Описи дел

Суть и назначения документа

В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.

Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.

Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.

Применяемые формы

В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк. Их предусмотрено несколько. Так, Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены следующие формы перечней дел (ОД):

  • постоянного хранения (Приложение 14);
  • по личному составу (Приложение 15);
  • временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
  • электронных документов постоянного хранения (Приложение 17);
  • электронных документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);
  • структурного подразделения (Приложение 23);
  • электронных документов структурного подразделения (Приложение 24).

Ключевые требования к заполнению данных видов закреплены в разделе 3.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Такой документ — это не просто папка с разрозненными таблицами и файлами. Форма имеет свою индивидуальную структуру:

  1. Титульный лист.
  2. Предисловие.
  3. Список сокращений.
  4. Указатели.

Причем для каждого вида они имеют унифицированные бланки, которые отличаются друг от друга. Рассмотрим особенности составления и примерные образцы документации.

Опись дел постоянного хранения

Такой перечень может быть составлен в отношении бумаг, которые имеют статус хранения «Постоянно». Опись дел постоянного хранения, образец заполнения отличается от остальных форм своей структурой. В табличной части формы отсутствует графа «Срок хранения», так как этот срок указывать не имеет смысла.

Подготовьте предисловие к описи дел постоянного хранения, образец должен содержать сведения об основных направлениях деятельности, а также информацию о структуре предприятия за период составления бланка. Дополнительно в предусловии дается краткая характеристика документации фонда, включенного в данный раздел. При наличии дел, выходящих за границы периода, их также следует расписать в отдельном порядке. Также в предисловии можно указать, имеет ли данная архивная опись дополнительные сведения.

Предисловие должно быть подписано ответственным составителем. Причем следует поставить не только подпись, но и указать должность составителя, Ф.И.О., дату оформления. Помимо составителя, предисловие к описи дел постоянного хранения (пример ниже) подписывает заведующий архивным отделом или иное ответственное лицо (например, начальник архива).

Описи по личным делам

Кадровый учет должен быть организован в каждом учреждении. Опись личных дел по личному составу также придется составить при передаче документации в архивный отдел. Данный перечень должен содержать следующие реквизиты в обязательном порядке:

  • название учреждения либо его структурных подразделений;
  • номера фондов и индексов дела;
  • заголовки документации;
  • даты их составления;
  • число страниц в деле;
  • дополнительные примечания.

Регистрируйте личные дела в ОД в хронологическом порядке. Если в течение переписи было выявлено дело, которое должно было быть указано ранее, то допустимо внести запись с литерой, например, 100/а, но зарегистрировать его придется в самом конце документа.

В нижней части ОД следует зафиксировать итоговые записи, которые отражают общее количество дел, а также номер первого и последнего дел. Затем информация визируется руководителем организации (структурного подразделения), ответственным исполнителем, а также начальником архивного отдела. Сведения об ответственных лицах отразите в следующем формате: должность, подпись, Ф.И.О. и дата.

Бланк описи дел постоянного хранения

Скачать

Пример заполнения описи дел постоянного хранения

Скачать

Бланк описи по личному составу

Скачать

Опись дел по личному составу, образец заполнения

Скачать

Примеры заполнения предисловия

Скачать

ГОСТ 2.102-68

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ВИДЫ И КОМПЛЕКТНОСТЬ
КОНСТРУКТОРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Москва

Стандартинформ

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Единая система конструкторской документации

ВИДЫ И КОМПЛЕКТНОСТЬ КОНСТРУКТОРСКИХ
ДОКУМЕНТОВ

Unified system for design documentation.
Types and sets of design documentations.

ГОСТ
2.102-68

Дата введения 1971-01-01

Настоящий стандарт устанавливает виды и комплектность конструкторских документов на изделия всех отраслей промышленности.

(Измененная редакция, Изм. № 3, 8).

1.1. (Исключен, Изм. № 8).

1.2. Конструкторские документы (именуемые в дальнейшем «документы»), подразделяют на виды, указанные в табл. 1.

Таблица 1

Вид документа

Определение

Электронная модель детали

Документ, содержащий электронную геометрическую модель детали и требования к ее изготовлению и контролю (включая предельные отклонения размеров, шероховатости поверхности и др.)

Чертеж детали

Документ, содержащий изображение детали и другие данные, необходимые для ее изготовления и контроля

Электронная модель сборочной единицы

Документ, содержащий электронную геометрическую модель сборочной единицы, соответствующие электронные геометрические модели составных частей, свойства, характеристики и другие данные, необходимые для сборки (изготовления) и контроля. К электронным моделям сборочных единиц также относят электронные модели для выполнения гидромонтажа и пневмомонтажа

Сборочный чертеж

Документ, содержащий изображение сборочной единицы и другие данные, необходимые для ее сборки (изготовления) и контроля. К сборочным чертежам также относят чертежи, по которым выполняют гидромонтаж и пневмомонтаж

Чертеж общего вида

Документ, определяющий конструкцию изделия, взаимодействие его составных частей и поясняющий принцип работы изделия

Теоретический чертеж

Документ, определяющий геометрическую форму (обводы) изделия и координаты расположения составных частей

Габаритный чертеж

Документ, содержащий контурное (упрощенное) изображение изделия с габаритными, установочными и присоединительными размерами

Электромонтажный чертеж

Документ, содержащий данные, необходимые для выполнения электрического монтажа изделия

Монтажный чертеж

Документ, содержащий контурное (упрощенное) изображение изделия, а также данные, необходимые для его установки (монтажа) на месте применения. К монтажным чертежам также относят чертежи фундаментов, специально разрабатываемых для установки изделия

Упаковочный чертеж

Документ, содержащий данные, необходимые для выполнения упаковывания изделия

Схема

Документ, на котором показаны в виде условных изображений или обозначений составные части изделия и связи между ними

Электронная структура изделия

Документ, содержащий в электронной форме состав сборочной единицы, комплекса или комплекта и иерархические отношения (связи) между его составными частями и другие данные в зависимости от его назначения

Спецификация

Документ, определяющий состав сборочной единицы, комплекса или комплекта

Ведомость спецификаций

Документ, содержащий перечень всех спецификаций составных частей изделия с указанием их количества и входимости

Ведомость ссылочных документов

Документ, содержащий перечень документов, на которые имеются ссылки в конструкторских документах изделия

Ведомость покупных изделий

Документ, содержащий перечень покупных изделий, примененных в разрабатываемом изделии

Ведомость разрешения применения покупных изделий

Документ, содержащий перечень покупных изделий, разрешенных к применению в соответствии с ГОСТ 2.124

Ведомость держателей подлинников

Документ, содержащий перечень предприятий (организаций), на которых хранят подлинники документов, разработанных и (или) примененных для данного изделия

Ведомость технического предложения

Документ, содержащий перечень документов, вошедших в техническое предложение

Ведомость эскизного проекта

Документ, содержащий перечень документов, вошедших в эскизный проект

Ведомость технического проекта

Документ, содержащий перечень документов, вошедших в технический проект

Пояснительная записка

Документ, содержащий описание устройства и принципа действия разрабатываемого изделия, а также обоснование принятых при его разработке технических и технико-экономических решений

Ведомость электронных документов

Документ, содержащий перечень документов, выполненных в электронной форме

Технические условия

Документ, содержащий требования (совокупность всех показателей, норм, правил и положений) к изделию, его изготовлению, контролю, приемке и поставке, которые нецелесообразно указывать в других конструкторских документах

Программа и методика испытаний

Документ, содержащий технические данные, подлежащие проверке при испытании изделий, а также порядок и методы их контроля

Таблица

Документ, содержащий в зависимости от его назначения соответствующие данные, сведенные в таблицу

Расчет

Документ, содержащий расчеты параметров и величин, например, расчет размерных цепей, расчет на прочность и др.

Эксплуатационные документы

Документы, предназначенные для использования при эксплуатации, обслуживании и ремонте изделия в процессе эксплуатации

Ремонтные документы

Документы, содержащие данные для проведения ремонтных работ на специализированных предприятиях

Инструкция

Документ, содержащий указания и правила, используемые при изготовлении изделия (сборке, регулировке, контроле, приемке и т.п.)

(Измененная редакция, Изм. № 1, 4, 7, 8).

1.2а. Все графические документы (чертежи, схемы) могут быть выполнены в электронной форме как электронные чертежи и (или) как электронные модели изделия. Все текстовые документы могут быть выполнены в электронной форме. Вид документа и его наименование при этом сохраняются.

1.2б. Документы одного вида и наименования, независимо от формы выполнения, являются равноправными и взаимозаменяемыми.

1.2а, 1.2б. (Введены дополнительно, Изм. № 8).

1.3. Документы в зависимости от стадии разработки подразделяются на проектные (техническое предложение, эскизный проект и технический проект) и рабочие (рабочая документация).

1.4. Наименование конструкторских документов в зависимости от способа их выполнения и характера использования приведены в табл. 2.

Таблица 2

Наименование документа

Определение

Документы в бумажной форме

Документы в электронной форме

1. Оригиналы

Документы, выполненные на любом материале, предназначенные для изготовления по ним подлинников и заверенные разработчиком

Электронные документы, предназначенные для изготовления подлинников и подписанные электронной цифровой подписью (ЭЦП) разработчика

2. Подлинники

Документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль

Электронные документы, оформленные установленными ЭЦП и предназначенные для получения с них копий

3. Дубликаты

Копии подлинников, обеспечивающие идентичность воспроизведения подлинника, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий

Электронные документы, полученные посредством электронного копирования подлинника, подписанные установленными ЭЦП лиц, ответственных за их изготовление, и предназначенные для изготовления с них копий

4. Копии

Документы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлинником (дубликатом) и предназначенные для непосредственного использования при разработке, в производстве, эксплуатации и ремонте изделий. Копиями являются также микрофильмы-копии, полученные с микрофильма-дубликата

Электронные документы, выполненные способом, обеспечивающим идентичность их с подлинниками (дубликатами), подписанные установленными ЭЦП лиц, ответственных за их изготовление

(Измененная редакция, Изм. № 8).

1.4а. В случаях, когда одновременно применяют бумажные и электронные формы документов, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При этом соблюдают следующие правила:

преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по табл. 2;

документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;

взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик.

(Введен дополнительно, Изм. № 8).

1.5. Документы, предназначенные для разового использования в производстве (документация материального макета, стендов для лабораторных испытаний и др.), допускается выполнять в виде эскизных конструкторских документов. Наименования эскизных документов в зависимости от способа выполнения и характера использования аналогичны приведенным в табл. 2.

(Измененная редакция, Изм. № 8).

КОМПЛЕКТНОСТЬ КОНСТРУКТОРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. При определении комплектности конструкторских документов на изделия следует различать:

основной конструкторский документ;

основной комплект конструкторских документов; полный комплект конструкторских документов.

2.2. Основной конструкторский документ изделия в отдельности или в совокупности с другими записанными в нем конструкторскими документами полностью и однозначно определяют данное изделие и его состав.

За основные конструкторские документы в зависимости от формы выполнения принимают:

для деталей — чертеж детали и (или) электронную модель детали;

для сборочных единиц, комплексов и комплектов — спецификацию и (или) электронную структуру изделия.

Изделие, примененное по конструкторским документам, выполненным в соответствии со стандартами Единой системы конструкторской документации, записывают (включают) в документы других изделий, в которых оно применено, за обозначением своего основного конструкторского документа. Считается, что такое изделие применено по своему основному конструкторскому документу.

2.3. Основной комплект конструкторских документов изделия объединяет конструкторские документы, относящиеся ко всему изделию (составленные на все данное изделие в целом), например, сборочный чертеж, принципиальная электрическая схема, технические условия, эксплуатационные документы.

Конструкторские документы составных частей в основной комплект документов изделия не входят.

Допускается, при необходимости, в комплект конструкторской документации включать документы различных форм выполнения (бумажная и электронная) одного вида (табл. 1).

2.4. Полный комплект конструкторских документов изделия составляют (в общем случае) из следующих документов:

основного комплекта конструкторских документов на данное изделие;

основных комплектов конструкторских документов на все составные части данного изделия, примененные по своим основным конструкторским документам.

Примеры построения полного комплекта конструкторских документов комплекса приведены в приложениях А и Б.

2.2 — 2.4. (Измененная редакция, Изм. № 8).

2.5. В основной комплект конструкторских документов изделия могут входить также групповые конструкторские документы, если эти документы распространяются и на данное изделие, например, групповые технические условия.

2.6. Номенклатура конструкторских документов, разрабатываемых на изделия, в зависимости от стадий разработки приведена в табл. 3.

При выполнении и (или) формировании комплекта конструкторской документации вид документа и форму выполнения устанавливает разработчик, если это не указано в техническом задании.

Таблица 3

Код документа

Наименование документа

Техническое предложение

Эскизный проект

Технический проект

Рабочая документация на

Дополнительные указания

детали

сборочные единицы

комплексы

комплекты

1. Электронная модель детали

○1

●1

Требования по ГОСТ 2.052

2. Чертеж детали

○1

●1

Допускается не выпускать чертеж (модель) в случаях, оговоренных в ГОСТ 2.109

ЭСБ

3. Электронная модель сборочной единицы

○4

○4

○4

○4

○4

○4

Требования по ГОСТ 2.052

СБ

4. Сборочный чертеж

●2

ВО

5. Чертеж общего вида

○4

○4

●4

тч

6. Теоретический чертеж

○4

○4

○4

○4

гч

7. Габаритный чертеж

○2; 4

○1

○2; 4

мэ

8. Электромонтажный чертеж

мч

9. Монтажный чертеж

○2

УЧ

10. Упаковочный чертеж

○4

По ГОСТ 2.701

11. Схемы

Номенклатура различных видов схем установлена ГОСТ 2.701

12. Электронная структура изделия

Требования по ГОСТ 2.053

13. Спецификация

Спецификацию комплектов монтажных, сменных и запасных частей, инструмента, принадлежностей и материалов, укладок, тары допускается не составлять, если изделия и материалы, входящие в комплект, целесообразно записывать непосредственно в спецификацию изделия, для которого они предназначаются

ВС

14. Ведомость спецификаций

Ведомость спецификаций рекомендуется составлять на комплексы и сборочные единицы, имеющие две и более ступени входимости составных частей и предназначенные для самостоятельной поставки. При передаче конструкторской документации предприятию-изготовителю составление ведомости спецификаций на эти изделия обязательно

вд

15. Ведомость ссылочных документов

Ведомость ссылочных документов составляют при передаче конструкторской документации организации-изготовителю, ее допускается выпускать к моменту передачи документации. При передаче документации на комплекс допускается составлять только одну (общую) ведомость на всю передаваемую документацию комплекса

вп

16. Ведомость покупных изделий

Ведомость покупных изделий рекомендуется составлять на изделия, предназначенные для самостоятельной поставки

ви

17. Ведомость разрешения применения покупных изделий

Ведомость разрешения применения покупных изделий рекомендуется составлять на изделия, предназначенные для самостоятельной поставки

ДП

18. Ведомость держателей подлинников

пт

19. Ведомость технического предложения

Ведомость технического предложения, ведомость эскизного проекта, ведомость технического проекта и пояснительную записку для сборочных единиц и комплексов не составляют, если они входят в состав более сложного изделия (например, в комплекс), на которое составлены эти документы, содержащие все необходимые сведения по входящим в них сборочным единицам и комплектам

эп

20. Ведомость эскизного проекта

тп

21. Ведомость технического проекта

пз

22. Пояснительная записка

●3

●3

●3

вдэ

23. Ведомость электронных документов

Ведомость электронных документов рекомендуется составлять на комплексы и сборочные единицы, имеющих в своем составе более трех документов, выполненных в электронной форме. При передаче конструкторской документации организации-изготовителю составление ведомости на эти изделия обязательно

ТУ

24. Технические условия

Технические условия на изделия, предназначенные для самостоятельной поставки (реализации) потребителю. По согласованию потребителя (заказчика) и поставщика (разработчика) конструкторской документации технические условия могут быть составлены на отдельные составные части изделия.

Технические условия на изделия народнохозяйственного назначения единичного производства разового изготовления допускается не составлять. Разработку, изготовление, приемку и поставку таких изделий допускается осуществлять по техническому заданию, разработанному в соответствии с ГОСТ 15.001*

пм

25. Программа и методика испытаний

ТБ

26. Таблицы

Номенклатура необходимых таблиц, расчетов, инструкций и прочих документов устанавливается разработчиком в зависимости от характера и условий производства изделий

РР

27. Расчеты

○3

○3

○3

И…

28. Инструкция

д…

29. Документы прочие

По ГОСТ 2.601

30. Документы эксплуатационные

Номенклатура, формы выполнения и обязательность выполнения эксплуатационных документов установлена ГОСТ 2.601

По ГОСТ 2.602

31. Документы ремонтные

Номенклатура, формы выполнения и обязательность выполнения ремонтных документов установлена ГОСТ 2.602

Условные обозначения:

● — документ обязательный;

○ — документ составляют в зависимости от характера, назначения или условий производства изделия с учетом требований, изложенных в графе «Дополнительные указания»;

— — документ не составляют.

* На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 15.201-2000.

Примечания:

1. Документы, для которых над условными обозначениями проставлены одинаковые цифры, могут быть по усмотрению разработчика совмещены. При этом совмещенному документу присваивается код и наименование документа, имеющего наименьший порядковый номер по табл. 3.

2. Номенклатура и форма конструкторских документов изделий, разрабатываемых по заказам Министерства обороны, должна быть согласована с заказчиком (представительством заказчика).

3. Документы, предназначенные для изделий единичного и вспомогательного производств, допускается выполнять с упрощениями, указанными в ГОСТ 2.109 и ГОСТ 2.503.

(Измененная редакция, Изм. № 8).

2.7. В обозначении основных конструкторских документов в конце обозначения код документа не указывают. При обозначении всех остальных конструкторских документов в конце обозначения проставляется код документа по табл. 3.

2.8. Электронным документам присваивают дополнительные коды в соответствии с табл. 4, которые указывают в реквизитной части документа.

Таблица 4

Вид документа

Дополнительный код документа

Электронная структура изделия

ЭС

Все чертежи в виде электронной модели изделия (детали, сборочные единицы)

Все чертежи и схемы в электронной форме

Все текстовые документы в электронной форме

ТЭ

Примечания:

1. Если электронная модель изделия (детали, сборочной единицы) однозначно определяет все необходимые для соответствующего вида документа данные, то ей присваивают код документа согласно табл. 3.

2. Если необходимо совместное использование электронной модели изделия (детали, сборочной единицы) и чертежа, то чертежу присваивают код документа согласно табл. 3, а электронной модели изделия (детали, сборочной единице) присваивается соответственно код «МД» или «МС».

2.7, 2.8. (Введены дополнительно, Изм. № 8).

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ

Кузьмичева Е.И.
ГБОУ СПО «Дубовский педагогический колледж»

Документационное обеспечение управления – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована. Один из завершающих этапов работы с документами – составление описи дел.

Изучение описей дел представляется актуальным, так как любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве.

Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены. На законченные делопроизводством дела составляются описи.

Описи дел активно применяются в архиве. Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.

Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива – указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В связи с этим при создании описиопределяющим фактором является её качественное составление.

Опись дел – это справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда (дела) и учета дел. Опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Можно выделить несколько видов описей дел: опись дел структурного подразделения (сдаточная опись); опись дел постоянного хранения; опись дел долговременного хранения; опись дел по личному составу.

Опись дел структурного подразделения является, прежде всего, документом, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел.

При наличии в подразделении экспертной комиссии опись до утверждения должна быть ею одобрена.

Опись согласовывают с руководителем службы делопроизводства организации, затем опись подписывает составитель (лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении) и утверждает руководитель структурного подразделения.

Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив.

Она включает в себя совокупность обязательных элементов, которые образуют описательную статью.

Среди обязательных элементов описи дел постоянного хранения: наименование организации; номер фонда; порядковый номер; индекс дела (при наличии номенклатуры дел); заголовок дела; дата дела; число листов в деле; примечание (если есть).

Ежегодно опись дел постоянного хранения в установленные сроки должна быть передана в архив организации или в государственный архив.

В случае передачи документов в государственный архив опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Для этого факт передачи должен быть утвержден руководством и специальной архивной комиссией.

Если опись дел сложна по своей структуре, содержанию, специфике включенных в нее дел, к ней составляются указатели (тематические, именные, географические), понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения:

— опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;

— рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;

— представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций источников комплектования государственных или муниципальных архивов);

— утверждает руководитель организации.

Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.

Опись дел долговременного хранения– учетный документ, который содержит перечень документов дел с временным сроком хранением с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивных организаций.

Она включает в себя: наименование организации; номер фонда; порядковый номер; индекс дела (при наличии номенклатуры дел); заголовок дела; крайние даты дела; сроки хранения; число листов в деле; примечание (если есть).

Каждое дело вносится в опись под определенным порядковым номером, который является уникальным. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый должен быть внесен в опись под самостоятельным номером.

В конце описи после последней статьи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, первый и последний номера дел согласно описи. Кроме того, должны быть оговорены особенности нумерации дел в описи, например, наличие литерных и пропущенных номеров.

В опись дел по личному составу включаются все кадровые документы длительного и постоянного сроков хранения. Каждое структурное подразделение компании, имеющее в своём распоряжении те или документы по личному составу, составляет собственную опись дел по личному составу.

Основными документами, включающимися в опись дел по личному составу в обязательном порядке, являются: все личные дела сотрудников (важнейшая часть которых – трудовые договоры), приказы и распоряжения по личному составу (о приёме на работу, переводе, увольнении и т.д.), личные карточки работников (форма Т-2), лицевые счета и платёжные ведомости сотрудников, списки учёта сотрудников и т.д. Также стоит уделить внимание спискам сотрудников, работающих при вредных условиях труда, занести в опись табели, наряды данных специалистов.

Она включает в себя: наименование организации; номер фонда; порядковый номер; индекс дела (при наличии номенклатуры дел); заголовок дела; дата дела; число листов в деле; примечание (если есть).

Не все документы по личному составу выделяются в отдельную опись. Документы по личному составу, которым типовыми или отраслевыми перечнями установлен постоянный срок хранения или установленный в результате экспертизы (личные дела и иные документы руководителей, выдающихся деятелей науки, культуры, общественных деятелей и т. д.), включаются в описи дел постоянного хранения.

В организациях с большим объемом документов по личному составу могут составляться несколько описей дел по личному составу (в частности, на личные дела, трудовые книжки и т. д.)

Личные дела (личные карточки) вносятся в описи дел только после увольнения работника.

Таким образом, можно отметить, что опись дел – важный учетный документ для делопроизводства и для архива организации.

В организации опись позволяет учитывать и осуществлять поиск документов, оконченных делопроизводством.

Передача дел из организации в архив невозможна без описи дел.

На основе архивной описи создаются специальные справочники, каталоги, указатели, путеводители, обеспечивающие быстрый, удобный доступ к необходимой документации; определяется архивный шифр дела, на который даются ссылки при использовании документов.

Опись дел постоянно хранения – документ, содержащий в себе перечень документов, имеющих постоянных срок хранения, предназначенный для учета и оперативного поиска соответствующих архивных дел.

Данная опись составляется в архиве на основании информации, полученной посредством сдаточных описей структурных подразделений, согласно которым документы передавались в архив. Нумерация дел в описи продолжается в течение нескольких лет. Так же допускается включение в уже оформленный годовой раздел описи дополнительной нумерации (литерной) в случае, если некоторые дела были обнаружены позже. Все графы описи дел постоянного хранения заполняют на основании сведений, отображенных на обложке документов. Как правило, в описи дел не повторяются одинаковые заголовки. Таким образом, в начале заголовок документа должен быть воспроизведен в полном варианте, а в случае его повторного написания часть заголовка подлежит замене на «То же». Так же к описи постоянного хранения документов следует составлять предисловие, в котором фиксируются основные функции, а так же структура организации в целом, вошедшие в опись категории дел, а так же особенности формирования перечня и т.п.

Организациям, которые передают свои документы на государственное или же муниципальное хранение, необходимо составить 4 экземпляра описи дел постоянного хранения. В случае, если организация имеет собственный архив достаточно составить 1 экземпляр документа, подписанного руководителем архива, а так же составителем описи с обязательной расшифровкой их подписей.