоказатьВы только что ознакомились с «классикой» оформления протоколов. А , как на практике организовать и задокументировать совещание коллегиального органа, планерку в кабинете руководителя, деловую встречу с важным коммерческим партнером (русскоязычным и иностранным). В каждом случае есть свои особенности. Как правильно составить протокол и что обязательно указать в нем, чтобы придать необходимую юридическую силу? В каких случаях и что в него стоит добавлять к необходимому минимуму? Особенностям оформления протокола общего собрания участников в ООО и протокола акционеров в АО посвящена статья Сергея Россола «Протокол общего собрания акционеров и участников» в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 4′ 2011 на стр. 33 О том, как провести общее собрание акционеров / участников в АО и в ООО, читайте статью Сергея Россола «Годовое собрание в хозяйственных обществах» в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 3′ 2011 на стр. 62

Тема: Нумерация протоколов общих собраний участников ООО / решений ед. участника

Быстрый переход Правовая помощь Вверх

  • Навигация
  • Кабинет
  • Личные сообщения
  • Подписки
  • Кто на сайте
  • Поиск по форуму
  • Главная страница форума
  • Форум
  • Бухгалтерия
    1. Общая бухгалтерия
      1. Бухучет и Налогообложение
      2. Оплата труда и кадровый учет
      3. Документация и отчетность
      4. Учет ценных бумаг и валютных операций
      5. Внешнеэкономическая деятельность
      6. Внешнеэкономическая деятельность. Таможенный союз
      7. Алкоголь: лицензирование и декларирование
      8. Онлайн-ККТ, БСО, эквайринг и кассовые операции
    2. Отрасли и спецрежимы
      1. Индивидуальные предприниматели. Спецрежимы (ЕНВД, УСН, ПСН, ЕСХН)
      2. Учет в НКО и жилищном хозяйстве
      3. Бухгалтерский учет в строительстве
      4. Бухгалтерский учет в туризме
    3. Бюджетные, автономные и казенные учреждения
      1. Бюджетный учет
      2. Программы для бюджетного учета
    4. Банки
    5. МСФО, GAAP, управленческий учет
  • Юридический отдел
    1. Правовая помощь
    2. Регистрация
    3. Опыт проверок
  • Управление предприятием
    1. Администрирование и управление на предприятии
    2. Аутсорсинг
  • Автоматизация предприятия
    1. Программы для ведения бухгалтерского и налогового учета
      1. Инфо-Бухгалтер
      2. Другие программы
    2. 1C
    3. Электронный документооборот и электронная отчетность
    4. Прочие средства автоматизации труда бухгалтеров
  • Гильдия клерков
    1. Взаимоотношения на работе
    2. Бухгалтерский бизнес
    3. Обучение
    4. Биржа труда
      1. Ищу работу
      2. Предлагаю работу
  • Клуб Клерк.Ру
    1. Пятница
    2. Частные инвестиции
    3. Политика
    4. Спорт. Туризм
    5. Встречи и поздравления
    6. Авторские форумы
      1. Интервью
      2. Простое, как мычание
      3. Авторский форум Goblin_Gaga
        1. Бухгалтера можно…
        2. опусник Гаги
  • Интернет-конференции
    1. Кому я должен — всем прощайте: все о банкротстве физлиц
    2. Архив Интернет-конференций
      1. Интернет-конференции
        1. Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС
        2. Нарушение прав граждан при трудоустройстве и увольнении
        3. Новый порядок сдачи отчетности по НДС в электронном формате
        4. Подготовка годовой финансовой/бухгалтерской отчетности за 2014 год
        5. Все, что вы хотели спросить у оператора обмена электронными документами
        6. Как финансовый кризис превратить в окно возможностей?
        7. НДС: изменения в нормативном регулировании и их реализация в программе «1С:Бухгалтерия 8»
        8. Обеспечение достоверности результатов инвентаризационных мероприятий
        9. Защита персональных данных. Применение ЗПК «1С:Предприятие 8.2z»
        10. Формирование учетной политики компании: возможности сближения с МСФО
        11. Электронный документооборот на службе бухгалтера
        12. Учет времени при различных системах оплаты труда в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8»
        13. Полугодовой отчет по налогу на прибыль: раскроем все секреты
        14. Межличностные отношения на рабочем месте
        15. Облачная бухгалтерия 1С. Стоит ли уходить в облако?
        16. Банковские депозиты: как не потерять и выиграть
        17. Больничные листы и другие пособия за счет ФСС. Порядок расчета и начисления
        18. Клерк.Ру: задайте любой вопрос руководству сайта
        19. Правила расчёта НДС при осуществлении экспортно-импортных операций
        20. Как сдать отчетность в Пенсионный фонд за 3 квартал 2012 года
        21. Отчетность в ФСС за 9 месяцев 2012 года
        22. Подготовка отчетности в ПФР за 2 квартал. Сложные вопросы
        23. Запуск электронных счетов-фактур в России
        24. Как снизить затраты на ИТ-оборудование, ПО и ИТ-персонал с использованием облачных мощностей
        25. Отчетность в ПФР за 1 квартал 2012. Основные изменения
        26. Налог на прибыль: нюансы заполнения декларации за 2011 год
        27. Годовая отчетность в ПФР. Актуальные вопросы
        28. Новое в бухгалтерской отчетности за 2011 год
        29. Отчетность в ФСС в вопросах и ответах
        30. Полугодовая отчетность в ПФР в вопросах и ответах
        31. Расчет пособий по временной нетрудоспособности в 2011 году
        32. Электронные счета-фактуры и электронные первичные документы
        33. Формирование бухгалтерской отчетности за 2010 год
        34. Расчет больничных в 2011 году. Декретные и пособия в переходный период
        35. Новое в законодательстве о налогах и страховых взносах в 2011 году
        36. Изменения в финансовой отчетности в 2011 году
        37. DDoS атаки в России как способ нечестной конкурентной борьбы.
        38. Банковские продукты для физлиц: кредитование, депозиты, спецпредложения
        39. Документ в электронной форме — эффективное решение актуальных проблем
        40. Как найти работу с помощью Клерк.Ру
        41. Предоставление сведений перс. учета за первое полугодие 2010 года
        42. Налоговая ответственность: кто и за что отвечает?
        43. Проверки, взыскание, возврат/зачет налогов и др.вопросы ч.1 НК РФ
        44. Расчет больн. листов и страховых взносов в свете квартальной отчетности
        45. Замена ЕСН страховыми взносами и другие нововведения 2010 года
        46. Ликвидация коммерческих и некоммерческих организаций
        47. Бухгалтерский и налоговый учет товарно-материальных ценностей
        48. Обязательная перерегистрация фирм в соответствии с Законом №312-ФЗ
        49. PR и маркетинг в сфере профессиональных услуг своими силами
        50. Клерк.Ру: смена дизайна
        51. Построение личного финансового плана: мечты и реальность
        52. Подготовка бух. отчетности. Изменения в рос. стандартах учета в 2009 году
        53. Откаты в сфере продаж: за и против
        54. Потеря работы в период кризиса. Что делать?
        55. Все, что вы хотели знать о Клерк.Ру, но стеснялись спросить
        56. Кредит в кризис: условия и возможности
        57. Сохранение капитала во время кризиса: стратегии для частных инвесторов
        58. НДС: вычеты по авансам. Вопросы с ответами и без
        59. Пресс-конференция Деда Мороза
        60. Изменения в Налоговый кодекс, вступающие в силу с 2009 года
        61. Налог на прибыль с учетом последних изменений и разъяснений Минфина
        62. Российский кризис: угрозы и возможности
        63. Сетевой бизнес: качественные товары или развод на деньги?
        64. КАСКО: страховка без секретов
        65. Выплаты физическим лицам
        66. Рейдерство. Как защитить собственный бизнес?
        67. Актуальные вопросы исчисления и возмещения НДС
        68. Спецрежимы: ЕНВД и УСН. Особенности и сложные вопросы
        69. Налог на прибыль. Расчет, особенности исчисления, спорные моменты
        70. Учетная политика для целей бухучета
        71. Налоговые проверки. Практика применения новых правил
        72. НДС: порядок расчета
      2. Аутсорсинг в вопросах и ответах
      3. Как бухгалтеру выполнить требования Закона «О персональных данных»
      4. Идеальный архив бухгалтерских документов
  • Служебные форумы
    1. Архив
      1. FAQ (Часто задаваемые вопросы)
        1. FAQ: Часто задаваемые вопросы по бухучету и налогам
      2. Игры и тренинги
        1. Тренинг по воспитанию самоуверенности
        2. ВЭД в условиях суровой действительности
    2. Книга жалоб и предложений
      1. Дневники

Протокол собрания учредителей для внесения изменений ООО

Что это такое

Протокол оформляется в том случае, если в организации несколько учредителей и ими было принято решение о внесении изменений, связанных с учредительными документами (уставом) и (или) не связанных с ними. Если в ООО только один участник, вместо протокола необходимо составить решение единственного учредителя.

Содержание протокола участников ООО

Общие требования

В протоколе должны быть указаны:

  • дата, время и место проведения собрания;
  • подробные сведения об участниках собрания;
  • результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
  • информация о лицах, проводивших подсчет голосов;
  • информация о лицах, голосовавших против (если они попросили внести запись об этом в протокол).

Протокол собрания для внесения изменений, связанных с уставом

В протоколе для внесения изменений в устав должны быть приняты следующие решения:

  1. Внести изменения в устав ООО (содержание изменений, их суть).
  2. Утвердить устав в новой редакции (лист изменений к уставу).
  3. Подготовить и направить в ИФНС документы для регистрации изменений в устав.

Протокол собрания для внесения изменений, не связанных с уставом

В протоколе для внесения изменений, не связанных с уставом, должны быть приняты следующие решения:

  1. Внести изменения (содержание изменений, их суть).
  2. Подготовить и направить в ИФНС документы для регистрации изменений.

Удостоверение протокола общего собрания

Начиная с сентября 2014 года, протокол общего собрания участников ООО необходимо заверять у нотариуса. Без привлечения нотариуса можно обойтись только в следующих случаях:

  • протокол подписывается всеми участниками (частью участников);
  • применяются технические средства, позволяющие подтвердить достоверность решения собрания (например, видеозапись);
  • используются иные способы, не противоречащие закону.

На практике самым распространенным способом удостоверения протокола является его подписание всеми участниками или их частью, при этом, данный способ можно закрепить:

  1. В уставе ООО. Для этого в устав вносится пункт примерно такого содержания: «Принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола председателем и секретарем общего собрания, являющимися участниками общества».
  2. В протоколе собрания. В данном случае, каждый раз при оформлении протокола в повестку дня вносится пункт – определение способа удостоверения принятых общим собранием учредителей Общества решений и состав учредителей Общества, присутствовавших при их принятии. Далее, по указанному пункту принимается решение. Способом удостоверения принятых решений и состава учредителей Общества, присутствовавших при их принятии, является подписание протокола общего собрания учредителей всеми учредителями.

Образцы протоколов общего собрания для внесения изменений ООО

Образцы протоколов собрания для внесения изменений, связанных с уставом:

Образцы протоколов собрания для внесения изменений, не связанных с уставом:

  • Смена директора – .
  • Смена юридического адреса, если он не менялся в уставе – .
  • Выход участника с распределением доли – .
  • Продажа доли – .
  • Наследование доли – .
  • Исправление ошибки (адреса) в ЕГРЮЛ – ;
  • Добавление новых видов ОКВЭД – ;
  • Исключение старых кодов ОКВЭД – ;
  • Смена основного кода ОКВЭД – .