Образец акта ревизии в магазине

Целью проведения ревизии в магазине является определение товарного остатка в натуральном и стоимостном выражении, выявление пересортицы, отсутствие недостач. Торговые предприятия устанавливают периодичность и порядок проведения проверки в соответствии с производственной необходимостью. В статье расскажем, как проходит ревизия в продуктовом магазине, какие документы при этом оформляются.

Имеется отличие ревизии от инвентаризации, проводимой только плановым способом и с проверкой бухгалтерских документов. Ревизия осуществляется как планово, так и внезапно. При проверке осуществляется выверка всех товарных остатков магазина одновременно или групп продукции поэтапно, скользящим способом.

Периодичность проведения ревизии

Проверка соответствия фактических товарных остатков учетным данным позволяет контролировать ТМЦ. Периодичность проведения ревизии определяются:

  • Масштабами магазина. Приостановить реализацию товаров крупного торгового зала сложнее, чем осуществить временное прекращение продаж небольшой розничной точки.
  • Величиной оборота. Проведение ревизии в оборотистых магазинах сложнее снятия учетных данных малых торговых предприятий
  • Количеством материально-ответственных лиц.
  • Вероятностью и частотой возникновения потерь в связи с кражами, естественной убылью.

Плановые проверки осуществляются с периодичностью от месяца до полугода. В преимущественном числе случаев при частых ревизиях их проводят по группам товаров. Внеплановые проверки осуществляют при смене материально-ответственного лица, при выявлении недостачи, изменении структуры подразделения. Читайте также статью: → «Выявление недостачи при инвентаризации, составление описи и проводок в 2020».

Отличия ревизии в опте и рознице

Оптовая и розничная виды торговля отличаются назначением приобретения товара. Порядок документооборота отличается, что необходимо учитывать при проверке.

Условия отпуска и расчета Оптовая торговля Розничная торговля
Оплата за товар Может предоставляться отсрочка в виде товарного кредита Оплата производится в момент выдачи товара
Цена отпуска Отличается в зависимости от партии Не зависит от величины партии
Время отгрузки (товары в пути) Вероятна отсрочка после оформления документов Отгрузка производится одновременно с оплатой
Ошибки при отгрузке Выявляются по истечении времени Выявляются сразу
Пересортица Возможна по вине поставщика Возникает по вине ответственных лиц
Привязка данных ККМ к товарным остаткам Остатки по складу определяются после закрытия смены Данные по остаткам не автоматизированы (кроме крупных розниц) в режиме реального времени

Порядок и инструкция проведения ревизии

Проверка осуществляется при остановке торговой деятельности – приема и отпуска товара. Ревизию осуществляет постоянно действующая комиссия или разовый состав, включающий не заинтересованные в результате лица – работников бухгалтерии, администрации. Сроки проведения мероприятия контроля устанавливаются приказом. Читайте также статью: → «Как проходит инвентаризация готовой продукции: в магазине, сельском хозяйстве, на предприятии в 2020. Проводки».

Перед началом проверки председатель определяет членам комиссии круг задач и функции каждого лица. Действия соответствуют инструкции, разработанной на предприятии. В инструкции определяются:

  • Периодичность и сроки проведения плановых и неплановых проверок.
  • Условия проведения – при остановке торговли, в закрытом отделе, в ночное нерабочее время и прочие.
  • Поэтапное осуществление операций.
  • Состав комиссии – количество участников, присутствие ответственных лиц, работников других отделов.
  • Документальное оформление – приказ, ведомости, акт, объяснительная.
  • Порядок утверждения и места хранения акта.

В подсчете данных товара участвуют минимум 2 человека, первый из которых снимает показатели, второй – осуществляет контроль достоверности информации.

Ход проверки во время ревизии

Мероприятие контроля проводится в соответствии с планом действий:

Очередность шагов Действие Описание
1 Определение состава ревизии О начале ревизии издается приказ
2 Подготовка ревизионных ведомостей Используется подготовленный перечень товара без указания количества и цены, имеющихся в учетных данных
3 Подсчет количества товара на момент ревизии Данные вносятся в ревизионные ведомости
4 Расчет остатков в стоимостном выражении Сумма определяется исходя из стоимости единицы продукции и количества
5 Составление сличительной ведомости Полученные данные сравниваются с показателями в учете
6 Получение объяснительной Требуется при выявлении нарушений
7 Составление акта Срок оформления акта устанавливается приказом

Процедура проверки осуществляется по формуле: остатки прошлой ревизии плюс поступления за период минус отгрузка, списание, величина естественной убыли. Если ревизия начинается не с начала смены, из суммы вычитаются денежные средства, полученные по отделу или магазину (в зависимости от масштаба проверки) до начала ревизии.

Документальное оформление проверки

При оформлении ревизии значительное внимание уделяется документам, сопровождающим процедуру. Предприятие должно иметь:

  • Положение о проведении ревизий.
  • Инструкция о порядке и составе действий.
  • Приказ о назначении комиссии – постоянно действующей для плановых мероприятий и временную для внеплановых проверок.
  • Приказ о проведении ревизии. Если график проверок неизменен, достаточно наличия ежегодного приказа.
  • Ревизионная ведомость – рабочий документ проверки.
  • Сличительная ведомость, подтверждающая или опровергающая полученные результаты.
  • Акт ревизии – заключительный документ мероприятия контроля.

Бланки документов предприятия разрабатывают самостоятельно. В связи с использованием форм для внутреннего документооборота порядок расположения данных определяется для удобства пользователей. Читайте также статью: → «Форма ИНВ-19. Сличительная ведомость товарно-материальных ценностей».

Пример приказа о внеплановом проведении ревизии

ООО «Пищевик»

Приказ о проведении ревизии

№ 15 от 16 мая 2016 года

Для проведения ревизии отдела № 2 магазина «Подсолнух» назначается комиссия в составе:

  1. Председателя Новикова П.П.;

Членов комиссии:

  1. Сидоровой А.П.;
  2. Виноградовой К.В.;
  3. Гущиной Т.П.;

Контроль осуществляется в присутствии заведующей залом Ильиной В.В., продавца Кулагиной В.Ф.

К проверке надлежит приступить в 9.00 часов, окончить в 20.00 часов 7 мая 2016 года. Материалы по проверке представить не позднее 20 мая 2016 года.

Директор ООО «Пищевик» Смирнов П.П.________(подпись).

Оформление акта проверки

По результатам ревизии составляется акт – документальное подтверждение мероприятия контроля. Форма акта не установлена законодательно, что позволяет предприятиях оформить результаты проверки в произвольном виде.

Пример заполнения акта проверки

Предприятие ООО «Пищевик» ежемесячно проводит ревизии в продовольственном магазине по отделам. 17 мая 2016 года назначена проверка отдела № 2, о начале проведения и составе комиссии ревизии издан приказ. В процессе проверки установлена недостача продукции в сумме 352 рубля и пересортица в группе товара. По результатам ревизии ответственными лицами ООО «Пищевик» составлен акт.

«Утверждаю»

Директор ООО «Пищевик» Смирнов П.П.

____________________________(подпись)

20 мая 2016 года

Акт ревизии отдела № 2

17 мая 2016 года комиссией в составе: председателя Новикова П.П., членов Сидоровой А.П., Виноградовой К.В., Гущиной Т.П. в присутствии заведующей зала Ильиной В.В., продавца Кулагиной В.Ф. произведена ревизия ТМЦ, расположенных в отделе № 2 магазина «Подсолнух».

В результате проведенной ревизии установлено: Сумма товарных остатков на 17 мая 2016 года составила 12 000 единиц, общей суммой 123 344,56 рубля. Путем сличения товарных остатков с наличием по документам установлена недостача в группе молочной продукции номенклатуры «Ряженка» в размере 7 единиц общей стоимостью 352 рубля, а также пересортица в группе «Сыр плавленый».

Объяснения ответственного лица получены, прилагаются к акту. По сведениям заведующей залом Ильиной В.В., недостача получена в связи с несвоевременной сдачей акта списания просроченной продукции в бухгалтерию.

Приложения:

  1. Копия приказа на проверку.
  2. Ревизионные ведомости в количестве 12 листов.
  3. Объяснительная заведующей залом Ильиной В.В.

Акт ревизии составлен в количестве 3 экземпляров: Первый передан руководителю, второй подшит в дело № 5 за 2016 год «Внутренние проверки», третий экземпляр передан в бухгалтерию.

Акт в обязательном порядке содержит подписи участвующих в проверке лиц. При отсутствии любой из подписи документ становится недействительным.

Степень ответственности при краже и недостаче

При выявлении в процессе ревизии недостачи товара в результате хищения работодатель имеет право применить к работнику дисциплинарное наказание – уволить его в связи с утратой доверия (п. 7 ч.1 ст 81 ТК РФ). Если сумма потерь высока и виновный не собирается гасить ее добровольно, работодателю потребуется обратиться в суд. Решение вопроса о взыскании путем судебного разбирательства производится в случаях:

  • Сумма недостачи имеет значительную величину и превышает среднемесячный заработок виновного.
  • Материально-ответственное лицо не признает результаты проверки и отказывается добровольно погашать недостачу.
  • Работник уволился, не успев погасить признанную им задолженность.
  • Работодателем пропущен месячный срок предъявления претензий.

К исковому заявлению прилагаются документы, подтверждающие факт недостачи – копии приказов, актов, ведомостей, объяснительной, договоров о трудоустройстве и материальной ответственности.

Типовые ошибки при проведении ревизии

Процедура проверки должна быть непредвзятой и основанной на фактических данных товарных остатков. При проведении контроля возникают ошибки, обеспечивающие недействительность документу и отсутствие возможности принять меры ответственности.

Операция Ошибочное действие Верное действие
Издание приказа на проверку Отсутствие приказа или подписей причастных лиц Приказ подтверждает законность ревизии и ответственность лиц при их ознакомлении с приказом
Получение объяснительной ответственного лица, допустившего нарушение Отсутствие объяснительной лица не позволяет применить меры ответственности по результатам проверки Наличие объяснительной по негативным фактам акта подтверждает верность данных и готовность нести материальную ответственность
Заполнение ведомостей с приложением документов к акту ревизии Отсутствие ревизионной и сличительной ведомости с указанием количественных и суммовых показателей При отсутствии ведомостей акт не имеет оснований, что не позволяет исправить данные в учете по пересортице и предъявить претензии по недостачам

Рубрика «Вопросы и ответы”

Вопрос №1. Имеет ли право ответственное лицо опротестовать акт ревизии, при котором выявлена значительная недостача?

Решение спорного вопроса о недостаче осуществляется с ответственными лицами предприятия. Организация не может добровольно удержать значительные суммы с работника. Право на взыскание определяет суд. В порядке судебного разбирательства лицо имеет возможность выразить несогласие с результатами проверки и представить контраргументы.

Вопрос №2. Имеется ли возможность предъявить претензию к материально-ответственному лицу при отсутствии сличительной ведомости?

При отсутствии факта сличения фактических данных с учетными доказать нарушение в суде не представляется возможным.

Вопрос №3. Сколько дней отводится материально ответственному лицу на дачу пояснений при выявлении факта недостачи или иного нарушения, выявленного в ревизию?

Пояснения должны быть представлены не позднее 2 дней (ст. 193 ТК РФ). Сроки исчисляется после получения требования в письменной форме.

Вопрос №4. Какие действия производит работодатель при отказе работника (МОЛ) в даче объяснения по факту недостачи?

Отказ представления объяснений должен быть зафиксирован документально. По факту составляется акт, подписываемый работниками, в чьем присутствии был дан отказ.

Расчеты с персоналом — один из наиболее ответственных участков учета, так как в случае ошибки бухгалтер рискует навлечь на себя гнев не только ревизоров, но и своих собственных работников. В наихудшем случае дело может дойти даже до суда. Рассмотрим, на что нужно обратить самое пристальное внимание при расчетах с сотрудниками.

Типичные нарушения

Можно выделить следующие характерные нарушения, выявляемые в ходе проверок расчетов учреждения с сотрудниками по оплате труда:

  • превышение предельной штатной численности работников;
  • превышение установленного фонда оплаты труда;
  • необоснованное начисление стимулирующих выплат, материальной помощи;
  • неверное исчисление НДФЛ, неправильное применение налоговых вычетов;
  • неприменение унифицированных форм первичных документов по оплате труда или их неправильное заполнение;
  • принятие к учету неправильно оформленных листков нетрудоспособности;
  • выплата физическим лицам, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, пособий по временной нетрудоспособности, отпускных, командировочных;
  • неправильный расчет среднего заработка;
  • неправильное исчисление стажа работы для расчета надбавки за выслугу лет.

Проверяемые документы

При проверке расходования средств на оплату труда контролеры проверяют следующие документы:

  • штатное расписание, приказы (распоряжения) о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении трудового договора (контракта), трудовые договоры;
  • Главную книгу (ф. 0504072);
  • Кассовую книгу (ф. 0504514);
  • Журнал операций по счету «Касса» (ф. 0504071);
  • Журнал операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям (ф. 0504071);
  • карточки-справки (ф. 0504417);
  • табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421);
  • Книгу аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048);
  • расчетно-платежные ведомости (ф. 0504401), расчетные ведомости (ф. 0301010), платежные ведомости (ф. 0504403), расходные кассовые ордера (ф. 0310002);
  • ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501);
  • записки-расчеты об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (ф. 0504425).

Контроль штатного расписания, по существу, включает проверку оформления структуры, штатного состава, численности, перечня должностей, должностных окладов, наличия надбавок, сведений о месячном фонде заработной платы.

При проверке правильности начисления заработной платы в карточках-справках, расчетно-платежных, расчетных ведомостях данные сверяются с табелем учета рабочего времени. Помимо подтверждения основного заработка контролируется наличие оправдательных документов, подтверждающих прочие выплаты работникам; справок-расчетов бухгалтерии на доплаты при отклонении от нормальных условий труда; приказов руководителя о премировании, о выдаче материальной помощи.

Пример акта ревизии

В процессе ревизии проверяются соблюдение трудового законодательства, правильность начисления заработной платы, денежного довольствия и удержаний из них, документальное оформление и отражение в учете всех видов расчетов между учреждением и работниками. При этом выполняются следующие процедуры:

  • оценка системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда;
  • подтверждение достоверности производимых начислений и выплат работникам по всем основаниям;
  • установление законности и полноты удержаний из заработной платы и других выплат сотрудникам в пользу учреждения, бюджета, других юридических и физических лиц;
  • проверка организации аналитического учета расчетов с персоналом по оплате труда и взаимосвязи аналитического и синтетического учета;
  • контроль соблюдения учреждением налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами по оплате труда.

Контроль правильности начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных работникам осуществляется, как правило, выборочным способом. При этом проводятся следующие процедуры:

  • проверка наличия и правильности оформления документов, подтверждающих начисление пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (заявления, приказы, листки нетрудоспособности);
  • проверка соблюдения законности начисления выплат в соответствии с действующим законодательством и ТК РФ (стаж работы, соблюдение максимального размера пособия по временной нетрудоспособности, количество дней отпуска);
  • арифметическая проверка расчетов пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (пересчитываются суммы, указанные бухгалтером).

Приведем образец заполнения акта ревизии в части результатов проверки ведения учета расчетов с персоналом по оплате труда.

АКТ ревизии (проверки) (полное наименование проверяемого объекта) за (период проведения проверки)

«__» __________ 20__ г. (место составления акта)
(дата составления акта)

V. Проверка расходования средств на заработную плату

Установлена излишняя штатная численность в количестве ___ единиц.

По штатная численность превышает предельную на ____ штатных единиц ввиду .

На момент ревизии по вакантны _____ штатных единиц с «__» ___________ ____ г. ввиду .

Фонд оплаты труда на ___ год утвержден в сумме ______ руб., в том числе .

По выявлено .

В установлены сроки выплаты денежного содержания и заработной платы: аванс ___ числа текущего месяца, заработная плата ____ числа следующего месяца. В течение проверяемого периода выплаты денежного содержания и заработной платы производились с задержками до ___ дней по следующим причинам .

Проверкой правильности установления должностных окладов государственных служащих (работников) установлено, что в нарушение установлены факты завышения (занижения) окладов (разрядов) .

Проверкой правильности установления надбавок за выслугу лет установлено, что в нарушение в стаж работы без соответствующего решения руководителя включен период работы (службы) , не дающий права на установление надбавки за выслугу лет. За период _________ неправомерно выплачено _______ руб.

В нарушение без соответствующего решения вышестоящего органа управления выплачено стимулирующих надбавок к должностному окладу на общую сумму _____ руб., в том числе .

Установлены факты, когда в нарушение требований ст. 38 БК РФ в проверяемом периоде за счет средств бюджета осуществлялись выплаты заработной платы, подлежащей оплате за счет , на общую сумму ________ руб., что в соответствии со ст. 289 БК РФ является нецелевым использованием бюджетных средств.

Выявлены факты уплаты платежей не по тем кодам бюджетной классификации, за счет которых было произведено начисление, что является нецелевым использованием бюджетных средств (ст. 289 БК РФ).

Ю.А.Кошелева

Эксперт

Международного центра

финансово-экономического развития