Отчет ГСМ

Списание ГСМ по путевым листам — пример алгоритма такого списания вы найдете в статье — должно быть корректно организовано в любой компании. Рассмотрим особенности такого списания подробнее.

Для кого путевой лист обязателен?

Списание стоимости ГСМ в расходы, как и в случае с любыми другими активами, должно осуществляться на основании оправдательных документов. Наиболее распространенный документ — акт о списании ГСМ.

Для документального обоснования затрат компании к такому акту прикладывают первичку, как правило, в виде путевых листов (ПЛ).

Путевой лист фиксирует количество километров, которые прошел автомобиль работника в рамках рабочей смены (или служебного задания), и объем затраченного при этом топлива, исходя из нормативных показателей или фактических измерений.

ВНИМАНИЕ! ПЛ не являются основанием для списания ГСМ в расходы.

Альтернативой путевому листу могут быть, к примеру:

  • данные по тахографу;
  • данные по ГЛОНАСС и GPS.

При этом налогоплательщик вправе использовать все 3 источника — путевой лист, данные по тахографу и системам спутниковой навигации — для наиболее достоверного отражения сведений по топливным расходам.

ВАЖНО! Путевые листы обязательно используются всеми транспортными предприятиями, перевозящими пассажиров или грузы, вне зависимости от факта применения автоматических средств учета километража (п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта). Компании, не относящиеся к таковым, вправе использовать иные документы (постановление ФАС Московского округа от 18.09.2013 по делу № А40-19421/13-99-60).

При использовании ПЛ компания должна утвердить порядок списания ГСМ по путевым листам. Если ПЛ не применяются, то оптимально подтверждение расхода бензина отчетами обозначенных выше автоматических средств учета пробега (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Порядок расчета расходов по ГСМ

Важнейший вид сведений, отражаемых в путевых листах, — объем израсходованного топлива. Он может быть основан на нормативных и фактических показателях.

Нормативные показатели обязательны только для автотранспортных предприятий (п. 40 приказа Минтранса России от 24.06.2003 № 153).

Такие хозяйствующие субъекты применяют нормативы, отраженные в рекомендациях Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Их особенность — наличие привязки расчетных показателей по расходу топлива к конкретным моделям автомобилей.

Если модель не отражена в указанных нормативах, то следует руководствоваться показателями, которые определены в технической документации на автомобиль (письмо Минфина РФ от 17.11.2011 № 03-11-11/288).

Остальные хозяйствующие субъекты вправе, но не обязаны применять нормативный метод учета расхода топлива. Они могут регламентировать внесение данных в путевой лист на основании фактического потребления топлива, которое указано в акте контрольного замера расхода ГСМ. Такой акт составляется специальной комиссией на контрольном заезде для каждого автомобиля.

Ознакомимся теперь с примерами списания расходов на ГСМ исходя из их расчета по норме и по факту и изучим, как списывать ГСМ по путевым листам в расходы в рамках ведения бухгалтерского и налогового учета.

Пример расчета расходов: применяем нормативные правила

Списание расходов на ГСМ с применением путевого листа на основе нормативного подхода предполагает:

1. Определение показателей, необходимых для нормативного расчета расходования топлива по формулам, отраженным в распоряжении АМ-23-Р.

Для автомобилей разных типов установлены отдельные формулы. Условимся, что в распоряжении сотрудника — легковая машина Mercedes-Benz A150. Для нормативного расчета расходования топлива на данной машине по методологии Минтранса нужно узнать следующие показатели:

  • Hs (базовый норматив по расходованию бензина — в литрах на 100 км);
  • D (корректировочный коэффициент).

Первый показатель, Hs, для указанной машины составляет 6,8 (таблица по п. 7.2.1 распоряжения АМ-23-Р).

Второй показатель, D, устанавливается хозяйствующим субъектом самостоятельно исходя из критериев, характеризующих фактические условия эксплуатации ТС (п. 4 распоряжения АМ-23-Р). Коэффициент может быть повышающим или понижающим.

Один из возможных критериев — эксплуатация ТС в зимний период. Условимся, что машина используется в Ивановской области, и в этом случае показатель D будет иметь значение 10 (приложение № 2 к распоряжению АМ-23-Р) и отражать тот факт, что топливо расходуется на 10% интенсивнее.

2. Расчет пробега, отраженного в путевом листе.

Предположим, что показатель составил 100 км (на основании показаний спидометра и трекера ГЛОНАСС).

3. Применение формулы расчета расходования ГСМ в соответствии с п. 7 распоряжения АМ-23-Р.

Пример расчета списания ГСМ по путевым листам с ее использованием будет выглядеть так:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где S — пробег, отраженный в путевом листе.

В нашем случае показатель Qн составит:

Qн = 0,01 × 6,8 × 100 × (1 + 0,01 × 10) = 7,48 л.

Следующий сценарий — расчет расходования топлива по факту.

Как списывать ГСМ по фактическим показателям правильно?

В данном случае применяется очень простая формула:

РАСХОД (ФАКТ) = Т(нач) + Т(выд) − Т(ост),

где:

Т(нач) — объем бензина в баке на начало смены работника (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);

Т(выд) — количество бензина, залитого в бак в течение смены;

Т(ост) — объем бензина в баке по возвращении работника в гараж.

Пример

В ООО «Сапфир» есть служебный автомобиль марки «Лада Калина». В компании применяется метод списания материалов по средней себестоимости (ССТ). ССТ бензина составила 40 руб.

В ПЛ указаны следующие показатели:

Остаток бензина в баке: 5 л.

Выдано: 20 л.

Остаток при возвращении: 10 л.

Расход (факт) = 15 литров (5 л + 20 л − 10 л).

Стоимость ГСМ к списанию равна 600 руб. (40 руб. × 15 л).

Бухгалтер ООО «Сапфир» сформировал справку-расчет, приложил к ней ПЛ, инициировал собрание комиссии, которая утвердила акт списания ГСМ. На основании данного акта бухгалтер зафиксировал в бухрегистрах запись:

Дт 26 Кт 10.3 — 600 руб.

Затратный счет выбирается в соответствии с направлением расходов, если авто используется:

  • в основном производстве — счет 20;
  • во вспомогательном — 23;
  • в общем производстве — 25;
  • в административных целях — 26;
  • в торговле — 44.

Рассмотрим порядок налогового учета затрат ГСМ.

Списание ГСМ по путевым листам в налоговом учете

В налоговом учете списанная стоимость ГСМ может быть включена:

  • в материальные расходы — если использование автомобиля связано с производством (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
  • в прочие расходы — если транспорт используется в служебных целях (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Отметим, что если применяется норматив, то допускается его обоснованное и документально подтвержденное превышение (определение ВАС РФ от 09.07.12 № ВАС-8327/12). Например, при преимущественной езде по бездорожью или при езде в холодное время года, когда фактические измерения отражают значительное превышение расхода топлива в сравнении с нормативными коэффициентами по распоряжению АМ-23-Р. Правила списания ГСМ по путевым листам в случае превышения фактических расходов топлива над нормативными должны быть регламентированы отдельным приказом руководителя.

Итоги

Путевой лист — основной первичный документ, предназначенный для контроля работы транспортного средства. В нем фиксируется пройденный километраж и движение ГСМ. Расход топлива, отражаемый в ПЛ, может основываться на нормативных или фактических показателях. Данные по путевому листу используются для составления акта на списание ГСМ.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Деятельность любого предприятия не обходится без использования автотранспорта. Приобретать для него топливо за наличные не всегда удобно, особенно если на предприятии имеется большой автопарк. поэтому многие субъекты хозяйственной деятельности переходят на безналичный способ расчетов и покупают ГСМ с использованием талонов и топливных карт. В рамках данной статьи мы рассмотрим документальное оформление и учет топлива, полученного таким образом.

Марина КОВЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Документы статьи

Закон о налоге на прибыль

— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.

Закон об НДС

— Закон Украины «О налоге на добавленную стоимость» от 03.04.97 г. № 168/97-ВР.

Инструкция № 81

— Инструкция о порядке приемки, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и в организациях Украины, утвержденная совместным приказом Госнефтегазпрома, Минэкономики, Минтранса, Госстандарта, Госкомстата Украины от 02.04.98 г. № 81/38/101/235/122.

Инструкция № 291

— Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Минфина Украины от 30.11.99 г. № 291.

ГСМ по талонам

Правовой статус талонов законодательством не определен, умалчивает оно и о порядке их учета и обращения. В

п.п. 4.1.7.27 Инструкции № 81 сказано, что использование талонов на топливо как средства расчетов на АЗС запрещено. По сути, талоны и не могут быть средством расчетов, ведь в качестве оплаты за топливо на счет продавца по безналичному расчету перечисляются деньги. В свою очередь, талон — это документ, который подтверждает право покупателя на получение уже оплаченного топлива, хранящегося на АЗС.

Для приобретения талонов на ГСМ с продавцом нефтепродуктов заключается договор, в котором в обязательном порядке указываются марка и вид ГСМ, его стоимость,

способ получения (в рассматриваемой ситуации это талоны), перечень АЗС, которые отпускают топливо, момент перехода права собственности. Кроме этого, в договоре закрепляется и срок действия талонов, по истечении которого они могут быть обменяны на денежные средства или другие талоны.

После заключения договора субъект хозяйственной деятельности перечисляет денежные средства на расчетный счет продавца нефтепродуктов в сроки, указанные в счете-фактуре. В большинстве случаев по условиям договора ГСМ переходят в

собственность покупателя еще до фактической заправки автомобиля. В момент перехода к покупателю права собственности стороны подписывают акт приема-передачи, на основании которого ГСМ передаются на хранение поставщику. После выполнения перечисленных выше условий предприятию предоставляются талоны на топливо.

Приобретение горючего и получение талонов необходимо отразить в аналитическом учете предприятия. Для учета талонов предназначена аналитическая ведомость, где фиксируются поступление талонов и их выдача водителю под роспись. Форма ведомости разрабатывается бухгалтером самостоятельно и может выглядеть следующим образом:

Ведомость по учету талонов за июнь 2008 г.

 

Талоны на ГСМ выдаются водителю, а он уже обменивает их на соответствующее количество топлива на любой из АЗС, зафиксированных в договоре с продавцом нефтепродуктов. Документом, подтверждающим использование талонов, является чек ЭККА, который водитель сдает в бухгалтерию предприятия.

Бухгалтерский учет талонов

Существует версия, что талоны на ГСМ необходимо учитывать в составе денежных документов на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте» наряду с почтовыми марками, оплаченными проездными документами, путевками в санатории, пансионаты, дома отдыха и т. д. Однако этот вопрос прямо урегулирован

Инструкцией № 291, в соответствии с которой оплаченные талоны на нефтепродукты и газ отражаются на субсчете 203 «Топливо». Для учета движения талонов целесообразно выделить субсчет третьего порядка 203/ «Талоны на топливо»*.

* Стоимость приобретенных по талонам ГСМ участвует в расчете прироста (убыли) балансовой стоимости запасов по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль, начиная с даты перехода права собственности на ГСМ.

С данного субсчета стоимость ГСМ будет списана на субсчет

203 «Топливо в автомобиле» после того, как водитель предоставит в бухгалтерию отчет об использовании талонов и чеки АЗС. Впоследствии израсходованное топливо попадет на счета расходов на основании путевых листов.

ГСМ по топливным картам

Платежная электронная карточка (еще ее называют топливной картой) представляет собой пластиковую карту и является исключительно информационным носителем видов топлива либо суммы денежных средств, запрограммированных для использования в течение определенного времени. Ее оформление и использование не противоречат действующему законодательству, на что, в частности, обращал внимание Государственный департамент автотранспорта в

письме от 25.02.2008 г. № 563-04/09/14-08.

Заправка по топливным картам (далее — ТК) предусмотрена

п.п. 4.1.7.28 Инструкции № 81 и имеет ряд преимуществ по сравнению с другими способами приобретения горючего:

— владельцы топливных карт могут улучшить контроль над расходами, поскольку ТК дает возможность установить лимиты на вид и количество нефтепродуктов, отпускаемых на АЗС, предоставить информацию по всем операциям, произведенным по карте: номер АЗС, на которой заправлялся водитель, время заправки, вид и количество нефтепродуктов, сумма операции;

— как правило, поставщики нефтепродуктов предоставляют скидки на топливо, сопутствующие товары и услуги, реализуемые при помощи ТК;

— дистанционное пополнение топливной карты;

— блокировка и возврат денежных средств в случае утери карты.

Для приобретения топливной карты с продавцом нефтепродуктов заключается

договор, в котором указываются вид топливной карты (денежная или литровая), лимит на ограничение расхода денежных средств или топлива в сутки (месяц), перечень автозаправок, которые обслуживают данную топливную карту, переходит ли к покупателю право собственности на карту после ее получения или же оно остается за поставщиком нефтепродуктов. Кроме этого, в договоре определяется момент перехода права собственности на ГСМ. В большинстве случае право собственности переходит к покупателю в момент передачи уже оплаченного топлива представителю покупателя.

После заключения договора и перечисления денежных средств предприятию выдается топливная карта (одна или несколько). Как мы уже говорили, она может быть денежной или литровой:

— на

денежной карте содержится информация о сумме денежных средств, зачисленных на условный счет предприятия. Такая карточка дает возможность субъекту хозяйствования приобрести любую марку ГСМ, сопутствующие товары и услуги, реализуемые на АЗС исходя из лимита денежных средств. Как правило, топливо и услуги по денежной топливной карте отпускаются по рыночным ценам, установленным на дату заправки (предоставления услуги);

— на условный счет

литровой карты зачисляется зафиксированное в договоре количество ГСМ определенных вида и марки. Причем стоимость с течением времени не изменяется, ГСМ отпускаются по цене, указанной в договоре.

Топливные карты хранятся в бухгалтерии предприятия и выдаются водителям в порядке, установленном приказом об учетной политике (ежедневно, еженедельно, ежемесячно). При условии частого использования топливная карта закрепляется за конкретным водителем.

Для учета движения топливных карт на предприятии ведется журнал учета движения топливных карт, который составляется бухгалтером в произвольной форме. Например, он может выглядеть следующим образом:

Журнал учета движения топливных карт

№ п/п

Дата выдачи

Топливная карта

Ф.И.О. получателя

Возврат карты

Подпись получателя

Подпись бухгалтера

Номер

Наименование поставщика

Единица измерения

Остаток на карте до выдачи

Дата возврата

Остаток на карте после возврата

05.06.2008 г.

ООО «Компас»

литр

Смирнов Л. Д.

10.06. 2008 г.

Смирнов Л. Д.

Деревянко А.П.

12.06.2008 г.

ООО «Сигма»

грн.

Тарасов Л.В.

17.06. 2008 г.

Тарасов Л.В

Деревянко А.П.

 

После получения топливной карты водитель приобретает ГСМ на АЗС и получает два чека: чек терминала и чек ЭККА, которые затем передаются в бухгалтерию. На основании этих документов ведется учет топлива.

В конце месяца предприятие получает от поставщика нефтепродуктов приходную накладную и расшифровку оборотов по карте, что, в свою очередь, позволяет определить фактически полученное водителями количество топлива, даже если некоторые из чеков ЭККА были утеряны.

Бухгалтерский учет топливных карт

В зависимости от условий договора топливные карты могут перейти в собственность покупателя или остаться за эмитентом — поставщиком нефтепродуктов.

В первом случае (

топливная карта переходит в собственность покупателя) она отражается:

— на счете

22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», если срок службы топливной карты не превышает 1 года независимо от ее стоимости, и списывается на расходы в периоде начала ее использования;

— на субсчете

112 «Малоценные необоротные материальные активы», если срок службы топливной карты более 1 года, а стоимость не превышает установленного предприятием стоимостного критерия, который разграничивает основные средства и МНМА.

Во втором случае (

топливная карта остается в собственности поставщика нефтепродуктов) предприятие перечисляет поставщику нефтепродуктов залоговую стоимость карты, которая впоследствии возвращается покупателю по окончании срока использования ТК. Такая карта в бухгалтерском учете покупателя не отражается, поскольку она не соответствует критериям признания активом. ТК найдет свое отражение только в аналитическом учете, а именно: в журнале учета движения топливных карт, представленном выше.

Что касается топлива, которое приобретает предприятие при помощи топливных карт, то его отражение в бухгалтерском учете осуществляется в том же порядке, что и при использовании талонов.

Налоговый учет ГСМ, полученных по талонам и топливным картам

Отражение в налоговом учете расходов, связанных с приобретением ГСМ как по талонам, так и по топливным картам, зависит от того, какие именно автомобили будут ими заправлять. Расходы на топливо, использованное для

грузовых автомобилей, включается в состав валовых расходов в полном объеме. А вот что касается топлива для легковых авто, то расходы на его приобретение включаются в состав валовых расходов лишь в размере 50 % (п.п. 5.4.10 Закона о налоге на прибыль). Исключение сделано для легковых авто, предназначенных для оказания налогоплательщиком платных услуг по транспортному или туристическому обслуживанию сторонних граждан или организаций, а также если эти транспортные средства принадлежат спортивным организациям и используются как спортивное снаряжение. Горючее для них включается в состав валовых расходов в размере 100 %.

Что касается расходов на приобретение топливных карт, а также платы за их использование. то они отражаются в составе валовых расходов на основании общехозяйственного

п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль.

Датой увеличения валовых расходов на приобретение ГСМ и топливных карт считается дата любого из событий, произошедшего ранее (

п.п. 11.2.1 Закона о налоге на прибыль):

— или дата списания средств с банковских счетов налогоплательщика в оплату ГСМ и топливных карт;

— или дата их оприходования.

Правда, включить расходы в состав валовых по предоплате можно только в случае, если ГСМ и топливные карты поступают от

плательщика налога на прибыль, налоговый статус которого зафиксирован в договоре.

Приобретая ГСМ, налогоплательщик должен вести налоговый учет прироста (убыли) его балансовой стоимости, который регулируется

п. 5.9 Закона о налоге на прибыль. Механизм пересчета по п. 5.9 распространяется только на запасы, фактически оприходованные на предприятии, а значит, в нем участвуют ГСМ, которые находятся в собственности субъекта хозяйствования. Напомним, что момент перехода права собственности на топливо, приобретаемое по талонам и топливным картам, определяется в договоре: им может быть момент заправки или момент перечисления денежных средств поставщику нефтепродуктов с последующей передачей топлива на ответственное хранение.

Учет прироста (убыли) ГСМ, приобретенных для грузовых авто, не вызывает особых сложностей. Внимания заслуживает ситуация, когда на балансе предприятия числятся легковые автомобили или смешанный парк автомобилей. Здесь возможны два варианта учета расходов на ГСМ:

1) включить 50 % стоимости ГСМ для легковых авто в состав валовых расходов налогоплательщика. При этом на предприятии должен быть организован

отдельный учет ГСМ, отраженных в составе валовых расходов. Ведь именно остаток этих ГСМ будет принимать участие в расчете прироста (убыли) балансовой стоимости запасов;

2) отнести на валовые расходы полную стоимость ГСМ, приобретенных для всех автомобилей. Затем 50 % стоимости топлива, использованного легковыми авто, отразить в графе 4 «Запасы, использованные не в хозяйственной деятельности» таблицы 1 приложения К1/1 к декларации по налогу на прибыль. Это позволит уменьшить балансовую стоимость запасов на конец отчетного периода.

Сумма НДС, уплаченная при приобретении ГСМ и топливных карт с целью их дальнейшего использования в налогооблагаемых операциях в рамках хозяйственной деятельности, включается в состав

налогового кредита (п.п. 7.4.1 Закона об НДС). При этом формирование налогового кредита не зависит от процедуры формирования валовых расходов (см. письмо ГНАУ от 15.05.2006 г. № 9120/7/16-1517-15// «Налоги и бухгалтерский учет», 2006, № 55, «Вестник налоговой службы Украины», 2006, № 29, с. 34). Другими словами, сумма НДС, уплаченная за топливо как для грузовых, так и для легковых авто включается в состав налогового кредита в полном объеме.

Датой возникновения права на налоговый кредит будет дата осуществления первого из событий (

п.п. 7.5.1 Закона об НДС):

— или дата списания средств с банковского счета налогоплательщика в оплату ГСМ и топливной карты;

— или дата получения налоговой накладной, которая подтверждает факт приобретения налогоплательщиком ТМЦ.

Основанием для отражения налогового кредита служит налоговая накладная, которая предоставляется поставщиком нефтепродуктов

на момент возникновения у него налоговых обязательств по НДС (или на дату получения денежных средств от покупателя, или на дату отгрузки топлива).

Интерес вызывает ситуация, когда поставщик нефтепродуктов выписывает налоговую накладную при получении денежных средств для зачисления на условный счет с дальнейшим отпуском топлива

по цене на дату заправки. Если рыночная цена горючего на дату заправки будет отличаться от цены, сложившейся на дату перечисления денежных средств, поставщик нефтепродуктов откорректирует сумму налоговых обязательств и предоставит покупателю Расчет корректировки количественных и стоимостных показателей (приложение 2 к налоговой накладной), после чего покупатель откорректирует сумму налогового кредита.

А теперь приведем примеры отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций, связанных с приобретением ГСМ по талонам и топливным картам.

ГСМ по талонам

Пример.

В июне 2008 года предприятие ООО «Престиж» на основании договора приобрело у поставщика нефтепродуктов ООО «Искра» 1000 л бензина А-76 на сумму 5820 грн. (в т.ч. НДС — 970 грн.). Топливо предназначено для грузовых автомобилей. После перечисления предоплаты предприятию были предоставлены талоны на бензин. Приобретенный бензин находится на ответственном хранении у поставщика нефтепродуктов.

Талоны на 300 л бензина стоимостью 1746 грн. (в т.ч. НДС — 291 грн.) выданы водителям. Отчет об использовании талонов и чеки АЗС были предоставлены в бухгалтерию по всем выданным талонам. Бензин использован в пределах норм расходов.

На предприятии, которое использует транспортные средства, должен быть надлежащим образом организован учет ГСМ, путевых листов. Последние являются основными документами, отображающими расход топлива, маршрут движения автотранспорта, величину пробега.

Путевые листы являются стандартизованными документами. Их форма принята Госкомстатом в 1997 г. Она является универсальной, используется до сих пор. Стандартные путевые листы являются обязательными к использованию на государственных и частных предприятиях, имеющих собственный автопарк, даже состоящий из 1 транспортной единицы.

Порядок работы с путевыми листами

Путевые листы распределяются ответственным специалистом на каждую смену. Исключение представляет обеспечение необходимыми документами сотрудников, находящихся в длительных командировках. Работа бухгалтерии с путевыми листами имеет ряд особенностей:

  • документы хранятся минимум 5 лет;
  • изменения в путевые листы (по расходу топлива, километражу и т.п.) могут быть внесены только при визировании подписями двух ответственных специалистов;
  • списание ГСМ организовывается только при наличии квитанций об их оплате;
  • если для нужд компании используется личный транспорт сотрудников, информация об этом отражается в путевом листе (это обеспечивает возможность получения водителем компенсации).

Порядок учета путевых листов

Документы, подтверждающие использование транспорта для нужд предприятия, должны учитываться соответствующим образом. Это является актуальным требованием контролирующих органов. Для учета движения транспорта, расхода ГСМ и т.п. используется путевой журнал. Утвержденной для его заполнения является Форма 8.

Порядок и правила учета путевых листов четко регламентированы. Несоблюдение их является нарушением законодательства. Журнал учета должен вестись в установленном порядке. В нем указывается вся информация о выдаче путевых листов.

Что касается стандартизованной формы журнала учета, она может быть дополнена актуальными для конкретной компании графами и строками. Обязательным условием является сохранение утвержденных блоков.

Эффективный учет путевых листов выгоден прежде всего самому предприятию. Он позволяет минимизировать ошибки при осуществлении расчетов между организацией и заказчиками, контролировать работу водителей, точно рассчитывать заработную плату. Также грамотный учет обеспечивает возможность оптимизации налоговых выплат.

Специфика электронного учета путевых листов

Сегодня практически для каждой организации актуальна оптимизация бизнес-процессов. Учетные операции также могут и должны быть автоматизированы. В арсенале современных бухгалтеров имеются инструменты и средства для оптимизации учета путевых листов.

Специальное программное обеспечение позволяет минимизировать затраты времени на оформление учетных документов. Кроме того, использование профильных электронных систем снижает риск утраты важной учетной информации.

Оптимизировать процесс учета путевых листов можно и не только с помощью интеграции в существующую систему нового ПО. Хотите разгрузить бухгалтерию? Передайте часть ее функций на аутсорсинг.

Компания «Консалтинг Премиум» предлагает широкий ассортимент разовых бухгалтерских услуг и комплексные решения по сопровождению бизнеса.

Наши специалисты, благодаря высокому уровню профильной подготовки и опыту, эффективно решают различные учетные задачи, в том числе по организации учета путевых листов, с гарантией качества результата, минимизации рисков.

Учреждения и организации, имеющие транспортные средства, вынуждены ежедневно покупать бензин, дизельное топливо и другие горюче-смазочные материалы. Наиболее распространенные способы приобретения ГСМ – за наличные или с оформлением авансового отчета, а также по топливным картам.

Рассмотрим, как эти способы учета ГСМ реализованы в «1С:Бухгалтерии 8.3».

Учет по картам

Система оплаты пластиковой топливной картой является наиболее удобной и выгодной формой расчетов за топливо. Организация заключает договор с поставщиком ГСМ на приобретение бензина с применением топливной карты, на которой хранится информация об установленных лимитах на количество и ассортимент нефтепродуктов и сопутствующих услуг, а также об объеме денежных средств, в пределах которого можно получить нефтепродукты и сопутствующие услуги.

Оприходование стоимости топливной карты (если она есть, так как в большинстве случаев карту используют бесплатно при условии ее возвращения) можно оформить как поступление услуги через меню «Покупки» — «Поступление (акты, накладные)» — создать поступление «Услуги (акт)»).

Рис.1 Создание документа «Услуги»Рис.2 Заполнение документа услуги – изготовление топливной карты

При этом саму топливную карту учитывают как бланк строгой отчетности на забалансовом счете 006 и отражают в учете с помощью ручной операции – меню «Операции» — «Операции, введенные вручную».

Рис.3 Операция, введена вручную – отражение топливной карты

Обратите внимание, в случае изготовления топливной карты бесплатно, карта также отображаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по условной цене – 1 карта = 1 рубль.

Поставщик топлива по окончании месяца предоставляет документы, отражающие количество литров, фактически приобретенных, что являться основанием для учета на счете 10.03.1 «Топливо» и оформляется через «Поступление товаров (накладная)», в меню «Покупки» — «Поступление (акты, накладные».

Рис.4 Меню программы 1С:Бухгалтерия «Покупки»

Создаем новый документ «Поступление товаров (накладная), заполняем организацию, поставщика, договор, склад и добавляем строки в табличную часть «Товары», используя кнопку «Добавить» или «Подбор». При создании номенклатуры обязательно указать тип номенклатуры – ГСМ.

Рис.5 Номенклатурная карточка ГСМРис.6 Оформление поступления ГСМ

Таким образом, мы оприходовали ГСМ от поставщика. Сформировалась проводка – Дт. 10.3 — Кт. 60.

Рис.7 Движение документа «Поступление товаров (накладная)»

Поступление ГСМ по авансовому отчету

Чтобы отразить самостоятельную покупку водителем бензина за наличность, выданную ему, оформляем авансовый отчет. При этом сначала необходимо оформить выдачу денежных средств подотчетному сотруднику. Выдача денег из кассы фиксируется документом «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчетному лицу».

Рис.8 Заполнение документа Выдача наличных

Теперь создадим сам «Авансовый отчет» через «Банк и касса» — «Авансовые отчеты».

Рис.9 Кассовые документы Рис.10 Авансовый отчет

С помощью кнопки «Создать» создаем новый документ, в котором заполняем первую закладку «Авансы»: фиксируем документ выдачи аванса (у нас «Выдача наличных»), а внизу – прикрепленных к отчету документов. Далее переходим к заполнению табличной части, в которой подбираем приобретенную номенклатуру (Бензин Аи-95), указав количество и цену.

Таким образом, мы оприходовали ГСМ через авансовый отчет. Его проводки – Дт. 10.3 — Кт. 71.01. Нажав кнопку «Печать» получаем печатную форму документа.

Рис.11 Печатная форма авансового отчета

Списание ГСМ в 1С 8.3

Учет списания ГСМ в 1С производится согласно путевым листам. Эту информацию сверяют с отчетами, предоставленными самим подотчетным сотрудником и обобщающими данные путевых листов и чеков АЗС.

Списание бензина и других ГСМ оформляется одинаково документом «Требование-накладная», который находится в разделе «Склад».

Рис.12 Фрагмент пункта меню «Склад»

В документе с помощью кнопки «Подбор» или «Добавить» указывается название ГСМ, объем и счет, на который будем его списывать. Последний, в свою очередь зависит от вида деятельности компании: например, если предприятие торговое, то счет списания – 44.01, производство (на основное производство) – 20, а общехозяйственные нужды – счет 26. Установка галочки «Счета затрат на закладке «Материалы», даст возможность указывать счета в одной строке с номенклатурой. Иначе они будут заполняться на отдельной закладке.

Рис.13 Заполнение «Требования-накладной» на списание ГСМ

При проведении требования-накладной стоимость бензина, списываемого на затраты, учитывается по средней стоимости.

Рис.14 Движение документа

Этот же документ также можно сформировать на основании авансового отчета. Для этого, открыв сам отчет или весь журнал «Авансовые отчеты», нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать искомый документ.

Рис.15 Создание «Требования-накладной» из «Авансового отчета»

Если у вас остались вопросы по списанию ГМС, обратитесь к нашим специалистам за консультацией по программе 1С 8.3, мы с радостью вам поможем.

Настройка субконто счета 10.03.1 «Топливо»

В нашем примере используется один склад для оприходования топлива. Если у вас несколько транспортных средств, то можно создать свой склад на каждый автомобиль и учитывать остатки и обороты по каждой единице транспорта.

Для того чтобы учет на счете 10.03.1 велся в разрезе складов, посмотрим настройку счета в плане счетов. Откроем счет 10.03.1 – «Топливо». Здесь состав видов субконто определяется настройкой плана счетов «Учет запасов». Установив галочку «Учет запасов ведется по местам хранения», мы получаем дополнительное субконто в виде складов, учет на которых может вестись как в количественном, так и количественно-суммовом выражении.

Рис.16 Настройка субконто «Места хранения» счета 10.03.1 «Топливо» Рис.17 Окно настройки плана счетов – счет 10.03.1 «Топливо»

Для примера перепроведем наши созданные документы, изменив «Основной склад» на склад «Автомобиль». После этих изменений в проводках отобразился «Склад», и при формировании оборотно-сальдовой ведомости появилась возможность добавить субконто «Склады».

Рис.18 Настройка оборотно-сальдовой ведомости по счету 10.03.1 «Топливо»

Как видим, в ОСВ выделился условный склад «Автомобиль».

Рис.19 ОСВ по счету 10.03.1 «Топливо» с детализацией по местам хранения

Ранее приобретаемое топливо отражено в ОСВ без указания склада – «…». Если у вас регулярно возникают вопросы по работе с программой, обратитесь к нашим специалистам. Мы с радостью проконсультируем вас, а также подберем для вас оптимальную стоимость часа доработки 1С или тариф на сопровождение, ориентируясь на ваши индивидуальные задачи.