Образец приказа при смене фамилии после замужества

При изменении сотрудником фамилии кадровику необходимо внести соответствующие изменения в документы. В том числе в трудовую книжку работника. Причём смена фамилии в трудовой книжке – это одна из операций, которую необходимо выполнить в данной ситуации. Рассматриваем, как это грамотно сделать, в нашем обзоре.

Начинаем с заявления и приказа

Процедуру внесения записей в трудовую книжку обязательно предваряет заявление сотрудника о смене фамилии и изданный на его основании приказ руководителя организации. Без этих документов никакие записи в книжку вносить нельзя.

К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающие смену фамилии сотрудницей или сотрудником. Такими документами выступают:

  1. Паспорт.
  2. Свидетельство о заключении брака.
  3. Или свидетельство о смене фамилии (если работник меняет фамилию без заключения брака).

Подробнее об этом на нашем сайте см:»Образец заявления в отдел кадров о смене фамилии при вступлении в брак» и «Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак: образец».

Делаем запись в трудовой книжке правильно

После подачи заявления и выпуска распоряжения об изменении фамилии сотрудницы во всех документах, можно перейти к смене фамилии в трудовой книжке. Образец 2020 года выглядит следующим образом и помогает сделать это без ошибок:

Порядок действий таков: старую фамилию нужно перечеркнуть одной чертой и рядом написать новую. Затем на форзаце (внутренняя сторона обложки) необходимо пояснить причину исправления. При этом обязательна ссылка на документы, послужившие основанием для внесения данных корректив (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 и п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Сделанную запись в трудовой книжке о смене фамилии уполномоченный на это действие работник кадровой службы заверяет своей подписью и печатью компании (при ее наличии).

Ответственность работника

Как ни странно, обязанность работника сообщать своему руководству о смене фамилии действующим законодательством прямо не предусмотрена. Однако возможность привлечь его к ответственности за несвоевременное сообщение об этом факте всё же можно. Это тот случай, когда соблюдены 3 следующих условия:

  • обязанность сообщать о факте смены фамилии есть в должностной инструкции работника, трудовом контракте или в локальном акте (например, положении о работе с персональными данными);
  • в этих документах прямо указан срок, в течение которого работник обязан сообщить нанимателю о смене имени;
  • сотрудник поставил свою подпись об ознакомлении с локальным актом или должностной инструкцией.

СОВЕТ Желательно обязать каждого нового работника предоставлять свои достоверные персональные данные (Ф.И.О., адрес, паспортные реквизиты, информацию об образовании). И в случае их изменения – сообщать работодателю обновлённые данные не позднее 3 или 5 рабочих дней с даты их корректировки.

Почему вопрос актуальности Ф.И.О. сотрудника так важен для организации, где он работает? А потому что это повлечёт многочисленные нестыковки и ошибки в отчётности в Пенсионный фонд (СЗВ-М и др.) и налоговую (справки 2-НДФЛ и др.). Вплоть до реальных административных штрафов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

При смене фамилии нужно внести сведения о новых персональных данных сотрудника в документы компании, а именно в трудовую книжку, личную карточку и трудовой договор. Кроме этого издать приказ о смене фамилии сотрудника, в котором нужно указать определенные документы. Узнайте, что обязательно писать в приказе, скачайте правильный образец.

Скачайте документы по теме:

Заявление сотрудника о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилииОбразец от экспертаДополнительное соглашение к трудовому договору. В свяи с изменением фамилииОбразец от экспертаПриказ о смене фамилии работникаОбразец от экспертаТрудовая книжка. Оформление смены фамилииИнформация о файле

На основании каких документов издать кадровый приказ о смене фамилии

Чтобы оформить приказ о смене фамилии после замужества, образец которого составляет работник кадровой службы, устного сообщения сотрудницы об изменении фамилии недостаточно. Работница должна представить оригиналы документов, которые подтверждают смену личных данных. Такими документами являются:

  • паспорт, в котором указана новая фамилия сотрудницы;
  • свидетельство о заключении или расторжении брака;
  • свидетельство о перемене имени.

Внимание! Не храните в личном деле копии документов, которые представила сотрудница. Закон не требует, чтобы работодатель оставлял копии личных документов сотрудников у себя. В случае проверки Роскомнадзор посчитает, что вы обрабатываете избыточные персональные данные, чем нарушаете права работника (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013). Поэтому оригиналы документов сразу верните сотруднику, а копии уничтожьте, после того как все оформите.

Не запрещается взять у работницы заявление об изменении фамилии. По закону его оформлять не обязательно, но так у вас будет дополнительное письменное основание для издания образец приказа о смене фамилии работника. Попросите работницу указать в заявлении причину смены данных и реквизиты документов, которые ее подтверждают.

Заявление сотрудника о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии

Приказ о смене фамилии сотрудника: образец документа

Издайте приказ об изменении фамилии в связи со вступлением в брак. Форма приказа о смене фамилии работника (образец) может быть произвольной. Документ нужен для бухгалтерии и иных структурных подразделений.

Укажите наименование организации, дату и место составления приказа об изменении фамилии, регистрационный номер документа, старую и новую фамилию работницы.

Внимание! Табельный номер при изменении фамилии сотрудницы остается прежним.

Подписывает приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак руководитель организации или иное лицо, которое он уполномочил. Ознакомьте с приказом сотрудницу, а также работников кадровой службы, главного бухгалтера, начальника службы безопасности, IT-отдела и иных работников (при необходимости).

Приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника

Если директор компании изменил личные данные, то подготовьте приказ о смене фамилии директора аналогично вышеприведенному (смотрите образец приказа о смене фамилии работника). Не забудьте сообщить в налоговую о смене фамилии и внесите изменения в учредительные документы.

В какие документы внести изменения на основании приказа об изменении фамилии

На основании приказа о смене фамилии сотрудника внесите изменения в следующие основные кадровые документы:

  • трудовой договор;
  • личную карточку;
  • трудовую книжку.

Трудовой договор. Вопрос о том, нужно ли вносить поправки в договор, спорный. С одной стороны, данные о фамилии работницы не являются обязательными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Чтобы поменять фамилию сотруднице, не нужно согласовывать это с работодателем. С другой стороны, при изменении условий трудового договора в дальнейшем в соглашении должна быть указана новая фамилия работницы. Чтобы избежать путаницы, будет логичным, если работодатель зафиксирует изменения данных документально. Для этого, составьте дополнительное соглашение в произвольной форме. Документ составьте в двух экземплярах, один из которых передайте работнику.

Дополнительное соглашение к трудовому договору. Внесение изменений в связи со сменой фамилии

Важно! Пропишите обязанность работника сообщать об изменениях персональных данных в ПВТР или ином локальном акте и продублируйте это условие в трудовом договоре. Установите разумный срок для представления документов, которые подтверждают смену фамилии, например, три рабочих дня.

Личная карточка. Указания Госкомстата России в постановлении от 5 января 2004 г. № 1 по оформлению личной карточки требуют внести изменения в сведения о работнике и заверить их подписью сотрудника кадровой службы. Поэтому действуйте по аналогии с тем, как вносят изменения фамилии в трудовую книжку. Прежнюю фамилию аккуратно зачеркните, сверху или рядом напишите новую. Данные о документах, которые подтверждают смену фамилии, можно написать на свободном месте первого листа личной карточки или в разделе «Дополнительные сведения».

Читайте полезный материал по теме в журнале Кадровое дело

Когда личные карточки заводить опасно и так ли важно, как вы их оформляете

Трудовая книжка. На титульном листе зачеркните одной чертой прежнюю фамилию, чтобы запись оставалась читаемой. Сверху или снизу либо на той же строке, если есть место, напишите новую фамилию. На внутренней стороне обложки укажите ссылку на документы, которые послужили основанием для изменения фамилии. Текст заверьте подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек и печатью, если она используется в организации (п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Трудовая книжка. Образец внесения записи о смене фамилии

Вывод

Работодатель может изменить фамилию в трудовом договоре, личной карточке и трудовой книжке только на основании оригиналов документов, при этом копии хранить в организации не нужно. Чтобы сотрудники вовремя сообщали об изменении личных данных, закрепите эту обязанность в локальном акте и трудовом договоре.

Бухгалтер обязан знать правила заполнения формы ПУ-1 «Анкета застрахованного лица». В какие сроки ее следует представить в органы ФСЗН? Как исправить допущенные ошибки? Специалист органа ФСЗН разъясняет данные вопросы.

Персонифицированный учет начинается с открытия индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Сделать это можно путем представления определенной формы в органы ФСЗН по месту постановки на учет в качестве плательщика страховых взносов, а именно формы ПУ-1 «Анкета застрахованного лица».

Форма ПУ-1 имеет 3 функциональных типа:

– регистрация;

– изменение анкетных данных;

– восстановление свидетельства.

Форму ПУ-1 (тип формы – регистрация) плательщик страховых взносов представляет в течение 5 рабочих дней со дня принятия на работу физического лица, не имеющего свидетельства социального страхования (п. 14 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837; далее – Правила № 837).

При наличии в документе, удостоверяющем личность, реквизита «идентификационный номер» в форме ПУ-1 заполняются реквизиты «Тип формы», «Фамилия», «Собственное имя», «Отчество (если таковое имеется)», «Гражданство» и «Идентификационный номер» (см. рис. 1):

Рис. 1

При отсутствии в документе, удостоверяющем личность, реквизита «Идентификационный номер», а также при заполнении формы ПУ-1 на основании иного документа, его заменяющего, заполняются все реквизиты формы ПУ-1, кроме раздела «Сведения, указанные в ранее выданном свидетельстве социального страхования» (см. рис. 2):

Рис. 2

Форма ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных):

– представляется в орган ФСЗН в течение 5 рабочих дней со дня предъявления застрахованным лицом работодателю документа, удостоверяющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных. Застрахованное лицо обязано в течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего личность, предъявить его работодателю (п. 14 Правил № 837);

– заполняется в случае изменения анкетных данных: фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется), даты рождения, места рождения, пола застрахованного лица или других сведений (см. рис. 3 на с. 27).

Рис. 3

Если в форме ПУ-1 (тип формы – регистрация) ошибочно заполнен реквизит «Отчество (если таковое имеется)», то для его отмены в указанном реквизите формы ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных) следует указать 555 (см. рис. 4):

Рис. 4

Форма ПУ-1 (тип формы – восстановление свидетельства) представляется в орган ФСЗН при утере свидетельства социального страхования, его непригодности и других аналогичных случаях в течение 5 рабочих дней со дня письменного обращения застрахованного лица к работодателю (п. 14 Правил № 837).

В этом типе формы заполняется раздел «Сведения, указанные в ранее выданном свидетельстве социального страхования» (см. рис. 5):

Рис. 5

С 1 июля 2019 г. добавлена возможность регистрации в качестве застрахованных лиц также с помощью формы ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении» и формы ПУ-3 «Индивидуальные сведения».

Данное нововведение можно реализовать в отношении лиц, у которых в документе, удостоверяющем личность, присутствует реквизит «Идентификационный номер» (п. 21 Правил № 837).

Виктория Пендо, заместитель начальника отдела Центрального отдела Мингоруправления ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь

Если работник поменял фамилию, его новые данные нужно указать в бухгалтерских и кадровых документах турфирмы. Если фамилию меняет директор, то об этом необходимо уведомить налоговую инспекцию, органы Пенсионного фонда РФ, банк и деловых партнеров фирмы. Кроме того, потребуется внести изменения в учредительные документы компании.

Вносим изменения в учетные и бухгалтерские документы
Согласно пункту 2 статьи 19 Гражданского кодекса РФ, любой гражданин РФ, достигший 14 лет, вправе изменить имя, фамилию и отчество. Причем фамилия может быть изменена как на основании актов гражданского состояния (заключение/расторжение брака и т.  д.), так и по желанию лица.

Прежде всего директору следует обратиться в кадровую службу турфирмы с письменным заявлением (оно составляется в произвольной форме). К нему нужно приложить копию нового паспорта, а также документы, подтверждающие основание смены фамилии. Это может быть свидетельство о регистрации или расторжении брака, об изменении фамилии и т. п. Оригиналы этих документов придется представить кадровикам.

📌 Реклама

Если процедура смены фамилии затягивается (документы для получения нового паспорта поданы, а сам паспорт еще не готов), директор сможет подать работодателю заявление только после получения нового паспорта.

И в этом случае тот факт, что, допустим, информацию о смене фамилии гражданин знает уже давно, роли не играет. Основной фактор – фактическое получение нового паспорта с новой фамилией.

Получив от директора заявление, работникам кадровой службы турфирмы необходимо подготовить и отметить в журнале регистрации приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные директора. Причем с таким приказом следует ознакомить под роспись самого директора, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии.

Изменения в трудовой книжке
Далее вносятся изменения в трудовую книжку: прежняя фамилия зачеркивается одной чертой и вписывается новая (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Такое зачеркивание выполняется на титульном листе трудовой книжки, а на внутренней стороне обложки дается ссылка на соответствующие документы, которая заверяется подписью уполномоченного лица и печатью турфирмы или отдела кадров.

📌 Реклама

Изменения в иные документы
Затем изменения вносятся в трудовой договор, личную карточку работника, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, график отпусков.

Правда, порядок исправления учетных документов законодательством не закреплен.

По нашему мнению, такие исправления необходимо вносить в общеустановленном порядке: зачеркнуть старые сведения (причем так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое), а сверху или сбоку вписать новые.

И конечно же, напротив исправления необходимо сделать запись «Исправленному верить», поставить число и подпись.

Уведомляем об изменении фамилии директора налоговиков
В ЕГРЮЛ содержится информация о лице (в том числе его фамилия), которое имеет право действовать от имени организации без доверенности. Это следует из подпункта «л» пункта 1 статьи 5 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Таким лицом как раз является директор компании (п. 1, подп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

📌 Реклама

Из этого следует, что, если директор турфирмы сменил фамилию, соответствующие изменения должны быть внесены в ЕГРЮЛ.

Сведения в реестр вносят налоговые органы (п. 1 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 сентября 2004 г. № 506). Следовательно, заявление с просьбой внести изменения в ЕГРЮЛ турфирме нужно представить именно в налоговую инспекцию.

В налоговую подается заявление о внесении в ЕГРЮЛ изменений в сведения о юридическом лице по форме № Р14001, лист Б «Сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица» и лист Д «Сведения об участниках юридического лица – физических лицах» данной формы.

Подать сведения в налоговую инспекцию компания обязана в течение трех рабочих дней с момента, когда директор получит новый паспорт (п. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ). Если турфирма пропустит срок, директор как лицо, осуществляющее руководство компанией, будет привлечен к административной ответственности. С него взыщут штраф в размере 5000 руб. (ч. 3 ст. 14.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях). 📌 Реклама

А если директор является еще и учредителем компании, сведения о смене фамилии необходимо внести и в учредительные документы.

В налоговую инспекцию необходимо представить следующий комплект документов (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ):

1. Заявление о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица по форме № Р13001, утвержденной постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 439 (заполняются первые три страницы).

2. Решение о внесении изменений в учредительные документы организации.

3. Изменения, вносимые в учредительные документы юридического лица.

4. Документ об уплате государственной пошлины за регистрацию вносимых изменений. Размер пошлины составляет 800 руб. (подп. 3 п. 1 ст. 333.33 Налогового кодекса РФ).

Во всех указанных документах подпись директора должна быть нотариально заверена. Законодательно не закреплено, старой или новой фамилией должен подписываться директор. Но, как рекомендуют налоговики на местах, подписываться все же лучше старой фамилией, ведь именно она указана в Едином государственном реестре юридических лиц.

📌 Реклама

В течение пяти дней с момента получения заявления налоговая инспекция должна внести изменения в учредительные документы компании (п. 2 ст. 19 Закона № 129-ФЗ). После этого она получит свидетельство о государственной регистрации изменений, а также зарегистрированную новую редакцию устава (изменений к уставу) и выписку, подтверждающую зарегистрированные изменения.

Уведомляем об изменении фамилии ПФР
Согласно пункту 19 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц (утверждены постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438), при смене фамилии руководителем или иным лицом, имеющим право действовать от имени организации без доверенности, фирма не обязана уведомлять об этом внебюджетные фонды.

Обязанности по информированию органов ПФР возложены на налоговую инспекцию по местонахождению турфирмы. Однако работодателю все равно придется обратиться в свое территориальное отделение ПФР, ведь в лицевой счет застрахованного лица необходимо внести информацию о смене фамилии (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).
Причем такое обращение должно быть инициировано самим работником (директором) путем подачи работодателю заявления об обмене страхового свидетельства (по форме АДВ-2, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п). Получив такое заявление, компания-работодатель должна в двухнедельный срок передать заявление об обмене страхового свидетельства в территориальный орган ПФР вместе с описью необходимых документов. А вот дальше работники фонда на основании полученных документов в течение месяца отражают все изменения в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица. 📌 Реклама

А также они выдают новое страховое свидетельство с тем же номером индивидуального лицевого счета. Об этом сказано в пункте 4 статьи 7 Закона № 27-ФЗ.

Уведомляем об изменении фамилии банки
Право первой подписи на документах организации имеет руководитель. Поэтому в случае, когда директор изменил фамилию, обязательно нужно заменить банковскую карточку с образцами подписей и оттиска печати. Это следует из пункта 7.14 инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

Для этого турфирме необходимо представить в банк:
– банковскую карточку, в которой указана новая фамилия генерального директора (п. 7.12, 7.13 инструкции № 28-И);
–новый паспорт директора.

Надо сказать, что сроки подачи в банк данных документов законодательством не установлены. Поэтому руководствоваться в такой ситуации можно только договором, заключенным с банком.

📌 Реклама

Уведомляем об изменении фамилии партнеров
Конечно же, о смене фамилии руководителя нужно не забыть известить всех контрагентов турфирмы. Ведь именно директор подписывает все договоры фирмы и выступает первым лицом (представителем) компании. Сделать это можно в свободной форме, направив в адрес контрагентов информационные письма, оформленные на фирменном бланке туристической компании за подписью директора.

Причем такую обязанность могут закреплять и сами договоры с партнерами, включающие пункт, согласно которому при изменении реквизитов у одной из сторон договора она обязана уведомить другие стороны.

Обычно даже оговаривается срок для такого извещения, а за нарушение данного условия или срока зачастую предусматриваются штрафы.

Важно запомнить
Если директор турфирмы поменял фамилию, прежде всего ему нужно проинформировать об этом свою кадровую службу. Такую информацию кадровикам следует представить письменно – в виде заявления, составленного в произвольной форме. После этого новую фамилию работника отразят в трудовом договоре с ним, трудовой книжке, других документах турфирмы. Но помимо этого соответствующие изменения должны быть внесены в ЕГРЮЛ, придется заменить банковскую карточку, а также проинформировать о смене фамилии руководителя контрагентов турфирмы. Статья напечатана в журнале «Учет туристической деятельности» №1, январь 2011 г.