Отчет о расходовании средств

Приказ ФТС России от 23.12.2010 № 2554 «Об утверждении форм подтверждения уплаты таможенных пошлин, налогов и отчета о расходовании денежных средств, внесенных в качестве авансовых платежей»

; Действует
Дата вступления в силу 05.04.2011 История статусов

Формы подтверждения уплаты платежей и отчета о расходовании авансовых платежей

  • Документ полезен? 0 m n 0
  • Поделиться:

Редакции скрыты Приказ ФТС России от 23 декабря 2010 г. N 2554
«Об утверждении форм подтверждения уплаты таможенных пошлин,
налогов и отчета о расходовании денежных средств, внесенных в качестве авансовых платежей»

На основании пункта 4 статьи 117, пункта 5 статьи 121 Федерального закона от 27 ноября 2010 г. N 311-ФЗ «О таможенном регулировании в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 48, ст. 6252) ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить форму подтверждения уплаты таможенных пошлин, налогов (приложение N 1) и форму отчета о расходовании денежных средств, внесенных в качестве авансовых платежей (приложение N 2), предоставляемых таможенным органом, администрирующим денежные средства, по заявлению плательщика таможенных пошлин, налогов.

2. Главному управлению информационных технологий (А.Е.Шашаев), ГНИВЦ ФТС России (А.Ю.Дуров) обеспечить модернизацию программных средств единой автоматизированной информационной системы таможенных органов с учетом настоящего Приказа.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на первого заместителя руководителя ФТС России В.М.Малинина.

Руководитель
действительный государственный
советник таможенной службы
Российской Федерации
А.Ю.Бельянинов Приложение N 1
к Приказу ФТС России
от 23 декабря 2010 г. N 2554 Подтверждение уплаты таможенных пошлин, налогов по состоянию на ______________ 201_ г. В соответствии с обращением ___________________________________________ ___________________________________________________________________________ (наименование организации, ИНН, КПП) подтверждаем уплату таможенных пошлин, налогов в валюте Российской Федерации в отношении товаров, по которым в период с _________ по _________ проведено декларирование:

N
п/п
Документ, на основании которого
уплачены таможенные пошлины, налоги
Платежный
документ
Таможенный
представитель
<*>
номер документа КБК сумма уплаты номер дата

Начальник (заместитель начальника) ___________________________________ ____________ ______________________ (наименование таможенного органа) (подпись) (инициалы, фамилия) «__» ______________ 201_ г. ────────────────────────────────

<*> Указывается наименование таможенного представителя, в случае уплаты им таможенных пошлин, налогов.

Приложение N 2
к Приказу ФТС России
от 23 декабря 2010 г. N 2554 Отчет о расходовании денежных средств, внесенных в качестве авансовых платежей, по состоянию на __________ 201_ г. В соответствии с заявлением ___________________________________________ ___________________________________________________________________________ (наименование организации, ИНН, КПП) сообщаем, что денежные средства, внесенные в валюте Российской Федерации на счет Федерального казначейства в период с _______________ по ______________ для ___________________________________________, расходовались на основании (наименование таможенного органа) нижеперечисленных документов:

Отчет о движении денежных средств

Составление данного вида отчетов происходит по итогам отчетных периодов и носит регулярный характер. Документ относится к «первичке», делается один раз в год и входит во внушительный комплект годовой бухгалтерской отчетности. Он показывает все финансовые поступления и исходящие перечисления, а также фиксирует остаток денежных средств на момент начала и конца периода.

Для чего нужен данный отчет

Документ является, можно сказать, обобщающим и дает четкое представление об обеспеченности компании наличностью. Это важно, поскольку иногда, даже имея полный порядок с основными средствами и прочими фондами, компания может страдать от недостатка денег, необходимых, например, для уплаты налогов и социальных взносов, выплаты заработной платы, перечислений поставщикам и т.п. Ко всему прочему, очевидно, что отсутствие ясной картины с наличными средствами всегда отражается на экономической составляющей организации, именно поэтому отчет имеет большое значение для определения дальнейших действий и перспектив по части финансов.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк отчета о движении денежных средств .xlsСкачать образец заполнения отчета о движении денежных средств .doc

Важную роль отчет играет и тогда, когда компания заинтересована в привлечении инвестиций, поскольку перед тем как включиться в какой-либо проект, требовательный инвестор всегда просит предоставления данного отчета и с пристрастием его изучает.

Кроме того, адресатами отчета о движении денежных средств могут выступать:

  • налоговая инспекция,
  • Росстат,
  • банковские учреждения,
  • учредители компании и т.д.

Кто обязан составлять отчет

Данный вид отчетности вменен в обязанность всех предприятий и организаций, за исключением субъектов малого предпринимательства, а также тех компаний, которые используют упрощенные методы ведения учета и отчетности по бухгалтерии и налогам.

Структура и содержание отчета

Для человека, не имеющего специального образования, документ может показаться довольно сложным. Он состоит из трех разделов, в которых в кодовых значениях отражаются денежные операции по трем основным показателям деятельности организации:

  • текущей,
  • финансовой
  • и инвестиционной.

При этом необходимо иметь ввиду, что не все денежные перемещения нужно вносить в данный документ. К исключениям относятся:

  • обменные операции с валютой,
  • получение и сдача кассовой наличности на счет в банке,
  • обмен денежных эквивалентов друг на друга,
  • перевод с одного счета организации на другой и т.п.

Полный список действий можно найти в п.6 ПБУ 23/2011.

Важная особенность: в отчет включаются любые денежные операции компании. подпадающие под его квалификационные требования, независимо от того, в денежных единицах какой страны они были произведены, но при этом все данные в документ вносятся только в российских рублях, и строго в той единице измерения (тысячи, миллионы), которая использовалась при составлении бухгалтерского баланса.

Пример составления отчета о движении денежных средств

Заполняем «шапку»

Поскольку документ носит крайне важный характер, к его составлению надо относится очень внимательно и заполнять все необходимые ячейки.

  1. Вначале в отчете указывается год, за который он был составлен.
  2. Далее вписывается полное наименование организации (с расшифровкой аббревиатуры организационно-правового статуса) и следующие данные:
    • дата составления,
    • код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций),
    • ИНН,
    • вид экономической деятельности (обязательно в виде кода ОКВЭД и расшифровки).
  3. Ниже опять же вписывается организационно-правовая форма и форма собственности, а рядом коды ОКОПФ (Общероссийский классификатор организационно-правовых форм) и ОКФС (Общероссийский классификатор форм собственности).
  4. В последней строке «шапки» документа указываются коды ОКЕИ (Общероссийский классификатор единиц измерения): т.е. тысячи или миллионы, используемые в отчете.

Заполняем раздел 1

Первый раздел документа содержит информацию о текущих денежных потоках.

  • Первым делом сюда вписываются сведения о «приходе»: в строку 4110 вносятся данные об общей сумме поступивших денежных средств, которая затем разбрасывается по ниже лежащим тематическим строкам, — от 4111 до 4119 — в соответствии с бухгалтерскими регистрами. Здесь учитываются операции от реализации услуг и товарно-материальных ценностей, арендных платежей, процентов, роялти и других «входящих» финансов.
  • В строке 4120 указывается общая сумма по произведенным в отчетный период платежам: оплате налогов и взносов в пенсионные фонды, заработной плате, перечислениях подрядчикам и поставщикам и т.д. Затем эта сумма точно также разносится в строки от 4121 до 4129.
  • Далее в строку 4100 вносится показатель сальдо от текущих операций (т.е. сумма «входящих» финансов за минусом произведенных расходов).
  • В этот же раздел вписываются сведения о денежных перечислениях и поступлениях, которые нельзя однозначно классифицировать.

Важный нюанс: расходы в таблице необходимо указывать в круглых скобках, а акцизы, оплаченные поставщикам и подрядчикам, ровно как и НДС включать сюда не надо.

Заполняем раздел 2

Аналогичным образом заполняется раздел под названием «Денежные потоки от инвестиционных операций». Перво-наперво в строку 4210 вписывается «всего поступлений», в том числе от реализации акций, возврата по займам, дивидендам, продажи внеоборотных активов и т.д., которое затем разносится в нужных значениях по соответствующим строкам (от 4211 до 4219).

Ниже точно также заполняются «платежи» по инвестиционным операциям. В строку 4220 вписывается показатель «всего», который потом в полном соответствии с бухгалтерскими регистрами расписывается по находящимся ниже строкам (от 4221 до 4219), в том числе по приобретению и прочим затратным операциям с внеоборотными активами, выплатой процентов, приобретением долговых бумаг и т.д.

Затем вписывается значение сальдо денежных потоков от всех действий инвестиционного характера (поступление за минусом затрат).

Заполняем раздел 3

Последний раздел документа посвящен денежным потокам от различного рода финансовых операций. Здесь все аналогично:

  1. сначала в строке 4310 указывается значение «всего» поступлений, которое затем распределяется по нижним строкам (от 4311 до 4319), в том числе сюда вписываются доходы от выпуска акций и облигаций, кредитов, займов и т.п.
  2. Далее идентично предыдущим разделам вносятся показатели «всего» по финансовым платежам в строку 4320 с последующим их разнесением в строки от 4321 до 4329.
  3. Затем указывается разница между «входящими» и «исходящими» денежными потоками за отчетный период по финансовым операциям.
  4. В завершение в документ включается общее сальдо всех трех денежных потоков за отчетный период (может быть как со знаком плюс, так и со знаком минус), остатки финансов на начало и конец периода, а также разница курса между денежными единицами других стран и российским рублем, которая рассчитывается по специальной формуле (заполняется только тогда, когда организация производила расчетные операции в валюте).

После составления отчета документ передается на визирование руководителю организации, который своей подписью удостоверяет подлинность внесенных в него сведений.

Деньги под отчет

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Для каких целей выдаются деньги под отчет
  • Как правильно оформить выдачу денег под отчет
  • О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет
  • Какие спорные моменты могут возникнуть при выдаче денег под отчет

Подотчетные средства – это те, что выдаются работнику для трат, которые непосредственно связаны с деятельностью компании: оплата командировки, канцтоваров, полиграфических материалов и так далее. Мы расскажем вам, как осуществляется сам процесс выдачи денег под отчет, какие есть в этом вопросе подводные камни и как проводится контроль трат.

Что значит деньги под отчет

Процедура выдачи средств строго регламентирована. Прежде всего сотрудник должен составить документ, где он просит выделить ему деньги под отчет. Заявление составляет также и руководитель (если средства требуются ему), поскольку все расходы предприятия должны проходить через бухгалтерию.

При одобрении расходов вы получите либо наличные в кассе компании, либо же перевод на карту банка. Период использования денег под отчет, на какой срок они выдаются – все это определяет руководство организации.

Люди, которые получили средства, должны в определенное время предоставить отчет по расходам.

Ведомость по затратам необходимо направить бухгалтерам. К ней обязательно нужно приложить полученные квитанции и чеки, которые подтвердят покупки, оплату проживания, транспорта и так далее.

Для вашего же удобства не включайте список работников, которые имеют право получить деньги под отчет, в приказ об учетной политике. Иначе будет достаточно проблематично кого-то внести или убрать из этого списка, ведь корректировать учетную политику разрешено лишь в нескольких случаях (ч. 6 ст. 8 закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Поэтому лучше оформите список подотчетников как отдельный документ.

Чтобы организовать правильный учет, контролировать достоверность данных и организовать должным образом расчет с работниками, которые взяли деньги под отчет, будет разумно утвердить Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Порядок выдачи денег под отчет, требования к сопутствующей документации – все это регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ. В документе также говорится, что средства могут получать не только работники самой компании, но и филиалы организации, которые не состоят на самостоятельном учете.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

  • Как оптимизировать налог на прибыль: законные схемы
  • Как минимизировать налоги и не заинтересовать налоговую
  • Бухгалтерия интернет-магазина: нюансы и подводные камни

Закон устанавливает следующие требования:

  • Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться исключительно на те нужды, которые обусловлены деятельностью организации. Например, для оплаты командировочных дней.
  • Человек, получивший средства, обязан предоставить документы о тратах денег под отчет. Срок, в который необходимо предъявить квитанции и чеки, обычно составляет 3 рабочих дня с момента, указанного в заявлении о выделении средств. Если человек был в командировке, то время отсчитывается со дня его возвращения. Все бумаги должны быть направлены в бухгалтерию.
  • Те люди, на которых было ранее оформлено получение денег под отчет, но которые еще не предоставили подтверждающие документы о тратах, не имеют права делать новый запрос на выплаты.

Подотчетное лицо отвечает за полученную сумму и ни при каких обстоятельствах не может передавать средства третьим лицам.

Необходимы специальные документы для выдачи денег под отчет: приказ директора компании, а также согласие самого работника. Без последнего бухгалтеры не могут оформить перевод средств.

Заявление о выдаче денег под отчет пишется в свободной форме, поскольку нет установленной формы для его составления. Однако у работников бухгалтерии можно запросить образец такой бумаги.

На какие цели осуществляется выдача денег под отчет

Подотчетные выплаты расходуются на те цели, которые способствуют нормальной работе компании. Средства могут быть выданы как непосредственно работникам фирмы, так и подрядным организациям.

Согласно закону выданы деньги из кассы под отчет могут быть только на определенные расходы.

Среди них:

  • покрытие командировочных трат;
  • аренда жилья для сотрудника;
  • покупка товарно-материальных ценностей;
  • представительские расходы;
  • оплата предоставленных компании работ и услуг;
  • приобретение канцелярии и хозяйственных принадлежностей для офиса и так далее.

Если подотчетные деньги используются в основном денежном обороте компании, то есть проводятся расчеты между фирмами и ИП, то максимально допустимая сумма, которую директор может направить на эти нужды, не должна быть выше 100 тыс. руб. по каждому договору.

Какие документы нужны, чтобы выдать деньги под отчет сотруднику

Существует ряд законов, регулирующих процедуру выдачи денег под отчет. Оформить выдачу средств можно при наличии определенного перечня бумаг:

  • служебная записка, где указана необходимость получения средств, сведения о стороне, инициирующей выдачу, и о получателе (этот документ не нужен в случае, если сам директор является инициатором);
  • приказ, составленный и подписанный директором;
  • кассовый расходный ордер;

Когда выдача наличных денег под отчет осуществляется для покрытия производственных расходов, которые связаны с трудовыми поручениями, может потребоваться какой-то дополнительный документ.

Это может быть:

  • командировочное удостоверение;
  • книга регистрации работников, ездивших в командировки;
  • рабочее задание;
  • доверенность, подтверждающая согласие фирмы расходовать средства от ее лица;
  • книга учетов имеющихся доверенностей.

Приказ на выдачу денег под отчет сотруднику

Чтобы официально оформить выдачу денег под отчет, директор должен составить соответствующий приказ. Лишь на основании этого документа бухгалтер вправе перечислить указанную сумму на расходы. Образец формы можно найти в Интернете или же составить в свободной форме.

Нет нужды на каждого подотчетного сотрудника составлять отдельный приказ – в одном документе можно указать сразу несколько работников (Письмо ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158).

Документ должен содержать следующие пункты:

  • полное имя подотчетного сотрудника;
  • объем средств;
  • период, на который они выдаются;
  • подпись руководителя;
  • дата и регистрационный номер.

Распорядительный документ требуется составлять на каждый случай выдачи наличных денег под отчет (Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642).

Те работники фирмы, которые упомянуты в приказе, должны ознакомиться с этой официальной бумагой и проставить там свои подписи, что будет служить подтверждением того, что они согласны получить средства.

Далее, до перевода денег под отчет сотрудникам на карту или до выдачи их наличными из кассы, непременно стоит составить договор о материальной ответственности.

Как выдать наличные деньги из кассы под отчет

Чтобы компания могла выдать средства, она должна иметь кассу. Получить подотчетные наличные представляется возможным только в той фирме, где есть сама касса и кассовая книга.

Все суммы, которые выдаются кассовыми работниками (зарплаты, средства на расходы компании), выделяются исключительно на основании расходного ордера, где отражаются следующие важные детали:

  • информация о сотруднике-получателе;
  • объем выдаваемой наличности;
  • целевое назначение;
  • номер приказа;
  • период реализации средств;
  • дата выдачи.

Конкретный размер суммы устанавливает директор, он же занимается снятием денег под отчет с расчетного счета фирмы. Если сумма требуется небольшая, то можно взять ее прямо из кассы.

Что еще нужно знать о выдаче денег под отчет сотруднику организации

Средства организация имеет право выделять как штатным работникам, так и подрядчикам. Но со вторыми иногда возникают сложности, которые связаны с составлением авансового отчета.

Бывает так, что подрядчик оказывается недобросовестным и, пользуясь тем, что он не числится в организации и с него не могут удержать средства, просто отказывается выполнять свои обязательства по предъявлению отчета по затратам. Такое поведение создает бухгалтерам много сложностей.

Мы советуем выдавать средства таким компаниям только после того, как с ними будут подписаны документы о материальной ответственности. Кроме того, в договоре можно указать особые условия, согласно которым, если компания несвоевременно отчиталась о расходовании средств, подрядчику будет начисляться процент за каждый день просрочки.

Важно знать, как оформить деньги под отчет правильно.

Мы советуем следующее:

  • при переводе средств на карту работник бухгалтерии должен указать назначение средств (подотчетные);
  • в заявлении стоит прописать форму выдачи денег (наличка или перевод на карту);
  • объяснить подотчетному работнику все правила, пояснить, что он не имеет права передавать средства третьим лицам;
  • выдавать сотруднику средства только после того, как будет составлено заявление, иначе руководству грозит штраф в 50 тыс. руб.;
  • если средства были потрачены в валюте, то в отчете они должны быть указаны в рублях.

В последнем случае также важно предоставить бумагу, которая подтвердит курс валют на момент расходования денег.

Если же такого документа на руках у сотрудника нет, то конвертация для сверки будет проводиться по текущему курсу ЦБ РФ.

Новые средства работник может получить только после того, как подтвердит целевое расходование предыдущей суммы. Если же у него есть незакрытые задолженности по этому факту, то компания не имеет права переводить ему деньги, иначе ей грозит штраф.

Итак, сотрудник потратил деньги под отчет. Как отчитаться за траты? Закон устанавливает особую форму бланка и список бумаг, которые требуется сдать, чтобы официально подтвердить расходы. Сам отчет всегда составляется в письменной форме.

Отчитаться необходимо в течение 3 дней после окончания служебной поездки или же по истечении периода, прописанного в заявлении.

Выдача денег под авансовый отчет руководителю организации осуществляется в том же порядке, как и в отношении других работников. Закон не оговаривает никаких поблажек и привилегий для директоров, все оказываются в одинаковом положении.

Для получения средств, как и во всех прочих случаях, необходимо составить приказ и заявление. Разница лишь в том, что во втором документе не нужно в шапке прописывать «Директору ООО…». Можно лишь указать наименование фирмы и проставить в конце печать и подпись.

Обязательно нужно проконтролировать, чтобы присутствовали все документы, ведь если при налоговой проверке окажется, что на имя директора была осуществлена выдача денег под авансовый отчет, однако никакого заявления составлено не было, фирму ждет штраф в 50 тыс. руб.

Что стоит помнить бухгалтеру о выданных деньгах под отчет

Необходимо просить человека отчитаться по тратам только тогда, когда средства работник получил заранее. Если же вышло так, что он расходовал свои личные деньги, которые фирма впоследствии компенсировала, то отчет не требуется. Понадобится лишь составленное заявление на компенсацию расходов, полученные квитанции, чеки накладные и так далее.

В случае если работник не сдаст необходимые документы, то при проверке подотчетные деньги сотрудники налоговой будут считать доходом гражданина. А значит, на них будет начислен НДФЛ.

Если были израсходованы не все средства, то подотчетный работник может вернуть их любым способом, который для него удобен:

  • наличными через кассу;
  • переводом на счет компании.

Но бывает так, что возникают некоторые сложности с самим банком. Иногда он может не принять наличные средства, если изначально компания перевела их вам на карту.

Как выбрать бухгалтера на аутсорсе?

Какие спорные моменты могут возникнуть при выдаче денег под отчет

Может случиться так, что при получении подотчетных денег возникнут спорные и неоднозначные моменты. Такие вопросы следует решать сразу. Ошибкой будет откладывать их на потом, ведь все это может привести к штрафу и более серьезным санкциям.

Вы можете ознакомиться с таблицей, где мы описали возможные спорные ситуации и их решения.

Ситуация

Решение

Работнику срочно требуются средства, но директора нет на месте.

Если замдиректора или бухгалтер имеют доверенность на проведение такой процедуры, то они могут оформить приказ самостоятельно.

Директор не составил письменного заявления на выдачу средств, проговорил просьбу устно.

Средства могут выдаваться лишь на основании письменного заявления. Исключений здесь нет.

Работник запрашивает для расчета с подрядчиком сумму, которая превышает максимальный лимит в 100 тыс. руб.

Такую процедуру можно провести лишь через выдачу наличных. В противном случае при переводе денег на карту такой перевод будет считаться нарушением кассовой дисциплины.

Средства выписываются подрядчику из кассы для приобретения строительных материалов по гражданскому договору.

В 2019 году все лица, трудоустроенные по правовому гражданскому договору, юридически являются сотрудниками предприятия. Исходя из этого, выдача подотчетных в этом случае не является нарушением кассовой дисциплины.

Бухгалтера заставляют подписывать договор о материальной ответственности.

В случае если подотчетный работник состоит в штате, то этот договор необязателен. Если что-то пойдет не так, предприятие имеет право удержать сумму из его заработной платы.

Получить расчет
экономии

Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017. Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками.

Кто вправе получать деньги

Подотчетные суммы — это деньги, которые выдаются сотрудникам для исполнения поручений компании. Относительно недавно установлены новые правила подотчета — с 19 августа 2017 года, с принятием новой редакции указания Банка России № 3210-У.

Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

📌 Реклама Отключить

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Ими выступают любые работники предприятия.

Как получить деньги

До введения поправок работник для получения денег направлял в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что ее потратят. Но в 2017 году, с 19 августа, стало проще выдавать подотчетные сотрудникам. Изменения предусмотрены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У. С 19.08.2007 заявление предоставлять не обязательно.

Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная. Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:

📌 Реклама Отключить

  • Ф.И.О. лица;
  • регистрационный номер документа;
  • сумма наличных денег;
  • срок, на который выдаются наличные деньги; назначение (не обязательно);
  • подпись директора и дата.

Проводить расчеты с подотчетными лицами допускается по новому образцу заявлений:

Заявление от работника

Приказ о подотчетных лицах

Какую сумму выдавать подотчет

В России расчеты в рублях, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 000 рублей. Указание на это имеется в п. 5 и 6 указаний ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У.

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.

📌 Реклама Отключить

Необходим ли отчет за полученную сумму

Как указано в п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, до 19.08.2017 запрещалось выдавать деньги, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах. Здесь ЦБ внес изменения в подотчет. Теперь деньги допускается выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам.

Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.

Сроки отчета

Как указано в п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, работник обязан предоставить отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы. Но новые требования к оформлению подотчетных сумм не устанавливают конкретный срок, в течение которого сотруднику надо подать отчет о потраченных деньгах. Он указывается в приказе работодателя. 📌 Реклама Отключить

Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.

Что учесть в 2020 году

Принимая отчет, учитывайте изменения в оформлении кассовых чеков и БСО. С 01.07.2019 в состав кассового чека или БСО, выдаваемого вместо него, включаются сведения о наименовании покупателя (организации или ИП) и его ИНН.

Оформляя документы по новым образцам для подотчета с 19 августа 2017 года, помните:

1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.

📌 Реклама Отключить

2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо. И кассовый чек оформляется в обычном порядке.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Поскольку внесены коррективы в порядок выдачи денег, изменения по подотчетным суммам в 2020 году коснулись и документации. Предприятиям следует обновить положение о работе с подотчетными суммами.

Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

📌 Реклама Отключить

Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями:

1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний № 3210-У.

2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер.

3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета (абз. 2 п. 6.3 указаний № 3210-У) составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.

4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.

📌 Реклама Отключить

5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.

6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.

7. Организации и ИП вправе выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).

8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. При переводе денежных средств на карту — проводка Дт 71 Кт 51.

📌 Реклама Отключить

Главные правила

Подведем итог сказанного:

1. Под отчет выдается любая сумма.

2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно.

3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.

4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.

5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Ответственность

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. За нарушение этого порядка грозит штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

  • для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
  • для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.