Оплата квартирных в командировке

Командирование работников в 2019 году: какие новшества учесть?

Мишанина М., эксперт журнала

Журнал «Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение» № 1/2019

В статье напомним основные правила направления работников в служебные командировки, расскажем о гарантиях и компенсациях, которые предоставляются в этом случае, а также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений с опорой на изменения, произошедшие с 01.01.2019 в порядке применения КОСГУ.

Особенности направления работников в командировку.

Определение понятия «служебная командировка» дано в ст. 166 ТК РФ – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в командировку учреждение обязано (ст. 153, 167, 168 ТК РФ):

  • сохранить за работником место работы (должность);

  • выплатить работнику средний заработок за время нахождения в командировке (включая дни пути);

  • в случае привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплатить такую работу в порядке, установленном трудовым законодательством;

  • возместить в установленном порядке связанные с командировкой расходы по проезду, найму жилого помещения, выплатить суточные, а также компенсировать иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома руководителя учреждения.

Отметим, что в служебную командировку работодатель может направить только лиц, связанных с ним трудовыми отношениями (постоянных работников и совместителей). Об этом говорится в п. 2 Положения № 749, которым руководствуются все работодатели без исключения при командировании своих работников как внутри страны, так и за ее пределы. Командировать лиц, привлекаемых к работе по гражданско-правовому договору, нельзя. Гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, в том числе связанные с командировками, на них не распространяются (ст. 11 ТК РФ).

Кроме того, при принятии решения о командировании сотрудников необходимо учитывать нормы ТК РФ, запрещающие или ограничивающие направление в командировку отдельных категорий работников. Так, запрещается направление в служебные командировки:

  • беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);

  • работников в возрасте до 18 лет, за исключением спортсменов и творческих работников (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ);

  • работников в период действия ученического договора, при условии что командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Женщины должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Аналогичные правила распространяются (ч. 3 ст. 259 ТК РФ):

  • на одиноких родителей и опекунов, воспитывающих детей в возрасте до 5 лет;

  • на работников, имеющих детей-инвалидов;

  • на работников, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Нормы возмещения командировочных расходов.

Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, в государственных учреждениях субъектов РФ, в муниципальных учреждениях, определяются соответственно нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).

Нормы возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ № 729. Приведем их:

Вид расходов

Нормы возмещения командировочных расходов*

При наличии подтверждающих документов

При отсутствии подтверждающих документов

Оплата проезда

Не выше стоимости проезда:

а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

б) водным транспортом – в каюте
V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси)

В размере минимальной стоимости проезда:

а) железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

б) водным транспортом – в каюте
X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

в) автомобильным транспортом – в автобусе общего типа

Суточные выплаты

100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке

Оплата найма жилого помещения

Не более 550 руб. в сутки

12 руб. в сутки

* Возместить командировочные расходы в большем размере можно на основании приказа руководителя учреждения, за счет экономии бюджетных средств (средств субсидии) или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).

Предельные размеры возмещения расходов работникам федеральных государственных учреждений на командировку за рубеж определены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 и Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н.

На территории субъектов РФ и муниципалитетов действуют свои нормативные акты, которыми следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление Правительства г. Санкт-Петербурга от 25.08.2016 № 755, Постановление Совета министров Республики Крым от 26.12.2014 № 624).

Следует отметить, что возмещение командировочных расходов работникам должно производиться только на основании документального подтверждения факта командировки, которое является еще и необходимым условием для признания командировочных расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

С целью направления работника в командировку оформляется соответствующий приказ (распоряжение) руководителя учреждения (по формам Т-9 или Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ № 1<, либо в произвольной форме с указанием всех обязательных реквизитов).

По возвращении из командировки сотрудник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет (ф. 0504505) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему денежному авансу на командировочные расходы.

Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам (билетам), представляемым сотрудником по возвращении из нее. При отсутствии таких документов подтвердить факт нахождения в командировке можно документами, перечень которых в отношении работников учреждений установлен п. 7 Положения № 749.

Учет командировочных расходов.

КВР и КОСГУ для отражения расходов по командировке

С 01.01.2019 правила применения бюджетной классификации РФ устанавливаются приказами Минфина РФ № 132н и № 209н (далее – Порядок № 132н и Порядок № 209н).

Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, с названной даты прекратили свое действие.

Согласно Порядку № 132н возмещение расходов, связанных со служебными командировками, как и в 2018 году, следует производить в отношении работников государственных (муниципальных) учреждений по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда». А вот при выборе кодов КОСГУ необходимо учитывать следующие новшества, предусмотренные Порядком № 209н:

Вид расходов

Подстатья КОСГУ

В 2018 году

В 2019 году

Расходы на выплату суточных

212 «Прочие выплаты»

212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме»

Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы

212 «Прочие выплаты»

226 «Прочие работы, услуги»

Расходы по найму жилых помещений

212 «Прочие выплаты»

226 «Прочие работы, услуги»

Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя

212 «Прочие выплаты»

226 «Прочие работы, услуги»

Компенсация за использование в командировке личного транспорта

212 «Прочие выплаты»

222 «Транспортные услуги»

Как видим, неизменным остался лишь порядок применения КОСГУ в отношении расходов на выплату суточных – они по-прежнему относятся на подстатью 212. Правила учета иных командировочных расходов изменились. Это обусловлено тем, что в международной статистической практике соответствующие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. Поэтому законодатели решили операции по возмещению расходов, связанных со служебными командировками (на проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), а также по выплате компенсации за использование личного транспорта в командировке перенести из подстатьи 212 «Прочие выплаты» (2018 год) в статью 220 «Оплата работ, услуг» (2019 год) КОСГУ (см. Письмо Минфина РФ от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).

Что касается расходов, понесенных учреждениями в рамках заключенных договоров (контрактов) по приобретению проездных билетов и оплате найма жилых помещений в служебных командировках, то они аналогично правилам, действовавшим в 2018 году, относятся на КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» и отражаются в бухгалтерском учете по подстатьям 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ соответственно.

Корреспонденции счетов по учету командировочных расходов

В силу изменений, произошедших в порядке применения кодов КОСГУ, расходы, связанные со служебными командировками, отражаются в соответствии с инструкциями № 162н, № 174н, № 183н следующими корреспонденциями счетов:

  1. Расчеты по командировке наличными деньгами:

Казенные учреждения

Бюджетные учреждения

Автономные учреждения

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Выданы работнику под отчет из кассы учреждения денежные средства…

…на выплату суточных

1 208 12 567

1 201 34 610

0 208 12 567

0 201 34 610

0 208 12 000

0 201 34 000

…на оплату проезда, найма жилых помещений и других расходов

1 208 26 567

1 201 34 610

0 208 26 567

0 201 34 610

0 208 26 000

0 201 34 000

Выдана работнику из кассы учреждения компенсация за использование в командировке личного транспорта

1 208 22 567

1 201 34 610

0 208 22 567

0 201 34 610

0 208 22 000

0 201 34 000

Возвращены работником неиспользованные остатки подотчетных сумм, выданные…

…для выплаты суточных

1 201 34 510

1 208 12 667

0 201 34 510

0 208 12 667

0 201 34 000

0 208 12 000

…для оплаты проезда, найма жилых помещений и других расходов

1 201 34 510

1 208 26 667

0 201 34 510

0 208 26 667

0 201 34 000

0 208 26 000

  1. Расчеты по командировке в безналичном порядке:

а) с применением зарплатных карт работников:

Казенные учреждения

Бюджетные учреждения

Автономные учреждения

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Перечислены на зарплатную карту работника подотчетные суммы…

…на выплату суточных

1 208 12 567

1 304 05 212

0 208 12 567

0 201 11 610

0 208 12 000

0 201 11 000

0 201 21 000

…на оплату проезда, найма жилых помещений и других расходов

1 208 26 567

1 304 05 226

0 208 26 567

0 201 11 610

0 208 26 000

0 201 11 000

0 201 21 000

Перечислена на зарплатную карту работника компенсация за использование в командировке личного транспорта

1 208 22 567

1 304 05 222

0 208 22 567

0 201 11 610

0 208 22 000

0 201 11 000

0 201 21 000

б) с применением расчетной (дебетовой) карты учреждения:

Казенные учреждения

Бюджетные учреждения

Автономные учреждения

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Перечислены на расчетную (дебетовую) карту учреждения подотчетные суммы…

…на выплату суточных

1 210 03 561

1 304 05 212

0 210 03 561

0 201 11 610

0 210 03 000

0 201 11 000

1 208 12 567

1 210 03 661

0 208 12 567

0 210 03 661

0 208 12 000

0 210 03 000

…на оплату проезда, найма жилых помещений и других расходов

1 210 03 561

1 304 05 226

0 210 03 561

0 201 11 610

0 210 03 000

0 201 11 000

1 208 26 567

1 210 03 661

0 208 26 567

0 210 03 661

0 208 26 000

0 210 03 000

Возвращены неиспользованные остатки подотчетных сумм, перечисленные…

…для выплаты суточных

1 201 23 510

1 208 12 667

0 201 23 510

0 208 12 667

0 201 23 000

0 208 12 000

1 304 05 212

1 201 23 610

0 201 11 510

0 201 23 610

0 201 11 000

0 201 23 000

…для оплаты проезда, найма жилых помещений и других расходов

1 201 23 510

1 208 26 667

0 201 23 510

0 208 26 667

0 201 23 000

0 208 26 000

1 304 05 226

1 201 23 610

0 201 11 510

0 201 23 610

0 201 11 000

0 201 23 000

  1. Оплата командировочных расходов в рамках заключенных учреждением контрактов (договоров):

Казенные учреждения

Бюджетные учреждения

Автономные учреждения

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Произведена в рамках заключенных договоров (контрактов) оплата…

…проездных билетов

1 302 22 834

1 304 05 222

0 302 22 834

0 201 11 610

0 302 22 000

0 201 11 000

0 201 21 000

…найма жилого помещения

1 302 26 834

1 304 05 226

0 302 26 834

0 201 11 610

0 302 26 000

0 201 11 000

0 201 21 000

Поступили оплаченные проездные билеты в кассу учреждения

1 201 35 510

1 302 22 734

0 201 35 510

0 302 22 734

0 201 35 000

0 302 22 000

Выданы оплаченные проездные билеты под отчет работнику из кассы учреждения

1 208 22 567

1 201 35 610

0 208 22 567

0 201 35 610

0 208 22 000

0 201 35 000

  1. Принятие к учету командировочных расходов:

Казенные учреждения

Бюджетные учреждения

Автономные учреждения

Приняты к учету расходы…

…на выплату суточных

1 109 xx 212

1 401 20 212

1 208 12 667

0 109 xx 212

0 401 20 212

0 208 12 667

0 109 xx 212

0 401 20 212

0 208 12 000

…на оплату проезда, найма жилых помещений и других расходов

1 109 xx 226

1 401 20 226

1 208 26 667

0 109 xx 226

0 401 20 226

0 208 26 667

0 109 xx 226

0 401 20 226

0 208 26 000

…на выплату компенсации за использование в командировке личного транспорта, проездных билетов

1 109 xx 222

1 401 20 222

1 208 22 667

0 109 xx 222

0 401 20 222

0 208 22 667

0 109 xx 222

0 401 20 222

0 208 22 000

Следует отметить, что в настоящее время Минфином подготовлены изменения Инструкции № 183н, которые планируется внедрить с 01.01.2019. Согласно им автономные учреждения будут указывать в 24 – 26-м разрядах номера счета коды КОСГУ аналогично бюджетным учреждениям.

Бюджетное учреждение культуры направило в командировку на 5 дней группу работников из 10 человек. Из кассы им выданы суточные в размере 5 000 руб. и деньги на проживание в гостинице – 20 000 руб. Проезд оплачен учреждением в безналичном порядке по договору, заключенному с перевозчиком. Расходы на проезд составили 30 000 руб. Проездные билеты приняты к учету в качестве денежных документов и перед поездкой выданы работникам. Все расходы отнесены на себестоимость услуг по основному виду деятельности, операции проведены в рамках выполнения государственного задания.

В бухгалтерском учете учреждения согласно Инструкции № 174н отражены следующие корреспонденции счетов: