Отчет о проведении выставки

Любой менеджер знает, что выставка не окончена до тех пор, пока не написан отчет о ней, пока не проанализированы все совершенные действия, проведенные мероприятия, степень реализации поставленных целей и задач. Есть обязательные кусочки выставочной картины-пазла, из которых складывается четкое представление о прошедшей экспозиции, весьма полезное при подготовке следующих.

Нужно время, чтобы объективное мнение о прошедшей выставке, ее эффективности, финансовой рациональности сформировалось и созрело. Готовы ли вы сказать, что участие в экспозиции, в деловой программе, все ваши действия стали более последовательны, плодотворнее, чем, например, в прошлый раз? Можете ли вы расписать каждый из этапов, элементов, шагов на выставке, сделать анализ эффективности? Если вы предоставите этот расширенный список руководству компании, будет ли ему понятно сходу, что именно вы сделали на каждой конкретной выставке?

Чтобы ответить утвердительно и честно на эти вопросы, для начала нужно оценить все действия, которые вы совершили на выставке, все мероприятия, проанализировать, скомпилировать данные и составить внятный отчет.

Поствыставочный анализ должен включать оценку каждого элемента вашей программы: основные задачи и степень их выполнения, превышены ли ожидания, есть ли «темные пятна», которые надо устранить в следующий раз. После того, как такая предварительная оценка проведена, важно собрать на общем совещании всю команду, работавшую и над подготовкой, и над самой экспозицией. Это поможет получить обратную связь, оценить успешность выставки для каждого из подразделений, обсудить перспективы и будущие планы действий. Полезно провести и официальный опрос персонала. Все эти мнения и взгляды, тщательно собранные и поделенные на девять тематических разделов, лягут в основу отчета о проведенной выставке.

Раздел 1: Цели и задачи

Вы ставили их еще на этапе подготовки к выставке. Потому по заранее составленному списку, по его элементам легко будет оценить степень реализации целей вашей компании, качество выполнения задач, утвержденных руководством.

Анализ этих данных приводится, как правило, во вводной части поствыставочного отчета. После такая информация окажется полезной для подготовки последующих мероприятий, при выборе более эффективных инструментов для достижения целей и выполнения задач на выставке.

Раздел 2: Анализ заинтересованности аудитории

В данном разделе отчета о выставке обязательно должна присутствовать следующая информация о качестве и количестве потенциальных покупателей, проявивших заинтересованность в продукте на экспозиции.

Полученные во время выставки контакты следует оценить по нескольким критериям: статус и должность потенциальных клиентов, их влияние на принятие решений о закупках, заинтересованность в вашем продукте, финансовые возможности, перспективы сотрудничества, желание поддерживать контакт после выставки. Составьте собственный рейтинг для потенциальных клиентов, который поможет вашим менеджерам расставить приоритеты в дальнейшем взаимодействии.

Учитывайте количество дилеров и дистрибьюторов среди полученных вами на выставке контактов. Им надо уделить особое внимание, ведь к оптовикам нужен специальный подход. Ведь дилер — это потенциальный и перспективный канал сбыта для вашей продукции.

Проведите опрос персонала стенда. Узнайте их мнение о потенциальных покупателях, заинтересовавшихся вашим продуктом на выставке. Персонал стенда общался с клиентами на стене напрямую, потому имеет самое актуальное видение о перспективах сотрудничества.

Проанализируйте анкетные данные, которые были собраны во время работы с посетителями на стенде: демография, факторы, влияющие на решения в пользу вашего продукта, планы на сотрудничество и так далее. Из этой информации легко составить картину о качестве полученных на выставке контактов. В зависимости от длины цикла продаж в вашей компании или отрасли может пройти достаточно времени, прежде чем вы сможете точно подсчитать эффективность вашего участия в выставке. А на основе данных о потенциальных клиентах уже можно сложить первоначальное мнение.

Обязательно проведите анализ работы с контактами после выставки: как, когда и в какой форме поддерживается связь с потенциальными клиентами. Важно, чтобы между окончанием выставки и первым письмом с запрошенной покупателем информацией прошло очень немного времени. Скорость вашей реакции повлияет и на решение клиента о сотрудничестве.

И вопрос основной — финансовый. Проведите предварительный подсчет расходов: разделите количество потенциальных клиентов на прямые затраты на участие в выставке.

Раздел 3: Детали выставки

Один из самых больших разделов отчета — описание и оценка работы на выставке как комплекса мероприятий.

Для начала нужно оценить, насколько хорошо выставка была интегрирована с другими маркетинговыми мероприятиями в планах вашей компании. Удалось ли донести ваши идеи до аудитории, укрепить позиции бренда и продукции? Были ли действия на выставке согласованы с целями и задачами общей маркетинговой стратегии? Ответив на эти вопросы, вы сможете понять, что можно поменять, улучшить, укрепить в мероприятиях по продвижению в следующей экспозиции.

Рассмотрите, насколько удачным было расположение вашего стенда на выставке. Как это повлияло на трафик посетителей? Способствовали ли размер и локация стенда на увеличение потока аудитории? Побуждал ли дизайн стенд потенциальных клиентов к тому, чтобы провести у вашей экспозиции время, достаточное для общения с сотрудниками вашей компании, для участия в презентациях продукции?

Оцените, насколько эффективно и выгодно был представлен ваш продукт на стенде. Все ли необходимые позиции были выставлены? Была ли предоставлена возможность посетителям выставки в равной степени хорошо разглядеть ваш продукт как вблизи, так и на дистанции?

На изготовление графики для стенда уходит немало средств из бюджета выставки. Поэтому при составлении отчета важно понять, насколько хорошо сработал каждый из визуальных элементов. Был ли ваш рекламный посыл читаем? Привлекал ли он посетителей? Поступали ли просьбы от аудитории разъяснить некоторые неясные моменты в вашей рекламной графике?

Подсчитав выгоды, не забудьте учесть и потери. Например, важно оценить ущерб, нанесенный вашему стенду, конструкциям, графике, демонстрационному оборудованию после эксплуатации на выставке.

Если на экспозиции были проблемы с безопасностью, впишите в отчет все аспекты, которые вызвали сомнения и вопросы. Сюда относятся и шпионаж, и разведка конкурентов, кражи оборудования или образцов продукции во время выставки. Это поможет вам на следующем мероприятии принять все необходимые меры, чтобы подобных проблем избежать.

Продолжение следует…

Выставка – это уникальное мероприятие, которое будет оцениваться большим количеством посетителей. Так что грамотный анализ участия в выставке также очень важен, и ему стоит уделять особое внимание для того, чтобы такое мероприятие прошло максимально удачно.

Правильно оценить эффективность рекламного модуля или стенда на выставке может быть достаточно сложно для людей, которые не разбираются в данной сфере и не знают необходимые нюансы в этом деле.

Сейчас огромное количество компаний предлагает свои организационные услуги по разработке и проведению различных выставок. Но, к сожалению, мало кто из них может предоставить своим клиентам анализ эффективности разрабатываемого ими мероприятия. Поэтому некоторые такие выставки не имеют успеха и могут считаться провальными.

Нужно учесть, что анализ выставок следует проводить основываясь на уже проведенных мероприятиях данной компании, а также на мероприятиях, проводимых конкурентами. Данный способ оценки помогает избегать огромного количества ошибок в будущем, и делать выставки более прибыльными и полезными.

Существует несколько видов анализа и оценки участия в выставке

1. Окупаемость инвестиций.

Данный вариант отлично подходит для тех компаний, которые интересуются экономической эффективностью своей кампании. В таком случае нужно учитывать все контракты и прочие необходимые данные, что в итоге поможет вычислить требуемый показатель.
Такая форма оценки считается универсальной, поэтому использовать ее очень выгодно, и она дает наиболее точные результаты. Для того чтобы получить анализ выставки, нужно обратиться к настоящим профессионалам, которые работают в ЦВК «Экспоцентр» и смогут предоставить полноценный отчет.

2. Решенные задачи в процентах или долях.

Данный способ также поможет определить эффективность проекта и предприятия в целом. Для такого анализа обычно используются определенные формулы. Но есть и более простой способ анализа. Перед проведением мероприятия ставятся определенные задачи, и если в итоге все из них выполняются, то такое участие называется эффективным. Для того чтобы оценить выставку таким образом, специалистам необходим весь список задач для самого мероприятия. Следует учитывать и общую обстановку на рынке, а также общий спрос клиентов продукции, которые представляла на выставке компания.

3. Дополнительные.

Помимо общих оценок эффективности выставок на предприятиях существуют и дополнительные параметры оценки, которые используются далеко не всегда, но могут быть весьма эффективными при верном подходе. Если первые два вида оценки помогут узнать, была ли выставка успешной, то дополнительные параметры больше направлены на уровень процветания самого предприятия в общем, что тоже очень важно. Дополнительные факторы всегда влияют на эффективность любого мероприятия, и всегда нужно знать о степени их влияния для того, чтобы быть в состоянии предотвратить наиболее неудачные решения. Бывают ситуации, когда выставка проваливается по каким-либо причинам, и для того чтобы избежать такого исхода в будущем нужно провести качественный анализ, который позволит изучить весь процесс.

Обратившись в ЦВК «Экспоцентр», можно получить не только грамотное оформление выставки и ее реализацию, но и подробный анализирующий отчет, который покажет все отрицательные и положительные факторы, что позволит в будущем проводить более эффективные мероприятия. При этом в будущем на это потребуется меньше денежных вложений.

В дополнительные параметры оценки входят:

1. Бюджет на выставку. Все расходы должны быть откорректированы и представлены точные цифры.

2. Реклама. Проводится полный анализ проведенной рекламной компании, что в будущем позволит усовершенствовать ее, тем самым сделав более эффективной.

3. Конкуренция. Всегда нужно анализировать действия конкурентов, так как всегда можно учиться на чужих ошибках, тем самым быстрее добиваясь успеха.

4. Контакты. Полученная дополнительная информация о клиентах и их контакты помогут развивать и расширять бизнес.

5. Техничность. Любая выставка должна быть максимально удобной для посетителей и доносить до них как можно больше полезной информации.

6. Выставка. Анализируя саму выставку в целом, можно получить отличный отчет, который позволит в будущем сделать весь процесс организации такого мероприятия более быстрым и выгодным.

ЦВК «Экспоцентр» может предоставить лучших специалистов, которые возьмут на себя задачу по организации, проведению и анализу участия в выставке, что позволит добиваться в будущем еще больших успехов. Профессионалы, которые возьмутся за такую работу, смогут справиться с ней быстро и качественно, а также смогут дать полезные рекомендации по проведению выставки.

Ещё интересные ссылки на статьи

Подготовка к участию в выставке
Подготовка к выставке: с чего начать, что не упустить
Сколько стоит участие в выставке?

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.